隨著我國文化體制改革不斷深入，全國新聞出版業(yè)逐步建立起產(chǎn)權(quán)清晰、權(quán)責(zé)明確、政企分開、管理科學(xué)的現(xiàn)代企業(yè)制度。信息技術(shù)融合到出版企業(yè)的經(jīng)營管理和內(nèi)部控制中已成為一種必然趨勢，為此大多數(shù)出版企業(yè)在實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理進(jìn)程中選擇引進(jìn)ERP系統(tǒng)，ERP的引進(jìn)對整個(gè)出版企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動造成巨大影響。本文基于ERP系統(tǒng)視角，圍繞內(nèi)部控制管理，緊密結(jié)合出版企業(yè)實(shí)際來分析問題并提出對策建議，為提升出版企業(yè)經(jīng)營效率和效果提供借鑒。

ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制的概念及其融合的重要作用

ERP系統(tǒng)的基本概念 企業(yè)資源計(jì)劃即ERP（Enterprise Resource Planning）由美國Gartner Group Inc于1990年提出，它是建立在信息技術(shù)基礎(chǔ)上，按照系統(tǒng)思維對企業(yè)運(yùn)營資源進(jìn)行平衡，為企業(yè)決策搭建的信息化管理平臺，ERP系統(tǒng)涵蓋企業(yè)整個(gè)生產(chǎn)經(jīng)營活動，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息化管理，提高企業(yè)執(zhí)行業(yè)務(wù)流程效率。

企業(yè)內(nèi)部控制的含義 企業(yè)內(nèi)部控制是企業(yè)管理層和企業(yè)員工共同參與完成，目的是為提高企業(yè)經(jīng)營活動效率性、效果性和財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性等提供合理保證。我國制定《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》確立企業(yè)內(nèi)部控制基本框架后，逐步在上市公司試行，同時(shí)鼓勵(lì)非上市企業(yè)參照基本規(guī)范建立企業(yè)內(nèi)控制度。從目前來看，國內(nèi)企業(yè)越來越重視發(fā)揮內(nèi)部控制的重要作用，有效提高了企業(yè)經(jīng)營效率和效益，幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)發(fā)展戰(zhàn)略目標(biāo)。

出版企業(yè)ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制融合的必要性 出版企業(yè)兼具制造業(yè)、物流業(yè)和零售業(yè)的核算屬性，產(chǎn)品涉及的信息量大，工作流程細(xì)致，核算過程復(fù)雜，給財(cái)務(wù)核算增加很大難度。ERP系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)內(nèi)部資源優(yōu)化配置、極力簡化業(yè)務(wù)流程，準(zhǔn)確、完整、及時(shí)傳遞了各類信息，大大提高了日常工作效率，但在業(yè)務(wù)流程執(zhí)行過程中依舊存在漏洞和弊端，因此實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制管理與ERP系統(tǒng)的高度融合刻不容緩。

ERP系統(tǒng)在出版企業(yè)內(nèi)部控制管理中存在的問題

編務(wù)管理方面 一是圖書初始數(shù)據(jù)錄入較隨意。圖書初始信息錄入工作由總編室牽頭，編輯負(fù)責(zé)收集整理完善，而在信息錄入過程中無專人審核，從而影響到后期查詢結(jié)果、財(cái)務(wù)核算，統(tǒng)計(jì)分析的準(zhǔn)確性。二是合同管理環(huán)節(jié)力度不夠。合同簽訂后要等到圖書正式出版后才執(zhí)行，在這過程中由于各種原因可能導(dǎo)致實(shí)際履約信息跟當(dāng)初合同簽訂時(shí)已不相符，從而形成先申請費(fèi)用支付后補(bǔ)簽協(xié)議的現(xiàn)象，財(cái)務(wù)部門在單據(jù)審核過程中無據(jù)可循，可能導(dǎo)致費(fèi)用支付無依據(jù)、無標(biāo)準(zhǔn)等風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)。三是圖書出版環(huán)節(jié)無法在系統(tǒng)實(shí)時(shí)體現(xiàn)。圖書在下廠印制前需經(jīng)過多項(xiàng)流程，步驟細(xì)微且繁雜，而這些流程均未在ERP系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)時(shí)動態(tài)更新，導(dǎo)致有的圖書版權(quán)失效了還未出版，或由于政策和市場原因不再出版，相關(guān)人員無法及時(shí)獲取圖書出版狀態(tài)便無法做出相應(yīng)處理措施，造成出版損失的風(fēng)險(xiǎn)。

校對、設(shè)計(jì)流程方面 全國大多數(shù)出版企業(yè)規(guī)模較小，校對、設(shè)計(jì)人員數(shù)量和質(zhì)量跟不上圖書出版需求，于是很多出版企業(yè)將設(shè)計(jì)、校對、排版等項(xiàng)目外包，而ERP系統(tǒng)并未新增外包業(yè)務(wù)管理模塊，編輯通過線下流程將結(jié)算發(fā)票和合作協(xié)議交由財(cái)務(wù)申請費(fèi)用支付，而外部機(jī)構(gòu)資質(zhì)水平和定價(jià)參差不齊，相關(guān)人員無法對成稿的質(zhì)量進(jìn)行評估和監(jiān)管，如不對此模塊嚴(yán)加管理，容易引起資源浪費(fèi)和不必要的損失。

印務(wù)流程方面 一是付印單數(shù)據(jù)錄入與實(shí)際不符。生產(chǎn)科在開具付印單并下廠后卻總因?yàn)榉N種原因而修改印制數(shù)據(jù)，加上付印單開具過程中審核不仔細(xì)等原因，導(dǎo)致付印通知單數(shù)據(jù)與真實(shí)情況有出入。二是印制成本核定數(shù)據(jù)不精準(zhǔn)。生產(chǎn)科開具付印單時(shí)該圖書紙款、印制成本均已錄入ERP系統(tǒng)，但印制完成后由于后期諸如迎合市場需求的組套、封面更換、更改工藝等原因?qū)е潞罄m(xù)發(fā)生的成本無法在付印單上再次體現(xiàn)，造成ERP系統(tǒng)數(shù)據(jù)不完整，大大增加了后期財(cái)務(wù)核算難度。三是工價(jià)核算沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。圖書印制完成后，由印廠開具發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，但很多出版企業(yè)并沒有統(tǒng)一的工價(jià)核算標(biāo)準(zhǔn)，加上每本圖書印制工藝相去甚遠(yuǎn)，在給供應(yīng)商結(jié)算印制費(fèi)用時(shí)，難以把控結(jié)算金額的準(zhǔn)確性。

存貨管理方面 第一，原材料管理。一是采購流程不規(guī)范。大多數(shù)出版企業(yè)采購工作由生產(chǎn)科負(fù)責(zé)，采購過程中無法做到職責(zé)分離，容易產(chǎn)生舞弊和錯(cuò)漏風(fēng)險(xiǎn)。二是賬實(shí)不符。部分出版企業(yè)為了節(jié)省物流費(fèi)用，圖書印制時(shí)用紙方便，將采購的部分紙張寄存在印廠倉庫，由印廠通過跟生產(chǎn)部門人員口頭聯(lián)系等方式自行領(lǐng)取紙張并使用，而生產(chǎn)部門對這些紙張使用情況未及時(shí)核對，實(shí)物盤點(diǎn)工作也不按期執(zhí)行，從而導(dǎo)致原材料實(shí)物數(shù)量與ERP系統(tǒng)不一致。

第二，圖書庫存管理。一是圖書入庫不及時(shí)。正常情況下圖書印制完成后印廠將圖書送至倉庫，由專人根據(jù)實(shí)物進(jìn)行入庫數(shù)據(jù)錄入工作，但由于出版企業(yè)合作和發(fā)行方式的千差萬別導(dǎo)致有些圖書直接由印廠送至物流公司或直發(fā)作者，而倉庫無法及時(shí)獲取發(fā)貨信息，造成財(cái)務(wù)結(jié)算數(shù)據(jù)和ERP系統(tǒng)不符。二是對在途在庫圖書管理不到位。因圖書品類和數(shù)量繁多，尤其是銷售不暢的圖書更是大大積壓了庫存，給庫存盤點(diǎn)帶來一定困難，很多出版企業(yè)未定期對在庫圖書進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn)，導(dǎo)致年終一次全盤工作時(shí)間緊任務(wù)重，只能以抽盤的方式走過場，盤點(diǎn)數(shù)據(jù)實(shí)際上也不夠準(zhǔn)確，造成賬實(shí)不相符。三是未及時(shí)對庫存商品進(jìn)行清理。隨著數(shù)字出版新業(yè)態(tài)和多種銷售渠道的涌現(xiàn)，圖書出版面臨著前所未有的競爭壓力。相關(guān)人員未定期對庫存商品進(jìn)行清理，很多圖書在發(fā)貨退回后喪失銷售價(jià)值卻一直囤積在倉庫放任不管，或者盤點(diǎn)過程中清理出一些庫齡較長達(dá)到報(bào)廢條件的圖書卻因編輯的不舍等原因而遲遲無法處置，造成爆倉，存貨跌價(jià)準(zhǔn)備計(jì)提金額增大，嚴(yán)重影響財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

銷售管理方面 近幾年來電商和直播平臺興起，出版企業(yè)面臨前所未有的壓力，不得不放寬結(jié)算條件，紛紛采取先發(fā)貨后退貨再對賬結(jié)算的方式，而ERP系統(tǒng)未對往來客戶的信用水平、發(fā)貨限額、賬期時(shí)長等信息進(jìn)行錄入設(shè)置，導(dǎo)致發(fā)行人員無從得知不同客戶對賬結(jié)算時(shí)間，產(chǎn)生大量應(yīng)收賬款回款不及時(shí)，甚至形成壞賬，增加國有資產(chǎn)流失風(fēng)險(xiǎn)。

ERP系統(tǒng)與出版企業(yè)有效融合措施

編務(wù)流程管理 一是提高圖書選題申報(bào)、項(xiàng)目信息的準(zhǔn)確性。在ERP系統(tǒng)填報(bào)選題信息時(shí)盡量詳盡準(zhǔn)確，并經(jīng)過科室主任、總編室至少兩人的審核才予以通過。二是加強(qiáng)出版合同管理。ERP系統(tǒng)要對格式化合同的主要內(nèi)容進(jìn)行模板化設(shè)計(jì)，對后期簽訂的補(bǔ)充協(xié)議，應(yīng)同步更新到ERP系統(tǒng)中，確保審核流程有據(jù)可循，每一筆支付金額嚴(yán)格按照合同執(zhí)行。三是通過ERP系統(tǒng)實(shí)時(shí)更新每個(gè)選題出版環(huán)節(jié)。ERP系統(tǒng)應(yīng)增加一項(xiàng)圖書出版主要環(huán)節(jié)的時(shí)間節(jié)點(diǎn)，并設(shè)置提醒功能，定期提示編輯根據(jù)圖書實(shí)際出版狀態(tài)在系統(tǒng)進(jìn)行勾選，供其他管理部門查看并了解具體情況，必要時(shí)采取措施，防范損失產(chǎn)生。

編審校及設(shè)計(jì)流程管理 對已設(shè)立專門編校部門的出版企業(yè)，每年初應(yīng)編制當(dāng)年的編校計(jì)劃，提交辦公會審批通過后嚴(yán)格按計(jì)劃開展稿件編校工作。對需由外包單位編校的圖書稿件，或需請專門設(shè)計(jì)服務(wù)公司進(jìn)行設(shè)計(jì)的圖書，出版企業(yè)應(yīng)對外包企業(yè)的資質(zhì)進(jìn)行嚴(yán)格審核，并通過三方比價(jià)后，篩選出適合合作的外包單位，簽訂長期合作協(xié)議，約定雙方交稿要求和結(jié)算條件。

印務(wù)流程管理 一是在ERP系統(tǒng)中啟用標(biāo)準(zhǔn)核價(jià)功能。通過嚴(yán)格的質(zhì)量把控和多方比價(jià)后，應(yīng)召開辦公會討論，實(shí)行集體決策審批制度確定入選的供應(yīng)商名稱，簽訂統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的定價(jià)協(xié)議，及時(shí)更新到ERP系統(tǒng)，生產(chǎn)科在開具付印單時(shí)，勾選紙張類型和印制工藝后提取單價(jià)，系統(tǒng)根據(jù)印數(shù)自動計(jì)算印制成本。二是提高印制信息錄入的準(zhǔn)確性。生產(chǎn)科在開具付印單前應(yīng)準(zhǔn)確核實(shí)圖書信息，把好最后一道數(shù)據(jù)關(guān)，如后期涉及工藝更改或組套包裝等，生產(chǎn)科應(yīng)事先在ERP系統(tǒng)進(jìn)行補(bǔ)單更新數(shù)據(jù)后再通知印廠，印廠務(wù)必按照生產(chǎn)科下達(dá)的付印通知單進(jìn)行印制，確保財(cái)務(wù)收到印廠的結(jié)算單跟ERP系統(tǒng)一致。

存貨管理 第一，庫存紙張管理。采購紙張前要有采購預(yù)算計(jì)劃并報(bào)辦公會審批。設(shè)置專門的存貨管理崗位，紙張采購入庫時(shí)，將入庫驗(yàn)收單信息錄入ERP系統(tǒng)，同步更新紙張庫存臺賬信息。紙張使用時(shí)，管理人及時(shí)更新紙張臺賬，出具紙張出庫明細(xì)表，特別要注明紙張品種、規(guī)格、數(shù)量等信息，并及時(shí)在ERP系統(tǒng)上提交用紙申請單，責(zé)任編輯在ERP系統(tǒng)中勾選確認(rèn)并簽字，保證系統(tǒng)出庫數(shù)據(jù)與實(shí)物一致。

第二，庫存圖書管理。一是要嚴(yán)格管控圖書入庫工作。入庫環(huán)節(jié)直接影響產(chǎn)成品數(shù)量和碼洋，ERP系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置付印單開具后一定期限內(nèi)入庫提醒功能，倉管員也應(yīng)實(shí)時(shí)關(guān)注圖書入庫情況，對開具付印單后超期未入庫圖書及時(shí)報(bào)告生產(chǎn)科，對直接從印廠發(fā)至物流公司或作者的圖書，應(yīng)催促印廠將簽收單及時(shí)交至倉庫。對印廠直送倉庫的圖書，應(yīng)及時(shí)核對實(shí)物和送書單數(shù)量是否一致，并出具簽字蓋章的入庫單，再由另一人負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)的信息錄入工作，確保不相容崗位相分離。二是要精確管理在途在庫商品的數(shù)量與質(zhì)量。ERP系統(tǒng)應(yīng)具備庫存商品庫齡和發(fā)出商品賬齡提醒功能，業(yè)務(wù)員根據(jù)發(fā)出商品的賬期及時(shí)跟客戶對賬結(jié)算。每年至少對庫存圖書進(jìn)行兩次實(shí)物盤點(diǎn)，對庫齡久遠(yuǎn)已無使用價(jià)值的商品應(yīng)及時(shí)走報(bào)廢流程。

財(cái)務(wù)系統(tǒng)管理 一是完善成本費(fèi)用歸集匯總功能。ERP系統(tǒng)在初始時(shí)要設(shè)置好相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)價(jià)格，杜絕費(fèi)用超標(biāo)準(zhǔn)支付等問題。圖書入庫后，第一時(shí)間將編務(wù)、印制等成本歸集匯總，如后期特殊原因再次發(fā)生的成本，走線下審批流程進(jìn)行后續(xù)操作，并在圖書入庫后一個(gè)月內(nèi)將線下流程發(fā)生的成本錄入ERP系統(tǒng)專門設(shè)置的端口進(jìn)行再次歸集，保證成本環(huán)節(jié)數(shù)據(jù)真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。二是加強(qiáng)往來賬款管理。在ERP中實(shí)施客戶分級管理，對不同級別的客戶設(shè)置不同的發(fā)貨限額、賬期和信用政策。運(yùn)用應(yīng)收賬款賬齡分析表對應(yīng)收賬款及時(shí)清收，對超期未回款的客戶，ERP系統(tǒng)應(yīng)實(shí)時(shí)彈窗提醒，按季度統(tǒng)計(jì)應(yīng)收賬款的回收情況并反饋給相關(guān)業(yè)務(wù)人員，對超賬期未回款的金額按一定權(quán)重和比例計(jì)入業(yè)務(wù)員的績效考核中。

內(nèi)部控制與ERP系統(tǒng)相融合并非一蹴而就的事情，需要長時(shí)間摸索和完善。出版企業(yè)要不斷優(yōu)化ERP系統(tǒng)模塊和調(diào)整管理方法。同時(shí)，出版企業(yè)還要根據(jù)行業(yè)特性重點(diǎn)把握內(nèi)控風(fēng)險(xiǎn)評估點(diǎn)，提高ERP系統(tǒng)與風(fēng)險(xiǎn)把控契合度，降低管理風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程精準(zhǔn)化、精細(xì)化、精益化運(yùn)作，推動出版企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展，提高市場競爭力水平。