摘 要：事業(yè)單位檔案管理是組織架構(gòu)和信息科技相結(jié)合的重要一環(huán)，它不僅僅是一種記錄和保存文件的手段，還是對(duì)機(jī)構(gòu)歷史的延續(xù)和發(fā)展的見證。在數(shù)字化時(shí)代，檔案管理需要不斷創(chuàng)新，運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)確保信息的安全性和便捷性，不僅關(guān)乎機(jī)構(gòu)內(nèi)部的運(yùn)行效率，還關(guān)系到對(duì)外服務(wù)的形象?；诖耍恼聦⒅攸c(diǎn)探討事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的新思路，從檔案管理角度出發(fā)，加強(qiáng)對(duì)大數(shù)據(jù)、人工智能等先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用。通過建立智能檔案系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息的快速檢索和精準(zhǔn)歸檔，提高管理效率。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位檔案管理；創(chuàng)新與改革；思路

中圖分類號(hào)：D630.1;G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

在事業(yè)單位的檔案管理過程中，信息的精準(zhǔn)記錄是至關(guān)重要的一環(huán)。在數(shù)字化時(shí)代，應(yīng)充分利用先進(jìn)技術(shù)，建立高效的電子檔案系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的安全性和可追溯性。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)檔案人員的培訓(xùn)，強(qiáng)化其檔案信息管理和保密意識(shí)，以確保檔案工作能夠規(guī)范有序開展，不僅有助于事業(yè)單位內(nèi)部的運(yùn)轉(zhuǎn)，還為其未來的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。同時(shí)，電子檔案系統(tǒng)的不斷完善也需要檔案管理人員不斷提升技能，以更好地應(yīng)對(duì)信息管理工作的變化。只有在保障安全的前提下，才能更好地發(fā)揮檔案管理在組織中的作用，為事業(yè)單位未來的可持續(xù)發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)支持。

一、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的意義

事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革對(duì)于提高公共服務(wù)效能、保障公民權(quán)益、促進(jìn)社會(huì)發(fā)展具有重要意義。在信息時(shí)代，事業(yè)單位檔案管理面臨著許多挑戰(zhàn)和機(jī)遇，必須開展創(chuàng)新與改革以適應(yīng)新的發(fā)展需求。

首先，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革可以提高公共服務(wù)效能。事業(yè)單位是為了公眾利益而存在的組織，其檔案管理直接關(guān)系到公共服務(wù)的質(zhì)量和效率。通過引入先進(jìn)的信息技術(shù)和管理方法，可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索、共享和利用，提高辦事效率，減少重復(fù)勞動(dòng)，提高公共服務(wù)的響應(yīng)速度和質(zhì)量。其次，檔案是記錄歷史、證明權(quán)益的重要依據(jù)，對(duì)于公民來說具有不可替代的價(jià)值。傳統(tǒng)的檔案管理往往存在信息不對(duì)稱、審批煩瑣等問題，容易導(dǎo)致公民權(quán)益受損或被侵害。建立健全電子檔案管理系統(tǒng)，能夠有效提高檔案信息的透明度和可信度，保障公民的知情權(quán)、參與權(quán)和監(jiān)督權(quán)，維護(hù)公民合法權(quán)益。最后，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革有助于促進(jìn)社會(huì)發(fā)展。檔案是社會(huì)記憶和文化遺產(chǎn)的重要組成部分，對(duì)于社會(huì)的穩(wěn)定和發(fā)展具有積極意義。在數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化檔案管理中，有助于實(shí)現(xiàn)歷史文化資源的廣泛傳播和共享，促進(jìn)文化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展，培育文化創(chuàng)意人才，推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的創(chuàng)新和增長?？傊?，事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新與改革具有重要的意義，不僅能夠提高公共服務(wù)效能，保障公民權(quán)益，促進(jìn)社會(huì)發(fā)展，還能夠提高工作效率和管理水平。因此，事業(yè)單位應(yīng)充分重視檔案管理的創(chuàng)新與改革，加強(qiáng)制度建設(shè)和技術(shù)支持，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理工作向著更加科學(xué)、規(guī)范、合理、高效的方向開展。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理中存在問題

1.檔案管理人員素質(zhì)不高

部分檔案管理人員缺乏自我驅(qū)動(dòng)力，對(duì)新技術(shù)、新方法和新政策等不重視，不善于利用互聯(lián)網(wǎng)和其他渠道學(xué)習(xí)，對(duì)檔案管理領(lǐng)域的新發(fā)展、新變化缺乏了解，導(dǎo)致檔案管理工作滯后。同時(shí)，在具體的檔案管理工作中，信息化進(jìn)程日新月異，但有些檔案管理人員仍停留在傳統(tǒng)觀念中。因此，急需加強(qiáng)培訓(xùn)，提升他們的信息素養(yǎng)和專業(yè)技能。只有不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)，緊跟潮流，才能更好地適應(yīng)檔案管理領(lǐng)域的變革，確保工作水平與時(shí)俱進(jìn)。

2.信息化管理制度不完善

我國的事業(yè)單位信息化發(fā)展還處于初步發(fā)展階段，無論是在理論層面還是技術(shù)層面都比較欠缺。在信息化的大環(huán)境下，事業(yè)單位電子檔案管理在實(shí)際工作過程中沒有集中的管理方案和計(jì)劃，不能有效促進(jìn)事業(yè)單位內(nèi)部的電子檔案信息化建設(shè)進(jìn)度。沒有完善的制度和統(tǒng)一的方案，嚴(yán)重影響了電子檔案管理的正確實(shí)施。同時(shí)，在事業(yè)單位開展電子檔案管理，有些工作方法局限于數(shù)據(jù)的處理和分析，沒有將電子檔案管理納入事業(yè)單位的日常管理和決策，給實(shí)際工作帶來了許多問題。

3.未建立完善的檔案管理制度

當(dāng)前，一些事業(yè)單位并未建立完善的檔案管理制度，對(duì)檔案管理相關(guān)法律法規(guī)了解不夠透徹，導(dǎo)致檔案管理工作缺乏有效的法律保障和指導(dǎo)。雖然建立了檔案管理制度，但制度內(nèi)容不夠詳細(xì)與完善，涉及范圍不全面，執(zhí)行力度不夠，致使檔案管理工作的規(guī)范化和制度化程度不高。同時(shí)，在檔案管理流程方面存在不規(guī)范、重復(fù)、混亂等問題，檔案管理工作質(zhì)量一直未得到有效提升。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的新思路

1.建立事業(yè)單位電子檔案管理制度

隨著信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用，電子檔案管理成為事業(yè)單位檔案管理的新趨勢。事業(yè)單位電子檔案管理制度的建立，不僅有利于提高檔案管理工作效率，減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)，還能夠保障檔案的安全性和完整性，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化、信息化和智能化開展。隨著電子檔案管理制度的不斷完善，事業(yè)單位檔案管理步入了全新的境界。智能化技術(shù)的引入使得檔案檢索更加便捷，信息化手段讓檔案傳遞更為高效。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要手動(dòng)檢索，尋找資料費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而電子檔案可以通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)快速檢索和查閱，大幅節(jié)省了時(shí)間和人力成本。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)實(shí)施信息共享，不受時(shí)間、地域限制，方便各個(gè)部門之間的信息交流和共享，提高了工作效率。將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，并展開數(shù)字化處理，包括掃描、編碼、歸類等，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際情況，建立適合本單位的電子檔案管理系統(tǒng)，數(shù)字化處理傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案。通過掃描、編碼和歸類等手段，確保檔案信息的完整性和準(zhǔn)確性。在此基礎(chǔ)上，制定并實(shí)施檔案管理規(guī)范，具體而言，要從以下幾方面入手：第一，檔案管理規(guī)范的建立需要綜合考慮信息安全、權(quán)限管理和技術(shù)支持等因素。在電子檔案管理系統(tǒng)中，應(yīng)設(shè)立合理的權(quán)限分級(jí)，確保各級(jí)人員只能訪問其需要的信息，防范信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。第二，加強(qiáng)系統(tǒng)的安全性，采用先進(jìn)的加密技術(shù)和防火墻，確保檔案數(shù)據(jù)不被非法獲取和篡改。為了提高管理效率，可以引入人工智能技術(shù)，通過自動(dòng)分類和標(biāo)簽系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的智能化管理，減輕工作負(fù)擔(dān)。第三，定期系統(tǒng)維護(hù)和更新，跟蹤技術(shù)的發(fā)展，不斷優(yōu)化檔案管理流程，保障信息的長期保存和可追溯性。只有在全面考慮的框架下，電子檔案管理系統(tǒng)才能真正發(fā)揮其優(yōu)勢，為事業(yè)單位提供更為高效、安全的信息管理服務(wù)。

2.創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式

首先，構(gòu)建網(wǎng)站管理服務(wù)功能是創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的重要一環(huán)。事業(yè)單位可以建立自己的檔案管理網(wǎng)站，為用戶提供在線查詢、預(yù)約借閱、檔案上傳下載等服務(wù)。通過網(wǎng)站管理服務(wù)功能，用戶能方便地查找所需要的檔案信息，并實(shí)施線上操作，大幅提升了檔案管理的便捷性和透明度。同時(shí)，利用網(wǎng)站還可以開展檔案培訓(xùn)、宣傳推廣等活動(dòng)，提升檔案管理的知名度和影響力。對(duì)于檔案管理系統(tǒng)的創(chuàng)新發(fā)展，還應(yīng)引入智能搜索技術(shù)，提高用戶檢索檔案信息的效率。通過深度學(xué)習(xí)和自然語言處理算法，系統(tǒng)能夠更準(zhǔn)確地理解用戶的查詢意圖，快速匹配相關(guān)檔案，節(jié)省大量的時(shí)間和人力成本。此外，結(jié)合云計(jì)算技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案的遠(yuǎn)程存儲(chǔ)和共享，使得跨地區(qū)、跨部門的信息交流更加便利。在未來的發(fā)展中，不僅要關(guān)注技術(shù)的更新，還應(yīng)注重用戶體驗(yàn)的持續(xù)優(yōu)化，確保檔案管理系統(tǒng)在服務(wù)中不斷創(chuàng)新，為用戶提供更為便捷、智能的信息管理體驗(yàn)。

其次，構(gòu)建電子文檔體系是創(chuàng)新檔案管理服務(wù)模式的關(guān)鍵一步。事業(yè)單位應(yīng)該積極引進(jìn)和應(yīng)用電子文檔管理系統(tǒng)，將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案信息的電子化存儲(chǔ)和管理。通過電子文檔體系，提高檔案管理的效率和安全性，減少檔案遺失和損毀的風(fēng)險(xiǎn)。此外，電子文檔體系還能實(shí)現(xiàn)跨部門、跨地域的協(xié)同辦公，提高工作效率和信息共享程度。在應(yīng)用電子文檔系統(tǒng)過程中，要不斷加強(qiáng)信息安全技術(shù)的研發(fā)與應(yīng)用，確保檔案數(shù)據(jù)的隱私和完整性。同時(shí)，還應(yīng)建立健全權(quán)限管理機(jī)制，保障不同級(jí)別人員在檔案系統(tǒng)中的合理權(quán)限，防范信息被泄露的風(fēng)險(xiǎn)。構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)還應(yīng)注重?cái)?shù)據(jù)的長期保存和備份，采用可持續(xù)的存儲(chǔ)方案，防止因各種意外情況導(dǎo)致重要檔案的永久性丟失。

最后，傳統(tǒng)的檔案管理主要依賴人工整理和編目，效率較低且容易出錯(cuò)。因此，事業(yè)單位應(yīng)該引入智能化的檔案資料編輯系統(tǒng)，通過OCR技術(shù)和自動(dòng)分類算法等手段，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資料的快速、準(zhǔn)確處理和編目。為跨部門、跨地域的協(xié)同辦公提供了更為堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，推動(dòng)檔案管理向著更加安全、高效的方向開展。

3.完善檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)

完善檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)是事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與改革的一個(gè)重要方面。如何吸引和留住優(yōu)秀的檔案管理人才、提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力是當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作面臨的重要問題。為此，事業(yè)單位要制訂針對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)計(jì)劃，提高其信息技術(shù)應(yīng)用能力和團(tuán)隊(duì)協(xié)作意識(shí)。建立檔案管理專業(yè)人才庫，定期完善人才梯隊(duì)評(píng)估和晉升機(jī)制，激發(fā)其工作激情。同時(shí)，加強(qiáng)與相關(guān)高校的合作，開展實(shí)踐基地建設(shè)，為學(xué)生提供更多實(shí)際操作機(jī)會(huì)，培養(yǎng)更多優(yōu)秀的檔案管理專業(yè)人才。在社會(huì)招聘中注重選拔具有信息管理、法律等相關(guān)專業(yè)知識(shí)的人才，確保檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)性和穩(wěn)定性。還應(yīng)完善福利待遇，提高檔案管理人員的幸福感和歸屬感是關(guān)鍵之舉，并建立健全薪酬體系，激發(fā)工作積極性，注重員工的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃，為其提供廣闊的晉升空間。加強(qiáng)檔案管理人員之間的交流與合作，打破部門壁壘，形成良好的團(tuán)隊(duì)氛圍。鼓勵(lì)員工間分享經(jīng)驗(yàn)，舉辦檔案管理經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)，促進(jìn)業(yè)務(wù)水平的提高。為了更好地應(yīng)對(duì)新時(shí)代的檔案管理需求，還應(yīng)引入先進(jìn)的科技手段，提高數(shù)字化管理水平，確保信息安全可控。通過全方位的人才培養(yǎng)和制度優(yōu)化，事業(yè)單位檔案管理人員隊(duì)伍將更加穩(wěn)固有力，為檔案事業(yè)的發(fā)展注入新的活力。

傳統(tǒng)的檔案管理主要依賴人工管理，效率較低且容易出錯(cuò)。因此，事業(yè)單位應(yīng)該引入先進(jìn)的技術(shù)手段，如人工智能和大數(shù)據(jù)分析，以提高檔案處理的效率和準(zhǔn)確性。通過數(shù)字化技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和管理，大幅提高工作效率，檔案管理將迎來全新的發(fā)展機(jī)遇。引入人工智能和大數(shù)據(jù)分析，不僅能夠加速檔案處理速度，提高準(zhǔn)確性，還能為信息檢索提供更便捷的途徑。同時(shí)，建設(shè)智能化檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案信息的集中管理和共享，進(jìn)一步提高了檔案管理工作效率。

事業(yè)單位還應(yīng)針對(duì)檔案管理工作特點(diǎn)，開展相關(guān)的培訓(xùn)和考核，提高檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)和技能水平，具體而言，要從以下幾點(diǎn)入手：第一，在檔案管理人員的培訓(xùn)中，應(yīng)注重引導(dǎo)他們熟練掌握數(shù)字化技術(shù)的運(yùn)用，提高信息處理的智能化水平。此外，要注重團(tuán)隊(duì)協(xié)作與溝通能力的培養(yǎng)，促使檔案管理工作更加協(xié)同高效。通過定期的培訓(xùn)和考核機(jī)制，推動(dòng)檔案管理隊(duì)伍的專業(yè)素質(zhì)不斷提升，適應(yīng)新時(shí)代數(shù)字化檔案管理的需求。第二，加強(qiáng)信息安全意識(shí)的培訓(xùn)，使檔案管理人員重視數(shù)據(jù)保護(hù)工作。通過設(shè)立專門的安全培訓(xùn)課程，使其了解和掌握最新的信息安全法規(guī)和技術(shù)手段，提高檔案數(shù)字化處理中的風(fēng)險(xiǎn)防范能力。第三，通過組織創(chuàng)新案例分享、開展跨部門交流等方式，激發(fā)檔案管理人員的創(chuàng)新潛力，提升他們在數(shù)字檔案管理中的前瞻性和創(chuàng)造性。

4.構(gòu)建完善的信息化管理系統(tǒng)，提高信息采集效率

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式存在檔案分類困難、整理工作煩瑣等問題，使得檔案的整理和存儲(chǔ)變得低效且易出錯(cuò)。而信息化管理系統(tǒng)可以通過建立標(biāo)準(zhǔn)化的檔案編目和分類體系，將檔案信息展開結(jié)構(gòu)化整理和存儲(chǔ)。同時(shí)，系統(tǒng)還能夠?qū)崿F(xiàn)電子歸檔，確保檔案信息的安全性和完整性，不僅能夠提高檔案整理和存儲(chǔ)的速度，還可以減少檔案管理中的錯(cuò)誤和遺漏。檔案信息化管理系統(tǒng)根據(jù)用戶需求，通過關(guān)鍵詞檢索、全文檢索和屬性檢索等多種方式，快速定位到所需檔案信息。一方面，能夠推動(dòng)事業(yè)單位內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門之間協(xié)作共享，即構(gòu)建各部門發(fā)展需求的特色資源數(shù)據(jù)庫，各部門可以將相應(yīng)的數(shù)據(jù)定期提交至檔案管理部門，從而簡化信息采集流程，提高檔案采集效率的同時(shí)，確保信息準(zhǔn)確性與全面性。尤其在采集過程中出現(xiàn)檔案信息模糊不清、數(shù)據(jù)異常等情況時(shí)，可以隨時(shí)與相關(guān)部門溝通交流；另一方面，檔案信息化管理系統(tǒng)的智能化特點(diǎn)進(jìn)一步提高了檔案管理的效率。系統(tǒng)不僅能夠自動(dòng)識(shí)別檔案中的關(guān)鍵信息，還能通過人工智能算法分析數(shù)據(jù)，提供更精準(zhǔn)的檔案檢索結(jié)果。

四、結(jié)束語

總體而言，為了更好地開展事業(yè)單位電子檔案管理工作，需要單位各個(gè)部門對(duì)其加強(qiáng)重視。檔案管理部門要發(fā)揮自己的職能，建立健全相關(guān)管理制度，電子檔案管理人員也要各司其職，將責(zé)任落到實(shí)處、落到細(xì)處，強(qiáng)化自身責(zé)任意識(shí)與安全意識(shí)，定期殺毒維護(hù)網(wǎng)站，不遺漏任何一個(gè)小細(xì)節(jié)，做好自己的本職工作，切實(shí)推動(dòng)事業(yè)單位電子檔案管理工作開展，讓其為單位員工提供更多服務(wù)與便利。

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作者單位：呂梁市勞動(dòng)保障監(jiān)察綜合行政執(zhí)法隊(duì)作者簡介：李榮（1972—）女，漢族，山西臨縣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。