摘 要：信息技術(shù)的發(fā)展、大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，對(duì)各行業(yè)的工作理念及工作方式帶來(lái)極大的挑戰(zhàn)，檔案安全管理工作也是如此?；诖耍恼路治隽舜髷?shù)據(jù)技術(shù)在檔案安全管理中所發(fā)揮的作用，論述了大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案安全管理的困境，并有針對(duì)性地提出了檔案安全管理優(yōu)化策略，以期為大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案安全管理工作的開(kāi)展提供有益參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；檔案管理；安全；策略

中圖分類號(hào)：G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展和在檔案管理中的廣泛應(yīng)用，檔案信息數(shù)量呈現(xiàn)爆炸式增長(zhǎng)，無(wú)可否認(rèn)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在提高檔案安全管理工作效率、降低檔案安全管理成本、加速檔案安全管理智慧化進(jìn)程中起著重要作用。然而，大數(shù)據(jù)時(shí)代的檔案安全管理也面臨著諸多挑戰(zhàn)，如檔案數(shù)據(jù)量級(jí)和復(fù)雜性急劇增加、網(wǎng)絡(luò)安全及人才短缺等，為了應(yīng)對(duì)這些挑戰(zhàn)，需要多措并舉，群策群力，不斷優(yōu)化檔案安全管理策略，提高檔案安全管理水平。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)在檔案安全管理中的作用分析

1.提高檔案安全管理工作效率

過(guò)去，由于信息技術(shù)發(fā)展的限制，大多數(shù)檔案管理工作信息化程度較低，主要依靠人工開(kāi)展檔案安全管理工作，難以取得實(shí)效。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作的科學(xué)化、信息化進(jìn)程不斷加快，為提高檔案安全管理工作效率提供了強(qiáng)有力的支持。檔案包含了大量個(gè)人信息，在信息技術(shù)應(yīng)用尚未成熟時(shí)，需要人工收集、分類、整理和歸納，各個(gè)環(huán)節(jié)都需要花費(fèi)大量的時(shí)間，檔案管理工作受到時(shí)間和空間的限制，信息管理效能較低，且人工開(kāi)展檔案管理的傳統(tǒng)模式很容易出現(xiàn)差錯(cuò)，在糾偏過(guò)程中造成了時(shí)間的浪費(fèi)，極大地影響了檔案管理的工作效率。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，相關(guān)檔案管理人員可以通過(guò)數(shù)字化、智能化檔案管理系統(tǒng)輕松篩選、查看某些檔案，改變了傳統(tǒng)依靠人工查詢編號(hào)，查找儲(chǔ)存地點(diǎn)，花費(fèi)大量時(shí)間才能查看檔案內(nèi)容的工作方式，提高了檔案管理的工作效率。

2.降低檔案安全管理成本

在大數(shù)據(jù)技術(shù)的助力下，檔案安全管理工作在提高效率的同時(shí)，也大幅度降低了管理成本。檔案安全管理成本的降低主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是人力成本的降低；二是材料成本的降低。在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各類信息技術(shù)、人工智能技術(shù)蓬勃發(fā)展，這些技術(shù)加速了檔案安全管理的迭代，正式開(kāi)啟了檔案安全管理的全新時(shí)代，智能化的管理系統(tǒng)取代了大量的人工操作，利用檔案安全管理系統(tǒng)可以輕松實(shí)現(xiàn)檔案的查找、儲(chǔ)存、分類、整理等工作，不再需要雇用大量的檔案管理人員，降低了人力成本。

傳統(tǒng)的檔案管理工作開(kāi)展需要大量的物力支持，如檔案儲(chǔ)藏室、檔案盒、檔案袋以及紙張等。同時(shí)，對(duì)于比較陳舊的檔案還需要加大保護(hù)措施，這些工作的開(kāi)展每年需要消耗各單位大量的財(cái)政支出。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，使得更多的檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了信息化，不再依賴于紙質(zhì)檔案管理模式，只需要引進(jìn)智能管理系統(tǒng)，相比于人工、材料費(fèi)用等具有明顯的優(yōu)勢(shì)?？傊?，降低檔案安全管理的成本是大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案安全管理工作的又一積極影響。

3.加速檔案安全管理的智慧化進(jìn)程

近年來(lái)，隨著我國(guó)大力推動(dòng)數(shù)字化建設(shè)和智慧檔案建設(shè)工作，大數(shù)據(jù)技術(shù)被廣泛應(yīng)用于檔案安全管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，有利于加速完成檔案安全管理的智慧化進(jìn)程。智慧檔案的建設(shè)工作需要依托大數(shù)據(jù)技術(shù)，智慧檔案可以視為檔案信息化管理工作內(nèi)容的升級(jí)，與數(shù)字中國(guó)、數(shù)字社會(huì)等內(nèi)容具有很高的契合度，是我國(guó)檔案管理工作發(fā)展進(jìn)程中的又一重要?dú)v史節(jié)點(diǎn)，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)可以加速智慧檔案的構(gòu)建，使智慧檔案從概念發(fā)展到具體，實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)的全面升級(jí)。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，使得智慧檔案的建設(shè)不再只是對(duì)紙質(zhì)檔案內(nèi)容的復(fù)制，而是通過(guò)對(duì)海量檔案數(shù)據(jù)的采集、存儲(chǔ)、加工和應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)檔案安全管理工作在組織、建設(shè)、運(yùn)營(yíng)和管理上全面的優(yōu)化和升級(jí)，提高了我國(guó)檔案安全管理工作的能力，推動(dòng)了我國(guó)檔案安全管理信息化建設(shè)。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案安全管理的困境

1.對(duì)檔案安全管理重視程度不高

檔案管理工作是一項(xiàng)機(jī)密性較高、專業(yè)性較強(qiáng)的工作，不管是紙質(zhì)檔案管理還是信息化檔案管理，都需要對(duì)其高度重視。但隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，部分檔案安全管理人員對(duì)于檔案安全問(wèn)題產(chǎn)生了懈怠的情緒，不利于我國(guó)檔案管理能力的提高。首先，部分檔案管理人員認(rèn)為本單位已經(jīng)基本實(shí)現(xiàn)了檔案信息化，傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案已經(jīng)成為歷史，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了電子化、信息化，且在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，電子檔案在儲(chǔ)存和使用的過(guò)程中不用考慮檔案丟失、破損、保養(yǎng)等問(wèn)題。因此，其降低了對(duì)檔案安全管理的重視程度，出現(xiàn)了對(duì)檔案工作掉以輕心的態(tài)度。除此之外，部分單位管理者表現(xiàn)出對(duì)信息化檔案安全管理工作的不重視，不愿意引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)、設(shè)備設(shè)施以及智能化的檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理工作始終處于原地踏步狀態(tài)，檔案管理工作效率低下。

2.檔案安全管理工作體系尚不健全

大數(shù)據(jù)時(shí)代，為了充分保障檔案安全管理工作的高效開(kāi)展，需要建立一套更加健全、科學(xué)的工作體系，但從檔案安全管理工作實(shí)踐來(lái)看，還存在著工作體系不健全的問(wèn)題。首先，在現(xiàn)階段，大部分單位在檔案管理工作體系構(gòu)建中，主要以《中華人民共和國(guó)檔案法》的內(nèi)容為基礎(chǔ)，結(jié)合各地區(qū)政府工作要求及檔案管理工作實(shí)踐，建立檔案安全管理工作體系。隨著大數(shù)據(jù)技術(shù)的不斷發(fā)展，各類信息技術(shù)在檔案管理工作中的廣泛應(yīng)用，使得當(dāng)下檔案安全管理工作與政府工作要求及檔案安全管理工作實(shí)際匹配度逐漸降低，致使部分單位制定的檔案安全管理工作體系無(wú)法適應(yīng)信息化背景下檔案工作的開(kāi)展，現(xiàn)有的檔案安全管理工作體系需要在深度和寬度方面進(jìn)一步提升，避免檔案管理過(guò)程中出現(xiàn)“空白地帶”，做到有章可循，有法可依；其次，盡管絕大部分單位都制定了檔案安全管理工作體系，但從實(shí)際情況來(lái)看，其管理體系并不健全，一些單位檔案管理制度陳舊，多年來(lái)一直沿用過(guò)去的標(biāo)準(zhǔn)，更新迭代慢，難以適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案安全管理工作要求，急需更新；最后，部分單位在制定檔案安全管理制度過(guò)程中出現(xiàn)了照抄照搬的現(xiàn)象，其內(nèi)容并不適合本單位檔案工作的實(shí)際情況，檔案安全管理體系產(chǎn)生嚴(yán)重的水土不服現(xiàn)象。

3.信息技術(shù)應(yīng)用存在安全風(fēng)險(xiǎn)隱患

大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)于檔案安全管理工作的開(kāi)展確實(shí)起到了積極的作用，但同時(shí)也要認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)也是一把雙刃劍，可能會(huì)增加檔案安全管理工作的風(fēng)險(xiǎn)隱患。

其中，主要的風(fēng)險(xiǎn)因素來(lái)自網(wǎng)絡(luò)病毒，各單位在檔案安全管理信息化的過(guò)程中需要收集和整理海量的檔案信息，這期間檔案管理人員需要存儲(chǔ)、傳輸、轉(zhuǎn)發(fā)、校對(duì)和審核各類檔案信息，在此過(guò)程中很可能遭遇黑客的入侵，不法分子通過(guò)網(wǎng)絡(luò)病毒的形式入侵檔案管理系統(tǒng)，致使機(jī)密信息外泄和丟失或部分檔案內(nèi)容被惡意篡改，這些都是在大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案安全管理可能遇到的顯著問(wèn)題，給檔案安全管理工作帶來(lái)巨大的挑戰(zhàn)。

與此同時(shí)，部分單位檔案館環(huán)境條件較差，相關(guān)管理設(shè)備設(shè)施陳舊，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)存在嚴(yán)重的漏洞，數(shù)字化認(rèn)證系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)加密等方面建設(shè)能力不足，給檔案安全管理工作帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)隱患，需要引起相關(guān)責(zé)任方的重視。

4.缺乏檔案安全管理專業(yè)人才

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，給檔案安全管理人員提出了新的工作需求，不僅需要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，還需要有較強(qiáng)的信息技術(shù)處理能力，能夠獨(dú)立操作智能化檔案管理系統(tǒng)。但從實(shí)際情況來(lái)看，目前我國(guó)在信息化檔案安全管理工作方面專業(yè)人才儲(chǔ)備并不充足。在傳統(tǒng)的檔案安全管理工作時(shí)期，檔案安全管理工作的難度較小，對(duì)從業(yè)人員的業(yè)務(wù)能力要求較低，集中體現(xiàn)為檔案收集、整理、歸檔以及提取等方面，工作內(nèi)容煩瑣且單一，對(duì)技術(shù)能力并不看重。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案安全管理工作信息化程度日益加深，當(dāng)下檔案工作對(duì)于從業(yè)人員的專業(yè)知識(shí)、實(shí)操能力提出了更加嚴(yán)格的要求，使得過(guò)去從事傳統(tǒng)檔案工作的從業(yè)人員在面對(duì)信息化的檔案安全管理工作時(shí)力不從心，各單位急需年輕專業(yè)人才改變檔案工作隊(duì)伍的年齡結(jié)構(gòu)，挖掘或培養(yǎng)信息化檔案安全管理人才成為當(dāng)下亟須解決的問(wèn)題。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代檔案安全管理工作優(yōu)化策略

1.增強(qiáng)檔案安全管理工作意識(shí)

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，各相關(guān)單位要重視檔案管理工作能力的提高，增強(qiáng)檔案安全管理意識(shí)，明確自身責(zé)任和義務(wù)，提高對(duì)檔案安全管理工作的重視程度。

一方面，積極宣傳和解讀檔案安全相關(guān)政策信息。為了進(jìn)一步增強(qiáng)相關(guān)人員檔案安全管理工作意識(shí)，各單位應(yīng)定期開(kāi)展檔案安全宣傳主題活動(dòng)，積極宣傳檔案安全管理工作的重要性，解讀黑客入侵篡改檔案信息等的典型案例，增強(qiáng)檔案安全管理工作意識(shí)。尤其是作為單位或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)，要起到模范帶頭作用，重視檔案工作的安全問(wèn)題，可以在辦公群內(nèi)發(fā)送各類有關(guān)檔案安全的新聞，積極組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)各類有關(guān)檔案安全管理工作知識(shí)和常識(shí)，不斷增強(qiáng)大家的安全意識(shí)。同時(shí)，也讓大家知道自身對(duì)于檔案安全管理應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任；另一方面，為進(jìn)一步提高檔案安全管理工作能力，要加大檔案安全管理工作資金的投入。所謂“兵馬未動(dòng)，糧草先行”，大數(shù)據(jù)時(shí)代，各單位要加快檔案工作的信息化建設(shè)，重視設(shè)備設(shè)施的更新迭代，引進(jìn)更先進(jìn)的檔案信息化管理軟件，為檔案管理工作的順利開(kāi)展打下良好基礎(chǔ)。

2.健全檔案安全管理工作體系

“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓?！痹诖髷?shù)據(jù)背景下，檔案安全管理工作需要更加完善的規(guī)章制度支持，完善檔案安全管理工作體系有利于推動(dòng)檔案安全管理工作信息化進(jìn)程，提高檔案信息的安全性和機(jī)密性。

首先，要結(jié)合單位檔案安全管理工作的實(shí)際情況，量身定做更具針對(duì)性的管理制度體系。各組織單位在完善檔案制度體系的過(guò)程中要避免形式主義，將檔案工作的制度具體化，明確各工作環(huán)節(jié)的責(zé)任主體，如檔案信息錄入人員、審核人員以及提檔申請(qǐng)批示人員等，真正做到凡事有章可依，有章必依；其次，要重視檔案安全管理工作流程的設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)全流程管理模式，減少安全問(wèn)題發(fā)生，保證檔案信息的安全。例如，針對(duì)檔案提出的流程及案例，申請(qǐng)人必須提供紙質(zhì)申請(qǐng)書(shū)，申請(qǐng)書(shū)模板需統(tǒng)一，經(jīng)辦人在檔案管理系統(tǒng)上發(fā)起工作流程，經(jīng)辦人、審核人、批準(zhǔn)人逐層受理，使檔案安全管理工作愈加規(guī)范，有據(jù)可循。

3.強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)管理

大數(shù)據(jù)是一把雙刃劍，在助力檔案安全管理工作信息化進(jìn)程的同時(shí)，也給檔案安全管理工作帶來(lái)了全新的風(fēng)險(xiǎn)因素，要想利用好大數(shù)據(jù)這把雙刃劍，就必須強(qiáng)化網(wǎng)絡(luò)安全風(fēng)險(xiǎn)管理，防止因網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題對(duì)檔案安全管理工作造成不利影響。

第一，檔案管理過(guò)程中要建立防火墻、數(shù)字化認(rèn)證系統(tǒng)、檔案數(shù)據(jù)密匙等安全工具，防止黑客的非法入侵，進(jìn)一步提升檔案信息的安全性。尤其是對(duì)于一些涉密檔案，必須嚴(yán)格控制其向外流出，如需提取或更改相關(guān)信息內(nèi)容，必須實(shí)行加密處理，避免多人、多次瀏覽；第二，檔案安全管理工作人員要增強(qiáng)防范意識(shí)，辦公時(shí)嚴(yán)格按照規(guī)程操作，不隨意瀏覽存在風(fēng)險(xiǎn)的網(wǎng)站。在大數(shù)據(jù)背景下，網(wǎng)絡(luò)安全問(wèn)題頻發(fā)，部分鏈接、網(wǎng)站存在網(wǎng)絡(luò)病毒，一旦點(diǎn)擊或打開(kāi)很可能會(huì)泄露工作信息，作為檔案安全管理人員要持續(xù)保證網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境的安全，保證檔案系統(tǒng)的使用安全；第三，各單位要加強(qiáng)與第三方互聯(lián)網(wǎng)公司的聯(lián)動(dòng)，共同打造更加安全的檔案管理網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。例如，可以與360、騰訊等網(wǎng)絡(luò)公司加強(qiáng)合作，為檔案管理設(shè)計(jì)具有針對(duì)性的安全系統(tǒng)，及時(shí)監(jiān)管和識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)因素，保證檔案系統(tǒng)使用中的安全。

4.加強(qiáng)檔案安全管理人才隊(duì)伍建設(shè)

完善的人才隊(duì)伍是保障檔案安全管理工作提質(zhì)增效的核心要素。然而，目前部分檔案管理人員缺乏先進(jìn)的管理技術(shù)，對(duì)于各類現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)和管理軟件還不熟悉，這些問(wèn)題亟須解決。首先，加強(qiáng)單位內(nèi)部人員培訓(xùn)。各單位要重視現(xiàn)有檔案管理人員的培養(yǎng)，定期邀請(qǐng)行業(yè)內(nèi)的專家和學(xué)者開(kāi)展培訓(xùn)工作，培訓(xùn)的內(nèi)容要結(jié)合工作實(shí)際，尤其是要針對(duì)一些檔案安全管理過(guò)程中的典型問(wèn)題。此外，也要通過(guò)培訓(xùn)轉(zhuǎn)變部分年齡較大的檔案安全管理人員改變傳統(tǒng)的工作思想和工作方式，使其能夠熟練運(yùn)用現(xiàn)代化的檔案安全管理系統(tǒng)，共同進(jìn)步；其次，加強(qiáng)信息化檔案安全管理工作人才的引進(jìn)力度。各單位要重視人才的引進(jìn)工作，如通過(guò)校園招聘的方式引進(jìn)專業(yè)人才，利用專業(yè)知識(shí)以及對(duì)于大數(shù)據(jù)技術(shù)的了解，完成單位管理人員新老交替工作，為單位注入更多的新鮮血液，進(jìn)一步完善信息化檔案安全管理人才結(jié)構(gòu)。

四、結(jié)束語(yǔ)

檔案安全管理工作不僅關(guān)乎個(gè)人信息安全，還與社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展密切相關(guān)。大數(shù)據(jù)時(shí)代，傳統(tǒng)的檔案安全管理工作進(jìn)入新的階段，信息技術(shù)的應(yīng)用對(duì)檔案安全管理工作提出了新的要求和標(biāo)準(zhǔn)。本文在具體分析大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)促進(jìn)檔案安全管理工作智慧化建設(shè)等作用的基礎(chǔ)上，分析當(dāng)下檔案安全管理工作存在的困境，并提出了增強(qiáng)檔案安全管理工作意識(shí)、健全檔案安全管理工作體系等優(yōu)化策略。檔案安全管理工作是一個(gè)長(zhǎng)期的過(guò)程，相關(guān)工作人員需要盡快轉(zhuǎn)變觀念，及時(shí)調(diào)整工作思路，創(chuàng)新檔案安全管理工作方法，不斷積累工作經(jīng)驗(yàn)，依托大數(shù)據(jù)技術(shù)高效開(kāi)展檔案安全管理工作，從而更好地助力我國(guó)檔案事業(yè)的發(fā)展。

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作者單位：山東省菏澤市國(guó)土綜合整治服務(wù)中心作者簡(jiǎn)介：李景榮（1973—），女，漢族，山東濱州人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理。