摘 要：在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，人事檔案電子化管理已經(jīng)成為提高人事檔案管理工作效率的一個重要手段。電子化管理不但使傳統(tǒng)人事檔案處理流程自動化，而且通過有效的檢索系統(tǒng)達到信息快速存取。另外，還增強了人事檔案的安全和備份，降低了人事檔案造假、損毀以及遺失的危險。電子化管理明顯提高了檢索效率、優(yōu)化存儲和備份流程以及促進信息共享和合作。這些變化在提高工作效率的同時，也提高了人事檔案管理工作的質(zhì)量和可靠性。

關(guān)鍵詞：人事檔案電子化管理；自動化處理流程；快速檢索；數(shù)據(jù)安全

中圖分類號：G270.7 文獻標識碼：A

在數(shù)字化時代背景下，人事檔案管理工作迎來了空前的挑戰(zhàn)和機遇。傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案管理方式越來越顯得低效，安全性也不高。人事檔案電子化管理興起既是技術(shù)進步發(fā)展到一定階段的必然產(chǎn)物，又是提高工作效率、確保信息安全，并且適應(yīng)現(xiàn)代化管理需要的關(guān)鍵一步。紙質(zhì)人事檔案向電子形式過渡，人事檔案管理工作實現(xiàn)信息處理自動化和檢索快速化，保證了數(shù)據(jù)的安全性、存儲優(yōu)化和信息共享便捷化等，深刻影響著人事檔案管理工作的方方面面。

一、人事檔案電子化管理的概念

人事檔案電子化管理，就是運用現(xiàn)代信息技術(shù)，把人事檔案收集、整理、儲存、檢索、審核認定等環(huán)節(jié)以電子方式開展管理的新模式。這一管理模式利用人事檔案電子管理系統(tǒng)或其他技術(shù)平臺，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案實行數(shù)字化處理，從而達到信息資源電子化、便捷化和智能化的目標。這一過程將全部人事檔案整卷掃描，并存入電子人事檔案庫，由計算機系統(tǒng)實現(xiàn)高效管理與快速檢索，人事檔案電子化管理以信息化為核心，代表著人事檔案管理由傳統(tǒng)手工操作逐步到現(xiàn)代化信息處理的發(fā)展趨勢。人事檔案電子化不僅與人事檔案數(shù)字化輸入有關(guān)，還與人事檔案信息系統(tǒng)設(shè)計、網(wǎng)絡(luò)傳輸、信息安全與隱私保護等諸多方面有關(guān)。電子化人事檔案管理系統(tǒng)一般由人事檔案數(shù)字化、電子人事檔案庫建設(shè)、人事檔案信息化管理和服務(wù)三個核心內(nèi)容組成。該系統(tǒng)能為企事業(yè)單位和各級組織提供方便、快捷的人事檔案信息服務(wù)，還能夠優(yōu)化人力資源管理流程，并提高行政操作效率。在這種人事檔案管理模式中，人事檔案信息可以被快速更新與檢索，人事檔案專管員通過人事檔案電子化管理系統(tǒng)存取人事檔案信息，極大地增強了工作的靈活性與響應(yīng)速度。與此同時，電子化人事檔案與傳統(tǒng)人事檔案相比具有更強大的檢索功能，能夠迅速定位到需要的信息，極大地縮短了查找數(shù)據(jù)的時間，減少翻閱對紙質(zhì)人事檔案的損害。另外，人事檔案電子化管理也有利于其安全性的提升。傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案易受火災(zāi)、水災(zāi)、蟲害等自然災(zāi)害影響，電子人事檔案可以采用多級備份及加密技術(shù)保證數(shù)據(jù)安全、完整。在電子化管理系統(tǒng)下，可以通過信息加密處理及設(shè)置不同訪問權(quán)限以達到保護個人隱私及敏感信息的目的，能夠更加精細化地開展人事檔案信息管理。

二、人事檔案電子化管理對提高人事檔案工作效率的途徑

1.自動化處理流程

人事檔案電子化管理系統(tǒng)引入自動化處理流程，可以明顯提高人事檔案工作效率。從人事檔案的建立、歸檔、更新到資料的分類與檢索等各個環(huán)節(jié)均由自動化技術(shù)來完成。在人事檔案建立與接收環(huán)節(jié)，采用電子化手段可以直接減少建立及接收紙質(zhì)檔案過程中產(chǎn)生的泄密、丟失的問題，并大幅縮短人事檔案建立、接收時間。通過電子檔案材料管理系統(tǒng)的運用，人事檔案材料得以按照預(yù)先設(shè)定的標準自動分類和存檔，不僅確保了數(shù)據(jù)的真實性，還提高了人事檔案管理的效率。在對人事檔案實行維護時自動化流程也起到了不可忽視的作用。隨著當事人相關(guān)信息的變更，人事檔案的內(nèi)容也需要更新，電子化管理系統(tǒng)能夠?qū)€人信息變化情況實行自動跟蹤并及時反饋到相關(guān)人事檔案材料當中，保證人事檔案信息更新及時、準確。另外，針對人事檔案查借閱，電子化系統(tǒng)可以自動記錄流轉(zhuǎn)過程，降低傳統(tǒng)手工登記的煩瑣勞動，有效避免了人事檔案在借閱、流轉(zhuǎn)過程中可能出現(xiàn)的被篡改或丟失等問題。應(yīng)用自動化技術(shù)還有一個很大的好處就是優(yōu)化工作流程，使其更加標準化。電子化管理系統(tǒng)能夠根據(jù)本單位的具體要求設(shè)計標準化工作程序，并以自動化方式指導人事檔案工作人員按設(shè)定程序操作，既提高了工作效率又降低了由于非標準操作而造成的危險與失誤。尤其通過系統(tǒng)設(shè)置將人事檔案管理要求融入檔案管理各個環(huán)節(jié)，能夠有效規(guī)避人事檔案管理過程中因工作人員對人事檔案政策不熟悉而造成的違規(guī)問題。與此同時，該系統(tǒng)還能根據(jù)反饋的實際信息持續(xù)優(yōu)化上述過程，以達到持續(xù)改進、提高效率的目的。

2.快速檢索與訪問

人事檔案電子化管理還可以通過快速檢索和存取檔案信息，提高檔案管理的工作效率。電子化人事檔案信息系統(tǒng)由于檢索功能強大，在巨大數(shù)據(jù)量上尋找具體信息具有速度快、精度高的特點。通過采用各種搜索技術(shù)，如姓名檢索、目錄搜索等，可以在較短的時間找到所需要的檔案材料。相對于傳統(tǒng)的紙質(zhì)人事檔案，電子人事檔案能夠超越物理空間限制實現(xiàn)遠程訪問。人事檔案工作人員及授權(quán)用戶可以通過專用加密局域網(wǎng)獲取需要的檔案材料，極大地提升工作便捷性，方便用戶。在當今干部數(shù)量激增、人事信息龐大、人事調(diào)動頻繁、職務(wù)職級并行及專業(yè)技術(shù)職稱管理越來越精細化的時代背景下，電子檔案管理系統(tǒng)的快速提取信息能力特別重要，可以確保信息流通順暢，保證工作的持續(xù)性。電子化人事檔案管理系統(tǒng)的高速存取也表現(xiàn)為信息的交互性。當檔案工作人員和授權(quán)用戶查詢?nèi)耸聶n案信息后，該系統(tǒng)能夠提供相關(guān)聯(lián)的人事檔案材料信息，更高效地支撐人才選任工作。與此同時，電子人事檔案管理系統(tǒng)一般都配備了高效數(shù)據(jù)傳輸功能，以支持大容量檔案材料快速下載，對檔案材料查閱、協(xié)同工作有著十分重要的意義。但是，快速檢索及訪問也會帶來信息保密及安全保護問題，電子化管理系統(tǒng)能夠針對不同的訪問需求設(shè)定不同的訪問權(quán)限，即使有授權(quán)人員能夠查詢并利用具體人事檔案信息，也僅僅針對本次訪問需求，避免了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案借閱過程中的過度訪問問題。該權(quán)限管理不僅保護個人隱私，還能防止信息被非法復(fù)制與擴散，確保人事檔案資料的安全。

3.數(shù)據(jù)安全與備份

在人事檔案電子化管理進程中，保障數(shù)據(jù)安全和落實有效的備份機制非常關(guān)鍵。電子化人事檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)人事檔案相比，更容易遭受數(shù)據(jù)被泄露、破損或者遺失等危險。所以，采取一系列措施來確保檔案資料的安全可靠就成了促進人事檔案工作效率提高的重要手段。數(shù)據(jù)加密技術(shù)為電子人事檔案安全防護提供了基礎(chǔ)，在儲存及傳輸過程中加密人事檔案數(shù)據(jù)，防止非授權(quán)訪問及數(shù)據(jù)被泄露。另外，訪問控制機制加強了檔案資料的管理，只允許被授權(quán)用戶獲取具體人事檔案信息，有效保持人事檔案機密性與完整性，還可以執(zhí)行包括防火墻、入侵檢測系統(tǒng)及安全事件管理等多層次的安全策略，進一步確保人事檔案數(shù)據(jù)不受網(wǎng)絡(luò)攻擊。這一綜合安全防護是為了發(fā)現(xiàn)和制止多種安全威脅，保障人事檔案數(shù)據(jù)安全。數(shù)據(jù)備份對于預(yù)防電子化人事檔案數(shù)據(jù)丟失具有重要意義。通過定期將人事檔案數(shù)據(jù)備份在不同載體及地理位置，即使在系統(tǒng)崩潰或自然災(zāi)害等意外情況下都可以迅速開展數(shù)據(jù)恢復(fù)。備份策略一般由增量備份與全量備份兩部分組成，增量備份能夠縮短數(shù)據(jù)備份需要的時間與存儲空間，全量備份為數(shù)據(jù)備份提供完整副本。災(zāi)難恢復(fù)計劃對于人事檔案數(shù)據(jù)安全同樣至關(guān)重要。當出現(xiàn)災(zāi)害時能夠按照預(yù)設(shè)恢復(fù)計劃快速對數(shù)據(jù)及業(yè)務(wù)實行重構(gòu)和恢復(fù)，使損失降到最低。恢復(fù)計劃應(yīng)該包含詳細的操作步驟、責任分配、通信協(xié)議和測試計劃等內(nèi)容，以保證應(yīng)急情況下數(shù)據(jù)能夠得到有序和高效率的恢復(fù)。

三、人事檔案電子化管理對檔案管理工作效率的影響

1.提高檢索效率

人事檔案電子化管理系統(tǒng)實現(xiàn)了由傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案人工檢索向電子人事檔案系統(tǒng)檢索的轉(zhuǎn)換，大幅提高了檢索效率。在電子化管理系統(tǒng)下，經(jīng)過精準搜索，目錄高級過濾，索引查找等操作后，用戶可以快速定位需要的人事檔案。電子化檔案管理也支持多維度查詢?nèi)耸聶n案，包括根據(jù)時間線、個人資料或者其他有關(guān)屬性來檢索，這種靈活性極大地減少了尋找具體資料的時間。另外，電子化人事檔案系統(tǒng)中內(nèi)置智能化搜索算法，可以針對用戶查詢需求、檢索歷史等給出個性化搜索建議，從而進一步提高檢索速度。電子化人事檔案管理意味著能夠?qū)θ耸聶n案記錄開展數(shù)字化和集中管理數(shù)據(jù)，以擺脫物理空間的局限，電子化人事檔案具有可訪問性，極大地提高了工作人員對人事檔案材料檢索的速度，甚至當需要對海量人事檔案處理時，仍然可以保證高效地開展檔案管理工作。

2.保護紙質(zhì)檔案

電子化管理在提高人事檔案檢索效率的同時，還可以更好地保護紙質(zhì)檔案。隨著時間的不斷積累，人事檔案數(shù)量激增，對于物理空間的要求越來越高，存儲設(shè)施及管理成本也隨之水漲船高，每借閱一次都有可能對紙質(zhì)人事檔案造成不可挽回的損害，復(fù)制過程拆、折、印對紙質(zhì)人事檔案的破壞更是顯而易見的。通過數(shù)據(jù)成像及壓縮技術(shù)可以顯著降低紙質(zhì)人事檔案對存儲空間的要求，還能夠保存其完整性與可讀性。該存儲方式提高了空間利用率、降低了紙質(zhì)檔案維護成本。就備份而言，電子化管理系統(tǒng)能夠?qū)嵭凶詣踊瘋浞?，并能夠定時開展而不需要人為干預(yù)，既能保證數(shù)據(jù)及時更新，又能顯著降低因人為錯誤而造成數(shù)據(jù)丟失的風險。對電子人事檔案實行備份，即使出現(xiàn)硬件故障或者自然災(zāi)害時，人事檔案數(shù)據(jù)都能夠得到快速還原，保證了業(yè)務(wù)的連續(xù)性。另外，電子化管理使人事檔案遠程備份與信息同步成為可能，實現(xiàn)上級人事管理單位對下級人事檔案工作實行高效監(jiān)管，提高人才任選的時效性，并在保證人事檔案安全性與完整性的前提下，提高了處理各類突發(fā)事件時的靈活性。

3.提高人事檔案價值

人事檔案電子化管理對提高人事檔案的使用率起到了巨大的推動作用。通過電子化系統(tǒng)可以減少人事檔案的建立、接收、歸檔、查閱、借閱時間，為提高人事檔案的使用率奠定扎實基礎(chǔ)，并充分發(fā)揮人事檔案在政治審查、干部選任、人才引進、巡視巡察、紀檢監(jiān)察、公證訴訟等關(guān)鍵作用外，還為教育培訓、黨員管理、編史修志等提供幫助?？梢栽诒Ｕ先耸聶n案安全性和保密性的基礎(chǔ)上，探索組織、人力資源、財務(wù)、黨務(wù)、紀檢監(jiān)察、外事等各職能部門間的信息共享與協(xié)作，使跨部門和跨地域合作得以實現(xiàn)。電子化人事檔案管理系統(tǒng)在不拷貝和傳輸實體檔案材料的前提下，支持多用戶對相同人事檔案資料展開同步存取，顯著提高了檔案管理效率，尤其是大型企事業(yè)單位檔案管理人員之間的協(xié)作效率。通過權(quán)限設(shè)置能夠保證每一位檔案管理人員在不影響人事檔案安全保密的前提下，獲取所需資料，既簡化了工作流程又加強了團隊成員間的合作與溝通。另外，人事檔案電子化管理系統(tǒng)還支持版本控制、變更跟蹤等功能，即一切變更均記錄在案并保存起來，且不可更正和刪除，檔案管理人員能夠看到每一次變更的歷史記錄，保證人事檔案的真實性、連續(xù)性，確保人事檔案資料的準確性，減少誤解與沖突，為人事檔案管理提供可靠的環(huán)境。在電子化檔案管理系統(tǒng)的幫助下，人事檔案的利用變得越來越方便，簡化了過程，節(jié)約大量時間與資源，增加了工作靈活性與響應(yīng)速度，是“推動檔案工作走向依法治理、走向開放、走向現(xiàn)代化”的具體舉措。

四、結(jié)束語

人事檔案電子化管理是現(xiàn)代人事檔案管理發(fā)展的趨勢。其通過運用先進信息技術(shù)大幅提高人事檔案工作效率與質(zhì)量。電子化檔案管理系統(tǒng)在優(yōu)化工作流程、促進信息處理和檢索速度的同時，還通過加強數(shù)據(jù)保護措施來保證檔案信息的安全完整。隨著電子化檔案管理系統(tǒng)在人事檔案工作中的進一步運用，人事檔案工作在今后會變得更高效、更系統(tǒng)、更智能化，在強化人事管理和促進組織發(fā)展等方面會發(fā)揮關(guān)鍵作用。

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作者單位：山西工程科技職業(yè)大學作者簡介：吳迪（1988—），女，漢族，山西晉城人，本科，館員，研究方向：干部人事檔案。