摘 要：隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，為職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)提供了良好技術(shù)支持和保障。為更好地保管、開發(fā)和利用日益增長的職業(yè)院校檔案數(shù)據(jù)信息，滿足個(gè)性化、多樣化現(xiàn)實(shí)需要。急需建立專題檔案數(shù)據(jù)庫。本文簡要闡述了職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的思路和注意事項(xiàng)，并從調(diào)研檔案資源、選題、系統(tǒng)平臺(tái)搭建、采集數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)掛接存儲(chǔ)、發(fā)布信息等六個(gè)方面，提出了職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)基本環(huán)節(jié)及流程。最后，從目標(biāo)、原則及思路三個(gè)方面提出優(yōu)化職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，具有積極的現(xiàn)實(shí)指導(dǎo)意義。

關(guān)鍵詞：職業(yè)院校；專題檔案數(shù)據(jù)庫；可擴(kuò)展性

概述

職業(yè)院校檔案是日常教育教學(xué)、行政管理的重要?dú)v史記錄，也是教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。檔案具有存史資政育人功能[1]。專題檔案數(shù)據(jù)庫是以各類檔案信息為主要數(shù)據(jù)來源的專題數(shù)據(jù)庫[2]。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中把“專題目錄和數(shù)據(jù)庫”作為新時(shí)代新成就國家記憶工程的重要內(nèi)容，明確提出要“推動(dòng)重點(diǎn)地區(qū)、重點(diǎn)單位建設(shè)專題檔案數(shù)據(jù)庫”。職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫是以各類檔案信息為主要數(shù)據(jù)來源的專題數(shù)據(jù)庫，為進(jìn)一步提高職業(yè)院校檔案管理信息化水平，發(fā)揮檔案在職業(yè)院校教育教學(xué)、行政管理中的作用，需要細(xì)化職業(yè)院校檔案工作舉措，建設(shè)若干專題檔案數(shù)據(jù)庫，提供高質(zhì)量信息服務(wù)、滿足利用者的信息需求。

與傳統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)庫相比，專題檔案數(shù)據(jù)庫專題性特征更為鮮明，是將緊密關(guān)聯(lián)的檔案數(shù)據(jù)信息、多元類型的檔案數(shù)據(jù)，在同一平臺(tái)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理。據(jù)教育部發(fā)布的《全國教育事業(yè)發(fā)展統(tǒng)計(jì)公報(bào)》公布的數(shù)據(jù)顯示，2022年，我國中職學(xué)校7201所，中職在校生484.78萬人，較2021年減少0.86%。隨著職業(yè)院校教育教學(xué)的發(fā)展，在日常教學(xué)、管理及學(xué)生就業(yè)、實(shí)習(xí)過程中產(chǎn)生大量具有保存價(jià)值的檔案資料，將這些檔案資料按照相應(yīng)專題，建立若干專題檔案數(shù)據(jù)庫，是深入開發(fā)檔案信息資源、提高檔案信息檢索效率、滿足個(gè)性化檔案信息需求的迫切需要。近年來，廣東女子職業(yè)技術(shù)學(xué)院[3]、湖南城建職業(yè)技術(shù)學(xué)院[4]、南京交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院[5]等職業(yè)院校檔案館紛紛建立了相應(yīng)的專題檔案數(shù)據(jù)庫，為職業(yè)院校教育事業(yè)發(fā)展和檔案理論研究提供豐富的信息資源。

1 職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)思路

思路是行為的先導(dǎo)。職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的最終目的是方便利用檔案，深層次開發(fā)館藏資源，滿足職業(yè)院校教育教學(xué)和行政管理的實(shí)際需要。

1.1 選好專題

突出強(qiáng)調(diào)職業(yè)院校要加快推進(jìn)專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)步伐，根本原因是在信息技術(shù)應(yīng)用以及職業(yè)教育教學(xué)蓬勃發(fā)展大背景下，職業(yè)院校檔案數(shù)量和規(guī)模的不斷增長，為進(jìn)一步提升職業(yè)院校檔案管理質(zhì)量和效率，注重信息技術(shù)應(yīng)用，以滿足職業(yè)院校教學(xué)管理的需要。因此，選準(zhǔn)選好專題是前提。要立足“專題”這一關(guān)鍵詞，結(jié)合職業(yè)院校館藏檔案資源的特點(diǎn)和實(shí)際，深入調(diào)查研究，選準(zhǔn)選好“專題”，注重質(zhì)量控制等。通過統(tǒng)計(jì)職業(yè)院校檔案利用頻率的高低，確定成績數(shù)據(jù)庫、論文目錄數(shù)據(jù)庫、職業(yè)資格證書數(shù)據(jù)庫，等等。

1.2 突出專題

職業(yè)院校檔案館信息開發(fā)利用是否方便，在很大程度上取決于職業(yè)院校檔案所揭示的信息是否得到了詳細(xì)的描述。因此，職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫的建立，在選準(zhǔn)選好主題的基礎(chǔ)上，要進(jìn)一步圍繞主題做足文章。要把能夠反映主題的各種信息收集，并做好專題檔案數(shù)據(jù)著錄，同時(shí)也要做好檔案標(biāo)引工作，要能夠從顯性、隱性、個(gè)體、群體等多個(gè)方面和角度，突出專題。例如，成績數(shù)據(jù)庫既要有各個(gè)年級的學(xué)生成績，也要有各個(gè)時(shí)期的成績，要能夠全方位、多角度地反映“成績”專題檔案信息。

1.3 用好專題

職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)目的就是要能夠充分發(fā)揮專題的價(jià)值和功能。數(shù)據(jù)庫的建立、技術(shù)軟件的運(yùn)用、系統(tǒng)的開發(fā)都要圍繞實(shí)用性。例如，圍繞檔案檢索的便利化，要利用好數(shù)據(jù)庫的字段所揭示的信息為檢索點(diǎn)，便于后期在檔案專題數(shù)據(jù)庫中運(yùn)用“關(guān)鍵詞”等檢索和統(tǒng)計(jì)檔案專題信息內(nèi)容。

綜上，職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫作為一種具備檔案編研性質(zhì)的數(shù)據(jù)庫，應(yīng)將其建設(shè)成為具備查詢、檢索、統(tǒng)計(jì)等強(qiáng)大信息加工與處理能力；不斷拓寬多樣化專題形式，滿足不同信息利用主體信息需求；融合最新的互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等，使其具有快捷、準(zhǔn)確、高效利用的能力。

2 職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)注意事項(xiàng)

根據(jù)《福建省高等教育十年發(fā)展規(guī)劃（2021-2030）》規(guī)定，“十四五”時(shí)期，要加快構(gòu)建現(xiàn)代職業(yè)教育體系，大力培育職業(yè)化、專業(yè)化、新型實(shí)用型人才。職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，要緊緊圍繞職業(yè)教育事業(yè)發(fā)展的時(shí)代背景，注意一庫一主題，子數(shù)據(jù)庫要相互聯(lián)系成體系，要始終圍繞職業(yè)院校關(guān)注的熱難點(diǎn)，注重實(shí)用性，同時(shí)注重現(xiàn)代信息技術(shù)的應(yīng)用，使數(shù)據(jù)庫不斷更新完善。

2.1 主題明確不混雜

專題檔案數(shù)據(jù)庫首要突出專題，一庫一主題，不同主題的數(shù)據(jù)不混雜在同一數(shù)據(jù)庫中?！皩ｎ}性”也是職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫區(qū)別于其他普通檔案數(shù)據(jù)庫的根本之所在。建設(shè)專題檔案數(shù)據(jù)庫的目的就是要使其滿足師生用戶的某一專題或特定領(lǐng)域的信息需求。如職業(yè)院校檔案館職稱評定專題數(shù)據(jù)庫旨在為廣大教職工職稱評定提供服務(wù)。職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫要充分利用館藏檔案信息資源，突出職業(yè)院校自身教育教學(xué)和行政管理的系統(tǒng)特征，選好“專題”。

2.2 分外有合成系統(tǒng)

各子數(shù)據(jù)庫雖依專題而設(shè)，但不能隨機(jī)、隨性，不成體系。“系統(tǒng)性”是建立在“專題性”基礎(chǔ)上的系統(tǒng)，即職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)涵蓋日常教育教學(xué)、行政管理各個(gè)方面的檔案信息資源。因此，要從多方面、多層次、多角度地將檔案館中的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫中的相關(guān)“專題”檔案材料有效聚合起來。并結(jié)合具體檔案“專題”的定位以及該“子專題”中的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)劃分、存儲(chǔ)、利用。通過若干專題檔案數(shù)據(jù)信息，揭示專題檔案資料內(nèi)部的有機(jī)聯(lián)系，從而全面、系統(tǒng)地反映職業(yè)院校教學(xué)及管理。

2.3 關(guān)注熱難點(diǎn)、注重實(shí)用

實(shí)用是目的和要求。職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的最終目的在于發(fā)揮其專題檔案數(shù)據(jù)價(jià)值，為職業(yè)院校教育事業(yè)發(fā)展提供信息資源支持。因此，要始終以“實(shí)用”為引領(lǐng)，以滿足職業(yè)院校教育事業(yè)實(shí)際需要為目的。要緊緊圍繞職業(yè)院校教育事業(yè)關(guān)心關(guān)注、需要解決的難點(diǎn)、重點(diǎn)與熱點(diǎn)問題，將有限資源應(yīng)用于最有實(shí)用價(jià)值和潛在利用價(jià)值的專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。

2.4 適應(yīng)技術(shù)發(fā)展、保障可擴(kuò)展性

“可擴(kuò)展性”是滿足職業(yè)院校檔案事業(yè)和教育事業(yè)未來發(fā)展的現(xiàn)實(shí)需要，在技術(shù)、功能上予以支持和保障。這就要求在專題檔案數(shù)據(jù)庫技術(shù)方面要能兼容和獲取不同數(shù)據(jù)格式，同時(shí)要能夠適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，實(shí)現(xiàn)專題檔案數(shù)據(jù)庫的不斷升級和過渡，使整個(gè)專題檔案數(shù)據(jù)庫不斷健全和完善。

3 職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)基本環(huán)節(jié)及流程

從職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的思路和注意事項(xiàng)來看，應(yīng)按照“調(diào)研檔案資源→選題→系統(tǒng)平臺(tái)搭建→采集數(shù)據(jù)→數(shù)據(jù)掛接存儲(chǔ)→發(fā)布信息”環(huán)節(jié)和流程，建設(shè)好專題檔案數(shù)據(jù)庫。

第一步：調(diào)研檔案資源。以職業(yè)院校檔案館為主攻方向，深入做好檔案館藏資源的調(diào)查統(tǒng)計(jì)、檔案館檔案檢索利用的統(tǒng)計(jì)分析，全面掌握職業(yè)院校館藏檔案數(shù)量、規(guī)模、結(jié)構(gòu)及特點(diǎn)以及通過網(wǎng)絡(luò)等渠道搜集的專題信息資源。第二步：選題。選題是職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的首要環(huán)節(jié)，也是至關(guān)重要的基礎(chǔ)性工作。專題確定的質(zhì)量會(huì)直接影響到后期數(shù)據(jù)庫定位及選材取向。因此，是職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的核心和關(guān)鍵。需要事先結(jié)合職業(yè)院校館藏檔案資源以及現(xiàn)實(shí)需要，進(jìn)行認(rèn)真的需求分析和科學(xué)論證，確保選題要具有前瞻性、針對性和實(shí)用性。在此基礎(chǔ)上，安排專人負(fù)責(zé)大綱擬制，確定建設(shè)方案，成立領(lǐng)導(dǎo)小組，做好人員分工，構(gòu)建專題架構(gòu)，為檔案收集明確方向。第三步：系統(tǒng)平臺(tái)搭建。職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，需要搭建具體的系統(tǒng)平臺(tái)。平臺(tái)建設(shè)要涵蓋信息采集、信息加工、信息發(fā)布檢索和專題信息管理系統(tǒng)等，每一個(gè)系統(tǒng)下又由若干子系統(tǒng)構(gòu)成。例如專題信息采集系統(tǒng)由館藏檔案專題信息采集、數(shù)據(jù)庫專題信息采集、網(wǎng)絡(luò)專題信息采集等組成。平臺(tái)搭建要選用成熟技術(shù)，并要保證平臺(tái)系統(tǒng)的兼容性、可擴(kuò)展性和實(shí)用性。此外，專題數(shù)據(jù)庫要具備數(shù)據(jù)錄入、原文上傳、檔案檢索、WEB查詢、借閱授權(quán)等功能，并能支持TIF、AVI、MPEG、MP3等文檔格式。第四步：采集數(shù)據(jù)。系統(tǒng)平臺(tái)搭建完成后，要做好檔案數(shù)據(jù)信息的采集工作。職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)采集包括目錄數(shù)據(jù)采集和全文數(shù)據(jù)采集兩大類。其中，數(shù)據(jù)采集應(yīng)按照預(yù)先確定好的專題進(jìn)行。在采集數(shù)據(jù)之前，要做好業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓其了解數(shù)據(jù)采集的具體要求、范圍，要確保檔案數(shù)據(jù)采集的規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)及完整性。采集數(shù)據(jù)工作的質(zhì)量直接影響到后期專題檔案數(shù)據(jù)庫的利用效率。要按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，及時(shí)采集新增電子檔案信息，也要做好存量檔案數(shù)字化工作，根據(jù)專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)需要，對其進(jìn)行數(shù)字化加工。例如，數(shù)字化掃描紙質(zhì)檔案，翻拍照片，利用視音頻軟件進(jìn)行視頻、音頻的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。第五步：數(shù)據(jù)掛接存儲(chǔ)。在完成職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)采集后，還要按照主題將采集到的數(shù)據(jù)信息及時(shí)上傳至檔案數(shù)據(jù)庫中的各個(gè)專題，并對元數(shù)據(jù)信息進(jìn)行分類標(biāo)引，以便后期利用技術(shù)手段進(jìn)行系統(tǒng)內(nèi)的信息資源整合。為提高工作效率，系統(tǒng)平臺(tái)要實(shí)現(xiàn)批量條文目錄與批量全文掛接功能。第六步：發(fā)布信息。為提升職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫的利用效率，切實(shí)發(fā)揮專題檔案數(shù)據(jù)庫的價(jià)值功能，采取網(wǎng)站發(fā)布、系統(tǒng)查詢或在線展覽等方式，及時(shí)做好專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)信息發(fā)布工作，為廣大師生查詢、檢索和利用檔案提供便利。要保證專題檔案數(shù)據(jù)庫內(nèi)容的新穎、直觀、形象，使應(yīng)用平臺(tái)具有良好交互性，保持應(yīng)用平臺(tái)界面友好、檢索途徑多樣，易操作、讀取便捷等。

4 職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)優(yōu)化路徑

信息技術(shù)發(fā)展日新月異，職業(yè)教育事業(yè)的發(fā)展也是在不斷推陳出新。因此，職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)并不是一勞永逸的，還需要后期進(jìn)一步做好常態(tài)化的更新，重點(diǎn)需要圍繞專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)原則和建設(shè)思路，持續(xù)優(yōu)化，始終保持與職業(yè)院校教育事業(yè)改革發(fā)展以及信息技術(shù)發(fā)展保持相一致。

4.1 優(yōu)化目標(biāo)：立足檔案資源、用戶需求

職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)要立足職業(yè)院校館檔案資源以及廣大師生需求為目標(biāo)導(dǎo)向，守初心、擔(dān)使命。要按照檔案信息資源的最優(yōu)配置原則，實(shí)現(xiàn)職業(yè)院校專題檔案資源庫際間信息的自由流動(dòng)。以滿足用戶需求為中心的優(yōu)化價(jià)值導(dǎo)向。以“可用性”“用戶友好性”為原則，做好職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫的轉(zhuǎn)型升級，提升專題檔案數(shù)據(jù)庫與用戶需求間的動(dòng)態(tài)匹配。深化專題建設(shè)。要始終圍繞職業(yè)院校檔案資源，突出“專題”特點(diǎn)，優(yōu)化專題檔案數(shù)據(jù)信息的專業(yè)性、全面性和針對性。

4.2 優(yōu)化原則：注重兼容并蓄、講求實(shí)效

注重兼容并蓄，專題檔案數(shù)據(jù)庫優(yōu)化要立足“持續(xù)性”與“普適性”。要注重“實(shí)效”。為用戶提供更加專業(yè)性的專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)，在用戶與平臺(tái)間產(chǎn)生“帕累托最優(yōu)”協(xié)同績效，降低用戶在專題檔案數(shù)據(jù)庫服務(wù)過程的“機(jī)會(huì)成本”。滿足多元訴求。秉承“全面準(zhǔn)確”原則，樹立全周期理念優(yōu)化專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)專題檔案數(shù)據(jù)庫與其他檔案數(shù)據(jù)庫間的“統(tǒng)一調(diào)度”“合理調(diào)配”。

4.3 優(yōu)化思路：堅(jiān)持組織協(xié)同、標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同

加強(qiáng)職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)優(yōu)化的組織領(lǐng)導(dǎo)。要堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)協(xié)同原則，即優(yōu)化職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)要求，增強(qiáng)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的普適性，為專題檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)優(yōu)化提供統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)作為保障。

結(jié)語

近年來，隨著職業(yè)教育的快速發(fā)展，職業(yè)教育改革逐步走向深入，檔案在職業(yè)教育教學(xué)及管理中的作用日益顯現(xiàn)。大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、人工智能、數(shù)據(jù)庫以及多媒體技術(shù)在職業(yè)院校檔案管理中的應(yīng)用，深刻影響并改變著檔案管理的方式。新時(shí)代，做好職業(yè)院校檔案管理工作就是要認(rèn)真落實(shí)《檔案法》《檔案法實(shí)施條例》《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》，把“專題目錄和數(shù)據(jù)庫”作為新時(shí)代職業(yè)院校檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，抓緊抓實(shí)，抓出成效。職業(yè)院校專題檔案數(shù)據(jù)庫要立足院校自身實(shí)際，緊緊圍繞各類檔案信息資源，建立具體的專題數(shù)據(jù)庫，發(fā)揮檔案在職業(yè)院校教育教學(xué)、行政管理中的重要作用。要根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展以及管理思路及內(nèi)容的變化，持續(xù)做好專題檔案數(shù)據(jù)庫優(yōu)化工作，實(shí)現(xiàn)以檔案管理現(xiàn)代化服務(wù)保障職業(yè)教育教學(xué)管理現(xiàn)代化。

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作者簡介：葉幼霞（1988.6—），研究生學(xué)歷，福建省福州文教職業(yè)中專學(xué)校館員，主要從事學(xué)校檔案管理工作。