摘 要：《檔案法》實施為新時代高校檔案管理提供了有力的法治保障。本文以《檔案法》實施為研究背景，圍繞高校檔案管理數(shù)字化轉型，分析了數(shù)字化轉型的內涵及特點，并從政策支持、技術發(fā)展、現(xiàn)實需要三個方面提出了高校檔案管理數(shù)字化轉型的現(xiàn)狀背景，并從頂層規(guī)劃、技術人才、安全風險和標準規(guī)范四個方面探討了高校檔案管理數(shù)字化轉型面臨的突出現(xiàn)實問題，在此基礎上，有針對性地提出了高校檔案管理數(shù)字化轉型路徑，為順利推進高校檔案管理數(shù)字化轉型提供有力指導。

關鍵詞：檔案數(shù)字化；檔案管理；《檔案法》；轉型

新修訂的《檔案法》第五章專門規(guī)定了檔案信息化建設，明確提出國家鼓勵和支持“推進傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化”，要求積極做好電子檔案“四性”檢測，確?！皺n案數(shù)字資源安全保存和有效利用”?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中5次提及“檔案數(shù)字化”，明確提出要按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，加快檔案資源數(shù)字轉型，推進重要檔案數(shù)字化成果文字和語音識別；提出要加快推進檔案信息化建設再上新臺階，進一步融入數(shù)字中國建設；積極建立檔案數(shù)字治理新模式，創(chuàng)新檔案業(yè)務監(jiān)督指導方式；到2025年，檔案管理數(shù)字化水平得到提高，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉型。教育部于2022年發(fā)布的工作要點也明確提出要實施教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動，加快推進教育數(shù)字化轉型和智能升級。這些新要求、新規(guī)定為新時代高校檔案管理數(shù)字化轉型厘清了思路，指明了方向，明確了重點。

1 高校檔案管理數(shù)字化轉型的內涵特點

所謂“轉型”，即事物的結構形態(tài)、運轉模型和人們觀念的根本性轉變過程。高校檔案管理數(shù)字化轉型，即將傳統(tǒng)的檔案及其相關信息以電子化方式記錄、存儲、管理、利用的轉變過程，實現(xiàn)高校檔案信息電子化記錄、存儲，逐步建立高校以檔案數(shù)字資源為主導的檔案資源體系。高校檔案管理模式的數(shù)字化轉型，利用“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)管”手段，推動高校檔案監(jiān)管由事后邁向事前、事中、事后全流程監(jiān)管，提升高校檔案治理網(wǎng)絡化、智能化、精細化水平。高校檔案安全管理的數(shù)字化轉型，要健全檔案數(shù)字資源安全保密防護體系，積極推動檔案數(shù)字資源備份，保障數(shù)字檔案資源安全。與高校檔案傳統(tǒng)管理不同的是，數(shù)字化轉型具有顯著的優(yōu)勢和特點：第一，管理效率更快。高校檔案數(shù)字化管理轉型，借助計算機信息技術、數(shù)字技術，能夠快速、精準地檢索到所需的檔案資源，收集、查詢、整理效率都較傳統(tǒng)模式有了顯著提升。第二，管理空間更小。在傳統(tǒng)高校檔案管理模式下，大量紙質檔案、實物檔案等占據(jù)了大量存儲空間，對存儲場地環(huán)境要求滿足“八防”標準。數(shù)字化轉型，將原本紙質檔案、照片檔案等進行數(shù)字化存儲于計算機信息系統(tǒng)以及軟盤、光盤、磁盤等存儲介質，存儲空間顯著降低。第三，管理安全更高。高校管理數(shù)字化轉型，利用“互聯(lián)網(wǎng)+監(jiān)督”模式以及數(shù)據(jù)備份、信息加密、訪問權限控制等技術手段，使高校檔案管理的安全性更高，為深化高校教育事業(yè)改革發(fā)展提供有力支持。

2" 高校檔案管理數(shù)字化轉型的現(xiàn)狀背景

2.1 政策支持

2008年，《高等學校檔案管理辦法》提出要“加快高校數(shù)字檔案館（室）建設，保障檔案信息化建設與學校數(shù)字化校園建設同步進行”；2019年，《中國教育現(xiàn)代化2035》提出要統(tǒng)籌建設一體化智能教學、管理與服務平臺。2021年，《國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠景目標綱要》明確提出“加快數(shù)字化發(fā)展，建設數(shù)字中國”，將數(shù)字中國上升為國家戰(zhàn)略。2021年出臺的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出“到2025年，檔案工作基本實現(xiàn)數(shù)字轉型”，明確規(guī)定國家機關、央企、縣級以上綜合檔案館應達到的數(shù)字化率。2021年1月實施的新《檔案法》中明確規(guī)定了“檔案信息化建設”，并要求各級政府把檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，確保檔案數(shù)字資源安全和有效利用。2023年出臺的《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》進一步提出了“2522”布局。上述這些法律法規(guī)、政策措施的制定和實施，既肯定了檔案數(shù)字化服務經(jīng)濟社會發(fā)展大局的重要作用，也為推動高校檔案管理數(shù)字化轉型提供政策支撐。

2.2 技術發(fā)展

近年來，隨著信息技術、互聯(lián)網(wǎng)技術以及大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等先進技術的發(fā)展及其在高校檔案管理領域的廣泛應用，為高校檔案管理數(shù)字化轉型提供了有力的技術支持。應用掃描線性CCD技術，利用電荷耦合器件圖像傳感器CCD進行非接觸檔案掃描，可應用于高校館藏的重要古籍或其他重要檔案掃描；OCR光學識別技術可直接用以掃碼報刊、書籍、文稿、票據(jù)等，將文字轉化為圖像信息，并借助計算機輸入技術實現(xiàn)信息輸入輸出管理；縮微一體化數(shù)字技術，對高校館藏的紙質檔案進行一次信息采集，利用縮微一體化技術建立縮微影像和數(shù)字圖像關聯(lián)關系；數(shù)據(jù)庫技術，根據(jù)高校檔案數(shù)據(jù)結構特點，將其組織、存儲和管理，實現(xiàn)高校檔案信息持久化存儲、高效的數(shù)據(jù)訪問和管理。備份技術，利用備份系統(tǒng)實現(xiàn)高校檔案數(shù)據(jù)備份和恢復，防止檔案數(shù)據(jù)丟失，保障檔案信息安全。

2.3 現(xiàn)實需要

加快推進高校檔案管理數(shù)字化轉型也是高校檔案管理與高校教育事業(yè)改革發(fā)展的現(xiàn)實需要。從高校檔案管理的現(xiàn)實來看，2021年實施的《檔案法》以及2024年實施的《實施條例》均對檔案信息化建設做出了規(guī)定，這也從法律法規(guī)層面明確規(guī)定了新時代高校檔案信息化建設的約束性規(guī)定和要求，提出要采用先進技術，實現(xiàn)檔案管理的現(xiàn)代化；加強檔案信息化建設，提出把檔案信息化建設納入高校信息化建設規(guī)劃，將電子檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、教育教學管理系統(tǒng)、學生管理系統(tǒng)有機銜接。從高校教育事業(yè)改革發(fā)展的現(xiàn)實來看，高校檔案中的教學類檔案以及科研類檔案，能夠為新時代高校教育教學制度的改革以及科研發(fā)展提供重要經(jīng)驗參考；誕生于高校各個時期的出版物類檔案也是繁榮校園文化的重要載體。此外，智慧教育與數(shù)字化相融合與驅動，打通高校檔案數(shù)據(jù)流通壁壘，推進高校檔案數(shù)字資源共建共享、深度融合的現(xiàn)實需要。

3 高校檔案管理數(shù)字化轉型的主要問題

3.1 頂層規(guī)劃問題

重教育輕檔案的現(xiàn)象在各個高校都或多或少地存在。長期以來，由于高校檔案管理工作往往由高校檔案館（室）具體負責，使得高校檔案數(shù)字化轉型被視為高校檔案館（室）的職責。因此，從數(shù)字化轉型視角來看，高校檔案管理數(shù)字化轉型發(fā)展還缺少完善的頂層規(guī)劃，沒有把高校檔案管理數(shù)字化轉型納入全校信息化發(fā)展規(guī)劃。還存在高校檔案管理數(shù)字化制度標準滯后，數(shù)字化轉型所需的經(jīng)費、先進儀器設備保障不足。導致高校部門之間檔案數(shù)字化轉型進展不一致，無法形成工作合力，轉型進程滯后于高校檔案數(shù)字化管理的現(xiàn)實需要，數(shù)據(jù)治理的核心人才保證和能力支撐遠遠不足[1]。

3.2 技術人才問題

根據(jù)《2023年中國數(shù)字人才發(fā)展報告》公布的數(shù)據(jù)顯示，我國數(shù)字化轉型發(fā)展加速，各行各業(yè)數(shù)字化轉型浪潮迭起，但數(shù)字人才供給結構不平衡、供給不足，交叉領域復合型人才缺口較大；《2021年數(shù)字檔案管理人才發(fā)展狀況報告》公布的數(shù)據(jù)顯示，當前數(shù)字化檔案管理人才培養(yǎng)成本較高，人才缺乏。從歷年發(fā)布的數(shù)字檔案管理技術狀況分析報告來看，目前主要在技術兼容性、數(shù)據(jù)安全性和系統(tǒng)穩(wěn)定性方面難題亟待解決[2]。在高校檔案信息數(shù)字化轉型過程中，檔案管理系統(tǒng)穩(wěn)定性問題加劇檔案管理系統(tǒng)崩潰、數(shù)據(jù)丟失的風險；在數(shù)字化轉型過程中，涉及高校大量科研、人事等涉密數(shù)據(jù)信息，雖然采用了相應的加密技術，但安全風險依然存在。此外，高校檔案管理數(shù)字化轉型還存在著技術兼容性難題，不同類型、結構的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)因數(shù)據(jù)格式不一致、數(shù)據(jù)傳輸不暢等技術難題需要解決。

3.3 安全風險問題

《檔案法》中24次提及“安全”，檔案管理數(shù)字化轉型面臨著諸多的非傳統(tǒng)安全因素威脅。首先是安全風險意識轉型滯后。高校檔案管理者和一線檔案管理人員的數(shù)字化安全風險管控意識不足，缺乏檔案管理數(shù)字化監(jiān)管認識；未能結合移動互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，檔案管理數(shù)字化轉型中缺少必要的檔案安全保障體系，存在安全隱患[3]。其次是安全風險技術轉型滯后。高校檔案管理數(shù)字化轉型離不開先進的網(wǎng)絡安全技術、數(shù)據(jù)安全技術和保密技術等，安全風險防范技術更新迭代較快，由于缺乏復合型數(shù)字檔案管理人才以及必要的基礎設施投入等，使得高校檔案管理數(shù)字化轉型方面也面臨著安全風險技術轉型滯后難題。

3.4 標準規(guī)范問題

高校檔案管理數(shù)字化轉型需要完備的標準規(guī)范支持和保障，以實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)、技術的兼容性，打通高校各部門之間的數(shù)據(jù)信息壁壘，使不同系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)實現(xiàn)共建共享。《檔案法》第41條明確規(guī)定了“國家推進檔案信息資源共享服務平臺建設，推動檔案數(shù)字資源跨區(qū)域、跨部門共享利用”，這也為新時代高校檔案管理數(shù)字化轉型提出了新要求，即檔案管理標準規(guī)范的制定和實施要能夠有效滿足高校檔案管理數(shù)字化轉型發(fā)展的現(xiàn)實需要。高校檔案信息來源多樣，涉及不同文件格式，給數(shù)字化轉型帶來挑戰(zhàn)[4]。從當前高校檔案管理數(shù)字化轉型過程的現(xiàn)狀分析，主要存在著標準規(guī)范缺乏以及標準規(guī)范內容規(guī)定滯后于數(shù)字化轉型的現(xiàn)實需要。

4 《檔案法》實施背景下高校檔案管理數(shù)字化轉型路徑

新修訂的《檔案法》于2021年1月1日起正式實施，這是繼1996年、2016年之后的再次修正，也是修正內容最多、變化最大的一次，是適應新時代檔案管理信息化、數(shù)字化轉型發(fā)展的現(xiàn)實需要。在信息技術與教育教學深度融合的時代，高校檔案管理要積極探索和思考數(shù)字化全面深入推進檔案管理轉型路徑，為“全面推進教育數(shù)字化”戰(zhàn)略目標的實現(xiàn)提速增效[5]。

4.1 優(yōu)化數(shù)字化轉型頂層設計

認真貫徹落實《檔案法》《實施條例》，把法律法規(guī)的各項規(guī)定和要求落實到高校檔案管理數(shù)字化轉型發(fā)展的具體實踐。首先是堅持高校檔案數(shù)字化轉型政治方向。始終堅持黨對高校檔案工作的領導，堅持黨管檔案工作，切實擔負起“為黨管檔、為國守史、為民服務”的職責使命。要把檔案信息化、數(shù)字化轉型納入高校教育事業(yè)發(fā)展規(guī)劃布局，做好頂層規(guī)劃設計。其次是要成立高校檔案數(shù)字化轉型領導小組，組成檔案數(shù)字化轉型工作專班，不斷優(yōu)化和調整高校檔案管理組織架構，強化高校檔案數(shù)據(jù)跨部門流轉。最后是要出臺高校檔案數(shù)字化轉型發(fā)展短中長期規(guī)劃，把高校檔案數(shù)字化轉型階段性目標任務細化于具體規(guī)劃之中，并分步分類推動高校檔案數(shù)字化轉型。

4.2 實化數(shù)字化轉型關鍵環(huán)節(jié)

首先，要按照“增量電子化、存量數(shù)字化”原則，分布分類型做好存量檔案數(shù)字化，同時，也要穩(wěn)步推進增量電子化，不斷夯實高校檔案數(shù)字化轉型發(fā)展基礎。圍繞《高等學校檔案管理辦法》中高校檔案11種類型，分類分布分階段推動館藏高校檔案數(shù)字化。必要時可委托第三方參與，借助其專業(yè)技術，協(xié)助完成。其次，學習示范數(shù)字檔案館（室）建設經(jīng)驗。高校檔案管理數(shù)字化轉型可借鑒各地示范數(shù)字檔案館建設成功經(jīng)驗，圍繞基礎設施、系統(tǒng)功能、數(shù)字資源管理、保障措施及服務效能等方面，在人財物等方面給予支持。最后，健全檔案數(shù)字化轉型制度體系。在高校檔案管理數(shù)字化轉型過程中，同步推進檔案管理數(shù)字化制度體系建設，圍繞《檔案法》《實施條例》《數(shù)字檔案室建設指南》《數(shù)字檔案室建設評價辦法》等，進一步優(yōu)化高校檔案管理數(shù)字化轉型標準體系、制度基礎。

4.3 強化數(shù)字化轉型智力支撐

認真貫徹《中國教育現(xiàn)代化2035》《智慧校園總體規(guī)劃》，圍繞“智慧校園”建設，積極推動高校檔案管理數(shù)字化轉型，打造“一網(wǎng)通辦”信息平臺，打破數(shù)據(jù)孤島，促進高校檔案數(shù)據(jù)信息跨部門共享。培育復合型人才隊伍，人才資源始終是高校檔案管理數(shù)字化轉型的第一資源。根據(jù)《檔案法》中檔案信息化建設的相關規(guī)定，圍繞數(shù)字技術、網(wǎng)絡技術、信息安全技術等，通過選拔、培育、引進、繼續(xù)教育等多種途徑和形式，持續(xù)推進高校檔案人才隊伍建設。注重高校檔案管理數(shù)字化轉型技術選型、先進設備引進，要與既有系統(tǒng)（如教學管理系統(tǒng)、辦公應用系統(tǒng)等）進行數(shù)據(jù)交互、整合，確保信息的一致性與完整性。同時，要保證高校檔案管理數(shù)字化轉型系統(tǒng)功能的擴展性和可維護性，為轉型提供人才支持和技術支撐。

4.4 深化數(shù)字化轉型協(xié)同賦能

高校檔案管理數(shù)字化轉型是一項系統(tǒng)性工程，既需要各部門的支持與配合，也需要通過轉型賦能教育教學改革發(fā)展。也要與高校教育事業(yè)改革發(fā)展有機結合起來，通過轉型賦能高教改革，發(fā)揮檔案管理現(xiàn)實價值與功能。例如，與高校網(wǎng)絡信息部門協(xié)同聯(lián)動，為高校檔案管理提供專業(yè)數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)加密、元數(shù)據(jù)處理等關鍵技術支持和保障。擴大高校檔案管理數(shù)字化應用渠道，將高校檔案管理系統(tǒng)平臺與校園網(wǎng)、辦公OA系統(tǒng)有機結合起來，實現(xiàn)館藏檔案資源共建共享，通過技術賦能，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息在高?？绮块T與跨學院間的互通，發(fā)揮檔案數(shù)字資源的聚合效應，助力教育事業(yè)高質量發(fā)展。

參考文獻

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[3]楊曉文.高職院校檔案管理數(shù)字化轉型升級路徑研究[J]江西電力職業(yè)技術學院學報，2021（1）：49-50.

[4]劉夢潔.大數(shù)據(jù)時代檔案數(shù)字化轉型的思考[J]辦公室業(yè)務，2022（20）：186-187.

[5]陳瑾.高校檔案管理數(shù)字化轉型優(yōu)化路徑探析[J]蘭臺內外，2023（19）：25-27.

作者簡介：劉子琳（1997.11—），苗族，碩士學位，上海大學文化遺產與信息管理學院講師，主要從事檔案信息化建設研究。