摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展與科學(xué)技術(shù)水平的不斷提升，互聯(lián)網(wǎng)與信息化技術(shù)逐漸普及，各行各業(yè)的信息管理工作也由線下轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上，為相關(guān)工作及業(yè)務(wù)流程帶來(lái)較大便利。在檔案領(lǐng)域，隨著信息化、現(xiàn)代化與自動(dòng)化管理模式的應(yīng)用，做到科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化已成為各級(jí)檔案部門必須面對(duì)的問(wèn)題。本文以現(xiàn)代化發(fā)展模式下事業(yè)單位檔案信息化創(chuàng)新策略為題，從思想水平、管理水平、隊(duì)伍水平、信息化水平等方面分析普遍存在的問(wèn)題及優(yōu)化路徑，進(jìn)而全面提高檔案管理水平，推進(jìn)檔案事業(yè)信息化建設(shè)落地落實(shí)。

關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；事業(yè)單位；檔案信息化

目前，我國(guó)各類事業(yè)單位在經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)各項(xiàng)民生服務(wù)中占有重要地位。檔案作為記載各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的最原始文件，具有較強(qiáng)的參考價(jià)值與法律效力，對(duì)進(jìn)一步夯實(shí)業(yè)務(wù)基礎(chǔ)、提高服務(wù)水平、優(yōu)化發(fā)展路徑具有重要意義。在新時(shí)代大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理模式逐漸向信息化、智能化轉(zhuǎn)變，利用數(shù)據(jù)挖掘、主動(dòng)推送等技術(shù)實(shí)現(xiàn)海量檔案數(shù)據(jù)資料的充分利用，可全面推動(dòng)檔案工作走向更高效、更便捷、更智能與更安全，從而推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理向更高水平發(fā)展。

1 現(xiàn)代化發(fā)展模式下事業(yè)單位檔案信息化綜述

在政策支持與技術(shù)支撐的前提下，信息技術(shù)得以不斷發(fā)展且逐漸應(yīng)用到檔案管理工作中。檔案管理工作已由傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾?，通過(guò)數(shù)字化、信息化技術(shù)對(duì)檔案的收集整理、分類著錄、加工利用實(shí)現(xiàn)在線管理、安全存儲(chǔ)、廣泛共享，將檔案保管水平提升至新高度，滿足時(shí)代發(fā)展需求的同時(shí)也在一定程度上提高了社會(huì)滿意度。

1.1 發(fā)展背景及時(shí)代特征

1.1.1在政策方面?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》對(duì)“數(shù)字轉(zhuǎn)型”“檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型”提出明確要求，2023年國(guó)家出臺(tái)的《數(shù)字中國(guó)建設(shè)整體布局規(guī)劃》明確提出要夯實(shí)“數(shù)字基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)”與“數(shù)據(jù)資源體系”兩大基礎(chǔ)。這為事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)發(fā)展指明了方向，奠定了方法路徑，營(yíng)造了良好的發(fā)展氛圍，也在一定程度上為各級(jí)檔案管理部門加快檔案信息化提供了動(dòng)力和壓力。

1.1.2在技術(shù)方面。隨著大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)、人工智能等技術(shù)的不斷發(fā)展與各行各業(yè)的深入應(yīng)用，機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位步入信息化時(shí)代，形成了“無(wú)紙化辦公”“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的管理模式。檔案行業(yè)徹底改變了傳統(tǒng)管理模式，檔案工作者可利用新思路、新手段、新技術(shù)的創(chuàng)新工作模式，升級(jí)業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)檔案資源線上的高效管理和廣泛應(yīng)用，真正做到了將“死檔案”變?yōu)椤盎钚畔ⅰ?。不僅最大程度地挖掘利用檔案資源的潛在價(jià)值，而且進(jìn)一步提升了檔案管理部門的社會(huì)影響力與群眾滿意度。

1.2 事業(yè)單位檔案信息化建設(shè)的必要性及意義

1.2.1提高工作效率。在傳統(tǒng)的工作模式下，檔案以紙質(zhì)形態(tài)歸入庫(kù)房保管，日常查詢利用則由工作人員手動(dòng)翻閱，常態(tài)化的檔案整理、分類、著錄等工作都需人工操作。在這種形態(tài)下，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，還容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至?xí)?dǎo)致文件損毀、資料丟失等不可逆的傷害。檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)，使得事業(yè)單位能夠進(jìn)行在線化電子檔案收集、自動(dòng)化分類著錄與安全化保管利用，工作人員通過(guò)外包服務(wù)公司將檔案紙質(zhì)文件進(jìn)行數(shù)字化加工并上傳至系統(tǒng)平臺(tái)，可自動(dòng)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行全面梳理，及時(shí)剔除重復(fù)文件，大大減輕了人工負(fù)擔(dān)[1]。

1.2.2提高安全水平。過(guò)去存放在庫(kù)房多年的紙質(zhì)檔案，極易因風(fēng)化、蟲蛀、潮濕、腐化等因素造成紙張受損破裂，同時(shí)在過(guò)去的利用過(guò)程中容易因人工失誤造成檔案數(shù)據(jù)資料的丟失、濫用和被泄露，大大提升了檔案信息非法獲取的風(fēng)險(xiǎn)。檔案管理的信息化與電子化，加之強(qiáng)大的數(shù)據(jù)安全技術(shù)，可使檔案數(shù)據(jù)在存儲(chǔ)與利用過(guò)程中得到充分保護(hù)，減少了因外部風(fēng)險(xiǎn)造成的損失。

1.2.3促進(jìn)協(xié)作共享。利用大數(shù)據(jù)與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，建立跨區(qū)域、跨部門、跨單位的檔案信息共享平臺(tái)，可將各級(jí)檔案部門進(jìn)行有效連接、高效共享，加強(qiáng)部門間的交流合作，從而實(shí)現(xiàn)共贏發(fā)展。

2 現(xiàn)代化發(fā)展模式下事業(yè)單位檔案信息化創(chuàng)新面臨的問(wèn)題與挑戰(zhàn)

2.1 創(chuàng)新意識(shí)不到位

2.1.1重視程度不夠。盡管社會(huì)各界對(duì)于檔案工作的關(guān)注度有些許提升，但是由于接觸較少、宣傳較少，使得大多數(shù)部門領(lǐng)導(dǎo)及管理員對(duì)檔案工作的認(rèn)知存在偏差，“檔案邊緣化”的情形依然普遍存在，認(rèn)為檔案管理僅僅是將各種規(guī)章制度、紅頭文件、活動(dòng)記錄按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)保存至庫(kù)房不丟失即可，無(wú)需進(jìn)行下一步投入，使得最終在政策支持及財(cái)政支持等方面嚴(yán)重后勁不足，在一定程度上制約了整體事業(yè)的發(fā)展。

2.1.2思想觀念滯后。在過(guò)去，各事業(yè)單位的檔案管理模式為手動(dòng)操作、紙質(zhì)存儲(chǔ)的“櫥子、柜子、盒子”時(shí)代，工作人員長(zhǎng)期以來(lái)習(xí)慣于傳統(tǒng)的管理方式，導(dǎo)致出現(xiàn)慣性思維，對(duì)現(xiàn)代化與信息化建設(shè)具有抵觸情緒，難以適應(yīng)新的工作環(huán)境與管理流程，甚至對(duì)于新技術(shù)的應(yīng)用和新思想的轉(zhuǎn)變抱有懷疑態(tài)度，影響了信息化建設(shè)的推進(jìn)速度和效果。

2.2 管理體系不健全

目前，雖然我國(guó)制定了檔案行業(yè)的法律法規(guī)，并在宏觀方面提出了各種要求，但是部分單位沒有結(jié)合自身工作情況制定適合自身發(fā)展的管理制度，導(dǎo)致管理體系與實(shí)際工作相脫節(jié)，對(duì)業(yè)務(wù)開展的覆蓋不全面，容易出現(xiàn)檔案收集不齊全、整理不規(guī)范、信息化管理不科學(xué)、共建共享有風(fēng)險(xiǎn)等問(wèn)題，嚴(yán)重影響檔案管理工作效率[2]。

2.3 人員素質(zhì)不專業(yè)

2.3.1招聘力度不夠。大多事業(yè)單位對(duì)于檔案管理崗位的人才引進(jìn)與對(duì)外人才選拔工作開展較少，即使開展也因崗位流動(dòng)性較大轉(zhuǎn)移至其他崗位，使得技術(shù)人才的數(shù)量不能夠適應(yīng)當(dāng)代信息化發(fā)展的步伐，造成檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)進(jìn)程緩慢。

2.3.2后期培養(yǎng)力度不夠。檔案的信息化工作是一個(gè)與時(shí)俱進(jìn)的過(guò)程，在相關(guān)項(xiàng)目開展過(guò)程中需要對(duì)員工進(jìn)行及時(shí)培訓(xùn)。但是目前大多單位，尤其是基層部門對(duì)檔案管理人員的繼續(xù)教育關(guān)注度不夠，沒有形成常態(tài)化培訓(xùn)機(jī)制，沒有搭建良好的成長(zhǎng)平臺(tái)，使得檔案管理人員的綜合水平長(zhǎng)期處于較為初級(jí)狀態(tài)，無(wú)法熟練運(yùn)用各類現(xiàn)代信息技術(shù)高效開展檔案管理工作，嚴(yán)重影響整體進(jìn)程[3]。

2.4 平臺(tái)建設(shè)不先進(jìn)

大多數(shù)事業(yè)單位尚未充分利用現(xiàn)代化技術(shù)手段進(jìn)行檔案管理，仍然采用傳統(tǒng)的手工操作模式，整體上仍然存在基礎(chǔ)設(shè)施不全、技術(shù)應(yīng)用不到位等問(wèn)題。

2.4.1基礎(chǔ)設(shè)備陳舊。部分事業(yè)單位僅僅建立了檔案室，沒有配備關(guān)鍵的信息技術(shù)基礎(chǔ)設(shè)施，使得相關(guān)信息化建設(shè)無(wú)從開展。即使建立機(jī)房及數(shù)字檔案室，也因更新升級(jí)力度不夠、日常運(yùn)維有缺陷等弊端導(dǎo)致檔案管理工作信息化發(fā)展緩慢。

2.4.2信息化程度低。在現(xiàn)代化發(fā)展模式下，最為關(guān)鍵的是利用大數(shù)據(jù)及云技術(shù)實(shí)現(xiàn)信息的高速檢索與共享利用，但是目前，檔案行業(yè)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源單套制智慧化管理的典型案例較少，技術(shù)應(yīng)用存在滯后性，系統(tǒng)的性能和響應(yīng)速度不達(dá)標(biāo)，功能不完善，數(shù)據(jù)傳輸不順暢，影響了檔案共享的效率，還可能對(duì)信息的完整性和可訪問(wèn)性造成威脅。

3 現(xiàn)代化發(fā)展模式下事業(yè)單位檔案信息化創(chuàng)新優(yōu)化路徑

面對(duì)上述問(wèn)題，各級(jí)檔案管理部門領(lǐng)導(dǎo)者及一線工作人員必須首先做到轉(zhuǎn)變思想意識(shí)。充分認(rèn)識(shí)到傳統(tǒng)管理模式下大量重復(fù)性、單一性工作的弊端及影響，在內(nèi)心可信息化發(fā)展模式，建立其科學(xué)規(guī)范的檔案管理體系，進(jìn)一步統(tǒng)一優(yōu)化檔案管理工作流程、工作內(nèi)容、方式方法，在事業(yè)單位收集整理、歸檔利用、共建共享等方面做到提質(zhì)增效，從而有序推進(jìn)新時(shí)代的檔案管理工作。

3.1 加大宣傳力度，培養(yǎng)信息化意識(shí)

3.1.1加強(qiáng)檔案認(rèn)知。注重宣傳效果的提升，各事業(yè)單位可充分利用融媒體技術(shù)，利用多元化的宣傳手段，提高部門及社會(huì)對(duì)檔案工作的了解與關(guān)注度，針對(duì)不同人群選擇合適的宣傳途徑。例如，可利用某博、某信公眾平臺(tái)、某音、視頻號(hào)等方式，對(duì)不同部門、不同類型的檔案進(jìn)行分類宣傳引導(dǎo)以強(qiáng)化宣傳效果，將檔案信息化事業(yè)的政策環(huán)境、文化價(jià)值、整體走向、創(chuàng)新案例、面臨問(wèn)題及優(yōu)化策略進(jìn)行解釋和推廣，讓更多人了解檔案、支持檔案，為檔案信息化事業(yè)的發(fā)展?fàn)I造良好的氛圍。

3.1.2引領(lǐng)思維轉(zhuǎn)變。各級(jí)事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)者及管理人員要樹立以大數(shù)據(jù)信息化為基礎(chǔ)的檔案管理理念。通過(guò)行業(yè)調(diào)研與理論學(xué)習(xí)，深刻認(rèn)識(shí)和把握現(xiàn)代化檔案事業(yè)發(fā)展特征，緊跟時(shí)代潮流，加大數(shù)據(jù)挖掘和拓展服務(wù)廣度，創(chuàng)新管理思維和重視先進(jìn)技術(shù)的引進(jìn)，推動(dòng)檔案工作由“管理型”變?yōu)椤胺?wù)型”。在政策制度、財(cái)政資金、人力資源等方面給予大力支撐，開發(fā)檔案管理的信息服務(wù)職能，進(jìn)而提高事業(yè)單位的社會(huì)形象[4]。

3.2 制定標(biāo)準(zhǔn)制度，完善科學(xué)化體系

3.2.1建立集中化組織體系。明確檔案工作主體責(zé)任制，可建立由分管領(lǐng)導(dǎo)為組長(zhǎng)、檔案室負(fù)責(zé)同志為副組長(zhǎng)，其他業(yè)務(wù)部門檔案負(fù)責(zé)人為組員的領(lǐng)導(dǎo)小組，細(xì)化業(yè)務(wù)分工，在事業(yè)單位內(nèi)部構(gòu)建全員參與格局。

3.2.2建立科學(xué)化制度體系。領(lǐng)導(dǎo)小組要按照《中華人民共和國(guó)檔案法》及《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》的要求，圍繞檔案治理體系建設(shè)、數(shù)字檔案資源建設(shè)、檔案安全體系建設(shè)、檔案利用體系建設(shè)等方面制定規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的實(shí)施規(guī)定、實(shí)施方案與實(shí)施細(xì)則等指導(dǎo)性、約束性文件，從而在檔案收集管理、分類著錄、信息共享、合理存儲(chǔ)、安全利用等方面做到有章可循、有法可依，不斷提高依法治檔水平，實(shí)現(xiàn)常態(tài)化發(fā)展。

3.3 著力素質(zhì)培養(yǎng)，打造高水平團(tuán)隊(duì)

在新形勢(shì)下，檔案管理行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力不斷增大，提升人員綜合素質(zhì)、夯實(shí)檔案管理理論基礎(chǔ)、全面打造專業(yè)水平高、業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、實(shí)操技術(shù)硬的干部隊(duì)伍已成為各部門單位的重點(diǎn)工作。

3.3.1大力引才。部門領(lǐng)導(dǎo)者及人力資源部門應(yīng)全面分析本單位崗位漏洞缺口，面向社會(huì)定期開展招聘、考選、遴選、借調(diào)等工作或者與當(dāng)?shù)馗咝：炗喡?lián)合培養(yǎng)方案，定向選拔可將現(xiàn)代檔案管理工作與信息化技術(shù)相結(jié)合的高素質(zhì)復(fù)合型人才，在選聘環(huán)節(jié)中應(yīng)注重對(duì)人才的全面評(píng)估，提高針對(duì)性與適用性，不斷為檔案事業(yè)注入新的活力。

3.3.2著力育才。各部門單位要時(shí)刻關(guān)注檔案信息化工作的最新動(dòng)態(tài)和前沿典型案例，常態(tài)化開展理論研學(xué)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)、專家授課、技能比武、外出參觀等培訓(xùn)活動(dòng)，持續(xù)優(yōu)化全體檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力結(jié)構(gòu)，不斷提升創(chuàng)新意識(shí)、服務(wù)意識(shí)，養(yǎng)成規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)化工作習(xí)慣，從而推進(jìn)檔案事業(yè)的長(zhǎng)效化運(yùn)作[5]。

3.4 搭建專業(yè)平臺(tái)，促進(jìn)共享化服務(wù)

3.4.1完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施。各個(gè)事業(yè)單位要提高檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)及創(chuàng)新性改革發(fā)展的重要性，申請(qǐng)撥付專項(xiàng)資金用于服務(wù)器、存儲(chǔ)器、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、安全設(shè)備的采購(gòu)，并用于開發(fā)科學(xué)合理的檔案管理系統(tǒng)。要做好軟硬件升級(jí)和日常的運(yùn)行維護(hù)工作，維持檔案管理技術(shù)、模式與方法的先進(jìn)性，保障檔案管理業(yè)務(wù)全流程順暢的同時(shí)也為業(yè)務(wù)發(fā)展提供良好的運(yùn)行環(huán)境。

3.4.2引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)。檔案主管部門及相關(guān)單位要以“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”為基礎(chǔ)，充分應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)、操作系統(tǒng)技術(shù)、云計(jì)算與數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)，在當(dāng)?shù)亟⒁?guī)范化、共享化電子檔案管理平臺(tái)，不斷完善系統(tǒng)功能，搭建檔案數(shù)字資源傳輸通道，促進(jìn)各部門單位上下聯(lián)動(dòng)、互聯(lián)互通、協(xié)同發(fā)展，打通社會(huì)服務(wù)全鏈條[6]。

3.4.3保障安全發(fā)展。在檔案管理及共建共享過(guò)程中，要采用數(shù)字簽章、數(shù)據(jù)加密、身份識(shí)別、權(quán)限設(shè)置等技術(shù)手段，加強(qiáng)對(duì)各事業(yè)單位信息傳輸接口的管理，著力增強(qiáng)業(yè)務(wù)全流程的安全保護(hù)工作，最大限度地保障檔案數(shù)據(jù)的真實(shí)性與完整性。

結(jié)語(yǔ)

綜上所述，在現(xiàn)代化與信息化發(fā)展的模式下，事業(yè)單位對(duì)科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用所產(chǎn)生的作用價(jià)值較為突出，檔案管理的各項(xiàng)流程得以提升，不僅全面彰顯了檔案資源的潛在價(jià)值，而且在一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案工作實(shí)際產(chǎn)生效益的最大化。這就需要相關(guān)部門堅(jiān)決拋棄過(guò)去陳腐的管理思想，增強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新性與積極性，搭建完整的檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)，監(jiān)督完善檔案信息化建設(shè)的實(shí)施，加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)整體布局進(jìn)程，從而推動(dòng)檔案事業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級(jí)實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

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作者簡(jiǎn)介：劉曉蕾（1982—），大學(xué)學(xué)歷，山東省德州市公路事業(yè)發(fā)展中心樂陵市分中心館員，從事檔案管理工作。