摘 要：高校作為知識密集型組織，科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)是其重要的知識資產(chǎn)和戰(zhàn)略資源。然而，隨著科研活動的頻繁進(jìn)行和數(shù)據(jù)量的快速增長，傳統(tǒng)的管理方式已無法滿足當(dāng)前的管理需求。本文從分析高?？蒲袡n案和科學(xué)數(shù)據(jù)管理的現(xiàn)狀和問題出發(fā)，基于協(xié)同治理理論，構(gòu)建高校科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)協(xié)同治理的理論框架，并提出相應(yīng)的機(jī)制設(shè)計與實施路徑，為高?？蒲袡n案與科學(xué)數(shù)據(jù)協(xié)同治理提供理論支持與可參考的實踐策略。

關(guān)鍵詞：科研檔案；科學(xué)數(shù)據(jù)；協(xié)同治理；對策

基金項目：本文系2023年海南省高等學(xué)?？茖W(xué)研究項目“區(qū)塊鏈賦能高校數(shù)字檔案管理的實施模式與路徑研究”（Hnky2023-14）的階段性成果。

《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》提出要“圍繞創(chuàng)新驅(qū)動發(fā)展戰(zhàn)略，強(qiáng)化財政資金支持科研項目檔案工作監(jiān)管，大力推動科學(xué)數(shù)據(jù)與科研檔案協(xié)同管理?！蹦壳?，我國各級政府正積極構(gòu)建數(shù)據(jù)管理體系，不斷完善數(shù)據(jù)管理相關(guān)的制度與規(guī)范。高校作為知識密集型組織，不僅是科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)資源的重要提供者，更以其小而全的行政部門設(shè)置，構(gòu)筑一個獨(dú)立且完整的組織體系。這一體系為構(gòu)建與之相匹配的治理體系提供可行的基礎(chǔ)條件。因此，為了推動高校科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)管理的協(xié)同發(fā)展，有效地整合業(yè)務(wù)、資源、服務(wù)、技術(shù)和系統(tǒng)等關(guān)鍵要素，需重新審視并優(yōu)化各利益相關(guān)主體間的互動關(guān)系，構(gòu)建一個權(quán)責(zé)分明、利益共享、相互依存的協(xié)作模式。

1 科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)的內(nèi)涵

1.1 科研檔案

《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定》明確科研檔案是“科研項目在立項論證、研究實施及過程管理、結(jié)題驗收及績效評價、成果管理等過程中形成的具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、圖像、音頻、視頻等各種形式和載體的文件材料以及標(biāo)本、樣本等實物?？蒲袡n案歸檔范圍包括立項論證階段的可行性研究報告，研究實施及過程管理階段的科學(xué)數(shù)據(jù)，中期等階段執(zhí)行進(jìn)展情況報告、總結(jié)報告，成果管理階段的技術(shù)報告、研究報告、科技報告” 。

1.2 科學(xué)數(shù)據(jù)

國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《科學(xué)數(shù)據(jù)管理辦法》明確“科學(xué)數(shù)據(jù)主要包括在自然科學(xué)、工程技術(shù)科學(xué)等領(lǐng)域，通過基礎(chǔ)研究、應(yīng)用研究、試驗開發(fā)等產(chǎn)生的數(shù)據(jù)以及通過觀測監(jiān)測、考察調(diào)查、檢驗檢測等方式取得并用于科學(xué)研究活動的原始數(shù)據(jù)及其衍生數(shù)據(jù)”。

1.3 相互關(guān)系

從檔案管理角度出發(fā)，科研檔案以科研項目為來源，涵蓋項目所有材料以及項目研究期間產(chǎn)生的科學(xué)數(shù)據(jù)。從科學(xué)數(shù)據(jù)管理角度出發(fā)，“科學(xué)數(shù)據(jù)從來源領(lǐng)域上包括自然科學(xué)、工程技術(shù)科學(xué)、社會科學(xué)等領(lǐng)域以及各領(lǐng)域下不同的學(xué)科方向；從來源渠道上可分為項目產(chǎn)生的數(shù)據(jù)、長期采集數(shù)據(jù)、相關(guān)產(chǎn)/行業(yè)數(shù)據(jù)、政務(wù)數(shù)據(jù)等；從來源主體上包括研究機(jī)構(gòu)、高校、企業(yè)、政府和重大科學(xué)基礎(chǔ)設(shè)施等”。[1]

在目標(biāo)理念方面，科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)保持一致；而在業(yè)務(wù)內(nèi)容層面，兩者則呈現(xiàn)出交叉性與互補(bǔ)性的特點(diǎn)。隨著科研檔案數(shù)字化進(jìn)程的加速，檔案中的科學(xué)數(shù)據(jù)量不斷增長，同時，科學(xué)研究行為直接產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量也在大幅提升。在實際的管理工作中，一個部門往往難以完全覆蓋所有的管理流程。為了確?？蒲袡n案與科學(xué)數(shù)據(jù)的有效管理，需要多個部門協(xié)同合作，共同承擔(dān)管理責(zé)任。

2 高?？蒲袡n案和科學(xué)數(shù)據(jù)管理存在的問題分析

2.1 高校科研數(shù)據(jù)管理職能部門的缺失

數(shù)據(jù)作為當(dāng)今時代的重要資源，高校在這一領(lǐng)域的進(jìn)展卻顯得相對滯后，尚未形成專門的數(shù)據(jù)管理部門體系?？茖W(xué)數(shù)據(jù)的管理顯得尤為薄弱，數(shù)據(jù)大多處于無序狀態(tài)。盡管部分科研項目的結(jié)題明確要求以數(shù)據(jù)匯集為前提，但仍有大量科學(xué)數(shù)據(jù)分散在科研管理部門、項目組及科研人員等多個環(huán)節(jié)，這無疑對科學(xué)數(shù)據(jù)的有效管理和利用造成了嚴(yán)重阻礙。建立專門的科研數(shù)據(jù)管理職能部門顯得尤為重要。這將有助于統(tǒng)一數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)、優(yōu)化數(shù)據(jù)管理流程、加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全保護(hù)，并為科研人員提供更加便捷、高效的數(shù)據(jù)支持。

2.2 科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)管理相互割裂

檔案部門和數(shù)據(jù)管理部門的職能運(yùn)作高度依賴于內(nèi)部結(jié)構(gòu)的完整性和資源體系的完備性，但它們并非資源的直接生成者或使用者。因此，任何一個部門都無法實現(xiàn)對所有科學(xué)數(shù)據(jù)管理的全面覆蓋。這導(dǎo)致部門間必然存在著競爭關(guān)系，若未能清晰界定資源的范圍及其相互關(guān)系，部門間的隔閡將難以避免?！氨M管數(shù)據(jù)管理部門設(shè)立的主要目的之一是為了打破‘信息孤島’、消除‘信息煙囪’、促進(jìn)信息共享，但從傳統(tǒng)的檔案部門與新型的數(shù)據(jù)管理部門之間的職能關(guān)系看，可能會導(dǎo)致檔案館館藏歷史信息和政務(wù)部門現(xiàn)行信息相分割的兩個新的‘信息孤島’。” [2]

3 協(xié)同治理視角下的科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)治理

協(xié)同治理理論為高?？蒲袡n案與科學(xué)數(shù)據(jù)的整合、共享和利用提供了理論支撐?！皡f(xié)同治理是指由共同目標(biāo)驅(qū)動的多方主體（包括政府機(jī)構(gòu)、社會組織、公民個人、市場等），為了緩沖調(diào)和彼此之間相互沖突的矛盾或利益，在外部人力資源或網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，高效、一致、和諧地管理某方面公共事務(wù)， 以達(dá)成主體間共同利益最大化的過程?！盵3]協(xié)同治理作為一種強(qiáng)調(diào)多元主體間合作與協(xié)調(diào)以實現(xiàn)共同目標(biāo)的理論框架，對于高?？蒲袡n案與科學(xué)數(shù)據(jù)治理尤其適用。

3.1 數(shù)據(jù)推動

科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)協(xié)同治理的核心是數(shù)據(jù)部分，其中包括科研項目檔案數(shù)據(jù)化后的資源，科研項目中的科學(xué)數(shù)據(jù)以及科研活動中直接產(chǎn)生的數(shù)據(jù)等。整個治理體系圍繞如何治理好數(shù)據(jù)開展。例如，制度層面跨部門共同制定數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)共享政策、數(shù)據(jù)安全規(guī)范，業(yè)務(wù)層面跨部門實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接、共享，技術(shù)層面保障數(shù)據(jù)傳輸安全共享，服務(wù)層面實現(xiàn)數(shù)據(jù)便捷利用等。

3.2 技術(shù)賦能

信息技術(shù)的迅速發(fā)展推動了數(shù)據(jù)時代的來臨，高校運(yùn)用數(shù)字化、智能化手段協(xié)同治理科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)已成為必然趨勢。在這個過程中，數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化等前沿技術(shù)將在科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)治理中發(fā)揮重要作用。同時，大數(shù)據(jù)、云計算、區(qū)塊鏈以及人工智能等先進(jìn)技術(shù)的運(yùn)用，為科學(xué)數(shù)據(jù)的精準(zhǔn)治理提供了強(qiáng)大的技術(shù)支撐。

3.3 強(qiáng)調(diào)共享

科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)治理的核心目標(biāo)之一在于實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。通過共享數(shù)據(jù)資源，可以強(qiáng)化不同學(xué)科領(lǐng)域間的交流與合作，進(jìn)而推動科技創(chuàng)新和成果的有效轉(zhuǎn)化與實際應(yīng)用。此外，數(shù)據(jù)共享還能顯著提升數(shù)據(jù)資源的利用率和價值，助力科學(xué)研究可持續(xù)發(fā)展。

4 科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)協(xié)同治理框架

為了有效應(yīng)對高?？蒲袡n案和科學(xué)數(shù)據(jù)管理過程中所面臨的挑戰(zhàn)，確保各部門能夠充分施展其專業(yè)優(yōu)勢，提升各參與主體之間的協(xié)同工作效率，需要構(gòu)建一個相互依賴、權(quán)責(zé)明晰和利益共享的治理框架（圖2）。協(xié)同治理框架應(yīng)以高效的信息交流為基礎(chǔ)，通過明確的職責(zé)劃分和機(jī)制設(shè)計，確保各個主體和部門能夠協(xié)同工作，共同推進(jìn)高?？蒲袡n案與科學(xué)數(shù)據(jù)管理的規(guī)范化、信息化和現(xiàn)代化。

4.1 利益相關(guān)主體與權(quán)責(zé)

檔案管理部門：是高?？蒲袡n案與科學(xué)數(shù)據(jù)治理的核心部門，負(fù)責(zé)制定和執(zhí)行相關(guān)政策、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，收集、整理、存儲和提供利用科研部門移交的科研檔案，與數(shù)據(jù)管理部門協(xié)同確定科學(xué)數(shù)據(jù)的管理機(jī)制，并歸檔需永久保存的重要科學(xué)數(shù)據(jù)，確保數(shù)據(jù)的完整性與可持續(xù)性。

數(shù)據(jù)管理部門：可以是科學(xué)數(shù)據(jù)管理部門或綜合數(shù)據(jù)管理部門，負(fù)責(zé)與科研管理部門共同制定科學(xué)數(shù)據(jù)管理標(biāo)準(zhǔn)和制度規(guī)范，搭建科學(xué)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)平臺，實現(xiàn)對科學(xué)數(shù)據(jù)匯交、清洗、處理、存儲和安全共享的全周期管理。數(shù)據(jù)管理部門還需與檔案管理部門、網(wǎng)絡(luò)與信息中心等部門密切合作，共同推進(jìn)科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)管理的協(xié)同和整合。

科研管理部門：是高?？蒲谢顒拥慕M織和管理部門，對科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)管理具有重要的影響。在檔案管理方面，需與檔案管理部門密切合作，確保科研項目檔案的完整性和系統(tǒng)性。在數(shù)據(jù)管理方面，需推動科研人員加強(qiáng)數(shù)據(jù)收集、整理、分析和共享，還需配合檔案管理部門與數(shù)據(jù)管理部門鑒別哪些數(shù)據(jù)需要作為檔案數(shù)據(jù)永久保存。

網(wǎng)絡(luò)與信息中心：是高校信息化建設(shè)的重要部門，為學(xué)校各部門網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)提供技術(shù)支持和服務(wù)，確?？蒲袡n案與科學(xué)數(shù)據(jù)的安全存儲、高效傳輸和便捷利用。此外，網(wǎng)絡(luò)與信息中心還需加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理，防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)被泄露等風(fēng)險。

二級學(xué)院：是高校科研活動的實施單位，承擔(dān)著大量科研項目的組織和實施工作。在科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)管理方面，二級學(xué)院需與檔案管理部門、科研管理部門、數(shù)據(jù)管理部門等密切合作，承擔(dān)二級管理的職責(zé)。

科研平臺：是高校進(jìn)行科學(xué)研究和技術(shù)創(chuàng)新的重要基地，包括實驗室、工程中心等多種形式。科研平臺是科研檔案的主要生成地，也是科學(xué)數(shù)據(jù)的主要來源，需要與檔案管理部門、數(shù)據(jù)管理部門等密切合作，共同推進(jìn)科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)管理的協(xié)同和整合。

研究團(tuán)隊：是高?？蒲谢顒拥暮诵牧α?，承擔(dān)著具體科研項目的研究任務(wù)。在科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)管理方面，研究團(tuán)隊需按照檔案和數(shù)據(jù)管理制度，及時整理和歸檔科研檔案和數(shù)據(jù)。同時，研究團(tuán)隊還需加強(qiáng)內(nèi)部協(xié)作和溝通，確?？蒲袛?shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

科研人員：是高?？蒲谢顒拥闹苯訁⑴c者，他們進(jìn)行科研活動產(chǎn)生的檔案和數(shù)據(jù)是高?？蒲袡n案與科學(xué)數(shù)據(jù)管理的重要內(nèi)容?？蒲腥藛T須樹立檔案意識和數(shù)據(jù)意識，按要求歸檔和交匯數(shù)據(jù)，同時可以使用數(shù)據(jù)進(jìn)行研究，推動科研數(shù)據(jù)的共享和利用。

4.2 協(xié)同治理機(jī)制設(shè)計

4.2.1制度協(xié)同。這是指高校科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)在相關(guān)規(guī)章制度、操作標(biāo)準(zhǔn)與流程上的協(xié)調(diào)與完善。各部門需合作制定相應(yīng)制度與準(zhǔn)則，覆蓋科研檔案管理、科學(xué)數(shù)據(jù)管理、科研誠信維護(hù)、網(wǎng)絡(luò)安全保障及知識產(chǎn)權(quán)保護(hù)等核心領(lǐng)域的制度與準(zhǔn)則。確保各項工作的合規(guī)性與規(guī)范性，在遇到共同問題時，相關(guān)方面能遵循清晰且一致的規(guī)定。以科學(xué)數(shù)據(jù)管理相關(guān)制度為例，科研處與數(shù)據(jù)管理部門需共同承擔(dān)此任務(wù)，充分考慮數(shù)據(jù)的鑒別與分類，明確哪些數(shù)據(jù)應(yīng)作為長期保存的檔案進(jìn)行管理。同時，檔案管理部門與科研管理部門需聯(lián)合制定科研檔案管理制度，明確檔案數(shù)據(jù)的開放共享政策及其合理利用方式。制度協(xié)同作為高?？蒲袡n案與科學(xué)數(shù)據(jù)協(xié)同發(fā)展的基礎(chǔ)，對于確保整個系統(tǒng)的高效運(yùn)行具有重要意義。

4.2.2組織協(xié)同。組織協(xié)同涉及高校內(nèi)部不同部門和科研團(tuán)隊在解決科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)管理問題時的權(quán)責(zé)分配。每個主體都需要獨(dú)立行使權(quán)力，同時保持協(xié)同合作。部門間需構(gòu)建穩(wěn)定的協(xié)調(diào)機(jī)制，簽署權(quán)責(zé)清單，明確界定各自的權(quán)責(zé)范圍。其中理順檔案管理部門和數(shù)據(jù)管理部門的關(guān)系尤為重要。兩者應(yīng)當(dāng)建立優(yōu)質(zhì)的協(xié)同關(guān)系。目前多數(shù)高校尚未設(shè)立專職數(shù)據(jù)管理部門，因而在構(gòu)建組織結(jié)構(gòu)初期，可考慮檔案部門與數(shù)據(jù)管理部門合并試點(diǎn)的可能性，旨在精簡行政機(jī)構(gòu)，降低組織間的溝通成本，達(dá)到協(xié)同優(yōu)勢最大化。優(yōu)化組織協(xié)同是確保業(yè)務(wù)協(xié)同、資源協(xié)同、服務(wù)協(xié)同等其他協(xié)同機(jī)制順暢進(jìn)行的重要前提。

4.2.3業(yè)務(wù)協(xié)同。業(yè)務(wù)協(xié)同主要指學(xué)校內(nèi)部基礎(chǔ)管理業(yè)務(wù)層面，實現(xiàn)科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)管理的融會貫通，以鞏固并提升整體基礎(chǔ)管理業(yè)務(wù)的效能，從而為資源和服務(wù)的協(xié)同提供支撐。例如，在數(shù)據(jù)采集、存儲和格式要求上，科研檔案管理和科學(xué)數(shù)據(jù)管理需要有一致的標(biāo)準(zhǔn)和流程。同時，兩者在業(yè)務(wù)處理接口上也需要相互支持，共同提升管理效率。

4.2.4資源協(xié)同。資源協(xié)同指科研信息資源的互相關(guān)聯(lián)、補(bǔ)充與集成。在此過程中，科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)緊密關(guān)聯(lián)又交叉互補(bǔ)，二者共同形成了一個囊括科研活動全過程的資源體系。例如，在高校實際的科研活動中，沒有項目依托的高質(zhì)量學(xué)術(shù)論文成果較為常見。這些成果通常是研究團(tuán)隊通過實驗等手段積累的研究數(shù)據(jù)，通過發(fā)表學(xué)術(shù)論文為后續(xù)的科研項目奠定前期研究基礎(chǔ)。當(dāng)項目獲得立項后，整個項目生命周期中產(chǎn)生的科研檔案和數(shù)據(jù)都會被歸檔保存。然而，這些作為前期研究基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)盡管具有很高的價值，但并未被納入歸檔范圍。此時，科研管理部門就應(yīng)協(xié)調(diào)數(shù)據(jù)部門和檔案部門，將這些優(yōu)質(zhì)數(shù)據(jù)資源移交歸檔，并與依托項目關(guān)聯(lián)的方式存儲，確保數(shù)據(jù)的完整性和可追溯性。

4.2.5服務(wù)協(xié)同。服務(wù)協(xié)同指的是科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)管理在為科研人員服務(wù)上需維持既定的一致性和協(xié)調(diào)性，旨在為師生提供一個順暢無阻的信息獲取體驗。作為科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)管理協(xié)同治理的核心追求，服務(wù)協(xié)同不僅是對協(xié)同效果的評估和檢驗，更要在內(nèi)容服務(wù)上無矛盾、無沖突。例如，信息密級與開放范圍等方面。值得注意的是，服務(wù)協(xié)同并非要求各方服務(wù)能力完全一致，而是強(qiáng)調(diào)在各類型服務(wù)及功能等多個層面上的互補(bǔ)與協(xié)作。

5 科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)協(xié)同治理實踐策略

5.1 建立健全信息溝通機(jī)制

為確?？蒲袡n案與科學(xué)數(shù)據(jù)的有效治理，設(shè)立由主管校領(lǐng)導(dǎo)召集的“科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)治理委員會”議事制度。其中包括定期的會議、信息共享平臺等，以便各主體和部門及時交流信息、分享經(jīng)驗、解決問題。

5.2 明確檔案管理部門在數(shù)據(jù)戰(zhàn)略中的地位

檔案部門作為傳統(tǒng)的信息資源管理單位，已建立了一套完善的法理基礎(chǔ)、制度框架和管理實踐。面對新時代的數(shù)據(jù)戰(zhàn)略需求，應(yīng)支持檔案部門的數(shù)智化轉(zhuǎn)型，并主動拓展其職能的邊界與深度，從而有效應(yīng)對數(shù)據(jù)的快速增長。具體來說，包括將檔案部門納入學(xué)校大數(shù)據(jù)、行政信息資源管理等多方面的協(xié)調(diào)機(jī)制，統(tǒng)籌規(guī)劃檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校其他部門的信息管理系統(tǒng)，明晰傳統(tǒng)檔案部門與新興數(shù)據(jù)管理部門的職責(zé)聯(lián)系，甚至考慮并軌管理等。

5.3 制定完善的相關(guān)制度和標(biāo)準(zhǔn)

為了保障高校科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)管理的規(guī)范性和合規(guī)性，必須完善相關(guān)的制度、規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)。這些政策和標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)涵蓋科研檔案數(shù)據(jù)鑒定、科研數(shù)據(jù)管理、網(wǎng)絡(luò)安全和數(shù)據(jù)隱私保護(hù)、科研誠信以及知識產(chǎn)權(quán)等方面。通過這些制度的制定和執(zhí)行，為高校科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)管理提供堅實的制度保障。

5.4 積極推動科研檔案的數(shù)據(jù)化轉(zhuǎn)型

借助大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等先進(jìn)手段，實現(xiàn)對科研檔案與科學(xué)數(shù)據(jù)的自動化采集、安全存儲、高效處理以及精準(zhǔn)分析，最終達(dá)成知識化管理。同時，借助區(qū)塊鏈等前沿技術(shù)，實現(xiàn)科研檔案和科學(xué)數(shù)據(jù)的安全共享，進(jìn)一步推動科研活動的創(chuàng)新與發(fā)展。

5.5 提高科研人員的檔案意識和數(shù)據(jù)意識

應(yīng)加強(qiáng)對科研人員的教育和培訓(xùn)，特別是科研誠信和數(shù)據(jù)倫理的教育，提升其檔案意識和數(shù)據(jù)意識，確?？蒲袡n案與科學(xué)數(shù)據(jù)的質(zhì)量和可靠性。此外，還應(yīng)加強(qiáng)對檔案和數(shù)據(jù)管理從業(yè)人員的繼續(xù)教育，提高其數(shù)字化技能和信息素養(yǎng)，為協(xié)同管理提供堅實的人才支撐。

參考文獻(xiàn)

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作者簡介：于瑾（1979—），碩士學(xué)位，海南師范大學(xué)檔案館館員，研究方向：檔案管理。