關(guān)鍵詞：人工智能；高校檔案；信息安全；數(shù)字化；歸檔；檔案管理；檔案編研

1 引言

人工智能的應(yīng)用正在深刻影響檔案管理的實(shí)踐，從檔案資源的物理形態(tài)到檔案工作的組織方式、再到檔案服務(wù)的模式內(nèi)容都正在發(fā)生根本性的變化。2020年6月頒布的《中華人民共和國(guó)檔案法》專設(shè)檔案信息化建設(shè)一章，強(qiáng)調(diào)“提高檔案信息化建設(shè)水平”。[1]2021年6月，國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出：“新一代信息技術(shù)廣泛應(yīng)用，檔案工作環(huán)境、對(duì)象、內(nèi)容發(fā)生巨大變化，迫切要求創(chuàng)新檔案工作理念、方法、模式，加快全面數(shù)字轉(zhuǎn)型和智能升級(jí)?！盵2]2022年10月，黨的二十大報(bào)告指出，要加快建設(shè)網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)國(guó)、數(shù)字中國(guó)。在相關(guān)政策大力推動(dòng)人工智能融入檔案事業(yè)的背景下，人工智能嵌入檔案管理既是必然選擇，也是發(fā)展智慧檔案的應(yīng)時(shí)之舉。

對(duì)中國(guó)全文期刊數(shù)據(jù)庫(kù)，如中國(guó)知網(wǎng)（CNKI）、萬(wàn)方數(shù)據(jù)庫(kù)、維普數(shù)據(jù)庫(kù)、超星數(shù)字圖書館等平臺(tái)進(jìn)行文獻(xiàn)檢索、系統(tǒng)梳理可知，有關(guān)人工智能技術(shù)如何賦能檔案工作高質(zhì)量發(fā)展的論文數(shù)量急速增長(zhǎng)，成為檔案學(xué)研究領(lǐng)域的熱點(diǎn)話題。但人工智能在高校檔案領(lǐng)域應(yīng)用鮮有學(xué)者涉及，研究論文僅有數(shù)十篇?；诖耍疚耐ㄟ^(guò)分析人工智能時(shí)代高校檔案工作所面臨的挑戰(zhàn)，探索人工智能在高校檔案工作中的應(yīng)用路徑，并有針對(duì)性地提出優(yōu)化策略，以期為高校檔案領(lǐng)域更廣泛更深入地應(yīng)用人工智能技術(shù)提供參考，為高校檔案工作發(fā)展提供新思路。

2 人工智能時(shí)代高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

2.1 投入不足。大多數(shù)高校在檔案管理方面的主要困境是對(duì)檔案工作定位僅僅停留在為學(xué)校提供支撐保障作用，管理層未能充分認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性以及在數(shù)字化和智能化轉(zhuǎn)型方面的迫切需求，從而不愿意給予足夠的資金投入。檔案工作作為高校的基礎(chǔ)性工作，其智能化進(jìn)程離不開充足的資金支持。其一，無(wú)論是開發(fā)人工智能相關(guān)檔案系統(tǒng)等軟件設(shè)備，還是購(gòu)買計(jì)算機(jī)、掃描儀、大容量存儲(chǔ)器等硬件設(shè)備，均需要穩(wěn)定的資金投入。其二，人工智能技術(shù)在高校檔案工作中的應(yīng)用，必須有具備相關(guān)專業(yè)技能的人才，因此要加大對(duì)專業(yè)人才的引進(jìn)，而專業(yè)人才的引進(jìn)，同樣需要高校投入大量的資金。其三，隨著人工智能技術(shù)的不斷進(jìn)步，原有的軟硬件設(shè)施設(shè)備后期需要持續(xù)優(yōu)化和迭代，也需要穩(wěn)定的資金支持。然而，目前部分高校檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)明顯滯后，由于缺乏資金，檔案數(shù)字化的軟硬件設(shè)施無(wú)法及時(shí)升級(jí)和完善。引入人工智能技術(shù)需要投入大量的資金成本，這給高校檔案管理智能化帶來(lái)不小的挑戰(zhàn)。

2.2 檔案工作者數(shù)字化素養(yǎng)不夠。人工智能高度依賴于技術(shù)支持，其在高校檔案管理中的應(yīng)用，要求檔案工作人員具有全新的思維方式和技能，并愿意投入更多的時(shí)間和精力去深入理解和適應(yīng)這種創(chuàng)新的管理方式。

盡管近年來(lái)高校不斷加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，檔案工作人員的數(shù)字化素養(yǎng)和水平有了大幅度的提升，但從整體上看，仍存在一些問題。經(jīng)過(guò)對(duì)高校檔案從業(yè)隊(duì)伍的綜合分析，我們發(fā)現(xiàn)該隊(duì)伍存在年齡結(jié)構(gòu)不合理的問題，中老年人員占比較大，而年輕人則相對(duì)較少。女性群體在該隊(duì)伍中占比也較高。此外，還存在學(xué)歷水平偏低，缺乏較強(qiáng)的數(shù)字化意識(shí)等問題。這些問題的存在使得高校檔案工作人員對(duì)快速涌現(xiàn)的人工智能技術(shù)的接納能力比較有限，應(yīng)用能力比較弱，數(shù)字化素養(yǎng)不夠。雖然有些檔案工作者可以完成基礎(chǔ)數(shù)字化工具的操作，但對(duì)于如何高效地進(jìn)行數(shù)字化管理、如何保證數(shù)字化檔案的質(zhì)量和安全等方面則缺乏更深入的了解和實(shí)踐。檔案工作者數(shù)字化素養(yǎng)不夠限制了人工智能技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用。

2.3 檔案管理效率較低。檔案管理效率未能達(dá)到理想水平，對(duì)傳統(tǒng)高校檔案管理工作造成了一定困擾。在人工操作的模式下，檔案管理員需要投入大量的時(shí)間和精力進(jìn)行檔案整理和編目，同時(shí)還要負(fù)責(zé)文檔的借閱和檢索等工作，這使得整個(gè)流程變得異常繁瑣和低效。查找資料時(shí)，管理員需要通過(guò)檢索目錄進(jìn)行人工查找，再?gòu)臋n案庫(kù)中手動(dòng)找出所需的檔案，從檢索到使用的過(guò)程既耗時(shí)又費(fèi)力。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，高校檔案管理逐漸實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，但目前這種數(shù)字化的進(jìn)程仍然停留在文本信息的錄入、編輯和打印等初級(jí)階段。大多數(shù)高校檔案管理的數(shù)字化仍然需要人工操作，并未實(shí)現(xiàn)全過(guò)程自動(dòng)化和智能化，檔案管理效率較低，很大程度上制約了高校檔案工作全程智能化的建設(shè)水平。

2.4 檔案數(shù)字化程度不高。檔案數(shù)字化的優(yōu)勢(shì)在于，它不僅能夠極大提升檔案的保存和管理效率，更能實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索與共享。同時(shí)，數(shù)字化管理還有助于維護(hù)紙質(zhì)檔案的原始狀態(tài)，有效避免頻繁翻閱和復(fù)制帶來(lái)的物理?yè)p耗。盡管新時(shí)代對(duì)高校檔案工作提出了更高的要求，但當(dāng)前部分高校的檔案工作仍停留在紙質(zhì)檔案管理階段，各級(jí)、各類檔案的數(shù)字化進(jìn)程緩慢，信息化水平亟待提升。一方面，電子檔案收集環(huán)節(jié)存在明顯短板，未能實(shí)現(xiàn)應(yīng)收盡收，導(dǎo)致部分重要文件和數(shù)據(jù)未能及時(shí)數(shù)字化保存，存在散失的風(fēng)險(xiǎn)；另一方面，現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化水平普遍不足。高校原有館藏檔案以紙質(zhì)檔案為主，館藏內(nèi)容豐富、案卷數(shù)量龐大、年代跨度廣泛。由于長(zhǎng)期以來(lái)處于封閉管理狀態(tài)，且各歷史時(shí)期檔案的整理質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)資源分散化、碎片化現(xiàn)象嚴(yán)重。人工智能技術(shù)的應(yīng)用需要大量的數(shù)據(jù)支持，數(shù)據(jù)量不足無(wú)法讓智能機(jī)器（或系統(tǒng)）得到充分的特定場(chǎng)景的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練，極大限制相關(guān)智能技術(shù)的應(yīng)用。[3]

2.5 檔案信息安全存在潛在風(fēng)險(xiǎn)。高校檔案是高校開展教研、科研、學(xué)術(shù)和黨建等多方面工作的信息匯總產(chǎn)物，[4]其中包含大量敏感的師生個(gè)人信息、教育教研數(shù)據(jù)、科研成果以及校史校情等內(nèi)容，這些信息的泄露將可能會(huì)給學(xué)校和師生帶來(lái)嚴(yán)重的負(fù)面影響。隨著信息技術(shù)的迅猛進(jìn)步，高校檔案信息的安全性面臨著潛在的威脅和風(fēng)險(xiǎn)。部分高校在技術(shù)防護(hù)方面存在明顯短板，如缺乏高效防火墻和入侵檢測(cè)系統(tǒng)等關(guān)鍵防護(hù)措施。這使得黑客有機(jī)會(huì)運(yùn)用病毒、木馬及拒絕服務(wù)攻擊等手段，對(duì)檔案管理系統(tǒng)發(fā)動(dòng)侵襲，進(jìn)而引發(fā)數(shù)據(jù)泄露和系統(tǒng)崩潰等嚴(yán)重后果。在檔案管理方面，眾多高校未能建立健全的管理制度，責(zé)任劃分不明確，操作流程亦缺乏規(guī)范性，導(dǎo)致檔案信息的安全性受到嚴(yán)重威脅。此外，隨著人工智能技術(shù)的廣泛應(yīng)用，高校檔案管理涉及大量敏感數(shù)據(jù)的處理。如何確保這些數(shù)據(jù)的安全與隱私，已成為高校檔案管理中亟待解決的重要問題。

3 人工智能在高校檔案工作中的應(yīng)用路徑

3.1 智能化管理高校檔案。在2020年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上，國(guó)家檔案局局長(zhǎng)陸國(guó)強(qiáng)提出，要探索將大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈、人工智能等新一代信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)向更具智慧化方向發(fā)展。[5]鑒于此，高校應(yīng)積極響應(yīng)號(hào)召，引入人工智能技術(shù)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理的智能化，從而更好地滿足時(shí)代的需求和發(fā)展。目前，智能化管理檔案已經(jīng)在高校檔案工作實(shí)踐中得到廣泛應(yīng)用。越來(lái)越多的高校開始采用智能化管理檔案的方式，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化分類、整理、存儲(chǔ)和檢索。同時(shí)，一些檔案管理軟件公司也推出了更加智能化、高效的檔案管理軟件，以滿足高校檔案管理的不同需求。隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，智能化管理檔案將會(huì)越來(lái)越普及，成為高校檔案管理工作中不可或缺的一部分。智能化管理高校檔案的應(yīng)用路徑主要有自動(dòng)分類、自動(dòng)歸檔、智能化鑒定、智能化保管和備份四個(gè)方面。

3.1.1 自動(dòng)分類。利用人工智能技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行自動(dòng)分類，通過(guò)對(duì)大量數(shù)據(jù)的訓(xùn)練和學(xué)習(xí)，構(gòu)建出一個(gè)分類模型，再利用自然語(yǔ)言處理技術(shù)中的文本分類算法，根據(jù)文檔內(nèi)容，識(shí)別出它們的主題或類別，將其自動(dòng)歸類到相應(yīng)的文件夾中。例如，通過(guò)OCR（Optical Character Recognition，光學(xué)字符識(shí)別）技術(shù)識(shí)別掃描文檔中的文字信息，自動(dòng)提取關(guān)鍵信息，進(jìn)行分類存儲(chǔ)。安徽省檔案館借助OCR技術(shù)對(duì)簡(jiǎn)體手寫體檔案和民國(guó)繁體檔案等歷史檔案進(jìn)行識(shí)別，[6]實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類，就是一個(gè)典型的案例。高校檔案涉及種類繁多，包括教學(xué)、科研、學(xué)生、設(shè)備等11個(gè)大類，每一個(gè)種類都有不同的分類標(biāo)準(zhǔn)和歸檔要求。人工智能在高校檔案自動(dòng)分類方面的應(yīng)用已經(jīng)成為許多高校研究和實(shí)施領(lǐng)域。目前，一些高校檔案管理部門正在嘗試?yán)米匀徽Z(yǔ)言處理、圖像識(shí)別和語(yǔ)音識(shí)別等技術(shù)，通過(guò)開發(fā)自己的人工智能模型來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)分類。

3.1.2 自動(dòng)歸檔。高校檔案自動(dòng)歸檔實(shí)現(xiàn)主要依賴于自然語(yǔ)言處理技術(shù)和機(jī)器學(xué)習(xí)算法。首先，通過(guò)對(duì)大量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)處理，提取出關(guān)鍵信息，如標(biāo)題、作者、日期等。然后，利用自然語(yǔ)言處理技術(shù)對(duì)這些信息進(jìn)行語(yǔ)義分析和特征提取，形成特征向量。最后，通過(guò)機(jī)器學(xué)習(xí)算法對(duì)這些特征向量進(jìn)行訓(xùn)練，構(gòu)建出分類模型。再通過(guò)對(duì)每個(gè)文件的格式、內(nèi)容、屬性進(jìn)行分析，自動(dòng)將其歸類到相應(yīng)的檔案中，并生成相應(yīng)的電子標(biāo)簽和紙質(zhì)標(biāo)簽，方便后續(xù)的查詢和使用。山東省推進(jìn)國(guó)家級(jí)單套制、單軌制試點(diǎn)過(guò)程中，使用智能采集模型的人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子文件區(qū)域智能歸檔整理。[7]

3.1.3 智能化鑒定。智能化鑒定是指利用人工智能技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行分類、評(píng)估和篩選。通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容的分析，可以確定其重要性、保密級(jí)別、價(jià)值等信息，從而為后續(xù)的整理和保存提供有力的支持。如，遼寧省檔案館借助機(jī)器學(xué)習(xí)、專家系統(tǒng)、語(yǔ)義分析等人工智能技術(shù)，構(gòu)建多維語(yǔ)義理解算法模型，從敏感詞、敏感語(yǔ)句、敏感圖像等多角度對(duì)檔案全件進(jìn)行語(yǔ)義分析，提升檔案價(jià)值鑒定業(yè)務(wù)的智能化水平。[8]

在檔案智能化鑒定方面，高校應(yīng)采取如下措施：第一，構(gòu)建健全的檔案管理系統(tǒng)。借助尖端的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)化分類、編目和索引，以提升鑒定工作的精確性和效率。第二，深化檔案內(nèi)容的分析。運(yùn)用自然語(yǔ)言處理、圖像識(shí)別等先進(jìn)技術(shù)，對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行深入分析，提取核心信息，為后續(xù)評(píng)估和篩選提供堅(jiān)實(shí)支撐。第三，引入專家系統(tǒng)。借助具備專業(yè)知識(shí)和豐富經(jīng)驗(yàn)的專家系統(tǒng)，對(duì)檔案進(jìn)行評(píng)估和篩選，進(jìn)一步提高鑒定工作的專業(yè)性和準(zhǔn)確性。第四，制定智能化鑒定標(biāo)準(zhǔn)。通過(guò)構(gòu)建完善的智能化鑒定標(biāo)準(zhǔn)體系，為鑒定工作提供科學(xué)的依據(jù)和指導(dǎo)，確保鑒定工作的規(guī)范性和準(zhǔn)確性。在高校檔案管理工作中，智能化鑒定和整理檔案已成為一種發(fā)展趨勢(shì)。

3.1.4 智能化保管和備份。在當(dāng)前高校檔案管理的進(jìn)程中，智能化保管與備份已逐漸凸顯出其重要性。通過(guò)采用前沿科技手段，我們不僅能夠極大提升檔案完整性與安全性的保障水平，還能顯著提高檔案管理的工作效率和服務(wù)質(zhì)量。因此，高校檔案管理部門可考慮引入智能化保管系統(tǒng)。此類系統(tǒng)借助智能化管理軟件，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)檔案資料的精準(zhǔn)分類、系統(tǒng)整理、妥善保管以及高效備份等多重功能。同時(shí)，該系統(tǒng)還具備檔案跟蹤與監(jiān)控機(jī)制，從而全面確保檔案的完整性和安全性。此外，還可以引入云備份技術(shù)。通過(guò)該技術(shù)，檔案信息得以安全存儲(chǔ)于云端，即便遭遇意外情況，亦能確保檔案信息的完整性與安全性不受影響。同時(shí)，云備份技術(shù)還支持遠(yuǎn)程備份功能。借助此功能，高校檔案管理部門能夠隨時(shí)隨地訪問和獲取檔案信息，極大地提升了檔案管理的便捷性與效率。

3.2 智能化利用服務(wù)?！丁笆奈濉比珖?guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》將“滿足人民群眾的檔案信息和檔案文化需求”[9]作為檔案利用服務(wù)工作重要任務(wù)之一。引入人工智能技術(shù)，為師生提供更加便捷的檔案查詢和使用體驗(yàn)，實(shí)現(xiàn)智能化服務(wù)，可以很好地滿足他們對(duì)檔案信息文化的需求。智能化利用服務(wù)主要體現(xiàn)在檔案信息智能化檢索、個(gè)性化推薦服務(wù)、檔案信息的共享與協(xié)同三個(gè)方面。

3.2.1 檔案信息智能化檢索。通過(guò)自然語(yǔ)言處理技術(shù)、搜索引擎等，實(shí)現(xiàn)檔案信息的快速檢索和精準(zhǔn)匹配。其一，關(guān)鍵詞檢索。例如，當(dāng)師生需要查找一些學(xué)習(xí)資料時(shí)，只需要在智能化檔案系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞或者句子，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)為其匹配相關(guān)的檔案信息，并按照相關(guān)性和重要性進(jìn)行排序。這樣不僅提高了檔案查詢的效率，而且避免了師生在海量的檔案信息中迷失方向。其二，圖像檢索。高校檔案中有很多珍貴的照片、手稿等圖像資料，這些資料蘊(yùn)含著豐富的歷史和文化信息。通過(guò)智能化圖像識(shí)別技術(shù)，可以對(duì)這些圖像資料進(jìn)行自動(dòng)化識(shí)別和索引，從而方便用戶進(jìn)行檢索和利用。其三，全文檢索。智能化檢索技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案全文的自動(dòng)掃描和解析，將檔案中所有文字信息轉(zhuǎn)化為計(jì)算機(jī)可讀的數(shù)據(jù)格式，并建立全文索引。如，合肥工業(yè)大學(xué)檔案館以利用 OCR技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案信息的全文檢索，提升了服務(wù)效率。其四，數(shù)據(jù)挖掘和可視化分析?！爸悄芑瘷z索技術(shù)可以利用數(shù)據(jù)挖掘和可視化分析技術(shù)，對(duì)檔案中的大量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘”[10]，發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)和規(guī)律，細(xì)化檔案資源的顆粒度，并將結(jié)果以圖表、圖像等形式呈現(xiàn)給用戶，可以幫助師生更好地理解和利用檔案信息，盤活和激發(fā)檔案信息的潛在價(jià)值。

3.2.2 個(gè)性化推薦服務(wù)。借助先進(jìn)的大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)龐大的檔案信息庫(kù)進(jìn)行深入分析和精細(xì)處理。通過(guò)分析師生的搜索歷史、瀏覽行為等關(guān)鍵數(shù)據(jù)，能夠精準(zhǔn)地為他們推薦相關(guān)的檔案資源，從而更好地滿足他們的個(gè)性化需求。結(jié)合用戶畫像與專家系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)手段，能夠深入挖掘用戶的需求與偏好，準(zhǔn)確預(yù)測(cè)其興趣點(diǎn)。在此基礎(chǔ)上，再運(yùn)用高效的推薦算法，為師生提供有針對(duì)性的檔案信息推送服務(wù)。例如，通過(guò)分析學(xué)生的學(xué)習(xí)專業(yè)、課程成績(jī)、研究方向等信息，可以推薦相關(guān)的檔案資源、學(xué)術(shù)論文、課程材料等，學(xué)生可以更方便地獲取與他們學(xué)習(xí)專業(yè)相關(guān)的檔案資源，以支持他們的學(xué)習(xí)和研究。在實(shí)際應(yīng)用案例中，廣州市婦女兒童醫(yī)療中心借助人工智能技術(shù)挖掘病例檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)了兒科疾病的智能化診斷。[11]

3.2.3 檔案信息的共享與協(xié)同。通過(guò)云計(jì)算和大數(shù)據(jù)等技術(shù)，將各類檔案信息進(jìn)行整合，構(gòu)建校園統(tǒng)一的檔案信息共享平臺(tái)，打破“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置，這意味著高校的各個(gè)部門和師生可以更加方便地共享和使用檔案信息。如，燕山大學(xué)開發(fā)學(xué)校檔案遠(yuǎn)程服務(wù)利用系統(tǒng)，疫情防控期間為近萬(wàn)人次提供檔案服務(wù)，深受師生校友好評(píng)。此外，集約化應(yīng)用虛擬現(xiàn)實(shí)（VR）、增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)（AR）等技術(shù)，師生可以沉浸式體驗(yàn)檔案文化，進(jìn)一步提升檔案利用的體驗(yàn)感。

3.3 智能化輔助決策。高校檔案不僅具備證明價(jià)值，其擁有的重要參考價(jià)值也不容忽視。為了有效地挖掘高校檔案的價(jià)值，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和各部門提供決策支持，高校檔案工作需進(jìn)一步走深走實(shí)，助力高校高質(zhì)量發(fā)展。因此，引入人工智能技術(shù)，實(shí)現(xiàn)智能化輔助決策，是高校檔案工作發(fā)展的大勢(shì)所趨。智能化輔助決策主要體現(xiàn)在：通過(guò)人工智能的數(shù)據(jù)挖掘與分析技術(shù)，對(duì)海量的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行深度挖掘與分析，提取出有價(jià)值的信息，為高校決策提供堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)支撐。例如，利用該技術(shù)對(duì)歷年招生數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析，可以揭示不同年份、不同專業(yè)的招生趨勢(shì)和規(guī)律，為高校制定更為精準(zhǔn)的招生計(jì)劃提供數(shù)據(jù)依據(jù)。同樣，該技術(shù)也可以應(yīng)用于科研數(shù)據(jù)和教學(xué)數(shù)據(jù)的挖掘與分析，可發(fā)現(xiàn)科研團(tuán)隊(duì)的研究方向及成果產(chǎn)出情況，以及學(xué)生的學(xué)習(xí)情況和教師的教學(xué)質(zhì)量，為高校優(yōu)化科研資源配置、改進(jìn)教學(xué)方法和提高教學(xué)質(zhì)量提供有力參考。

3.4 智能化檔案編研。傳統(tǒng)的高校檔案編研流程高度依賴人工操作，效率低下且耗費(fèi)大量人力物力。為了應(yīng)對(duì)這一挑戰(zhàn)，我們積極探索智能化高校檔案編研的新模式。該模式利用現(xiàn)代信息技術(shù)和智能化手段，旨在實(shí)現(xiàn)高校檔案的高效、精確和全面整理、研究及利用。通過(guò)實(shí)現(xiàn)大規(guī)模檔案的自動(dòng)化處理，我們可以顯著提升編研工作的效率和質(zhì)量。

智能化高校檔案編研的核心技術(shù)包括：一是大數(shù)據(jù)技術(shù)。該技術(shù)能夠收集并整合各類高校檔案資源，如紙質(zhì)檔案、電子檔案以及音視頻檔案等，構(gòu)建統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫(kù)。隨后，通過(guò)對(duì)檔案數(shù)據(jù)的采集、處理和分析，為檔案編研工作提供豐富而全面的數(shù)據(jù)支持。二是數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)。該技術(shù)能夠?qū)Ａ康臋n案數(shù)據(jù)進(jìn)行深入的挖掘和分析，揭示出有價(jià)值的信息及其之間的關(guān)聯(lián)性，從而為檔案編研工作提供堅(jiān)實(shí)的支撐。三是人工智能技術(shù)。通過(guò)應(yīng)用機(jī)器學(xué)習(xí)、自然語(yǔ)言處理等技術(shù)手段，我們可以實(shí)現(xiàn)檔案文本的自動(dòng)分類、關(guān)鍵詞提取和語(yǔ)義分析等功能，進(jìn)而提升檔案編研工作的自動(dòng)化水平。四是云計(jì)算技術(shù)。該技術(shù)為搭建檔案編研云平臺(tái)提供了可能，實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的集中存儲(chǔ)、分析和共享，從而顯著提高了檔案編研的效率。此外，我們還可以引入人工智能助手，以協(xié)助檔案人員完成編研過(guò)程中的繁瑣任務(wù)，從而減輕檔案管理人員的工作負(fù)擔(dān)。

4 人工智能賦能高校檔案工作的優(yōu)化策略

4.1 強(qiáng)化智能化管理意識(shí)。教育部27號(hào)令《高等學(xué)校檔案管理辦法》第五章第三十八條規(guī)定：“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)，為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施，加快數(shù)字檔案館（室）建設(shè)，保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行?！盵12]因此，高校管理者應(yīng)強(qiáng)化檔案智能化管理意識(shí)，不斷提高對(duì)檔案數(shù)字化、智能化管理重要性的認(rèn)識(shí)，將檔案智能化發(fā)展納入院校發(fā)展規(guī)劃中，提前布局謀劃。“高?？蓪n案管理智能化納入‘智慧校園’發(fā)展規(guī)劃，以此契機(jī)建設(shè)較為完善的檔案信息化基礎(chǔ)設(shè)施，開展業(yè)務(wù)流程再造，打破信息壁壘，走出數(shù)據(jù)孤島，促進(jìn)校園數(shù)據(jù)的充分共享，構(gòu)建檔案綜合管理及業(yè)務(wù)整合的服務(wù)信息化體系?！盵13]同時(shí)，高校應(yīng)將人工智能技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用納入學(xué)校經(jīng)費(fèi)預(yù)算，加大對(duì)應(yīng)用人工智能技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案工作全程智能化的經(jīng)費(fèi)投入，為高校檔案智能化建設(shè)提供必要的經(jīng)費(fèi)保障。

4.2 重視技術(shù)研發(fā)和應(yīng)用。為了推進(jìn)“人工智能+檔案”的發(fā)展，科技攻關(guān)和技術(shù)研發(fā)是不可或缺的一環(huán)。以國(guó)家檔案局檔案科學(xué)技術(shù)研究所與科大訊飛的全面戰(zhàn)略合作協(xié)議為例，雙方通過(guò)利用人工智能技術(shù)，共同開展檔案數(shù)字化、管理智慧化、使用便捷化等方面的聯(lián)合攻關(guān)，成立聯(lián)合實(shí)驗(yàn)室，從而構(gòu)建新型人工智能智慧檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。[14]這些工作取得了顯著的成果，如智能語(yǔ)音識(shí)別和實(shí)時(shí)轉(zhuǎn)寫技術(shù)的成功應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了口述征集的智能語(yǔ)音檔案著錄、音視頻數(shù)字檔案檢索利用等革命性成果。OCR技術(shù)在識(shí)別民國(guó)繁體文書類檔案方面也取得了突破性進(jìn)展，識(shí)別率達(dá)到八成以上，達(dá)到了可用級(jí)別。此外，基于機(jī)器學(xué)習(xí)的檔案數(shù)字化加工系統(tǒng)研制及知識(shí)庫(kù)建設(shè)，結(jié)合OCR技術(shù)和智能語(yǔ)音技術(shù)，利用檔案行業(yè)規(guī)則和知識(shí)庫(kù)學(xué)習(xí)，創(chuàng)新數(shù)字化加工應(yīng)用，提升了整體效能近一半。首款檔案行業(yè)AI創(chuàng)新型產(chǎn)品——訊飛檔案機(jī)的推出，也是人工智能在檔案管理中的重要應(yīng)用。上述先進(jìn)成果和技術(shù)應(yīng)用，在科大訊飛強(qiáng)大的科研實(shí)力推動(dòng)下，為檔案管理工作注入了新的活力，對(duì)檔案事業(yè)的未來(lái)發(fā)展起到了至關(guān)重要的作用。

鑒于此，高校應(yīng)充分認(rèn)識(shí)到人工智能在檔案工作中的重要性，并依托高校自身強(qiáng)大的科研實(shí)力，積極推動(dòng)人工智能技術(shù)在檔案工作中技術(shù)研發(fā)和應(yīng)用。一方面可以在高校檔案協(xié)會(huì)的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)下，建立區(qū)域性的高校研發(fā)團(tuán)隊(duì)，并加強(qiáng)與相關(guān)企業(yè)的交流合作，實(shí)現(xiàn)研發(fā)工作的集約化推進(jìn)。另一方面高校還可以與互聯(lián)網(wǎng)企業(yè)、檔案機(jī)構(gòu)、科研機(jī)構(gòu)等開展跨界協(xié)同合作，實(shí)現(xiàn)技術(shù)研發(fā)與應(yīng)用實(shí)踐的深度融合，不斷優(yōu)化和完善人工智能技術(shù)在高校檔案工作中的應(yīng)用體系。只有這樣，高校檔案工作才能更好地應(yīng)對(duì)數(shù)字化時(shí)代帶來(lái)的挑戰(zhàn)和機(jī)遇，不斷提升智能化水平。

4.3 完善智能化檔案管理系統(tǒng)。為了更有效地運(yùn)用人工智能技術(shù)，高校應(yīng)構(gòu)建一個(gè)全面且高效的檔案管理技術(shù)體系。這一體系需涵蓋自動(dòng)化檔案管理、智能化檔案推薦、個(gè)性化檔案服務(wù)以及檔案信息安全保障等核心技術(shù)模塊。這些模塊間的協(xié)同工作，將構(gòu)成一個(gè)全面智能化的高校檔案管理系統(tǒng)。具體來(lái)說(shuō)，該系統(tǒng)應(yīng)能夠?qū)崿F(xiàn)檔案的自動(dòng)分類、歸檔、檢索、借閱等操作流程，從而大幅提高工作效率。同時(shí)，根據(jù)用戶的需求和興趣，系統(tǒng)應(yīng)能夠智能推薦相關(guān)檔案信息和資源，提升用戶滿意度。在信息安全方面，系統(tǒng)需具備自動(dòng)監(jiān)控、入侵檢測(cè)、加密保護(hù)等功能，確保檔案信息的安全性和保密性。此外，該系統(tǒng)還應(yīng)具備一些獨(dú)特功能，如智能提醒、自動(dòng)排版和數(shù)字化處理等，以滿足高校檔案管理的特殊需求。目前，已有許多高校開始引入智能化檔案管理系統(tǒng)，如中國(guó)科學(xué)技術(shù)大學(xué)的“智慧檔案館”和上海交通大學(xué)的“數(shù)字檔案館”等。這些成功案例表明，智能化檔案管理系統(tǒng)在高校的應(yīng)用前景廣闊，有望為高校檔案管理工作帶來(lái)革命性的變革。

4.4 加速檔案數(shù)字化進(jìn)程。在人工智能領(lǐng)域，數(shù)據(jù)的質(zhì)量和數(shù)量對(duì)于技術(shù)的應(yīng)用至關(guān)重要。由于每個(gè)場(chǎng)景都有不同的數(shù)據(jù)分布和特征，需要大量的數(shù)據(jù)來(lái)支持人工智能系統(tǒng)的學(xué)習(xí)和訓(xùn)練。因此人工智能若要在高校檔案中能夠有效應(yīng)用，就必須加速檔案數(shù)字化，建立數(shù)字化檔案庫(kù)。一方面要大力推動(dòng)高校檔案“增量電子化”；另一方面要利用新技術(shù)持續(xù)推進(jìn)高校檔案“存量數(shù)字化”，將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案逐步轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，同時(shí)可以進(jìn)一步拓寬思路，用3D掃描技術(shù)將非紙質(zhì)的實(shí)體檔案數(shù)字化，以3D文件的形式存儲(chǔ)下來(lái)，逐步建立以檔案數(shù)字資源為主導(dǎo)的檔案資源體系。

在加速檔案數(shù)字化進(jìn)程中，需要解決一些關(guān)鍵問題。一是制定檔案數(shù)字化戰(zhàn)略，明確檔案數(shù)字化目標(biāo)和實(shí)施方案，細(xì)化各項(xiàng)工作任務(wù)，明確責(zé)任部門和完成時(shí)限。對(duì)現(xiàn)有檔案資源進(jìn)行全面梳理，區(qū)分輕重緩急，制定合理的檔案數(shù)字化工作計(jì)劃。針對(duì)不同類型的檔案，采用相應(yīng)的數(shù)字化技術(shù)，如紙質(zhì)檔案掃描、電子檔案轉(zhuǎn)換等，將數(shù)字檔案建設(shè)作為一項(xiàng)系統(tǒng)性、長(zhǎng)期性的工程。如英國(guó)國(guó)家檔案館為推進(jìn)數(shù)字檔案資源建設(shè)，分別于2017年和2019年相繼出臺(tái)了《國(guó)家檔案館數(shù)字戰(zhàn)略》和《國(guó)家檔案館數(shù)字能力建設(shè)戰(zhàn)略》。[15，16]二是選擇合適的數(shù)字化設(shè)備和軟件，確保數(shù)字化過(guò)程的準(zhǔn)確性和完整性。升級(jí)檔案管理系統(tǒng)，采用功能強(qiáng)大、安全可靠的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全程電子化管理。三是建立制度標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。數(shù)字化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及范圍廣，需要從制度層面給予保障，制定一套切實(shí)可行的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，[17]包括管理性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)、業(yè)務(wù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)以及技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，[18]通過(guò)建立完善的數(shù)字化管理流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，明確電子檔案的生成、歸檔、存儲(chǔ)、利用和銷毀等環(huán)節(jié)的要求，完善電子檔案管理流程，確保電子檔案從生成、流轉(zhuǎn)、歸檔到利用的全過(guò)程都在可控、可追溯的范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。

4.5 提升檔案管理人員的數(shù)字化素養(yǎng)。數(shù)字化素養(yǎng)是指?jìng)€(gè)體在信息社會(huì)中，為應(yīng)對(duì)信息化環(huán)境所必須具有的能力，包括運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行信息獲取、處理、傳遞和應(yīng)用。對(duì)于高校檔案管理人員而言，數(shù)字化素養(yǎng)主要涵蓋以下幾個(gè)方面：首先，掌握檔案管理相關(guān)的數(shù)字化技術(shù)，如計(jì)算機(jī)操作、網(wǎng)絡(luò)通信和數(shù)據(jù)庫(kù)查詢等；其次，熟悉檔案管理相關(guān)的軟件應(yīng)用，如檔案管理系統(tǒng)、圖像處理軟件和文本編輯軟件等；再次，具備數(shù)字化思維，能夠?qū)鹘y(tǒng)檔案管理方式與現(xiàn)代信息技術(shù)相結(jié)合，創(chuàng)新檔案管理方法；最后，擁有信息安全意識(shí)，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性和完整性。這些素養(yǎng)對(duì)于高校檔案管理人員在信息化環(huán)境中高效、準(zhǔn)確地管理檔案至關(guān)重要。

根據(jù)上述數(shù)字化素養(yǎng)具體構(gòu)成內(nèi)容，可以著重從以下四個(gè)方面去提升高校檔案管理人員的數(shù)字化素養(yǎng)。一是加強(qiáng)培訓(xùn)。讓他們掌握更多的數(shù)字化技術(shù)和管理知識(shí)。通過(guò)數(shù)字化技能培訓(xùn)，包括數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用能力、數(shù)字檔案資源的管理能力、數(shù)字化服務(wù)能力等，加速檔案管理人員掌握所需的數(shù)字化技能和知識(shí)，提高檔案管理人員的數(shù)字化技能水平。在培訓(xùn)工作中可以充分發(fā)揮設(shè)有檔案專業(yè)的高校、檔案學(xué)會(huì)、協(xié)會(huì)以及三方機(jī)構(gòu)等組織機(jī)構(gòu)的重要作用，探索檔案管理人員社會(huì)聯(lián)合培訓(xùn)的職業(yè)培養(yǎng)模式。二是強(qiáng)化引導(dǎo)。如通過(guò)宣傳、參觀交流、實(shí)際應(yīng)用、表彰激勵(lì)等措施，加強(qiáng)觀念引導(dǎo)，不斷強(qiáng)化高校檔案工作者數(shù)字化意識(shí)，提高對(duì)電子檔案價(jià)值的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)他們收集和保護(hù)電子檔案的自覺性。此外，還可以積極推進(jìn)高校檔案工作數(shù)字化變革，不斷引進(jìn)數(shù)字化技術(shù)，以這種方式倒逼檔案工作人員形成并強(qiáng)化數(shù)字化意識(shí)。[19]三是建立一個(gè)良好的數(shù)字化環(huán)境，為檔案工作者提供更好的支持和保障。這包括提供先進(jìn)的數(shù)字化硬件設(shè)備和軟件工具、建立完善的數(shù)字化檔案管理制度等。四是加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全教育，讓檔案管理人員充分認(rèn)識(shí)到數(shù)據(jù)安全的重要性，牢固樹立數(shù)據(jù)安全觀，并不斷掌握數(shù)據(jù)保護(hù)的方法。

4.6 保障檔案信息安全。高校檔案工作中應(yīng)用人工智能技術(shù)，必須采取一系列嚴(yán)格的安全措施，堅(jiān)持“以防為主，防治結(jié)合”的原則，確保檔案信息安全。一是建立完善的信息安全管理制度，包括機(jī)房管理、網(wǎng)絡(luò)管理、數(shù)據(jù)及加密管理、應(yīng)急處理等制度。通過(guò)制度規(guī)范檔案管理人員的操作行為，確保檔案信息的安全可靠。結(jié)合檔案利用環(huán)節(jié)，將借閱審批的流程、檔案文件的復(fù)制簽章和歸檔交接等業(yè)務(wù)內(nèi)容涉及的安全管理要求，利用安全技術(shù)措施形成管理系統(tǒng)功能。二是利用智能防火墻和入侵檢測(cè)技術(shù)。實(shí)時(shí)發(fā)現(xiàn)并阻斷外部攻擊和內(nèi)部泄露，應(yīng)用數(shù)據(jù)加密技術(shù)保護(hù)師生個(gè)人信息的機(jī)密性，防止信息被未經(jīng)授權(quán)的第三方獲取。三是定時(shí)對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。數(shù)據(jù)備份并脫機(jī)保存到其他介質(zhì)上，同時(shí)運(yùn)用云備份技術(shù)將檔案信息備份到云端，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程備份，防止網(wǎng)絡(luò)遭到攻擊或違規(guī)操作等造成檔案信息丟失或更改。例如，科大訊飛的檔案超腦平臺(tái)2.0版本內(nèi)置專業(yè)語(yǔ)料庫(kù)，形成完全本地化保存的檔案數(shù)據(jù)，實(shí)現(xiàn)與互聯(lián)網(wǎng)的完全隔離，保證檔案數(shù)據(jù)的安全可靠。[20]四是制定合理的災(zāi)備策略。若突發(fā)緊急事件，將數(shù)字檔案信息存儲(chǔ)的安全性和完整性作為首要考慮內(nèi)容，確保數(shù)字檔案信息能夠在第一時(shí)間調(diào)出，并能夠迅速恢復(fù)數(shù)字檔案信息。上述各項(xiàng)措施的全面落實(shí)，可以構(gòu)建一個(gè)安全、可靠且高效的檔案安全管理系統(tǒng)。