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        淺談全宗卷與檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)的整合路徑

        2024-07-31 00:00:00崔學(xué)柳
        檔案天地 2024年7期

        科學(xué)整合檔案信息資源[1]是2014年中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳聯(lián)合發(fā)布《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》中提出的要求。通過對中國知網(wǎng)全文數(shù)據(jù)庫檢索,發(fā)現(xiàn)近10年來關(guān)于“科學(xué)整合檔案信息資源”主題的文章約1100篇,足以看出學(xué)者對此主題的高度關(guān)注??v覽這些文章,其主要觀點(diǎn)集中在大數(shù)據(jù)背景下檔案資源的合理配置[2]、館際合作[3]、深度開發(fā)[4]、有效共享[5]、政策完善[6]等方面的研究,而將整合檔案信息資源的理念應(yīng)用至《全宗卷規(guī)范》與河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)(以下簡稱標(biāo)準(zhǔn)),至今仍為空白。本文結(jié)合對《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢下檔案工作的意見》的理解,將整合理念應(yīng)用至《全宗卷規(guī)范》與標(biāo)準(zhǔn),探索二者整合的路徑。

        一、全宗卷與標(biāo)準(zhǔn)整合的必要性

        (一)全宗卷與“標(biāo)準(zhǔn)”獨(dú)立整理的弊端

        為了更好地對檔案進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化管理,適應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)要求,很多基層立檔單位針對標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行逐條梳理,獨(dú)立整理出一套“專項檔案”。隨著各省因適應(yīng)時代發(fā)展而不斷修訂標(biāo)準(zhǔn),基層立檔單位同時整理出多套不同版本的“專項檔案”,一定程度上影響了檔案的科學(xué)管理。一是“專項檔案”與全宗卷內(nèi)容有重疊,對于保存套數(shù)有限的檔案,需要復(fù)印保存,復(fù)印檔案不僅耗用時間精力、重復(fù)占用庫房空間,還增加了檔案原件破損的風(fēng)險系數(shù)。二是多個標(biāo)準(zhǔn)下的“專項檔案”容易出現(xiàn)斷層,不能形成年代連續(xù)的案卷,難以做到后續(xù)高效地統(tǒng)籌利用。三是“專項檔案”是為完成檔案達(dá)標(biāo)工作而產(chǎn)生的,隨著標(biāo)準(zhǔn)版本的修訂更新,“專項檔案”需要不斷調(diào)整,卷(件)數(shù)量大的“專項檔案”在不斷調(diào)整中增加了破損甚至丟失的風(fēng)險。

        (二)全宗卷與標(biāo)準(zhǔn)整合的優(yōu)勢

        全宗卷與各省出臺的標(biāo)準(zhǔn)相對獨(dú)立,但也有一定相關(guān)性。將不斷修訂的標(biāo)準(zhǔn)整合到相對穩(wěn)定的全宗卷,有很多優(yōu)勢。一是避免了重復(fù)復(fù)印,節(jié)省了時間、空間,提高了檔案工作效率,降低了原件的使用率,有力地保護(hù)了檔案原貌。二是突破了多版標(biāo)準(zhǔn)的束縛,建立連續(xù)的全宗卷文件級目錄,便于后期檢索利用,有利于更好地應(yīng)對不斷更新的標(biāo)準(zhǔn)考核。三是全宗卷內(nèi)文件排序更加穩(wěn)定,全宗卷內(nèi)容更加豐富,文件突破了“保管期限”的限制,如文件歸檔的通知、檔案培訓(xùn)的通知等,按照保管期限劃分為定期保存的檔案,有利于檔案管理相關(guān)文件的長期保存。

        二、全宗卷與標(biāo)準(zhǔn)的范疇界定

        (一)全宗卷的含義及版本選取

        全宗卷是由記錄和說明全宗立檔單位及檔案歷史和現(xiàn)狀的有關(guān)文件材料組成的專門案卷,是管理全宗檔案的重要工具[7]。全宗卷整理的指導(dǎo)性文件是《全宗卷規(guī)范》?!度诰硪?guī)范》我國現(xiàn)執(zhí)行的版本是DA/T12-2012,上一版是DA/T12-94,作為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)具有相對穩(wěn)定性。2012版《全宗卷規(guī)范》中“全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成”分9項條款,分別為全宗(館藏)介紹類、檔案收集類、檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計類、檔案利用類、新技術(shù)應(yīng)用類、綜合全宗卷。大多基層立檔單位不涉及第9項綜合全宗卷,因此本文僅從前8項條款展開討論。

        (二)標(biāo)準(zhǔn)的含義及典型版本選取

        標(biāo)準(zhǔn)是各省檔案行政部門制定的衡量基層立檔單位檔案整理水平的依據(jù),是推動檔案科學(xué)規(guī)范管理的指導(dǎo)性文件。隨著時代的發(fā)展,各省檔案局為全面貫徹落實國家檔案局和各省檔案工作安排部署,不斷修訂標(biāo)準(zhǔn)來更好地引領(lǐng)各單位檔案工作。近年來,河北省檔案局陸續(xù)出臺5份關(guān)于“檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定”的標(biāo)準(zhǔn),分別為《河北省機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理辦法》(冀檔﹝2003﹞4號)、《河北省機(jī)關(guān)、團(tuán)體、事業(yè)單位檔案工作目標(biāo)管理特級標(biāo)準(zhǔn)考核辦法(試行)》(冀檔發(fā)﹝2006﹞10號)、《河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》(冀檔﹝2011﹞2號)、《河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》(冀檔發(fā)﹝2021﹞1號)、《河北省機(jī)關(guān)檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定辦法》(冀檔發(fā)﹝2024﹞1號)。伴隨不同版本標(biāo)準(zhǔn)的出臺,基層立檔單位整理出5套“專項檔案”,不利于“專項檔案”保存的連續(xù)性,不能高效發(fā)揮“專項檔案”應(yīng)有的歷史價值。為了解決這些弊端,本文選擇現(xiàn)執(zhí)行2024年版標(biāo)準(zhǔn)與全宗卷進(jìn)行整合,其他版本(如2003年版、2006年版、2011年版和2021年版)可參照借鑒。

        三、全宗卷與標(biāo)準(zhǔn)整合的路徑

        (一)堅持類目相似或相近原則

        堅持類目相似或相近原則進(jìn)行整合,將全宗卷與2024年版標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行匹配,簡化了整合程序,提高了整合效率。具體操作如下:

        將類目相似或相近原則應(yīng)用至2024年版標(biāo)準(zhǔn)。2024年版標(biāo)準(zhǔn)四大項分別為體制機(jī)制、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、信息化建設(shè)。標(biāo)準(zhǔn)中的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、信息化建設(shè)分別與《全宗卷規(guī)范》中的檔案保管類、新技術(shù)應(yīng)用類相對應(yīng)?;A(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)下設(shè)7項,分別為一般要求、形成與收集、整理與歸檔、保管與保護(hù)、鑒定與銷毀、利用與開發(fā)、統(tǒng)計與移交。第2—7項可分別對應(yīng)《全宗卷規(guī)范》中的檔案收集類、檔案整理類、檔案保管類、檔案鑒定類、檔案利用類、檔案統(tǒng)計類。一般要求均可在《全宗卷規(guī)范》中找到相應(yīng)內(nèi)容(圖1)。

        (二)堅持求同存異原則

        將全宗卷與標(biāo)準(zhǔn)整合,本質(zhì)上是將標(biāo)準(zhǔn)并入全宗卷。在并入過程中,有時會遇到《全宗卷規(guī)范》沒有明確提及的類目,這時需要堅持求同存異原則,保留不同之處。例如,2024年版標(biāo)準(zhǔn)中的“體制機(jī)制”,此內(nèi)容在《全宗卷規(guī)范》沒有明確提及,本著求同存異原則,同時保持“體制機(jī)制”中項目的關(guān)聯(lián)性,經(jīng)過反復(fù)考量,建議將此部分內(nèi)容劃至《全宗卷規(guī)范》的第1項全宗(館藏)介紹類。

        四、細(xì)化整合后全宗卷的整理代碼

        (一)全宗卷的門類代碼

        將全宗卷與標(biāo)準(zhǔn)整合后,全宗卷的內(nèi)容更加豐富,基層立檔單位在進(jìn)行檔案工作目標(biāo)管理認(rèn)定時,如何快速地從大量全宗卷文件中找到所需成為難點(diǎn)。本文借鑒2018年國家檔案局令第13號《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》[8]第三十三條的機(jī)關(guān)檔案門類代碼和2022年國家檔案局檔函﹝2022﹞58號中的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》(樣例)中門類劃分的規(guī)定,將全宗卷內(nèi)容設(shè)置一級和二級門類代碼。

        1.全宗卷的一級門類代碼

        一級門類代碼與《全宗卷規(guī)范》“全宗卷的內(nèi)容構(gòu)成”相對應(yīng),選擇關(guān)鍵詞首字母設(shè)置代碼,如選取全宗(館藏)介紹類中的關(guān)鍵詞“介紹”的首字母JS作為門類代碼,選取檔案收集類中的關(guān)鍵詞“收集”的首字母SJ作為門類代碼,以此類推。檔案整理類、檔案鑒定類、檔案保管類、檔案統(tǒng)計類、檔案利用類的門類代碼分別為ZL、JD、BG、TJ、LY(圖2)。新技術(shù)應(yīng)用類中的關(guān)鍵詞“技術(shù)”首字母JS與全宗(館藏)介紹類中的關(guān)鍵字“介紹”的首字母JS相同,因此,借用2024年版標(biāo)準(zhǔn)中的第四項“信息化建設(shè)”的關(guān)鍵詞“信息化”首字母XXH作為新技術(shù)應(yīng)用類的門類代碼。

        2.全宗卷的二級門類代碼

        為了更好地將全宗卷的內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)有序管理,在全宗卷下設(shè)二級門類格外重要。

        (1)全宗(館藏)介紹類

        在探討全宗卷與兩個標(biāo)準(zhǔn)的整合路徑時,將2024年版標(biāo)準(zhǔn)中的體制機(jī)制劃入《全宗卷規(guī)范》中的全宗(館藏)介紹類。建議將全宗(館藏)介紹類中原有表述涵蓋的內(nèi)容命名為全宗背景,現(xiàn)執(zhí)行的2024年版標(biāo)準(zhǔn)中的體制機(jī)制下設(shè)的4項為二級類目名稱,即《全宗卷規(guī)范》第1項全宗(館藏)介紹類的二級類目名稱為全宗背景、組織領(lǐng)導(dǎo)、機(jī)構(gòu)人員、基本機(jī)制、經(jīng)費(fèi)保障。選取關(guān)鍵詞背景、組織、機(jī)構(gòu)、機(jī)制、經(jīng)費(fèi)的首字母作為二級門類代碼,即BJ、ZZ、JG、JZ、JF。

        (2)檔案收集類

        檔案收集類在《全宗卷規(guī)范》中的解釋為“檔案接收和征集工作的辦法、標(biāo)準(zhǔn),檔案(資料)交接文據(jù)及相關(guān)目錄,檔案來源和檔案歷史轉(zhuǎn)移過程說明材料等”。作為基層立檔單位,此類大多為交接文據(jù)及相關(guān)目錄,《全宗卷規(guī)范》解釋中的辦法、標(biāo)準(zhǔn)、說明材料等相對較少,因此,建議將其分為兩部分,即交接手續(xù)和收集說明,取關(guān)鍵詞手續(xù)和說明的首字母作為二級門類代碼,即SX和SM。

        (3)檔案整理類

        檔案整理類在《全宗卷規(guī)范》中的解釋為“文件材料分類、保管期限和歸檔范圍的規(guī)定,檔案整理工作方案、整理工作說明和小結(jié)等”[7]。作為基層立檔單位,此類大多為整理完畢的歸檔案卷目錄和歸檔文件目錄,兩類目錄可以分別取文件和案卷的首字母作為二級門類代碼,即WJ和AJ。檔案整理類的解釋內(nèi)容以整理說明作為二級類目名稱,取“說明”的首字母SM作為二級門類代碼。

        (4)檔案保管類

        檔案保管類在《全宗卷規(guī)范》中的解釋為“檔案保管工作制度,檔案安全檢查、檔案破損情況調(diào)查與修復(fù)(搶救)、重點(diǎn)檔案保護(hù)、珍貴檔案仿真復(fù)制件制作等工作的記錄和說明材料,檔案保管狀況分析和工作總結(jié)、報告等”。建議將保存內(nèi)容較多的安全檢查、出入庫登記、溫濕度記錄設(shè)為二級門類名稱,取關(guān)鍵詞首字母作為二級門類代碼,即JC、CR、WS。其他相關(guān)的工作制度、應(yīng)急預(yù)案等文件,以保管說明作為二級類目名稱,二級門類代碼設(shè)為SM。

        (5)檔案利用類

        檔案利用類建議將利用手續(xù)、利用效果、利用成果設(shè)為二級門類名稱,取關(guān)鍵詞手續(xù)、效果、成果的首字母作為二級門類代碼,即SX、XG、CG。其他相關(guān)的工作制度、檢索工具編制情況等文件,以利用說明作為二級類目名稱,二級門類代碼設(shè)為SM。

        (6)檔案鑒定類、檔案統(tǒng)計類、新技術(shù)應(yīng)用類

        這三類對于基層立檔單位來說,每年產(chǎn)生的文件較少,不建議設(shè)置二級門類。對于此三類產(chǎn)生文件較多的立檔單位,可根據(jù)實際情況自行設(shè)置二級門類。

        (二)全宗卷的文件編號

        1.文件編號的組成要素

        《全宗卷規(guī)范》中規(guī)定文件材料以件為單位進(jìn)行裝訂,文件材料的編號由“全宗號—類號—件號”三部分組成。鑒于大多基層立檔單位不在檔案館移交范圍內(nèi),沒有特有的全宗號,因此將文件材料進(jìn)行編號時可省略全宗號一項。綜合本文所述的一級和二級門類代碼,文件編號宜由“一級門類代碼—二級門類代碼—件號”三部分組成。例如,全宗卷中全宗(館藏)介紹類全宗背景中第一件文件的編號為JS-BJ-1,檔案收集類收集手續(xù)中第一件文件的編號為SJ-SX-1。

        2.文件編號的標(biāo)注用筆

        全宗卷文件作為立檔單位重要的檔案,降低因涂改編號而帶來的損壞,也是保護(hù)檔案原貌的一種方式。因此,文件編號宜使用鉛筆標(biāo)注,以便在出臺新的《全宗卷規(guī)范》后進(jìn)行靈活調(diào)整。

        3.文件編號的多重使用

        對于可以放在兩個以上全宗卷門類的特殊文件,可以僅將完整文件放在排序靠前的門類,后續(xù)可在全宗卷目錄中標(biāo)明首次出現(xiàn)的文件編號,類似于檔案管理中的“互見號”,避免了同一全宗內(nèi)的重復(fù)復(fù)印。例如,基礎(chǔ)數(shù)字匯編,既可以歸到檔案統(tǒng)計類,又可歸到檔案利用類檔案利用成果中,若無多份文件,可以將文件放入第一次出現(xiàn)的門類檔案統(tǒng)計類,第二次出現(xiàn)的門類可以在全宗卷目錄中僅填寫文件編號。

        本文以科學(xué)整合檔案信息資源為理論基礎(chǔ),立足于我國現(xiàn)階段執(zhí)行的《全宗卷規(guī)范》DA/T12-2012,以舉例的方式,探討了行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)與省級標(biāo)準(zhǔn)的整合方法,希望基層立檔單位在不斷更新的省級標(biāo)準(zhǔn)下,能夠?qū)⑷诰砦募砗?,將達(dá)標(biāo)工作完成好。

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        作者單位:河北省地質(zhì)環(huán)境監(jiān)測院

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