摘 要：新修訂的《檔案法》《檔案法實施條例》專門提出了檔案信息化建設(shè)，并賦予電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案同等效力。隨著醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，醫(yī)院電子檔案數(shù)量和規(guī)模呈現(xiàn)出快速增長態(tài)勢。做好新時代醫(yī)院電子檔案管理是每一名檔案管理者亟待解決的問題。本文以全生命周期理論為研究視角和方法，詳細提出了每一周期所對應(yīng)的電子檔案管理環(huán)節(jié)中的具體內(nèi)容，將電子檔案管理分解為若干管理單元，進一步透析電子檔案管理的具體措施，使醫(yī)院電子檔案管理更加科學(xué)化、規(guī)范化，為醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)改革以及醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供檔案的有力支持和保障。

關(guān)鍵詞：電子檔案；全生命周期；檔案管理

概述

國際檔案理事會電子文件委員會制定《電子文件管理指南》，將電子文件生命周期劃分為概念階段、形成階段和維護階段[1]。而我國則將文件運動過程劃分為四個階段[2]，即文件的設(shè)計、制作、形成階段，文件現(xiàn)實使用階段，文件暫存階段和文件永久保存或歷史階段。近年來，隨著信息技術(shù)發(fā)展及其在檔案管理中的實際應(yīng)用，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理全生命周期理論逐漸在電子檔案領(lǐng)域得以延續(xù)。國家檔案局發(fā)布的《基于文檔型非關(guān)系型數(shù)據(jù)庫的檔案數(shù)據(jù)存儲規(guī)范》中明確指出“檔案數(shù)據(jù)”包括電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本內(nèi)容數(shù)據(jù)及兩者元數(shù)據(jù)（含目錄數(shù)據(jù)）。2021年1月1日起施行的《檔案法》明確規(guī)定，“來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)”的電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案效力等同，能夠直接以電子形式作為“憑證使用”。這是以法律形式明確電子檔案的效力，為單軌制的施行掃清制度上的障礙。2024年3月1日起《檔案法實施條例》（以下簡稱《條例》）正式施行。該《條例》進一步提出要加強電子檔案管理信息系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)歸檔功能建設(shè)，“實現(xiàn)電子檔案全過程管理”。在全生命周期理論下，檔案的數(shù)據(jù)治理呈現(xiàn)一脈相承的連續(xù)性特征[3]。檔案從收集到銷毀或永久保存過程包括收集、整理、保管、利用、銷毀五個環(huán)節(jié)，把這五個環(huán)節(jié)動態(tài)地看作是檔案經(jīng)歷的形成期、發(fā)展期、成熟期、衰退期，即檔案全生命周期[4]（見表1）。

基于全生命周期理論視角下醫(yī)院電子檔案管理主要涉及數(shù)據(jù)收集、整理、保管、利用、銷毀等各個方面，確保電子檔案管理做到來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)，實現(xiàn)以電子形式作為憑證使用效果。

1 形成期：電子檔案收集、整理

1.1 電子檔案收集

這是電子檔案數(shù)據(jù)管理的第一步，是全生命周期管理的第一個環(huán)節(jié)。收集的數(shù)據(jù)信息包括電子檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化副本內(nèi)容數(shù)據(jù)及兩者元數(shù)據(jù)（含目錄數(shù)據(jù)）等。信息化時代，由于沒有形成統(tǒng)一標(biāo)準的電子文件格式，電子文件集中后兼容性較差。以臨沂市中心醫(yī)院為例。首先是從各部門進行電子檔案數(shù)據(jù)采集。根據(jù)編制的檔案收集范圍，指導(dǎo)醫(yī)院各部門做好檔案信息系統(tǒng)填錄，醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)具備采集、存儲、修改、刪除功能。醫(yī)院各業(yè)務(wù)科室資料員以系統(tǒng)管理員的身份登錄系統(tǒng)，提交各科室產(chǎn)業(yè)的電子檔案數(shù)據(jù)，并由檔案管理員審核，收集范圍與格式均符合的直接添加至檔案數(shù)據(jù)庫，并在系統(tǒng)中顯示添加成功。該系統(tǒng)的運用使醫(yī)院各部門、科室的電子檔案數(shù)據(jù)直接添加導(dǎo)入（見圖1）。

其次是從醫(yī)院辦公OA系統(tǒng)中直接導(dǎo)入電子檔案數(shù)據(jù)。隨著醫(yī)院無紙化辦公的普及，OA系統(tǒng)中大量辦理完畢的、具有保存價值的電子文書檔案數(shù)據(jù)可直接與檔案管理系統(tǒng)接口對接，實現(xiàn)電子檔案數(shù)據(jù)的直接采集。在采集時要檢查歸檔電子文書檔案數(shù)據(jù)格式，要保證數(shù)據(jù)格式兼容。

1.2 電子檔案整理

按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等標(biāo)準規(guī)范，將收集的電子檔案數(shù)據(jù)進行整理。一是整理方式。電子檔案整理主要以件為單位或者根據(jù)實際以卷為單位，要保持整理的電子檔案與元數(shù)據(jù)之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。二是分類。電子檔案分類，按照文書類、科技類、郵件網(wǎng)頁及社交媒體類、聲像類等不同分類方案，執(zhí)行不同的分類標(biāo)準規(guī)范。命名。分類完成之后，還需按規(guī)則進行電子檔案命名，命名要能夠體現(xiàn)元數(shù)據(jù)與電子檔案之間的關(guān)聯(lián)關(guān)系。三是歸檔流程。清點電子檔案及元數(shù)據(jù)，并按照一定規(guī)范標(biāo)準鑒定（“四性”鑒定合格率要求100%）、登記，填寫歸檔登記表，完成歸檔。四是格式整理。根據(jù)文本類電子檔案歸檔格式應(yīng)為WPS、DOCX、RTF等，電子文件組件應(yīng)選擇JPG、PNG格式等。照片類應(yīng)以JPG、TIF格式。二維矢量文件則應(yīng)選擇DXF、EMF、SVG等格式整理。五是編目。電子檔案整理審核、檔案編制等與紙質(zhì)檔案同步進行。并重新排序，依據(jù)排序重新編制文件級檔號，并進一步做好電子檔案著錄。編目完成后，及時將目錄數(shù)據(jù)庫歸入電子檔案管理系統(tǒng)正式庫。

2 發(fā)展期：電子檔案管理

2.1 存儲

存儲就是指為電子檔案及其元數(shù)據(jù)存儲配置與電子檔案管理系統(tǒng)相適應(yīng)的在線存儲設(shè)備，并在存儲器中逐級建立文件夾，在元數(shù)據(jù)中記錄電子檔案存儲路徑。存儲載體，主要有光盤、磁帶、磁盤以及在此介質(zhì)基礎(chǔ)上分別構(gòu)成的光盤庫、磁帶庫、磁盤陣列等存儲設(shè)備[5]。其中光盤盤面易受外力劃傷影響數(shù)據(jù)讀取，磁帶長期存放易出現(xiàn)粘連，影響數(shù)據(jù)讀取。但光盤可擴展性強，可靠性較高，是目前存儲載體選擇較多的一類。一是確定存儲方式。電子檔案存儲分為臨時存儲和長期存儲兩種。臨時存儲主要是應(yīng)用于電子檔案臨時轉(zhuǎn)移，載體性能不穩(wěn)定，不適合長期存儲。長期存儲對存儲設(shè)備要求高，包括災(zāi)備。長期存儲多選用磁盤陣列，安全可靠，能夠保證在磁盤發(fā)生損壞的情況下數(shù)據(jù)的完整性。二是確定存儲技術(shù)。電子檔案存儲技術(shù)主要有在線存儲和離線存儲[6]。主要包括SAN技術(shù)（存儲區(qū)域網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，支持遠距離存儲和傳輸，存儲技術(shù)中應(yīng)用最廣）、NAS技術(shù)（網(wǎng)絡(luò)附加存儲技術(shù)，支持電子檔案數(shù)據(jù)備份、恢復(fù)、加密和防病毒等）和DAS技術(shù)（直連式存儲，直接與服務(wù)器主機相連，使其存儲容量受限于服務(wù)器主機，可擴展性較差）。綜上，電子檔案存儲載體、方式及技術(shù)的比選，主要分析其穩(wěn)定性、可靠性、安全性以及應(yīng)用成本、技術(shù)成熟度等。

2.2 備份

備份是為應(yīng)對文件、數(shù)據(jù)丟失或損壞等可能出現(xiàn)的意外情況，將電子計算機存儲設(shè)備中的數(shù)據(jù)復(fù)制到磁帶等大容量存儲設(shè)備，在原文中獨立出來單獨貯存的程序或文件副本[7]。電子檔案備份的內(nèi)容包括電子檔案及其元數(shù)據(jù)、電子檔案管理系統(tǒng)及其配置數(shù)據(jù)以及日志數(shù)據(jù)等。備份的方式包括近線備份和災(zāi)難備份。醫(yī)院電子檔案備份系統(tǒng)建設(shè)可參考《容災(zāi)等級通用的國際標(biāo)準》（SHARE78）七級分類標(biāo)準，綜合醫(yī)院電子檔案數(shù)量、規(guī)模、重要程度、系統(tǒng)規(guī)劃、投資規(guī)模等多種因素選擇相應(yīng)的備份類型及層次，確定相應(yīng)的容災(zāi)方案（表2）。

3 成熟期：電子檔案利用

檔案具有“存史資政育人”功能[8]，檔案的價值在于其利用。醫(yī)院電子檔案是醫(yī)院在其醫(yī)療、管理等活動中直接產(chǎn)生的具有保存價值的文字、圖表、聲像等形式的歷史記錄，見證了醫(yī)院的發(fā)展、壯大，也記錄了各個時期醫(yī)院的管理經(jīng)驗方法，做好醫(yī)院電子檔案利用工作意義重大。

3.1 統(tǒng)計與分析

醫(yī)院館藏電子檔案資源的統(tǒng)計，根據(jù)統(tǒng)計的數(shù)據(jù)結(jié)果，進一步分析數(shù)據(jù)背后的重要信息。如將醫(yī)院某一時期某一病種的就醫(yī)情況以及患者的醫(yī)療費用進行統(tǒng)計分析，判斷是否存在醫(yī)療行為不當(dāng)問題。再如通過人事檔案中醫(yī)師年齡、學(xué)歷數(shù)據(jù)統(tǒng)計，分析醫(yī)院人才結(jié)構(gòu)中的學(xué)歷、年齡和專業(yè)，為后續(xù)的人才引進提供重要支撐。

3.2 編輯與研究

醫(yī)院發(fā)展過程中各個時期的檔案資料為新時期醫(yī)院的管理提供重要參考，是醫(yī)院的寶貴財富。通過館藏電子檔案資源的信息編研，圍繞特定編研主題開展檔案編研工作，進一步挖掘信息資源，最大限度地發(fā)揮醫(yī)院電子檔案的現(xiàn)實利用價值。如將歷年醫(yī)院的制度類電子檔案進行匯編，用以指導(dǎo)新時期醫(yī)院管理制度的制定、修改提供重要參考。

3.3 借閱與規(guī)劃

這是涉及醫(yī)院電子檔案的具體應(yīng)用，運用計算機信息管理系統(tǒng)，通過賦予不同借閱者的權(quán)限，可實現(xiàn)自主借閱與規(guī)劃，極大地提升了檔案的利用效率。

非直讀性是醫(yī)院電子檔案最顯著的特征之一。因此，做好電子檔案利用工作，前期的數(shù)據(jù)信息準備是基礎(chǔ)。包括電子檔案背景信息、元數(shù)據(jù)信息準備和識別文件的建立。其中背景信息是反映電子檔案形成的目的、結(jié)構(gòu)、功能以及形成和維護的歷史環(huán)境。元數(shù)據(jù)是描述電子檔案編排、內(nèi)部結(jié)構(gòu)的技術(shù)數(shù)據(jù)。識別文件則是描述存儲在載體上的電子文件間的結(jié)構(gòu)或上下文的關(guān)聯(lián)關(guān)系。確保電子檔案利用的安全性至關(guān)重要，為此，需要通過使用權(quán)限審核（如身份認證、設(shè)置密碼等）、拷貝回收、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)，保障醫(yī)院電子檔案利用的安全。

4 衰退期：電子檔案的鑒定、銷毀

新修訂的《檔案法》提出，一般情況下檔案自形成之日起滿25年可向社會開放，特殊情況可以少于25年。這次修訂將之前的30年縮短至25年，注重檔案的開放利用。

4.1 鑒定

在正式開放利用之前，需要對電子檔案進行鑒定，對于不涉及重大利益或國家安全以及其他不宜開放情形的，要及時開放。此外，醫(yī)院電子檔案保存超過保存期限的經(jīng)鑒定無需再繼續(xù)保存，涉及銷毀問題。因此，從全生命周期理論角度來看，電子檔案的鑒定、銷毀同樣也是電子文件至電子檔案管理中不可缺少的工作步驟和環(huán)節(jié)[9]。與傳統(tǒng)載體檔案不同，電子檔案鑒定需要運用鑒定檢測技術(shù)，即是否為歸檔時的“最終版本”，逐份鑒定，需要繼續(xù)保存的，重新編制保存期限，繼續(xù)保存；不需要繼續(xù)保存的，需要對其進行銷毀。

4.2 銷毀

電子檔案銷毀除了要進行造冊、編目并經(jīng)批準外。還有其特定要求，如非保密性電子檔案可采用邏輯刪除法；而涉密電子檔案的銷毀不論是否存儲于可擦除或不可擦除載體，都需要連同存儲載體一并銷毀，防止失泄密情況發(fā)生。醫(yī)院電子檔案銷毀工作稍有不當(dāng)，就會造成難以彌補的損失。因此，要針對醫(yī)院電子檔案特點，嚴格履行銷毀審批程序，并明確電子檔案銷毀責(zé)任人，針對電子檔案銷毀的具體需要，選擇適宜的刪除方法和刪除技術(shù)，如邏輯刪除或物理刪除，存儲介質(zhì)的格式化或者數(shù)據(jù)擦除，或金山、360殺毒軟件中的文件粉碎功能等。

結(jié)語

全生命周期理論將醫(yī)院電子檔案劃分為形成期、發(fā)展期、成熟期和衰退期，對應(yīng)著電子檔案的收集與整理、管理、利用、銷毀等環(huán)節(jié)，二者具有相通性。按照全生命周期理論管理電子檔案，進一步分析了“生命”不同周期或環(huán)節(jié)中電子檔案管理的具體內(nèi)容，使電子檔案管理從技術(shù)型向?qū)崉?wù)型轉(zhuǎn)變，便于檔案管理人員的日常管理，有利于進一步提高醫(yī)院電子檔案管理能力和水平，發(fā)揮電子檔案管理的現(xiàn)實價值，為醫(yī)院的發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)高效服務(wù)，促進醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展。

參考文獻

[1]燕楊.探索建立電子文件一體化集成管理系統(tǒng)模型——以蘇州市相城區(qū)國土分局為例[J]檔案與建設(shè)，2016（6）：71-74.

[2]何嘉蓀.論電子文件的生命周期[J]浙江大學(xué)學(xué)報（人文社會科學(xué)版），2001（4）：101-109.

[3]韓峰.試論全生命周期環(huán)境下檔案數(shù)據(jù)治理的連續(xù)性[J]檔案，2020（10）：43-46.

[4]張蔚.關(guān)于完善醫(yī)院檔案全生命周期管理流程的思考[J]陜西檔案，2023（1）：40-42.

[5]馮麗偉.電子檔案存儲技術(shù)前期研究[J]中國檔案，2015（1）：62-64.

[6]史金.國內(nèi)綜合檔案館電子檔案存儲情況分析[J]中國檔案，2017（9）：26-27.

[7]張文艷.“同質(zhì)備份”還是“異質(zhì)備份”——面對電子檔案“單軌制”的兩點思考[J]檔案管理，2020（2）：126-127.

[8]趙萬吉，田智勇.存史 資政 育人——陜西省檔案館開展愛國主義教育活動巡禮[J]陜西檔案，2003（4）：9-11.

[9]徐義全.電子文件系列講座之十二 電子檔案的鑒定銷毀[J]北京檔案，2001（12）：16-17.

作者簡介：黃萍（1988.3—），大學(xué)學(xué)歷，臨沂市中心醫(yī)院副研究館員，主要從事檔案管理研究。