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        大數(shù)據(jù)時代機關檔案標準化、信息化管理利用路徑分析

        2024-06-23 06:55:20武凡芝
        蘭臺內(nèi)外 2024年15期
        關鍵詞:大數(shù)據(jù)標準化信息化

        摘 要:大數(shù)據(jù)時代,利用現(xiàn)代技術(shù)提升機關檔案管理工作的效率及質(zhì)量,促進其走向標準化、信息化是各級機關部門單位檔案工作未來前行的主流方向,是深入推進檔案規(guī)劃化管理實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。本文以大數(shù)據(jù)時代機關檔案標準化、信息化管理利用路徑分析為題,在制度建設、平臺建設、隊伍建設、服務建設等方面多重發(fā)力,多角度提供電子檔案標準化管理的基本路徑,從而推動整個行業(yè)轉(zhuǎn)型升級、高質(zhì)量發(fā)展。

        關鍵詞:大數(shù)據(jù);機關檔案;標準化;信息化

        中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中提出全面推進檔案治理體系建設,要求健全檔案管理體制機制,完善檔案法規(guī)制度和標準規(guī)范,提高檔案治理網(wǎng)絡化、智能化、精細化水平,進一步提升檔案治理效能。大數(shù)據(jù)時代,信息技術(shù)已逐漸滲透各行各業(yè),新《檔案法》規(guī)定電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等法律效力,并在電子檔案系統(tǒng)建設、“收管存用”等方面做出詳細規(guī)定,為實現(xiàn)標準化管理提供了根本遵循。

        1 大數(shù)據(jù)時代機關檔案標準化、信息化管理利用綜述

        當今社會,機關檔案具有憑證參考作用,能夠為部門單位帶來一定的經(jīng)濟價值與社會價值,也是政府精準剖析現(xiàn)存問題、科學決斷發(fā)展路徑、提升政府治理水平的重要參考,由此可見,檔案管理標準化、信息化水平已逐漸引起人們的重視。檔案管理的標準化是指機關部門按照國家制定的各項業(yè)務流程規(guī)范,使區(qū)域內(nèi)、行業(yè)內(nèi)的檔案工作在同一制度約束下實現(xiàn)資源管控,提升工作效率及質(zhì)量,進而發(fā)揮政府效能。

        1.1 機關檔案標準化管理內(nèi)涵

        機關檔案管理標準化是指利用國家出臺的各項政策制度、管理標準、業(yè)務細則、流程制定等規(guī)范化文件與規(guī)定結(jié)合實際工作開展情況,對檔案管理業(yè)務全流程進行規(guī)范性、合理性約束。在檔案資源體系數(shù)據(jù)治理方面大多以《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)為主要依據(jù),其中規(guī)定電子檔案歸檔范圍包含各門類電子文件及其對應的元數(shù)據(jù),要求建立集成化、透明化、協(xié)同化、規(guī)范化的電子檔案管理利用一體化系統(tǒng),將檔案的采集、分類、著錄、存儲、檢索、對外服務等功能模塊匯總,按照統(tǒng)一的標準與數(shù)據(jù)格式實現(xiàn)標準化建設,從而提升檔案資源的高效管理與廣泛應用水平。在檔案安全保障方面,根據(jù)《中華人民共和國檔案法》及今年3月實施的《中華人民共和國檔案法實施條例》,實現(xiàn)新時期電子檔案資源的優(yōu)化配置。保障其長期的可訪問性與可靠性,著力保障數(shù)據(jù)安全、全面維護應用安全、確保開放鑒定規(guī)范,從而根本上滿足社會公眾和組織的多樣化需求。在檔案保管保護方面根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T 39784-2021)等規(guī)范,運用人工智能、加密、備份、防篡改等技術(shù)手段,建立較為完整的安全保密防護設施,避免安全漏洞及風險,保障機關單位的信息安全[1]。

        1.2 機關檔案信息化管理的必要性及意義

        2023年印發(fā)的《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》中明確指出要優(yōu)化數(shù)字化發(fā)展環(huán)境,構(gòu)筑自立自強的數(shù)字技術(shù)創(chuàng)新體系。實現(xiàn)檔案信息化管理事業(yè)發(fā)展的必然要求,一是突破傳統(tǒng)模式束縛。解決過去收集不齊全、管理有困難、共享難實現(xiàn)、安全無保障等問題,有效彌補不足之處。實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的在線收集、系統(tǒng)分類、安全存儲、共享利用的目的,達到對檔案的高度整合與提取,提升檔案管理效率。同時隨著檔案數(shù)量的增多,使用龐大存儲空間來保管檔案,光盤庫、移動硬盤甚至于云存儲技術(shù)的實施,真正做到了檔案數(shù)據(jù)的大容量快速儲存,并且對于存儲環(huán)境要求較低,節(jié)省了空間,節(jié)約了管理成本。二是與時代相契合。通過檔案管理系統(tǒng)平臺,使龐大數(shù)據(jù)資源庫能夠有效區(qū)分,促進信息收集與加工處理,切實提升信息整合與提高效率,檔案管理更顯高效性,為檔案信息化建設創(chuàng)造有利條件,推動檔案工作更好地適應社會的發(fā)展需求以及信息化的普及,從而真正意義上實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+政務服務”的現(xiàn)代化檔案管理模式[2]。

        2 大數(shù)據(jù)時代機關檔案標準化、信息化管理利用面臨現(xiàn)實困境

        2.1 管理體系不健全的困境

        對于大部分機關單位而言,檔案管理大多是粗放式。沒有設置檔案管理工作專班及業(yè)務科室,具體工作職能不明確,人員職責分工沒有細化,績效考核監(jiān)督不到位。使檔案標準化管理與信息化轉(zhuǎn)型的統(tǒng)籌規(guī)劃力度不夠,難以找準重點。管理人員容易出現(xiàn)紙上談兵、得過且過的心態(tài),實際工作效率大打折扣。在制度標準建設方面,目前檔案信息化的管理、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的深度應用正處于摸索階段。因為檔案工作“邊緣化”的固有屬性,所以導致大多機關單位僅僅采用上級檔案主管部門出臺的標準制度,沒有結(jié)合實際工作制定針對性強的管理措施,細化、量化遠遠達不到工作需求。造成管理體系不健全、責任制不規(guī)范、執(zhí)行和監(jiān)督機制缺失問題嚴重,對檔案管理的信息化發(fā)展帶來一定阻礙。

        2.2 數(shù)據(jù)治理不到位的困境

        在大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展模式下,利用計算機網(wǎng)絡及操作系統(tǒng)相關技術(shù),實現(xiàn)檔案信息資源的高效管理、廣泛利用、共建共享是主流發(fā)展方向。但是,目前在機關單位存在網(wǎng)絡統(tǒng)一性不足,檔案資源的開放共享存在技術(shù)壁壘較多,嚴重影響了標準化與信息化進程。一是各部門管理系統(tǒng)平臺建設“各自為政”現(xiàn)象嚴重。檔案數(shù)字化進程參差不齊,系統(tǒng)功能開發(fā)水平不同。由于信息化建設時間先后的影響,在系統(tǒng)構(gòu)架、開發(fā)語言、運行環(huán)境搭建等方面存在差異,使得數(shù)據(jù)交換與在線傳輸?shù)仁冀K處于較低水平。二是數(shù)據(jù)庫建設“碎片化”嚴重。目前中央各部委及省級機關檔案部門均已建設較為完善的檔案數(shù)據(jù)中心,且形成自上而下不斷集中的模式。與之相比,市縣兩級平臺檔案數(shù)據(jù)資源較為淡薄,基層“數(shù)據(jù)空心化”現(xiàn)象嚴重,數(shù)據(jù)整合度不高、服務利用性不強,無法充分發(fā)揮檔案資源資政育人作用。

        2.3 人員素養(yǎng)不完善的困境

        目前大多機關部門單位檔案管理人員并非全職,辦公室或者人事部門人員兼職較多。并且普遍年齡較大,信息化專業(yè)能力較弱,對現(xiàn)代科學技術(shù)有畏難情緒,對于學習新事物、掌握新手段、轉(zhuǎn)變新思想持消極態(tài)度,甚至認為信息化會為工作的開展帶來諸多麻煩。同時管理人員流動性較強,崗位人員替換較為頻繁。使得前一任管理員剛剛熟悉工作就被調(diào)離,后續(xù)人員依然需要重新學習過去制定的各項標準制度。在一定程度上嚴重影響了檔案標準化、科學化、信息化的管理進程。同時,機關單位在推進檔案信息化過程中沒有注重干部人才隊伍的培養(yǎng)工作。使得管理人員在計算機技術(shù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、操作系統(tǒng)應用等方面始終無法具備豐富的信息化知識,知識結(jié)構(gòu)尚未得到及時更新。即使機關單位具備先進的信息化軟硬件設備,也無法對其充分利用,無法有效發(fā)揮信息化設備與系統(tǒng)的優(yōu)勢,造成資源浪費[3]。

        2.4 服務水平不達標的困境

        大數(shù)據(jù)時代檔案智慧化社會服務是主要特征,尤其是隨著社會的發(fā)展與精神文化生活水平的不斷提升,廣大用戶對于檔案服務的需求也逐漸個性化。但是各機關單位受限于資金保障、服務意識等問題,對外開發(fā)利用的力度較少,難以實現(xiàn)現(xiàn)代科學技術(shù)與檔案管理相融合。同時安全體系不夠完善也是制約服務水平提高的重要因素。部分機關單位在檔案管理利用過程中尚未配置專業(yè)的安全設備,防護手段應用不足,對于訪問系統(tǒng)的各類用戶沒有經(jīng)過防火墻與TCP/IP協(xié)議的過濾,使得用戶的個人隱私與檔案數(shù)據(jù)的安全難以得到充分保障,影響了檔案數(shù)據(jù)服務效能的發(fā)揮。

        3 大數(shù)據(jù)時代機關檔案標準化、信息化管理利用優(yōu)化路徑

        3.1 加強集中化建設,完善標準化管理

        3.1.1完善組織建設。設置檔案信息化領導小組,以主要負責同志為組長,檔案管理業(yè)務科室負責人為副組長,其他科室檔案負責人員為組員,統(tǒng)籌推進檔案信息化建設。按照“科學調(diào)控,持續(xù)投入,分步實施”的工作思路,結(jié)合實際建立長遠規(guī)劃,包括階段性目標、實施路徑、要素保障等事項。做到分工明確、職責清晰、落實有力。從而整合全體干部隊伍力量,增強檔案信息化工作的責任感和緊迫感,形成責任明確、分工協(xié)作、齊抓共管的工作格局。

        3.1.2完善制度建設。領導小組要參照《中華人民共和國檔案法》《機關檔案管理規(guī)定》《國家行政機關公文處理辦法》《電子檔案單套管理一般要求》以及2023年國務院出臺的《政務服務電子文件歸檔和電子檔案管理辦法》等政策文件,結(jié)合機關發(fā)展方向與戰(zhàn)略,制定科學性強、規(guī)范性高的管理制度標準體系。制定《機關檔案管理人員崗位責任制》《機關檔案信息化管理制度》,在檔案的收集調(diào)取、分類錄入、查詢利用、共享傳輸?shù)确矫婕訌娊y(tǒng)一標準與制度約束。實現(xiàn)全流程管控,做到有章可循、有法可依,提升檔案信息化建設準確度和有效性。

        3.2 建立一體化平臺,打造全流程治理

        3.2.1加強平臺研發(fā)。各地區(qū)檔案主管部門要根據(jù)《電子檔案管理系統(tǒng)通用功能要求》(GB/T 39784- 2021),結(jié)合當?shù)馗鳈C關單位檔案數(shù)字資源及信息化管理工作情況,建設機關檔案管理利用一體化平臺,設置統(tǒng)一數(shù)據(jù)標準與信息傳輸接口,強化系統(tǒng)內(nèi)部數(shù)據(jù)同質(zhì)化銜接。切實開展檔案信息資源在線征集歸檔、分類著錄、審核掛載、開放鑒定等基礎工作,全面促進多領域、多行業(yè)機關單位數(shù)據(jù)整合,以前沿技術(shù)為支撐做好溯源治理等工作,在確保檔案信息化建設推動的同時保障數(shù)據(jù)高水平治理。

        3.2.2整合區(qū)域數(shù)據(jù)庫。各級政府尤其是基層機關部門,要結(jié)合當?shù)貦C關檔案數(shù)據(jù)資源建設情況,分級分類建立專題檔案數(shù)據(jù)庫。按照“四個好”“兩個服務”目標要求,以服務大眾與機關工作為中心,推動數(shù)字中國與政務服務改革,在真正意義上提高檔案管理質(zhì)效。

        3.2.3構(gòu)建共享體系。以大數(shù)據(jù)技術(shù)與計算機網(wǎng)絡為依托,充分利用檔案一體化管理平臺,促進部門之間、部門與社會之前檔案數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通與共建共享,建立完善的檔案數(shù)據(jù)運行分析協(xié)商機制,從而推動數(shù)據(jù)要素充分流動,有效釋放檔案潛在價值[4]。

        3.3 完善常態(tài)化培訓,充實專業(yè)化隊伍

        3.3.1加大引才力度。機關領導者要全方位了解本單位檔案崗位需求情況,根據(jù)信息化進展程度以及未來發(fā)展方向開展對外招聘、選拔考選、定向培養(yǎng)等活動。吸納具備信息化轉(zhuǎn)型理念及應用技能的復合型檔案專家,從而不斷為干部隊伍注入新鮮血液。

        3.3.2加大育才力度。機關單位要結(jié)合本單位人才漏洞及崗位需求,建立檔案管理信息人才培育規(guī)劃。提升檔案信息化管理人才儲備意識,出臺短期、長期培訓方案。制定理論培養(yǎng)、教學目標、技能比武、外出調(diào)研、專家授課、參與比賽等培養(yǎng)體系,明確具體步驟和策略。重點加強檔案人員在新思想和新理念方面的培訓,讓人才培育成為一種常態(tài)化建設模式。激勵檔案人員主動接受檔案信息化思想,保證機關單位檔案管理工作的標準化和規(guī)范化,進而為各項工作的順利開展提供健全的人才保障。

        3.4 拓寬服務路徑,彰顯服務效果

        3.4.1建立高水平檔案利用服務中心。當?shù)卣皺n案主管部門要在政務中心設置足夠數(shù)量的檔案查詢利用服務窗口。召集業(yè)內(nèi)專家對各機關部門單位的檔案數(shù)據(jù)進行開放鑒定,規(guī)劃好服務中心可承載檔案信息的范圍、標準、業(yè)務需求面。同時按照檔案開發(fā)利用標準體系全面構(gòu)建“檔案+平臺+服務”的多元化格局,激發(fā)檔案數(shù)據(jù)活力。

        3.4.2積極探索檔案信息服務與大數(shù)據(jù)、云計算、人工智能等新技術(shù)融合路徑。將數(shù)據(jù)挖掘、文字識別、人臉識別等技術(shù)與檔案利用服務相融合,提升檔案查詢檢索速率,為機關相關決策提供全面準確的支持,推動檔案服務由數(shù)據(jù)化向智慧化方向轉(zhuǎn)變。

        3.4.3加強檔案安全保護。充分利用安全網(wǎng)關、漏洞掃描、日志審計等硬件設備以及防火墻、加密傳輸、數(shù)字簽章等防護措施,防止社會不法分子在檔案利用服務過程中竊取關鍵信息、破壞重要數(shù)據(jù),全面保護檔案的真實性、完整性與利用者的隱私權(quán),從而平衡好數(shù)據(jù)開放利用、個人隱私權(quán)與社會治理的關系[5]。

        結(jié)語

        大數(shù)據(jù)時代,各機關部門要積極響應數(shù)字政府建設要求,搶抓黨的二十大提出的“建設數(shù)字中國”的戰(zhàn)略機遇期,緊跟時代潮流、轉(zhuǎn)變發(fā)展思想,全面加快檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型升級,著力推動機關檔案標準化建設,高水平地打造檔案資源信息化管理高地,推動檔案資源在更大范圍內(nèi)實現(xiàn)高效管理、知識共享、多跨協(xié)同,進而提升群眾的幸福感和滿意度。

        參考文獻

        [1]戴嵐嵐.標準化視域下工程檔案管理利用策略分析[J].大眾標準化,2024(06):10-12.

        [2]周艷.信息化時代機關檔案管理困境的突破與抉擇[J].辦公室業(yè)務,2020(20):118-119.

        [3]蔣天平.信息化背景下的事業(yè)單位機關檔案管理分析[J].辦公室業(yè)務,2018(01):73-74.

        [4]尹君.如何推進事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化與標準化研究[J].蘭臺內(nèi)外,2024(07):52-54.

        [5]張靜.信息化背景下機關檔案管理創(chuàng)新策略研究[J].蘭臺世界,2022(05):78-80.

        作者簡介:武凡芝(1981—),碩士學位,鄒城市為民服務中心館員,研究方向:新時期政務服務檔案管理、檔案信息化建設等。

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