趙雅楠 寧煥生 趙寶永

摘要：本文闡述和分析了目前高校院系留學生校友工作的現(xiàn)狀以及現(xiàn)階段留學生校友檔案存在的問題，提出了要建立有學校特色的院系留學生校友數(shù)據(jù)庫，根據(jù)院系留學生校友數(shù)據(jù)的完整度、獲得權限和使用權限對校友數(shù)據(jù)進行分級，以提高留學生校友數(shù)據(jù)的價值。打造專業(yè)的院系校友數(shù)據(jù)庫管理隊伍，同時充分利用信息化的手段，以促進留學生校友工作的智慧化和數(shù)字化發(fā)展，做好留學生校友基礎工作，以期為“一帶一路”建設貢獻力量。

關鍵詞：院系留學生；校友檔案；信息化；大數(shù)據(jù)

“一帶一路”倡議吸引了越來越多的留學生到中國來留學。留學生是一群有遠大抱負、有國際視野、有創(chuàng)造力的青年，不僅可以成為中國與國際溝通的紐帶，還可以為“一帶一路”架起民心相通的橋梁。北京科技大學作為中國首批接受外國留學生的院校之一[1]，從1954年至今，已經(jīng)先后接收了來自亞洲、非洲、歐洲、美洲及大洋洲等160多個國家和地區(qū)的8000多名國際學生來校學習、進修。北京科技大學學習的國際留學生在畢業(yè)和結業(yè)后，少部分人會繼續(xù)留校深造，大多數(shù)留學生選擇回到自己的國家從事政府、企業(yè)、經(jīng)濟相關的工作。目前，北京科技大學現(xiàn)有留學生768人，做好這些留學生的校友工作，建立高校留學生特色的校友檔案庫，充分實現(xiàn)留學生校友檔案的信息化，有利于服務“一帶一路”倡議，更好地建立中外友誼關系。

同時，留學生校友檔案越完善則越能提高與校友聯(lián)絡的效率，也有利于開拓留學生校友資源，向世界傳遞中國聲音[2]。而院系作為留學生學習和生活的主陣地，對于打牢留學生校友數(shù)據(jù)基座起著尤為重要的作用。

一、院系留學生校友工作的現(xiàn)狀分析

（一）院系校友檔案的內(nèi)涵和外延不斷拓展

校友檔案除了傳統(tǒng)意義上的校友基本信息，還包含對內(nèi)涵和外延的挖掘。校友的檔案應該是一個立體的、豐滿的形象，既要包含校友在校期間的校園活動和教育經(jīng)歷，又要包含校友畢業(yè)后的工作和個人發(fā)展情況[3]。而全生命周期的校友檔案是對校友工作豐富和延伸的新要求，其中的海量基礎數(shù)據(jù)離不開院系對校友工作的支持和關注。

（二）信息化發(fā)展對留學生校友檔案帶來了新的挑戰(zhàn)

目前，我國正在全面發(fā)展數(shù)字教育，并推動教育數(shù)字化轉型，高校各個部門都在發(fā)展信息化。然而，我校留學生校友數(shù)據(jù)還停留在excel表格階段，數(shù)據(jù)孤島無法消除，導致留學生校友在校學習和生活期間涉及的教務數(shù)據(jù)、學工數(shù)據(jù)、社團數(shù)據(jù)、院系數(shù)據(jù)等多個方面的數(shù)據(jù)尚未實現(xiàn)互通互聯(lián)。因此，如何更好地推進留學生校友檔案管理工作信息化，減少人工維護，提高數(shù)據(jù)賦能，是我校需要面臨的艱巨挑戰(zhàn)。

二、大數(shù)據(jù)視域下院系留學生校友檔案存在的問題

（一）缺乏完善的留學生校友數(shù)據(jù)庫政策體系

目前，我校院系校友工作政策基礎匱乏，尤其是在留學生校友工作方面，更是零基礎，且發(fā)展嚴重滯后。留學生校友檔案需要包含哪些信息、信息數(shù)據(jù)來源以及建立完成后數(shù)據(jù)如何維護和使用都尚無相關規(guī)定。

（二）缺少專門從事留學生校友工作的隊伍

院系經(jīng)常會有建院和建系周年慶、慶典，且多為10的整數(shù)倍，每到慶典之前，學院各個部門就開始收集校友信息，邀請校友返校。然而，這支校友工作隊伍多為臨時性，一旦活動結束，校友信息便無人更新和整理，只能等待下一個十年再重復收集。院系對于國內(nèi)校友的工作尚且缺乏連貫性，更何況是留學生校友工作，缺少專門從事留學生校友工作的隊伍已成為亟待解決的問題。

（三）留學生校友檔案數(shù)字化基礎非常薄弱

教育數(shù)字化轉型關鍵在于“化”，也就是要進行系統(tǒng)變革、協(xié)同共享，實現(xiàn)數(shù)據(jù)賦能[3]，讓數(shù)據(jù)動起來，從而展示出想要的效果。經(jīng)調(diào)研，我校留學生數(shù)據(jù)仍處于最原始的文檔表格階段，沒有關于留學生校友數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)，無法實現(xiàn)同教務、學工等系統(tǒng)的數(shù)據(jù)對接。

三、院系校友檔案信息化建設和管理的思路

（一）建立院系留學生校友數(shù)據(jù)庫

1.設計原則

（1）院系留學生校友數(shù)據(jù)獲取規(guī)則

依據(jù)院系留學生校友數(shù)據(jù)的完整度、獲得權限和使用權限對校友數(shù)據(jù)進行分級[4]，分級規(guī)則如下：

Ⅰ級數(shù)據(jù)為基礎數(shù)據(jù)，包含校友的姓名、學院、專業(yè)、年級、國籍、導師信息、電話、郵箱等字段，由教務系統(tǒng)實現(xiàn)Ⅰ級數(shù)據(jù)對接。

Ⅱ級數(shù)據(jù)為校友在校期間的教育經(jīng)歷和校園活動數(shù)據(jù)。此階段數(shù)據(jù)為了豐富校友在校期間的形象，由留學生對應的輔導員、班主任或者導師進行人工填寫，每學期至少維護一次。

Ⅲ級數(shù)據(jù)為校友畢業(yè)后的數(shù)據(jù)，包含校友畢業(yè)時間、取得的學位類型、畢業(yè)論文題目，由教務系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)對接。

Ⅳ級數(shù)據(jù)為校友發(fā)展信息，包含校友就業(yè)國家和單位。校友是否保持和院系之間的聯(lián)系等數(shù)據(jù)，由留學生對應的輔導員、班主任或者導師進行人工填寫，并由留學生校友隊伍持續(xù)維護。

依據(jù)校友數(shù)據(jù)庫的分級情況和系統(tǒng)功能設計，給出如圖1所示的系統(tǒng)應用模型。

（2）院系留學生校友數(shù)據(jù)的準確性和完整性

數(shù)據(jù)庫中的留學生校友基礎數(shù)據(jù)必須是準確的、完整的，同時該數(shù)據(jù)需要借助校級數(shù)據(jù)中心進行協(xié)調(diào)，分別從教務系統(tǒng)、研究生管理系統(tǒng)、留學生管理系統(tǒng)和學工系統(tǒng)中導入相關的字段信息。

對于手動添加維護的信息，管理人員需要記錄添加人信息，并保留添加日志。

2.留學生校友數(shù)據(jù)庫的邏輯模型（詳見表1-3）

所有表都有主鍵，即“表名稱+id”。

3.系統(tǒng)功能結構

留學生院系校友數(shù)據(jù)庫的系統(tǒng)功能結構如圖2所示。

在基礎數(shù)據(jù)層面上，院系留學生校友數(shù)據(jù)庫主要是由教務系統(tǒng)提供基礎數(shù)據(jù)。院系數(shù)據(jù)維護包括日常所需的數(shù)據(jù)查詢、統(tǒng)計和分析，并及時錄入留學生在校動態(tài)數(shù)據(jù)。該系統(tǒng)可以對留學生校友的數(shù)據(jù)進行維護，以提高留學生校友數(shù)據(jù)的價值，并為整理中國學生校友院系數(shù)據(jù)提供參考。

（二）建立留學生校友工作專職隊伍

校友工作就是指校友的基礎數(shù)據(jù)，特別是校友畢業(yè)后的通訊方式。目前我校所面對的群體是跨國留學生，也是一群能夠架起“一帶一路”橋梁的青年群體，因此更應該注重收集這些留學生校友信息的深度和廣度。

而具備一定深度和廣度的留學生校友數(shù)據(jù)信息需要從多方面進行呈現(xiàn)[5]，如在校期間的實際生活需要、學習需要、個性喜好等。學校借助大數(shù)據(jù)技術分析校友情況，并為真實需求提供預判依據(jù)[6]。同時，學校還需要建立一支留學生校友工作專職隊伍。

目前，院系留學生校友工作處于零基礎狀態(tài)，需要做的籌備工作較多，其中重點做好三方面的工作：

1.做好留學生校友基礎數(shù)據(jù)整理工作

負責該工作的成員必須準時參加各類檔案相關培訓，不斷提升檔案管理專業(yè)知識，并熟悉學生在?；顒忧闆r，及時與各部門做好數(shù)據(jù)對接。

2.做好留學生校友在?；顒诱砉ぷ?/p>

負責該工作的成員需要掌握留學生活動組織情況，并主動拍攝和記錄留學生在?；顒?，收集留學生相關的媒體報道材料，經(jīng)整理后錄入數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)[6]。

3.做好面向留學生的宣傳工作

負責該工作的成員需要能夠在特殊時間點宣傳校友活動，并注意翻譯成通用英語，從而讓留學生感受到院系的關懷，更好地分享院系發(fā)展建設的成果。

四、結束語

留學生校友工作是促進民心相通的重要力量。學校應該統(tǒng)籌規(guī)劃留學生校友工作，充分利用信息化手段，以此促進留學生校友工作的智慧化和數(shù)字化發(fā)展[7]?；诖?，本文提出留學生校友數(shù)據(jù)的分級規(guī)則，并將其用于留學生校友數(shù)據(jù)信息的基礎建設和日常維護中，從而有效地豐富留學生校友的檔案資料。此外，本文進一步提出建立一支留學生校友工作的專職隊伍，在檔案數(shù)據(jù)的基礎上加強與留學生校友的溝通，進而凝聚留學生校友的力量，為“一帶一路”建設贏得更多的支持者、參與者和建設者。

作者單位：趙雅楠 北京科技大學信息化建設與管理辦公室

寧煥生 北京科技大學計算機與通信工程學院

趙寶永 北京科技大學留學生中心

參考文獻

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[3]鄭慧，黃艷芝.一帶一路”倡議下高校留學生特色檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設研究[J].檔案管理，2022（02）：75-77.

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