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        公共法律服務(wù)中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型研究

        2024-06-20 11:07:11邵瑩瑩
        蘭臺內(nèi)外 2024年14期
        關(guān)鍵詞:轉(zhuǎn)型策略機遇檔案管理

        邵瑩瑩

        摘 要:信息技術(shù)的快速發(fā)展致使檔案載體與管理辦法發(fā)生較大改變,為檔案工作帶來了機遇與挑戰(zhàn)。公共法律服務(wù)中心檔案管理部門應(yīng)順應(yīng)時代要求,加快檔案管理信息化轉(zhuǎn)型步伐,進一步提升公共法律服務(wù)中心的檔案管理質(zhì)量及效率。因此,文章基于信息技術(shù)發(fā)展帶給檔案工作的機遇展開分析,結(jié)合公共法律服務(wù)中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的特征及動因,提出相關(guān)轉(zhuǎn)型策略,旨在為提高公共法律服務(wù)中心的檔案管理水平提供幫助。

        關(guān)鍵詞:檔案管理;機遇;信息化轉(zhuǎn)型;轉(zhuǎn)型策略

        中圖分類號:G271 文獻標(biāo)識碼:A

        檔案作為公共法律服務(wù)中心運營發(fā)展過程中積累的重要信息資源,在提供服務(wù)、決策支持及維護公共法律服務(wù)中心日常運營發(fā)展中起到了非常重要的作用。因此,必須加強公共法律服務(wù)中心檔案資料管理工作,結(jié)合現(xiàn)階段國內(nèi)眾多公共法律服務(wù)中心檔案管理實際情況來看,因受到信息化沖擊,暴露出許多問題,嚴(yán)重限制了檔案管理的成效,致使管理質(zhì)量與水平不高,難以滿足日益增長的檔案資源信息需求?;诖耍瑸楦玫靥嵘卜煞?wù)中心檔案的管理質(zhì)量,保障其與時俱進,就應(yīng)加快其信息化轉(zhuǎn)型,注重信息技術(shù)應(yīng)用及信息化設(shè)備設(shè)施建設(shè),以實現(xiàn)檔案管理信息化目標(biāo),確保公共法律服務(wù)中心穩(wěn)定、高效運行,從而為我國法律服務(wù)行業(yè)的發(fā)展提供堅實基礎(chǔ)。

        一、信息技術(shù)發(fā)展給檔案工作帶來的機遇

        1.拓展了檔案載體形式

        信息技術(shù)的迅猛發(fā)展已經(jīng)深刻改變了傳統(tǒng)檔案記錄和形成方式,引領(lǐng)著檔案管理進入了一個全新的時代。在公共法律服務(wù)中心運行發(fā)展中,涉及大量有價值的數(shù)據(jù)、文件和信息,正逐漸集中于政務(wù)云數(shù)據(jù)中心,形成統(tǒng)一的保存體系。

        這種變化使得原本分散在各部門的公共數(shù)據(jù)得以更高效地共享與利用,遵循著“一次形成、多次共享”原則,最大限度地發(fā)揮其價值。這種集中的信息資源管理,不僅極大地提升了公共法律服務(wù)中心的服務(wù)水平和效率,還在提供相關(guān)法務(wù)服務(wù)階段實現(xiàn)了信息的集中管控和共享使用,為公共法律服務(wù)中心在歸檔和管理檔案信息資源方面提供了優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境和信息化條件,形成了新的檔案類型——“電子檔案”。

        2.強化了檔案安全保障

        隨著信息技術(shù)的進步,檔案安全保障已顯著增強,這種進步主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全、計算機系統(tǒng)設(shè)計以及檔案管理制度的完善上。電子檔案的引入極大地減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易損壞和腐蝕的風(fēng)險,提升了檔案的整體安全性。此外,通過實施高效的技術(shù)手段和國家級的強制措施,檔案管理系統(tǒng)的災(zāi)備體系得到了顯著加強,確保了在遭遇自然或人為災(zāi)害時,檔案數(shù)據(jù)可以迅速、完整地恢復(fù),從而保障了檔案信息的安全性和完整性。

        3.提高了檔案存儲水平

        公共法律服務(wù)中心在落實檔案管理工作實踐中,借助計算機和檔案管理軟件等現(xiàn)代信息技術(shù)開展檔案歸檔、管理,不僅有效豐富了檔案存儲形式,還擴充了檔案體量,實現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理方式方法的重大變革。在檔案信息化轉(zhuǎn)型中,最主要的存儲介質(zhì)為電子檔,其能夠以音視頻、文字等多種形式存儲,可最大化地保障檔案管理的效率及質(zhì)量,提升了檔案信息存儲質(zhì)量及精細度。此外,利用計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實施檔案存儲管理,可以擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式對物理空間的依賴,減少了管理成本,為用戶完成檔案檢索和提取提供了極大便利。

        4.提高了檔案利用效率

        信息技術(shù)的進步極大地提高了檔案的利用效率,使得檔案信息化建設(shè)邁出了重要步伐。如今,只需輸入相關(guān)的檢索條件或關(guān)鍵詞,用戶便能通過智能手機或計算機等終端設(shè)備快速獲取所需信息。這種便捷的檢索方式不僅提高了檔案的查詢速度,還提升了查詢精確度,使檔案價值得到更好的發(fā)揮。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢方式,這種新型檔案利用方式更為簡便高效。過去,查詢紙質(zhì)檔案需要前往相關(guān)部門和檔案存放地,流程復(fù)雜、耗時長。而在信息化時代背景下,實現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型科室檔案查詢、利用流程大幅簡化,將檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來,從而能將更多精力放在檔案深度開發(fā)和服務(wù)上,促進公共法律服務(wù)中心檔案服務(wù)功能的提升。

        二、公共法律服務(wù)中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型特征及動因

        1.基本特征

        在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下,公共法律服務(wù)中心的檔案管理正在經(jīng)歷一場深刻的信息化轉(zhuǎn)型,這種轉(zhuǎn)型不僅對提高檔案管理效率至關(guān)重要,還是充分挖掘檔案價值的關(guān)鍵。因此,公共法律服務(wù)中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型顯示出了管理內(nèi)容信息化和管理工具技術(shù)化特征。

        (1)檔案管理內(nèi)容信息化

        公共法律服務(wù)中心在開展文書檔案管理時,常以檔案信息資源為核心。因此,為有效提升檔案管理功能,需將工作中心放在檔案信息的認知、保存以及檔案信息的開發(fā)和利用上。在信息化時代,檔案不是紙質(zhì)文書的簡單堆砌,而是轉(zhuǎn)化為了一種清晰、完整的固化信息資源,使得人們更加注重檔案中的信息內(nèi)涵,從而實現(xiàn)管理內(nèi)容的信息化。

        (2)檔案管理工具技術(shù)化

        在公共法律服務(wù)中心的檔案管理領(lǐng)域,利用信息化管理工具構(gòu)建智能檔案管理系統(tǒng)是深化檔案利用價值的核心策略。信息化工具的集成功能不僅推動了信息技術(shù)與檔案管理領(lǐng)域的共同進步,還極大提高了管理的效率與檔案的處理質(zhì)量。尤其是通過云計算技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用,能在龐大的檔案數(shù)據(jù)海洋中迅速篩選出具有重要價值的信息,并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對檔案資源展開深度統(tǒng)計與分析,極大地豐富了檔案的應(yīng)用場景和價值。檔案管理信息化轉(zhuǎn)型不僅是技術(shù)層面的更新,還是對檔案管理理念和方法的革新。在這一轉(zhuǎn)型過程中,公共法律服務(wù)中心將能夠更有效地管理和利用其豐富的檔案資源,并通過對檔案內(nèi)容的全面信息化和管理工具的技術(shù)化,在極大提高檔案管理效率的同時,也為法律服務(wù)中心提供了更加豐富和深入的信息資源,從而更好地服務(wù)于社會和公眾。

        2.動因分析

        (1)外部動因

        從本質(zhì)上看,公共法律服務(wù)中心的檔案管理信息化轉(zhuǎn)型其實就是應(yīng)用信息技術(shù)手段完成檔案信息資源采集、存儲及提取,而信息技術(shù)的不斷發(fā)展促使各行各業(yè)管理模式發(fā)生本質(zhì)變化,這是社會發(fā)展的必然選擇。對于公共法律服務(wù)中心而言,其檔案內(nèi)容、體量已隨社會不斷發(fā)展變得更加復(fù)雜和龐大,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式顯然無法滿足新時代的發(fā)展要求。因此,必須加快檔案管理信息化轉(zhuǎn)型,借助信息技術(shù)優(yōu)勢實現(xiàn)檔案管理的快捷性及便利性。

        (2)內(nèi)部動因

        公共法律服務(wù)中心傳統(tǒng)的檔案管理存在管理效率低、安全性差等弊端,而信息化時代下的檔案管理又對安全性要求較高,如果一直沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲管理模式,不僅需要更大的存儲空間,還要具備通風(fēng)、防火和防盜能力,并要在檔案查閱審讀環(huán)節(jié)實行嚴(yán)格的監(jiān)督管控,以防止出現(xiàn)檔案信息丟失或損毀情況。但是,一旦實現(xiàn)了檔案管理信息化目標(biāo),公共法律服務(wù)中心各類檔案資料均能以電子形式存在,不僅減少了檔案管理人員的工作量,提升了檔案信息的安全性,還為檔案使用者提供了便利。因此,強化公共法律服務(wù)中檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的內(nèi)部動因可以歸納為降低檔案管理工作強度、提升檔案信息化程度。

        三、公共法律服務(wù)中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的策略

        1.增強信息技術(shù)管理檔案意識

        在公共法律服務(wù)中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型進程中,對應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案的重視程度會在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)進程。對于任何單位來說,要實現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)變,都要經(jīng)歷一個艱難的歷程,只有在主觀上充分意識到信息化轉(zhuǎn)型的重要性,才能從根本上篤定信念、攻堅克難,將檔案管理信息化建設(shè)納入日常工作規(guī)劃,并從內(nèi)部管理上逐步強化信息化設(shè)備設(shè)施與技術(shù)的運用,并在不斷摸索中建立一套相對完善的信息化建設(shè)、管理體系,牢牢把握檔案管理信息化的發(fā)展方向,堅定不移地朝著信息化發(fā)展目標(biāo)前進,才能最終實現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型目標(biāo)。

        2.加強檔案信息化設(shè)備設(shè)施建設(shè)

        (1)配置檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施

        要實現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型目標(biāo),公共法律服務(wù)中心應(yīng)在信息化設(shè)備設(shè)施建設(shè)過程中逐步引進現(xiàn)代化的設(shè)備替代傳統(tǒng)檔案管理設(shè)備,購置計算機、打印機、掃描儀、服務(wù)器等基礎(chǔ)硬件設(shè)備設(shè)施。同時,在檔案信息化管理中,要積極引進先進的信息技術(shù),確保檔案信息化管理工作有序開展。

        (2)配備檔案管理系統(tǒng)軟件。在實現(xiàn)公共法律服務(wù)中心檔案信息化轉(zhuǎn)型進程中,所引進的檔案管理系統(tǒng)必須能夠與檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián),且能夠?qū)崿F(xiàn)用戶端所提取的檔案信息格式、結(jié)構(gòu)及元數(shù)據(jù)精細化處理。同時,在檔案信息搜集過程中,能根據(jù)公共法律服務(wù)中心日常運營情況實時搜集,并在初步分類處理后存儲,最終在對所有檔案數(shù)據(jù)信息展開系統(tǒng)化處置之后,按提取人檢索習(xí)慣、信息應(yīng)用習(xí)慣展開歸檔。

        (3)建立檔案信息化管理平臺。建立檔案信息化管理平臺是公共法律服務(wù)中心實現(xiàn)檔案管理工作向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型的重要一步。通過該平臺,可以實現(xiàn)檔案的電子化存儲、分類、檢索與共享,極大地提高了檔案管理的效率和安全性。信息化管理平臺采用先進的數(shù)據(jù)庫技術(shù),支持海量數(shù)據(jù)的存儲與高速訪問的同時,利用云計算和大數(shù)據(jù)技術(shù),能夠深入分析和挖掘檔案信息,為決策提供支持。此外,平臺還能實現(xiàn)權(quán)限管理,確保檔案資料的安全和隱私,并支持遠程訪問,提高檔案利用率,為檔案管理注入新的活力。

        3.落實信息化檔案管理流程

        隨著信息技術(shù)的日益進步,公共法律服務(wù)中心的檔案管理也迫切需要向智能化方向發(fā)展。在此過程中,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案正逐漸向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變,要求檔案管理流程同樣展開相應(yīng)的革新。為確保檔案的高質(zhì)量歸檔和高度機密性,區(qū)塊鏈技術(shù)的引入成為一個創(chuàng)新且有效的解決方案。區(qū)塊鏈技術(shù)以其獨有的數(shù)據(jù)保護和隱私保障功能,在保護檔案信息安全與管理過程中扮演了至關(guān)重要的角色。利用區(qū)塊鏈,每一次檔案的訪問和提取都會被記錄,不僅減少了數(shù)據(jù)被惡意篡改或泄露的風(fēng)險,還保護了訪問者的隱私,使得檔案管理流程變得更加規(guī)范和高效,顯著提高了服務(wù)中心的工作質(zhì)量和效率。同時,為確保檔案管理的有效性與法律服務(wù)中心的工作緊密結(jié)合,需開展持續(xù)的檔案質(zhì)效監(jiān)督,加強對檔案歸檔過程的監(jiān)督檢查,提升歸檔資料的完整性和準(zhǔn)確性。通過努力,不僅能確保檔案信息的安全和可靠,還能提升公共法律服務(wù)中心的整體運營效率和服務(wù)質(zhì)量,為信息化轉(zhuǎn)型的成功奠定堅實的基礎(chǔ)。

        4.攻克檔案信息化管理過程中的難題

        (1)培養(yǎng)雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才

        檔案管理人員作為落實檔案信息搜集、整理及分析處理的直接參與者,其整體素質(zhì)的高低將對檔案管理信息化轉(zhuǎn)型成功與否產(chǎn)生直接影響。作為新時代的檔案信息化管理人才,其不僅要具備豐富的多媒體技術(shù)相關(guān)知識,還應(yīng)知曉檔案規(guī)范化管理理念及檔案信息安全技術(shù)認識。因此,在落實檔案信息化轉(zhuǎn)型過程中,要注重雙重知識結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才培養(yǎng),通過專項培訓(xùn)學(xué)習(xí)使其為檔案信息化建設(shè)與管理工作提供做出貢獻。

        (2)規(guī)范檔案信息化基本原則

        電子檔案的傳輸與接收是依靠計算機系統(tǒng)完成的,因而在此環(huán)節(jié)中,應(yīng)通過合理配置系統(tǒng)資源、配備相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備設(shè)施、安排專業(yè)人員,并制定嚴(yán)格的管理制度,確保電子檔案數(shù)據(jù)與其原始系統(tǒng)或設(shè)備設(shè)施之間的無縫對接,最大化地保障電子檔案管理的安全性和有效性。

        (3)攻克檔案工作中的技術(shù)難題

        隨著人工智能和機器學(xué)習(xí)技術(shù)的發(fā)展,提高檔案檢索系統(tǒng)的智能化水平成為可能。通過引入這些技術(shù),可以顯著提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。智能檢索系統(tǒng)可以快速處理大量數(shù)據(jù),提供精確的搜索結(jié)果,甚至能夠根據(jù)用戶的查詢歷史和偏好提供定制化的搜索建議。此外,人工智能還可以用于自動分類和標(biāo)記檔案,使得檔案的組織和管理更加高效。例如,自然語言處理(NLP)技術(shù)可以用于分析文檔內(nèi)容,自動提取關(guān)鍵詞和主題,從而簡化檔案的歸檔和檢索過程。

        四、結(jié)語

        本文通過深入分析信息化背景下公共法律服務(wù)中心檔案管理的轉(zhuǎn)型動因,提出了一系列切實可行的策略,如增強信息技術(shù)管理檔案意識、加強檔案信息化設(shè)備設(shè)施建設(shè)、落實信息化檔案管理流程、攻克檔案信息化管理過程中的難題等,旨在從根本上提升檔案管理的效率與安全性。值得注意的是,檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型并非一蹴而就,而是一個持續(xù)演進的過程。未來將繼續(xù)探索和完善相關(guān)策略,確保其能夠有效支持公共法律服務(wù)中心的長遠發(fā)展,并為推動我國公共法律服務(wù)事業(yè)的進步貢獻力量。

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        作者簡介:山東省棗莊市嶧城區(qū)公共法律服務(wù)中心

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