邵瑩瑩

摘 要：信息技術(shù)的快速發(fā)展致使檔案載體與管理辦法發(fā)生較大改變，為檔案工作帶來(lái)了機(jī)遇與挑戰(zhàn)。公共法律服務(wù)中心檔案管理部門應(yīng)順應(yīng)時(shí)代要求，加快檔案管理信息化轉(zhuǎn)型步伐，進(jìn)一步提升公共法律服務(wù)中心的檔案管理質(zhì)量及效率。因此，文章基于信息技術(shù)發(fā)展帶給檔案工作的機(jī)遇展開(kāi)分析，結(jié)合公共法律服務(wù)中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的特征及動(dòng)因，提出相關(guān)轉(zhuǎn)型策略，旨在為提高公共法律服務(wù)中心的檔案管理水平提供幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理；機(jī)遇；信息化轉(zhuǎn)型；轉(zhuǎn)型策略

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

檔案作為公共法律服務(wù)中心運(yùn)營(yíng)發(fā)展過(guò)程中積累的重要信息資源，在提供服務(wù)、決策支持及維護(hù)公共法律服務(wù)中心日常運(yùn)營(yíng)發(fā)展中起到了非常重要的作用。因此，必須加強(qiáng)公共法律服務(wù)中心檔案資料管理工作，結(jié)合現(xiàn)階段國(guó)內(nèi)眾多公共法律服務(wù)中心檔案管理實(shí)際情況來(lái)看，因受到信息化沖擊，暴露出許多問(wèn)題，嚴(yán)重限制了檔案管理的成效，致使管理質(zhì)量與水平不高，難以滿足日益增長(zhǎng)的檔案資源信息需求。基于此，為更好地提升公共法律服務(wù)中心檔案的管理質(zhì)量，保障其與時(shí)俱進(jìn)，就應(yīng)加快其信息化轉(zhuǎn)型，注重信息技術(shù)應(yīng)用及信息化設(shè)備設(shè)施建設(shè)，以實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化目標(biāo)，確保公共法律服務(wù)中心穩(wěn)定、高效運(yùn)行，從而為我國(guó)法律服務(wù)行業(yè)的發(fā)展提供堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、信息技術(shù)發(fā)展給檔案工作帶來(lái)的機(jī)遇

1.拓展了檔案載體形式

信息技術(shù)的迅猛發(fā)展已經(jīng)深刻改變了傳統(tǒng)檔案記錄和形成方式，引領(lǐng)著檔案管理進(jìn)入了一個(gè)全新的時(shí)代。在公共法律服務(wù)中心運(yùn)行發(fā)展中，涉及大量有價(jià)值的數(shù)據(jù)、文件和信息，正逐漸集中于政務(wù)云數(shù)據(jù)中心，形成統(tǒng)一的保存體系。

這種變化使得原本分散在各部門的公共數(shù)據(jù)得以更高效地共享與利用，遵循著“一次形成、多次共享”原則，最大限度地發(fā)揮其價(jià)值。這種集中的信息資源管理，不僅極大地提升了公共法律服務(wù)中心的服務(wù)水平和效率，還在提供相關(guān)法務(wù)服務(wù)階段實(shí)現(xiàn)了信息的集中管控和共享使用，為公共法律服務(wù)中心在歸檔和管理檔案信息資源方面提供了優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)環(huán)境和信息化條件，形成了新的檔案類型——“電子檔案”。

2.強(qiáng)化了檔案安全保障

隨著信息技術(shù)的進(jìn)步，檔案安全保障已顯著增強(qiáng)，這種進(jìn)步主要體現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)設(shè)計(jì)以及檔案管理制度的完善上。電子檔案的引入極大地減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案易損壞和腐蝕的風(fēng)險(xiǎn)，提升了檔案的整體安全性。此外，通過(guò)實(shí)施高效的技術(shù)手段和國(guó)家級(jí)的強(qiáng)制措施，檔案管理系統(tǒng)的災(zāi)備體系得到了顯著加強(qiáng)，確保了在遭遇自然或人為災(zāi)害時(shí)，檔案數(shù)據(jù)可以迅速、完整地恢復(fù)，從而保障了檔案信息的安全性和完整性。

3.提高了檔案存儲(chǔ)水平

公共法律服務(wù)中心在落實(shí)檔案管理工作實(shí)踐中，借助計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件等現(xiàn)代信息技術(shù)開(kāi)展檔案歸檔、管理，不僅有效豐富了檔案存儲(chǔ)形式，還擴(kuò)充了檔案體量，實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)檔案管理方式方法的重大變革。在檔案信息化轉(zhuǎn)型中，最主要的存儲(chǔ)介質(zhì)為電子檔，其能夠以音視頻、文字等多種形式存儲(chǔ)，可最大化地保障檔案管理的效率及質(zhì)量，提升了檔案信息存儲(chǔ)質(zhì)量及精細(xì)度。此外，利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)施檔案存儲(chǔ)管理，可以擺脫傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案形式對(duì)物理空間的依賴，減少了管理成本，為用戶完成檔案檢索和提取提供了極大便利。

4.提高了檔案利用效率

信息技術(shù)的進(jìn)步極大地提高了檔案的利用效率，使得檔案信息化建設(shè)邁出了重要步伐。如今，只需輸入相關(guān)的檢索條件或關(guān)鍵詞，用戶便能通過(guò)智能手機(jī)或計(jì)算機(jī)等終端設(shè)備快速獲取所需信息。這種便捷的檢索方式不僅提高了檔案的查詢速度，還提升了查詢精確度，使檔案價(jià)值得到更好的發(fā)揮。相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案查詢方式，這種新型檔案利用方式更為簡(jiǎn)便高效。過(guò)去，查詢紙質(zhì)檔案需要前往相關(guān)部門和檔案存放地，流程復(fù)雜、耗時(shí)長(zhǎng)。而在信息化時(shí)代背景下，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型科室檔案查詢、利用流程大幅簡(jiǎn)化，將檔案管理人員從繁重的工作中解脫出來(lái)，從而能將更多精力放在檔案深度開(kāi)發(fā)和服務(wù)上，促進(jìn)公共法律服務(wù)中心檔案服務(wù)功能的提升。

二、公共法律服務(wù)中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型特征及動(dòng)因

1.基本特征

在信息技術(shù)迅猛發(fā)展的背景下，公共法律服務(wù)中心的檔案管理正在經(jīng)歷一場(chǎng)深刻的信息化轉(zhuǎn)型，這種轉(zhuǎn)型不僅對(duì)提高檔案管理效率至關(guān)重要，還是充分挖掘檔案價(jià)值的關(guān)鍵。因此，公共法律服務(wù)中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型顯示出了管理內(nèi)容信息化和管理工具技術(shù)化特征。

（1）檔案管理內(nèi)容信息化

公共法律服務(wù)中心在開(kāi)展文書(shū)檔案管理時(shí)，常以檔案信息資源為核心。因此，為有效提升檔案管理功能，需將工作中心放在檔案信息的認(rèn)知、保存以及檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用上。在信息化時(shí)代，檔案不是紙質(zhì)文書(shū)的簡(jiǎn)單堆砌，而是轉(zhuǎn)化為了一種清晰、完整的固化信息資源，使得人們更加注重檔案中的信息內(nèi)涵，從而實(shí)現(xiàn)管理內(nèi)容的信息化。

（2）檔案管理工具技術(shù)化

在公共法律服務(wù)中心的檔案管理領(lǐng)域，利用信息化管理工具構(gòu)建智能檔案管理系統(tǒng)是深化檔案利用價(jià)值的核心策略。信息化工具的集成功能不僅推動(dòng)了信息技術(shù)與檔案管理領(lǐng)域的共同進(jìn)步，還極大提高了管理的效率與檔案的處理質(zhì)量。尤其是通過(guò)云計(jì)算技術(shù)的科學(xué)應(yīng)用，能在龐大的檔案數(shù)據(jù)海洋中迅速篩選出具有重要價(jià)值的信息，并借助大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案資源展開(kāi)深度統(tǒng)計(jì)與分析，極大地豐富了檔案的應(yīng)用場(chǎng)景和價(jià)值。檔案管理信息化轉(zhuǎn)型不僅是技術(shù)層面的更新，還是對(duì)檔案管理理念和方法的革新。在這一轉(zhuǎn)型過(guò)程中，公共法律服務(wù)中心將能夠更有效地管理和利用其豐富的檔案資源，并通過(guò)對(duì)檔案內(nèi)容的全面信息化和管理工具的技術(shù)化，在極大提高檔案管理效率的同時(shí)，也為法律服務(wù)中心提供了更加豐富和深入的信息資源，從而更好地服務(wù)于社會(huì)和公眾。

2.動(dòng)因分析

（1）外部動(dòng)因

從本質(zhì)上看，公共法律服務(wù)中心的檔案管理信息化轉(zhuǎn)型其實(shí)就是應(yīng)用信息技術(shù)手段完成檔案信息資源采集、存儲(chǔ)及提取，而信息技術(shù)的不斷發(fā)展促使各行各業(yè)管理模式發(fā)生本質(zhì)變化，這是社會(huì)發(fā)展的必然選擇。對(duì)于公共法律服務(wù)中心而言，其檔案內(nèi)容、體量已隨社會(huì)不斷發(fā)展變得更加復(fù)雜和龐大，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式顯然無(wú)法滿足新時(shí)代的發(fā)展要求。因此，必須加快檔案管理信息化轉(zhuǎn)型，借助信息技術(shù)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)檔案管理的快捷性及便利性。

（2）內(nèi)部動(dòng)因

公共法律服務(wù)中心傳統(tǒng)的檔案管理存在管理效率低、安全性差等弊端，而信息化時(shí)代下的檔案管理又對(duì)安全性要求較高，如果一直沿用傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)管理模式，不僅需要更大的存儲(chǔ)空間，還要具備通風(fēng)、防火和防盜能力，并要在檔案查閱審讀環(huán)節(jié)實(shí)行嚴(yán)格的監(jiān)督管控，以防止出現(xiàn)檔案信息丟失或損毀情況。但是，一旦實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化目標(biāo)，公共法律服務(wù)中心各類檔案資料均能以電子形式存在，不僅減少了檔案管理人員的工作量，提升了檔案信息的安全性，還為檔案使用者提供了便利。因此，強(qiáng)化公共法律服務(wù)中檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的內(nèi)部動(dòng)因可以歸納為降低檔案管理工作強(qiáng)度、提升檔案信息化程度。

三、公共法律服務(wù)中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型的策略

1.增強(qiáng)信息技術(shù)管理檔案意識(shí)

在公共法律服務(wù)中心檔案管理信息化轉(zhuǎn)型進(jìn)程中，對(duì)應(yīng)用信息技術(shù)管理檔案的重視程度會(huì)在很大程度上決定著檔案信息化建設(shè)進(jìn)程。對(duì)于任何單位來(lái)說(shuō)，要實(shí)現(xiàn)檔案管理從傳統(tǒng)模式向信息化模式轉(zhuǎn)變，都要經(jīng)歷一個(gè)艱難的歷程，只有在主觀上充分意識(shí)到信息化轉(zhuǎn)型的重要性，才能從根本上篤定信念、攻堅(jiān)克難，將檔案管理信息化建設(shè)納入日常工作規(guī)劃，并從內(nèi)部管理上逐步強(qiáng)化信息化設(shè)備設(shè)施與技術(shù)的運(yùn)用，并在不斷摸索中建立一套相對(duì)完善的信息化建設(shè)、管理體系，牢牢把握檔案管理信息化的發(fā)展方向，堅(jiān)定不移地朝著信息化發(fā)展目標(biāo)前進(jìn)，才能最終實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型目標(biāo)。

2.加強(qiáng)檔案信息化設(shè)備設(shè)施建設(shè)

（1）配置檔案管理硬件設(shè)備設(shè)施

要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型目標(biāo)，公共法律服務(wù)中心應(yīng)在信息化設(shè)備設(shè)施建設(shè)過(guò)程中逐步引進(jìn)現(xiàn)代化的設(shè)備替代傳統(tǒng)檔案管理設(shè)備，購(gòu)置計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、掃描儀、服務(wù)器等基礎(chǔ)硬件設(shè)備設(shè)施。同時(shí)，在檔案信息化管理中，要積極引進(jìn)先進(jìn)的信息技術(shù)，確保檔案信息化管理工作有序開(kāi)展。

（2）配備檔案管理系統(tǒng)軟件。在實(shí)現(xiàn)公共法律服務(wù)中心檔案信息化轉(zhuǎn)型進(jìn)程中，所引進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)必須能夠與檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián)，且能夠?qū)崿F(xiàn)用戶端所提取的檔案信息格式、結(jié)構(gòu)及元數(shù)據(jù)精細(xì)化處理。同時(shí)，在檔案信息搜集過(guò)程中，能根據(jù)公共法律服務(wù)中心日常運(yùn)營(yíng)情況實(shí)時(shí)搜集，并在初步分類處理后存儲(chǔ)，最終在對(duì)所有檔案數(shù)據(jù)信息展開(kāi)系統(tǒng)化處置之后，按提取人檢索習(xí)慣、信息應(yīng)用習(xí)慣展開(kāi)歸檔。

（3）建立檔案信息化管理平臺(tái)。建立檔案信息化管理平臺(tái)是公共法律服務(wù)中心實(shí)現(xiàn)檔案管理工作向數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型的重要一步。通過(guò)該平臺(tái)，可以實(shí)現(xiàn)檔案的電子化存儲(chǔ)、分類、檢索與共享，極大地提高了檔案管理的效率和安全性。信息化管理平臺(tái)采用先進(jìn)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)，支持海量數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)與高速訪問(wèn)的同時(shí)，利用云計(jì)算和大數(shù)據(jù)技術(shù)，能夠深入分析和挖掘檔案信息，為決策提供支持。此外，平臺(tái)還能實(shí)現(xiàn)權(quán)限管理，確保檔案資料的安全和隱私，并支持遠(yuǎn)程訪問(wèn)，提高檔案利用率，為檔案管理注入新的活力。

3.落實(shí)信息化檔案管理流程

隨著信息技術(shù)的日益進(jìn)步，公共法律服務(wù)中心的檔案管理也迫切需要向智能化方向發(fā)展。在此過(guò)程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案正逐漸向數(shù)字化檔案轉(zhuǎn)變，要求檔案管理流程同樣展開(kāi)相應(yīng)的革新。為確保檔案的高質(zhì)量歸檔和高度機(jī)密性，區(qū)塊鏈技術(shù)的引入成為一個(gè)創(chuàng)新且有效的解決方案。區(qū)塊鏈技術(shù)以其獨(dú)有的數(shù)據(jù)保護(hù)和隱私保障功能，在保護(hù)檔案信息安全與管理過(guò)程中扮演了至關(guān)重要的角色。利用區(qū)塊鏈，每一次檔案的訪問(wèn)和提取都會(huì)被記錄，不僅減少了數(shù)據(jù)被惡意篡改或泄露的風(fēng)險(xiǎn)，還保護(hù)了訪問(wèn)者的隱私，使得檔案管理流程變得更加規(guī)范和高效，顯著提高了服務(wù)中心的工作質(zhì)量和效率。同時(shí)，為確保檔案管理的有效性與法律服務(wù)中心的工作緊密結(jié)合，需開(kāi)展持續(xù)的檔案質(zhì)效監(jiān)督，加強(qiáng)對(duì)檔案歸檔過(guò)程的監(jiān)督檢查，提升歸檔資料的完整性和準(zhǔn)確性。通過(guò)努力，不僅能確保檔案信息的安全和可靠，還能提升公共法律服務(wù)中心的整體運(yùn)營(yíng)效率和服務(wù)質(zhì)量，為信息化轉(zhuǎn)型的成功奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.攻克檔案信息化管理過(guò)程中的難題

（1）培養(yǎng)雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才

檔案管理人員作為落實(shí)檔案信息搜集、整理及分析處理的直接參與者，其整體素質(zhì)的高低將對(duì)檔案管理信息化轉(zhuǎn)型成功與否產(chǎn)生直接影響。作為新時(shí)代的檔案信息化管理人才，其不僅要具備豐富的多媒體技術(shù)相關(guān)知識(shí)，還應(yīng)知曉檔案規(guī)范化管理理念及檔案信息安全技術(shù)認(rèn)識(shí)。因此，在落實(shí)檔案信息化轉(zhuǎn)型過(guò)程中，要注重雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才培養(yǎng)，通過(guò)專項(xiàng)培訓(xùn)學(xué)習(xí)使其為檔案信息化建設(shè)與管理工作提供做出貢獻(xiàn)。

（2）規(guī)范檔案信息化基本原則

電子檔案的傳輸與接收是依靠計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成的，因而在此環(huán)節(jié)中，應(yīng)通過(guò)合理配置系統(tǒng)資源、配備相應(yīng)的技術(shù)設(shè)備設(shè)施、安排專業(yè)人員，并制定嚴(yán)格的管理制度，確保電子檔案數(shù)據(jù)與其原始系統(tǒng)或設(shè)備設(shè)施之間的無(wú)縫對(duì)接，最大化地保障電子檔案管理的安全性和有效性。

（3）攻克檔案工作中的技術(shù)難題

隨著人工智能和機(jī)器學(xué)習(xí)技術(shù)的發(fā)展，提高檔案檢索系統(tǒng)的智能化水平成為可能。通過(guò)引入這些技術(shù)，可以顯著提高檔案檢索的效率和準(zhǔn)確性。智能檢索系統(tǒng)可以快速處理大量數(shù)據(jù)，提供精確的搜索結(jié)果，甚至能夠根據(jù)用戶的查詢歷史和偏好提供定制化的搜索建議。此外，人工智能還可以用于自動(dòng)分類和標(biāo)記檔案，使得檔案的組織和管理更加高效。例如，自然語(yǔ)言處理（NLP）技術(shù)可以用于分析文檔內(nèi)容，自動(dòng)提取關(guān)鍵詞和主題，從而簡(jiǎn)化檔案的歸檔和檢索過(guò)程。

四、結(jié)語(yǔ)

本文通過(guò)深入分析信息化背景下公共法律服務(wù)中心檔案管理的轉(zhuǎn)型動(dòng)因，提出了一系列切實(shí)可行的策略，如增強(qiáng)信息技術(shù)管理檔案意識(shí)、加強(qiáng)檔案信息化設(shè)備設(shè)施建設(shè)、落實(shí)信息化檔案管理流程、攻克檔案信息化管理過(guò)程中的難題等，旨在從根本上提升檔案管理的效率與安全性。值得注意的是，檔案管理的信息化轉(zhuǎn)型并非一蹴而就，而是一個(gè)持續(xù)演進(jìn)的過(guò)程。未來(lái)將繼續(xù)探索和完善相關(guān)策略，確保其能夠有效支持公共法律服務(wù)中心的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，并為推動(dòng)我國(guó)公共法律服務(wù)事業(yè)的進(jìn)步貢獻(xiàn)力量。

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作者簡(jiǎn)介：山東省棗莊市嶧城區(qū)公共法律服務(wù)中心