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        數(shù)字化時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略研究

        2024-06-20 11:07:11王玉文
        蘭臺內(nèi)外 2024年14期
        關(guān)鍵詞:數(shù)字化時代信息化建設(shè)事業(yè)單位

        王玉文

        摘 要:隨著數(shù)字化時代的到來,信息技術(shù)的快速發(fā)展給各個行業(yè)帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn),在檔案管理工作中,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位的發(fā)展,而檔案管理信息化建設(shè)可以有效保障事業(yè)單位檔案管理工作順利開展。事業(yè)單位實施檔案信息化管理可以有效提高檔案管理效率和準(zhǔn)確性、檔案存儲和檢索便捷性、檔案共享和協(xié)作便利性、檔案信息安全和保密性以及增強檔案信息的利用廣度和深度。基于此,文章提出了數(shù)字化時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略和保障措施,以期為數(shù)字化時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)提供參考,推動事業(yè)單位檔案管理邁入新的發(fā)展階段。

        關(guān)鍵詞:數(shù)字化時代;事業(yè)單位;檔案管理;信息化建設(shè)

        中圖分類號:G271 文獻標(biāo)識碼:A

        事業(yè)單位作為服務(wù)于國家和人民的重要組織,其檔案管理工作對于決策制定和人事管理具有重要的參考價值。通過信息化建設(shè),可以使事業(yè)單位能夠更加全面、準(zhǔn)確地了解和分析檔案信息,為決策提供科學(xué)依據(jù)的同時,也方便了人事管理工作的開展。因此,深入研究數(shù)字化時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略,不僅有助提高檔案管理的效能,還對事業(yè)單位整體管理水平的提高具有戰(zhàn)略性意義。

        一、事業(yè)單位檔案信息化管理優(yōu)勢分析

        1.提高管理效率和準(zhǔn)確性

        信息化管理可以通過自動化和數(shù)字化的方式提高管理效率和準(zhǔn)確性,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理需要大量的人力和時間成本,容易出現(xiàn)信息遺漏、錯位等問題,而信息化管理可以通過自動化系統(tǒng)實現(xiàn)檔案的快速錄入、整理和檢索,減少人力投入和時間消耗,進而提高管理的效率和準(zhǔn)確性。

        2.提升存儲和檢索的便捷性

        第一,信息化管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化,實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的電子化存儲,消除了傳統(tǒng)檔案室空間限制,從而節(jié)省了管理機構(gòu)的存儲成本,并提高了存儲效率。第二,傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要人工手動檢索,操作煩瑣且耗時,而信息化管理系統(tǒng)則通過建立索引、利用數(shù)據(jù)庫等技術(shù)手段,實現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的信息檢索。例如,管理人員可以通過關(guān)鍵詞、日期范圍等方式快速定位所需檔案信息,大幅縮短了檢索時間,提高了工作效率。信息化管理系統(tǒng)還支持多樣化的檢索方式,如全文檢索、分類檢索等,滿足了不同的管理需求。

        3.提升共享和協(xié)作的便利性

        信息化管理系統(tǒng)打破了傳統(tǒng)檔案管理的地域限制,實現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)化共享。例如,通過網(wǎng)絡(luò)平臺,各部門、分支機構(gòu)之間可以方便快捷地共享檔案信息,無論其物理位置如何,實現(xiàn)了信息的實時傳遞和共享,促進了組織內(nèi)部信息流暢的溝通與協(xié)作。信息化管理系統(tǒng)還提供了多種協(xié)作工具和功能,如版本管理、審批流程等,使得多個用戶可以同時對同一份檔案實行協(xié)同編輯和管理,不僅加強了內(nèi)部團隊的協(xié)作效率,還減少了因為信息傳遞不及時或不準(zhǔn)確而可能導(dǎo)致的誤操作和錯誤決策。

        4.提高信息安全和保密性

        信息化管理還可以提升檔案信息的安全和保密性,傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案容易遭受災(zāi)害、盜竊等風(fēng)險,且無法開展精確的權(quán)限控制,而信息化管理可以通過加密、權(quán)限控制等技術(shù)手段提升檔案信息的安全和保密性,確保檔案信息不被非法獲取和篡改。例如,建立健全電子化檔案系統(tǒng)安全控制機制,包括身份驗證、權(quán)限管理、數(shù)據(jù)加密等手段,有效保障了檔案信息的安全性,只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問、修改或刪除特定的檔案數(shù)據(jù),從而降低了非法訪問和信息被泄露的風(fēng)險。

        5.拓展了信息利用的廣度和深度

        信息化管理也可以拓展檔案信息利用的廣度和深度,在信息技術(shù)的加持下,檔案管理不再局限于信息保存與管理,而是可以通過數(shù)據(jù)挖掘、統(tǒng)計分析等方式,對檔案信息開展深度挖掘和分析,發(fā)現(xiàn)其中的規(guī)律和價值,拓展檔案信息的利用廣度和深度。

        二、數(shù)字化時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

        1.落實電子檔案管理

        數(shù)字化時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略的核心是實施電子檔案管理,在這一過程中,需要建立檔案網(wǎng)站服務(wù)平臺和加強數(shù)據(jù)庫管理與檢索。其中,建立檔案網(wǎng)站服務(wù)平臺要求建立統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)和用戶接口,以實現(xiàn)檔案信息的在線存儲、檢索和共享。加強數(shù)據(jù)庫管理與檢索則需要建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫,實施數(shù)據(jù)質(zhì)量管理和數(shù)據(jù)庫優(yōu)化,以提升電子檔案管理的效率和質(zhì)量。

        首先,建立檔案網(wǎng)站服務(wù)平臺是實現(xiàn)電子檔案管理的基礎(chǔ)。該平臺應(yīng)包含檔案管理系統(tǒng)和用戶接口,以提供檔案信息的在線存儲、檢索和共享功能。在建立檔案管理系統(tǒng)時,需要成立統(tǒng)一的檔案數(shù)據(jù)庫、制定數(shù)據(jù)分類和標(biāo)準(zhǔn)以及開發(fā)適用的軟件工具。而用戶接口則是將檔案信息以友好的方式呈現(xiàn)給用戶,包括簡潔明了的界面設(shè)計、多樣化的查詢方式和個性化的設(shè)置選項。同時,該平臺還應(yīng)具備良好的安全性和穩(wěn)定性,以確保檔案信息的保密性和系統(tǒng)的持續(xù)運行;其次,加強數(shù)據(jù)庫管理與檢索是提升電子檔案管理效率和質(zhì)量的關(guān)鍵措施。在數(shù)據(jù)庫管理方面,需要建立完善的檔案數(shù)據(jù)庫,確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和可靠性。例如,規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的錄入和更新流程,建立數(shù)據(jù)質(zhì)量管理機制,實施數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)策略。除了完善的檔案數(shù)據(jù)庫,還需要數(shù)據(jù)庫的優(yōu)化,涵蓋性能調(diào)優(yōu)、索引優(yōu)化、空間管理等,以提高數(shù)據(jù)庫的運行效率和響應(yīng)速度。在數(shù)據(jù)庫檢索方面,則需要建立靈活、高效的查詢系統(tǒng),支持多級檢索、關(guān)鍵詞搜索和數(shù)據(jù)挖掘等功能,以滿足用戶各種查詢需求。

        2.加強云存儲與分析

        為加強事業(yè)單位檔案管理的云存儲與分析功能,需要建立檔案共享與遠程訪問程序以及對接大數(shù)據(jù)創(chuàng)新智慧編研技術(shù)。

        (1)建立檔案共享與遠程訪問程序

        建立檔案共享與遠程訪問程序是指通過云存儲技術(shù)將檔案數(shù)據(jù)存儲在云端服務(wù)器上,并通過互聯(lián)網(wǎng)實現(xiàn)多地點、多終端的遠程訪問,實現(xiàn)檔案共享與遠程查詢,大幅提高檔案的利用效率和便利性,促進信息的共享和交流。

        其中,建立檔案共享與遠程訪問程序的關(guān)鍵是通過云存儲技術(shù)實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的存儲、共享和遠程訪問。云存儲技術(shù)具有高可靠性、高容量、高擴展性和低成本的特點,可以滿足大規(guī)模檔案數(shù)據(jù)的存儲需求。通過建立檔案管理系統(tǒng)與云存儲平臺的連接,將檔案數(shù)據(jù)上傳至云端服務(wù)器并備份,實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的長期保存和保護。同時,通過建立遠程訪問程序,用戶可以通過互聯(lián)網(wǎng)隨時隨地訪問和查詢檔案數(shù)據(jù),無須局限于特定的地點和設(shè)備設(shè)施,不僅提高了檔案數(shù)據(jù)的存儲和保護水平,還方便了用戶對檔案數(shù)據(jù)的獲取和利用。

        (2)對接大數(shù)據(jù)創(chuàng)新智慧編研技術(shù)

        對接大數(shù)據(jù)創(chuàng)新智慧編研技術(shù)是指將事業(yè)單位檔案管理系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)平臺整合,利用大數(shù)據(jù)分析和挖掘技術(shù)對檔案數(shù)據(jù)展開深入研究和分析,提取有價值的信息和知識,為人事決策提供科學(xué)依據(jù)。

        對接大數(shù)據(jù)創(chuàng)新智慧編研技術(shù)的關(guān)鍵是建立檔案管理系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)平臺的鏈接,確保檔案數(shù)據(jù)能夠被大數(shù)據(jù)平臺所識別和利用。這需要在檔案管理系統(tǒng)中加入與大數(shù)據(jù)平臺通信的接口和協(xié)議,實現(xiàn)數(shù)據(jù)的有效傳輸和交互。同時,還需要對檔案數(shù)據(jù)實行標(biāo)準(zhǔn)化和結(jié)構(gòu)化處理,以便大數(shù)據(jù)平臺開展分析和挖掘。

        3.加強移動檔案管理

        加強移動檔案管理可以幫助事業(yè)單位有效應(yīng)對移動化辦公和實時數(shù)據(jù)需求。首先,事業(yè)單位應(yīng)加強對移動終端設(shè)備設(shè)施的應(yīng)用,即在檔案管理中引入便攜式的移動設(shè)備,如智能手機、平板電腦等,以方便檔案管理人員在移動工作環(huán)境中實行檔案數(shù)據(jù)的查閱、更新和采集工作,而移動終端設(shè)備需要安裝專門的檔案管理應(yīng)用程序,提供實時的檔案信息訪問和處理功能,使檔案管理更加便捷和高效;其次,將移動終端設(shè)備連接到檔案管理系統(tǒng),以方便檔案管理人員隨時隨地更新和采集檔案數(shù)據(jù)。例如,通過移動終端設(shè)備的攝像頭、錄音器等功能采集檔案圖片、聲音,實現(xiàn)檔案信息的實時更新和采集。在這個過程中,需要建立適用于移動設(shè)備的檔案管理應(yīng)用程序和系統(tǒng),以支持在移動環(huán)境下的檔案管理工作,如開發(fā)和定制適合移動設(shè)備屏幕大小和操作方式的用戶界面,提供便捷的數(shù)據(jù)輸入和操作方式。同時,還需要數(shù)據(jù)同步和交互檔案管理系統(tǒng)與移動設(shè)備,確保檔案數(shù)據(jù)的一致性和準(zhǔn)確性。

        三、數(shù)字化時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)保障措施

        1.拓展資金渠道,定期更新技術(shù)

        通過拓展資金渠道和定期更新技術(shù),事業(yè)單位可以有效支持?jǐn)?shù)字化時代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的開展。在拓展資金渠道方面,政府部門可以增加對檔案管理信息化建設(shè)的財政投入,提高資金的使用效率和科學(xué)性,確保檔案管理信息化建設(shè)得到充分支持和保障。同時,科研項目資助也可以提供專業(yè)技術(shù)和先進設(shè)備設(shè)施的支持,促進檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新和發(fā)展。在定期更新技術(shù)方面,事業(yè)單位可以與通信系統(tǒng)合作,借助其網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施和信息技術(shù)支持,實現(xiàn)檔案信息的快速傳輸和存儲,提高信息共享和管理效率。例如,事業(yè)單位可以獲得優(yōu)質(zhì)的網(wǎng)絡(luò)資源和技術(shù)支持,減少信息化建設(shè)的成本,提高檔案管理信息化的水平等。此外,事業(yè)單位還可以與計算機單位合作,共享市場資源和技術(shù)能力,共同推進檔案管理信息化建設(shè)。計算機單位可以提供先進的軟硬件設(shè)備設(shè)施,或提供定制化的解決方案和技術(shù)支持,幫助事業(yè)單位提高檔案管理信息化的效果和質(zhì)量,進而獲得市場競爭力和創(chuàng)新能力的提高,推動數(shù)字化時代檔案管理信息化建設(shè)的開展。

        2.提高檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)

        通過建立完善的福利待遇、引進高素質(zhì)專業(yè)人才、加強人員內(nèi)部培訓(xùn),可以有效吸引和留住高素質(zhì)的檔案管理人員,提高其專業(yè)素質(zhì)和工作效率,從而促進數(shù)字化時代檔案管理工作的順利開展。首先,建立完善的福利待遇吸引和留住高素質(zhì)的檔案管理人員,包括提供具有競爭力的薪資待遇、完善的社會保險和福利制度,為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境和發(fā)展空間,提高工作滿意度和歸屬感等,通過建立福利待遇制度,可以激勵檔案管理人員的積極性和工作熱情,提高其專業(yè)素質(zhì)和工作效率;其次,引進高素質(zhì)專業(yè)人才。例如,設(shè)立專業(yè)崗位和專業(yè)化團隊,吸引具備相關(guān)專業(yè)知識和技能的人才加入檔案管理隊伍。同時,與高校合作建立合適的人才儲備渠道,拓寬檔案管理人員的人才來源,增強團隊的綜合素質(zhì)和專業(yè)能力;最后,加強人員內(nèi)部培訓(xùn)。事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)數(shù)字化時代檔案管理的需求,制訂培訓(xùn)計劃和課程體系,不斷提高檔案管理人員的專業(yè)知識和技能,包括組織內(nèi)部培訓(xùn)、邀請專業(yè)人士開展培訓(xùn)講座、參加相關(guān)研討會和培訓(xùn)等。通過不斷學(xué)習(xí)和培訓(xùn),檔案管理人員可以不斷更新自己的知識結(jié)構(gòu),適應(yīng)數(shù)字化時代檔案管理的要求,提高工作能力和水平。

        3.規(guī)范管理制度,完善管理體系

        在數(shù)字化時代背景下,事業(yè)單位要想實現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè),還需要規(guī)范管理制度和完善管理體系。第一,加強檔案組織領(lǐng)導(dǎo),明確檔案管理職責(zé)。例如,建立完善的組織架構(gòu)和職責(zé)分工,明確檔案管理的責(zé)任主體和權(quán)力配置,確保檔案管理工作的有序開展,還可以建立健全信息化檔案管理的領(lǐng)導(dǎo)機制,明確領(lǐng)導(dǎo)層對數(shù)字化時代檔案管理的重視和支持,為信息化建設(shè)提供必要的指導(dǎo)和資源支持。第二,在數(shù)字化時代,檔案管理不僅是文件的管理,還涉及電子數(shù)據(jù)和網(wǎng)絡(luò)信息的管理。因此,事業(yè)單位應(yīng)建立全面的檔案管理制度和規(guī)范。例如,在安全管理制度方面,制定規(guī)范的檔案管理政策和操作流程,明確檔案管理的責(zé)任和義務(wù),制定檔案信息安全保護措施,以確保檔案在數(shù)字化過程中的保密性、完整性和可用性。同時,加強員工的信息安全意識培訓(xùn),加深他們對信息安全風(fēng)險的認(rèn)識,并加強對電腦病毒和木馬等網(wǎng)絡(luò)安全威脅的防范。在檔案信息化管理責(zé)任體系方面,明確各級管理人員的責(zé)任和權(quán)限,建立科學(xué)的檔案管理組織結(jié)構(gòu),確立各級管理人員的工作職責(zé)和目標(biāo),以提高數(shù)字化檔案管理的效率和質(zhì)量。在檔案常態(tài)化工作的規(guī)范制度方面,確立檔案入庫、整理、檢索、借閱和銷毀等各個環(huán)節(jié)的操作規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn),明確檔案管理的要求和流程,提供一套完整的數(shù)字化檔案管理方法和工具,以規(guī)范數(shù)字化檔案管理工作的開展,還應(yīng)建立有效的檔案質(zhì)量控制機制,確保數(shù)字化檔案的準(zhǔn)確性和一致性,以提供可信賴的檔案服務(wù)。第三,引入考核評價機制,增強檔案管理意識。對檔案管理工作實行定量和定性評估,激發(fā)管理人員對檔案工作的責(zé)任感和積極性。

        四、結(jié)束語

        綜上所述,在數(shù)字化時代,為實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè),不僅需落實電子檔案管理,強化云存儲與分析,加強移動檔案管理,還應(yīng)持續(xù)保持對最新技術(shù)的敏感性,提高檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì),規(guī)范管理制度和完善管理體系。未來,事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)仍需要創(chuàng)新發(fā)展,如應(yīng)用新興人工智能和區(qū)塊鏈等技術(shù),以提升檔案管理的智能化和安全性,關(guān)注大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展,利用數(shù)據(jù)挖掘和分析,為事業(yè)單位提供更全面、深入的決策支持,并結(jié)合物聯(lián)網(wǎng)技術(shù),實現(xiàn)對檔案的實時監(jiān)控和管理,提高檔案信息的時效性。

        參考文獻:

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        作者單位:鄂爾多斯市財政局

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