趙霞

摘 要：隨著不斷發(fā)展變化的檔案管理需求，地方高校面臨檔案專業(yè)資源有限和人才短缺的挑戰(zhàn)。提升兼職檔案員的素質(zhì)，對提高高校檔案管理的效率、質(zhì)量以及對高校信息化建設(shè)和運營產(chǎn)生深遠影響。文章通過對地方高校檔案管理現(xiàn)狀的深入分析，揭示了傳統(tǒng)兼職檔案員管理模式存在的問題，詳細闡述了基礎(chǔ)知識培訓(xùn)計劃、團隊合作能力培養(yǎng)培訓(xùn)、數(shù)字檔案管理培訓(xùn)以及檔案保密與倫理培訓(xùn)等關(guān)鍵策略，為地方高校兼職檔案員的素質(zhì)提升提供了理論支持和實踐指導(dǎo)。

關(guān)鍵詞：地方高校；兼職檔案員；素質(zhì)提升

中圖分類號：G275文獻標(biāo)識碼：A

在當(dāng)代信息社會，高校檔案不僅是學(xué)校歷史資料的存儲，還是高校決策制定和學(xué)術(shù)研究的基礎(chǔ)。檔案管理在推動學(xué)校發(fā)展、維護信息安全和提高工作效率等方面起到關(guān)鍵作用。然而，地方高校面臨資源有限和專業(yè)人才短缺的挑戰(zhàn)，使得兼職檔案員在檔案管理中扮演著至關(guān)重要的角色。提升兼職檔案員的素質(zhì)，有助于提高檔案管理的效率和質(zhì)量，對整個學(xué)校的信息化建設(shè)和運營也會產(chǎn)生深遠影響。

一、地方高校檔案管理現(xiàn)狀

1.地方高校檔案管理的特點

地方高校檔案包括學(xué)生檔案、行政管理檔案和科研檔案等，形成了多元的檔案管理體系。管理模式仍包括傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案，使得管理方式更為復(fù)雜。不同高校間的信息化水平差異大，有的已實現(xiàn)較高程度的數(shù)字化檔案管理，而有的仍在逐步推進。各高校使用各種不同的檔案管理系統(tǒng)，有的為自建系統(tǒng)，有的使用通用檔案管理軟件，導(dǎo)致系統(tǒng)集成和信息共享存在挑戰(zhàn)。由于檔案涉及學(xué)生和員工的個人信息，檔案管理需要更強調(diào)安全性和隱私保護，確保檔案的安全存儲和合適的訪問權(quán)限。同時，科研檔案需求逐漸增加，需要更專業(yè)的管理系統(tǒng)和技術(shù)支持以滿足科研活動的發(fā)展。社會化服務(wù)的特殊性要求地方高校提供開放透明的檔案服務(wù)。然而，地方高校面臨檔案專業(yè)高水平人才的短缺，未能建立完善的檔案專業(yè)人才培養(yǎng)機制，也難以吸引和留住在檔案領(lǐng)域具有豐富經(jīng)驗和深厚造詣的專業(yè)人才。缺乏熟練掌握現(xiàn)代檔案管理技術(shù)的人才，阻礙了數(shù)字化檔案管理和信息化建設(shè)的推進。在檔案人才資源緊缺的背景下，高校兼職檔案員應(yīng)運而生。兼職檔案員可以在短期內(nèi)彌補檔案人才緊缺帶來的人力短缺問題，為高校檔案工作提供必要的支持。他們的參與可以提高檔案管理效能，確保檔案的及時整理、歸檔和檢索，減輕全職檔案員的工作壓力。此外，兼職檔案員具備不同領(lǐng)域的專業(yè)技能，為檔案管理團隊帶來新的視角和經(jīng)驗，豐富整個團隊的專業(yè)素養(yǎng)。還可以協(xié)助高校推進檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，利用現(xiàn)代技術(shù)提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性?？傊麄兊膮⑴c不僅能夠填補人才空缺，還能提高檔案管理的效能和適應(yīng)性，給高校檔案工作帶來積極的影響。

2.地方高校兼職檔案員素質(zhì)現(xiàn)狀

在當(dāng)前的地方高校中兼職檔案員的專業(yè)背景各異，由于缺乏系統(tǒng)的檔案學(xué)教育和培訓(xùn)，部分人員對檔案工作的基本理論、法律法規(guī)及業(yè)務(wù)規(guī)范理解不足，難以適應(yīng)現(xiàn)代檔案管理工作的專業(yè)化、標(biāo)準(zhǔn)化要求。例如，對于檔案的收集、整理、鑒定、保管以及利用等環(huán)節(jié)的操作流程與標(biāo)準(zhǔn)可能不夠清晰，對《檔案法》及其實施辦法、《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》等重要政策法規(guī)的理解不足以及對檔案全生命周期管理、檔案價值鑒定等方面專業(yè)知識的學(xué)習(xí)不夠深入，這些因素可能影響檔案工作的合規(guī)性、科學(xué)性和有效性。同時，由于兼職性質(zhì)，部分檔案員往往無法投入大量時間深入研究和實踐檔案管理的具體業(yè)務(wù)操作，如檔案信息化處理技術(shù)、檔案保護技術(shù)等，在一定程度上制約了高校檔案資源的有效開發(fā)和利用。此外，面對日益增長的電子文件、數(shù)字檔案等新型載體，兼職檔案員對于數(shù)字檔案系統(tǒng)的使用、電子文件的捕獲、元數(shù)據(jù)編目和信息安全防護等方面的操作技能有待提升。高校檔案工作是服務(wù)教學(xué)科研的重要支撐，兼職檔案員在服務(wù)于教學(xué)科研的過程中，往往因角色定位模糊或工作任務(wù)繁重而忽視了主動服務(wù)意識的培養(yǎng)。他們可能更多關(guān)注于基礎(chǔ)性的檔案管理工作，而對于如何充分挖掘檔案信息資源的價值，為師生提供個性化、高效、便捷的服務(wù)缺乏深度思考和實踐探索。隨著信息技術(shù)的發(fā)展，信息素養(yǎng)已成為檔案員必備的基本素質(zhì)之一。但部分地方高校兼職檔案員在信息檢索、數(shù)據(jù)分析和信息安全等方面的知識和技能相對較弱，無法充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)手段實施高效的檔案管理和信息服務(wù)。

3.傳統(tǒng)兼職檔案員管理模式存在問題

傳統(tǒng)兼職檔案員素質(zhì)能力提升的管理模式在新時代檔案管理需求下面臨著一系列問題，這些問題直接影響著高校檔案管理的效率和質(zhì)量。傳統(tǒng)模式下，培訓(xùn)方式相對單一，采用一攬子的培訓(xùn)計劃，過于依賴傳統(tǒng)課堂培訓(xùn)，缺乏個性化的培訓(xùn)方案，未能充分考慮到兼職檔案員的個體差異，難以滿足不同兼職檔案員的學(xué)習(xí)需求。隨著檔案管理領(lǐng)域新技術(shù)的不斷涌現(xiàn)，兼職檔案員需要保持對新技術(shù)的敏感性和適應(yīng)性。然而，傳統(tǒng)管理模式下的培訓(xùn)和管理體系未必能夠及時引入和培養(yǎng)兼職檔案員對新技術(shù)的應(yīng)用能力，導(dǎo)致其在面對新技術(shù)時表現(xiàn)相對保守，影響工作效率。隨著檔案管理領(lǐng)域的數(shù)字化轉(zhuǎn)型，兼職檔案員需要具備一定的數(shù)字化能力，熟練運用數(shù)字工具實施檔案管理。然而，傳統(tǒng)的培訓(xùn)和管理模式未能及時跟上數(shù)字時代的步伐，導(dǎo)致兼職檔案員在使用電子檔案管理系統(tǒng)、云存儲等數(shù)字工具方面存在較大的困惑和不適應(yīng)。在檔案管理工作中，兼職檔案員往往需要與團隊中的其他成員緊密合作，共同完成任務(wù)。然而，由于缺乏相關(guān)的溝通技巧和團隊協(xié)作經(jīng)驗，兼職檔案員可能難以高效地與團隊成員溝通、分享信息，并協(xié)同完成檔案管理工作，不僅影響整體的工作效率，還可能導(dǎo)致信息流失和不必要的誤解。同時，在傳統(tǒng)管理模式下，兼職檔案員難以獲得個體發(fā)展的機會。缺乏明確的個人發(fā)展計劃和導(dǎo)師支持，兼職檔案員可能感到缺乏職業(yè)發(fā)展的方向和動力，影響其在檔案管理領(lǐng)域的長期投入和成長。此外，傳統(tǒng)管理模式未充分注重檔案保密和倫理培訓(xùn)，導(dǎo)致兼職檔案員在處理敏感信息時的不足之處。還可能缺乏有效的成果評估機制，難以衡量兼職檔案員素質(zhì)提升的具體效果。

二、兼職檔案員素質(zhì)能力提升策略

解決傳統(tǒng)管理模式帶來的問題需要采用更靈活、個性化的培訓(xùn)方式，整合數(shù)字化培訓(xùn)工具，強調(diào)溝通與團隊合作的培養(yǎng)，提供職業(yè)發(fā)展支持，并建立有效的成果評估機制，更好地滿足兼職檔案員的素質(zhì)提升需求。

1.檔案管理基礎(chǔ)知識培訓(xùn)

檔案管理基礎(chǔ)知識培訓(xùn)是提升地方高校兼職檔案員素質(zhì)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)之一，旨在確保兼職檔案員具備必要的檔案管理技能和知識，以更有效履行其職責(zé)。通過制訂結(jié)構(gòu)化、系統(tǒng)性的培訓(xùn)計劃，涵蓋檔案管理的基本概念、法規(guī)遵從、文件分類和歸檔原則等內(nèi)容。應(yīng)根據(jù)實際情況制訂計劃，既要考慮培訓(xùn)的深度，也要兼顧兼職檔案員的時間限制。通過模擬案例和實際操作，讓兼職檔案員親身體驗檔案管理的各個環(huán)節(jié)。實際操作能夠幫助他們更好地理解理論知識，提高實際操作的熟練度。整合現(xiàn)代技術(shù)資源，如在線培訓(xùn)平臺、虛擬實驗室等，以提高培訓(xùn)的靈活性和互動性。通過數(shù)字化手段，使培訓(xùn)更具吸引力和實用性。定期評估培訓(xùn)效果，收集兼職檔案員的反饋意見，并根據(jù)評估結(jié)果調(diào)整培訓(xùn)計劃，通過持續(xù)評估和反饋保證培訓(xùn)的持續(xù)改進和適應(yīng)性。針對檔案管理領(lǐng)域的法規(guī)和政策，特別強化法規(guī)意識，了解法規(guī)對檔案管理的要求，確保其工作符合法定標(biāo)準(zhǔn)。

2.溝通與團隊合作能力提升

培養(yǎng)兼職檔案員的溝通與團隊合作能力可以提高整體檔案管理團隊的協(xié)同效率和工作質(zhì)量，對于有效的檔案管理至關(guān)重要。開展溝通技巧培訓(xùn)，包括有效的書面和口頭溝通。強調(diào)清晰表達和傾聽的重要性，以確保團隊內(nèi)外的信息流暢傳遞。通過團隊建設(shè)活動，如工作坊、團隊項目等，促進兼職檔案員之間的協(xié)作與互動，有助于建立良好的團隊氛圍，提高工作效率。引入?yún)f(xié)同工具，如在線項目管理平臺、共享文檔系統(tǒng)等，以便團隊成員能夠更便捷地合作，提高工作協(xié)同性。鼓勵兼職檔案員主動解決問題和提出創(chuàng)新建議，通過問題解決與創(chuàng)新培訓(xùn)，幫助他們提高解決挑戰(zhàn)的能力，并激發(fā)其創(chuàng)新思維。設(shè)計模擬工作場景，讓兼職檔案員在團隊環(huán)境中面對真實挑戰(zhàn)，有助于提升他們在實際工作中的應(yīng)變能力和協(xié)作水平。組織跨部門合作培訓(xùn)，使兼職檔案員了解不同部門的工作需求，促進更廣泛的團隊合作。

3.技術(shù)應(yīng)用與數(shù)字檔案管理培訓(xùn)

在提升地方高校兼職檔案員素質(zhì)的策略中，技術(shù)應(yīng)用與數(shù)字檔案管理占據(jù)著關(guān)鍵地位。通過數(shù)字化檔案管理培訓(xùn)使兼職檔案員熟悉數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，包括學(xué)習(xí)如何使用數(shù)字存儲、檢索和分享檔案信息，以提高工作效率。引導(dǎo)兼職檔案員使用先進的檔案管理軟件，幫助其更好地組織、分類和保管檔案。強調(diào)數(shù)字檔案管理中的信息安全問題，包括數(shù)據(jù)備份、權(quán)限控制和網(wǎng)絡(luò)安全，確保兼職檔案員了解并遵循最佳的信息安全實踐。鼓勵并培訓(xùn)兼職檔案員在移動設(shè)備設(shè)施上使用相關(guān)應(yīng)用，以便隨時隨地實施檔案管理，有助于靈活應(yīng)對工作需求。教授兼職檔案員如何使用云存儲和共享平臺，以便實現(xiàn)實時協(xié)作和跨團隊的信息共享，提高團隊之間的協(xié)同效率。培養(yǎng)兼職檔案員運用數(shù)據(jù)分析工具生成報告和提取關(guān)鍵信息的能力，有助于學(xué)校決策和評估檔案管理效果。

4.檔案保密與倫理培訓(xùn)

確保檔案保密性和遵循倫理準(zhǔn)則是兼職檔案員培訓(xùn)中至關(guān)重要的一環(huán)，通過培訓(xùn)策略可以確保兼職檔案員在處理檔案信息時遵循最高的倫理標(biāo)準(zhǔn)和法定要求，維護個人隱私和機構(gòu)的聲譽。開展法規(guī)和政策培訓(xùn)，提供關(guān)于檔案管理領(lǐng)域法規(guī)和學(xué)校政策的培訓(xùn)，強調(diào)兼職檔案員需要遵循的法定規(guī)定和機構(gòu)內(nèi)部的政策要求。通過個人隱私保護培訓(xùn)，強調(diào)個人隱私保護的重要性，教授兼職檔案員如何妥善處理敏感信息，確保檔案信息不被泄露或濫用。實施倫理決策培訓(xùn)，使兼職檔案員能夠在處理檔案管理中的復(fù)雜情境時做出符合倫理準(zhǔn)則的決策。開展保密技術(shù)和實踐培訓(xùn)，培訓(xùn)兼職檔案員使用安全技術(shù)，如密碼保護、加密等，以確保檔案信息的機密性。同時，教授實踐方法，如安全文件傳輸和存儲。另外，使用真實案例實施分析和討論，使兼職檔案員更深刻地理解檔案保密與倫理的實際應(yīng)用場景，并提高決策能力。還應(yīng)定期開展檔案保密與倫理方面的復(fù)核培訓(xùn)，以適應(yīng)法規(guī)和政策的變化，保持兼職檔案員對最新準(zhǔn)則和標(biāo)準(zhǔn)的了解。

5. 服務(wù)理念與服務(wù)能力培養(yǎng)

強化服務(wù)意識是提升兼職檔案員素質(zhì)的重要環(huán)節(jié)。為提高兼職高校檔案員的服務(wù)水平，需要樹立明確的服務(wù)理念。服務(wù)理念是服務(wù)質(zhì)量的核心，直接影響檔案員在工作中的態(tài)度和行為。將用戶需求置于服務(wù)工作的核心，時刻關(guān)注用戶的體驗和滿意度，確保服務(wù)貼近用戶需求。強調(diào)專業(yè)素養(yǎng)，通過高效的工作流程和操作，提高服務(wù)響應(yīng)速度，確保服務(wù)迅速而準(zhǔn)確。對于檔案管理工作的敏感性，應(yīng)強調(diào)保密原則，確保檔案信息的安全可靠，增強用戶信任感。鼓勵檔案員積極創(chuàng)新，不斷探索新的服務(wù)方式和技術(shù)，以適應(yīng)不斷變化的服務(wù)環(huán)境。具體可通過舉辦專題講座、案例分析等活動，引導(dǎo)兼職檔案員樹立“用戶至上”的服務(wù)理念，理解檔案工作對于教學(xué)科研、社會服務(wù)的重要性。同時，注重實踐操作能力的培養(yǎng)，組織模擬實訓(xùn)、輪崗交流等實戰(zhàn)演練，讓兼職檔案員能夠靈活應(yīng)對各種復(fù)雜的服務(wù)需求，提高服務(wù)質(zhì)量與水平。

6.兼職檔案員職業(yè)發(fā)展支持

地方高?？山⒅С旨媛殭n案員職業(yè)發(fā)展的全面體系，為兼職檔案員提供職業(yè)發(fā)展支持是確保其長期投入檔案管理領(lǐng)域的關(guān)鍵?？梢詤f(xié)助兼職檔案員制訂個人發(fā)展計劃，明確長遠職業(yè)目標(biāo)，并制定達成這些目標(biāo)的步驟和時間表。提供專業(yè)的職業(yè)咨詢服務(wù)，以幫助兼職檔案員了解檔案管理領(lǐng)域的職業(yè)發(fā)展機會以及如何提高其在該領(lǐng)域的競爭力。建立導(dǎo)師計劃，使有經(jīng)驗的檔案管理專業(yè)人士能夠與兼職檔案員合作，分享經(jīng)驗和提供建議，促進其職業(yè)發(fā)展。鼓勵兼職檔案員加入檔案管理和信息學(xué)領(lǐng)域的專業(yè)組織，提供與同行交流的機會，并增加對新趨勢和發(fā)展的了解。提供參加培訓(xùn)和研討會的機會，以不斷更新知識和技能，并擴大專業(yè)網(wǎng)絡(luò)。制定透明的晉升機制，為表現(xiàn)出色的兼職檔案員提供晉升機會，激勵其更積極地投入檔案管理領(lǐng)域。提供資金和資源支持，鼓勵兼職檔案員參與相關(guān)的繼續(xù)教育課程，以保持其在行業(yè)內(nèi)的競爭力。

7.成果評估與調(diào)整

確保兼職檔案員素質(zhì)提升策略的有效性需要開展系統(tǒng)的成果評估和及時調(diào)整。設(shè)定衡量指標(biāo)，確定用于評估兼職檔案員素質(zhì)提升的具體指標(biāo)，如檔案管理效率、錯誤率和團隊協(xié)作表現(xiàn)等，以建立清晰的評估標(biāo)準(zhǔn)。定期評估，設(shè)定定期評估時間表，對兼職檔案員實施素質(zhì)提升的效果評估，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)的改進措施。主動收集兼職檔案員的反饋意見，了解培訓(xùn)計劃的可行性和實際效果，便于調(diào)整培訓(xùn)方案。對比前后數(shù)據(jù)，比較培訓(xùn)前后的關(guān)鍵數(shù)據(jù)，如工作效率、錯誤率等，以量化評估兼職檔案員素質(zhì)提升的實際影響。根據(jù)評估結(jié)果，及時調(diào)整培訓(xùn)計劃，如加強某些培訓(xùn)模塊、調(diào)整培訓(xùn)方法或者改進培訓(xùn)材料培訓(xùn)計劃應(yīng)具有一定的靈活性和適應(yīng)性，能夠根據(jù)兼職檔案員的實際需求和反饋實施調(diào)整。分享優(yōu)秀兼職檔案員的成功經(jīng)驗，激發(fā)其他成員的學(xué)習(xí)積極性。建立健全績效考核制度，將檔案管理的規(guī)范化、專業(yè)化水平、服務(wù)質(zhì)量、工作效率以及創(chuàng)新成果等因素納入評價指標(biāo)，實現(xiàn)以績定酬，優(yōu)績優(yōu)酬，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的兼職檔案員可以給予適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)獎勵或精神表彰，如優(yōu)先晉升機會、獎金鼓勵和優(yōu)秀檔案員稱號等，激發(fā)他們的工作熱情和職業(yè)榮譽感。

三、結(jié)語

全面提升地方高校兼職檔案員的素質(zhì)，需要從多維度、多層次實施改革和創(chuàng)新。通過整合檔案管理基礎(chǔ)知識培訓(xùn)、溝通與團隊合作能力培養(yǎng)、技術(shù)應(yīng)用與數(shù)字檔案管理、檔案保密與倫理培訓(xùn)以及檔案員職業(yè)發(fā)展支持等多方面培訓(xùn)策略，構(gòu)建更為穩(wěn)健和適應(yīng)性強的提升體系，將有助于全面提升兼職檔案員的素質(zhì)，為地方高校檔案管理的可持續(xù)發(fā)展做出更大的貢獻。

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作者單位：山東交通學(xué)院