邢娟
摘要:隨著我國社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展,現(xiàn)代企業(yè)之間的競爭愈加激烈,在這種激烈的市場競爭環(huán)境中,企業(yè)為了擴大銷售量或獲取關(guān)鍵原材料,往往采取賒銷的方式進行銷售或者預(yù)付貨款,如此就增加了往來款項的發(fā)生概率。往來款項反映企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中的普遍經(jīng)濟信用關(guān)系,假設(shè)企業(yè)對往來款項未能進行妥善管理,有可能造成企業(yè)資產(chǎn)的流失或者影響企業(yè)信譽。因此,加強往來款項管理對企業(yè)的長遠發(fā)展非常重要。往來款項是企業(yè)資產(chǎn)和負債的重要組成部分,通過剖析企業(yè)往來款項管理存在的風險以及風險形成的原因,進而提出降低企業(yè)往來款項風險的具體措施,對企業(yè)往來款項管理具有一定的借鑒意義。
關(guān)鍵詞:往來款項;內(nèi)部控制;信息化建設(shè)
一、引言
企業(yè)往來款項不僅包括應(yīng)收賬款、其他應(yīng)收款,還包含預(yù)付賬款、應(yīng)付賬款、其他應(yīng)付款等,構(gòu)成企業(yè)資產(chǎn)和負債的重要組成部分,也是會計核算和財務(wù)管理的重要內(nèi)容,按其反映的內(nèi)容和性質(zhì)可以分為應(yīng)收和應(yīng)付兩大類。企業(yè)往來款項是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中因采購、銷售商品、接受或提供勞務(wù)而形成的債權(quán)債務(wù)關(guān)系。面對日益激烈的市場競爭,一方面,企業(yè)為獲取生產(chǎn)所需關(guān)鍵原材料會預(yù)付部分貨款或全部貨款,另一方面,企業(yè)會采用商業(yè)信用來促進銷售,因此形成的往來款項占企業(yè)資產(chǎn)負債的比重越來越大,企業(yè)加強往來款項管理的必要性凸顯。對應(yīng)收類往來款項,若企業(yè)管理不規(guī)范,貨款無法全部收回,將造成企業(yè)直接的經(jīng)濟損失;對應(yīng)付類往來款項管理不善,則會影響企業(yè)貨款的正常支付,最終影響企業(yè)信譽,給企業(yè)帶來損失。
近年來,國資委對國有企業(yè)“兩金”壓降工作提出了要求,并將“兩金”納入到企業(yè)的經(jīng)濟指標考核中,企業(yè)對“兩金”的管理顯得尤為重要,應(yīng)收賬款作為“兩金”之一,企業(yè)加強應(yīng)收賬款管理的重要性不言而喻。企業(yè)加強往來款項管理,從源頭出發(fā)進一步規(guī)范應(yīng)收賬款管理,有利于提高資產(chǎn)流動性,降低企業(yè)經(jīng)營風險,促進企業(yè)持續(xù)健康發(fā)展。
不僅如此,企業(yè)對往來款項管理不規(guī)范,企業(yè)營運資金難以實現(xiàn)良性循環(huán),企業(yè)資金被占用,影響資金使用效率,最終可能導(dǎo)致企業(yè)資金鏈斷裂,陷入財務(wù)困境。因此,為實現(xiàn)健康長遠發(fā)展,企業(yè)加強往來款項管理,提高風險管控能力是必然之舉。
二、往來款項管理現(xiàn)狀
往來款項是企業(yè)資產(chǎn)和負債的重要組成部分,往來款項管理的水平直接影響企業(yè)資產(chǎn)運營水平與經(jīng)營風險。有以下幾點。
企業(yè)往來賬款風險意識淡薄、財務(wù)風險意識缺乏的現(xiàn)象普遍存在,更鮮有企業(yè)真正開展往來賬款風險評估。再如,相比應(yīng)收類賬款,企業(yè)對應(yīng)付類賬款往往不重視,甚至忽略。應(yīng)付類賬款長期掛賬,一方面造成企業(yè)會計信息失真,另一方面,為資金安全管控帶來隱患,容易形成財務(wù)管理上的漏洞,造成企業(yè)資產(chǎn)的流失。
在往來款項管理中,由于缺乏財務(wù)風險意識,往來款項風險意識淡薄,很容易形成往來款項管理制度不完善,或者相關(guān)業(yè)務(wù)不能按照規(guī)定進行。時間一長,往來賬款的清理工作將變得更加艱難。企業(yè)往來款項管理工作不到位主要表現(xiàn)在以下幾點。
(一)對賬周期不確定
業(yè)務(wù)人員缺乏往來款項管理意識,日常工作中,未按照制度進行往來款項的核對,經(jīng)常出現(xiàn)為應(yīng)付內(nèi)外部審計檢查才與往來單位進行函證的情況,而且最終流于形式,未能及時發(fā)現(xiàn)往來款項管理存在的問題,往來款項函證工作落實不到位,不能及時發(fā)現(xiàn)企業(yè)與客戶、供應(yīng)商之間的數(shù)據(jù)差異,時間一長,往來賬款形成呆壞賬,給以后的催款、清理帶來困難。
(二)清理不及時
往來款項清理不及時存在的問題,一是不能正確反映企業(yè)資產(chǎn)、負債的真實情況,另一方面也導(dǎo)致往來款項清理時缺乏相關(guān)證據(jù)資料。企業(yè)往來款項清理工作中,絕大部分往來款項清理時由于掛賬時間較長,加上相關(guān)人員崗位變動、發(fā)現(xiàn)問題不及時、不注意搜集保存相關(guān)證據(jù)資料,導(dǎo)致清理難度加大。
(三)往來款項制度操作性不強
隨著企業(yè)不斷發(fā)展,往來款項逐漸增多,管理難度加大。伴隨企業(yè)業(yè)務(wù)量的增多、業(yè)務(wù)范圍的擴大,相應(yīng)采購、銷售、財務(wù)管理工作也越來越繁重,往來款項管理人員如采購人員、銷售人員、財務(wù)人員無法做到對每筆往來款項進行一一精準管理。而往來款項制度操作性不強,導(dǎo)致制度的部分條款形同虛設(shè),不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。若往來款項制度按照供應(yīng)商、客戶信用等情況對往來款項實行分類管理,抓主要矛盾,采取差異化的管理策略,避免“胡子眉毛一把抓”,應(yīng)該可以提高往來款項管理水平。與此同時,往來款項制度未明確相關(guān)部門職責歸屬、往來款項核銷等事項,使得往來款項管理約束力不強。
(四)會計基礎(chǔ)工作不規(guī)范
部分企業(yè)往來款項清理中發(fā)現(xiàn)仍存在賬務(wù)處理科目、金額錯誤的現(xiàn)象。企業(yè)若發(fā)生往來款項科目混用、金額記錄有誤等會計基礎(chǔ)核算問題,無法準確、真實反映企業(yè)往來款項情況,無法開展有效的催收、追償?shù)裙ぷ?,時間一長,清理難度加劇,使得企業(yè)不得不投入大量人力、物力和財力進行追討,產(chǎn)生催收成本,進一步增加了企業(yè)的資金成本和機會成本,最終導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)的損失。
三、加強往來款項管理的建議
(一)樹立風險意識、提高重視
首先,企業(yè)應(yīng)從風險意識著手,上到企業(yè)管理者,下到基層員工,都要提高對往來賬款的重視程度,強化風險防范意識。對企業(yè)管理人員進行相關(guān)業(yè)務(wù)知識與風險防范知識的培訓(xùn),為其提供學(xué)習(xí)先進的往來賬款管理方法和控制風險辦法的機會,進而為管理工作的開展打下良好的基礎(chǔ)。
(二)完善往來款項管理的內(nèi)部控制
1. 建立健全往來款項管理制度,形成管理長效機制
首先從企業(yè)實際出發(fā),梳理往來款項管理流程,分析、確定風險控制的關(guān)鍵流程,以市場為導(dǎo)向,修訂完善相關(guān)制度辦法。制度的建立是往來賬款管理工作開展的基礎(chǔ)。企業(yè)存在往來賬款,是企業(yè)發(fā)生采購、銷售業(yè)務(wù)的一種正常經(jīng)濟現(xiàn)象,涉及金額有大有小,企業(yè)應(yīng)合理預(yù)測往來賬款額度,由于采購、銷售業(yè)務(wù)受市場環(huán)境、政策等因素影響,企業(yè)應(yīng)根據(jù)市場變化,及時調(diào)整完善相關(guān)制度辦法,包括信用政策、激勵機制等,及時解決出現(xiàn)的問題。
制度的建立是開展往來款項管理工作的基礎(chǔ)。企業(yè)銷售管理部門、合同管理部門、財務(wù)部門、物資管理部門應(yīng)從企業(yè)實際出發(fā),考慮是否需要重新修訂市場營銷管理辦法、合同管理辦法、供應(yīng)商管理辦法、物資管理辦法、報銷管理辦法等多項辦法,進一步規(guī)范和加強了物資采購管理,供應(yīng)商、客戶管理,合同管理,往來款項管理;同時,企業(yè)也可以考慮從報銷時限上做出明確要求,減少長期掛賬款的存在。
2. 明確往來款項管理的崗位職責
往來款項管理涉及采購部門、銷售部門、財務(wù)部門等,通過明確業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門的職責權(quán)限,有利于各司其職,督促相關(guān)部門、人員積極承擔往來款項管理的義務(wù)和責任。比如預(yù)付賬款一旦支付,業(yè)務(wù)人員應(yīng)當落實責任并全程跟蹤,及時了解貨物或勞務(wù)進度是否按照合同約定進行,制定工作計劃,防止可能的意外和損失發(fā)生。同時,業(yè)務(wù)人員責任應(yīng)落實到采購崗位的關(guān)鍵控制點上。責任人要按購貨合同約定的時間組織交貨,驗收入庫,并在規(guī)定日期內(nèi)準備報銷的發(fā)票、驗收證明等附件及時報銷。責任人一旦發(fā)現(xiàn)異常,應(yīng)當及時采取措施,必要時通過訴訟等法律手段進行維權(quán)。在完善責任人跟蹤制度的同時,健全對責任部門、責任人進行績效考核及獎懲掛鉤的制度。
3. 開展往來款項定期對賬工作
往來款項制度中應(yīng)建立健全相關(guān)部門清賬、對賬、離任交接條款,通過定期、不定期的核對和催收,及時高效地對往來款項進行梳理和清理。尤其對長時間掛賬款要重點關(guān)注,避免形成呆壞賬。必要時,可開展往來賬款專項清理工作。
企業(yè)應(yīng)加強往來款項對賬工作,包括內(nèi)部核對與外部核對。將工作流程固化,避免出現(xiàn)僅為應(yīng)對審計、檢查而進行的形式對賬,造成核對工作不能發(fā)揮應(yīng)有的作用。往來款項的內(nèi)部核對體現(xiàn)在業(yè)務(wù)部門與財務(wù)部門之間的核對。業(yè)務(wù)部門應(yīng)建立相關(guān)往來款項臺賬,并及時登記往來款項的變動。財務(wù)部門應(yīng)定期進行往來款項賬齡分析,重點關(guān)注金額大、掛賬時間長的往來賬款,配合業(yè)務(wù)部門,查找原因,提出處理意見。往來款項的外部核對體現(xiàn)在企業(yè)與往來單位之間的核對,企業(yè)應(yīng)建立外部函證制度,定期按照款項金額、性質(zhì)與往來單位對往來款項進行函證,通過詢證函確認款項記錄的完整、準確性,同時也能檢查本企業(yè)財務(wù)部門往來款項的記錄是否完整、準確,對存在的差異應(yīng)及時查找、分析原因,以便采取措施。
為了更加規(guī)范往來款項管理,防控財務(wù)風險,減少資金占用,進一步提高企業(yè)資金使用效率,促進資金高效周轉(zhuǎn)、經(jīng)營活動的順利開展, 企業(yè)可以根據(jù)實際情況開展往來款項清理工作,往來款項清理工作有利于解決企業(yè)長期掛賬款,提高企業(yè)資金運作效率、優(yōu)化資產(chǎn)結(jié)構(gòu),會計基礎(chǔ)信息得到進一步完善,財務(wù)報表質(zhì)量得到提高,為管理者決策提供及時準確的信息;有助于發(fā)現(xiàn)往來款項管理方面的漏洞和不足,通過對存在問題的防控和改正,有利于提高資產(chǎn)運營水平、降低經(jīng)營風險。
4. 加大審計監(jiān)督力度
加大審計監(jiān)督力度是管理往來款項的重要保障。因為在降低往來款項風險時,仍存在人為因素的干擾,即相關(guān)業(yè)務(wù)人員在業(yè)務(wù)處理過程中,未按制度要求進行操作;再如個別業(yè)務(wù)人員因為工作失誤未能提供相關(guān)信息,致使管理層做出錯誤決定,導(dǎo)致該項業(yè)務(wù)形成的往來賬款在實際發(fā)生時就可能形成呆壞賬,諸如此類,給企業(yè)造成損失。內(nèi)部審計對交易的執(zhí)行過程進行有效性檢查和監(jiān)督,避免因人為原因?qū)е峦鶃砜铐椬兂蓳p失,及時防范化解風險。如有必要,也可以利用外部審計力量。
5. 提高會計工作基礎(chǔ)規(guī)范
企業(yè)應(yīng)正確合理設(shè)置會計科目,規(guī)范往來款項明細賬的設(shè)置,同時做好審核、復(fù)核工作,提高會計核算的準確、及時和完整性。對往來款項進行分類管理,做好財務(wù)信息的分析工作,為管理者決策提供有效的信息支撐。
夯實會計工作基礎(chǔ)還體現(xiàn)在提高財務(wù)人員素質(zhì),加強財會隊伍建設(shè)。財務(wù)人員應(yīng)不斷提高學(xué)習(xí)能力,企業(yè)應(yīng)當給財務(wù)人員提供培訓(xùn)、學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)交流的機會,加強其繼續(xù)教育,使其熟練掌握會計理論知識,提高業(yè)務(wù)處理水平,在實際工作中能夠正確進行會計核算,及時準確反映企業(yè)財務(wù)信息。
(三)加強企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè)
加強財務(wù)管理中預(yù)付賬款的信息化水平,使管理者、財務(wù)部門以及業(yè)務(wù)部門之間有及時有效的溝通,提升財務(wù)管理信息化水平,有利于提高預(yù)付賬款管理的質(zhì)量和效率。如企業(yè)供應(yīng)鏈系統(tǒng)能夠打通企業(yè)供應(yīng)鏈內(nèi)部流程,實現(xiàn)物資信息的及時反饋、查詢、匯總、分析,供應(yīng)鏈與財務(wù)實現(xiàn)一體化管理,將極大提升物資利用效率和物資管理水平,同時將物資系統(tǒng)與財務(wù)系統(tǒng)關(guān)聯(lián),有效提高往來款項核算的準確性。
另外,合同管理與財務(wù)報銷系統(tǒng)連接,實現(xiàn)了合同從審批到收付款履行階段的全過程信息化管理,可以及時、準確、客觀地反映合同履行情況,極大提高工作效率,降低內(nèi)控風險。相關(guān)人員可以實時查詢合同收付款情況,收發(fā)票、開發(fā)票情況,財務(wù)系統(tǒng)對合同執(zhí)行金額等進行控制,進一步提高往來款項核算的準確性。財務(wù)系統(tǒng)可以進一步完善信息溝通渠道,建立企業(yè)信息溝通平臺,如可以增加往來款期限提示系統(tǒng),當出現(xiàn)超期未收或未付的款項時,系統(tǒng)能夠自動提醒財務(wù)人員、相關(guān)業(yè)務(wù)人員,并形成超期的客戶信息,使收付款工作能夠盡快開展。與此同時,利用財務(wù)系統(tǒng)的往來款項賬齡分析功能,可以讓財務(wù)人員實時掌握往來款項掛賬時間,對達到一定期限的掛賬款進行重點關(guān)注以便采取相應(yīng)措施。
加強企業(yè)財務(wù)管理信息化建設(shè),關(guān)鍵是建設(shè)財務(wù)共享服務(wù)。財務(wù)共享服務(wù)作為一種新型的財務(wù)管理模式,有助于提高企業(yè)運作效率,降低企業(yè)成本、提升企業(yè)價值,為企業(yè)往來款項的管理打下堅實基礎(chǔ)。
實施共享服務(wù)后,企業(yè)可以提高資金管理水平,降低企業(yè)資金使用成本。具體包括加強分(子)公司資金管控,通過事前計劃、資金使用過程控制等,實現(xiàn)實時監(jiān)控,有效降低資金使用風險;二是健全資金結(jié)算,通過收款付款系統(tǒng),提高資金結(jié)算效率。
財務(wù)共享服務(wù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在三個方面。一是費用報銷管理中的應(yīng)用(見圖1),企業(yè)費用報銷業(yè)務(wù)具有筆數(shù)多、金額小、程序繁瑣、重復(fù)率高、工作量大、技術(shù)難度低等特點,企業(yè)費用報銷業(yè)務(wù)貫穿于企業(yè)日常運營中,在實施財務(wù)共享服務(wù)之后,在一定程度上提高個人往來款項管理水平,提高工作效率,降低企業(yè)人工成本,加強企業(yè)對資金的集中管控能力。
二是采購付款管理中的應(yīng)用(見圖2),企業(yè)采購環(huán)節(jié)包括購買原材料、購買設(shè)備、支付工程款等,實施財務(wù)共享服務(wù)后,采購環(huán)節(jié)的流程包括維護供應(yīng)商數(shù)據(jù),檢驗采購貨物獲取的發(fā)票,檢驗無誤后按照合同約定付款。每個環(huán)節(jié)都配備有相應(yīng)人員,實現(xiàn)對采購付款業(yè)務(wù)的批處理。根據(jù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營情況,企業(yè)物資需求部門提出采購申請,物資采購部門制定采購計劃,繼而依據(jù)企業(yè)采購相關(guān)制度簽訂采購合同。供應(yīng)商依據(jù)合同約定提供貨物,企業(yè)檢驗驗收貨物質(zhì)量、數(shù)據(jù)等情況無誤。上述采購環(huán)節(jié)均在采購系統(tǒng)進行,期末應(yīng)付會計會根據(jù)合同約定的支付條件、期限篩選本期應(yīng)付業(yè)務(wù),在共享系統(tǒng)里生成付款單,繼而生成付款申請表,付款申請表通過審批后,應(yīng)付會計記賬,企業(yè)通過共享系統(tǒng)將款項支付給供應(yīng)商。通過信息化建設(shè),將采購環(huán)節(jié)的流程、審批固化,實現(xiàn)企業(yè)采購環(huán)節(jié)的訂單化管理,企業(yè)根據(jù)合同約定支付貨款,加強了應(yīng)付賬款的管理。
三是銷售收款管理中的應(yīng)用(見圖3),企業(yè)銷售環(huán)節(jié)包括產(chǎn)品出入庫、開具發(fā)票、收取貨款等。企業(yè)實施共享服務(wù)后,實現(xiàn)對銷售合同(訂單)、客戶的系統(tǒng)管理,應(yīng)收會計根據(jù)合同約定情況、產(chǎn)品出入庫等情況開具發(fā)票,同時根據(jù)到款情況記賬。通過信息化建設(shè),企業(yè)可以清晰了解合同履約情況,督促貨款的收回,加強應(yīng)收賬款的管理。
通過上述信息化建設(shè),企業(yè)將大大提高往來款項管理效率。
綜上所述,企業(yè)應(yīng)高度重視往來賬款,通過建立健全往來款項制度,做好頂層策劃,做到人員、崗位、責任的三落實,實現(xiàn)往來款項的動態(tài)、常態(tài)管理。企業(yè)在不斷發(fā)展,為了提高企業(yè)資金周轉(zhuǎn)效率,保障經(jīng)營活動的順利開展,企業(yè)需加強往來款項管理,這既是適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的要求,也是企業(yè)提高競爭力的必然舉措。雖然企業(yè)的往來款項管理不可避免地存在一些問題,但從企業(yè)自身出發(fā),只有面對這些問題,并找出解決的對策,才能使往來款項得到有效管理,才能促進企業(yè)的健康快速發(fā)展,為企業(yè)的健康發(fā)展奠定堅實的基礎(chǔ)。
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(作者單位:湖北航天化學(xué)技術(shù)研究所)