摘 要：數(shù)字化時代，企業(yè)人事檔案管理迎來良好機遇，迫切需要利用現(xiàn)代信息技術(shù)和數(shù)字化手段，創(chuàng)新和升級傳統(tǒng)的人事檔案管理，以提高管理效率、優(yōu)化服務(wù)質(zhì)量。檔案數(shù)字化管理可以為企業(yè)人力資源管理和決策提供更加精準(zhǔn)和及時的數(shù)據(jù)支持，提高企業(yè)的核心競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化時代；企業(yè)；人事檔案；管理措施

如今，信息技術(shù)日新月異，其應(yīng)用極為廣泛，企業(yè)對于人事檔案管理的要求也在不斷提高。傳統(tǒng)的人事檔案管理方式已經(jīng)難以滿足現(xiàn)代企業(yè)的需求，數(shù)字化管理成為大勢所趨。為了更好地適應(yīng)數(shù)字化時代的變革，企業(yè)需要不斷推進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程。

一、數(shù)字化時代背景下企業(yè)人事檔案管理的意義

1.提高管理效率

在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，檔案信息的錄入、查詢、更新和檢索等操作都需要人工完成，不但效率比較低，而且出錯的概率比較大。在數(shù)字化時代背景下，人事檔案管理通過信息技術(shù)轉(zhuǎn)化成自動化和在線化，大幅提高了管理效率。通過數(shù)字化工具，企業(yè)可以快速、準(zhǔn)確地錄入、查詢、更新和檢索人事檔案信息，減少了人工干預(yù)和重復(fù)勞動，從而實現(xiàn)了服務(wù)質(zhì)量的提升。

2.降低管理成本

從傳統(tǒng)人事檔案管理來看，涉及大量的紙張、存儲空間和人力成本等，所以，整個管理成本是比較高的。隨著數(shù)字化管理的實施，數(shù)字化存儲使得企業(yè)不再需要大量的紙張和存儲空間，也會減少人力成本，意味著整個管理成本隨之降低。同時，在遠(yuǎn)程管理、云存儲等支持下，基于企業(yè)實際情況優(yōu)化與升級，還可以進(jìn)一步降低管理成本。

3.提高檔案信息的安全性

檔案信息的安全性難以保障是傳統(tǒng)人事檔案管理的一個痛點，如紙張磨損、丟失等問題時有發(fā)生。數(shù)字化管理采用了加密、備份等安全措施，極大地提高了檔案信息的安全性。同時，數(shù)字化人事檔案管理還減少了人員接觸原始檔案的機會，進(jìn)一步降低了檔案信息被泄露和丟失的風(fēng)險。此外，在傳統(tǒng)模式下，檔案信息的長期保存和調(diào)用存在困難，常見的問題是字跡模糊、紙張老化等。數(shù)字化管理能夠長期保存和調(diào)用檔案信息，從而避免了這些問題。

4.促進(jìn)信息資源共享

從傳統(tǒng)人事檔案管理特征來看，由于檔案信息的分散存儲和管理，信息資源共享難以實現(xiàn)。在數(shù)字化技術(shù)與手段的支持下，可以實現(xiàn)檔案信息的在線共享和流轉(zhuǎn)，提升信息資源的利用率和價值。借助數(shù)字化工具，企業(yè)可以更加便捷地共享和利用人事檔案信息，提高了工作效率和協(xié)同能力。

二、數(shù)字化時代背景下企業(yè)人事檔案管理問題

1.紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度不高

許多國有企業(yè)由于歷史悠久，早期的人事檔案大多以紙質(zhì)形式保存。隨著時間的推移，這些檔案的數(shù)字化進(jìn)程可能被延誤，導(dǎo)致大量的紙質(zhì)檔案仍未被數(shù)字化。對于早期的人事檔案管理工作而言，其本身受限于技術(shù)，大部分企業(yè)的檔案管理系統(tǒng)并沒有與數(shù)字化技術(shù)相匹配的設(shè)備設(shè)施和軟件，也就難以滿足準(zhǔn)確、高效的數(shù)字化需求，以至于部分國企紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度不高。人事檔案數(shù)字化管理的轉(zhuǎn)型升級必然需要相應(yīng)的設(shè)備設(shè)施和人力投入，包括掃描儀、存儲設(shè)備、維護(hù)費用以及人工處理成本等。對于企業(yè)而言，會出于成本考慮，選擇保持紙質(zhì)檔案管理模式，也就耽誤了數(shù)字化進(jìn)程。部分企業(yè)對人事檔案數(shù)字化的重要性認(rèn)識不足，仍習(xí)慣于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式，造成數(shù)字化進(jìn)程遲緩。雖然數(shù)字化可以提高檔案的便利性，同時也帶來了數(shù)據(jù)安全的風(fēng)險。還有一些企業(yè)因為對數(shù)據(jù)安全的顧慮，仍舊選擇保持紙質(zhì)檔案管理方式，以降低數(shù)據(jù)被泄露的風(fēng)險。

2.檔案信息孤島現(xiàn)象

在人事檔案數(shù)字化管理轉(zhuǎn)型過程中，不僅存在著進(jìn)程緩慢的情況，還面臨著信息孤島等現(xiàn)象的挑戰(zhàn)，具體表現(xiàn)是不同部門之間的人事檔案信息相互隔絕，無法有效共享，導(dǎo)致信息流通不暢，形成了信息孤島。在大型企業(yè)中，由于部門眾多、職能各異，每個部門都可能擁有自己的人事檔案管理系統(tǒng)。但是，系統(tǒng)之間缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和接口，導(dǎo)致數(shù)據(jù)格式、存儲方式等存在差異，以至于不同部門之間的檔案信息無法直接互通，需要人工開展煩瑣的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和整理工作。由于信息孤島的影響，整個人事管理工作效率不僅會降低，還會增大出錯的可能性。

此外，信息孤島還會造成數(shù)據(jù)不一致和重復(fù)勞動。由于各部門對人事檔案信息的錄入、更新標(biāo)準(zhǔn)不同，同一員工的信息在不同部門的檔案中可能存在差異，往往會給決策和管理帶來困擾，甚至可能引發(fā)內(nèi)部矛盾。同時，各部門在需要獲取其他部門的人事檔案信息時，往往需要重新開展數(shù)據(jù)采集和整理，造成大量的重復(fù)勞動。最終，人事檔案的利用價值會被限制，人事檔案信息不僅是員工個人經(jīng)歷的記錄，還是企業(yè)人力資源管理和決策的重要依據(jù)。然而，由于信息孤島現(xiàn)象的存在，企業(yè)無法充分利用這些寶貴的信息資源，甚至可能導(dǎo)致決策失誤和資源浪費。特別是隨著員工數(shù)量的增加，大量的人事檔案數(shù)據(jù)需要整合，而數(shù)據(jù)的格式、標(biāo)準(zhǔn)可能存在差異，導(dǎo)致整合難度加大。

3.信息安全與隱私保護(hù)挑戰(zhàn)

在人事檔案信息化管理實施過程中，信息安全與隱私保護(hù)是尤為突出的問題。黑客利用系統(tǒng)漏洞惡意攻擊企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)，竊取敏感信息或篡改檔案內(nèi)容，給企業(yè)帶來巨大的經(jīng)濟(jì)損失和聲譽損害。如今，不僅網(wǎng)絡(luò)傳播速度極快，傳播范圍還非常廣，一旦發(fā)生數(shù)據(jù)被泄露事件，敏感信息可能會迅速傳播到外部環(huán)境，給個人隱私和企業(yè)利益帶來嚴(yán)重威脅。由于數(shù)字信息的可編輯性和可復(fù)制性，一些不法分子可能會篡改或偽造人事檔案信息，以達(dá)到自己的目的。一旦數(shù)據(jù)被篡改，那么檔案的可信度與真實性就會受到影響，就會給企業(yè)的決策和管理帶來誤導(dǎo)，甚至可能引發(fā)法律糾紛?，F(xiàn)階段，隨著云計算等新技術(shù)的應(yīng)用，部分企業(yè)人事檔案信息的存儲和管理逐漸轉(zhuǎn)移到第三方平臺。雖然模式提供了便利，但也增加了信息安全與隱私保護(hù)的難度。第三方平臺可能存在安全漏洞或管理不當(dāng)?shù)葐栴}，導(dǎo)致敏感信息被泄露或濫用。同時，企業(yè)在與第三方合作過程中，需要確保合同條款明確、責(zé)任清晰，以避免發(fā)生法律糾紛。

4.技術(shù)更新迭代快

現(xiàn)階段，新的技術(shù)和產(chǎn)品不斷涌現(xiàn)，而技術(shù)的生命周期不斷縮短，意味著企業(yè)人事檔案管理需要不斷適應(yīng)新的技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)，否則可能會導(dǎo)致技術(shù)落后和系統(tǒng)不兼容的問題。為了跟上技術(shù)更新的步伐，企業(yè)需要不斷升級硬件和軟件系統(tǒng)，以確保人事檔案管理的效率和安全性，但是必須注意的是，頻繁的升級和維護(hù)可能會增加企業(yè)的成本和負(fù)擔(dān)。同時，缺乏具備相關(guān)技能的員工可能會制約企業(yè)的發(fā)展，技術(shù)更新迭代快對員工的技能提出了更高的要求，需要他們不斷學(xué)習(xí)和掌握新技術(shù)和方法，以適應(yīng)數(shù)字化時代的需求。在更新過程中，需要將人事檔案數(shù)據(jù)從舊系統(tǒng)遷移到新系統(tǒng)，此時需要關(guān)注數(shù)據(jù)的完整性和安全性，如果遷移不當(dāng)，可能會導(dǎo)致丟失或泄露數(shù)據(jù)，給企業(yè)帶來重大損失。

三、數(shù)字化時代背景下企業(yè)人事檔案管理措施

1.加快檔案數(shù)字化進(jìn)程

在數(shù)字化時代背景下，企業(yè)現(xiàn)代化管理必須認(rèn)識到人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型是主流趨勢。一方面，企業(yè)應(yīng)摒棄傳統(tǒng)觀念，充分認(rèn)識到人事檔案數(shù)字化的必要性和優(yōu)勢。為了轉(zhuǎn)變觀念，企業(yè)可以組織內(nèi)部培訓(xùn)和外部專家講座，加強員工對人事檔案數(shù)字化的認(rèn)識和理解。同時，企業(yè)還可以通過宣傳和推廣數(shù)字化人事檔案的成功案例，激發(fā)員工對數(shù)字化工作的積極性和參與度；另一方面，圍繞企業(yè)實際情況制訂計劃，分階段、分步驟完成紙質(zhì)人事檔案的數(shù)字化工作。根據(jù)企業(yè)的人事檔案數(shù)量和數(shù)字化工作的需求，合理分配人力、物力和財力資源。根據(jù)檔案的重要性和緊急程度，設(shè)置數(shù)字化工作的優(yōu)先級。例如，近期形成的重要檔案可以優(yōu)先數(shù)字化處理。根據(jù)企業(yè)的實際情況選擇合適的數(shù)字化技術(shù)和設(shè)備設(shè)施，確保數(shù)字化工作的準(zhǔn)確性和效率。還可以考慮與專業(yè)的數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)合作或外包部分工作，以加快數(shù)字化進(jìn)程和提高工作效率。值得注意的是，在實施數(shù)字化計劃的過程中，企業(yè)應(yīng)注重工作的階段性評估和調(diào)整。通過定期檢查數(shù)字化工作的進(jìn)度、質(zhì)量和成本，及時發(fā)現(xiàn)問題并采取相應(yīng)措施調(diào)整。同時，企業(yè)還應(yīng)鼓勵員工積極參與數(shù)字化工作，提出改進(jìn)意見和建議，以促進(jìn)工作的順利開展。

2.構(gòu)建統(tǒng)一的信息平臺

若要解決信息孤島現(xiàn)象，需要構(gòu)建一個集中的檔案管理系統(tǒng)，將各部門的人事檔案信息整合到統(tǒng)一的平臺上，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中存儲和管理，避免數(shù)據(jù)分散在各個部門難以共享的問題。首先，在搭建過程中，需要選擇合適的系統(tǒng)架構(gòu)，確保平臺能夠支持大量人事檔案信息的存儲和管理，具備良好的擴展性和穩(wěn)定性；其次，制定統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是解決問題的關(guān)鍵，在標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的支持下，能夠確保各部門在錄入、更新人事檔案信息時遵循相同的標(biāo)準(zhǔn)，提高數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性。在制定過程中，要考慮制定標(biāo)準(zhǔn)化的人事檔案信息錄入、更新流程，明確各部門在流程中的職責(zé)和操作規(guī)范。規(guī)定人事檔案信息的格式、存儲方式等，確保數(shù)據(jù)能夠被統(tǒng)一的人事檔案管理平臺正確識別和處理。建立數(shù)據(jù)質(zhì)量與校驗機制，質(zhì)量檢查和校驗錄入的人事檔案信息，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性；最后，推進(jìn)部門之間的溝通與協(xié)作，組織召開定期的部門協(xié)調(diào)會議，就人事檔案管理工作開展交流和討論，解決存在的問題和困難。通過建立信息共享機制，明確各部門之間信息共享的內(nèi)容、方式和責(zé)任，促進(jìn)信息的流通和利用。最好能夠成立跨部門協(xié)作團(tuán)隊，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和推進(jìn)人事檔案信息的共享與互通工作，團(tuán)隊成員應(yīng)來自不同部門，并具備較好的溝通和協(xié)作能力，鼓勵員工交流與學(xué)習(xí)，提高對人事檔案管理的認(rèn)識和操作水平，促進(jìn)信息的共享和利用。此外，企業(yè)可以結(jié)合自身實際情況與需求，選擇利用信息化溝通平臺，包括企業(yè)某信、某釘?shù)裙ぞ?，加強各部門之間的實時溝通和信息傳遞。

3.加強信息安全與隱私保護(hù)

為防止數(shù)據(jù)被泄露，需要建立完善的數(shù)據(jù)訪問控制和加密系統(tǒng)，包括對人事檔案信息的加密存儲和傳輸以及對不同級別數(shù)據(jù)的訪問權(quán)限控制。例如，可以使用先進(jìn)的加密技術(shù)對敏感數(shù)據(jù)加密，確保即使數(shù)據(jù)被盜或丟失，也無法被非授權(quán)人員輕易解密。同時，還建議定期更新和加固系統(tǒng)安全補丁也是必要的，可以防止黑客利用漏洞攻擊。數(shù)據(jù)篡改和偽造是一個嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)，企業(yè)必須引起高度重視，有針對性地實施嚴(yán)格的數(shù)字簽名和審計追蹤機制。以數(shù)字簽名為例，可以確保數(shù)據(jù)的完整性和真實性，防止信息被篡改或偽造；再如，審計追蹤，可以記錄任何對人事檔案信息的修改歷史，一旦發(fā)現(xiàn)異常修改，可以迅速調(diào)查和處理。在與第三方合作方面，企業(yè)需要謹(jǐn)慎選擇合作伙伴，并簽訂嚴(yán)格的數(shù)據(jù)保護(hù)協(xié)議。選擇有良好聲譽和強大安全保障能力的第三方平臺是關(guān)鍵。在與第三方合作過程中，企業(yè)應(yīng)確保對數(shù)據(jù)的控制權(quán)和監(jiān)督權(quán)，并定期安全審計數(shù)據(jù)。同時，與第三方明確劃分責(zé)任，避免發(fā)生法律糾紛。此外，企業(yè)有必要定期開展數(shù)據(jù)備份和容災(zāi)演練，以避免因意外情況導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失或損壞。

4.持續(xù)技術(shù)更新與培訓(xùn)

數(shù)字化技術(shù)的發(fā)展速度非?？?，企業(yè)需要定期評估現(xiàn)有技術(shù)的適用性和前瞻性，及時更新和升級技術(shù)。在規(guī)劃技術(shù)更新和升級時，需要考慮技術(shù)的兼容性和可擴展性，確保新技術(shù)的應(yīng)用能夠與現(xiàn)有系統(tǒng)無縫對接，并能夠適應(yīng)未來技術(shù)的發(fā)展趨勢。同時，企業(yè)還需要建立完善的技術(shù)更新和升級管理制度，確保技術(shù)更新和升級的過程規(guī)范、可控，避免因技術(shù)更新和升級不當(dāng)導(dǎo)致出現(xiàn)問題。直觀來講，員工的技能水平直接關(guān)系到人事檔案管理的效率與質(zhì)量。因此，需要定期開展技能培訓(xùn)和知識更新，使員工能夠掌握新技術(shù)和方法，提高人事檔案管理工作的效率和準(zhǔn)確性。同時，企業(yè)還需要鼓勵員工自主學(xué)習(xí)和創(chuàng)新，激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力，為企業(yè)的人事檔案管理工作注入新的活力。企業(yè)還需要關(guān)注行業(yè)發(fā)展趨勢和技術(shù)創(chuàng)新，及時跟進(jìn)新技術(shù)和新方法。在數(shù)字化時代背景下，新技術(shù)和新方法層出不窮，企業(yè)需要關(guān)注行業(yè)動態(tài)和新技術(shù)的發(fā)展趨勢，及時引進(jìn)適合自身需求的新技術(shù)和新方法，提高人事檔案管理工作的效率和智能化水平。在這個過程中，還應(yīng)積極參與行業(yè)交流和合作，與其他企業(yè)共同探討人事檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展，推動行業(yè)的整體進(jìn)步。

四、結(jié)語

在數(shù)字化浪潮翻涌的時代背景下，企業(yè)人事檔案管理面臨著一系列嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。其中，紙質(zhì)檔案數(shù)字化程度不高、信息孤島現(xiàn)象、信息安全與隱私保護(hù)問題以及技術(shù)更新迭代速度快等因素，嚴(yán)重制約了企業(yè)檔案管理的效率和質(zhì)量。為有效應(yīng)對這些挑戰(zhàn)，企業(yè)應(yīng)采取一系列措施。在加速檔案數(shù)字化進(jìn)程方面，企業(yè)需摒棄傳統(tǒng)觀念，充分認(rèn)識到人事檔案數(shù)字化的必要性和優(yōu)勢。結(jié)合企業(yè)自身實際情況，制訂切實可行的計劃，分階段、分步驟地完成紙質(zhì)人事檔案數(shù)字化工作。企業(yè)加快構(gòu)建一個集中的檔案管理系統(tǒng)，將各部門的人事檔案信息整合到一個平臺上，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的集中存儲和管理，從而避免數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象，提高信息共享和傳遞的效率。對于信息安全與隱私保護(hù)而言，企業(yè)需建立完善的數(shù)據(jù)訪問控制和加密系統(tǒng)，實施嚴(yán)格的數(shù)字簽名和審計追蹤機制。同時，與第三方簽訂嚴(yán)格的數(shù)據(jù)保護(hù)協(xié)議，確保信息安全無虞。緊跟時代步伐，企業(yè)應(yīng)定期評估現(xiàn)有技術(shù)的適用性和前瞻性，及時更新和升級技術(shù)。此外，定期開展技能培訓(xùn)和知識更新，使員工能夠掌握新技術(shù)和方法，提高工作效率，助力企業(yè)穩(wěn)健前行，不斷創(chuàng)造新的輝煌。

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作者單位：東方電氣集團(tuán)東方鍋爐股份有限公司

作者簡介：漆桂英（1974—），女，漢族，四川自貢人，本科，館員，研究方向：數(shù)字化人事檔案管理。