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        內(nèi)控視角下行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息一體化研究

        2024-06-04 00:00:00何芳芳
        中國(guó)科技投資 2024年8期
        關(guān)鍵詞:行政事業(yè)單位

        摘要: 在信息技術(shù)的推動(dòng)下, 我國(guó)財(cái)務(wù)工作環(huán)境已經(jīng)發(fā)生了很大改變, 會(huì)計(jì)信息化水平越來(lái)越高, 財(cái)務(wù)信息整合的速度也越來(lái)越快。因此, 如何運(yùn)用資訊科技推動(dòng)行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)改革, 建立有效的整合預(yù)算、 會(huì)計(jì)核算和決算財(cái)務(wù)管理一體化體系, 成為行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

        關(guān)鍵詞: 財(cái)務(wù)信息一體化; 行政事業(yè)單位; 內(nèi)控視角

        DOI:10.12433/zgkjtz.20240816

        在資訊科技高速發(fā)展的背景下, 單位內(nèi)部與外部環(huán)境都在發(fā)生著巨大的改變。智能財(cái)務(wù)和智能審計(jì)在財(cái)會(huì)領(lǐng)域應(yīng)運(yùn)而生, 其以精準(zhǔn)高效的功能改變了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)觀念。當(dāng)前, 我國(guó)不少行政事業(yè)單位還處在會(huì)計(jì)信息化的初級(jí)發(fā)展時(shí)期, 部門(mén)預(yù)算、 會(huì)計(jì)核算、 決算、 資產(chǎn)等信息系統(tǒng)都是獨(dú)立的、 分散的, 沒(méi)有進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)劃, 也沒(méi)有進(jìn)行有效的整合。如何運(yùn)用資訊科技推動(dòng)行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)改革, 建立有效的整合預(yù)決算系統(tǒng), 是現(xiàn)今很多行政事業(yè)單位亟待解決的問(wèn)題。

        一、 行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息一體化的意義

        (一)提高財(cái)務(wù)管理效率

        行政事業(yè)單位在日常工作中涉及預(yù)算、 收支、 資產(chǎn)等大量的財(cái)務(wù)信息。過(guò)去, 這些信息大多依靠手工方式錄入和整理, 不僅效率低下, 而且容易出錯(cuò)。通過(guò)應(yīng)用財(cái)務(wù)信息一體化, 各類(lèi)財(cái)務(wù)信息可實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化的采集、 處理和分析, 從而大大提高財(cái)務(wù)管理效率。這使得行政事業(yè)單位能夠更好地應(yīng)對(duì)復(fù)雜的財(cái)務(wù)管理工作, 減少人工干預(yù), 降低出錯(cuò)率。

        (二)強(qiáng)化內(nèi)部控制

        財(cái)務(wù)信息一體化能夠幫助行政事業(yè)單位更好地實(shí)施內(nèi)部控制。通過(guò)實(shí)時(shí)監(jiān)控各項(xiàng)財(cái)務(wù)活動(dòng), 及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正不合規(guī)的行為, 可確保單位資產(chǎn)的安全性和有效利用。此外, 一體化系統(tǒng)還能提供多維度的數(shù)據(jù)分析工具, 幫助管理層深入了解單位的財(cái)務(wù)狀況, 為決策提供有力支持。

        (三)促進(jìn)信息資源共享

        在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式下, 各部門(mén)之間的財(cái)務(wù)信息往往存在割裂現(xiàn)象, 導(dǎo)致信息不流通、 無(wú)法共享。實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息一體化后, 各部門(mén)間的信息壁壘將會(huì)被打破, 形成統(tǒng)一的信息平臺(tái), 各相關(guān)部門(mén)能夠?qū)崟r(shí)獲取所需的財(cái)務(wù)信息, 從而提高信息傳遞的效率和準(zhǔn)確性, 促進(jìn)部門(mén)間的協(xié)作與配合。

        (四)提升公共服務(wù)水平

        行政事業(yè)單位作為公共服務(wù)的提供者, 其服務(wù)水平直接關(guān)系著人民群眾的切身利益。通過(guò)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息一體化, 單位能夠更好地整合和優(yōu)化資源配置, 提高資金使用率, 從而為公眾提供更加優(yōu)質(zhì)、 高效的服務(wù)。此外, 公開(kāi)透明的財(cái)務(wù)信息也有助于增強(qiáng)公眾對(duì)行政事業(yè)單位的信任。

        (五)防范財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)

        隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展, 行政事業(yè)單位面臨的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)也日益多樣化、 復(fù)雜化。財(cái)務(wù)信息一體化能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)控各類(lèi)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn), 及時(shí)發(fā)出預(yù)警, 協(xié)助單位提前做好風(fēng)險(xiǎn)防范。同時(shí), 一體化系統(tǒng)還能對(duì)單位的投融資活動(dòng)進(jìn)行全面評(píng)估, 為管理層提供決策依據(jù), 降低財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生率。

        (六)適應(yīng)政府會(huì)計(jì)制度改革

        我國(guó)政府會(huì)計(jì)制度改革正在穩(wěn)步推進(jìn), 對(duì)行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理提出了更高的要求。財(cái)務(wù)信息一體化能夠幫助單位更好地適應(yīng)政府會(huì)計(jì)制度改革, 確保財(cái)務(wù)信息的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。因此來(lái)說(shuō), 財(cái)務(wù)信息一體化不僅有助于優(yōu)化單位的財(cái)務(wù)管理, 還有助于提升其在政府會(huì)計(jì)制度改革中的競(jìng)爭(zhēng)力。

        (七)促進(jìn)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)

        在信息化時(shí)代背景下, 財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型升級(jí)已成為必然趨勢(shì)。通過(guò)實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息一體化, 行政事業(yè)單位能夠更好地適應(yīng)這一趨勢(shì), 推動(dòng)財(cái)務(wù)管理從傳統(tǒng)模式向數(shù)字化、 智能化模式轉(zhuǎn)變。這一轉(zhuǎn)變不僅能夠提高單位的財(cái)務(wù)管理水平, 還有助于增強(qiáng)其在信息時(shí)代的核心競(jìng)爭(zhēng)力。

        二、 現(xiàn)有行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息一體化的特點(diǎn)

        (一)信息整合與共享

        財(cái)務(wù)信息一體化最顯著的特點(diǎn)是信息的整合與共享。在傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式下, 各部門(mén)間的信息流通不暢, 導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理效率低下。而財(cái)務(wù)信息一體化通過(guò)建立統(tǒng)一的信息平臺(tái), 將各部門(mén)的信息進(jìn)行整合, 可實(shí)現(xiàn)信息的實(shí)時(shí)共享, 不僅有利于提高信息利用率, 還能夠加強(qiáng)部門(mén)間的溝通與協(xié)作。

        (二)標(biāo)準(zhǔn)化操作

        財(cái)務(wù)信息一體化通過(guò)制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范, 可實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理操作標(biāo)準(zhǔn)化。在一體化管理模式下, 各部門(mén)按照統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)操作, 能夠有效避免操作不規(guī)范導(dǎo)致的誤差。

        (三)動(dòng)態(tài)化管理

        財(cái)務(wù)信息一體化通過(guò)實(shí)時(shí)采集、 處理和分析數(shù)據(jù), 可實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理動(dòng)態(tài)化。傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式下, 財(cái)務(wù)管理多為事后管理, 缺乏實(shí)時(shí)監(jiān)控和預(yù)警機(jī)制。而財(cái)務(wù)信息一體化通過(guò)實(shí)時(shí)監(jiān)控和分析資金流動(dòng)情況, 可及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決潛在問(wèn)題, 有效預(yù)防財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

        (四)智能化決策

        財(cái)務(wù)信息一體化利用先進(jìn)的數(shù)據(jù)分析技術(shù), 為管理層提供智能化的決策支持。通過(guò)對(duì)大量的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行挖掘和分析, 其可為單位管理層提供全面、 準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息, 幫助管理層做出科學(xué)、 合理的決策。

        (五)安全性保障

        財(cái)務(wù)信息一體化注重信息安全, 其采取了一系列安全保障措施。通過(guò)建立完善的信息安全體系, 可確保信息的保密性、 完整性和可用性。同時(shí), 工作人員可針對(duì)不同的用戶(hù)設(shè)定不同的權(quán)限, 確保信息的合理使用, 防止未經(jīng)授權(quán)的訪問(wèn), 為行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作提供可靠的安全保障。

        (六)規(guī)范性與靈活性

        財(cái)務(wù)信息一體化既強(qiáng)調(diào)規(guī)范性, 又注重靈活性。在制定統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的同時(shí), 也充分考慮到不同行政事業(yè)單位的實(shí)際情況和特殊需求。定制化的解決方案可滿(mǎn)足不同單位的個(gè)性化需求, 使其財(cái)務(wù)管理更加符合實(shí)際情況。這種規(guī)范性與靈活性相結(jié)合的特點(diǎn), 使得財(cái)務(wù)信息一體化更具適應(yīng)性和生命力。

        三、 內(nèi)控視角下行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息一體化的流程

        當(dāng)財(cái)務(wù)部門(mén)進(jìn)行財(cái)務(wù)信息整合時(shí), 財(cái)務(wù)人員可以把基礎(chǔ)信息庫(kù)、 項(xiàng)目庫(kù)、 預(yù)算編制與預(yù)算執(zhí)行系統(tǒng)整合起來(lái), 實(shí)現(xiàn)預(yù)算指標(biāo)下達(dá)與執(zhí)行的“雙向”實(shí)時(shí)聯(lián)動(dòng), 編制預(yù)算指標(biāo)可對(duì)國(guó)庫(kù)集中支付制度下的開(kāi)支申請(qǐng)和撥款審批進(jìn)行監(jiān)控。隨后, 把預(yù)算執(zhí)行系統(tǒng), 即電子中央支付系統(tǒng)與會(huì)計(jì)核算軟件相連, 以電子中央支付為依據(jù), 對(duì)預(yù)算功能分類(lèi)核算、 經(jīng)濟(jì)分類(lèi)核算資料展開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)化處理, 并在電子付款制度和會(huì)計(jì)制度中設(shè)置相同的輔助會(huì)計(jì)項(xiàng)目, 形成標(biāo)準(zhǔn)化的自動(dòng)轉(zhuǎn)賬模板, 即對(duì)應(yīng)的單據(jù)產(chǎn)生結(jié)算模板。最后通過(guò)電子付款系統(tǒng)自動(dòng)產(chǎn)生的會(huì)計(jì)記賬憑證推向會(huì)計(jì)系統(tǒng), 實(shí)時(shí)生成會(huì)計(jì)憑證。該方式需要依托財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng), 故各行政事業(yè)單位要定期按要求升級(jí)和更新本單位的一體化系統(tǒng), 以便生成的會(huì)計(jì)憑證能夠保持高度的準(zhǔn)確性, 確保會(huì)計(jì)賬戶(hù)的統(tǒng)一規(guī)范、 會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的實(shí)時(shí)處理和財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)即時(shí)查詢(xún)。

        年終時(shí), 財(cái)務(wù)人員在核對(duì)好各系統(tǒng)數(shù)據(jù)的前提下, 準(zhǔn)備本年度的部門(mén)決算報(bào)告。決算報(bào)告是事先在會(huì)計(jì)系統(tǒng)中建立的, 可一鍵生成財(cái)務(wù)報(bào)表。而且財(cái)務(wù)人員還能使用數(shù)據(jù)接口, 將生成的報(bào)表提取到部門(mén)財(cái)務(wù)報(bào)表的在線(xiàn)內(nèi)容中。在建立決算數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí), 也可減少手工輸入的工作程序, 使報(bào)表的準(zhǔn)確性和有效性得到很大提高, 同時(shí)還能確保財(cái)務(wù)報(bào)表與部門(mén)決算數(shù)據(jù)的一致性, 解決人工錄入效率低下、 不能形成完整的數(shù)據(jù)庫(kù)、 擴(kuò)展受限、 報(bào)表不一致等問(wèn)題, 提升部門(mén)決算的質(zhì)量與效率。

        四、 現(xiàn)有行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息一體化工作中存在的問(wèn)題

        (一)缺乏科學(xué)性與有效性

        行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)信息來(lái)源非常廣泛, 能否及時(shí)、 恰當(dāng)?shù)貍鬟f信息, 對(duì)其他部門(mén)也會(huì)產(chǎn)生影響。以前, 財(cái)務(wù)管理部門(mén)的主要責(zé)任是對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行管理并在內(nèi)部傳遞, 從而使各部門(mén)能夠迅速獲得財(cái)務(wù)信息, 以滿(mǎn)足單位的日常管理需要。當(dāng)前, 我國(guó)有些行政事業(yè)單位在財(cái)務(wù)信息處理方面仍在使用傳統(tǒng)的、 滯后的手段。在部分行政事業(yè)單位中, 倘若財(cái)務(wù)信息不能共享, 其他部門(mén)便不能及時(shí)、 高效地獲得財(cái)務(wù)信息, 從而影響后續(xù)工作的開(kāi)展。除此之外, 由于行政事業(yè)單位管理的資金數(shù)額有限, 不能滿(mǎn)足更新財(cái)務(wù)管理設(shè)備的要求, 導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息不能被充分利用, 財(cái)務(wù)人員也不能提供更詳細(xì)的財(cái)務(wù)信息。

        (二)內(nèi)控制度建設(shè)滯后

        如今, 部分行政事業(yè)單位還保持著傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理理念, 限制了單位的未來(lái)發(fā)展。所以單位財(cái)務(wù)管理層一定要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)信息一體化建設(shè)的關(guān)注, 在實(shí)際管理中應(yīng)盡量避免使用傳統(tǒng)方式, 而對(duì)于已經(jīng)實(shí)施的自動(dòng)化內(nèi)容, 則要將其徹底融入工作, 并使其發(fā)揮出應(yīng)有的作用。同時(shí), 單位管理層也要拓寬思路, 將會(huì)計(jì)信息的整合建設(shè)內(nèi)容從單純的會(huì)計(jì)核算轉(zhuǎn)向會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)一體化, 使會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)和其他工作業(yè)務(wù)相互融合, 讓會(huì)計(jì)信息真正體現(xiàn)其價(jià)值。

        此外, 從行政事業(yè)單位以往的工作模式來(lái)看, 內(nèi)控體系還缺少必要的約束與責(zé)任機(jī)制。而內(nèi)部控制的重心在于財(cái)務(wù)核算, 若能以此為依據(jù), 健全控制制度與責(zé)任制, 再加上內(nèi)部控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié), 則既可提高財(cái)務(wù)人員的工作效率, 又可確保會(huì)計(jì)資料的準(zhǔn)確性。在此基礎(chǔ)上, 單位財(cái)務(wù)人員還可進(jìn)行日常財(cái)務(wù)信息的多遍稽核與整合工作, 進(jìn)而降低財(cái)務(wù)信息錯(cuò)誤, 避免日常工作出現(xiàn)方向性錯(cuò)誤。

        五、 內(nèi)控視角下行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息一體化應(yīng)用路徑

        (一)提高財(cái)務(wù)信息集成效率

        行政事業(yè)單位在構(gòu)建財(cái)務(wù)信息一體化的過(guò)程中, 務(wù)必要注重會(huì)計(jì)信息的整合。盡管部分單位引入了先進(jìn)設(shè)備搭建了信息整合系統(tǒng), 但未對(duì)其進(jìn)行相應(yīng)的更新, 導(dǎo)致運(yùn)行過(guò)程中發(fā)生故障。如果故障得不到及時(shí)處理, 財(cái)務(wù)信息則可能達(dá)不到工作需求。而行政事業(yè)單位由于自身?xiàng)l件的制約, 缺少專(zhuān)業(yè)的技術(shù)研發(fā)人才, 也不利于建立完善的會(huì)計(jì)信息集成環(huán)境。對(duì)此, 行政事業(yè)單位可以與相關(guān)軟件單位合作, 由合作單位提供技術(shù), 共同研發(fā)更為先進(jìn)的財(cái)務(wù)軟件, 并及時(shí)更新軟件系統(tǒng), 以提高工作效率。

        (二)提高財(cái)務(wù)人員對(duì)會(huì)計(jì)信息化建設(shè)的認(rèn)識(shí)

        行政事業(yè)單位中的部分人受傳統(tǒng)觀念的影響, 無(wú)法快速接受新知識(shí)、 新觀念、 新技術(shù), 從而無(wú)法改變工作思路。有些行政事業(yè)單位員工對(duì)會(huì)計(jì)信息一體化建設(shè)的認(rèn)識(shí)還不夠, 無(wú)法響應(yīng)行政事業(yè)單位對(duì)會(huì)計(jì)信息一體化建設(shè)的要求, 所以要加快會(huì)計(jì)信息一體化的建設(shè)速度。行政事業(yè)單位的員工要改變觀念, 全面了解會(huì)計(jì)信息, 積極參與財(cái)務(wù)信息一體化建設(shè)。首先, 行政事業(yè)單位管理部門(mén)要針對(duì)使用過(guò)程中存在的問(wèn)題提出相應(yīng)的對(duì)策, 定期對(duì)員工進(jìn)行財(cái)務(wù)信息培訓(xùn), 提高他們的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)。其次, 財(cái)務(wù)人員要對(duì)會(huì)計(jì)信息一體化形成全面的認(rèn)識(shí), 明白會(huì)計(jì)信息整合的優(yōu)勢(shì), 從而更新工作思維。需要注意的是, 在運(yùn)用信息一體化技術(shù)時(shí), 務(wù)必要多遍核算, 財(cái)務(wù)管理層也要定期檢查財(cái)務(wù)人員對(duì)信息一體化技術(shù)的使用情況。

        (三)強(qiáng)化風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)

        提高風(fēng)險(xiǎn)管理意識(shí)對(duì)于應(yīng)對(duì)財(cái)務(wù)信息一體化可能帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)至關(guān)重要。首先, 單位財(cái)務(wù)部門(mén)要對(duì)可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行充分評(píng)估, 并制定相應(yīng)的防范措施。其次, 行政事業(yè)單位要建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制, 及時(shí)發(fā)現(xiàn)并處理風(fēng)險(xiǎn)事件。最后, 加強(qiáng)與外部審計(jì)單位的合作, 借助專(zhuān)業(yè)力量提升風(fēng)險(xiǎn)管理水平。

        (四)完善內(nèi)部控制制度

        建立健全內(nèi)部控制制度是保障財(cái)務(wù)信息一體化有效實(shí)施的基礎(chǔ)。首先, 要明確崗位職責(zé), 規(guī)范操作流程, 確保各項(xiàng)工作有章可循。其次, 應(yīng)加強(qiáng)內(nèi)部監(jiān)督, 定期對(duì)財(cái)務(wù)信息一體化的應(yīng)用情況進(jìn)行審計(jì), 及時(shí)發(fā)現(xiàn)并糾正存在的問(wèn)題。最后, 要強(qiáng)化制度執(zhí)行, 確保各項(xiàng)制度落到實(shí)處。

        以某市某中學(xué)為例, 該單位在實(shí)施財(cái)務(wù)信息一體化的過(guò)程中, 采取了以下措施: 首先, 完善內(nèi)部控制制度, 明確財(cái)務(wù)人員的崗位職責(zé), 規(guī)范日常財(cái)務(wù)工作的操作流程。其次, 加大財(cái)務(wù)投入力度, 更新硬件設(shè)備, 統(tǒng)一使用省級(jí)財(cái)政部門(mén)的預(yù)算管理一體化平臺(tái)。再次, 加大對(duì)現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)力度。最后, 建立風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警機(jī)制并與外部審計(jì)單位保持緊密合作, 定期聘請(qǐng)審計(jì)單位的專(zhuān)業(yè)人員到學(xué)校開(kāi)展交流工作。這些措施有力推動(dòng)了該校財(cái)務(wù)信息一體化的順利實(shí)施, 提升了其財(cái)務(wù)管理效率。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示, 該校實(shí)施財(cái)務(wù)信息一體化后, 年度預(yù)算執(zhí)行率約提升20.45%, 財(cái)務(wù)管理水平顯著提高。

        六、 結(jié)語(yǔ)

        行政事業(yè)單位需要根據(jù)自身的實(shí)際情況和特點(diǎn)推進(jìn)會(huì)計(jì)信息的一體化建設(shè), 這樣就可以使單位財(cái)務(wù)和信息系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)化、 科學(xué)化, 促進(jìn)行政事業(yè)單位內(nèi)控管理方式改革, 促進(jìn)其健康穩(wěn)定發(fā)展, 逐步增強(qiáng)單位的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和競(jìng)爭(zhēng)力。行政事業(yè)單位可以利用信息化手段, 建立一套完整的會(huì)計(jì)信息集成模型, 優(yōu)化單位的財(cái)務(wù)管理, 提高財(cái)務(wù)工作效率。單位財(cái)務(wù)部門(mén)要想做到這一點(diǎn), 就必須改變自身的觀念, 建立健全安全制度, 從而有效解決會(huì)計(jì)信息集成中出現(xiàn)的各類(lèi)問(wèn)題。

        參考文獻(xiàn):

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