黃馨玉 李文怡 賀宏達(dá)

收稿日期：2023-08-18

DOI：10.19850/j.cnki.2096-4706.2024.06.005

摘? 要：內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的有效工具，但因其涉及面廣且要求具體，線下實(shí)施管理成本較高。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（簡(jiǎn)稱OA系統(tǒng)）已經(jīng)廣泛應(yīng)用于企業(yè)管理中，OA系統(tǒng)與內(nèi)部控制結(jié)合有助于內(nèi)部控制落地實(shí)施、提升管理效率、構(gòu)建企業(yè)協(xié)同管理體系。從系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)功能設(shè)計(jì)、數(shù)據(jù)庫(kù)表設(shè)計(jì)三個(gè)方面闡述了基于內(nèi)部控制的OA系統(tǒng)研發(fā)思路，并結(jié)合內(nèi)部控制思想對(duì)系統(tǒng)各功能模塊進(jìn)行了詳細(xì)描述。

關(guān)鍵詞：內(nèi)部控制；OA系統(tǒng)；Spring Boot；管理

中圖分類號(hào)：TP317? 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A? 文章編號(hào)：2096-4706（2024）06-0020-04

Design and Research of Office Automation System Based on Internal Control

HUANG Xinyu， LI Wenyi， HE Hongda

（Tianjin Academy of Agricultural Sciences， Tianjin? 300192， China）

Abstract： The internal control is an effective tool for modern enterprise management， but due to its wide coverage and specific requirements， the cost of offline implementation and management is relatively high. The office automation system （OA） has been widely used in enterprise management， and the combination of OA system and internal control helps to implement internal control， improve management efficiency and build a collaborative management system for enterprises. The research and development ideas of this OA system are expounded through three aspects of system architecture design， system function design and database design， and each functional module of the system is described at length based on internal control ideas.

Keywords： internal control; OA system; Spring Boot; management

0? 引? 言

內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理的產(chǎn)物，能夠幫助企業(yè)增強(qiáng)競(jìng)爭(zhēng)能力，提高工作效率、防范風(fēng)險(xiǎn)。但內(nèi)部控制較為復(fù)雜，線下實(shí)施流程煩瑣，在一定程度上影響了內(nèi)部控制發(fā)揮作用。OA系統(tǒng)作為高效的辦公工具，在提高辦公效率方面發(fā)揮了極大優(yōu)勢(shì)，現(xiàn)已廣泛引用于企業(yè)管理中，但是以內(nèi)部控制作為底層業(yè)務(wù)邏輯的OA辦公系統(tǒng)案例并不多。如將內(nèi)部控制邏輯嵌入到OA系統(tǒng)中，一方面以O(shè)A系統(tǒng)為載體能充分發(fā)揮內(nèi)部控制在資金管理、行政管理、合同管理等方面作用，另一方面有了內(nèi)部控制的約束OA系統(tǒng)在使用上也更為規(guī)范。

1? 關(guān)鍵技術(shù)及架構(gòu)設(shè)計(jì)

1.1? 關(guān)鍵技術(shù)

開發(fā)語(yǔ)言使用Java，OA系統(tǒng)可能在不同操作系統(tǒng)上運(yùn)行，選擇具有跨平臺(tái)性的Java語(yǔ)言能夠簡(jiǎn)化系統(tǒng)開發(fā)和維護(hù)工作，同時(shí)Java強(qiáng)大的生態(tài)系統(tǒng)能夠提供多種解決方案，滿足開發(fā)需求。Web容器選擇Tomcat，因其具備跨平臺(tái)、支持負(fù)載均衡、開源、簡(jiǎn)單易用等特點(diǎn)。數(shù)據(jù)庫(kù)選擇Oracle 12c，相較之前的Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)版本，Oracle 12c引入了“多租戶”的數(shù)據(jù)庫(kù)管理概念，使得在同一數(shù)據(jù)庫(kù)中，可以支持多個(gè)租戶，每個(gè)租戶擁有自己獨(dú)立的數(shù)據(jù)和管理。這種架構(gòu)可以更好地支持云服務(wù)和虛擬化技術(shù)。

1.2? 網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)采用B/S模式，B/S模式具備安裝維護(hù)簡(jiǎn)單，可跨系統(tǒng)、跨平臺(tái)使用等優(yōu)點(diǎn)[1]。為節(jié)約網(wǎng)絡(luò)設(shè)備運(yùn)營(yíng)、維護(hù)成本OA系統(tǒng)使用私有云服務(wù)，好處是不需要購(gòu)置硬件設(shè)備，只需要向云服務(wù)供應(yīng)商按需租用資源，不用考慮軟、硬件的升級(jí)、維護(hù)問題，非常節(jié)約成本。私有云是面向客戶需求建立的信息處理模式，可建立獨(dú)立的數(shù)據(jù)處理體系，有效控制數(shù)據(jù)服務(wù)結(jié)構(gòu)質(zhì)量，保證信息交互管理的安全，更好地為用戶服務(wù)[2]?；趦?nèi)部控制的OA系統(tǒng)需要兩臺(tái)ESC服務(wù)器分別作為Web應(yīng)用服務(wù)器和數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，Web應(yīng)用服務(wù)器使用Linux操作系統(tǒng)提供更為穩(wěn)定的運(yùn)行環(huán)境。防御系統(tǒng)采用WAF防火墻，部署在Web應(yīng)用服務(wù)器前端，解析HTTP請(qǐng)求中的響應(yīng)元素，對(duì)存在威脅的請(qǐng)求進(jìn)行攔截，實(shí)現(xiàn)對(duì)站點(diǎn)的保護(hù)[3]。系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)架構(gòu)如圖1所示。

1.3? 開發(fā)架構(gòu)設(shè)計(jì)

系統(tǒng)開發(fā)框架采用Spring Boot，Spring Boot是建立在Spring基礎(chǔ)之上，通過踐行“約定優(yōu)于配置”的理念，開發(fā)者只需要非常少的幾個(gè)配置，就可以迅速方便的搭建起來一個(gè)應(yīng)用或者微服務(wù)[4]。Spring Boot微服務(wù)架構(gòu)便于系統(tǒng)業(yè)務(wù)延展，同時(shí)減少系統(tǒng)性能損耗以及服務(wù)之間調(diào)用頻率[4]。

系統(tǒng)架構(gòu)分為展示層、控制層、服務(wù)層、數(shù)據(jù)訪問層、模型層。

展示層：面向用戶，將獲取的數(shù)據(jù)展示到頁(yè)面，負(fù)責(zé)將OA系統(tǒng)所有前臺(tái)功能展示給用戶。

控制層：響應(yīng)用戶需求，負(fù)責(zé)前、后端交互，接收前端請(qǐng)求，調(diào)用業(yè)務(wù)層處理請(qǐng)求，接收業(yè)務(wù)層返回的數(shù)據(jù)，最后將結(jié)果返回到客戶端。

業(yè)務(wù)層：存放OA系統(tǒng)業(yè)務(wù)處理邏輯，業(yè)務(wù)層不直接調(diào)用數(shù)據(jù)庫(kù)，而是通過調(diào)用數(shù)據(jù)持久層的接口訪問數(shù)據(jù)庫(kù)。業(yè)務(wù)層會(huì)將處理結(jié)果返回給控制層。

數(shù)據(jù)持久層：負(fù)責(zé)把數(shù)據(jù)放到持久化的介質(zhì)中，同時(shí)提供CRUD操作。

模型層：用于存放實(shí)體類，與數(shù)據(jù)庫(kù)中的屬性基本保持一致。

2? 功能設(shè)計(jì)

系統(tǒng)功能架構(gòu)如圖2所示。

圖2? 功能架構(gòu)圖

2.1? 印章管理模塊

該模塊用于管理印鑒。包括用印審批、刻制印章、印章啟用交接、印章停用、印章銷毀處置審批、印章遺失廢止。印章是行使職權(quán)的重要工具和憑證，具有一定的法律效力，其合法性和權(quán)威性代表了使用方的責(zé)任與權(quán)益[5]。傳統(tǒng)線下審批模式，缺乏信息技術(shù)支持，印章管理整個(gè)流程的記錄很難歸檔保存[6]。借助OA系統(tǒng)，用印申請(qǐng)人在OA系統(tǒng)上填寫表單數(shù)據(jù)后發(fā)起申請(qǐng)，從申請(qǐng)人所在部門領(lǐng)導(dǎo)到分管領(lǐng)導(dǎo)最后到法人代表逐級(jí)審批。審批結(jié)果抄送印章管理員，申請(qǐng)人憑OA系統(tǒng)審批憑證到印章管理員處用印。印章的刻制、啟用、交接、停用、銷毀必須經(jīng)OA系統(tǒng)審批通過方可進(jìn)行，一方面規(guī)范印章管理，另外在OA系統(tǒng)上留痕也使工作有據(jù)可查。

2.2? 合同管理模塊

用于各類合同簽署前的審批把關(guān)。包括財(cái)務(wù)專項(xiàng)合同管理、自有經(jīng)費(fèi)支出合同管理、?；焚?gòu)買合同管理、勞務(wù)合同管理、資產(chǎn)出租和處置合同管理等。申請(qǐng)人針對(duì)不同類型的合同在系統(tǒng)上選擇好入口，所有類型合同都必須經(jīng)過申請(qǐng)人所在部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后才能進(jìn)入下一審批節(jié)點(diǎn)，系統(tǒng)根據(jù)提交申請(qǐng)時(shí)的合同類型自動(dòng)選擇下一個(gè)環(huán)節(jié)對(duì)應(yīng)業(yè)務(wù)處室審批人，最后由法人代表審批通過后，該項(xiàng)合同才能簽署。為了防范風(fēng)險(xiǎn)，保障企業(yè)權(quán)益，重要合同會(huì)在審批環(huán)節(jié)中增加“法律顧問審核”環(huán)節(jié)，未通過法律顧問審核的合同返回給申請(qǐng)人修改直到通過，再進(jìn)入下一審批節(jié)點(diǎn)。相較于傳統(tǒng)線下審批方式，使用OA系統(tǒng)審批一是省去申請(qǐng)人奔波麻煩，二是審核人如有修改意見可直接在系統(tǒng)上對(duì)合同進(jìn)行修改，包括申請(qǐng)人在內(nèi)流程中所有節(jié)點(diǎn)用戶都可以看到修改過程，整個(gè)合同審批流程便捷、透明。OA系統(tǒng)還可以對(duì)合同審批數(shù)據(jù)做統(tǒng)計(jì)，可以導(dǎo)出報(bào)表方便歸檔、查看[7]。

2.3? “三重一大”管理模塊

“三重一大”是指重大事項(xiàng)決策、重要干部任免、重大項(xiàng)目投資決策、大額資金使用。貫徹落實(shí)好“三重一大”制度有利于維護(hù)資金資產(chǎn)安全，從源頭上預(yù)防和治理腐敗。OA系統(tǒng)中該模塊主要用于規(guī)范“三重一大”會(huì)議制度實(shí)施過程，包括黨委會(huì)議題登記、會(huì)議紀(jì)要審批、支委會(huì)議題登記、支委會(huì)會(huì)議紀(jì)要審批四個(gè)模塊。OA系統(tǒng)里該模塊具體實(shí)現(xiàn)方式為，由部門專門負(fù)責(zé)會(huì)議工作人員發(fā)起會(huì)議申請(qǐng)，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)、單位黨政辦公室負(fù)責(zé)人，黨委主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意后安排線下會(huì)議。會(huì)后會(huì)議記錄人員通過OA系統(tǒng)將逐級(jí)審批通過的會(huì)議紀(jì)要發(fā)給會(huì)議申請(qǐng)人作為后續(xù)工作的依據(jù)。該模塊體現(xiàn)了會(huì)前有準(zhǔn)備，會(huì)中有記錄，會(huì)后有落實(shí)，對(duì)“三重一大”會(huì)議流程起到了規(guī)范作用。

2.4? 會(huì)議管理模塊

會(huì)議管理模塊主要側(cè)重會(huì)前管理，申請(qǐng)人通過該模塊可以搶占式預(yù)定會(huì)議室，填寫好參會(huì)時(shí)間和參會(huì)人員，OA系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在會(huì)議開始前給參會(huì)人發(fā)出參會(huì)邀請(qǐng)，提醒參會(huì)。同時(shí)系統(tǒng)保存會(huì)議召開記錄，方便后續(xù)統(tǒng)計(jì)會(huì)議召開情況，為精簡(jiǎn)會(huì)議工作提供數(shù)據(jù)依據(jù)。

2.5? 日常辦公模塊

用于日常行政工作管理。該模塊下面包含了公文檔案借閱、用車管理、信息發(fā)布、介紹信、請(qǐng)假等子功能模塊，用于滿足日常行政管理需求。針對(duì)不同用戶身份，系統(tǒng)設(shè)置了不同的審批流程。以請(qǐng)假申請(qǐng)為例，普通職工請(qǐng)假僅需要本部門領(lǐng)導(dǎo)最終同意即可，而部門領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)假則需要單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意。

2.6? 公告模塊

用于查看通知、公告信息，指定用戶有發(fā)布權(quán)限，其他用戶有查看、下載權(quán)限。該模塊還可以設(shè)置通知提示，發(fā)布重要通知后可提示相關(guān)用戶查看，同時(shí)發(fā)布者能夠看到通知已閱數(shù)量，較傳統(tǒng)張貼紙質(zhì)通知的方式更加精準(zhǔn)、高效。

2.7? 報(bào)銷管理模塊

實(shí)施內(nèi)部控制主要目的是降低經(jīng)濟(jì)活動(dòng)中的風(fēng)險(xiǎn)，提升經(jīng)濟(jì)效益。對(duì)企業(yè)來說，費(fèi)用報(bào)銷是常規(guī)工作，但也是最容易出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)問題的環(huán)節(jié)。傳統(tǒng)紙質(zhì)線下簽批報(bào)銷模式監(jiān)管難，存在代簽及篡改風(fēng)險(xiǎn)[8]。因此基于內(nèi)部控制的自動(dòng)化辦公系統(tǒng)設(shè)計(jì)了報(bào)銷管理模塊。該模塊下面包括出差申請(qǐng)、公務(wù)接待申請(qǐng)、專項(xiàng)會(huì)議申請(qǐng)、培訓(xùn)會(huì)議事前申請(qǐng)、報(bào)銷申請(qǐng)、退款申請(qǐng)六個(gè)子功能模塊。根據(jù)內(nèi)部控制規(guī)定公務(wù)出差、公務(wù)接待、舉辦會(huì)議等活動(dòng)必須嚴(yán)格履行事前審批程序，未獲審批的不得開展。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)審批時(shí)，應(yīng)根據(jù)實(shí)際業(yè)務(wù)需要嚴(yán)格把關(guān)，避免不必要費(fèi)用支出，一旦發(fā)生違規(guī)違紀(jì)問題，能夠根據(jù)系統(tǒng)審批記錄追溯責(zé)任。以出差申請(qǐng)為例，出差人員在OA系統(tǒng)上填寫出差申請(qǐng)，首先由會(huì)計(jì)審核預(yù)算，經(jīng)本部門領(lǐng)導(dǎo)審批同意后可出差，而部門領(lǐng)導(dǎo)出差須經(jīng)單位主要領(lǐng)導(dǎo)審批同意。

3? 數(shù)據(jù)庫(kù)表設(shè)計(jì)

參考其他管理系統(tǒng)[9，10]設(shè)計(jì)思路。系統(tǒng)設(shè)計(jì)了20張數(shù)據(jù)表，分別是：用戶信息表、部門信息表、功能模塊信息表、角色表、權(quán)限表、印章申請(qǐng)記錄表、合同審批記錄表、會(huì)議申請(qǐng)記錄表、請(qǐng)假信息表、公文檔案借閱記錄表、用車申請(qǐng)記錄表、信息發(fā)布申請(qǐng)記錄表、介紹信申請(qǐng)記錄表、公告信息表、出差申請(qǐng)記錄表、公務(wù)接待申請(qǐng)記錄表、專項(xiàng)會(huì)議申請(qǐng)記錄表、培訓(xùn)會(huì)議申請(qǐng)記錄表、報(bào)銷記錄表、退款記錄表。

以用戶信息表為例展示數(shù)據(jù)表的具體設(shè)計(jì)。用戶信息表保存用戶基本信息，其中“open_id”字段決定了用戶在系統(tǒng)中擁有的權(quán)限，該字段是權(quán)限表的主鍵。具體設(shè)計(jì)如表1所示。

表1? 用戶信息表

序號(hào) 名稱 類型 長(zhǎng)度 是否為空 注釋

1 id int 11 否 主鍵

2 username varchar2 20 否 用戶名

3 password varchar2 20 否 密碼

4 open_id varchar2 20 否 授權(quán)字符串

5 hiredate date 7 否 入職日期

6 dept_id int 11 否 部門編號(hào)

7 role varchar2 20 否 角色

8 post varchar2 20 否 職務(wù)信息

9 status tinyint 4 否 狀態(tài)

10 create_time date 7 否 創(chuàng)建日期

11 update_time date 7 否 更新日期

4? 應(yīng)用效果

系統(tǒng)首頁(yè)效果如圖3所示，最新發(fā)布的通知會(huì)在系統(tǒng)首頁(yè)顯示，提醒用戶查看。財(cái)務(wù)報(bào)銷申請(qǐng)頻繁，所以將各類財(cái)務(wù)報(bào)銷申請(qǐng)表單歸類到“報(bào)銷應(yīng)用”中，直接展示在首頁(yè)，方便用戶查找。將日常工作、合同管理、三重一大、印章管理、公告、會(huì)議管理模塊統(tǒng)一歸類到“辦公應(yīng)用”中，用戶可根據(jù)實(shí)際需要查找、使用，以日常工作模塊為例，用戶點(diǎn)擊進(jìn)入后可以看到該模塊下包含的所有申請(qǐng)單。根據(jù)內(nèi)部控制要求在OA系統(tǒng)中預(yù)先設(shè)置好審批流程，用戶只需選擇正確申請(qǐng)入口，接下來每一環(huán)節(jié)審批工作由系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)度相應(yīng)用戶完成，所有審批記錄都會(huì)在OA系統(tǒng)上留痕，作為后續(xù)工作憑證。圖4以日常工作模塊下用車申請(qǐng)為例，展示從申請(qǐng)人填寫表單到審批結(jié)束的完整流程。

5? 結(jié)? 論

基于內(nèi)部控制的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與內(nèi)部控制融合的成果，在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的助力下，內(nèi)部控制的實(shí)施效果較傳統(tǒng)線下方式有了顯著提高。另一方面，根據(jù)內(nèi)部控制的思路設(shè)計(jì)流程也使得OA系統(tǒng)更為規(guī)范、合理。二者結(jié)合體現(xiàn)了互聯(lián)網(wǎng)背景下行政管理方式的轉(zhuǎn)型升級(jí)。

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作者簡(jiǎn)介：黃馨玉（1990.01—），女，漢族，遼寧遼陽(yáng)人，助理研究員，碩士研究生，研究方向：計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)、信息化；賀宏達(dá)（1984.07—），男，漢族，天津人，助理研究員，本科，研究方向：管理學(xué)；李文怡（1995.08—），女，漢族，天津人，助理政工師，本科，研究方向：管理學(xué)。