摘 要：隨著醫(yī)療改革的深入及醫(yī)院高質量發(fā)展的推進，對醫(yī)院精細化管理提出了更高的要求，合同作為連接醫(yī)院和服務方的重要契約，對醫(yī)院服務質量的提升及資源的配置優(yōu)化至關重要。文章通過對醫(yī)院合同管理存在的問題進行研究和分析，探索醫(yī)院合同管理優(yōu)化的方向和可行的措施，為醫(yī)院內控管理及高質量發(fā)展賦能。

關鍵詞：醫(yī)院 合同管理 內控管理 優(yōu)化措施

中圖分類號：F062.6

文獻標識碼：A

文章編號：1004-4914（2024）04-246-03

醫(yī)院合同管理涉及醫(yī)院眾多部門，涵蓋眾多環(huán)節(jié)，財政部、衛(wèi)生健康委及醫(yī)院內部出臺了眾多規(guī)范和制度，旨在探索全面的、規(guī)范的、有效的合同管理方法。在國家衛(wèi)生健康委會同國家中醫(yī)藥管理局于2020年12月聯(lián)合出臺的《公立醫(yī)院內部控制管理辦法》中，從單位層面及業(yè)務層面解構了合同管理中需要注意的重點問題，為合同管理向精細化轉變提供了指導方向；在2023年12月財政部印發(fā)的《關于進一步加強公立醫(yī)院內部控制建設的指導意見》中，指出了合同管理中需要著力完善的重點內容，包含合同的歸口管理、合法性審查、授權管理、簽署和履行管理等。醫(yī)院合同管理體系一直在不斷探索和完善中，本文就目前醫(yī)院合同管理還存在的一些亟待解決的問題，進行了探索和研究。

一、醫(yī)院合同管理的意義

隨著醫(yī)院的發(fā)展及業(yè)務的豐富，經(jīng)濟業(yè)務體量也隨之增加，根據(jù)2023年5月發(fā)布的《中國衛(wèi)生健康統(tǒng)計年鑒（2022）》顯示，目前醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務活動支出占醫(yī)院業(yè)務總支出的60%左右。合同作為醫(yī)院經(jīng)濟業(yè)務的重要載體，是連接醫(yī)院及各供應商和合作伙伴的紐帶，對推動醫(yī)院業(yè)務活動的順利開展、提升醫(yī)院的整體管理水平具有至關重要的作用：通過簽訂經(jīng)濟合同，醫(yī)院明確了與供應商和合作伙伴的經(jīng)濟關系，明確了雙方的權利和義務，幫助醫(yī)院有效進行內部控制、風險管理、優(yōu)化資源配置、保障雙方的合法權益；同時，通過合同的約束，醫(yī)院可以規(guī)范院內各部門及供應商和合作伙伴的行為，使醫(yī)院的服務質量及管理質量得到提升。因為合同在醫(yī)院管理中占據(jù)的重要地位，加強醫(yī)院的合同管理也顯得至關重要。

二、醫(yī)院合同管理存在的問題及原因探究

（一）單位層面

1.合同管理體系及制度有待完善。合同管理是一個系統(tǒng)工程，應包含合同全流程的管理，即涵蓋合同業(yè)務的決策、起草、審核、簽訂、執(zhí)行、糾紛協(xié)調、驗收、歸檔等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)亦有對應的工作程序，涉及的程序及部門眾多。從整體來看，目前醫(yī)院合同管理制度主要集中在合同的審核、簽訂環(huán)節(jié)，而忽略了對合同前期準備工作及后期執(zhí)行、驗收、歸檔工作的詳細規(guī)定。前期準備工作的質量決定了合同審簽環(huán)節(jié)的效率，簽訂合同后的履約工作及驗收工作與醫(yī)院的日常運營息息相關，執(zhí)行偏差可能會影響醫(yī)院運行或是導致經(jīng)濟損失，這些都是至關重要的環(huán)節(jié)。

2.合同管理相關的部門權責不清。按照合同管理的流程，所涉及的部門可分為5個大類：合同擬寫部門、合同審批部門、合同執(zhí)行部門、合同歸口管理部門、合同監(jiān)督部門，醫(yī)院雖明確了各科室歸屬的類別，但每個科室在每個流程中的職責未在制度中進行明確。如合同審批部門包含合同擬寫部門、合同歸口管理部門、財務科、法務部、審計科共5個科室，在合同審批時，各個科室的職責及審核內容未有清晰劃分，存在合同內容重復審核或遺漏審核的問題，降低合同審核效率，合同審核質量也得不到保證，一旦合同出現(xiàn)失誤或問題，也易發(fā)生“踢皮球”的情況。有些醫(yī)院還存在部門權限設置不合規(guī)的問題，例如由審計部門作為合同歸口管理部門，違反了《國家衛(wèi)生健康委關于印發(fā)進一步加強衛(wèi)生健康行業(yè)內部審計工作若干意見的通知》（國衛(wèi)財務發(fā)〔2022〕9號）的有關規(guī)定。

3.信息化管理程度低，且存在信息孤島問題。目前，醫(yī)院的HRP系統(tǒng)包含合同管理版塊，但包含的功能單一，不能滿足管理需求。以B醫(yī)院為例，其HRP合同管理版塊主要為合同錄入、臺賬查詢、合同臨期及過期提示等。合同歸口管理部門在該系統(tǒng)上做完合同錄入后很少再會進去使用，除了合同錄入功能，其他功能形同虛設，未能幫助合同歸口管理部門監(jiān)督合同執(zhí)行情況。此外，該醫(yī)院的合同審簽流程在OA系統(tǒng)中進行，而OA系統(tǒng)未與HRP系統(tǒng)進行連通，即該醫(yī)院目前使用的與合同管理有關的兩個系統(tǒng)都未能實現(xiàn)合同全流程的管理，且兩系統(tǒng)數(shù)據(jù)不互通，獨立存在成為信息孤島，降低了合同管理效率。

（二）業(yè)務層面

1.合同內容管理尚需加強。醫(yī)院合同可分為四個大類：貨物供應合同、服務供應合同、工程建設合同、其他合同，各類合同雖有通性但也各具特點，包含特定的條款，不能互通互用，因合同模板體系未建立、合同擬寫人員的專業(yè)度受限等問題，合同擬寫部門通常采用網(wǎng)絡搜索相關合同的方式或是直接套用政府采購合同的方式擬寫合同初稿，易出現(xiàn)合同條款錯漏或不適用項目的情況，例如，用于貨物類合同的相關用詞和條款，如“三包”“售后服務”等，出現(xiàn)在服務類合同中；此外，合同擬寫部門也會采用參考往期合同的方式擬寫新合同，若本期合同內容較往期有改變的部分忘記修改，則會導致合同條款前后不一致。合同內容制定不夠規(guī)范導致合同內容出現(xiàn)錯誤，存在一定法律風險，因此需加強對合同內容的管理。

2.合同簽訂的審核機制流于形式。各公立醫(yī)院一般都制定了合同簽訂的審核機制，但未完全按照機制執(zhí)行到位，如提交審核資料不全，未提供需提交的資料：事項審批單（院領導審批單、院長辦公會或黨委會批準的會議紀要）、詢價記錄、招標文件、中標單位的投標文件、中標通知書、院內議價會議記錄、擬定的合同文本、審計審核意見書、資質及法人身份證復印件等；個別合同存在合同簽訂日期早于合同審批日期的現(xiàn)象。

3.合同的執(zhí)行及驗收落實不到位。合同的執(zhí)行及驗收落實不到位主要體現(xiàn)在以下三個方面：首先是未嚴格按照合同約定執(zhí)行，容易出現(xiàn)在貨物交付時間上或是付款時間上與合同約定出現(xiàn)出入；其次是合同執(zhí)行部門未建立合同臺賬導致未能及時有效地跟進合同的履約進度，易出現(xiàn)付款已超出合同約定總金額或是合同項目即將到期來不及采購的情況；最后是未妥善保存履約過程中的各項記錄和文件，如供應商考核表、驗收單等。以上三點也是內控關注的重點，決定了合同履行的質量。

4.合同監(jiān)督部門未能充分發(fā)揮監(jiān)督作用。醫(yī)院合同監(jiān)督部門主要為院長辦公室、審計科和紀檢監(jiān)察室。院長辦公室未能充分發(fā)揮在合同管理中的牽頭管理作用，未能對醫(yī)院的合同管理制度進行充分的培訓和解讀，不利于合同管理制度的落地和深化執(zhí)行；審計科未能充分利用專項審計手段對合同管理體系進行全面評價；紀檢監(jiān)察室未能及時組織各相關部門查找合同管理的風險點，并列出風險管控清單。

5.合同管理人員專業(yè)知識欠缺。合同歸口管理部門負責合同管理的同事應及時了解、掌握合同的履行進度，發(fā)現(xiàn)問題及時匯報處理，監(jiān)督合同的執(zhí)行情況，保證合同的履約質量，但醫(yī)院合同的歸口管理部門主要為后勤部、設備科、藥學部、醫(yī)務部、科研部，這些科室人員多為技術類人員，不具有合同管理的專業(yè)知識，醫(yī)院也缺少這方面的專業(yè)人員及相關培訓，導致這些科室的合同管理人員常會忽略上述幾個內控關鍵環(huán)節(jié)的管理。

三、醫(yī)院合同管理優(yōu)化的方向及措施

（一）完善合同管理制度，利用制度實現(xiàn)合同的規(guī)范化管理

合同管理制度是對合同全流程管理作出的規(guī)范，在制度中應明確合同管理的各個環(huán)節(jié)、各環(huán)節(jié)相關的流程、各流程涉及的部門以及各部門在該流程中的職責。

1.合同擬寫部門指的是負責起草、擬定合同內容的部門，一般為合同業(yè)務的需求科室及合同歸口管理部門根據(jù)業(yè)務的需要進行擬定。

2.合同審批部門指的是負責審核、批準合同內容的部門，確保合同內容的正確性、可行性、合規(guī)性、合法性等，主要包含的部門為合同歸口管理部門、財務科、法務部。合同歸口管理部門對合同的整體內容負責，確保合同內容的完整性，重點審核合同條款的可行性及參數(shù)的正確性；財務科審核付款方式及付款條件等與財務相關的內容；法務部對合同條款的合法、合規(guī)性負責，確保合同條款符合民法典、合同法等法律法規(guī)的規(guī)定，避免法律風險的產(chǎn)生。

3.合同執(zhí)行部門指的是在合同簽訂完成后，負責履行合同約定的部門，通常為合同業(yè)務的需求科室，包含臨床科室、行政后勤部門等所有會直接使用合同所涉及的業(yè)務的科室。合同執(zhí)行部門作為合同使用一線部門，需要熟悉合同內容，確保合同條款得到正確的執(zhí)行，包含合同的驗收工作、供應商的溝通工作、付款申請的提交工作等。

4.合同歸口管理部門指的是對合同內容、合同履約情況及供應商的服務情況進行監(jiān)督的部門。醫(yī)院合同歸口管理部門主要為設備科、后勤部、藥學部，根據(jù)科室的業(yè)務范圍管理其業(yè)務范圍內的合同。合同歸口管理部門在合同擬寫及合同執(zhí)行過程中都扮演著重要的角色：在合同擬寫階段，應由歸口管理部門根據(jù)各類合同的特點制定合同模板，并根據(jù)項目特點對模板合同進行調整，提升合同的規(guī)范性和一致性，提高合同擬寫效率及擬寫質量，減少合同的出錯率，降低法律風險；在合同執(zhí)行階段，合同管理部門需組織合同的驗收工作、對合同的履約進度進行監(jiān)督、對合同的變更事宜進行處理、對供應商的服務情況進行考核、對合同的付款申請進行審核等，切實做到對合同進行全面管理。

5.合同監(jiān)督部門指的是對合同的擬寫、審核、簽訂、執(zhí)行、管理等全部流程進行監(jiān)督的部門，主要為院長辦公室、審計科、紀檢監(jiān)察室。這些部門獨立于流程之外，對流程的完整性、合規(guī)性及合法性進行監(jiān)督。院長辦公室作為合同管理的牽頭部門，負責合同管理制度的制定、執(zhí)行、監(jiān)督以及合同的編號歸檔等工作，對合同制度的落實情況進行監(jiān)督、評價，不斷規(guī)范和優(yōu)化合同管理流程；審計科作為內控評價牽頭部門，對合同全流程進行審計監(jiān)督，對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出監(jiān)督意見或建議，對內部控制風險點進行把控；紀檢監(jiān)察室作為廉政風險防控的牽頭部門，對合同全流程進行廉政監(jiān)督，建立并落實廉政風險防控措施。

（二）充分利用信息化手段進行合同管理，提升合同管理效率和質量

實現(xiàn)合同管理流程電子化、合同執(zhí)行監(jiān)督信息化，即將合同管理的全流程嵌入信息系統(tǒng)中，通過信息系統(tǒng)實現(xiàn)合同管理流程的自動流轉，形成項目閉環(huán)。例如，合同歸口管理部門利用系統(tǒng)中預設的合同模板進行合同擬寫，提交后自動進入合同審簽流程；合同依據(jù)系統(tǒng)中設定的審簽流程流轉至相關部門進行審簽，并設定各部門的審簽時限保證合同審簽的時效性；審簽結束后自動發(fā)起用印流程，此流程中可考慮使用電子簽章以減少多份合同需人工蓋章而花費的時間；合同蓋章完成后自動存檔并促發(fā)合同的執(zhí)行監(jiān)督流程，在重要的時間節(jié)點如每月結算時間點、合同到期前三個月會自動提醒，幫助歸口管理部門監(jiān)督合同履約情況和進度。

此外，合同管理系統(tǒng)作為醫(yī)院信息化管理的一個子系統(tǒng)，應與整個醫(yī)院的HRP系統(tǒng)相融合，實現(xiàn)數(shù)據(jù)的互融互通，如與財務付款數(shù)據(jù)進行對接，幫助歸口管理部門監(jiān)督合同的付款進度，在發(fā)現(xiàn)問題能及時與財務溝通，提升合同管理及內控管理質量。

（三）加強合同專項審計，促進合同管理執(zhí)行力的提升

與日常流程中的審計工作不同，醫(yī)院審計部門的合同專項審計是對醫(yī)院合同管理全流程的審計，即對合同管理所涉及的各個環(huán)節(jié)進行全面“體檢”。通過對合同管理全流程的專項審計，深入發(fā)現(xiàn)合同管理各流程存在的不足，提出審計意見或建議，促使相關科室不斷完善自己內部的合同管理制度、規(guī)范管理流程及科室行為，不斷提高合同管理的執(zhí)行力，確保合同管理制度落實到位。

（四）加強人員的管理，發(fā)揮人員的主觀能動性，提升內部控制效果

首先，在招聘時，應努力尋求相關專業(yè)的人才勝任崗位，保證合同管理工作的質量，目前醫(yī)院單位的法律相關人員十分緊缺，應加大宣傳吸引從事相關專業(yè)的人員道醫(yī)院進行應聘；其次，須加強相關崗位人員的培訓和培養(yǎng)，定期開展培訓幫助相關崗位人員了解各類合同的區(qū)別和特點，分享合同管理、內部控制、風險控制、合同法、民法典等相關知識及法律法規(guī)，提升相關崗位人員的合同管理意識及專業(yè)素養(yǎng)，使他們能更好的履職；最后，可設置相關的績效管理機制，鼓勵相關崗位人員主動學習相關知識，促使他們發(fā)揮主觀能動性自主地進行自我提升，積極主動地發(fā)現(xiàn)工作中的不足并提出解決辦法，不斷優(yōu)化醫(yī)院的合同管理，提升內部控制效果。

綜上所述，合同管理是醫(yī)院內控管理的重要組成部分，需對其進行全流程、精細化的管理。通過對制度的完善明確各部門的職責、利用信息化手段加強各部門的聯(lián)系、通過人員的培養(yǎng)提升員工的履職能力，形成職責明確、相互合作、相互監(jiān)督、高效有序的合同管理體系，提升合同風險內部管控的質量，為醫(yī)院的高質量發(fā)展賦能。

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（作者單位：廣西醫(yī)科大學第二附屬醫(yī)院 廣西南寧 530007）

[作者簡介：胡芷榕，廣西醫(yī)科大學第二附屬醫(yī)院國資科中級經(jīng)濟師。]

（責編：賈偉）