李健　孫光友　王壬子　任國珍　鄭永玲

關(guān)鍵詞：檔案管理；復(fù)雜組織；綠色能源；數(shù)據(jù)檔案；數(shù)據(jù)歸檔；共享利用

復(fù)雜組織是兼具多重身份的復(fù)雜集合體，康麗群、劉漢民將復(fù)雜組織定義為：為了實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)而由存在網(wǎng)絡(luò)關(guān)系的大量元素組成的、具有復(fù)雜性特征并與環(huán)境互動(dòng)的企業(yè)組織。[1]數(shù)據(jù)是對客觀事物的邏輯歸納，是用于表示客觀事物的未經(jīng)加工的原始素材，具有數(shù)量大、類型多樣、利用價(jià)值高等特點(diǎn)。而任何復(fù)雜組織都嵌入在復(fù)雜的價(jià)值網(wǎng)絡(luò)中，為實(shí)現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)網(wǎng)絡(luò)的價(jià)值目標(biāo)，本文以國網(wǎng)青海電力為例，基于綠色能源業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)特點(diǎn)，提出業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔策略，為復(fù)雜組織網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理提供參考與借鑒。

1 數(shù)據(jù)歸檔的概念及意義

1.1 數(shù)據(jù)歸檔的定義及內(nèi)涵?！吨腥A人民共和國數(shù)據(jù)安全法》將數(shù)據(jù)定義為任何以電子或者其他方式對信息的記錄。王建霞根據(jù)《檔案工作基本術(shù)語》對數(shù)據(jù)歸檔進(jìn)行推導(dǎo)，認(rèn)為數(shù)據(jù)歸檔就是將處理完畢且具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)經(jīng)系統(tǒng)整理交檔案室或檔案館保存的過程。[2]中國石油檔案館王強(qiáng)、高強(qiáng)認(rèn)為，數(shù)據(jù)歸檔是對具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)進(jìn)行鑒定、歸檔內(nèi)容和方式確定、分類整理、語義關(guān)聯(lián)相關(guān)信息、規(guī)則固化，最終收集保管。[3]依據(jù)當(dāng)前的研究成果，數(shù)據(jù)歸檔可以從不同角度進(jìn)行分析。從數(shù)據(jù)歸檔對象分析，廣義上存儲網(wǎng)絡(luò)產(chǎn)業(yè)聯(lián)盟（SINA）將歸檔對象定義為數(shù)據(jù)對象及其元數(shù)據(jù)。從數(shù)據(jù)歸檔目的分析，SINA立足于系統(tǒng)性能的角度，將數(shù)據(jù)歸檔的首要目的歸納為以保存為主。[4]劉越男等將數(shù)據(jù)歸檔的目的定義為通過歸檔數(shù)據(jù)由主存儲向次存儲的移交流轉(zhuǎn)，從而實(shí)現(xiàn)生產(chǎn)系統(tǒng)運(yùn)行效率的提高，降低數(shù)據(jù)存儲成本。[5]

綜合以上觀點(diǎn)，筆者認(rèn)為數(shù)據(jù)歸檔應(yīng)該是以處理完畢且具有保存價(jià)值的數(shù)據(jù)為歸檔對象，以“數(shù)據(jù)低成本存儲，系統(tǒng)高效率運(yùn)行”為歸檔目的，借助數(shù)據(jù)歸檔系統(tǒng)及相關(guān)技術(shù)手段，按照制定的策略轉(zhuǎn)移到歸檔文件，最終實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的存儲。

1.2 數(shù)據(jù)歸檔的意義。數(shù)據(jù)歸檔是數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成檔案的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。歸檔是將有保存價(jià)值的文件或數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為檔案的樞紐環(huán)節(jié)，是檔案工作的基礎(chǔ)性環(huán)節(jié)。通過數(shù)據(jù)歸檔，固化業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為安全、可靠的數(shù)據(jù)檔案，能有效保障數(shù)據(jù)的長期保存，有利于數(shù)據(jù)發(fā)揮其憑證價(jià)值及信息追溯作用。

數(shù)據(jù)歸檔是推進(jìn)“業(yè)檔融合”的創(chuàng)新舉措。從發(fā)展趨勢看，數(shù)據(jù)利用正從業(yè)務(wù)管控轉(zhuǎn)變?yōu)闃I(yè)務(wù)驅(qū)動(dòng)，數(shù)據(jù)逐漸成為能直接創(chuàng)造價(jià)值的企業(yè)無形資產(chǎn)。[6]通過數(shù)據(jù)歸檔，加強(qiáng)前端業(yè)務(wù)和實(shí)際檔案工作的融合，前置數(shù)據(jù)歸檔要求，促使數(shù)據(jù)在形成前端和業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)中實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，為企業(yè)數(shù)據(jù)治理工作奠定安全、合規(guī)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

數(shù)據(jù)歸檔是企業(yè)整合資源、發(fā)揮價(jià)值的重要途徑。數(shù)據(jù)歸檔是將各個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)集中、匯總，通過大數(shù)據(jù)、人工智能等信息技術(shù)對歸檔數(shù)據(jù)蘊(yùn)含的信息加以挖掘分析，可對企業(yè)發(fā)展趨勢、蘊(yùn)含規(guī)律等進(jìn)行總結(jié)提煉，使數(shù)據(jù)不再是簡單的信息記錄，能夠充分發(fā)揮其利用價(jià)值。

2 綠色能源業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)特點(diǎn)及問題

2.1 綠色能源業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的特點(diǎn)

2.1.1 數(shù)據(jù)量大且分布廣。信息化時(shí)代，數(shù)字經(jīng)濟(jì)蓬勃發(fā)展下數(shù)據(jù)量呈現(xiàn)爆發(fā)式增長，數(shù)據(jù)價(jià)值凸顯，綠色能源業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)從前期規(guī)劃、過程管理到最后的組織交易，涉及地方政府、發(fā)電企業(yè)、電網(wǎng)公司、電力交易企業(yè)等眾多單位，相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)較多，過程數(shù)據(jù)分別保存在各自的業(yè)務(wù)系統(tǒng)中。整體來看，業(yè)務(wù)中產(chǎn)生的數(shù)據(jù)涉及內(nèi)外部等多個(gè)組織，具有數(shù)量大、分布廣泛的特點(diǎn)，加大了統(tǒng)一管理的難度。

2.1.2 數(shù)據(jù)類型多樣。電力企業(yè)按照運(yùn)營情況，可以分為生產(chǎn)、輸送、供應(yīng)、使用等環(huán)節(jié)，[7]且各個(gè)環(huán)節(jié)涉及的電力系統(tǒng)不同，導(dǎo)致其產(chǎn)生的數(shù)據(jù)也大不相同。經(jīng)調(diào)研，綠色能源業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)主要包含非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，在非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)上涉及PDF、Excel、Word等電子文件格式，在結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)上涉及Oracle、MySQL等數(shù)據(jù)庫形式。由此可見，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)內(nèi)容豐富、類型較為復(fù)雜，數(shù)據(jù)的格式具有多種多樣的特點(diǎn)。

2.2 綠色能源業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)檔案存在的問題。一是歸檔范圍不明確，綠色能源業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)作為企業(yè)的重要資產(chǎn)，能夠?yàn)榫G電追溯、認(rèn)證、交易等工作提供重要參考和依據(jù)，但部分重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)尚不在傳統(tǒng)歸檔范圍內(nèi)。二是歸檔方案不清晰，綠色能源業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)涉及相關(guān)業(yè)務(wù)單位上傳的非結(jié)構(gòu)化文件和業(yè)務(wù)系統(tǒng)直接形成的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，由于缺少統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，存在數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一、內(nèi)容不規(guī)范的問題。三是展示利用難度高，結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)受原始固定結(jié)構(gòu)形式限制，展示利用不夠直觀，需要借助數(shù)據(jù)分析、處理、可視化等相關(guān)技術(shù)，提取不同文件材料中的相應(yīng)數(shù)據(jù)，展示利用難度較高。基于上述問題，企業(yè)應(yīng)積極轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理理念，通過拓展歸檔范圍、明確數(shù)據(jù)歸檔方案、加強(qiáng)數(shù)據(jù)存儲和利用等，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為有價(jià)值的信息資源，為企業(yè)重要數(shù)據(jù)的長期保存和共享利用奠定基礎(chǔ)。

3 復(fù)雜組織網(wǎng)絡(luò)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在線歸檔路徑研究與創(chuàng)新

數(shù)據(jù)歸檔工作應(yīng)將檔案管理的要求與理念貫穿到業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的生命周期中，從組織保障、標(biāo)準(zhǔn)制度、歸檔方案、利用機(jī)制等方面開展研究，構(gòu)建全方面、多層次、跨領(lǐng)域的數(shù)據(jù)歸檔體系，以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、智能化管理。

3.1 構(gòu)建檔案工作組織體系，加強(qiáng)數(shù)據(jù)歸檔工作保障。

檔案工作組織體系是數(shù)據(jù)在線歸檔研究的支撐性要素，是加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)治理能力建設(shè)、提升檔案數(shù)據(jù)治理水平的基礎(chǔ)。國網(wǎng)青海電力經(jīng)研究提出，應(yīng)將檔案工作組織體系的構(gòu)建分為三個(gè)步驟：建立工作組織、明確職責(zé)分工、加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。

一是建立工作組織。圍繞企業(yè)自身業(yè)務(wù)，建立由檔案管理部門統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門共同參與的數(shù)據(jù)歸檔研究工作小組，全面落實(shí)工作目標(biāo)和重點(diǎn)工作任務(wù)，加強(qiáng)對數(shù)據(jù)歸檔的重視，在工作開展過程中實(shí)時(shí)關(guān)注存在的問題，及時(shí)溝通解決，確保檔案管理工作順利推進(jìn)。

二是明確職責(zé)分工。明確各層級數(shù)據(jù)業(yè)務(wù)相關(guān)單位檔案工作的職責(zé)和任務(wù)，檔案管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃，通過制定標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、開展業(yè)務(wù)指導(dǎo)、定期檢查、組織專業(yè)培訓(xùn)等措施，總體把握項(xiàng)目的研究方向和管理思路。各相關(guān)業(yè)務(wù)部門將檔案管理要求納入崗位職責(zé)中，通過加強(qiáng)環(huán)節(jié)管控、及時(shí)收集整理，并按照要求檢查過程材料的完整性和準(zhǔn)確性，促進(jìn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和文件規(guī)范管理。復(fù)雜組織中內(nèi)外部利益相關(guān)單位應(yīng)明確自身在業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)管理中的職責(zé)范圍，按照要求對檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查和指導(dǎo)，做好業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的形成、積累、整理和移交歸檔工作，形成逐級落實(shí)、層層推動(dòng)的工作格局。

三是加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)。通過建立溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，加強(qiáng)檔案管理部門與相關(guān)業(yè)務(wù)部門之間的聯(lián)系，定期開展檔案工作專項(xiàng)檢查，分析研究并解決業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔研究過程中出現(xiàn)的問題，保障數(shù)據(jù)歸檔的質(zhì)量與效率。

3.2 構(gòu)建數(shù)據(jù)歸檔制度體系，指導(dǎo)檔案規(guī)范化管理。企業(yè)構(gòu)筑檔案數(shù)據(jù)歸檔的制度框架，是保障數(shù)據(jù)歸檔質(zhì)量的重要內(nèi)容，是引領(lǐng)數(shù)據(jù)歸檔規(guī)范管理的關(guān)鍵指標(biāo)。《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》立足于國家總體性目標(biāo)與檔案事業(yè)發(fā)展的需要，明確要求了數(shù)據(jù)歸檔的工作內(nèi)容與任務(wù)，為我國數(shù)據(jù)歸檔工作發(fā)展提供了前進(jìn)的動(dòng)力與關(guān)鍵性的指導(dǎo)。[8]以國網(wǎng)青海電力為例，應(yīng)通過圍繞數(shù)據(jù)產(chǎn)生的主體、范圍、格式、利用需求等內(nèi)容開展調(diào)研，結(jié)合內(nèi)部管理需求和外部單位優(yōu)秀做法，對業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選、過濾、確認(rèn)，并參照《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》，最終形成《企業(yè)數(shù)據(jù)文件歸檔范圍及保管期限表》，為開展綠色能源業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的收集奠定基礎(chǔ)。同時(shí)，結(jié)合管理需要，制定《企業(yè)數(shù)據(jù)檔案歸檔管理規(guī)范》，明確業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)文件產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)、管理和利用方式，細(xì)化收集范圍、數(shù)據(jù)文件格式、歸檔時(shí)間和歸檔要求等，指導(dǎo)數(shù)據(jù)歸檔管理工作。

3.3 開展數(shù)據(jù)歸檔方案研究，穩(wěn)步推進(jìn)數(shù)據(jù)歸檔工作。數(shù)據(jù)歸檔方案的研究需要在當(dāng)前已設(shè)立的歸檔原則與思路方向的基礎(chǔ)上，結(jié)合不同類型數(shù)據(jù)的特點(diǎn)與管理需要，進(jìn)一步具體細(xì)化，構(gòu)建詳細(xì)的數(shù)據(jù)歸檔方案，提升數(shù)據(jù)歸檔方案在實(shí)踐過程中的適用性，國網(wǎng)青海電力通過對綠色能源業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)歸檔格式、數(shù)據(jù)存儲方式和技術(shù)路線等內(nèi)容進(jìn)行深入的分析和研究，為企業(yè)提供以下方向：在數(shù)據(jù)歸檔技術(shù)路線研究上，結(jié)合檔案管理系統(tǒng)及其他綠色能源業(yè)務(wù)系統(tǒng)技術(shù)路線、部署情況等，研究分析業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)在線歸入檔案管理系統(tǒng)的可行路徑，利用技術(shù)手段貫通業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)接口，打通數(shù)據(jù)傳輸壁壘，能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的在線采集、歸檔。

在數(shù)據(jù)歸檔方式研究上，針對電子文件歸檔方式，按照業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)分類，以PDF、PDF/A格式進(jìn)行歸檔。針對數(shù)據(jù)+文件的形式，可將數(shù)據(jù)作為相應(yīng)業(yè)務(wù)電子文件的元數(shù)據(jù)管理，數(shù)據(jù)進(jìn)行解析形成XML文件，與相關(guān)電子文件一同封裝歸檔。針對單純結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)形式，將結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為版式文件固化后，再與數(shù)據(jù)解析后形成的XML文件一并封裝進(jìn)行歸檔。

在數(shù)據(jù)存儲方式研究上，針對結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)存儲，可采用結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)庫的方式，以數(shù)據(jù)備份形式對數(shù)據(jù)進(jìn)行長期保存，將數(shù)據(jù)從成本高、低冗余的主存儲位轉(zhuǎn)至輔助存儲位，降低存儲成本；同步在檔案管理系統(tǒng)中通過自動(dòng)解析、自動(dòng)建立語義關(guān)聯(lián)、開發(fā)多個(gè)標(biāo)簽頁的方式對數(shù)據(jù)進(jìn)行展示。

3.4 建立數(shù)據(jù)歸檔資源利用構(gòu)想，創(chuàng)新歸檔數(shù)據(jù)利用途徑。隨著大眾檔案意識的覺醒，社會組織和民眾對檔案場景式、沉浸式的共享熱情日益高漲，而企業(yè)數(shù)據(jù)的分析挖掘，有利于決策者把握經(jīng)營規(guī)律，增強(qiáng)企業(yè)盈利能力，有效發(fā)揮歸檔數(shù)據(jù)的價(jià)值與利用活力。通過建立跨單位共享利用組織，能夠有效破解“檔案信息孤島”“檔案信息壁壘”等共享利用難題；同時(shí)，加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用研究，將數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為圖形或圖像等可視化形式，通過語義分析、關(guān)聯(lián)聚合等技術(shù)手段，深度挖掘檔案數(shù)據(jù)蘊(yùn)含的信息、知識，按照業(yè)務(wù)類型、全流程等，形成數(shù)據(jù)專題庫和編研產(chǎn)品，從而最大限度發(fā)揮數(shù)據(jù)檔案的利用價(jià)值。

（作者單位：國網(wǎng)青海省電力公司 李健，碩士，高級政工師，公司辦公室主任；孫光友，學(xué)士，高級政工師，公司辦公室副主任；王壬子，副研究館員，檔案管理專責(zé)；任國珍，工程師，檔案管理專責(zé)；鄭永玲，碩士，工程師，檔案管理專責(zé) 來稿日期：2023-08-21）