摘 要：人工智能技術(shù)的發(fā)展，推動(dòng)了高校智慧檔案管理。文章對(duì)人工智能在高校檔案管理多種應(yīng)用場(chǎng)景進(jìn)行研究探討，對(duì)人工智能背景下高校檔案管理優(yōu)劣勢(shì)加以分析，提出了基于人工智能在推動(dòng)高校智慧檔案管理建設(shè)中的應(yīng)用，從而推動(dòng)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展。

關(guān)鍵詞：人工智能 高校檔案 智慧檔案 檔案管理

中圖分類號(hào)：F061.3；G270 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

文章編號(hào)：1004-4914（2024）03-198-02

近年來(lái)，隨著人工智能（AI）技術(shù)的迅猛發(fā)展和ChatGPT模型的橫空出世，各行各業(yè)正以“人工智能+”的形態(tài)實(shí)現(xiàn)深度融合與創(chuàng)新應(yīng)用。中辦國(guó)辦印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確指出：“（要）加強(qiáng)大數(shù)據(jù)、人工智能等新一代信息技術(shù)在數(shù)字檔案館（室）建設(shè)中的應(yīng)用，推動(dòng)數(shù)字檔案館（室）建設(shè)優(yōu)化升級(jí)”。在此背景下，如何通過(guò)人工智能技術(shù)賦能高校走向智慧管理，推動(dòng)高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展，成為高校檔案人員必須深入思考的問(wèn)題。

一、人工智能在高校智慧檔案管理中的應(yīng)用場(chǎng)景

人工智能所具有的深度學(xué)習(xí)、跨界融合、人機(jī)協(xié)同、自主操控等優(yōu)勢(shì)，能夠大大簡(jiǎn)化檔案管理工作中各個(gè)流程的工作量，實(shí)現(xiàn)對(duì)海量數(shù)據(jù)的高效管理，并在高校檔案的收集、整理、保管、利用等應(yīng)用場(chǎng)景中實(shí)現(xiàn)從數(shù)字化到智慧化的迭代升級(jí)。

（一）人工智能助推檔案資源建設(shè)

高校檔案來(lái)源、種類、格式、語(yǔ)言多樣化，傳統(tǒng)的檔案處理技術(shù)只能簡(jiǎn)單、機(jī)械地進(jìn)行處理。相較于傳統(tǒng)的檔案處理技術(shù)，基于人工智能的模式分類辨別與普通話處理技術(shù)能夠分類辨別，有序整理。將語(yǔ)音轉(zhuǎn)化為文字，將圖片與文本信息相關(guān)聯(lián)。智能語(yǔ)音識(shí)別技術(shù)通過(guò)對(duì)大量音、視頻檔案進(jìn)行語(yǔ)音信號(hào)采樣，經(jīng)過(guò)模塊化處理提取相關(guān)參數(shù)進(jìn)行快速識(shí)別轉(zhuǎn)換，建立完善的數(shù)據(jù)資源庫(kù)。通過(guò)對(duì)海量無(wú)規(guī)律的數(shù)據(jù)進(jìn)行智能分類，使得主題結(jié)構(gòu)更加明確，結(jié)構(gòu)清晰，便于查找。

（二）人工智能實(shí)現(xiàn)檔案檢索便捷化

以往高校檔案檢索系統(tǒng)技術(shù)相對(duì)簡(jiǎn)單，只能檢索到少量相關(guān)數(shù)據(jù)，費(fèi)時(shí)耗力且信息不全。而基于自然語(yǔ)言處理技術(shù)的智慧檔案管理系統(tǒng)能夠從邏輯上進(jìn)行語(yǔ)義分析，提供給使用者一個(gè)相對(duì)全面、系統(tǒng)的信息。智慧檔案管理系統(tǒng)同時(shí)能自動(dòng)總結(jié)、歸納、學(xué)習(xí)，對(duì)新的信息數(shù)據(jù)中復(fù)雜的概念進(jìn)行總結(jié)，之后再搜索此概念時(shí)就會(huì)自動(dòng)顯示。智能檔案搜索引擎還可以對(duì)圖像、聲音、視頻等信息進(jìn)行檢索，搜索到與所要找的內(nèi)容意思最相近、最有用、最準(zhǔn)確的信息。在檢索過(guò)程中，智能過(guò)濾技術(shù)能夠結(jié)合語(yǔ)義智能化過(guò)濾篩選信息，為人們提供更多接近檢索目的內(nèi)容等。

（三）人工智能促進(jìn)檔案利用多元化

高校檔案服務(wù)利用工作受限于人員、設(shè)備等多方因素，存在開(kāi)發(fā)利用力度不夠、服務(wù)質(zhì)量不高、應(yīng)用范圍有限等問(wèn)題。人工智能應(yīng)用于檔案開(kāi)發(fā)利用，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案多元化利用，并通過(guò)大數(shù)據(jù)手段進(jìn)行用戶需求分析，助力檔案數(shù)據(jù)價(jià)值、知識(shí)價(jià)值的發(fā)揮，滿足用戶多元化、個(gè)性化的利用需求。此外，基于機(jī)器學(xué)習(xí)和自然語(yǔ)言處理的智能機(jī)器人可以為高校智慧檔案館提供咨詢參考與講解引導(dǎo)等服務(wù)。此外，通過(guò)學(xué)籍檔案進(jìn)行數(shù)據(jù)挖掘分析，利用大語(yǔ)言模型實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案編研，借助情感分析技術(shù)結(jié)合檔案編研進(jìn)行思政教育等，都為檔案服務(wù)利用的智能升級(jí)提供了多元化方向。

（四）人工智能加強(qiáng)檔案管理安全化

傳統(tǒng)的檔案安全技術(shù)適用范圍有限，高校檔案信息安全面臨著諸多問(wèn)題。人工智能技術(shù)的運(yùn)用，能夠?yàn)闄n案載體安全、存儲(chǔ)安全、信息安全、庫(kù)房安全等構(gòu)建起堅(jiān)固的防火墻。通過(guò)RFID技術(shù)對(duì)檔案存放位置、庫(kù)房“八防”狀況等進(jìn)行實(shí)時(shí)感知和跟蹤，結(jié)合智能管理系統(tǒng)對(duì)感知數(shù)據(jù)按照預(yù)設(shè)規(guī)則進(jìn)行處理，建立起完備的智能安防系統(tǒng)。通過(guò)自動(dòng)預(yù)警系統(tǒng)提醒各種安全隱患。通過(guò)人臉、指紋、虹膜識(shí)別技術(shù)進(jìn)行身份校驗(yàn)，對(duì)檔案使用權(quán)限進(jìn)行分配設(shè)置，這些都大大提升了高校檔案的安全性。

二、人工智能背景下高校檔案管理優(yōu)劣勢(shì)分析

（一）優(yōu)勢(shì)分析

高校作為國(guó)家科技創(chuàng)新的生力軍，在人工智能研究領(lǐng)域起著重要作用。中國(guó)工程院院士、中國(guó)工程院原常務(wù)副院長(zhǎng)潘云鶴認(rèn)為：“在人工智能發(fā)展過(guò)程中，高校具有兩大優(yōu)勢(shì)。一是學(xué)科種類豐富集中，適應(yīng)人工智能領(lǐng)域交叉學(xué)科研究的特點(diǎn)，可以統(tǒng)籌起來(lái)進(jìn)行科技創(chuàng)新和人才培養(yǎng)；二是可以將創(chuàng)新和創(chuàng)業(yè)結(jié)合起來(lái)，能夠有效地將學(xué)校的創(chuàng)新人才培育成創(chuàng)業(yè)人才，促進(jìn)科技成果的轉(zhuǎn)化”。智慧檔案的建設(shè)與管理正是高校人工智能科技成果轉(zhuǎn)化的實(shí)踐場(chǎng)所。在高校檔案管理中，不僅要發(fā)揮檔案人員的主責(zé)作用，也要充分結(jié)合高校的人工智能、信息管理、計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、管理等諸多學(xué)科優(yōu)勢(shì)，更好地推動(dòng)高校檔案的智慧化建設(shè)。

（二）劣勢(shì)分析

在高校管理中，普遍存在著重教學(xué)科研輕行政教輔的情況。檔案部門(mén)屬于邊緣部門(mén)，人員、經(jīng)費(fèi)、設(shè)備等配置不合理、不到位。這些都嚴(yán)重制約了智慧檔案的建設(shè)發(fā)展。同時(shí)，當(dāng)前高校檔案管理普遍采用傳統(tǒng)模式，計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)僅起到輔助作用，管理效率不高，數(shù)據(jù)智能分配效力不強(qiáng)，難以對(duì)大量檔案信息進(jìn)行綜合處理和高效利用，距離智慧檔案管理仍有較大差距。此外，高校檔案智慧化建設(shè)模式缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)體系。不同院校、不同地區(qū)、不同行業(yè)智慧檔案發(fā)展水平參差不齊，無(wú)法保障整個(gè)領(lǐng)域內(nèi)的檔案智慧化工作的有效銜接與效能提升。

三、基于人工智能的高校智慧檔案管理實(shí)踐路徑

人工智能技術(shù)在高校檔案管理中的應(yīng)用，對(duì)高校智慧檔案建設(shè)起到了積極的推動(dòng)作用。但總體而言，目前人工智能技術(shù)尚處于“弱人工智能”階段，人與機(jī)器的協(xié)同工作仍將是高校智慧檔案管理的主要趨勢(shì)。

（一）建立人工智能與高校檔案管理的層級(jí)系統(tǒng)

結(jié)合高校檔案管理工作實(shí)際情況與具體需求，建立一套具有針對(duì)性與可操作性的基于人工智能的檔案管理層級(jí)系統(tǒng)，對(duì)于高校智慧檔案建設(shè)發(fā)展具有重要的實(shí)踐意義。該系統(tǒng)從組織層面對(duì)人工智能在高校檔案管理中的定位與作用加以明確，從技術(shù)層面對(duì)人工智能在高校檔案管理中的場(chǎng)景應(yīng)用加以劃分。在此基礎(chǔ)上，各高校、各院所檔案部門(mén)可根據(jù)自身情況與需求，選取適宜的人工智能技術(shù)和應(yīng)用場(chǎng)景，加速推進(jìn)人工智能在高校智慧檔案管理中的落地與創(chuàng)新。

（二）提升檔案人員對(duì)于人工智能的學(xué)習(xí)運(yùn)用水平

高校智慧檔案管理離不開(kāi)人工智能，更離不開(kāi)人的主導(dǎo)。作為檔案工作者，要適應(yīng)時(shí)代發(fā)展、更新知識(shí)技能，深入了解、全面評(píng)估、積極掌握人工智能在檔案管理中的運(yùn)用。同時(shí)，高校應(yīng)發(fā)揮自身科研優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)交流協(xié)作，為智慧檔案管理提供相關(guān)理論、技術(shù)、人才、設(shè)備等方面的支持，還可以通過(guò)項(xiàng)目實(shí)踐等方式，鼓勵(lì)師生跨學(xué)科、跨院所合作，研究探索人工智能技術(shù)在高校智慧檔案管理中新的技術(shù)方向與應(yīng)用場(chǎng)景，從而促進(jìn)人工智能研究成果的轉(zhuǎn)化。

（三）筑牢高校智慧檔案管理的信息安全防線

信息安全是檔案管理的前提和底線，將人工智能應(yīng)用于高校檔案智慧檔案管理。首先，必須確保檔案信息安全。檔案人員在應(yīng)用各種人工智能技術(shù)前，要做好完善的安全評(píng)估審查管理，強(qiáng)化對(duì)檔案信息管理系統(tǒng)的周期性維護(hù)監(jiān)管，配備人工智能安全領(lǐng)域?qū)I(yè)人員，建設(shè)包括信息安全、網(wǎng)絡(luò)安全、算法安全、隱私保護(hù)等功能的全方位人工智能安全管控體系。其次，利用人工智能技術(shù)提高應(yīng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)攻擊、不良信息識(shí)別、安全威脅風(fēng)控、深度偽造識(shí)別等方面的能力，切實(shí)筑牢高校智慧檔案管理的信息安全防線。

四、結(jié)語(yǔ)

面對(duì)方興未艾的人工智能技術(shù)發(fā)展浪潮，高校檔案工作者要順應(yīng)潮流，乘勢(shì)而上，積極探索人工智能技術(shù)與高校檔案管理工作的多元融合與場(chǎng)景應(yīng)用，有效規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)，推動(dòng)高校智慧檔案建設(shè)的發(fā)展創(chuàng)新，為高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展賦能續(xù)航。

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（作者單位：山西工程科技職業(yè)大學(xué)繼續(xù)教育與培訓(xùn)學(xué)院山西晉中 030606）（責(zé)編：趙毅）