摘要：在醫(yī)療機(jī)構(gòu)中，對醫(yī)務(wù)人員的每月考勤情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)和上報(bào)，是人力資源管理部門的基本工作。醫(yī)院的考勤信息化建設(shè)已經(jīng)成為醫(yī)院人力資源系統(tǒng)建設(shè)過程中的一個(gè)必要部分，傳統(tǒng)的紙質(zhì)上報(bào)考勤的模式，已經(jīng)無法適應(yīng)醫(yī)院管理需要。桂林市中醫(yī)醫(yī)院從2019年開始實(shí)行考勤信息化管理。本文分析了我院針對醫(yī)院在實(shí)施基于休假、外出流程的醫(yī)務(wù)人員考勤信息化應(yīng)用情況，使醫(yī)院的考勤管理能夠制度化，從而提高醫(yī)院人力資源的管理水平。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；考勤管理；信息化；流程；自動(dòng)提取

中圖分類號：R197.322" " " " " " " " " " " " " " " "文獻(xiàn)標(biāo)識碼：B" " " " " " " " " " " " " " " " DOI：10.3969/j.issn.1006-1959.2024.04.013

文章編號：1006-1959（2024）05-0078-06

Application and Thinking of Hospital Attendance Informatization

ZHANG Wen-jun

（Information Department of Guilin Municipal Hospital of Traditional Chinese Medicine，Guilin 541002，Guangxi，China）

Abstract：In medical institutions， it is the basic work of the human resource planning department to count and report the monthly attendance of medical staff. The information construction of hospital attendance has become a necessary part in the construction of hospital human resources system. The traditional paper attendance reporting mode has been unable to meet the needs of hospital management. Therefore， Guilin Municipal Hospital of Traditional Chinese Medicine began to implement attendance information management in 2019. This paper conducted a detailed analysis and research on the application of medical staff attendance information based on vacation and going out process in the hospital， so as to institutionalize the attendance management of the hospital and greatly improve the management level of human resources in the hospital.

Key words：Hospital;Attendance management;Informatization;Process;Automatic extraction

職工考勤工作管理始終是醫(yī)院人力資源管理的重要組成部分。我國現(xiàn)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)逐漸向著數(shù)字化、信息化的方向發(fā)展，醫(yī)院的考勤和管理也不例外[1]。隨著現(xiàn)代通訊技術(shù)的發(fā)展和智能移動(dòng)設(shè)備的普及，采用信息化的考勤管理方式使得醫(yī)院的人力資源管理部門能夠高效的完成考勤上報(bào)管理[2]。桂林市中醫(yī)醫(yī)院借助信息化技術(shù)上線了一套人力資源管理系統(tǒng)。通過人力資源管理的實(shí)施，實(shí)現(xiàn)醫(yī)務(wù)人員考勤的信息化管理，構(gòu)建靈活高效的醫(yī)院考勤管理?？记诠芾淼男畔⒒癁獒t(yī)院人力資源管理部門在管理醫(yī)務(wù)人員的過程中提供了最基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)支撐，為醫(yī)院財(cái)務(wù)部門核算工資、各類績效提供了依據(jù)，同時(shí)也是職工職稱晉升、年度考核、評優(yōu)評先等工作的重要參考信息[3]。本文通過回顧我院實(shí)施考勤信息化的實(shí)踐過程，分析了考勤信息化在醫(yī)院的應(yīng)用優(yōu)勢，旨在為考勤信息化的深入應(yīng)用提供參考。

1醫(yī)院考勤信息化的內(nèi)涵

隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大和信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，在管理層面對信息化的需求與日俱增，其中醫(yī)院日常的運(yùn)營管理對信息化的依賴越來越高。醫(yī)院行政管理最基本“三要素”為人、財(cái)、物，其中人力資源是第一資源[4]。醫(yī)院考勤的信息化管理充分體現(xiàn)了醫(yī)院人力資源的系統(tǒng)化、精確化、精細(xì)化管理[5]。通過精確劃分每一個(gè)考勤單元，明確上報(bào)考勤的人員范圍、類型，通過重新梳理醫(yī)院現(xiàn)有的考勤上報(bào)業(yè)務(wù)流程，自動(dòng)提取考勤數(shù)據(jù)，采用逐級審核的模式實(shí)現(xiàn)考勤管理的信息化。

2現(xiàn)有模式的不足

在未實(shí)施信息化上報(bào)考勤之前，醫(yī)院的考勤采用通過紙質(zhì)版上報(bào)考勤的傳統(tǒng)模式。醫(yī)院各部門每月底匯總本科室的考勤數(shù)據(jù)，打印簽字后上交給人事部門。傳統(tǒng)模式存在的問題：①科室上報(bào)考勤數(shù)據(jù)與實(shí)際出勤情況不符。我院為三甲醫(yī)院，現(xiàn)有員工1500多人，涉及考勤單元81個(gè)。傳統(tǒng)的考勤管理采用手工登記的方式，每月26日前上報(bào)紙質(zhì)考勤表格到人力資源管理部門，科室上報(bào)的考勤數(shù)據(jù)無法進(jìn)行有效核查。②考勤原始資料不易保存、不方便查詢：考勤原始資料為紙質(zhì)版，全院科室較多，上報(bào)的資料保存起來存在困難。同時(shí)，由于考勤信息與員工的工資、績效工資掛鉤，查閱的頻率較高，在產(chǎn)生疑義時(shí)，需要去翻閱紙質(zhì)材料，耗時(shí)耗力。③統(tǒng)計(jì)效率不高，容易出錯(cuò)：人力資源管理部門的考勤管理人員在根據(jù)各科室上報(bào)的情況進(jìn)行手工錄入、統(tǒng)計(jì)匯總時(shí)，因醫(yī)院各類人員較多，包括輪轉(zhuǎn)人員、規(guī)培人員、外聘人員，員工外出或休假如存在下鄉(xiāng)、讀博、讀碩、進(jìn)修、年休假、出差、計(jì)生假、產(chǎn)假等多種情況，考勤管理相對比較復(fù)雜。因此，導(dǎo)致在考勤管理人員手工統(tǒng)計(jì)匯總的過程中，時(shí)常會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，效率也比較低下。

3實(shí)施過程

自2019年開始，國家衛(wèi)健委首次提出了智慧醫(yī)院這一概念，并明確提出包含的3個(gè)方面：智慧醫(yī)療方面、智慧服務(wù)方面、智慧管理方面[6]。該院為了實(shí)施智慧醫(yī)院建設(shè)，提高醫(yī)院在人、財(cái)、物管理方面的效率，上線了一套HRP管理系統(tǒng)，經(jīng)過與信息科、軟件公司的溝通，成功實(shí)現(xiàn)了基于休假、外出流程的醫(yī)務(wù)人員考勤信息化。該功能作為HRP系統(tǒng)人力資源管理模塊的一個(gè)基礎(chǔ)功能，醫(yī)務(wù)人員只需要使用與醫(yī)院信息系統(tǒng)一致的員工編號登陸即可，員工編號由人力資源管理部門在員工入職時(shí)統(tǒng)一分配。

目前該考勤上報(bào)系統(tǒng)主要的功能模塊如下：①休假、外出流程設(shè)置：根據(jù)醫(yī)院各類人員的特點(diǎn)，結(jié)合相關(guān)國家法律法規(guī)，合理設(shè)置醫(yī)務(wù)人員休假、外出流程；②考勤參數(shù)設(shè)置：按照國家法定假日安排及員工工齡，初始化全年假期數(shù)據(jù)和年假數(shù)據(jù)；③休假、外出上報(bào)、審批：根據(jù)人員類型不同，實(shí)行逐級審批機(jī)制；④考勤管理：考勤上報(bào)人員根據(jù)當(dāng)月人員休假、外出情況，自動(dòng)初始化考勤數(shù)據(jù)，提交科室負(fù)責(zé)人審核；⑤考勤審批：科室負(fù)責(zé)人審核本科室考勤并上報(bào)人事部門；⑥考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)：可按照年、月匯總?cè)珕T考勤信息。系統(tǒng)功能完善，操作簡單，維護(hù)方便。

4系統(tǒng)主要功能模塊介紹

4.1休假、外出流程設(shè)置" 根據(jù)醫(yī)院實(shí)際管理需要，確定醫(yī)院休假、外出流程。休假、外出流程按人員分為行政后勤、護(hù)士、醫(yī)技人員等，休假又細(xì)分為年休假、產(chǎn)假、婚假、計(jì)生假等，外出又細(xì)分為出差、進(jìn)修、下鄉(xiāng)、培訓(xùn)、會(huì)議等等，如圖1所示我院現(xiàn)已確定了各類流程合計(jì)28個(gè)考勤細(xì)項(xiàng)。

4.2考勤參數(shù)設(shè)置" 醫(yī)務(wù)人員平時(shí)工作較繁忙，不能嚴(yán)格按照自然年的時(shí)間來清零年休假，系統(tǒng)具有單獨(dú)設(shè)置年假生效時(shí)間。一些特殊假期，如產(chǎn)假、法定節(jié)假日、雙休日、廣西三月三假日，系統(tǒng)也能夠單獨(dú)靈活設(shè)置，做到工作日的智能統(tǒng)計(jì)。

4.3休假、外出上報(bào)、審批" 休假、外出審批模塊主要是對全院所有休假、外出審批流程進(jìn)行管理，包括流程的上報(bào)、審批、駁回等各種操作。醫(yī)院各類人員休假、外出時(shí)均需要在系統(tǒng)中填報(bào)，未經(jīng)過審批完成的休假、外出必須在當(dāng)月上報(bào)考勤前完成補(bǔ)申請手續(xù)。同時(shí)，系統(tǒng)還具有移動(dòng)辦公功能，通過安裝掌上辦公系統(tǒng)，可以在手機(jī)上實(shí)現(xiàn)申請、審批、統(tǒng)計(jì)查詢等功能。該系統(tǒng)通過使用內(nèi)外網(wǎng)安全互通的底層架構(gòu)設(shè)計(jì)，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)外網(wǎng)數(shù)據(jù)的有效協(xié)同。

4.4考勤管理" 科室在上報(bào)考勤的時(shí)間段，負(fù)責(zé)考勤上報(bào)的工作人員需要確認(rèn)本科室醫(yī)務(wù)人員當(dāng)月的休假、外出流程是否審批完成，如全部審批完成，則進(jìn)入考勤信息管理模塊，如圖2所示通過點(diǎn)擊“初始化”按鈕，系統(tǒng)就會(huì)自動(dòng)提取本科室所有工作人員的考勤信息并進(jìn)行初始化操作，初始化完成后就生成了本科室的月考勤記錄。考勤上報(bào)人員可以核對科室人員的考勤信息，如出勤天數(shù)、缺勤天數(shù)，雙擊單條記錄，如圖3所示還可以查看出勤明細(xì)信息，確認(rèn)無誤后，通過勾選點(diǎn)擊提交“按鈕”完成考勤信息的上報(bào)。

4.5考勤審批" 如圖4所示科室負(fù)責(zé)人在考勤審核界面完成考勤審核。如科室上報(bào)考勤有誤或需要修改，可在考勤信息審核界面上進(jìn)行撤銷、駁回，然后再在考勤信息管理界面重新初始化考勤后上報(bào)、審核即可。

4.6考勤數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)" 如圖5所示人力資源管理部門負(fù)責(zé)考勤的工作人員，在考勤信息審核界面上通過查看全院各科室上報(bào)考勤的情況，確認(rèn)各科室已經(jīng)審核完畢后，就可以預(yù)覽和導(dǎo)出全院所有醫(yī)務(wù)人員的考勤信息。系統(tǒng)具有多種數(shù)據(jù)查詢功能，如圖6所示，可以統(tǒng)計(jì)全年醫(yī)院各類人員的考勤信息。

5應(yīng)用成效

5.1提高管理效率" 相比原來的手工上報(bào)紙質(zhì)考勤，考勤管理的效率大大提升，科室只需要在系統(tǒng)中核對好人員、考勤的實(shí)際出勤數(shù)據(jù)。通過簡單的幾步操作就可以完成考勤信息的上報(bào)、審核，準(zhǔn)確性大大提高。人力資源管理部門只需要導(dǎo)出科室審核上報(bào)的數(shù)據(jù)就可以完成考勤的整理，交給財(cái)務(wù)部門進(jìn)行工資、績效的核發(fā)。

5.2容易保存" 科室上報(bào)考勤是不需要填寫紙質(zhì)表格，人力資源管理部門也不再需要整理繁雜的紙質(zhì)材料，既節(jié)約了紙張成本，也避免了資料不易保存的問題。

5.3數(shù)據(jù)準(zhǔn)確、便于查詢" 通過流程信息自動(dòng)提取數(shù)據(jù)，系統(tǒng)就可以生成月考勤統(tǒng)計(jì)信息。這樣統(tǒng)計(jì)得到的數(shù)據(jù)比原有的手工統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)更加準(zhǔn)確，減少了人為的差錯(cuò)以及不如實(shí)上報(bào)考勤的問題，為財(cái)務(wù)科計(jì)發(fā)員工工資、績效工資及其他相關(guān)福利補(bǔ)貼提供了基礎(chǔ)證據(jù)[7]。員工自身也能夠通過在醫(yī)院任何可以聯(lián)網(wǎng)的電腦登錄考勤系統(tǒng)查詢休假、外出天數(shù)等資料，充分實(shí)現(xiàn)醫(yī)院人員考勤信息的在線自助查詢[8]。

5.4實(shí)現(xiàn)閉環(huán)管理" 考勤數(shù)據(jù)完全基于休假、外出流程，只要流程正常結(jié)束，考勤數(shù)據(jù)就能正常初始化?？记跀?shù)據(jù)的來源能保證與實(shí)際出勤相符，避免了人為因素，如未如實(shí)填報(bào)考勤、漏報(bào)考勤等?？记谛畔⒒?，通過系統(tǒng)針對人員變動(dòng)、流程管理、考勤上報(bào)等多個(gè)環(huán)節(jié)動(dòng)態(tài)閉環(huán)管理[9]，弄清了一盤帳，算對了一個(gè)數(shù)，打通了一個(gè)管理盲點(diǎn)。

5.5預(yù)留擴(kuò)展功能" 現(xiàn)有考勤信息化的應(yīng)用，為該院以后開展全科室考勤排班管理提供了基礎(chǔ)。醫(yī)院作為一個(gè)特殊的行業(yè)，排班存在各種不確定性，很多上報(bào)具有突發(fā)性，特別是面對突發(fā)公共衛(wèi)生事件發(fā)生期間，醫(yī)院如何在疫情環(huán)境下做好考勤管理工作[10]。為了加強(qiáng)科室人員的出勤管理，需要進(jìn)一步實(shí)施基于人力資源系統(tǒng)架構(gòu)的智能排班系統(tǒng)[11]?？记谛畔⒒膽?yīng)用為下一步醫(yī)院將臨床醫(yī)技科室、護(hù)理人員的排班數(shù)據(jù)自動(dòng)引入到考勤管理提供了應(yīng)用基礎(chǔ)，通過智能排班，醫(yī)務(wù)部、護(hù)理部可實(shí)時(shí)掌握科室的排班情況及人力資源配置，各類統(tǒng)計(jì)信息詳細(xì)精確，可隨時(shí)查詢到科室的具體排班信息[12]。

5.6實(shí)現(xiàn)考勤管理的制度化" 基于流程的考勤信息化應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了考勤管理的制度化，醫(yī)院各類假期的規(guī)則設(shè)置都參照國家的相關(guān)法律法規(guī)。將假期規(guī)則、國家法定節(jié)假日、公休日以及廣西地區(qū)特有的三月三假期與流程設(shè)計(jì)有效融合，并加入了各種風(fēng)險(xiǎn)控制元素，寓管理于系統(tǒng)。

5.7實(shí)現(xiàn)考勤的精細(xì)化管理" 基于休假、外出流程的自動(dòng)提取的考勤數(shù)據(jù)，真實(shí)的反映了醫(yī)務(wù)人員的工作動(dòng)態(tài)，各種類型的休假、外出能夠精準(zhǔn)的進(jìn)行統(tǒng)計(jì)[13]，實(shí)現(xiàn)了考勤信息數(shù)據(jù)的精細(xì)化管理。隨著醫(yī)院人力資源管理實(shí)現(xiàn)全流程信息化，使人力信息、考勤信息、工資信息等通過信息系統(tǒng)在各科室之間流轉(zhuǎn)起來[14]，不再是數(shù)據(jù)孤島，各類精細(xì)化管理的數(shù)據(jù)可以便于后期的數(shù)據(jù)利用、分析挖掘，為醫(yī)院的管理提供決策支持。

6總結(jié)與建議

基于休假、外出流程的醫(yī)務(wù)人員考勤信息化，簡化了工作流程，擺脫了傳統(tǒng)紙質(zhì)考勤管理帶來的困擾，改變了考勤工作繁瑣、容易出錯(cuò)、效率低、質(zhì)量差的現(xiàn)狀，實(shí)現(xiàn)可查詢、可管理、可追溯的現(xiàn)代化管理模式，極大地提高工作效率，滿足了醫(yī)院精細(xì)化管理的需要[15]。同時(shí)，該系統(tǒng)通過將醫(yī)院的休假、考勤制度融入具體流程，大大提高了全院醫(yī)務(wù)人員對制度的知曉率，讓職工可以掌握各類假期的天數(shù)、請銷假流程等?？剖以谏蠄?bào)考勤時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)提取考勤數(shù)據(jù)，不需要手動(dòng)錄入，保障了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性；職工個(gè)人可以隨時(shí)查詢自己的休假、外出信息、考勤信息，從一定程度上規(guī)范了員工休假，員工可以合理的安排假期[3]。對于人力資源管理部門而言，信息化手段的利用，大大提高了工作人員的效率和考勤數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，為相關(guān)部門核算工資、績效工資和人員考核提供了堅(jiān)實(shí)的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。信息化手段的運(yùn)用，提升了醫(yī)院人事考勤管理的工作水平和工作效率，促進(jìn)了人力資源信息化建設(shè)的整體發(fā)展。

一個(gè)良好的醫(yī)院信息系統(tǒng)必須在實(shí)際應(yīng)用中不斷修正、完善何發(fā)展。在實(shí)施中各部門考勤人員、科主任、人事部門在工作中會(huì)發(fā)現(xiàn)當(dāng)初在設(shè)計(jì)時(shí)的不足或不完善的地方，隨著考勤信息系統(tǒng)的深入應(yīng)用，建議可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行改進(jìn)，不斷完善現(xiàn)有的軟件功能，進(jìn)一步提高工作效率。

6.1智能排班" 目前，醫(yī)院考勤管理業(yè)內(nèi)尚缺少一套公認(rèn)好用的系統(tǒng)，其根本原因在于醫(yī)院的出勤具有其行業(yè)特點(diǎn)，上班制度不同于普通的企事業(yè)單位，很多上班具有突發(fā)性，部分崗位超過正常上班時(shí)間，護(hù)理人員夜班頻繁且不規(guī)則，但行政職能部門又是正常上下班。從醫(yī)院人力資源管理部門的角度來看，考勤信息化要能夠靈活定義考勤周期、工作日歷、考勤項(xiàng)目、班次管理、考勤設(shè)置（合規(guī)性檢查）、考勤單元，實(shí)現(xiàn)考勤網(wǎng)格化管理[16]，通過信息技術(shù)實(shí)現(xiàn)智能排班，采用向?qū)降牟僮髂Ｊ?，減少醫(yī)務(wù)人員的學(xué)習(xí)成本。

6.2移動(dòng)考勤" 充分利用移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)和智能手機(jī)的特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)時(shí)間、空間的透明化[17]，讓醫(yī)務(wù)人員可以隨時(shí)進(jìn)行流程申請、考勤上報(bào)。醫(yī)院可以進(jìn)一步深化手機(jī)端的功能應(yīng)用，在保證網(wǎng)絡(luò)安全、信息安全的前提時(shí)開放更多功能，打造時(shí)空一體化的系統(tǒng)，如針對特殊人員，實(shí)行移動(dòng)考勤管理，提高這類人員的準(zhǔn)時(shí)出勤率。

6.3深化應(yīng)用" 考勤數(shù)據(jù)信息化后，可以與財(cái)務(wù)使用的工資、績效系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)對接，在薪資、績效計(jì)算時(shí)能夠做到自動(dòng)關(guān)聯(lián)、自動(dòng)計(jì)算。醫(yī)院的人力資源管理部門，可以考勤數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分析，開發(fā)豐富的考勤報(bào)表與考勤分析圖表，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)的決策支持。

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收稿日期：2023-02-17；修回日期：2023-04-13

編輯/肖婷婷