羅曉蓉

摘 要：對(duì)事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)行探究，從檔案管理、檔案保存以及檔案資源共享的角度闡述了加強(qiáng)信息化建設(shè)的優(yōu)勢(shì)，并在分析當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在問題的基礎(chǔ)上，結(jié)合當(dāng)前的時(shí)代特點(diǎn)和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，提出了一些建設(shè)策略，以提高事業(yè)單位檔案管理的質(zhì)量和效率。

關(guān)鍵詞：數(shù)字化；事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

Strategies for Informatization Construction of Archival Managementin Public Institutions in the Digital Age

Luo Xiaorong

（Chongqing Special Equipment Inspection and Research Institute，Chongqing 401120）

Abstract：This paper investigates the informatization construction of archival management in public institutions，elaborating on the advantages of strengthening informatization from the perspectives of archival management，preservation，and resource sharing.Based on an analysis of existing problems in the current informatization construction of archival management in public institutions and considering contemporary technological advantages and characteristics，the paper proposes several construction strategies.These strategies aim to enhance the quality and efficiency of archival management in public institutions.

Key words：Digitalization;Public Institutions;Archival Management;Informatization Construction

檔案管理工作是事業(yè)單位的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，但其重要性不容忽視。數(shù)字化時(shí)代下，利用現(xiàn)代信息技術(shù)推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)，是掌握和使用優(yōu)質(zhì)信息資源的迫切需要。檔案管理信息化建設(shè)要求事業(yè)單位把已存檔的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字資料，并通過建立索引的方法實(shí)現(xiàn)電子檔案的集成，同時(shí)推進(jìn)單位文件的數(shù)字化管理，轉(zhuǎn)變信息數(shù)據(jù)的分析和整理方式，進(jìn)而形成一個(gè)完整的檔案信息系統(tǒng)。

一、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的意義

（一）提高檔案管理效率

事業(yè)單位檔案管理工作的內(nèi)容包括檔案收集、整理、價(jià)值鑒定、保管、統(tǒng)計(jì)和利用等環(huán)節(jié)，過程較為復(fù)雜。因此，在傳統(tǒng)的檔案管理方式下，要想把分散、量大、零亂的檔案信息，整理成便于查閱和利用的資料，需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和成本。而通過加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)，充分運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)可以極大地提高檔案管理的效率，使得檔案的收集、整理、查詢等變得更加快速且準(zhǔn)確，大大減少了人力和物力的投入，同時(shí)也縮短了檔案利用者查閱檔案的時(shí)間。

（二）拓寬檔案保存空間

傳統(tǒng)的檔案管理方式受到物理空間和存儲(chǔ)介質(zhì)的限制，往往無法滿足大量檔案的保存需求。而檔案管理信息化建設(shè)可以通過數(shù)字化技術(shù)，將紙質(zhì)檔案或其他實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化信息，從而極大地拓寬了檔案的保存空間。此外，數(shù)字化檔案具有易于儲(chǔ)存、傳輸和復(fù)制等特點(diǎn)，降低了檔案在保存、查找和利用過程中的損耗和風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，通過設(shè)置權(quán)限和數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，可以確保檔案的安全性和完整性，使得檔案在長期保存過程中更具可靠性和穩(wěn)定性。

（三）實(shí)現(xiàn)檔案資源共享

傳統(tǒng)的檔案管理主要依靠人工操作，容易出錯(cuò)、難以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)更新，且無法實(shí)現(xiàn)資源共享。而檔案管理信息化建設(shè)可以通過數(shù)據(jù)庫、云計(jì)算等技術(shù)手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息的實(shí)時(shí)更新、共享和傳遞。［1］具體來說，通過構(gòu)建統(tǒng)一的信息平臺(tái)，可以將各個(gè)部門、各個(gè)單位的檔案資源進(jìn)行整合，實(shí)現(xiàn)檔案資源的優(yōu)化配置。同時(shí)，信息化建設(shè)也可以打破地域、部門、行業(yè)之間的壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，提高檔案的利用效率。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

（一）信息化基礎(chǔ)設(shè)施不完善

事業(yè)單位在檔案管理的信息化建設(shè)過程中，需要投入大量的資金，購買必要的基礎(chǔ)設(shè)備和設(shè)施，但是事業(yè)單位的資金主要來源于財(cái)政撥款，經(jīng)過再分配后，能被檔案管理部門用于信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的資金有限，導(dǎo)致軟硬件設(shè)置無法滿足信息的數(shù)字化需求，阻礙了檔案管理的信息化建設(shè)進(jìn)程。

（二）檔案管理的制度不健全

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的主要目的是規(guī)范檔案管理工作，將信息技術(shù)融入檔案管理工作中，提高檔案管理的效率和質(zhì)量，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享和利用。然而，許多事業(yè)單位雖然進(jìn)行了檔案管理的信息化建設(shè)，但制定的相關(guān)管理制度或是缺乏明確的規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)用性不足，無法滿足信息化發(fā)展的要求；或是管理人員的實(shí)踐未能嚴(yán)格按照制度的規(guī)定進(jìn)行，導(dǎo)致檔案的歸檔、整理、查閱、保管等環(huán)節(jié)存在很大的隨意性和不確定性。

（三）管理人員信息素養(yǎng)不高

事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，不僅要求管理人員具備專業(yè)知識(shí)和技能，同時(shí)還要具備良好的信息素養(yǎng)。然而，當(dāng)前許多事業(yè)單位的檔案管理人員在專業(yè)素質(zhì)和信息素養(yǎng)方面存在不足，缺乏基本的信息知識(shí)和應(yīng)用技能，難以適應(yīng)信息化建設(shè)的需求，這不僅影響了檔案管理工作的效率，還可能導(dǎo)致檔案信息泄露，給單位帶來安全隱患。

（四）檔案資源開發(fā)利用不足

盡管信息化建設(shè)為檔案資源的共享和利用提供了便利，但在實(shí)際操作中，許多事業(yè)單位仍然存在檔案資源開發(fā)利用不足的問題。首先，開發(fā)程度不高。檔案信息資源的開發(fā)利用水平相對(duì)較低，許多珍貴的檔案資料未能得到充分挖掘和整理。不僅限制了檔案資源的社會(huì)價(jià)值發(fā)揮，也影響了檔案事業(yè)的健康發(fā)展。其次，利用效率不高。受傳統(tǒng)觀念和制度約束的影響，許多事業(yè)單位檔案資源的利用效率較低。一方面，檔案管理人員對(duì)檔案資源的挖掘和整理不夠充分，導(dǎo)致檔案資源未能得到有效利用；另一方面，檔案利用流程相對(duì)繁瑣，用戶在查閱檔案時(shí)存在諸多不便，從而影響了檔案資源的利用效率。而且檔案信息資源的開發(fā)利用存在地區(qū)性差異，城市與農(nóng)村、發(fā)達(dá)地區(qū)與欠發(fā)達(dá)地區(qū)的檔案資源開發(fā)利用水平差距較大。這使得檔案資源在全國范圍內(nèi)的共享程度不高，影響了整體利用效果。

（五）安全和質(zhì)量監(jiān)控不充分

隨著信息化建設(shè)的深入進(jìn)行，事業(yè)單位檔案管理面臨的安全和質(zhì)量問題也日益凸顯。首先，信息安全問題日益突出。檔案管理部門涉及大量的敏感信息和核心數(shù)據(jù)，一旦遭受黑客攻擊或內(nèi)部泄露，將會(huì)對(duì)單位的正常運(yùn)營和國家利益造成重大影響。但目前許多事業(yè)單位缺乏必要的安全防護(hù)措施，導(dǎo)致檔案信息的安全風(fēng)險(xiǎn)不斷增大，且部分事業(yè)單位在檔案的質(zhì)量監(jiān)控方面存在漏洞，如對(duì)檔案資料的真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性等方面把關(guān)不嚴(yán)，導(dǎo)致檔案信息化建設(shè)成效大打折扣。

三、事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的策略

（一）完善信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

事業(yè)單位要加大信息化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)投入，為檔案管理的信息化建設(shè)提供保障。首先應(yīng)積極爭(zhēng)取財(cái)政支持，加大資金投入，并尋求與其他相關(guān)機(jī)構(gòu)的合作，將信息化建設(shè)資金納入預(yù)算中，設(shè)立專項(xiàng)資金，為檔案管理信息化建設(shè)提供資金保障。其次，要根據(jù)管理模式購買先進(jìn)的檔案管理軟件和硬件設(shè)備，提升檔案管理的硬件水平。再次，要強(qiáng)化信息化基礎(chǔ)設(shè)施，構(gòu)建完善的檔案管理網(wǎng)絡(luò)體系，提高信息傳輸效率。最后，定期對(duì)檔案管理的信息化軟件進(jìn)行更新和維護(hù)，確保信息化設(shè)施的正常運(yùn)行。

（二）健全信息化檔案管理制度

完善的信息化檔案管理體制度是規(guī)范事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要步驟，對(duì)促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化和高效化具有重要作用。健全和完善信息化檔案管理制度，首先需要政府充分了解和掌握事業(yè)單位檔案管理工作的具體特點(diǎn)和實(shí)際要求，以此為依據(jù)，出臺(tái)檔案管理信息化建設(shè)的相關(guān)政策和法規(guī)，明確建設(shè)目標(biāo)和任務(wù)，確保事業(yè)單位的檔案管理信息化工作有章可依。其次，事業(yè)單位應(yīng)根據(jù)國家相關(guān)法律法規(guī)，并根據(jù)自身實(shí)際情況，制定和完善檔案管理信息化制度，明確檔案管理信息化的各項(xiàng)工作要求和流程，確保檔案管理信息化建設(shè)有序進(jìn)行。［2］

（三）提升管理人員信息化素養(yǎng)

管理人員是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要實(shí)施者，其信息化素質(zhì)直接影響著檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程和效果。因此，提升管理人員的信息化素養(yǎng)是推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要手段。首先，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對(duì)管理人員的信息化培訓(xùn)，使他們能夠掌握檔案管理信息化相關(guān)知識(shí)和技能，提高他們的信息化素養(yǎng)。其次，通過定期舉辦信息化知識(shí)講座、研討會(huì)等形式，使管理人員了解檔案管理信息化的發(fā)展趨勢(shì)，增強(qiáng)他們的信息化意識(shí)。再次，鼓勵(lì)管理人員參加相關(guān)證書考試，如計(jì)算機(jī)等級(jí)考試等，以提高他們的信息化水平。最后，建立激勵(lì)機(jī)制，鼓勵(lì)檔案管理人員積極參與檔案管理信息化建設(shè)。同時(shí)，加強(qiáng)對(duì)管理人員的信息安全教育和職業(yè)道德教育，提高他們的責(zé)任心和保密意識(shí)，確保他們?cè)谛畔⒒芾磉^程中能夠遵守相關(guān)規(guī)定，切實(shí)保障檔案信息的安全。

（四）加強(qiáng)檔案資源的開發(fā)和利用

檔案資源的開發(fā)和利用是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，對(duì)于提高檔案管理工作的效益和價(jià)值具有重要作用。加強(qiáng)檔案資源開發(fā)和利用，首先要建立檔案資源數(shù)據(jù)庫，對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，便于檢索、分析和利用。其次，要建立檔案信息資源共享平臺(tái)，將不同部門、不同領(lǐng)域的檔案資料進(jìn)行整合，形成全面的檔案資源體系。再次，要加強(qiáng)對(duì)檔案信息資源的挖掘和整理，尋找其中有價(jià)值的檔案信息，并將其轉(zhuǎn)化為數(shù)字化產(chǎn)品，可以包括檔案文獻(xiàn)、研究成果、展覽等。同時(shí)，建立檔案資源開發(fā)和利用的長效機(jī)制，并將檔案資源的挖掘和利用納入單位的工作計(jì)劃，以確保相關(guān)工作能夠有序進(jìn)行。最后，要加強(qiáng)檔案信息資源的宣傳推廣。事業(yè)單位要積極推進(jìn)檔案資源開放，打破傳統(tǒng)意義上的檔案封閉管理方式，通過各種渠道向社會(huì)公眾推廣檔案信息資源的價(jià)值和利用方法，逐步開放具有社會(huì)價(jià)值和功用性的檔案資源，以提高社會(huì)公眾對(duì)檔案信息資源的認(rèn)知度和利用率。

（五）強(qiáng)化信息安全和質(zhì)量監(jiān)控

信息安全和質(zhì)量監(jiān)控是事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要保障，對(duì)于確保檔案管理工作的穩(wěn)定性和可靠性具有重要意義。因此，為保證檔案管理信息化建設(shè)的順利進(jìn)行，事業(yè)單位需加強(qiáng)安全和質(zhì)量監(jiān)控。首先，要建立完善的安全防護(hù)體系，確保檔案信息安全。事業(yè)單位應(yīng)制定嚴(yán)格的安全策略，采取防火墻、數(shù)據(jù)加密、權(quán)限控制等技術(shù)手段，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的訪問權(quán)限進(jìn)行嚴(yán)格控制，防止非法訪問和數(shù)據(jù)泄露。同時(shí)，定期對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和漏洞修復(fù)，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性。其次，要加強(qiáng)數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)機(jī)制，以防數(shù)據(jù)丟失。可以通過建立實(shí)時(shí)備份制度，定期對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，并將其存儲(chǔ)在安全的地方，同時(shí)定期對(duì)備份數(shù)據(jù)進(jìn)行恢復(fù)測(cè)試，確保在需要時(shí)可以快速恢復(fù)數(shù)據(jù)。［3］再次，要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的質(zhì)量監(jiān)控。建立質(zhì)量監(jiān)控機(jī)制，從檔案數(shù)據(jù)的采集、整理、存儲(chǔ)、檢索、利用等方面進(jìn)行全面的質(zhì)量控制，以確保檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性、完整性和及時(shí)性。最后，要加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。制定統(tǒng)一的檔案管理信息化標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案數(shù)據(jù)的格式、存儲(chǔ)和傳輸，提高檔案管理信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量。同時(shí)，加強(qiáng)與其他部門和機(jī)構(gòu)的合作，推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)的協(xié)同發(fā)展，促進(jìn)檔案管理水平的提升。

四、結(jié)語

總之，數(shù)字化時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理信息化建設(shè)迎來了新的發(fā)展機(jī)遇。只有緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，不斷創(chuàng)新和完善檔案管理模式，才能更好地發(fā)揮檔案在事業(yè)單位發(fā)展中的作用。但檔案管理信息化建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)性、全面性工程，需要事業(yè)單位根據(jù)實(shí)際情況，從多個(gè)層面推進(jìn)，制定相應(yīng)制度和措施，以推動(dòng)檔案管理信息化建設(shè)不斷取得新發(fā)展，以便為社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展提供有力支持。

參考文獻(xiàn)：

［1］石海英.信息化時(shí)代機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新探索［J］.文化創(chuàng)新比較研究，2020，4（35）：179-180.

［2］李霞.數(shù)字化時(shí)代影像資料檔案管理的信息化建設(shè)研究［J］.文化產(chǎn)業(yè)，2021（21）：165-166.

［3］龐素霞.加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的方法策略［J］.文化產(chǎn)業(yè)，2023（8）：10-12.

（責(zé)任編輯 趙毅彬）