王藝

摘要：數(shù)字化轉(zhuǎn)型是新時期事業(yè)單位人力資源部門的一項(xiàng)重要任務(wù)。本文闡述數(shù)字化轉(zhuǎn)型與人事檔案管理的必要性，以A事業(yè)單位為例，分析其人力資源部門的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與人事檔案管理面臨的問題，探討事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型閉環(huán)方案設(shè)計的要點(diǎn)，提出事業(yè)單位人力資源部門的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與人事檔案管理的優(yōu)化策略，希望可以為事業(yè)單位人力資源部門的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與人事檔案管理工作提供一定參考。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；人力資源；數(shù)字化轉(zhuǎn)型；人事檔案管理

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已經(jīng)無法滿足事業(yè)單位人力資源管理工作的需求。在新時期，隨著社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，事業(yè)單位人力資源部門也要積極進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型，將數(shù)字化技術(shù)與人事檔案管理工作進(jìn)行融合，提升事業(yè)單位人才管理水平。

一、事業(yè)單位人力資源部門的數(shù)字化轉(zhuǎn)型的必要性

（一）有利于事業(yè)單位內(nèi)部人才管理

事業(yè)單位是國家發(fā)展的重要組成部分，需要根據(jù)時代發(fā)展，完善人才管理機(jī)制，充分利用數(shù)字化技術(shù)，對人事檔案進(jìn)行全面的管理和更新。通過人事檔案管理可以有效了解職工的個人信息，這也是對職工能力的最好評估途徑。[1]人才檔案是事業(yè)單位在招聘和人才選拔過程中最重要的參考資料，只有準(zhǔn)確掌握職工的個人信息才能有效地對職工進(jìn)行考核和評估，以確保所選人才符合單位發(fā)展需求。但是，在實(shí)際操作過程中，事業(yè)單位存在對人事檔案管理不夠重視、管理制度不夠完善等問題，導(dǎo)致人事檔案管理無法實(shí)現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型。在新時期，需要充分利用數(shù)字化技術(shù)，提升人事檔案管理的效率和質(zhì)量，提高人事檔案管理水平，為事業(yè)單位內(nèi)部人才管理提供更好的支持。

（二）有利于事業(yè)單位人事檔案的安全性

從當(dāng)前的實(shí)際情況來看，事業(yè)單位的人事檔案管理工作存在一定的安全隱患。事業(yè)單位人事檔案主要是紙質(zhì)檔案，這就意味著其在收集、整理、保存等方面存在一定的困難。由于事業(yè)單位存在人員變動較大等問題，導(dǎo)致人事檔案在歸檔過程中出現(xiàn)混亂的情況。事業(yè)單位的人事檔案在歸檔過程中缺乏嚴(yán)格的審核機(jī)制，存在一定的安全隱患。為了進(jìn)一步提升事業(yè)單位人事檔案的安全性，就需要積極推進(jìn)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。[2]數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用不僅可以有效提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，還可以保證人事檔案數(shù)據(jù)的安全，進(jìn)而保障事業(yè)單位人事檔案管理工作的順利開展。

（三）有利于促進(jìn)人力資源配置效率

當(dāng)前，事業(yè)單位對于高素質(zhì)人才的需求也在不斷增加。但是，目前事業(yè)單位存在不能將人力資源有效轉(zhuǎn)化為人才資源的現(xiàn)象，要求事業(yè)單位通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型實(shí)現(xiàn)人才的優(yōu)化配置。數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以為事業(yè)單位帶來全新的管理方式，為單位領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)決策依據(jù)，從而幫助事業(yè)單位的決策更加科學(xué)，避免出現(xiàn)決策失誤。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)可以通過數(shù)字化管理方式，了解單位內(nèi)部的人員情況，從而制訂更加合理的人力資源計劃，促進(jìn)人才流動。數(shù)字化轉(zhuǎn)型可以減少人力資源管理成本，提高人力資源配置效率，從而促進(jìn)人才的合理流動，避免人才的浪費(fèi)。[3]

二、A事業(yè)單位人事檔案管理面臨的問題

（一）數(shù)字化轉(zhuǎn)型滯后

A事業(yè)單位數(shù)字化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)設(shè)施不健全，在人事檔案管理方面，存在檔案數(shù)字化程度較低、管理制度不完善等問題，例如，在信息收集、整理和分類方面，對電子檔案的利用率較低。而且人事檔案的管理工作沒有與時俱進(jìn)，存在檔案數(shù)字化管理滯后以及檔案開發(fā)利用落后的現(xiàn)象，并未充分利用數(shù)字化手段進(jìn)行存儲與管理，導(dǎo)致電子檔案的利用率較低。同時，A事業(yè)單位人力資源部門存在復(fù)合型人才不足的問題，檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作開展困難。此外，由于人事檔案管理制度的不完善，導(dǎo)致人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的開展受到阻礙，嚴(yán)重影響人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，并且由于A事業(yè)單位沒有建立統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)，導(dǎo)致人事檔案在不同部門之間出現(xiàn)重復(fù)整理的情況，影響人事檔案管理工作的質(zhì)量。[4]

（二）缺乏高效的信息共享平臺

人事檔案管理作為A事業(yè)單位人力資源部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，需要進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)型和創(chuàng)新。在A事業(yè)單位中，雖然建立了人事檔案管理平臺，但是其僅支持單一的人事信息查詢，而無法實(shí)現(xiàn)人事信息的整合，也無法為人力資源部門的數(shù)字化轉(zhuǎn)型提供有效的數(shù)據(jù)支撐。與此同時，人事檔案管理平臺的信息資源無法得到合理利用，導(dǎo)致人事檔案信息資源浪費(fèi)嚴(yán)重。此外，由于人事檔案管理平臺的功能較少，無法有效地收集和整理人事檔案信息，導(dǎo)致人事檔案管理工作存在一定的風(fēng)險，而且不利于A事業(yè)單位人力資源部門數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的順利開展。

（三）人員數(shù)字化專業(yè)知識匱乏

人事檔案管理人員工作態(tài)度、業(yè)務(wù)水平直接影響檔案信息的真實(shí)性和有效性。然而，在A事業(yè)單位中，大部分人事檔案管理人員對數(shù)字化的重要性認(rèn)識不足，不能認(rèn)識到人事檔案信息化建設(shè)對于人力資源部門數(shù)字化轉(zhuǎn)型的重要意義，導(dǎo)致人事檔案管理工作質(zhì)量得不到保證。在A事業(yè)單位中，雖然很多人具有一定的計算機(jī)應(yīng)用能力和基本操作技能，但是對數(shù)字化技術(shù)以及電子文檔處理等內(nèi)容不了解，且缺乏對數(shù)字化知識的學(xué)習(xí)和掌握。[5]開展培訓(xùn)次數(shù)較少，員工對知識掌握不夠深入，導(dǎo)致人事檔案管理人員對數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的重要性認(rèn)識不足，并且缺乏對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的積極性和主動性，阻礙人事檔案管理部門數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的開展。

三、A事業(yè)單位人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型閉環(huán)方案設(shè)計

（一）制訂人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型計劃

為了更好地進(jìn)行人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，A事業(yè)單位需要科學(xué)合理地制訂檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型整體規(guī)劃，明確檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型目標(biāo)、路徑及時間表，從人員、組織、技術(shù)等方面制訂計劃，確保人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作有序開展。與此同時，建立數(shù)字化檔案管理人才隊(duì)伍，首先，招聘專業(yè)人才，引入計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全等專業(yè)人才，提升人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)；其次，開展培訓(xùn)，將數(shù)字化技術(shù)引入人事檔案管理工作，提升人事檔案管理人員的操作技能和專業(yè)素養(yǎng)；最后，進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案管理工作流程，完善工作制度，為開展人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型奠定基礎(chǔ)。除此之外，在A事業(yè)單位中，還需要不斷完善數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，并搭建信息共享平臺，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，并且通過數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，提高人事檔案管理工作的安全性和保密性。

（二）實(shí)施人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型執(zhí)行方案

通過人力資源部門對人員進(jìn)行數(shù)字化能力培訓(xùn)，包括數(shù)字化理念、數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用和數(shù)字化意識的培訓(xùn)，提升人事檔案管理人員的數(shù)字化思維和能力。人事檔案管理人員利用檔案管理系統(tǒng)，基于管理人員授權(quán)的方式實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程查詢，并且需要利用人力資源部門開發(fā)的人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的數(shù)據(jù)管理和自動化流程，提高工作效率，降低人工成本。在人事檔案管理系統(tǒng)中開發(fā)通用的檔案信息模板，統(tǒng)一各項(xiàng)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，實(shí)現(xiàn)對不同類型檔案信息的統(tǒng)一管理。此外，人事檔案管理系統(tǒng)中的 “智能分類”功能，可以根據(jù)人員信息、檔案內(nèi)容等要素進(jìn)行智能分類，節(jié)省工作人員的時間和精力，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量；人事檔案管理系統(tǒng)中的 “智能檢索”功能可以實(shí)現(xiàn)對人事檔案信息的快速檢索和分類。同時，還可以利用人事檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對人事檔案信息的自動化管理，例如，通過人事檔案管理系統(tǒng)的 “檔案信息查詢”功能，可以實(shí)現(xiàn)對人事檔案信息的自動化查詢，提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量，而且可以促進(jìn)人事檔案信息共享，方便工作人員的查詢和利用。

（三）實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程管理

利用PDCA管理方法，使人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中的各環(huán)節(jié)都有明確的目標(biāo)、具體的措施和規(guī)定的時間節(jié)點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程管理。首先，利用PDCA管理方法，使各環(huán)節(jié)都有明確的責(zé)任部門和責(zé)任人，對各個環(huán)節(jié)中存在的問題進(jìn)行分析、診斷，并采取有針對性的改進(jìn)措施；其次，利用PDCA管理方法，對人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程進(jìn)行跟蹤、檢查、分析、總結(jié)和評價，確保人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程管理處于可控狀態(tài)；最后，利用PDCA管理方法，使人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中出現(xiàn)的問題得到及時解決，從而避免問題和隱患再次出現(xiàn)。

四、A事業(yè)單位人力資源部門的數(shù)字化轉(zhuǎn)型與人事檔案管理優(yōu)化策略

（一）建立資源整合機(jī)制

對于A單位來說，在數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程中，要先對原有的紙質(zhì)人事檔案進(jìn)行數(shù)字化處理。與此同時，人事檔案管理工作人員還需要及時更新人事檔案信息，并按照數(shù)字化轉(zhuǎn)型要求對人事檔案進(jìn)行科學(xué)分類，以方便日常管理工作的開展，同時，在人事檔案管理系統(tǒng)中，還可以隨時提供相應(yīng)的查詢和下載服務(wù)，以滿足單位和個人的需求。除此之外，A單位還需要構(gòu)建完善的數(shù)字化人事檔案管理平臺，實(shí)現(xiàn)檔案信息和相關(guān)業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合。同時，A事業(yè)單位還需要建立一支高素質(zhì)的人事檔案管理隊(duì)伍，引入專業(yè)人才，通過提高人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)能力和素質(zhì)，促進(jìn)人事檔案管理工作的順利開展，提高人事檔案管理的效率和質(zhì)量，從而使A事業(yè)單位人力資源部門能夠更好地發(fā)揮自身作用。

（二）健全數(shù)字平臺

A事業(yè)單位應(yīng)依據(jù)數(shù)字化轉(zhuǎn)型的相關(guān)要求，將人事檔案管理納入數(shù)字平臺，以實(shí)現(xiàn)信息共享、資源整合的目的。在具體操作過程中，A事業(yè)單位需基于數(shù)字化轉(zhuǎn)型的要求，建立數(shù)據(jù)庫，將檔案管理人員及檔案信息進(jìn)行集中管理。同時，A事業(yè)單位需完善檔案系統(tǒng)，設(shè)立遠(yuǎn)程查閱端口，檔案查詢?nèi)藛T通過平臺即可獲取檔案。在人事檔案管理中，A事業(yè)單位可根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行模塊設(shè)置，如智能檢索、數(shù)據(jù)分析等。A事業(yè)單位通過人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，能夠提高人事檔案管理工作效率，為單位和個人提供便捷服務(wù)，還能夠提高檔案的利用率，降低人力成本。與此同時，人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型還能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資源的開發(fā)利用，為職稱評審、人員晉升等提供參考。此外，人事檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型還能夠保證數(shù)據(jù)安全，避免數(shù)據(jù)丟失，促進(jìn)A事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展。

（三）優(yōu)化人才培養(yǎng)體系

第一，明確培訓(xùn)需求。在開展培訓(xùn)活動時，要充分結(jié)合人員的崗位需求，了解其在實(shí)際工作中所遇到的問題以及自身能力提升的方向，以此確定培訓(xùn)內(nèi)容，進(jìn)而促進(jìn)其工作能力提升。例如，A事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理人員專業(yè)知識培訓(xùn)時，可以通過數(shù)字化轉(zhuǎn)型的案例，引導(dǎo)其學(xué)習(xí)數(shù)字化管理軟件在人事檔案管理工作中的應(yīng)用技巧。第二，安排專門人員對員工進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)，針對當(dāng)前新形勢下人事檔案管理工作對人才的需求，設(shè)置專業(yè)的培訓(xùn)課程。例如，邀請有經(jīng)驗(yàn)的檔案管理人員為員工授課。第三，要充分調(diào)動員工在日常工作中學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)的積極性，加強(qiáng)員工在數(shù)字化轉(zhuǎn)型和人事檔案管理工作中的運(yùn)用技能。第四，通過信息化管理軟件，提高人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效率和質(zhì)量。另外，A事業(yè)單位還應(yīng)建立科學(xué)合理的人才培養(yǎng)機(jī)制，培養(yǎng)高素質(zhì)、高能力的人事檔案管理工作人員。與此同時，A事業(yè)單位還應(yīng)采取各種措施，促進(jìn)管理人員的數(shù)字化思維，從而提高人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效率。

五、結(jié)束語

數(shù)字化時代給人事檔案管理工作帶來機(jī)遇和挑戰(zhàn)。事業(yè)單位需要加強(qiáng)對數(shù)字化轉(zhuǎn)型與人事檔案管理的重視程度，制訂科學(xué)合理的人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型方案，有效推進(jìn)人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作。在數(shù)字化轉(zhuǎn)型與人事檔案管理過程中，還需要強(qiáng)化單位數(shù)字化理念，從而推動單位人力資源部門的數(shù)字化轉(zhuǎn)型和人事檔案管理數(shù)字化建設(shè)。目前，事業(yè)單位人力資源部門在人事檔案管理中存在問題和不足，直接影響人事檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型的效果。需要加強(qiáng)對數(shù)字化技術(shù)的認(rèn)識和理解，并積極探索數(shù)字化技術(shù)在人事檔案管理中的應(yīng)用模式，推動單位人事檔案管理工作的高效開展。

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