孫琪

互聯(lián)網(wǎng)和數(shù)字通信技術(shù)的飛速發(fā)展為線上辦公的興起鋪平了道路。2023年中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)信息中心（CNNIC）發(fā)布的第51次《中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)發(fā)展?fàn)顩r統(tǒng)計(jì)報(bào)告》顯示，截至2022年12月，我國(guó)線上辦公用戶規(guī)模達(dá)5.4億，較2021年12月增長(zhǎng)7078萬(wàn)，占網(wǎng)民總數(shù)的50.6%。未來(lái)，我國(guó)遠(yuǎn)程線上辦公用戶數(shù)還將增加，遠(yuǎn)程辦公或可成為企業(yè)吸引和留住人才的加分項(xiàng)。

技術(shù)加持下的管理新機(jī)遇

線上辦公的形式越來(lái)越靈活，主要包括完全遠(yuǎn)程、混合式遠(yuǎn)程（部分時(shí)間在辦公室工作，部分時(shí)間居家辦公）和自由職業(yè)等。線上辦公以技術(shù)為基礎(chǔ)，依賴高速互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、在線協(xié)作工具和項(xiàng)目管理軟件等。這些工具使得團(tuán)隊(duì)溝通和協(xié)作變得更加高效。因此，遠(yuǎn)程辦公的未來(lái)充滿了機(jī)遇。

●更低的成本

對(duì)企業(yè)而言，線上辦公最直觀的好處就是節(jié)約辦公空間的成本。由于員工在家工作，企業(yè)可以租用較小的辦公室甚至完全不租用辦公場(chǎng)所，從而節(jié)省了租金、水電費(fèi)、清潔費(fèi)用和維護(hù)費(fèi)用等開支。同時(shí)，線上辦公還節(jié)省了必須為員工提供的物質(zhì)資源，如辦公設(shè)備和用品，進(jìn)一步降低了公司的運(yùn)營(yíng)成本。

對(duì)員工而言，線上辦公最明顯的好處是節(jié)約通勤成本，在家工作還可以降低外出就餐的頻率。根據(jù)界面新聞消息，采用遠(yuǎn)程辦公的企業(yè)，其全要素生產(chǎn)率提高了20%—30%，每位遠(yuǎn)程辦公的員工一年可為企業(yè)節(jié)省約1.4萬(wàn)元。

●更靈活的工作方式和更高的效率

線上辦公減少了通勤時(shí)間和在辦公室工作時(shí)的各種干擾，為員工提供了更多專注于任務(wù)的時(shí)間，而且員工可以根據(jù)自己的習(xí)慣選擇適合自己的時(shí)段集中精力工作，這對(duì)于提高工作效率和創(chuàng)造力極其有利。當(dāng)然，高效的線上辦公并不是自動(dòng)實(shí)現(xiàn)的，員工須具備有效的自我管理和時(shí)間管理意識(shí)，以及適宜的工作環(huán)境等條件。

●更廣泛的人才庫(kù)

線上辦公意味著人才不受地域的限制，公司可以在全球范圍內(nèi)實(shí)施招聘，不再局限于公司所在地或員工愿意通勤的地區(qū)。企業(yè)將招聘到技能和經(jīng)驗(yàn)更豐富的員工，進(jìn)而增加團(tuán)隊(duì)的多樣性和創(chuàng)新能力。對(duì)于那些尋求靈活工作安排的人才來(lái)說(shuō)，線上辦公具有極大的吸引力，比如學(xué)生家長(zhǎng)、想要實(shí)現(xiàn)工作與生活平衡的求職者，以及居住在偏遠(yuǎn)地區(qū)的專業(yè)人士。線上辦公還有利于形成更為包容的工作環(huán)境，尤其對(duì)殘疾人或因其他限制而難以進(jìn)入傳統(tǒng)工作場(chǎng)所的人而言。

與機(jī)遇相伴的管理挑戰(zhàn)

事物具有兩面性。線上辦公在為企業(yè)和員工帶來(lái)便利和機(jī)遇的同時(shí)，也給企業(yè)人力資源管理帶來(lái)了挑戰(zhàn)。

●人才招聘難度增大

為了在更廣泛的區(qū)域內(nèi)招攬到人才，企業(yè)須優(yōu)化在線招聘策略，使用社交媒體、專業(yè)招聘網(wǎng)站和企業(yè)網(wǎng)站等來(lái)吸引候選人。面試過(guò)程中，招聘主管應(yīng)側(cè)重考察候選人的自我管理能力、在線溝通技巧和對(duì)線上辦公的適應(yīng)能力，因?yàn)檫@些特質(zhì)在線上辦公環(huán)境中至關(guān)重要。

●員工培訓(xùn)及職業(yè)發(fā)展受限

線上辦公情境下，員工培訓(xùn)以及職業(yè)發(fā)展的難點(diǎn)主要體現(xiàn)在如何有效地傳遞知識(shí)和技能、提供個(gè)性化的職業(yè)發(fā)展路徑。傳統(tǒng)的面對(duì)面培訓(xùn)在遠(yuǎn)程辦公環(huán)境中不再可行，這迫使企業(yè)將培訓(xùn)轉(zhuǎn)向在線學(xué)習(xí)平臺(tái)和線上培訓(xùn)會(huì)議。這種轉(zhuǎn)變需要?jiǎng)?chuàng)新的內(nèi)容交付方式和互動(dòng)的學(xué)習(xí)內(nèi)容，以確保員工能夠有效地吸收并應(yīng)用新知識(shí)。

在線上辦公條件下，員工的個(gè)性化職業(yè)發(fā)展也增加了難度，因?yàn)槿狈γ婷鏈贤赡軙?huì)使員工感覺(jué)被忽視。

●評(píng)估員工表現(xiàn)的難度增大

線上辦公情境下，人力資源管理者想要公正、準(zhǔn)確地評(píng)價(jià)員工的工作表現(xiàn)和團(tuán)隊(duì)合作能力，更多依賴基于結(jié)果的評(píng)估方法，而不是基于時(shí)間或出勤的傳統(tǒng)方法。這就要求企業(yè)明確并量化工作目標(biāo)和成果，確保員工清晰地了解自身職責(zé)和預(yù)期成果。在評(píng)估遠(yuǎn)程員工團(tuán)隊(duì)合作能力時(shí)，非言語(yǔ)交流的缺失還會(huì)導(dǎo)致誤解和信息傳遞不準(zhǔn)確。此外，由于時(shí)間和空間差異，協(xié)調(diào)各地團(tuán)隊(duì)的工作進(jìn)度也將變得更加復(fù)雜。這都會(huì)給人力資源管理者的判斷帶來(lái)影響。

五步確保遠(yuǎn)程辦公高效運(yùn)轉(zhuǎn)

在未來(lái)3—5年內(nèi)，預(yù)測(cè)全球?qū)?huì)有超過(guò)三分之二的企業(yè)采用線上辦公的模式。其中，技術(shù)將繼續(xù)作為推動(dòng)線上辦公發(fā)展的主要?jiǎng)恿Α？萍家匀藶楸?，?chuàng)新亦是為人。因此，企業(yè)應(yīng)逐步完善遠(yuǎn)程辦公管理體系，使遠(yuǎn)程辦公釋放出更大的價(jià)值。

●重視前沿技術(shù)的發(fā)展

隨著云計(jì)算、人工智能、5G網(wǎng)絡(luò)以及虛擬現(xiàn)實(shí)增強(qiáng)技術(shù)的迅速發(fā)展和普及，線上辦公將變得更加高效、更具有互動(dòng)性。比如，通過(guò)虛擬現(xiàn)實(shí)創(chuàng)建沉浸式辦公室，增強(qiáng)現(xiàn)實(shí)工具將被用于復(fù)雜數(shù)據(jù)分析和視覺(jué)化工作流程。阿里巴巴集團(tuán)在最近幾年實(shí)施了線上辦公模式，利用自身強(qiáng)大的云計(jì)算能力和通信技術(shù)，提供了完備的在線協(xié)作工具，確保了數(shù)萬(wàn)名員工的高效工作。與此同時(shí)，公司重視員工的心理健康和福利，通過(guò)開辦在線心理咨詢和線上休閑活動(dòng)來(lái)犒勞員工。隨著這些技術(shù)的集成，企業(yè)將更加靈活地適應(yīng)市場(chǎng)變化，同時(shí)提高生產(chǎn)效率和員工滿意度。對(duì)企業(yè)而言，投資前沿技術(shù)并培養(yǎng)員工適應(yīng)技術(shù)變革的能力，將成為適應(yīng)未來(lái)線上辦公新趨勢(shì)的關(guān)鍵。

●配備線上辦公工具

辦公工具方面，視頻會(huì)議軟件成為遠(yuǎn)程團(tuán)隊(duì)交流不可或缺的一部分，團(tuán)隊(duì)成員即使身處不同地點(diǎn)也能進(jìn)行有效溝通。項(xiàng)目管理和協(xié)作工具對(duì)于任務(wù)分配、進(jìn)度跟蹤和團(tuán)隊(duì)協(xié)作至關(guān)重要，團(tuán)隊(duì)成員可以通過(guò)相關(guān)軟件實(shí)時(shí)更新、查看任務(wù)進(jìn)度。文件共享和云存儲(chǔ)服務(wù)允許團(tuán)隊(duì)成員輕松存儲(chǔ)、共享和協(xié)同編輯文檔，無(wú)論員工身處何方，均可一鍵分享重要信息或進(jìn)行遠(yuǎn)程協(xié)作。在前沿技術(shù)方面，人工智能技術(shù)可以通過(guò)實(shí)時(shí)監(jiān)控和反饋，區(qū)別高效和低效的工作模式，從而幫助管理者更準(zhǔn)確地評(píng)估員工在線辦公時(shí)的工作表現(xiàn)，及時(shí)指出員工的待改進(jìn)之處。虛擬角色可以模擬復(fù)雜的客戶服務(wù)情境，讓員工如同置身真實(shí)工作場(chǎng)景，能夠更快地掌握工作技能并提升溝通能力。虛擬角色的培訓(xùn)服務(wù)還能夠根據(jù)員工的學(xué)習(xí)進(jìn)度和學(xué)習(xí)習(xí)慣進(jìn)行個(gè)性化調(diào)整，為員工提供定制化的反饋和指導(dǎo)，使學(xué)習(xí)效果達(dá)到最佳。

●建立組織文化

遠(yuǎn)程辦公環(huán)境下，如何維系團(tuán)隊(duì)精神？明確組織的價(jià)值觀和使命對(duì)于全體員工建立共同的目標(biāo)感和歸屬感至關(guān)重要。線上辦公不等于沒(méi)有管理，企業(yè)可以定期召開全員線上會(huì)議，領(lǐng)導(dǎo)層在線上多與員工進(jìn)行交流，除了談?wù)摴ぷ鳎部梢粤囊涣纳?，建立坦誠(chéng)的團(tuán)隊(duì)關(guān)系。人力資源部應(yīng)在任務(wù)相對(duì)輕松的時(shí)段組織在線團(tuán)隊(duì)建設(shè)活動(dòng)和互動(dòng)游戲，增進(jìn)同事之間的關(guān)系，同時(shí)減輕線上辦公帶來(lái)的孤立感。鼓勵(lì)和支持跨部門合作，以此消除線上辦公導(dǎo)致的不同部門間的“孤島”狀態(tài)，促進(jìn)團(tuán)隊(duì)間的協(xié)作和創(chuàng)意交流。重視員工的反饋和建議，鼓勵(lì)和支持員工參與企業(yè)文化塑造和發(fā)展，增強(qiáng)員工的參與感和組織忠誠(chéng)度。

●解決好法律問(wèn)題

在遠(yuǎn)程辦公過(guò)程中，跨境線上辦公引發(fā)的勞動(dòng)法問(wèn)題尤為突出，不同國(guó)家和地區(qū)的勞動(dòng)法差異可能會(huì)引發(fā)法律問(wèn)題。企業(yè)需要遵守員工所在地的勞動(dòng)法規(guī)，包括工作時(shí)間、休假制度、最低工資標(biāo)準(zhǔn)等。員工的福祉應(yīng)成為管理者的關(guān)注焦點(diǎn)。企業(yè)應(yīng)制定明確的線上辦公政策，確保員工在保持高效工作的同時(shí)也能享有足夠的休息時(shí)間和個(gè)人空間。數(shù)據(jù)保護(hù)和隱私也是需要考慮的重要因素，特別是在處理敏感信息和客戶數(shù)據(jù)時(shí)。線上辦公還會(huì)涉及稅務(wù)合規(guī)問(wèn)題，如員工在不同的地區(qū)或國(guó)家工作會(huì)帶來(lái)稅務(wù)居住地的變化，這會(huì)對(duì)企業(yè)和員工的稅務(wù)報(bào)告產(chǎn)生影響。另外，如何保障自主知識(shí)產(chǎn)權(quán)也是線上辦公中的關(guān)鍵法律問(wèn)題，企業(yè)需要通過(guò)合適的技術(shù)措施及法律協(xié)議來(lái)保護(hù)其商業(yè)秘密和知識(shí)產(chǎn)權(quán)。總之，遠(yuǎn)程辦公中可能出現(xiàn)的各種法律問(wèn)題要求企業(yè)管理者具備高度的法律意識(shí)，進(jìn)而制定有針對(duì)性的靈活策略，確保企業(yè)業(yè)務(wù)操作合法合規(guī)。

●提供充足的培訓(xùn)資源

技術(shù)發(fā)展日新月異，終身學(xué)習(xí)在一個(gè)人的職業(yè)生涯中變得更加重要。企業(yè)應(yīng)為員工提供充足的線上學(xué)習(xí)資源，幫助員工適應(yīng)不斷發(fā)展變化的工作環(huán)境。定期的一對(duì)一視頻會(huì)議、定制化的職業(yè)規(guī)劃方案和遠(yuǎn)程導(dǎo)師計(jì)劃都可以很好地支持員工的個(gè)人職業(yè)發(fā)展。

作者單位 貴州大學(xué)管理學(xué)院