檔案管理是國家檔案事業(yè)的基本組成部分，是對檔案實體及檔案信息進行收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用的過程。[1] 做好檔案管理工作，才能滿足檔案使用者的需求，不斷提高檔案服務(wù)水平。大數(shù)據(jù)環(huán)境下，將新興信息技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中是一個必然趨勢，相關(guān)單位要加以重視。然而，檔案信息化建設(shè)過程中，會受到認知、技術(shù)、管理、人員、安全等因素的干擾，因此管理工作上存在一些問題。本文主要探討大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新路徑，以期為實際管理工作提供參考。

一、新形勢下檔案管理的發(fā)展現(xiàn)狀

（一）電子檔案得到普及

信息時代，檔案管理的一個重要特點，就是從實體檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，檔案資源可通過數(shù)字形式進行處理。和實體檔案相比，電子檔案在制作、傳輸、存儲等環(huán)節(jié)更加高效便捷。尤其隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)的普及，電子檔案的使用降低了工作強度，檔案管理人員從機械性、重復(fù)性的工作中解脫出來，有助于檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級。[2]

（二）技術(shù)含量明顯提高

在信息技術(shù)的支持下，檔案管理工作的技術(shù)含量明顯提高，尤其是檔案的建立和檢索環(huán)節(jié)。檔案建立時，利用專業(yè)設(shè)備輸入檔案信息，轉(zhuǎn)變了傳統(tǒng)的工作流程，達到降本增效的目標。檔案檢索時，檔案管理人員只需要輸入關(guān)鍵詞、編號、時間等信息，即可快速鎖定目標檔案，相較于人工查找可提高效率，縮短檔案使用者的等待時間。

二、大數(shù)據(jù)在檔案管理中的應(yīng)用價值

（一）轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)管理模式

大數(shù)據(jù)時代，結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化的檔案資源不斷形成，增加了檔案管理工作量，也為檔案管理人員增加了工作壓力。采用傳統(tǒng)管理模式，投入的人力、物力成本高，管理效率低下，容易出現(xiàn)人為性差錯。大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，實現(xiàn)了檔案管理流程的優(yōu)化，檔案信息的收集、整理、保管、統(tǒng)計、利用均實現(xiàn)了自動化、規(guī)范化、智能化，為檔案管理工作帶來諸多便利，能避免人為性差錯的出現(xiàn)。

（二）提高檔案利用價值

檔案的價值體現(xiàn)在檔案資源的開發(fā)利用上，滿足檔案使用者的具體需求。大數(shù)據(jù)背景下，得益于“互聯(lián)網(wǎng)+”模式的實施，檔案管理人員充分利用互聯(lián)網(wǎng)、計算機、大數(shù)據(jù)等技術(shù)，一方面提高了檔案信息的開放性、共享性，另一方面能對低價值的信息予以剔除，為后續(xù)檔案的開發(fā)利用打下基礎(chǔ)。具體而言，檔案管理人員利用計算機網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，能根據(jù)不同使用者的需求，提供多元化、針對性的服務(wù)，如查詢文字、圖片、音頻、視頻等資料，從而節(jié)省時間和精力。從原來的“用戶跑腿”轉(zhuǎn)變?yōu)椤皵?shù)據(jù)跑腿”，檔案服務(wù)向著動態(tài)化、交互性的方向發(fā)展，從而打破時間、空間的限制。[3]

（三）實現(xiàn)信息互聯(lián)互通

大數(shù)據(jù)技術(shù)的一大特點，是實現(xiàn)了信息的互聯(lián)互通。檔案管理人員對檔案信息收集、整理并實現(xiàn)云端存儲，然后利用主動推送、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等技術(shù)，即可對檔案數(shù)據(jù)庫進行處理和利用。檔案管理人員利用檔案數(shù)據(jù)庫不斷優(yōu)化服務(wù)方案，基于網(wǎng)絡(luò)平臺實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，方便使用者查詢目標資源。另外，利用不同的數(shù)據(jù)接口，可在檔案數(shù)據(jù)庫與不同區(qū)域、不同行業(yè)、不同單位之間搭建起橋梁，實現(xiàn)檔案資源的高效傳遞與安全管理，最終提高利用價值。

（四）作出科學(xué)發(fā)展決策

檔案是在社會活動中形成的具有保存價值的原始記錄，也是開展檔案管理工作的重要參考，有助于相關(guān)單位作出科學(xué)的發(fā)展決策。[4] 相關(guān)單位檔案部門要想健康發(fā)展，就必須落實市場調(diào)研工作，明確使用者的實際需求。大數(shù)據(jù)背景下，一些檔案信息在網(wǎng)絡(luò)平臺上展示，這對競爭合作是一個有利條件。例如，各單位合作之前在網(wǎng)絡(luò)平臺上分析相關(guān)檔案資料，了解對方的經(jīng)濟活動等信息，為制訂決策提供數(shù)據(jù)支持，從而保障自身健康發(fā)展。

（五）提高內(nèi)部管理水平

相關(guān)單位內(nèi)形成的所有信息，最終都會歸集到檔案管理部門，這些檔案資料對內(nèi)部管理具有一定幫助。尤其是規(guī)模大、業(yè)務(wù)多的單位，由于其內(nèi)部組織機構(gòu)復(fù)雜、人員眾多，在內(nèi)部管理上存在不少難點。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，對檔案資源進行分析，即可了解每個職工的相關(guān)信息，利用這些信息，能為單位內(nèi)部管理提供有效幫助，促進管理水平不斷提高。

三、當(dāng)前檔案管理工作中存在的問題

將大數(shù)據(jù)技術(shù)融入檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、自動化、智能化，是一個必然的發(fā)展趨勢。[5] 調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些單位在大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作存在一些問題，集中體現(xiàn)在認知、技術(shù)、管理、人員、安全等方面。

（一）認知不夠充分

在檔案管理工作中，認知不夠充分主要體現(xiàn)在兩個方面。首先，管理部門對檔案管理的重視不足，例如沒有設(shè)置專門的檔案管理機構(gòu)、崗位，或者由其他崗位的工作人員兼任。這一情況的存在，會降低檔案管理的規(guī)范化，即使出現(xiàn)問題也難以追究當(dāng)事人的責(zé)任。其次，部分檔案管理人員對檔案管理的重視不足，沒有認識到檔案工作的重要價值，認為檔案管理可有可無，實際工作中容易出現(xiàn)消極、懈怠的心理，影響管理工作的效率和質(zhì)量。

（二）技術(shù)相對薄弱

檔案管理的技術(shù)環(huán)節(jié)相對薄弱，主要體現(xiàn)在信息化建設(shè)不足。檔案管理信息化的基礎(chǔ)工作是從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，這個環(huán)節(jié)的工作量較大，需要使用計算機、掃描儀等專業(yè)設(shè)備。一旦資金投入不足，設(shè)備采購環(huán)節(jié)困難重重，無法保證設(shè)備的性能和質(zhì)量，在實際工作中經(jīng)常出現(xiàn)故障，就會影響實際工作效率。同時，打造完善的檔案信息化平臺，要求檔案管理人員熟練掌握計算機、互聯(lián)網(wǎng)、數(shù)據(jù)挖掘等技術(shù)，部分檔案管理人員的技術(shù)能力有限，對系統(tǒng)平臺的操作不熟練，會影響檔案數(shù)據(jù)的真實性。[6] 另外，軟件、硬件在使用過程中，需要定期維護保養(yǎng)，一旦保養(yǎng)不及時、維護不到位，也會影響檔案管理工作的開展。

（三）管理機制落后

大數(shù)據(jù)背景下，傳統(tǒng)的檔案管理機制暴露出較多缺陷，主要體現(xiàn)在三個方面。首先，檔案管理組織機構(gòu)和人員配置冗余，檔案管理流程復(fù)雜，會影響檔案使用者的服務(wù)體驗。其次，伴隨著內(nèi)部和外部環(huán)境的變化，檔案管理與自身發(fā)展之間不完全匹配，管理工作跟不上時代發(fā)展潮流。最后，得益于信息技術(shù)的普及，檔案信息呈指數(shù)級增長，傳統(tǒng)的管理模式不再適應(yīng)，但缺少相應(yīng)的管理機制作為支撐。例如，基于落后的管理機制，檔案信息在傳輸、存儲等環(huán)節(jié)未有效對接，尤其是入職、離職人員，其個人檔案的處理過程煩瑣，給檔案管理人員造成困擾。

（四）人員素質(zhì)不高

檔案管理具有一定專業(yè)性，不僅理論復(fù)雜，而且技術(shù)要求高。調(diào)查發(fā)現(xiàn)，一些部門在人員配置上存在問題，集中體現(xiàn)在人員素質(zhì)不高。例如，檔案管理人員的學(xué)歷較低，掌握的理論知識和信息技術(shù)能力不足，管理思維和工作能力均達不到實際要求。造成這一問題的原因中，人才引進和培養(yǎng)不到位是主要方面，由于實踐經(jīng)驗缺乏，業(yè)務(wù)知識缺口不斷加大，最終導(dǎo)致人員綜合素質(zhì)沒有得到很好的提升。

（五）存在安全隱患

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，雖然提高了管理效率，但同時也存在較多的安全隱患。尤其電子檔案在傳輸、分析、利用中，很容易出現(xiàn)檔案資料丟失、刪改等情況，這些信息的泄露會對相關(guān)單位造成不利影響。如何在信息化建設(shè)的同時保證檔案資源的安全性，成為檔案管理人員必須解決的問題。

四、大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）更新檔案管理理念

檔案管理工作的開展，需要正確的思想理念作為指導(dǎo)，以保證管理工作的方向是正確的、合理的。面對認知不夠充分這一問題，檔案管理部門相關(guān)人員應(yīng)轉(zhuǎn)變自身理念，積極順應(yīng)大數(shù)據(jù)環(huán)境。首先，管理部門負責(zé)人應(yīng)以身作則，認識到檔案管理工作的重要性，對現(xiàn)行檔案管理模式進行分析，明確其中的不足之處，從而樹立主動變革的理念，形成大數(shù)據(jù)思維，積極探索檔案管理的創(chuàng)新路徑。其次，要加大宣傳力度，充分利用宣傳欄、LED 屏、官網(wǎng)、公眾號等媒介，系統(tǒng)介紹檔案管理的相關(guān)知識，以及成功的管理案例與經(jīng)驗，營造出良好的環(huán)境氛圍，減小檔案管理工作的實施阻力；[7] 同時，要鼓勵檔案管理人員學(xué)習(xí)大數(shù)據(jù)技術(shù)，并將其融入檔案管理工作中，實現(xiàn)管理模式的變革與創(chuàng)新。

（二）加快技術(shù)設(shè)施建設(shè)

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理工作，與技術(shù)設(shè)施的建設(shè)使用密切相關(guān)，加快技術(shù)設(shè)施建設(shè)，主要從以下幾點入手。首先，檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，在檔案資料的分類、整理、存儲、利用等環(huán)節(jié)，配置專業(yè)的硬件和軟件。[8]在硬件設(shè)施方面，以計算機、掃描儀等為代表，結(jié)合檔案管理需求、特點，制訂科學(xué)的設(shè)備采購清單，兼顧經(jīng)濟性和實用性。在軟件設(shè)施方面，以互聯(lián)網(wǎng)為依托打造檔案管理信息化平臺，不斷拓展管理功能模塊，發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢。其次，建立檔案數(shù)據(jù)庫，為檔案資源的分析利用打下基礎(chǔ)。檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，要結(jié)合檔案資料的使用需求形成良好的用戶界面，功能模塊要完善，存儲空間要充足。在檔案文獻檢索上，充分利用人工智能技術(shù)，采用關(guān)鍵詞查詢、編號查詢、時間查詢等方式，提高檢索效率。最后，加強頂層設(shè)計，實現(xiàn)檔案資源信息互聯(lián)互通。這就要求檔案管理部門結(jié)合實際要求，提高檔案資源的歸集共享程度，實現(xiàn)數(shù)據(jù)應(yīng)接盡接、共建共享，提高數(shù)據(jù)的匹配性、及時性，確保檔案利用更加精準。

（三）建立健全管理機制

要建立健全新型管理體制，推進管理工作數(shù)字化轉(zhuǎn)型，有條件者還可建設(shè)數(shù)字檔案中心。首先，建立信息化建設(shè)機制。檔案管理信息化建設(shè)需要政策和資金支持，這就要求相關(guān)部門開展市場調(diào)研工作，結(jié)合自身需求選擇合適的建設(shè)方式，形成以檔案部門為主體、專業(yè)機構(gòu)為輔助的信息化建設(shè)機制。其次，建立數(shù)據(jù)安全保障機制。在檔案數(shù)據(jù)的處理過程中，應(yīng)加強日常監(jiān)測、預(yù)警、管理和應(yīng)急處理能力，保證網(wǎng)絡(luò)安全。[9] 這就要求管理部門從安全規(guī)劃、安全測評、容災(zāi)備份等方面入手，嚴格執(zhí)行網(wǎng)絡(luò)安全等級保護體系，及時發(fā)現(xiàn)安全隱患并處理。最后，建立考核通報機制。檔案管理工作的開展，要將信息化建設(shè)、資源共享等內(nèi)容納入績效考核中，相關(guān)部門和人員嚴格落實責(zé)任制，實現(xiàn)考核評比、督查督辦的常態(tài)化，并向社會發(fā)布評價報告，主動接受社會監(jiān)督。

（四）落實人才培養(yǎng)工作

為解決人才問題，應(yīng)建立一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊伍。首先，積極吸納人才，爭取政策支持，以管理需求為導(dǎo)向，對人才引進流程進行優(yōu)化，從多渠道吸引人才，如社會招聘、高校培養(yǎng)、定向選拔等。其次，對現(xiàn)有檔案管理人員進行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，采用多種形式的培訓(xùn)方式，如外出進修、業(yè)務(wù)講座、技能比賽等，思維、知識、能力多方面培訓(xùn)同步進行，建成學(xué)術(shù)型、實踐型檔案管理人才隊伍。[10] 最后要加強考核，配合適宜的激勵措施，調(diào)動檔案管理人員的積極性。

（五）打造信息防護系統(tǒng)

針對安全隱患問題，應(yīng)充分運用安全管理技術(shù)，打造信息防護系統(tǒng)。首先，系統(tǒng)搭建過程中，采用防火墻技術(shù)，設(shè)置檔案信息查閱權(quán)限。其次，系統(tǒng)投入使用后，對檔案進行備份處理，檔案管理人員定期進行系統(tǒng)的維護、優(yōu)化和升級。再次，針對涉密文件，可嘗試采用數(shù)據(jù)加密技術(shù)，避免外部因素的干擾。最后，設(shè)置檔案監(jiān)察機構(gòu)，對信息安全管理工作進行檢查指導(dǎo)。

五、結(jié)語

綜上所述，如今電子檔案得到普及、技術(shù)含量明顯提高，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于檔案管理中是一個必然趨勢。本文從更新檔案管理理念、加快技術(shù)設(shè)施建設(shè)、建立健全管理機制、落實人員培養(yǎng)工作、打造信息防護系統(tǒng)五個方面，闡述了大數(shù)據(jù)環(huán)境下檔案管理的創(chuàng)新路徑，以期提高檔案管理水平。

（作者簡介：謝正良，男，本科，明溪縣未成年人救助保護中心，館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 劉月嬌）