一、引言

檔案數(shù)字化就是把紙質(zhì)文檔通過(guò)掃描、錄入等方式將信息存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)中，以實(shí)現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡(jiǎn)單、存儲(chǔ)空間小、維護(hù)方便、安全等目標(biāo)?，F(xiàn)代信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，已經(jīng)深深融入社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展方方面面，檔案管理數(shù)字化是信息時(shí)代的必然要求。新時(shí)期應(yīng)加強(qiáng)基層單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)，積極完善配套軟硬件設(shè)施和管理機(jī)制，指導(dǎo)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化開展，進(jìn)一步提升檔案管理整體工作成效。

二、基層單位檔案管理工作的數(shù)字化需求

在當(dāng)今信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，基層單位檔案工作的數(shù)字化已經(jīng)成為提高行政效能、服務(wù)公眾、推動(dòng)社會(huì)治理現(xiàn)代化的迫切需求。檔案管理數(shù)字化的需求涵蓋多個(gè)層面，從提高管理效率到保障信息安全，都是推動(dòng)基層單位檔案管理數(shù)字化的原動(dòng)力。[1]

（一）信息共享需求

基層單位檔案管理數(shù)字化能夠?qū)崿F(xiàn)檔案信息的共享，使檔案信息更為便捷地服務(wù)于公眾。

（二）管理效率提升需求

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理占用大量的物理空間，同時(shí)檔案的保管、整理和檢索也需要大量人力物力。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式往往導(dǎo)致信息檢索困難，檔案管理數(shù)字化能夠大幅提高檔案管理效率。自動(dòng)化的流程和智能檢索功能可以使基層單位在處理文件和信息時(shí)更為迅捷高效。

（三）安全性和保密性需求

基層單位檔案管理涉及個(gè)人隱私信息，檔案管理數(shù)字化具備高水平的信息安全保障措施，包括嚴(yán)格的權(quán)限控制、數(shù)據(jù)加密等技術(shù)手段，確保檔案信息的安全和保密。[2]

三、基層單位檔案管理工作中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理機(jī)制不完善

長(zhǎng)期以來(lái)，由于基層單位檔案管理部門以紙質(zhì)檔案為主，很多基層單位并不重視檔案工作數(shù)字化，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)不充分，檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)運(yùn)行不暢，影響了檔案管理整體效能。[3] 目前許多基層單位檔案管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，包括文件命名規(guī)范、電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一等，導(dǎo)致檔案管理工作流程不暢。同時(shí)，不同部門、不同系統(tǒng)之間存在著不同的管理體系，難以實(shí)現(xiàn)信息的互通與共享。

（二）檔案檢索效率低下

傳統(tǒng)的檔案管理模式導(dǎo)致文件的傳遞、審核、備份等環(huán)節(jié)存在大量人為干預(yù)，容易出現(xiàn)文件遺失、處理耗時(shí)等問(wèn)題，增加管理難度，降低檔案管理效率。首先，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理通常采用手工檢索方式，需要工作人員逐一查閱文件柜或檔案盒，這樣的方式既費(fèi)時(shí)又容易出現(xiàn)遺漏，降低檔案資料檢索效率。其次，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在空間和組織結(jié)構(gòu)的限制，導(dǎo)致信息無(wú)法進(jìn)行全面的關(guān)聯(lián)，在查找特定信息時(shí)，可能需要查閱多個(gè)文件或多個(gè)部門的檔案，增加檢索的復(fù)雜性。再次，傳統(tǒng)檔案管理難以實(shí)現(xiàn)多維度的檢索，即按照時(shí)間、地點(diǎn)、主題等多個(gè)維度對(duì)檔案進(jìn)行檢索，在面對(duì)復(fù)雜的查詢需求時(shí)，往往難以提供滿足要求的全面信息。加之紙質(zhì)檔案難以進(jìn)行實(shí)時(shí)的共享，這限制了檔案信息的即時(shí)性和共享性，造成信息孤島。最后，紙質(zhì)檔案容易因?yàn)檫z失、損壞等原因?qū)е滦畔G失，給檢索工作帶來(lái)不確定性，也增加了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。[4]

（三）專業(yè)檔案管理人才缺失

在基層單位檔案管理工作中，還存在專業(yè)檔案管理人才缺失的問(wèn)題。由于歷史和現(xiàn)實(shí)的原因，許多基層單位缺乏專業(yè)的檔案管理人才?，F(xiàn)有的檔案管理人員往往身兼數(shù)職，缺乏足夠的時(shí)間和精力投入檔案管理工作中，導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范，數(shù)字化進(jìn)程緩慢。同時(shí)，由于缺乏配套的福利待遇，導(dǎo)致專業(yè)的檔案管理人才不愿加入基層檔案管理隊(duì)伍。[5]

（四）數(shù)字化建設(shè)資金投入不足

在推進(jìn)基層單位檔案管理數(shù)字化的過(guò)程中，一個(gè)普遍存在的問(wèn)題是數(shù)字化建設(shè)資金投入不足，具體表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。一是技術(shù)設(shè)備投入不足。建設(shè)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)需要大量的技術(shù)設(shè)備，包括電腦設(shè)備、掃描設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等。但由于資金投入不足，許多基層單位往往使用老舊的設(shè)備，導(dǎo)致系統(tǒng)性能低下、響應(yīng)速度慢，影響了檔案管理數(shù)字化的正常運(yùn)行。二是軟件系統(tǒng)購(gòu)買維護(hù)投入不足：檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的開發(fā)和購(gòu)買費(fèi)用較高，但基層單位對(duì)檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)的重要性認(rèn)識(shí)不足，導(dǎo)致對(duì)軟件開發(fā)和購(gòu)買的投入不足，即專門針對(duì)檔案管理進(jìn)行開發(fā)設(shè)計(jì)的檔案管理軟件，無(wú)法滿足實(shí)際管理需求。[6]檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)需要定期進(jìn)行維護(hù)，包括軟件更新、系統(tǒng)升級(jí)、數(shù)據(jù)備份等。由于維護(hù)投入不足，系統(tǒng)可能存在安全隱患，同時(shí)也影響了系統(tǒng)的長(zhǎng)期穩(wěn)定運(yùn)行。

（五）檔案安全工作存在不足

一是檔案安全意識(shí)淡薄。一些基層單位對(duì)檔案的數(shù)字化、信息化工作較為重視，但在檔案的收集、整理、編研和開發(fā)利用的同時(shí)，忽視安全工作。二是部分單位未嚴(yán)格落實(shí)安全管理制度，檔案安全管理工作存在不少漏洞。三是缺乏經(jīng)常性的安全檢查。一些設(shè)施出現(xiàn)故障、不能正常運(yùn)作，也未能及時(shí)發(fā)現(xiàn)和修復(fù)，從而引起災(zāi)害事故。

四、基層單位檔案管理數(shù)字化的實(shí)施策略

（一）完善檔案數(shù)字化管理機(jī)制

在推進(jìn)基層單位檔案工作數(shù)字化的過(guò)程中，構(gòu)建完善的管理機(jī)制是確保檔案管理數(shù)字化順利進(jìn)行的策略。（1）信息安全管理規(guī)范。信息安全管理規(guī)范是實(shí)現(xiàn)信息安全保障最基本的規(guī)范性文件。檔案管理數(shù)字化應(yīng)參照信息安全管理規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)制訂相關(guān)方案。（2）技術(shù)管理規(guī)范。技術(shù)管理規(guī)范是指管理機(jī)構(gòu)依據(jù)信息系統(tǒng)技術(shù)的性質(zhì)和實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)制訂的規(guī)約。檔案管理數(shù)字化應(yīng)參照技術(shù)管理規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，制訂數(shù)字化檔案的技術(shù)管理規(guī)范。（3）標(biāo)準(zhǔn)流程。數(shù)字化檔案的標(biāo)準(zhǔn)流程可以確保數(shù)字化檔案的生命周期和安全性。標(biāo)準(zhǔn)流程包括數(shù)字化檔案的建庫(kù)、備份、存檔、恢復(fù)、維護(hù)、移交等程序。

因此，應(yīng)明確檔案管理數(shù)字化工作要求，制訂相關(guān)規(guī)范，包括文件命名規(guī)范、電子文件格式標(biāo)準(zhǔn)、權(quán)限管理規(guī)定等；設(shè)計(jì)清晰的檔案管理數(shù)字化流程，確保從檔案數(shù)字化、錄入到檢索和歸檔等各個(gè)環(huán)節(jié)都有明確的操作流程；在基層單位內(nèi)部建立專門的檔案管理數(shù)字化組織結(jié)構(gòu)，明確各個(gè)崗位的職責(zé)和權(quán)限，確保檔案管理數(shù)字化能夠有序推進(jìn)。

（二）加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程

檔案數(shù)字化能有效提高檔案管理效率，實(shí)踐中要做到以下幾點(diǎn)。

1. 建立檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)的含義是依托先進(jìn)的信息技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)的管理和便捷的使用。建立數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的任務(wù)，要經(jīng)過(guò)由低到高、由單個(gè)到群體的循序漸進(jìn)的過(guò)程。收集檔案信息后，將檔案的內(nèi)容特征和形式特征著錄、標(biāo)引出來(lái)，完成對(duì)檔案信息的前期處理。之后采用數(shù)據(jù)錄入的方式將檔案信息前處理的結(jié)果轉(zhuǎn)化成機(jī)讀數(shù)據(jù)。[7] 最后對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行完善，檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)越有成效，檔案信息管理與服務(wù)也就越有保障。

2. 建立網(wǎng)站或平臺(tái)

實(shí)踐中可建立檔案機(jī)構(gòu)（館）網(wǎng)站或平臺(tái)，并聯(lián)網(wǎng)以實(shí)施資源共享。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)提供檔案信息查閱，建立網(wǎng)上現(xiàn)行文件查閱中心提供全文查詢。例如，威海市市建委建設(shè)了一體化的招投標(biāo)平臺(tái)、聯(lián)審聯(lián)批憑條、綜合管理平臺(tái)和檔案管理平臺(tái)等，檔案管理平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目審批全過(guò)程材料整理、歸檔，并將重復(fù)資料去除，最終在檔案數(shù)字化平臺(tái)上形成一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，相關(guān)部門審批證件和證明等資料上傳到數(shù)據(jù)庫(kù)中，而相關(guān)部門可以根據(jù)業(yè)務(wù)需要和部門權(quán)限獲取檔案資料?；诖朔N方式，能夠突破時(shí)間、空間限制，促使不同部門之間檔案資料的共建共享，提升檔案資料準(zhǔn)確性。

3. 做好電子文件的收集

電子文件是未來(lái)館藏?cái)?shù)字檔案最主要的來(lái)源?，F(xiàn)在實(shí)行電子文件和紙質(zhì)文件的歸檔雙軌制，一般將電子文件拷貝兩套，異地保存，并隨紙質(zhì)文件一并移交檔案機(jī)構(gòu)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，主要經(jīng)過(guò)檔案資料整理、資料掃描、圖像處理和質(zhì)檢、數(shù)據(jù)驗(yàn)收和數(shù)據(jù)備份等環(huán)節(jié)?；鶎訂挝粰n案管理數(shù)字化建設(shè)，可以實(shí)現(xiàn)全過(guò)程數(shù)字化處理，建立文件數(shù)據(jù)庫(kù)、多媒體數(shù)據(jù)庫(kù)等，借助數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)為單位提供高效、安全可靠的檔案服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案資料共建共享。此種方式不僅可以推進(jìn)基層單位檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)程，還可以大幅度減少檔案管理的工作量。

為了實(shí)現(xiàn)檔案資料高效、安全管理，要嚴(yán)格遵循數(shù)字化流程進(jìn)行，重點(diǎn)做好以下幾點(diǎn)工作：（1）檔案資料數(shù)字化管理，借助計(jì)算機(jī)轉(zhuǎn)化模擬信號(hào)為數(shù)字信號(hào)，將數(shù)字化檔案資料在光盤、磁盤等載體上存儲(chǔ)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字文本與圖像處理；（2）數(shù)字圖像表示實(shí)物圖像整數(shù)陣列，借助相同維數(shù)產(chǎn)生連續(xù)圖像；（3）確保黑白二值圖像對(duì)應(yīng)文字稿、線條圖等；（4）連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像采用不同顏色通道組合形成靜態(tài)數(shù)字圖像，對(duì)于紙質(zhì)檔案資料數(shù)字化轉(zhuǎn)化，可采用灰度掃描、彩色掃描模式；（5）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)化后，數(shù)字圖像和檔案原件應(yīng)盡可能做到色彩等接近，將失真度控制在合理范圍內(nèi)；（6）壓縮清除圖像冗余，采用更加緊湊的形式表示圖像。[8]總之，推進(jìn)檔案數(shù)字化是一個(gè)漸進(jìn)的過(guò)程，基層單位要建立定期評(píng)估和優(yōu)化機(jī)制，定期評(píng)估數(shù)字檔案的質(zhì)量、使用情況和管理效果，便于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題、及時(shí)調(diào)整和改進(jìn)，確保檔案管理工作始終保持在一個(gè)良好的狀態(tài)。

（三）推進(jìn)高素質(zhì)人才隊(duì)伍建設(shè)

提高檔案管理隊(duì)伍專業(yè)化水平，首先要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)。通過(guò)定期舉辦培訓(xùn)班、邀請(qǐng)專家學(xué)者授課等形式，提高檔案管理人員的數(shù)字化意識(shí)和技能水平。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)涵蓋檔案管理數(shù)字化的基本理論、技術(shù)手段、操作技能等方面，以全面提升檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)。其次，提供相關(guān)的學(xué)習(xí)資料和在線課程，引導(dǎo)檔案管理人員自主開展學(xué)習(xí)，不斷更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，掌握最新的檔案管理技術(shù)和方法。另外，應(yīng)建立合理的激勵(lì)機(jī)制，對(duì)在檔案管理數(shù)字化方面取得突出成績(jī)的人員給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，以激發(fā)工作人員的工作熱情和創(chuàng)新精神。最后，要花大力氣聘請(qǐng)一批能熟練掌握計(jì)算機(jī)運(yùn)行管理和維護(hù)的專業(yè)人才，并大力引進(jìn)檔案管理專業(yè)人才。

（四）加大資金投入力度

基層單位在檔案數(shù)字化工作開展的過(guò)程中，要加大資金投入力度，以確保數(shù)字化工作能夠穩(wěn)步推進(jìn)?；鶎訂挝豢梢苑e極尋找多元化的資金支持渠道，包括政府撥款、企業(yè)贊助等?？梢钥紤]與其他單位或機(jī)構(gòu)合作，共同承擔(dān)數(shù)字化實(shí)施的費(fèi)用，形成合作共贏的局面。

（五）加強(qiáng)檔案數(shù)字化安全管理

1. 網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)

基層單位應(yīng)大力實(shí)施網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)，建立網(wǎng)絡(luò)防火墻，應(yīng)用入侵檢測(cè)系統(tǒng)，以保障數(shù)字檔案在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中的安全性。同時(shí)，加強(qiáng)各級(jí)權(quán)限控制，賦予不同部門、不同崗位檔案數(shù)據(jù)獲取權(quán)限，依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)獲取數(shù)據(jù)，避免重要數(shù)據(jù)丟失。

2. 數(shù)據(jù)加密

對(duì)數(shù)字化檔案中的重要資料采取數(shù)據(jù)加密技術(shù)，保證檔案的機(jī)密性和安全性。要采用可靠的數(shù)據(jù)加密算法和密鑰保護(hù)措施，確保數(shù)據(jù)的安全性。同時(shí)，做好數(shù)據(jù)信息備份處理，定期備份和更新，即便設(shè)備或系統(tǒng)故障，仍然可以保障重要檔案數(shù)據(jù)的完整性。

五、結(jié)語(yǔ)

檔案管理數(shù)字化可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為社會(huì)提供高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。因此，新時(shí)期應(yīng)大力推進(jìn)基層單位檔案管理數(shù)字化建設(shè)，采取相應(yīng)的措施提高檔案管理效率與質(zhì)量，進(jìn)而更好適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)。

（作者簡(jiǎn)介：崔佳麒，男，本科，四平市烈士陵園管理中心，助理館員，研究方向：檔案管理）

（責(zé)任編輯 肖亮宇）