摘 要：檔案管理是事業(yè)單位綜合管理工作的重要組成部分，可以幫助單位管理者全面掌握單位實(shí)際運(yùn)行狀態(tài)，為其決策管理工作提供資料參考與數(shù)據(jù)支撐，對(duì)于推進(jìn)事業(yè)單位穩(wěn)定、持續(xù)發(fā)展具有積極意義。近幾年，隨著事業(yè)單位業(yè)務(wù)覆蓋范疇持續(xù)拓展，所產(chǎn)生的檔案類型及總量日漸豐富，傳統(tǒng)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法發(fā)揮最大效用。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)與時(shí)俱進(jìn)，順應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)＋”時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，主動(dòng)探索檔案管理信息化建設(shè)路徑。當(dāng)前，在事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)中仍存在重視度不足、管理制度不完善、專業(yè)人才匱乏以及信息技術(shù)利用率低的問(wèn)題。文章基于“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下對(duì)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略著重分析，以供相關(guān)事業(yè)單位參考借鑒。

關(guān)鍵詞：“互聯(lián)網(wǎng)＋”；事業(yè)單位；檔案管理信息化建設(shè)

中圖分類號(hào)：D630.1；G270.7 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

引言

事業(yè)單位檔案資料包含了單位歷史發(fā)展經(jīng)歷信息、當(dāng)下各項(xiàng)目或經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的進(jìn)度及工作經(jīng)驗(yàn)、未來(lái)發(fā)展戰(zhàn)略或決策信息等，不僅可以如實(shí)反映當(dāng)下事業(yè)單位的運(yùn)行狀態(tài)，為單位管理者開(kāi)展科學(xué)決策提供數(shù)據(jù)支持，還可以結(jié)合歷史資料為事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展指明方向。但是，從現(xiàn)階段各事業(yè)單位檔案管理情況來(lái)看，仍然存在諸多問(wèn)題尚未解決。因此，隨著信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展及自動(dòng)化辦公的普及，如何有效推進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作已經(jīng)成為事業(yè)單位所面臨的主要工作內(nèi)容。相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在認(rèn)清檔案管理信息化建設(shè)必要性的基礎(chǔ)上，針對(duì)現(xiàn)存問(wèn)題制定建設(shè)策略，以此不斷提高檔案管理質(zhì)量與效率，為事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)＋”時(shí)代事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的必要性

1.有利于提高事業(yè)單位檔案管理效率

所謂“互聯(lián)網(wǎng)＋”時(shí)代，主要是指基于各類現(xiàn)代化信息技術(shù)及先進(jìn)設(shè)備設(shè)施基礎(chǔ)上由互聯(lián)網(wǎng)發(fā)展而來(lái)的新業(yè)態(tài)。簡(jiǎn)而言之，就是互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)＋傳統(tǒng)行業(yè)，傳統(tǒng)行業(yè)可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)創(chuàng)新運(yùn)行模式，最大限度上發(fā)揮自身的優(yōu)勢(shì)與價(jià)值，以此更好地適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)。基于“互聯(lián)網(wǎng)＋”時(shí)代事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作，可以利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及平臺(tái)快速處理龐大的檔案資料，如自動(dòng)化檔案收集與分類管理、利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)特定檔案分析、利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)儲(chǔ)存和檢索所需要的檔案等。由此可見(jiàn)，“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下，事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，可以提高事業(yè)單位檔案管理的效率。

2.有利于提升事業(yè)單位檔案管理規(guī)范度

事業(yè)單位使用的傳統(tǒng)檔案管理模式，主要是以人工管理為主體，檔案資料的收集、整理、保存和調(diào)取利用等都需要手工完成。但是，由于不同檔案管理人員的工作思維與專業(yè)能力存在一定差異，因此，在實(shí)際檔案管理過(guò)程中較易出現(xiàn)檔案資料填寫(xiě)內(nèi)容、格式和字體差異，在一定程度上降低了事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范性。“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，可以利用檔案管理信息化平臺(tái)實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化內(nèi)容填寫(xiě)，明確規(guī)范檔案收集、分類和錄入等環(huán)節(jié)，從而提升事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范性。

3.有利于增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理安全性

傳統(tǒng)檔案管理模式下，事業(yè)單位檔案管理的對(duì)象為紙質(zhì)檔案資料。近幾年，隨著事業(yè)單位業(yè)務(wù)范疇的持續(xù)拓展，所產(chǎn)生的檔案資料數(shù)量不斷增加，檔案管理工作出現(xiàn)了紙質(zhì)檔案儲(chǔ)存空間不足、查閱調(diào)取困難的問(wèn)題。同時(shí)，紙質(zhì)檔案資料經(jīng)過(guò)多次查閱后會(huì)出現(xiàn)不同程度受損的情況，影響閱讀流暢性，降低紙質(zhì)檔案資料的可利用價(jià)值。

“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作，可以逐步將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案，并將其儲(chǔ)存于電腦云端。此外，事業(yè)單位檔案管理人員還可以定期對(duì)電子檔案統(tǒng)一備份，以此避免數(shù)據(jù)信息丟失。由此可見(jiàn)，“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)，不僅可以增強(qiáng)檔案資料的安全性，還降低了檔案管理的成本。

二、“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題

1.檔案管理信息化工作未得到充分重視

我國(guó)科技領(lǐng)域在社會(huì)經(jīng)濟(jì)高速發(fā)展帶動(dòng)下取得了顯著成就，現(xiàn)如今各類信息技術(shù)及科技設(shè)備設(shè)施已經(jīng)被廣泛應(yīng)用于社會(huì)生產(chǎn)生活的方方面面，給人們的實(shí)際生活帶來(lái)了諸多便利，為我國(guó)現(xiàn)代化建設(shè)與可持續(xù)發(fā)展提供了支撐。面對(duì)這一全新發(fā)展趨勢(shì)，各事業(yè)單位也紛紛對(duì)內(nèi)推進(jìn)了信息化建設(shè)工作，但從實(shí)際情況來(lái)看，多數(shù)事業(yè)單位將信息化建設(shè)重點(diǎn)放在了業(yè)務(wù)辦公自動(dòng)化上，并未對(duì)檔案管理工作與信息技術(shù)的利用給予高度重視。甚至當(dāng)前一些事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作僅是檔案資料的收集與整理，無(wú)須信息化建設(shè)。再加上部分事業(yè)單位可利用財(cái)政資金有限，給檔案管理信息化建設(shè)工作帶來(lái)了嚴(yán)重阻礙。具體表現(xiàn)為：（1）仍然使用傳統(tǒng)人工檔案管理模式展開(kāi)檔案資料收集、整理和錄入調(diào)??；（2）部分事業(yè)單位雖然推進(jìn)了檔案管理信息化建設(shè)工作，但僅是將人工管理轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)管理，本質(zhì)上并未發(fā)生改變。人為操作規(guī)范性及專業(yè)性仍然是影響事業(yè)單位檔案管理成效的主要因素。

2.缺乏完善的管理制度

“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作離不開(kāi)科學(xué)可行的管理制度作為基礎(chǔ)支撐。完善的管理制度可以為事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作指明方向，可以規(guī)范事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)信息技術(shù)的使用行為，從而確保信息技術(shù)及先進(jìn)的軟硬件在檔案管理工作中充分發(fā)揮作用。然而，從當(dāng)前各事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)情況來(lái)看，很多事業(yè)單位尚未在檔案管理過(guò)程中融合發(fā)揮好“互聯(lián)網(wǎng)＋”優(yōu)勢(shì)，也沒(méi)有結(jié)合實(shí)際檔案管理工作情況及管理需求制定相應(yīng)的管理制度，最終導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)缺乏理論支持。究其原因，一方面，由于事業(yè)單位尚未意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的重要意義，再加上檔案管理工作枯燥乏味，相關(guān)人員參與積極性不高，限制了檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程；另一方面，事業(yè)單位由于長(zhǎng)期受到傳統(tǒng)管理思維的影響，未將檔案管理納入綜合管理制度中，并未設(shè)計(jì)精細(xì)化的管理?xiàng)l例，影響了檔案管理信息化建設(shè)與發(fā)展。

3.檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)提升空間較大

“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要影響因素就是人。檔案管理人員的專業(yè)能力及信息素養(yǎng)的高低會(huì)對(duì)檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量產(chǎn)生直接影響。但是，現(xiàn)階段很少有檔案專業(yè)畢業(yè)生選擇在事業(yè)單位從事檔案管理工作，受工資水平、福利待遇及個(gè)人發(fā)展前景等因素影響，多數(shù)檔案專業(yè)畢業(yè)生更傾向于到企業(yè)就業(yè)，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中存在專業(yè)性人才不足的情況，無(wú)法提高事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)速度，無(wú)法確保信息化建設(shè)質(zhì)量。除此之外，隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的持續(xù)創(chuàng)新與發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理工作對(duì)相關(guān)工作人員提出了更高要求，不僅要求檔案管理人員具備扎實(shí)的理論基礎(chǔ)、專業(yè)管理能力，還要求其熟練操作各類信息技術(shù)軟件開(kāi)展工作。但是，一些事業(yè)單位的檔案管理人員并非科班出身，再加上事業(yè)單位對(duì)檔案管理人員缺乏長(zhǎng)期、系統(tǒng)培訓(xùn)，給事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)帶來(lái)了嚴(yán)重阻礙。

4.檔案信息化水平有待提高

“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下，事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作的重點(diǎn)是提高檔案管理工作的信息化水平，充分發(fā)揮各類現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，不斷提高單位檔案管理水平與質(zhì)量。當(dāng)前，部分事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程中存在對(duì)信息技術(shù)應(yīng)用不足的情況。例如，應(yīng)用的檔案管理信息化軟件并不具備檔案資料共享與傳遞功能、信息化管理系統(tǒng)與其他管理系統(tǒng)無(wú)法兼容等，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理信息化水平較低，影響檔案管理工作效率與質(zhì)量。究其原因，主要是由于事業(yè)單位檔案管理流程過(guò)于煩瑣、技術(shù)及設(shè)備設(shè)施不完善等因素所引起的。

三、“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)策略

1.提高檔案管理信息化建設(shè)重視度

正確的意識(shí)是實(shí)踐行動(dòng)的科學(xué)指南，“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位只有對(duì)檔案管理信息化建設(shè)形成正確認(rèn)知，方可積極主動(dòng)地利用好先進(jìn)技術(shù)和設(shè)備設(shè)施推進(jìn)信息化建設(shè)工作，以此不斷提高檔案管理信息化建設(shè)效率與質(zhì)量。由此可見(jiàn)，“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的首要任務(wù)就是提高全員對(duì)檔案管理工作與信息技術(shù)的重視度。

第一，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)者及檔案管理部門(mén)主要負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)在日常管理工作中做好表率，主動(dòng)學(xué)習(xí)檔案管理信息化理論知識(shí)及相關(guān)技術(shù)等，從而結(jié)合本單位實(shí)際情況制定針對(duì)性信息化建設(shè)方案，為后續(xù)檔案信息化管理工作奠定堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)；第二，檔案管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在實(shí)際工作中更新工作思維，在深化服務(wù)意識(shí)的基礎(chǔ)上逐步形成檔案管理創(chuàng)新意識(shí)、信息化建設(shè)意識(shí)等。檔案管理人員應(yīng)當(dāng)樹(shù)立工作意識(shí)，主動(dòng)學(xué)習(xí)專業(yè)管理知識(shí)及信息化技能，從而在最大限度上提高檔案管理信息化建設(shè)效率與質(zhì)量，提升檔案管理工作的綜合服務(wù)水平。

2.建立檔案信息化管理制度

在“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下，針對(duì)現(xiàn)階段各事業(yè)單位普遍存在的檔案管理制度不健全問(wèn)題，單位管理層應(yīng)當(dāng)從實(shí)際出發(fā)，遵照本單位檔案管理特點(diǎn)、創(chuàng)新需求等進(jìn)一步建立健全檔案信息化管理制度。

第一，建立檔案管理問(wèn)責(zé)機(jī)制。相關(guān)事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)優(yōu)化、簡(jiǎn)化當(dāng)前檔案管理工作流程，明確相關(guān)工作人員的檔案管理職責(zé)，將檔案管理任務(wù)落實(shí)到每一個(gè)部門(mén)及職工身上，以此形成全員、全過(guò)程以及全方面檔案管理新局面，充分調(diào)動(dòng)單位職工對(duì)檔案管理信息化建設(shè)工作的參與熱情，加快事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)效率。同時(shí)，還可以在檔案管理信息化建設(shè)出現(xiàn)問(wèn)題的第一時(shí)間責(zé)任追溯，以此規(guī)范單位檔案管理信息化建設(shè)行為；第二，建立檔案資料查詢制度，只有經(jīng)過(guò)身份驗(yàn)證的人方可借閱檔案資料，以此確保事業(yè)單位檔案完整性與安全性；第三，建立信息化監(jiān)管機(jī)制，充分利用好信息技術(shù)定期開(kāi)展檔案安全審計(jì)、管理系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估、管理流程規(guī)范性等檢查工作，確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量。

3.加強(qiáng)信息化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作需要專業(yè)化人才提供支持與助力?；诖耍聵I(yè)單位應(yīng)主動(dòng)思考和探索檔案管理人才培養(yǎng)與引進(jìn)策略，借助高質(zhì)量的檔案管理隊(duì)伍加速檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程。

第一，事業(yè)單位應(yīng)定期組織開(kāi)展專業(yè)化培訓(xùn)工作，鼓勵(lì)在崗檔案管理人員主動(dòng)接受新理念、學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，從而提高檔案管理人員的專業(yè)能力及信息素養(yǎng)。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包含專業(yè)檔案管理知識(shí)、檔案管理技能培訓(xùn)、信息技術(shù)及軟件設(shè)備設(shè)施操作培訓(xùn)等。培訓(xùn)方式可以為系統(tǒng)教育教學(xué)活動(dòng)、交流實(shí)踐活動(dòng)以及邀請(qǐng)行業(yè)專家開(kāi)展培訓(xùn)講座等。此外，事業(yè)單位可以搭建線上學(xué)習(xí)平臺(tái)，供各單位檔案管理人員自主學(xué)習(xí)與互相交流，全面提升事業(yè)單位檔案管理隊(duì)伍質(zhì)量；第二，加強(qiáng)專業(yè)人才引進(jìn)。事業(yè)單位可以利用當(dāng)?shù)卣贫ǖ娜瞬乓M(jìn)政策、大學(xué)生就業(yè)幫扶政策等合理優(yōu)化本單位的人才福利待遇，并通過(guò)加強(qiáng)與專業(yè)院校的定向人才培養(yǎng)、拓展外省人才招聘渠道等方式，吸引更多專業(yè)人才投身于事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作中，不斷提升事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量。

4.完善硬件及軟件配置

軟硬件基礎(chǔ)設(shè)備設(shè)施是“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的重要前提與基礎(chǔ)保障。對(duì)此，事業(yè)單位管理層及上級(jí)主管部門(mén)應(yīng)當(dāng)加大政策與資金支持力度。

一方面，在硬件設(shè)備設(shè)施引進(jìn)與應(yīng)用環(huán)節(jié)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)合理劃撥資金用于先進(jìn)設(shè)備設(shè)施的采購(gòu)、更新與維護(hù)。在設(shè)備設(shè)施購(gòu)買過(guò)程中應(yīng)當(dāng)擇優(yōu)選擇資質(zhì)過(guò)硬的生產(chǎn)商。同時(shí)，還應(yīng)當(dāng)定期對(duì)硬件設(shè)備設(shè)施做好維修養(yǎng)護(hù)工作，延長(zhǎng)其使用壽命，降低事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)成本；另一方面，在軟件系統(tǒng)建設(shè)環(huán)節(jié)，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)結(jié)合實(shí)際情況構(gòu)建檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，嚴(yán)格規(guī)范檔案資料的收集、共享、交換行為，按照檔案內(nèi)容分門(mén)別類地儲(chǔ)存。針對(duì)單位機(jī)密文件加密管理，設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)權(quán)限。利用網(wǎng)絡(luò)病毒查殺軟件、監(jiān)控系統(tǒng)等動(dòng)態(tài)化檢查是否存在安全風(fēng)險(xiǎn)或技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，確保事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)工作順利開(kāi)展。

四、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，“互聯(lián)網(wǎng)＋”視域下事業(yè)單位推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)工作，是順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的重要表現(xiàn)，也是創(chuàng)新事業(yè)單位檔案管理模式、提高檔案管理水平及質(zhì)量的必然舉措。對(duì)此，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，與時(shí)俱進(jìn)，充分認(rèn)清推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)的必要性，并深刻分析現(xiàn)階段檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題。通過(guò)提高檔案管理信息化建設(shè)重視度、建立檔案信息化管理制度、加強(qiáng)信息化檔案管理隊(duì)伍建設(shè)、完善硬件及軟件配置和構(gòu)建檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)等措施，進(jìn)一步提高檔案管理信息化水平，充分利用“互聯(lián)網(wǎng)+”技術(shù)及平臺(tái)優(yōu)勢(shì)，提升事業(yè)單位檔案管理效率與質(zhì)量，為事業(yè)單位長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展提供有力支持。

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（作者單位：菏澤市老年大學(xué)）

作者簡(jiǎn)介：彭媛媛（1982—），女，漢族，山東棗莊人，碩士研究生，館員，研究方向：事業(yè)單位檔案管理、檔案信息化。