摘 要：隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與信息技術(shù)的快速發(fā)展，各行各業(yè)借助互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算、人工智能等先進(jìn)技術(shù)轉(zhuǎn)型升級(jí)，利用大數(shù)據(jù)系統(tǒng)應(yīng)用管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的廣泛傳輸共享，已成為檔案行業(yè)未來發(fā)展的主要路徑。本文從大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案信息資源協(xié)同管理的視角出發(fā)，闡釋城建檔案數(shù)據(jù)協(xié)同管理的重要性及價(jià)值，并圍繞必要性及意義、存在問題、優(yōu)化路徑等方面進(jìn)行深入分析，提出可行性較強(qiáng)的做法策略，進(jìn)而為推動(dòng)城建檔案信息化建設(shè)與智慧城市高質(zhì)量發(fā)展出謀獻(xiàn)策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時(shí)代；城建檔案；協(xié)同管理

前言

目前，我國城鎮(zhèn)化建設(shè)不斷推進(jìn)，構(gòu)建城市數(shù)據(jù)資源體系、推進(jìn)城市大腦建設(shè)等各項(xiàng)工作中產(chǎn)生的城建檔案信息在不斷上升。國家“十四五”規(guī)劃中對于智慧城市的建設(shè)也提出新的要求，城建檔案作為重要信息資源的價(jià)值也在日益凸顯。與此同時(shí)，2021年中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也對于加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)、強(qiáng)化部門協(xié)同、鼓勵(lì)社會(huì)多方力量參與檔案事務(wù)作出明確要求。因此，這就需要城建檔案管理部門順應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，及時(shí)轉(zhuǎn)變管理思維，牢固樹立信息化意識(shí)，積極運(yùn)用先進(jìn)技術(shù)手段，全面打造新時(shí)代檔案協(xié)同管理新模式，為推動(dòng)各地區(qū)城市化、智慧化發(fā)展貢獻(xiàn)檔案力量。

1 大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案信息資源協(xié)同管理必要性及意義

城建檔案是在各項(xiàng)城市規(guī)劃、建設(shè)、修繕等管理活動(dòng)中產(chǎn)生的具有保存價(jià)值的文件資料，對于一個(gè)城市未來的發(fā)展有著重要參考的資料價(jià)值。過去在國家層面上已出臺(tái)《中華人民共和國城鄉(xiāng)規(guī)劃法》《中華人民共和國檔案法》和《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，以及《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》（DA/T28-2018）、《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》等政策、制度、規(guī)范，各部門可參考以上文件，全面推動(dòng)大數(shù)據(jù)時(shí)代信息化、智慧化等相關(guān)技術(shù)與城建檔案工作相結(jié)合，進(jìn)而在推動(dòng)城市建設(shè)、提高管理效率、加強(qiáng)協(xié)同合作等方面為檔案事業(yè)的轉(zhuǎn)型升級(jí)提供強(qiáng)大助力。

1.1 為推動(dòng)整體城市建設(shè)提供決策參考

在城市建設(shè)與城市規(guī)劃過程中，相當(dāng)一部分實(shí)施的工程項(xiàng)目存在不可逆性，需要在項(xiàng)目開展初期調(diào)閱大量過去的城市建設(shè)歷史檔案進(jìn)行全面分析總結(jié)，以此為參照提高城市建設(shè)項(xiàng)目規(guī)劃的科學(xué)性、針對性、實(shí)用性、完整性，進(jìn)而滿足社會(huì)廣大群眾需求，最大程度降低工程造價(jià)、提高建設(shè)效率、縮短施工周期。在大數(shù)據(jù)時(shí)代，相關(guān)部門與工程建設(shè)方可通過互聯(lián)網(wǎng)、人工智能、操作系統(tǒng)、OCR識(shí)別等技術(shù)手段定位關(guān)鍵詞，精準(zhǔn)快速地找出檔案文件，結(jié)合檔案數(shù)據(jù)信息及時(shí)了解建筑物及基礎(chǔ)設(shè)施的結(jié)構(gòu)類型和應(yīng)用年限，以此制定合理性較強(qiáng)的改造方案，進(jìn)而為城市建設(shè)科學(xué)研究、老舊房屋修繕翻新等各項(xiàng)任務(wù)提供決策參考。

1.2 為促進(jìn)檔案高效利用提供強(qiáng)大助力

在傳統(tǒng)模式下，檔案以紙質(zhì)載體為主，無論是收集保管，還是后期的開發(fā)利用共享，其穩(wěn)定性與真實(shí)性帶來了明顯的弊端與風(fēng)險(xiǎn)。隨著城市建設(shè)相關(guān)工作項(xiàng)目的急劇增加，檔案數(shù)量也大幅度提高，面對龐大的數(shù)據(jù)量與紙質(zhì)檔案文件，傳統(tǒng)工作模式將無法達(dá)到新時(shí)代城市建設(shè)事業(yè)的需求，對城建檔案館工作人員的整體形象也造成一定影響。為此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代，可利用檔案數(shù)字化、云存儲(chǔ)、搜索引擎等技術(shù)手段對檔案文件進(jìn)行加工處理、多點(diǎn)備份，在提升檔案管理效率的同時(shí)，也可保證檔案信息資源在遭遇突發(fā)自然因素、人為因素等風(fēng)險(xiǎn)事件時(shí)數(shù)據(jù)不丟失、文件不損壞，以適應(yīng)新發(fā)展形勢需要[1]。

1.3 為實(shí)現(xiàn)資源廣泛共享提供基礎(chǔ)平臺(tái)

城市建設(shè)工作涉及規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、施工、質(zhì)量監(jiān)督、環(huán)保、消防等多個(gè)部門團(tuán)體與多方工程企業(yè)，在傳統(tǒng)檔案管理模式下信息共享困難、差錯(cuò)率較高，檔案價(jià)值難以充分利用。目前檔案事業(yè)在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，可利用多種現(xiàn)代科技全方位打造城建檔案查詢利用一體化平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)跨地域、跨行業(yè)、跨部門檔案資源統(tǒng)一管理利用，進(jìn)一步打破信息壁壘，實(shí)現(xiàn)檔案資源信息共享，為各項(xiàng)工作任務(wù)提供決策參考服務(wù)與數(shù)據(jù)支撐，形成有效的協(xié)同治理合力，以科學(xué)精準(zhǔn)的信息釋放檔案的社會(huì)價(jià)值。

2 大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案信息資源協(xié)同管理面臨挑戰(zhàn)

2.1 城建檔案管理意識(shí)相對薄弱

在城建檔案系統(tǒng)內(nèi)，大多部門單位沒有根據(jù)國家最新頂層設(shè)計(jì)，結(jié)合自身發(fā)展情況制定科學(xué)管理體系，存在形式主義，整體工作環(huán)境較為松散。一是檔案意識(shí)薄弱。上至領(lǐng)導(dǎo)者，下至檔案員，“重建設(shè)、輕管理”思想嚴(yán)重。認(rèn)為城建檔案管理工作僅僅將文件分類整理、集中存放即可，無需耗費(fèi)太多精力、財(cái)力、人力實(shí)現(xiàn)精細(xì)化管理。具體工作也是按照要求，低效率、低標(biāo)準(zhǔn)、按部就班開展即可，對于出現(xiàn)的收集不齊全、整理不規(guī)范、缺頁少頁、利用率低的問題沒有進(jìn)行深入分析和總結(jié)探討，整體上為城建檔案事業(yè)發(fā)展帶來較大阻力。二是職責(zé)不清晰、工作流程不明確。尤其對信息化工作的開展，尚未成立專業(yè)干部團(tuán)隊(duì)專職專項(xiàng)負(fù)責(zé)，使得管理體系不夠完善，缺乏頂層設(shè)計(jì)層面上的統(tǒng)籌規(guī)劃，在實(shí)際工作中也尚未制定規(guī)范性、可行性較強(qiáng)的制度標(biāo)準(zhǔn)，使得各項(xiàng)工作流程問題頻頻發(fā)生卻無從解決，大大增加了城建檔案管理中的風(fēng)險(xiǎn)程度[2]。

2.2 檔案管理團(tuán)隊(duì)能力相對較低

對于各地城建檔案部門而言，整體上人員參差不齊，缺乏專業(yè)性，人員招收門檻不高，在一定程度上也難以在大數(shù)據(jù)時(shí)代為城建檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)作出成績。一是基層人員結(jié)構(gòu)較為分散，大多年齡較大、學(xué)歷較低、工作積極性較差，甚至部門人員還未進(jìn)行崗前培訓(xùn)便上崗工作，自身具備的檔案管理及信息化理論知識(shí)難以適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需要，在面對突發(fā)事件時(shí)無法做出妥善應(yīng)對措施，使得相關(guān)工作無法做到規(guī)范。二是城建檔案部門后期培訓(xùn)力度不夠，對于干部隊(duì)伍能力的提升仍然停留在紙質(zhì)文件自學(xué)上，沒有提供多要素、多種類檔案培訓(xùn)途徑，使得整理城建檔案管理隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)更新過慢，眼界不夠開闊，無法將現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)與城建檔案管理有機(jī)結(jié)合，綜合素質(zhì)停滯不前。

2.3 系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)水平相對落伍

一是由于財(cái)政資金問題，使得城建檔案部門在過去沒有對本單位軟硬件進(jìn)行及時(shí)的采購與更新，即使具備也僅限于日常辦公與計(jì)算機(jī)終端，軟件系統(tǒng)平臺(tái)較為單一，僅滿足于檔案錄入、存儲(chǔ)，甚至停留在單機(jī)階段，相關(guān)信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滯后于大數(shù)據(jù)時(shí)代發(fā)展，所謂信息化也只是傳統(tǒng)城建檔案介質(zhì)的轉(zhuǎn)變，并未真正達(dá)到自動(dòng)化、智慧化[3]。二是現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)利用較少，大多部門單位沒有建立統(tǒng)一的集成化、一體化檔案資源信息管理平臺(tái)，對于工程檔案的信息采集普遍還是在驗(yàn)收階段處理，無法為各應(yīng)用部門提供實(shí)時(shí)有效信息資源，且檔案資源在各部門較為分散，新技術(shù)、新理念難以與檔案工作相融合。

2.4 共建共享協(xié)同治理相對滯后

一是城建檔案數(shù)字化開展較少。由于城建檔案自身屬性因素，總量大、分布廣泛、涉及部門較多，加之各部門對檔案工作的重視程度參差不齊，各部門單位之間缺乏有效聯(lián)動(dòng)機(jī)制，使得整體檔案數(shù)字化進(jìn)度較慢且不平衡，無法為建設(shè)本地區(qū)城建檔案數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)資源共建共享提供數(shù)據(jù)支撐。二是協(xié)同管理體系不完善。城建檔案主管部門沒有圍繞數(shù)據(jù)安全、共建共享流程、開放利用等方面設(shè)置統(tǒng)一的制度標(biāo)準(zhǔn)，缺乏具有實(shí)操指導(dǎo)價(jià)值的法律法規(guī)和配套文件，使得各單位難以做到城市建設(shè)工作的協(xié)同治理，也降低了城建檔案部門對檔案資料“收、管、存、用”過程的管理力度。三是技術(shù)應(yīng)用不合理。大多地區(qū)城建檔案部門在建設(shè)管理系統(tǒng)時(shí)沒有考慮共享空間的設(shè)置，數(shù)據(jù)挖掘、主動(dòng)推送、人工智能等技術(shù)應(yīng)用較少或者“零應(yīng)用”，使得共享數(shù)據(jù)量太少，難以為部門間協(xié)同配合治理城市建設(shè)工作提供有效服務(wù)。

3 大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案信息資源協(xié)同管理優(yōu)化路徑

在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，自動(dòng)化、信息化、智慧化成為城建檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型升級(jí)的重要方向，需要以城建檔案館為主要的有關(guān)部門領(lǐng)導(dǎo)者全面了解自身工作弊端，積極尋求解決路徑，從管理體系建設(shè)、干部隊(duì)伍建設(shè)、系統(tǒng)平臺(tái)建設(shè)、協(xié)同管理建設(shè)多方發(fā)力，進(jìn)而打開城建檔案管理工作新局面。

3.1 優(yōu)化管理思想 健全管理體系

一是強(qiáng)化檔案意識(shí)，提高對檔案工作的認(rèn)可度。城建檔案部門要與上級(jí)單位溝通，由當(dāng)?shù)卣块T統(tǒng)一調(diào)度，建立城建檔案信息化協(xié)同管理領(lǐng)導(dǎo)小組，在城建檔案館設(shè)置辦公室，由本地區(qū)城市建設(shè)分管領(lǐng)導(dǎo)為組長，城建檔案館館長，水利、住建、公安、交通等部門領(lǐng)導(dǎo)者為副組長，明確城建檔案管理職能職責(zé)，細(xì)化具體任務(wù)，強(qiáng)化責(zé)任落實(shí)，創(chuàng)新工作方法，做到管理有組織保障。二是根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》等法律法規(guī)，以及《建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)范》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》《國家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》，結(jié)合實(shí)際需求，制定嚴(yán)密可靠的城建檔案管理制度，保障各項(xiàng)工作有效落實(shí)。

3.2 大力引進(jìn)人才 制定培訓(xùn)方案

城建檔案事業(yè)實(shí)現(xiàn)快速發(fā)展，人才是第一資源，創(chuàng)新是關(guān)鍵動(dòng)力，打造綜合素質(zhì)高、專業(yè)性強(qiáng)的干部隊(duì)伍尤為重要。一要大力引才。城建檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者要定期向上級(jí)部門申請人才引進(jìn)政策支持，同時(shí)要結(jié)合自身崗位匹配度、職能空白、業(yè)務(wù)漏洞，有針對性地面向高等院校、企業(yè)、人力資源中心，通過社會(huì)招聘、考錄選拔等方式，精準(zhǔn)引進(jìn)既懂得城建檔案管理技能，又了解現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)應(yīng)用理論知識(shí)的專業(yè)人才，為城建檔案干部隊(duì)伍提供新鮮血液。二是建立干部職工培訓(xùn)制度[4]。引導(dǎo)他們樹立終身學(xué)習(xí)意識(shí)，可通過邀請專家教授、業(yè)務(wù)骨干定期開展城建檔案管理培訓(xùn)活動(dòng)，引導(dǎo)員工樹立創(chuàng)新意識(shí)，開拓思維視野，使其對信息化技術(shù)應(yīng)用、部門間協(xié)同發(fā)展理念有更深入地理解，進(jìn)而幫助城市建設(shè)檔案管理部門快速實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)，讓檔案管理部門參與其他管理活動(dòng)的能力得到提升。

3.3 強(qiáng)化平臺(tái)建設(shè) 提升系統(tǒng)性能

一是加大資金支持力度。城建檔案主管部門與當(dāng)?shù)卣訌?qiáng)交流，進(jìn)一步完善檔案信息化、協(xié)同化投入機(jī)制，爭取政府加大經(jīng)費(fèi)保障力度，在工作開展過程中時(shí)刻保證人力物力財(cái)力的支持，為后期檔案事業(yè)的發(fā)展奠定良好基礎(chǔ)。二是加強(qiáng)技術(shù)應(yīng)用。依托“互聯(lián)網(wǎng)+”“無紙化辦公”“政務(wù)云”等先天條件優(yōu)勢，打造集檔案數(shù)據(jù)“在線征集+集中管理+數(shù)據(jù)挖掘+海量存儲(chǔ)+共享利用”于一體的智慧城建檔案平臺(tái)。要通過運(yùn)用區(qū)塊鏈、云計(jì)算等技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)治理，將相關(guān)部門單位的業(yè)務(wù)系統(tǒng)做到最大程度整合，以檔案信息資源共享和開發(fā)利用為目的打造“一站式”“人性化”“系統(tǒng)化”協(xié)同共享利用服務(wù)體系，從而進(jìn)一步提升城建檔案信息資源管理利用水平。三是強(qiáng)化系統(tǒng)平臺(tái)安全防護(hù)水平。在硬件上配置防火墻、入侵檢測系統(tǒng)（IDS）、安全審計(jì)系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密等安全設(shè)備，避免在協(xié)同辦公、信息利用過程中造成文件丟失、數(shù)據(jù)泄露等問題。

3.4 深化共建共享 拓展服務(wù)渠道

為進(jìn)一步加快城建檔案工作在大數(shù)據(jù)時(shí)代實(shí)現(xiàn)共建共享協(xié)同治理體系建設(shè)，推動(dòng)信息化技術(shù)在實(shí)際工作中的深度應(yīng)用，城建檔案主管部門應(yīng)牢固樹立“互利共贏、協(xié)同發(fā)展”的原則，著力優(yōu)化共建共享服務(wù)資源供給，補(bǔ)齊發(fā)展短板，促進(jìn)良性流動(dòng)。一要做好數(shù)字化加工工作。城建檔案主管部門可通過市場調(diào)查研究，仔細(xì)篩選專業(yè)的第三方數(shù)字化加工公司，緊密聯(lián)系規(guī)劃、設(shè)計(jì)、勘察、施工、質(zhì)量監(jiān)督、環(huán)保、消防等部門，集中開展城建檔案集中歸檔數(shù)字化加工工作，統(tǒng)一歸檔標(biāo)準(zhǔn)，不斷擴(kuò)充數(shù)據(jù)庫檔案類別及內(nèi)容，從源頭上保證城建檔案數(shù)據(jù)的專業(yè)性、真實(shí)性、完整性、準(zhǔn)確性，從而為后期開展檔案資源共享利用服務(wù)打下良好信息資源基礎(chǔ)。二是逐步完善共建共享利用體系。制定落實(shí)《城建檔案數(shù)據(jù)資源共享制度》《城建電子檔案數(shù)據(jù)利用辦法》《數(shù)據(jù)安全傳輸標(biāo)準(zhǔn)》等管理規(guī)范，在城建檔案利用過程中保證數(shù)據(jù)信息安全，避免社會(huì)不法分子通過各種手段竊取關(guān)鍵信息，最大程度構(gòu)建高效健康共享服務(wù)利用體系。三是充分利用先進(jìn)科學(xué)技術(shù)，進(jìn)一步擴(kuò)大各部門協(xié)同合作、檔案資源共建共享力度，徹底根除“信息孤島”問題，全面激發(fā)城建事業(yè)相關(guān)主題的積極性，促進(jìn)檔案公共利用服務(wù)的精準(zhǔn)化與便捷化[5]。

綜上所述，城建檔案部門領(lǐng)導(dǎo)者與管理人員要牢記“為黨管檔、為國守史、為民服務(wù)”的神圣職責(zé)，充分發(fā)揮信息技術(shù)優(yōu)勢，不斷拓展城建檔案信息化、智慧化、智能化利用發(fā)展之路，進(jìn)一步強(qiáng)化各城市建設(shè)參與主體干部職工的檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理意識(shí)，推動(dòng)城建檔案大數(shù)據(jù)必將成為智慧城市建設(shè)發(fā)展的重要核心支撐力量。

參考文獻(xiàn)

[1]武媛媛，張華，孟慧.城建檔案數(shù)字化管理的實(shí)踐與探索[J].未來城市設(shè)計(jì)與運(yùn)營，2023（09）：90-92.

[2]夏靜怡.智慧城市背景下城建檔案信息資源開發(fā)利用探討[J].未來城市設(shè)計(jì)與運(yùn)營，2023（05）：84-86.

[3]賴志恒.新型智慧城市下城建檔案管理工作思考[J].黑龍江檔案，2023（02）：113-115.

[4]張強(qiáng).智慧城市建設(shè)背景下城建檔案數(shù)字化服務(wù)之我見[J].辦公室業(yè)務(wù)，2023（08）：172-174.

[5]阿比婭斯，劉慧，劉鑫.大數(shù)據(jù)時(shí)代城建檔案數(shù)據(jù)協(xié)同治理的路徑探析[J].未來城市設(shè)計(jì)與運(yùn)營，2023（08）：90-92.

作者簡介：張曦（1970— ），大學(xué)學(xué)歷，天津市城市建設(shè)檔案館副研究館員，研究方向：城建檔案信息化、城建檔案管理與利用等。