摘 要：在信息化時代，各種科學技術的快速發(fā)展為檔案事業(yè)帶來了新的挑戰(zhàn)與機遇，進一步加強數(shù)字檔案館的建設是優(yōu)化服務質量、提高管理效率、順應時代潮流的重要舉措，本文以信息化時代數(shù)字檔案館建設現(xiàn)狀及優(yōu)化方式策略為題展開深入分析，從基礎設施建設、檔案資源建設、系統(tǒng)平臺建設、對外服務建設四個方面探索數(shù)字檔案館建設面臨的問題及優(yōu)化方案，不斷推動大數(shù)據(jù)環(huán)境下建設進程，進而發(fā)揮檔案資源存史資政育人作用。

關鍵詞：信息化時代；數(shù)字檔案館；優(yōu)化方式

隨著社會步入信息化、數(shù)字化、網(wǎng)絡化時代，各項技術逐漸與檔案工作相結合，中辦國辦印發(fā)的《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中明確提出“要加速數(shù)字檔案館（室）建設”。數(shù)字檔案館成為新時代最為關鍵的發(fā)展路徑，各地檔案主管部門要高度重視，全方位了解大數(shù)據(jù)、“互聯(lián)網(wǎng)+”、區(qū)塊鏈等技術優(yōu)勢及在檔案事業(yè)的實際應用價值，不斷完善信息化建設，推動轉型升級創(chuàng)新性發(fā)展，徹底打破傳統(tǒng)檔案館建設模式，進而提高檔案資源管理開發(fā)利用效能。

1 信息化時代數(shù)字檔案館建設的必要性及發(fā)展趨勢

在信息化時代數(shù)字檔案館的建設離不開現(xiàn)代科學技術的支撐，通過在檔案收集、整理、存放、利用、共享等業(yè)務流程應用各類技術，可實現(xiàn)對檔案資源的高度整合、高效處理、高質量應用，為社會各界提供更加便捷、精準的檔案服務，相對于傳統(tǒng)模式下的檔案館建設，具有較為顯著的特征。

1.1 數(shù)字檔案館建設的必要性

雖然從國家到地方都出臺了建設數(shù)字檔案館（室）的法律法規(guī)和政策文件，但是大多部門單位之間建設情況仍存在較大差距，仍然使用傳統(tǒng)的檔案管理辦法。在過去的管理背景下，整體低質低效，過于依賴人工的方式開展工作，尤其隨著檔案數(shù)量的逐步增加，有限的人工必然帶來效率的降低，一旦管理人員體力、精力達到極限，則會使工作效果及管理質量下降，甚至出現(xiàn)較多安全問題。另外，過去的檔案大多只負責收集、保管、存儲，服務能力較低，公益性查檔利用服務的職能有所缺位，被動式、等待式的工作狀態(tài)難以發(fā)揮檔案價值，實現(xiàn)其數(shù)字化轉型刻不容緩。

1.2 檔案信息管理發(fā)展趨勢

一是檔案數(shù)字化。由過去的紙質文件轉變?yōu)殡娮游募ぷ髂Ｊ睫D為在線管理，數(shù)據(jù)信息由管理人員通過計算機處理，將具有收集、檢索、復制、備份等功能與檔案管理系統(tǒng)連接在一起，然后通過計算機網(wǎng)絡進行處理、傳遞。二是服務網(wǎng)絡化。目前檔案館由過去的被動管理轉變?yōu)橹鲃臃眨凇盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下，利用大數(shù)據(jù)技術為社會公眾提供全新的檔案服務方式，充分發(fā)揮檔案事業(yè)的社會效益。三是資源共享化。以檔案局、檔案館為主導，其他部門單位協(xié)同配合，通過計算機網(wǎng)絡及在線歸檔平臺整合檔案資源信息，打破過去“各自為政”的局面，真正實現(xiàn)檔案資源庫共建共享。同時在檔案主管部門統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式與制度標準下，也使檔案資源庫逐漸變得更加規(guī)范化、科學化。四是檔案信息安全化。電子檔案資源的安全性是第一位的。在信息化背景下，通過使用安全設備、技術手段、殺毒軟件等方式，可保證檔案文件在傳輸利用的過程中不被網(wǎng)絡病毒、黑客、非法用戶竊取、損害，同時在檔案數(shù)字化轉型過程中，減少了紙質文件的利用率，在一定程度上保證了原始紙質文件的安全。

1.3 檔案信息管理的現(xiàn)實意義

一是提高管理效率。對于紙質文件管理而言，電子檔案有著絕對性優(yōu)勢，一方面，通過海量的存儲及高速便捷的檢索利用降低管理復雜度；另一方面，將工作人員從過去繁重復雜、單一枯燥的工作環(huán)境中解脫出來，使其有更多的時間開展創(chuàng)新型、前沿型的工作。例如，立足館藏檔案資源，積極開發(fā)利用，出版編研書籍等。其電子檔案管理，極大減少了管理成本，有利于經(jīng)濟效益的體現(xiàn)。二是提升服務水平。大數(shù)據(jù)、云計算技術的應用，在“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”的模式下，形成多元化、多樣化的檔案信息展示形態(tài)，對現(xiàn)代意義上的檔案內(nèi)容、形式及手段進行更好更全面的詮釋。同時，進一步拓展檔案的服務范圍，提升檔案數(shù)據(jù)查詢檢索的準確度、便捷度，滿足用戶對檔案的實時需求，減少傳統(tǒng)檔案中手續(xù)審批、文件復印等煩瑣流程，降低了用戶的時間成本，在一定程度上增強了社會群眾對檔案的獲得感與滿足感。

2 信息化時代數(shù)字檔案館建設面臨的問題及挑戰(zhàn)

雖然在新形勢下政策環(huán)境、技術環(huán)境為數(shù)字檔案館建設提供了較大便利與發(fā)展前景，但是仍有部分檔案主管部門尚未建立專業(yè)性強、綜合實力高的數(shù)字檔案館，在基礎設施、數(shù)字資源建設、技術應用、社會服務方面仍然存在各種各樣的不足之處，如若得不到充分解決，數(shù)字檔案館建設將無法高效開展。

2.1 基礎設施建設不夠充分

數(shù)字檔案館的建設無論是在基礎設施、數(shù)字化加工還是在軟件開發(fā)、人力資源開發(fā)方面都需要源源不斷地投入經(jīng)費支持，在沒有資金保障的前提下，數(shù)字檔案館建設無疑是空中樓閣、紙上談兵。與此同時，由于部分檔案館的領導者或管理人員缺乏檔案意識，“重建設、輕管理、輕開發(fā)”思想嚴重，在工作思維上仍然被傳統(tǒng)觀念所束縛，對數(shù)字檔案館建設的認知不充分，導致在政策推動、資金支持等方面不到位，即使上級部門撥付資金，也因思想認知、技術能力有限導致檔案信息化建設出現(xiàn)方向偏離、脫離實際的錯誤，此現(xiàn)象對于基層檔案館而言尤其明顯[1]。

2.2 數(shù)字化資源建設進程緩慢

數(shù)字檔案館的重要特征是檔案資源實現(xiàn)數(shù)字化轉型。國家檔案局頒布的《數(shù)字檔案館系統(tǒng)測試辦法》中明確指出，尚未完成建立涵蓋全部館藏文件級目錄數(shù)據(jù)庫的檔案館不能夠申請測試。在實際工作中，由于部分檔案館對數(shù)字化加工工作不夠重視，導致未數(shù)字化檔案與日俱增，體量巨大，無法高效開展大規(guī)模檔案數(shù)字化加工工作。檔案數(shù)字化工作大多是由本單位工作人員在日常工作中抽出時間加工，沒有在社會及行業(yè)內(nèi)尋找專業(yè)的數(shù)字化加工服務公司進行社會采購類型服務，導致數(shù)字化速率極為低下且成果的質量難以保障。與此同時，部分檔案館檔案數(shù)字化工作開展時間較早，對于科技檔案、會計檔案、人事檔案等專業(yè)性較強的文件資料在數(shù)據(jù)格式、著錄規(guī)范、掃描質量、歸檔方式等方面不夠成熟，無法與當代數(shù)字化工作相銜接，返工問題較為嚴重，對于檔案館的數(shù)字資源建設造成了較大的不利影響。

2.3 信息化先進技術應用較少

在信息化時代，大數(shù)據(jù)、人工智能等先進技術的應用已成為檔案“十四五”規(guī)劃中的重要部分。在行業(yè)內(nèi)，浙江、廣東、河南、福建等省均提出建設智慧型數(shù)字檔案館的倡議。但是實際開展效果甚微，主要原因有兩個方面：一是先進技術應用較少。實際工作者對于前沿科學技術理論知識、實際應用了解甚少，難以將其與數(shù)字檔案館系統(tǒng)建設工作相結合，在功能開發(fā)過程中僅僅是解決電子檔案的存儲、查詢等基本要求，對于后期的開發(fā)利用、共建共享、數(shù)據(jù)挖掘、信息提取等功能沒有提高重視，使得數(shù)字檔案館的建設浮于表面，難以達到預期效果。二是管理人員大多是檔案專業(yè)、文化專業(yè)。信息化人才較少，整體專業(yè)水平較低，檔案部門開展信息化繼續(xù)教育活動較少，使得干部隊伍難以在短時間內(nèi)對于數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺的建設有充分了解，即使開展調研也是“一頭霧水”，容易被科技公司人員所誤導。技術追求缺乏理性，沒能深入思考實際需求性適用，使得數(shù)字檔案館建設形象大于實質內(nèi)容。

2.4 智慧化利用水平相對較低

一是共享理念問題。大多部門對于檔案資源的利用仍處于被動狀態(tài)，還未及時轉變服務理念，尤其檔案數(shù)據(jù)較為敏感、關鍵的部門，對于部分信息開放利用鑒定工作開展不到位，對于共建共享工作不認可，認為其可能存在數(shù)據(jù)泄密等風險，本著“多一事不如少一事”的態(tài)度，限制了資源共享效率的提高。二是技術支持問題。分布在各單位各部門的業(yè)務系統(tǒng)大多自主建設，沒有根據(jù)統(tǒng)一的系統(tǒng)構架、開發(fā)語言、數(shù)據(jù)庫類型進行開發(fā)，使得數(shù)字檔案館系統(tǒng)平臺與各業(yè)務系統(tǒng)存在技術藩籬。檔案數(shù)據(jù)信息難以通過計算機網(wǎng)絡實現(xiàn)互聯(lián)互通、上下聯(lián)動、在線整合、廣泛利用，導致“各自為政”的現(xiàn)象日益加劇。

3 信息化時代數(shù)字檔案館建設未來發(fā)展方向及建議

面對數(shù)字檔案館建設的發(fā)展現(xiàn)狀及問題難點，需要各地檔案主管部門及時調整建設規(guī)劃戰(zhàn)略，增強基礎設施建設資金投入、優(yōu)化人才培養(yǎng)方案、構建先進技術系統(tǒng)平臺、打造共建共享格局。發(fā)揮數(shù)據(jù)收集整理、分析挖掘技術優(yōu)勢，充分挖掘隱含在檔案資源內(nèi)的潛在價值，積極探尋適合自身的數(shù)字檔案館建設模式。

3.1 優(yōu)化基礎設施建設，提供專業(yè)設備保障

檔案主管部門領導者與管理者要具備檔案意識，增強信息化管理思維。深入了解傳統(tǒng)檔案管理模式難以符合現(xiàn)代社會檔案需求的突出問題，積極順應時代潮流，轉變工作思想，在頂層設計層面上為數(shù)字檔案館建設提供必要的政策與財政支持，為信息化建設提供資金保障。同時要做到對行業(yè)內(nèi)各硬件設備、安全設備等基礎設施了如指掌，積極對接上級檔案部門業(yè)務骨干，選取兼容性強、實用性強、運維方便的服務器、存儲器、掃描儀、安全審計、漏洞掃描等設備，最大程度上提高性價比，保障后期軟件技術的研發(fā)順利開展[2]。

3.2 明確資源建設進程，加大數(shù)字轉型力度

一是正確選擇數(shù)字化外包公司。檔案主管部門要在社會中深入調研，根據(jù)政府部門制定的市場準入機制和備案登記制度，通過審查公司規(guī)模、專業(yè)資質、業(yè)績信譽等方面，確定其是否具備檔案數(shù)字化外包的條件，確保其能夠為本單位提供更優(yōu)質的服務。二是建立有效溝通協(xié)調機制。針對工作開展過程中出現(xiàn)的各種問題及時協(xié)商解決，通過舉辦定期會議、建立問題反饋機制、提供進度報告等方式保持良好溝通，及時發(fā)現(xiàn)和解決問題，避免問題的擴大化，確保數(shù)字化加工工作順利開展。三是外包與自主數(shù)字化相結合。鼓勵單位職工全程參與數(shù)字化加工工作，一方面做好檔案數(shù)字化質量及效率的監(jiān)督監(jiān)管，另一方面把握契機，學習規(guī)范科學、合理可靠的數(shù)字化加工技術，提高檔案數(shù)字化、信息化和檔案信息管理方面的基礎理論知識水平。四是通過結合國家頒布的電子檔案數(shù)據(jù)標準。針對各類專業(yè)檔案明確加工要求，進一步細化數(shù)字檔案資源建設，對于早期加工質量不達標的數(shù)字化成果，通過現(xiàn)在的圖像處理、數(shù)字化修復工具等手段進行優(yōu)化，提高其可用性，進而建立覆蓋全館檔案資源的數(shù)據(jù)庫。

3.3 構建信息管理團隊，融合先進科學技術

一是在系統(tǒng)平臺開發(fā)過程中引入互聯(lián)網(wǎng)技術。通過與先進地區(qū)檔案主管部門進行深度溝通交流，尋求科學成熟的工作經(jīng)驗，結合自身工作需求，積極探索在新興技術理論體系、技術框架、應用場景、管理模式等方面的數(shù)字檔案館建設規(guī)劃，充分利用計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫等技術并付諸實踐，將其作為新時代檔案數(shù)字信息傳播、利用的基礎。與此同時，要保障數(shù)字檔案館系統(tǒng)的安全性建設，將先進的安防技術和漏洞修補技術引入數(shù)字檔案館建設實踐，加大防火墻、殺毒軟件、身份驗證、數(shù)字簽章、入侵檢測等技術的運用，為數(shù)字檔案館運行提供安全保障。二是要重視信息化人員素質的提升。數(shù)字檔案館的建設離不開熟練把握信息化新知識及新技術的管理人才，部門單位要建立人才梯隊培養(yǎng)機制，面向社會引進人才、面向單位培養(yǎng)人才，定期通過理論培養(yǎng)、技能比武、外出學習、技術科研等方式加強人才水平提升模式的改革，同時要加強其信息安全意識培訓，建立完善數(shù)字檔案館安全保障體系，提高檔案工作人員的信息安全意識和能力，進而全面打造適合現(xiàn)代信息技術發(fā)展特色的人才干部隊伍[3]。

3.4 打造共建共享格局，強化檔案服務質量

一是牢固樹立共享理念。數(shù)字檔案館建設的最終目標是實現(xiàn)互聯(lián)互通、共建共享，進而為社會群眾提供更加優(yōu)質的服務，檔案管理人員要始終摒棄過去“各自為政、單一發(fā)展”的思想意識，主動、動態(tài)關注社會公眾對檔案信息的真實需求，為其主動提供針對性較強的檔案信息服務，進而全面提升檔案信息服務水平[4]。二是利用計算機網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)挖掘、人工智能等先進技術。構建以檔案信息資源共享平臺為基礎，以數(shù)字檔案館為載體，以“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”為途徑的共享新格局，滿足社會用戶個性化興趣、行為進行平臺的設計與開發(fā)，根據(jù)用戶對信息的需求和日常服務工作質量情況，建立多元化的檔案服務模式。例如，利用數(shù)據(jù)挖掘技術，精準定位瀏覽頻率較高、用戶感興趣的檔案資源，發(fā)現(xiàn)其內(nèi)在聯(lián)系和規(guī)律，為今后檔案服務提供決策指導的同時實現(xiàn)信息資源的增值利用。三是在系統(tǒng)建設上與當?shù)卣辗掌脚_相契合。根據(jù)其開發(fā)語言、系統(tǒng)架構等模式，取長補短，提升檔案管理系統(tǒng)與當?shù)仄渌麡I(yè)務網(wǎng)絡的兼容性，打通技術隔閡，推動檔案信息高度整合、高效傳遞，為實現(xiàn)共建共享打好平臺基礎。

從信息化角度來看，數(shù)字檔案館建設已成為當代檔案事業(yè)轉型升級高質量發(fā)展的必經(jīng)之路，為此，檔案部門全體人員應積極響應國家及社會對于“互聯(lián)網(wǎng)+大數(shù)據(jù)”的思維指導，加大數(shù)字檔案館規(guī)劃建設，準確把握時代優(yōu)勢，不斷尋求新思路、新方法、新方案、新途徑，以加強數(shù)字檔案館服務中心建設以及完善數(shù)字檔案館安全防護體系為著力點，奮力書寫新時代檔案發(fā)展的新篇章。

參考文獻

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[3]李晶晶.關于加強數(shù)字檔案館建設的幾點思考[J].黑龍江檔案，2022，（05）.

[4]陳笑天.數(shù)字檔案館建設對信息服務的影響及其發(fā)展策略[J].蘭臺內(nèi)外，2023，（23）.

作者簡介：史軍霞 （1972—），大學學歷 ，北京航天控制儀器研究所副研究館員。研究方向：檔案管理。