摘 要：文書檔案是醫(yī)院檔案管理的主體，在服務醫(yī)院發(fā)展方面具有關鍵作用。本文從大數(shù)據(jù)技術應用的時代背景出發(fā)，分析了應用大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢和不足，認為需要從深化管理體制改革、數(shù)據(jù)平臺建設、檔案人才培養(yǎng)、檔案利用服務、數(shù)據(jù)安全建設方面加以改進，更好發(fā)揮文書檔案的時代價值。

關鍵詞：大數(shù)據(jù)；文書檔案；高質量

隨著大數(shù)據(jù)技術的廣泛應用和文書檔案資源的海量增長，需要進一步創(chuàng)新文書檔案管理方式，提升檔案服務能力，優(yōu)化資源結構，構筑資源豐富、信息化程度高的文書檔案治理體系，發(fā)揮檔案在醫(yī)院管理中的重要作用。因此，研究新形勢下大數(shù)據(jù)在文書檔案管理中的應用和實踐，顯得至關重要。

1 新形勢下文書檔案高質量管理的意義

文書檔案作為最基礎、體量最大的檔案門類，在醫(yī)院轉型升級中具有不可替代的獨特作用。

1.1 文書檔案是醫(yī)院發(fā)展的重要記載

文書檔案是醫(yī)院貫徹黨的衛(wèi)生與健康工作方針、牢固樹立以人民為中心的發(fā)展思想、促進健康中國戰(zhàn)略落實的真實記錄。對這些檔案進行深入研究和分析，能夠深入分析國家衛(wèi)生健康政策、醫(yī)院運行與發(fā)展，是寶貴的歷史財富。在大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院要以信息化建設為切入點，創(chuàng)新性地引入先進的應用成果，實現(xiàn)優(yōu)質檔案資源信息共享，將珍貴的歷史記憶留存好、利用好，為醫(yī)院創(chuàng)新性發(fā)展服務好。

1.2 文書檔案是工作查考和教學研究的重要支撐

文書檔案記錄了醫(yī)院改革發(fā)展政策、醫(yī)學技術的進步，具有重要的政策和教學參考價值。在新技術的推動下，文書的傳播力和服務力得到顯著增強，檔案服務教學、患者、決策的方式、效率得到極大提高，為各項工作的開展奠定了數(shù)據(jù)支撐，推動新醫(yī)改向縱深方向發(fā)展。

2 大數(shù)據(jù)技術在醫(yī)院文書檔案高質量管理中的優(yōu)勢分析

大數(shù)據(jù)技術與檔案管理相結合，可以利用數(shù)據(jù)分析和挖掘技術釋放文書檔案的潛能，為醫(yī)院發(fā)展提供更加完整、更有價值的服務。

2.1 文書檔案數(shù)據(jù)化

大數(shù)據(jù)時代，文書檔案管理面臨的主要問題不僅思維方式需要轉型，更需要突破檔案信息資源利用的瓶頸，即傳統(tǒng)的靜態(tài)模式文書檔案無法滿足細顆粒型數(shù)字檔案的要求。目前，醫(yī)院文書檔案存在著數(shù)據(jù)化質量不達標、數(shù)據(jù)管理意識不足、數(shù)據(jù)集群性不強的問題。大數(shù)據(jù)為文書檔案管理帶來了管理對象的轉變和管理層級的分化，既從文件管理到數(shù)據(jù)管理，從文件題名到內容語義，數(shù)據(jù)顆粒不斷細化，為深度資源開發(fā)提供了基礎。與此同時，數(shù)據(jù)管理實現(xiàn)海量數(shù)據(jù)的跨文件、卷宗的語義相關，為用戶提供更優(yōu)質的利用服務。

2.2 檔案服務多樣化

顆?；奈臅鴻n案數(shù)據(jù)資源為醫(yī)院知識化服務提供不竭養(yǎng)料和數(shù)據(jù)基礎。大數(shù)據(jù)借助語義分析、知識圖譜等技術對信息資源進行拆分、清洗、重組、可視化處理，呈現(xiàn)出更為豐富的醫(yī)院檔案知識成果。比如大數(shù)據(jù)可對歷年來季節(jié)傳染病的類型、年齡、周期進行數(shù)據(jù)分析，為醫(yī)院做好各類醫(yī)療物資儲備、全力保障百姓日常需求提供決策參考。大數(shù)據(jù)技術還可以對文書檔案的查詢利用進行分析，依據(jù)用戶的習慣、利用頻率，為“用戶畫像”，自動形成不同群體的“小數(shù)據(jù)庫”，實現(xiàn)檔案靶向服務。比如醫(yī)院根據(jù)需求查詢文化建設的相關資料，大數(shù)據(jù)可推送相關歷史記錄，在對檔案用戶利用情況有總體把握的前提下，進一步突出個性化服務。

2.3 檔案共享智慧化

大數(shù)據(jù)不僅提高了檔案管理的工作效率，還為檔案利用提供了更多的可能性，使得檔案信息可以更加方便地傳播和共享，不再受到時間和空間的限制。通過分散和歷史遺留的文書檔案資源，可以實現(xiàn)各個部門、機構之間的信息共享，避免信息孤島的存在，提高信息的利用效率。比如大數(shù)據(jù)對文書檔案進行整合和升級，打造文書檔案共享中心，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)院內共享，可最終實現(xiàn)與其他數(shù)據(jù)庫的共建共享。

2.4 檔案治理體系化

大數(shù)據(jù)改變了傳統(tǒng)文書檔案治理能力，在資源建設、安全保管上進行了重塑。傳統(tǒng)的文書檔案收集根據(jù)單位“三合一”制度和《歸檔文件整理規(guī)則》開展。大數(shù)據(jù)時代檔案的來源、內容和收集方式都發(fā)生了顯著變化，文書檔案網(wǎng)絡來源日益豐富，比如國家衛(wèi)生政策、醫(yī)療改革舉措、醫(yī)院文化產(chǎn)品等。檔案形式趨向多元化，價值密度明顯降低，需要通過信息手段加快檔案處理速度。同時，管理人員需要對網(wǎng)絡中有價值的信息及時關注，豐富文書檔案內容。大數(shù)據(jù)技術對潛在的安全風險問題，采取有效的防御措施，有效控制文書檔案管理當中存在的風險，確?，F(xiàn)代化檔案管理工作的順利開展。

3 大數(shù)據(jù)技術在文書檔案管理中的不足

從實踐來看，醫(yī)院文書檔案在大數(shù)據(jù)技術應用方面還存在不小差距，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

3.1 數(shù)字化建設滯后

信息化作為醫(yī)院基本建設的優(yōu)先領域，在醫(yī)療不斷提升的前提下，文書檔案數(shù)量在不斷增長。在以人民為中心的思想指導下，醫(yī)院的醫(yī)囑、手術、病案檔案數(shù)量激增，且保管年限都有具體規(guī)定。比如住院病理檔案保管期限是30年，門診病案是15年，這些大量增加的檔案存儲量占據(jù)了信息化增量空間，有的醫(yī)院沒有足夠的資金進行信息化擴容和提升，擠壓了文書檔案資源的存儲空間。

3.2 安全缺乏監(jiān)管

信息化水平不高導致了檔案數(shù)據(jù)質量不達標、標準不統(tǒng)一，加之檔案服務體系的不完善，文書檔案安全管理手段、方式和能力不足，造成在數(shù)字化轉型階段存在著醫(yī)療數(shù)據(jù)外流、個人隱私被泄露的問題。與此同時，醫(yī)院對文書檔案查詢利用管理不嚴格的現(xiàn)象較為突出，比如檔案數(shù)據(jù)庫未完全隔離、數(shù)據(jù)庫訪問限制不強、賬號管理不嚴格等，這些漏洞增加了文書檔案利用過程中失密泄密風險。

3.3 管理人才不足

數(shù)字化人才是數(shù)字化能力提升取得成功的關鍵因素，隨著信息化的深入推進，醫(yī)院對數(shù)字化人才的需求不斷增加、要求不斷提高。但是，檔案數(shù)字化人才供應不足、技術能力受阻，數(shù)字化建設長效機制落地困難重重，既影響檔案管理創(chuàng)新變革的速度，又影響轉型升級的質量。比如目前很多醫(yī)療機構醫(yī)務人員的數(shù)量遠遠大于技術人員，公開招聘較少且大多數(shù)人員屬于兼職，醫(yī)院不重視的現(xiàn)象較為普遍，由于信息化人才的缺失，醫(yī)院也缺乏足夠的檔案數(shù)字化轉型能力。

3.4 制度建設不完善

大數(shù)據(jù)時代既需要觀念的轉型，又需要配套的制度體系，使得文書檔案潛能得以進一步釋放。目前，大數(shù)據(jù)技術廣泛應用與文書檔案管理制度不相匹配的矛盾較為突出，有的醫(yī)院未能及時修訂相關制度，打造支撐體制，缺乏大數(shù)據(jù)管理的濃厚氛圍，造成了思想轉型力度不足，檔案管理體系不夠優(yōu)化，數(shù)據(jù)運行困難重重，缺乏帶動檔案數(shù)據(jù)共享激活行政管理應用場景。

3.5 利用服務率不高

文書檔案在服務于醫(yī)院重大決策、理論研究、工程建設方面具有重要作用，深入研究文書檔案能夠為醫(yī)院高質量發(fā)展賦能助力，特別是大數(shù)據(jù)技術的知識服務、個性化推送等，讓檔案服務的效率、質量和水平有了質的提升。但是，有的管理人員未能認識其重要價值，管理停留在“管”的階段，不注重找準文書檔案與醫(yī)院發(fā)展的結合點，檔案的應用價值處于沉睡狀態(tài)。

4 大數(shù)據(jù)技術在醫(yī)院文書檔案高質量管理中的應用策略

為更好發(fā)揮大數(shù)據(jù)技術的優(yōu)勢，醫(yī)院要加快檔案管理模式創(chuàng)新，推動文書檔案管理工作規(guī)范化、科學化、標準化。

4.1 深化管理體制改革

思想是行動的先導。利用好大數(shù)據(jù)技術，首先，要倡樹大數(shù)據(jù)思想。大數(shù)據(jù)技術是時代發(fā)展的大潮，也是做好醫(yī)院檔案工作的技術依托。面對提升檔案治理能力現(xiàn)代化的需要以及醫(yī)院數(shù)字化的新變革與新挑戰(zhàn)，醫(yī)院管理者要主動適應新常態(tài)，運用互聯(lián)網(wǎng)思維、大數(shù)據(jù)思維指導文書檔案工作，全力打好轉型升級的“主動戰(zhàn)”。其次，堅持“壓縮”與“優(yōu)化”并舉，全面提升管理效能。著力推動大數(shù)據(jù)技術與文書檔案融合機制建設，在收集、歸檔、利用等環(huán)節(jié)重塑管理流程，增設檔案數(shù)據(jù)管理模塊，全面優(yōu)化職能機構配置。要縮短優(yōu)化管理層級，比如在收集環(huán)節(jié)上，從“個人—科室—檔案室”可優(yōu)化為“個人—檔案室”兩級管理模式，提高管理效率。再次，要堅持“加法”與“減法”并舉。要對傳統(tǒng)的利用模式做“減法”，對簽字、審核流程全部網(wǎng)上辦理，將有關職能向檔案室集中。要對數(shù)據(jù)化管理做“加法”，在資金規(guī)劃與保障、系統(tǒng)維護與更新、人才招聘與培養(yǎng)等方面給予長效化制度供給。

4.2 深化數(shù)據(jù)平臺建設

一是選擇合適的檔案管理系統(tǒng)。文書檔案管理系統(tǒng)應符合《電子檔案管理系統(tǒng)基本功能規(guī)定》的要求，具備將傳統(tǒng)的紙質文書檔案進行數(shù)字化加工和處理，使其能夠被計算機識別和處理。通過數(shù)字技術，可以將紙質檔案掃描、轉換成數(shù)字文件，如PDF、DOC、JPG等格式，以便于計算機處理和存儲。同時，系統(tǒng)應具備對文書檔案中的大量數(shù)據(jù)進行挖掘和分析。通過對數(shù)據(jù)的深入挖掘和分析，可以發(fā)現(xiàn)文書檔案中的潛在價值，為醫(yī)院決策提供數(shù)據(jù)支持和參考。例如，通過對就醫(yī)數(shù)據(jù)的分析，可以分析學科診療量，為優(yōu)化學科建設提供服務。二是打造專題檔案數(shù)據(jù)庫。要加強數(shù)據(jù)整合，對不同全宗文書檔案涉及的同一類檔案資源，通過數(shù)據(jù)資源組合，建立健全多個文書檔案專題。對已經(jīng)數(shù)字化的館藏檔案資源通過賦予人工智能等技術再次挖掘提煉，便于檔案查詢利用與分析。比如上海醫(yī)聯(lián)體聯(lián)合38家單位建立涵蓋醫(yī)改、檢驗、診療、影像等多個專題數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)了文書檔案的專業(yè)化和信息互聯(lián)共享。

4.3 深化檔案人才培養(yǎng)

檔案人才培養(yǎng)既要內部挖潛也要筑巢引鳳。一是持續(xù)深化檔案人事制度改革。對檔案人員定崗位、定職級、定薪酬，推行績效考核制和浮動薪酬制，切實激發(fā)人才內生動力。在編制管理上，要探索建立機構和員額數(shù)量與文書檔案高質量發(fā)展水平掛鉤的動態(tài)調整機制，配足配齊檔案管理人才。在人員管理上，穩(wěn)妥有序推動檔案管理人員轉聘，對符合條件且有志于從事檔案管理的及時吸納進來；對無法適應新技術管理的可轉聘其他崗位。二是優(yōu)化引育機制。要明確引的方向，圍繞檔案管理、數(shù)據(jù)化、開發(fā)利用方向和擔負的工作任務，制定招聘名額，納入醫(yī)院總體招聘計劃，真正把與檔案事業(yè)發(fā)展需求契合度高、綜合素養(yǎng)高的人才引進來。要筑巢引鳳，拿出醫(yī)院的特色優(yōu)勢，增強特色政策對優(yōu)秀人才的吸引力，提高人才引進的質量。要做好培育文章，采取走出去的方式，加強與三甲醫(yī)院、科研院所等單位的合作，打造一個懂理論、會實踐、見多識廣、經(jīng)驗豐富的檔案管理團隊。

4.4 深化檔案利用服務

一是優(yōu)化利用方式。借助大數(shù)據(jù)精準算法的優(yōu)勢，分析研判文書檔案利用趨勢和方向，對利用率高、缺口大的檔案資源，開展精準資源建設和征集，優(yōu)化檔案結構，為滿足醫(yī)院發(fā)展需求打下堅實的資源基礎。二是提升服務水平。要摒棄“坐等上門”“閉室自守”的傳統(tǒng)觀念，強化主動服務意識，熟悉掌握文書檔案結構，圍繞醫(yī)院發(fā)展的重大問題，提供高質量的信息服務。比如圍繞科研能力提高的問題，可梳理歷年來科研管理政策、措施和效果，為管理者提供資政參考。三是加強數(shù)據(jù)分析。要善于通過大數(shù)據(jù)技術分析查檔者的需求，為檔案資源建設提供依據(jù)。

4.5 深化數(shù)據(jù)安全建設

《數(shù)字中國建設整體布局規(guī)劃》中將“筑牢可信可控的數(shù)字安全屏障”列為強化數(shù)字中國關鍵能力的一項重要內容，提出增強數(shù)據(jù)安全保障能力。大數(shù)據(jù)時代，醫(yī)院文書檔案面臨著前所未有的安全困境，需要提升數(shù)據(jù)安全治理效能，多措并舉地維護數(shù)據(jù)安全，為醫(yī)院高質量發(fā)展保駕護航。一是完善安全制度。要把數(shù)據(jù)安全治理貫穿檔案管理制度體系全過程。依據(jù)《網(wǎng)絡安全法》《數(shù)據(jù)安全法》，重點圍繞文書檔案掃描、收集、共享、開發(fā)利用等，出臺數(shù)據(jù)安全方面的歸檔制度，更有針對性地滿足檔案事業(yè)發(fā)展需要。二是提高安全技術水平。要同步加大數(shù)據(jù)安全建設投入，構建自主可控的數(shù)據(jù)安全防護技術體系，加強數(shù)據(jù)安全監(jiān)測，加強數(shù)據(jù)全生命周期分級防護，積極開展數(shù)據(jù)安全風險評估，構筑大數(shù)據(jù)場景下安全傳輸存儲環(huán)境。要貫徹落實好數(shù)據(jù)安全責任制，明確責任人及責任部門，定期開展數(shù)據(jù)安全教育培訓，提高數(shù)據(jù)安全意識和技能。

結語

總之，大數(shù)據(jù)技術賦能文書檔案管理，可以提高文書檔案管理的質量、效率和安全性，是醫(yī)院檔案事業(yè)高質量發(fā)展的關鍵一環(huán)，對于構建系統(tǒng)完備、科學規(guī)范、運行高效的檔案管理體制具有重要意義。通過深入的分析和總結，可以進一步完善大數(shù)據(jù)技術在文書檔案管理中的推進策略，挖掘檔案中潛在的資政價值、文化價值，為醫(yī)院改革發(fā)展和醫(yī)療事業(yè)進步提供更為快速、準確、高效的檔案服務。

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作者簡介：岑秋賢（1974—），大學學歷，就職于廣東省佛山市中醫(yī)院，負責檔案管理，主要從事檔案管理研究工作。