陳艷

摘 要：在教育數(shù)字化和檔案治理體系建設的背景之下，高校檔案工作面臨著向檔案數(shù)據(jù)治理模式轉型的機遇。澳大利亞國立大學在長期的檔案工作中形成了鮮明特色，積累了大量經(jīng)驗?；诖?，本文從數(shù)據(jù)管理、文件管理和檔案管理三個環(huán)節(jié)分析澳大利亞國立大學檔案數(shù)據(jù)治理模式。研究發(fā)現(xiàn)，澳大利亞國立大學基于全校整體數(shù)據(jù)治理框架，形成全流程、專業(yè)化的檔案數(shù)據(jù)治理模式。這套完整的檔案數(shù)據(jù)治理模式可為我國高校檔案數(shù)據(jù)治理轉型提供借鑒。

關鍵詞：檔案數(shù)據(jù)；數(shù)據(jù)治理；檔案治理；澳大利亞國立大學

基金項目：本研究受中南財經(jīng)政法大學中央高?；究蒲袠I(yè)務費專項資金資助（2722023DG003）。

教育部2022年工作要點提出，提升數(shù)據(jù)治理能力，強化數(shù)據(jù)挖掘和分析，構建基于數(shù)據(jù)的教育治理新模式[1]?？梢姡瑪?shù)據(jù)在“教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動”中的價值得以肯定。數(shù)據(jù)是教育數(shù)字化的驅動性要素[2]，而檔案是一類數(shù)據(jù)，是業(yè)務性數(shù)據(jù)、原始性數(shù)據(jù)、歷史性數(shù)據(jù)[3]，因此，檔案數(shù)據(jù)治理模式的構建對教育數(shù)字化轉型具有至關重要的意義。隨著教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動的逐步深入，前端業(yè)務生態(tài)系統(tǒng)正在重塑，后端的檔案數(shù)據(jù)治理模式亟待建立，迫切需要可供參考的經(jīng)驗加以支持。澳大利亞國立大學（Australian National University，簡稱ANU）檔案工作歷史悠久，并在理事會的統(tǒng)一規(guī)劃下形成日漸完備的檔案數(shù)據(jù)治理模式。因此，本文將分析ANU檔案數(shù)據(jù)治理模式，從數(shù)據(jù)管理、文件管理和檔案管理三個環(huán)節(jié)分析ANU檔案數(shù)據(jù)治理實踐，以期為我國教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動背景下的檔案數(shù)據(jù)治理提供參考和啟示。

1 澳大利亞國立大學檔案數(shù)據(jù)治理實踐[4]

ANU建于1946年，在理事會的領導下形成了完備的治理機制[5]。ANU大學檔案科現(xiàn)隸屬于學術信息服務部，該部門的主要職責有檔案服務、圖書館服務、文件管理、數(shù)據(jù)治理、出版管理、信息政策、科研支持等。ANU檔案工作在學校理事會統(tǒng)一部署下，以學術信息服務部為直接領導，形成數(shù)據(jù)管理—文件管理—檔案管理相結合的全流程化的檔案數(shù)據(jù)治理模式，并依據(jù)澳大利亞相關法律法規(guī)，從策略規(guī)劃、業(yè)務規(guī)范、服務保障和風險防范四個維度，配備了政策、程序、標準、指南四位一體的管理制度體系，確保檔案數(shù)據(jù)治理模式的持續(xù)運營（如表1）。

1.1 數(shù)據(jù)管理

ANU的檔案數(shù)據(jù)治理前置到了業(yè)務工作中。在數(shù)據(jù)管理環(huán)節(jié)，大學信息服務部、信息技術服務部等治理機構制定具有指導性、共有性、全局性的制度規(guī)范，以從源頭上確保檔案數(shù)據(jù)治理的質(zhì)量和安全。

ANU通過《數(shù)據(jù)治理》政策與程序從整體策略上制定了數(shù)據(jù)管理框架和生命流程，在數(shù)據(jù)產(chǎn)生的源頭上對數(shù)據(jù)質(zhì)量、數(shù)據(jù)安全做出了要求，并提出了相應的支持保障。圖1描述了ANU的信息和數(shù)據(jù)治理框架?？梢钥闯觯酵鶓?zhàn)略端，對應的主體越可能擔責，而越往運營端，對應的主體越可能負責。這進一步說明了檔案數(shù)據(jù)治理是從業(yè)務前端開始。

1.2 文件管理

文件管理是業(yè)務數(shù)據(jù)轉變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)的中間一環(huán)，由學術信息服務部下屬的大學文件科具體負責，并納入到ANU的規(guī)劃與治理框架中。《文件與檔案管理》政策和《文件管理》程序從原則上定義了ANU文件管理的基本要求。在具體實施中，大學文件科從文件分類、文件操作、文件處置和業(yè)務培訓四個層面實現(xiàn)文件管理，保障文件的真實性、可用性、安全性和完整性。其一，文件分類上。制定《澳大利亞國立大學業(yè)務分類方案》，從業(yè)務領域將文件分為十一個大類，為后面流程的文件操作和文件處理提供基礎，確保文件的完整性。其二，文件操作上。以電子文件管理系統(tǒng)為具體實施手段，作為ANU大學文件中央存儲庫。電子文件管理系統(tǒng)通過與SharePoint軟件集成，能讓在各大業(yè)務系統(tǒng)上生成的文件輕松集中到電子文件管理系統(tǒng)進行統(tǒng)一管理，確保文件的真實性。其三，文件處置上。根據(jù)澳大利亞國家檔案館批準的文件“三合一制度”對文件進行保存、銷毀、移交等處置，確保文件的安全性。其四，業(yè)務培訓上。在學校專門在線學習網(wǎng)站Pulse上開設文件管理培訓模塊，并在SharePoint網(wǎng)站開設電子文件管理系統(tǒng)實踐論壇，通過業(yè)務培訓確保文件的可用性。

1.3 檔案管理

ANU檔案數(shù)據(jù)治理模式的檔案管理環(huán)節(jié)更側重于檔案數(shù)據(jù)收集、利用和開發(fā)，屬于檔案數(shù)據(jù)治理的后端，具體對應的主體機構是大學信息服務部下屬的大學檔案科。

在館藏收集上，除ANU本身形成的檔案外，ANU大學檔案科積極收集其他重要的檔案。在檔案活動上，ANU大學檔案科從2001年開始每年舉辦一場檔案年度講座，邀請著名歷史學家、檔案學者、社會活動者等作為主講人。在檔案經(jīng)費上，除了學校的經(jīng)費劃撥，ANU大學檔案科還積極爭取社會力量支持檔案館建設，并且為了鼓勵學生研究館藏檔案，與澳大利亞勞工史研究學會堪培拉地區(qū)分會和澳大利亞國立大學澳大利亞研究所開設了埃里克·弗萊勞工史研究補助金。在檔案開放上，內(nèi)部開發(fā)檔案門戶網(wǎng)站和檔案數(shù)據(jù)庫網(wǎng)站以服務廣大利用者，并且積極將檔案數(shù)據(jù)和檔案數(shù)據(jù)研究成果開放到學校的數(shù)據(jù)共享和開放研究[6]網(wǎng)站上，以促進檔案研究的進一步深化；外部加入澳大利亞國家圖書館Trove項目，將ANU大學檔案科的館藏條目數(shù)據(jù)添加到Trove網(wǎng)站上以方便研究者利用。

2 啟示與借鑒

2.1 源頭把控，總體規(guī)劃

ANU在大學信息服務部、信息技術服務部等治理機構的統(tǒng)一規(guī)劃下制定《數(shù)據(jù)治理》政策和程序，構建信息和數(shù)據(jù)治理框架，實現(xiàn)對數(shù)據(jù)全生命周期的管理，從源頭上把控數(shù)據(jù)的質(zhì)量和安全，打破了數(shù)據(jù)孤島。從“文件連續(xù)體理論”到前端控制，檔案學者一直強調(diào)檔案“前身”的重要性。在大數(shù)據(jù)時代，檔案“前身”更是細致到了各個部門業(yè)務系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，是對檔案數(shù)據(jù)可追溯性、可證明性、可還原性的有力保障。高校檔案數(shù)據(jù)治理不應是檔案機構一家的“單打獨斗”，而是積極參與學校發(fā)展規(guī)劃、業(yè)務治理和信息管理的過程。

2.2 過程管理，質(zhì)量控制

ANU以大學文件科為主體，以《文件與檔案管理》政策和《文件管理》程序為手段，以電子文件管理系統(tǒng)為抓手，對全校文件進行統(tǒng)一管理。ANU的文件“三合一”制度讓檔案管理環(huán)節(jié)對檔案的完整性、真實性和系統(tǒng)性要求在文件管理環(huán)節(jié)就得以實現(xiàn)，推動文件管理職能和檔案服務職能的分離。在我國，從國家檔案局第14號令到2021年開始施行的《檔案法》，電子文件單套制歸檔已得到法律認同。但在實踐過程中，電子文件的真實性、可用性、安全性和完整性保障成了困擾檔案機構歸檔和管理電子文件的首要難題。電子文件管理是一個系統(tǒng)性問題，不同于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理問題，它還需要管理人員具備系統(tǒng)的業(yè)務知識、專業(yè)的計算機技術知識、完備的信息管理知識等。若檔案人員還需要負責處理文件管理問題，將會大大分散其精力，降低檔案服務能力和效率。一方面，ANU將文件管理工作納入了業(yè)務流程中，文件管理成為業(yè)務流程中的最后一環(huán)。這讓文件真實性、可用性、安全性和完整性的保障有了抓手。另一方面，ANU將文件管理與檔案管理分離的做法，是在電子文件單套制歸檔背景下，對檔案人員職能的進一步分工，有利于文件管理的專業(yè)化，更有助于高校檔案工作立足教育本質(zhì)，更好地提供檔案數(shù)據(jù)服務，為科學研究服務。

2.3 立足教育，服務研究

剝離了文件管理職能的大學檔案科，更注重檔案數(shù)據(jù)的開發(fā)和檔案服務的提供。ANU不僅形成了以諾埃爾·巴特林檔案中心為代表的特色館藏[7]，還積極將館藏檔案數(shù)據(jù)開放到校內(nèi)和校外的數(shù)據(jù)共享平臺上。相比于一般的檔案管理機構，ANU大學檔案科更應該定位為大學科研機構，在校內(nèi)館藏檔案的基礎之上，以科研人員的研究興趣和社會需求為導向積極拓展館藏資源，開發(fā)特色館藏，共享研究數(shù)據(jù)和成果，積極為社會提供檔案數(shù)據(jù)服務。教育是高校檔案工作的出發(fā)點和立足點。高校檔案數(shù)據(jù)治理不僅要肩負起“為黨管檔，為國守史”的使命，還要擔負起“以培養(yǎng)人才為中心，開展教學、科學研究和社會服務”[8]的高校檔案機構職責。

結語

教育數(shù)字化的步伐已經(jīng)越來越近，這勢必會對高校業(yè)務領域產(chǎn)生巨大沖擊。前端業(yè)務的變革必然對后端的檔案工作產(chǎn)生影響。此外，檔案系統(tǒng)內(nèi)部的變革也在悄然發(fā)生。不論是被動，或是主動，高校檔案數(shù)據(jù)治理轉型已是必然趨勢。高校檔案數(shù)據(jù)治理，一方面是檔案工作的變革，檔案工作不能再僅僅依靠檔案機構自身的力量，而是要納入學校的治理框架和信息化規(guī)劃中去。此外，檔案機構的內(nèi)部分工需要進一步細化，電子文件單套制歸檔推動文件管理職能從檔案管理中剝離，系統(tǒng)的文件管理機制將為檔案服務提供基礎。另一方面是檔案定位的變革，檔案機構不應只是學校的職能部門和檔案的保管人，還可以是學校的科研部門和檔案數(shù)據(jù)的分享人。高校檔案機構要立足于教育本身，服務科學研究。

參考文獻

[1]教育部2022年工作要點[EB/OL].[2023-11-07].http：//www.moe.gov.cn/jyb_xwfb/gzdt_gzdt/202202/t20220208_597666.html

[2]肖廣德，王者鶴.高等教育數(shù)字化轉型的關鍵領域、內(nèi)容結構及實踐路徑[J].中國高教研究，2022（11）：45-52.

[3]劉越男.數(shù)據(jù)治理：大數(shù)據(jù)時代檔案管理的新視角和新職能[J].檔案學研究，2020（05）：50-57.

[4]關于ANU檔案數(shù)據(jù)治理實踐的數(shù)據(jù)來源于澳大利亞國立大學官網(wǎng)：https：//www.anu.edu.au/。本文數(shù)據(jù)收集的截止日期為2023年11月7日。

[5]汪慶華，何心，張清宇.中澳公立大學理事會制度比較研究——以澳大利亞國立大學理事會為例[J].華北電力大學學報（社會科學版），2020（02）：125-133.

[6]數(shù)據(jù)共享（Data Commons）和開放研究（Open Research）是ANU為鼓勵研究者共享研究數(shù)據(jù)和開放研究成果而開設的項目。

[7]趙麗清，劉乃鵬.諾埃爾·巴特林檔案中心企業(yè)檔案公共管理運行機制探析[J].檔案學通訊，2013（03）：101-104.

[8]中華人民共和國高等教育法[EB/OL].[2023-11-07].http：//www.npc.gov.cn/npc/c30834/201901/9df07167324c4a34bf6c44700fafa753.shtml

（作者單位：中南財經(jīng)政法大學檔案館）