林穎

摘 要：城市軌道交通工程竣工檔案是城建檔案館重要館藏類目之一，但軌道交通工程竣工檔案的接收在實(shí)際工作中存在諸多困難。杭州市城市建設(shè)檔案館從進(jìn)館范圍、人才培養(yǎng)和工作標(biāo)準(zhǔn)等方面，對(duì)城市軌道交通工程竣工檔案的接收實(shí)施了大膽的探索，在確保檔案質(zhì)量的同時(shí)，提高了工作效率，形成了具有杭州特色的軌道交通工程竣工檔案接收模式。

關(guān)鍵詞：城市軌道交通；竣工檔案；電子檔案；城建檔案館

中圖分類號(hào)：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

軌道交通檔案反映了軌道交通工程建設(shè)的全過(guò)程，是軌道交通系統(tǒng)安全運(yùn)維的重要依據(jù)，是開(kāi)展行業(yè)科普及參與構(gòu)建智慧城市的基礎(chǔ)資源，也為質(zhì)量與安全責(zé)任追溯提供了重要的依據(jù)。

自2012年11月杭州地鐵一號(hào)線正式建成通車(chē)起，截至目前，杭州已經(jīng)建成12條地鐵線路、總長(zhǎng)度516千米的城市軌道交通骨干網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)十城區(qū)全覆蓋。目前，杭州市城市建設(shè)檔案館已接收杭州地區(qū)軌道交通1號(hào)線、2號(hào)線、4號(hào)線、5號(hào)線和16號(hào)線共計(jì)200多千米的竣工檔案，總案卷數(shù)超過(guò)1.6萬(wàn)卷。面對(duì)數(shù)量巨大的城市軌道交通工程竣工檔案，杭州市城市建設(shè)檔案館（以下簡(jiǎn)稱“杭州館”）改變傳統(tǒng)工作思路，做好近、遠(yuǎn)期規(guī)劃，主動(dòng)服務(wù)，協(xié)調(diào)多部門(mén)，優(yōu)化辦事流程，借助互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)了城市軌道交通竣工檔案接收“最多跑一次”，在保障地鐵檔案及時(shí)、完整、準(zhǔn)確接收方面取得了明顯成效。

一、杭州市城市軌道交通工程竣工檔案接收遇到的難題

1.進(jìn)館范圍不明確

城市軌道交通工程建設(shè)涉及的專業(yè)眾多，除土建工程外，還包括通信系統(tǒng)、信號(hào)系統(tǒng)以及供電系統(tǒng)等各類設(shè)備設(shè)施安裝工程。雖然2013年開(kāi)始實(shí)施的《城市軌道交通檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》（CJJ/T 180-2012）中對(duì)城建檔案館的歸檔內(nèi)容提出了建議，但由于各地城建檔案館工作方式不同，信息化程度存在差異，照搬該標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展城市軌道交通工程竣工檔案的接收在實(shí)際工作中存在一定的困難。此外，隨著城市軌道交通線路的使用和改造，部分設(shè)備安裝工程竣工檔案的使用價(jià)值會(huì)隨著時(shí)間推移而不斷降低。例如，杭州地鐵1號(hào)線的自動(dòng)售票系統(tǒng)在運(yùn)營(yíng)過(guò)程中已歷經(jīng)多次改造，原始竣工檔案中的記錄與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際已大相徑庭。缺少以檔案價(jià)值為基礎(chǔ)而制定的竣工檔案進(jìn)館范圍，不僅會(huì)增加城建檔案館的無(wú)效工作量，占用城建檔案館寶貴的人力資源，還為日后檔案利用時(shí)提供信息的準(zhǔn)確性埋下了隱患。

2.復(fù)合型人才不足

隨著軌道交通網(wǎng)絡(luò)的擴(kuò)張，工程檔案增速明顯，對(duì)檔案管理工作也提出了更高的要求。城市軌道交通工程檔案管理工作所需的人才，是同時(shí)具有“軌道交通工程專業(yè)知識(shí)”和“檔案專業(yè)知識(shí)”的復(fù)合型人才。

目前，杭州市城市軌道交通工程檔案人才隊(duì)伍主要由建設(shè)單位檔案員和城建檔案館職工組成。建設(shè)單位處于城市軌道交通工程竣工檔案的形成端，其檔案人員的主要職責(zé)是收集和保管施工過(guò)程中形成的資料，在整理、立卷后，向城建檔案館移交。但城市軌道交通工程的工作重心往往聚焦于施工進(jìn)度和工程質(zhì)量，對(duì)位于建設(shè)程序末端的檔案工作的重視程度不足，加之工程項(xiàng)目人員流動(dòng)性較大，導(dǎo)致建設(shè)方檔案專業(yè)人才不足。城建檔案館處于城市軌道交通工程竣工檔案的接收端，其主要職責(zé)是對(duì)進(jìn)館檔案的質(zhì)量開(kāi)展檢查，確保館藏檔案的完整性和可用性。但城建檔案館因受到人員編制和自身專業(yè)的限制，普遍缺少城市軌道交通工程領(lǐng)域的專業(yè)人才。在首尾兩端都受到自身?xiàng)l件所限的現(xiàn)狀下，城市軌道交通檔案管理復(fù)合型人才顯得尤為重要而稀缺。

3.檔案完整性與屬地管理之間的矛盾

杭州城市軌道交通工程連接著杭州地區(qū)的10個(gè)轄區(qū)，其中，除4個(gè)主城區(qū)外，其余6個(gè)區(qū)都設(shè)有城建檔案管理機(jī)構(gòu)。若根據(jù)城建檔案工作一直遵循的“屬地管理”原則，杭州地區(qū)的城市軌道交通工程竣工檔案將會(huì)根據(jù)項(xiàng)目所在區(qū)域，分別由不同的城建檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)施接收和保管，這不僅會(huì)破壞檔案的完整性，還會(huì)給日后檔案利用和數(shù)據(jù)分析造成很大的不便。如何化解城建檔案的屬地管理原則和檔案完整性之間的矛盾，成為檔案接收工作的一個(gè)焦點(diǎn)。

4.缺少檔案接收單元的劃分標(biāo)準(zhǔn)

國(guó)標(biāo)GB/T 50299-2018《地下鐵道工程施工質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》將地鐵工程驗(yàn)收劃分為項(xiàng)目工程、單位及子單位工程、分部及子分部工程、分項(xiàng)工程及檢驗(yàn)批。按照該標(biāo)準(zhǔn)對(duì)項(xiàng)目工程、單位工程的釋義，地鐵的整條線路為一個(gè)項(xiàng)目，獨(dú)立的車(chē)站、區(qū)間、車(chē)輛段、停車(chē)場(chǎng)或車(chē)輛基地分別為單獨(dú)的單位工程。

但在實(shí)際工作中發(fā)現(xiàn)，該標(biāo)準(zhǔn)適用于軌道交通工程項(xiàng)目的質(zhì)量驗(yàn)收，卻并不適用于軌道交通工程檔案的接收。首先，城建檔案館一般以項(xiàng)目為基本單位開(kāi)展竣工檔案接收工作，但若以整條線路作為一個(gè)項(xiàng)目開(kāi)展檔案接收，會(huì)因?yàn)轫?xiàng)目過(guò)于龐大、單位工程過(guò)多，而嚴(yán)重影響檔案接收的進(jìn)度。此外，過(guò)于龐大的項(xiàng)目在竣工檔案整理、分卷時(shí)也極為不便；其次，由于同一條線路中各標(biāo)段間施工進(jìn)度的不同，各個(gè)站點(diǎn)和區(qū)間的竣工時(shí)間存在較大的時(shí)間差，若較早完工的站點(diǎn)或區(qū)間的竣工檔案不及時(shí)接收進(jìn)館，隨著項(xiàng)目的完工和人員的撤場(chǎng)，散落在檔案館外的竣工檔案存在著很大的安全保管隱患。

二、杭州市城市軌道交通工程竣工檔案接收新舉措

1.制定接收標(biāo)準(zhǔn)，明確進(jìn)館范圍

2011年，在杭州市地鐵一期工程不斷推進(jìn)的同時(shí)，杭州館派人前往天津、上海等城市，學(xué)習(xí)其他檔案館在城市軌道交通工程竣工檔案接收工作中的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，又根據(jù)《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》等文件，結(jié)合杭州市軌道交通建設(shè)實(shí)際情況，起草了《杭州市城市軌道交通工程檔案進(jìn)館范圍》。該進(jìn)館范圍在征求各職能部門(mén)、專業(yè)設(shè)計(jì)人員和地鐵參建等單位的意見(jiàn)后，上報(bào)杭州市檔案局審查，于2011年8月發(fā)布。同年12月，杭州館又牽頭制定了《杭州市城市軌道交通工程檔案歸檔范圍》，統(tǒng)一了杭州市城市軌道交通各參建單位應(yīng)歸檔的資料。

2017年，為配合《城市軌道交通工程檔案整理標(biāo)準(zhǔn)》和第四版《杭州地鐵單位工程、分部工程和分項(xiàng)工程劃分標(biāo)準(zhǔn)》的實(shí)施，杭州館在總結(jié)了地鐵1號(hào)線檔案工作的經(jīng)驗(yàn)后，制定了《杭州市城市軌道交通工程檔案移交書(shū)》。該移交書(shū)根據(jù)施工工藝將杭州市軌道交通工程竣工檔案分為20個(gè)類別，通過(guò)更精細(xì)化的管理極大提高了檔案的接收和利用效率。同年，杭州館又制定了《杭州市城市軌道交通工程聲像檔案歸檔整理規(guī)定》，統(tǒng)一了杭州市城市軌道交通工程聲像檔案工作標(biāo)準(zhǔn)。

2022年，杭州館受浙江省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳的委托，制定了《浙江省城市軌道交通工程檔案進(jìn)館范圍》，并于2022年9月正式發(fā)布，成為全省城建檔案館軌道交通工程竣工檔案接收的最新標(biāo)準(zhǔn)。

2.提高綜合素質(zhì)，打造專業(yè)隊(duì)伍

（1）成立工作小組，完善工作機(jī)制

為了更有針對(duì)性地開(kāi)展城市軌道交通竣工檔案接收工作，杭州館組建了軌道交通工程竣工檔案工作小組，由分管領(lǐng)導(dǎo)任組長(zhǎng)，科室負(fù)責(zé)人任副組長(zhǎng)，全面負(fù)責(zé)杭州市城市軌道交通工程竣工檔案接收。工作小組共有組員8人，全部具有檔案中、高級(jí)職稱，其中，館員4人、副研究館員3人以及研究館員1人，3名副研究館員中有2人具有工程師職稱。工作小組與杭州市地鐵集團(tuán)建立了長(zhǎng)期合作工作機(jī)制，根據(jù)軌道交通工程建設(shè)工期的安排，制定了城市軌道交通工程竣工檔案接收長(zhǎng)期規(guī)劃、短期計(jì)劃和年度目標(biāo)，并與館內(nèi)簽訂目標(biāo)責(zé)任書(shū)。年度目標(biāo)明確后，工作小組將年度目標(biāo)分解到月、落實(shí)到人，與月度、年度目標(biāo)和考核掛鉤；組員通過(guò)在線預(yù)審、上門(mén)指導(dǎo)等方式不斷跟進(jìn)檔案整理和歸檔的進(jìn)度，按月更新數(shù)據(jù)，確保檔案接收工作有序開(kāi)展。

（2）內(nèi)外挖掘潛力，提升業(yè)務(wù)水平

為打造高素質(zhì)、專業(yè)化的隊(duì)伍，杭州館從內(nèi)、外兩方面著手，并強(qiáng)化檔案收集始末兩端人員的業(yè)務(wù)水平，全面提升城市軌道交通工程竣工檔案工作人員的綜合素質(zhì)。

對(duì)內(nèi)，工作小組制訂詳細(xì)的交流和學(xué)習(xí)計(jì)劃：每周派人前往地鐵集團(tuán)開(kāi)展業(yè)務(wù)交流，學(xué)習(xí)地鐵工程專業(yè)知識(shí)；每月開(kāi)展內(nèi)部學(xué)習(xí)，針對(duì)實(shí)踐中遇到的問(wèn)題開(kāi)展討論和反思；每半年對(duì)照工作計(jì)劃開(kāi)展總結(jié)、分析，確保接收進(jìn)度；年終根據(jù)小組全年的交流、學(xué)習(xí)狀況，構(gòu)思來(lái)年提升計(jì)劃。通過(guò)常態(tài)化的學(xué)習(xí)、實(shí)踐和反思，杭州館不斷從內(nèi)部挖掘潛力，打造了一支能力強(qiáng)、業(yè)務(wù)尖的城市軌道交通工程竣工檔案接收隊(duì)伍。

對(duì)外，杭州館每季度舉辦檔案業(yè)務(wù)技術(shù)交底培訓(xùn)班，免費(fèi)為各參建單位檔案員提供檔案法律法規(guī)、檔案收集以及檔案整理等專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，平時(shí)為上門(mén)咨詢的檔案員提供一對(duì)一的現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，有效提升了杭州地區(qū)城市軌道交通工程檔案員的業(yè)務(wù)水平。

通過(guò)內(nèi)、外結(jié)合的全方位培訓(xùn)，杭州館培養(yǎng)了一大批“軌道交通工程專業(yè)知識(shí)+檔案專業(yè)知識(shí)”的復(fù)合型人才，在大力提高檔案進(jìn)館速度的同時(shí)，有效保障了檔案質(zhì)量。

3.改革傳統(tǒng)模式，嚴(yán)控檔案質(zhì)量

（1）突破“屬地管理”，實(shí)行整體接收

為解決檔案“屬地管理”原則和檔案完整性之間的矛盾，避免因分區(qū)接收而割裂城市軌道交通工程竣工檔案的內(nèi)在聯(lián)系，杭州館提高站位，提出在城市軌道交通工程竣工檔案接收工作中將“屬地管理”模式調(diào)整為“一館接收”模式，由杭州館統(tǒng)一接收整個(gè)杭州地區(qū)的城市軌道交通工程竣工檔案，以確保檔案的完整性。在“一館接收”的模式下，當(dāng)遇到地鐵與非地鐵合建項(xiàng)目時(shí)，以優(yōu)先保障城市軌道交通工程竣工檔案完整性為原則，將共建項(xiàng)目的共用資料在軌道交通工程項(xiàng)目中歸檔，由杭州館實(shí)施接收；非共用檔案仍遵循“屬地管理”的原則，由項(xiàng)目所在地的城建檔案管理機(jī)構(gòu)實(shí)施接收。

（2）結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，調(diào)整接收單元

由于《地下鐵道工程施工質(zhì)量驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)》中對(duì)項(xiàng)目和單位工程的劃分方法并不適用于城市軌道交通竣工檔案的接收，而現(xiàn)行有效的標(biāo)準(zhǔn)中又缺少可用于檔案接收的項(xiàng)目和單位工程的劃分方法，杭州館根據(jù)城市軌道交通工程的特點(diǎn)，結(jié)合實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，按照“點(diǎn)、線結(jié)合劃分項(xiàng)目，規(guī)劃、驗(yàn)收結(jié)合劃分單位工程”的原則，制定了城市軌道交通工程竣工檔案接收單元的劃分方法。

點(diǎn)、線結(jié)合劃分項(xiàng)目是指：以《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》為依據(jù)，將城市軌道交通工程的車(chē)站、區(qū)間等可單獨(dú)施工且檔案相對(duì)獨(dú)立的構(gòu)筑物劃分為一個(gè)項(xiàng)目，以“點(diǎn)”狀實(shí)施檔案接收，以專業(yè)為依據(jù)，將城市軌道交通工程中的通信系統(tǒng)、供電系統(tǒng)等整條線路連續(xù)施工，且檔案不便分割的多個(gè)小項(xiàng)目劃分為一個(gè)整體的大項(xiàng)目，以“線”的方式實(shí)施檔案接收。

規(guī)劃、驗(yàn)收結(jié)合劃分單位工程是指：當(dāng)同一地鐵站點(diǎn)中出現(xiàn)同期規(guī)劃、分期驗(yàn)收的情況時(shí)，以《建設(shè)工程規(guī)劃許可證》為基礎(chǔ)、工程驗(yàn)收會(huì)議紀(jì)要為依據(jù)，將該站點(diǎn)內(nèi)已通過(guò)驗(yàn)收與暫緩驗(yàn)收的施工內(nèi)容分別登記為獨(dú)立的單位工程，分階段實(shí)施檔案接收。

新制定的接收單元在項(xiàng)目和單位工程的劃分上更加精準(zhǔn)、細(xì)致，有效縮短了工程竣工和檔案接收之間的時(shí)間差，更符合城市軌道交通工程竣工檔案接收的工作實(shí)際需求。

（3）積極主動(dòng)服務(wù)，確保檔案質(zhì)量

面對(duì)軌道交通建設(shè)時(shí)間短、工程量集中的特點(diǎn)，杭州館主動(dòng)出擊，根據(jù)項(xiàng)目竣工計(jì)劃制訂檔案接收計(jì)劃，集中工作小組全部人力，采用提前預(yù)審的服務(wù)方式全力推進(jìn)檔案接收工作進(jìn)度。由于城市軌道交通工程經(jīng)常出現(xiàn)標(biāo)段內(nèi)、項(xiàng)目間資料共用的情況，為了避免因不熟悉項(xiàng)目實(shí)際情況而產(chǎn)生不必要的整改意見(jiàn)，工作小組內(nèi)采用了分標(biāo)段包干預(yù)審的方式，即小組內(nèi)每?jī)扇私M成一個(gè)合作單元，對(duì)同一施工標(biāo)段的竣工檔案實(shí)施互審，形成集監(jiān)督與合作為一體的工作機(jī)制，對(duì)同一標(biāo)段內(nèi)的項(xiàng)目按“成熟一個(gè)、接收一個(gè)”的原則實(shí)施接收。為提高預(yù)審服務(wù)質(zhì)量、統(tǒng)一工作標(biāo)準(zhǔn)，杭州館制定了《杭州市軌道交通檔案審核要點(diǎn)》，明確了城市軌道交通工程所涉及的多個(gè)不同類型的工程竣工檔案的審核要求，并在預(yù)審工作中嚴(yán)格執(zhí)行。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和積極主動(dòng)服務(wù)的工作方式，讓杭州館在實(shí)現(xiàn)嚴(yán)控竣工檔案質(zhì)量的同時(shí)，大幅度提高檔案驗(yàn)收和檔案接收的工作效率。

4.數(shù)字化轉(zhuǎn)型，提高辦事效率

2017年10月，杭州館開(kāi)始推行電子文件在線驗(yàn)收和接收?？⒐n案驗(yàn)收一改傳統(tǒng)的線下驗(yàn)收模式，變?yōu)椴捎谩霸诰€申請(qǐng)、線上辦理、在線反饋驗(yàn)收意見(jiàn)”的模式，竣工檔案接收也由最初的“先接收紙質(zhì)檔案再整理并數(shù)字化加工”，調(diào)整為“先接收電子檔案再接收紙質(zhì)檔案”模式。建設(shè)單位通過(guò)“浙江政務(wù)服務(wù)網(wǎng)”對(duì)建設(shè)工程竣工檔案提出驗(yàn)收申請(qǐng)，城建檔案管理機(jī)構(gòu)對(duì)符合驗(yàn)收要求的項(xiàng)目出具電子版《浙江省建設(shè)工程檔案驗(yàn)收意見(jiàn)書(shū)》并提供下載，實(shí)現(xiàn)了不見(jiàn)面辦理驗(yàn)收。驗(yàn)收通過(guò)后，納入進(jìn)館范圍內(nèi)的電子竣工檔案通過(guò)“杭州市建設(shè)工程電子文件在線接收系統(tǒng)”實(shí)施在線移交。電子檔案完成移交后，建設(shè)單位可預(yù)約紙質(zhì)檔案的移交時(shí)間，真正實(shí)現(xiàn)竣工檔案移交“只跑一次”。

為確保城市軌道交通工程電子檔案的數(shù)據(jù)質(zhì)量，杭州館制定了《杭州市建設(shè)工程竣工檔案編制技術(shù)規(guī)范》，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件格式、數(shù)字化轉(zhuǎn)換要求、電子檔案著錄要求、文件的大小以及電子印章的使用等內(nèi)容作出了詳細(xì)的規(guī)定，從源頭上保障了電子檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性。

三、結(jié)語(yǔ)

城市軌道交通工程竣工檔案是城建檔案館重要的館藏類目，也是城市建設(shè)不斷向地下空間探索和發(fā)掘的重要基礎(chǔ)資料。杭州館在數(shù)字檔案館建設(shè)的時(shí)代背景下，大膽突破傳統(tǒng)、不斷挖掘潛力，多措并舉，在實(shí)踐探索中不斷創(chuàng)新，為建設(shè)智慧檔案館奠定了堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

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（作者單位：杭州市城市建設(shè)檔案館）