顧紅梅

（中核環(huán)保，北京 100045）

引 言

企業(yè)的檔案管理工作至關(guān)重要，它以生產(chǎn)運(yùn)營和管理活動中的檔案材料為核心，運(yùn)用科學(xué)的方法對企業(yè)檔案材料進(jìn)行信息采集、梳理、綜合和加工維護(hù)。此舉旨在維護(hù)企業(yè)檔案信息的完整性，為企業(yè)形成完備的檔案資料提供有力支持，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展，以及現(xiàn)代企業(yè)制度在我國企業(yè)的逐步確立和完善，當(dāng)前社會對企業(yè)提出了新的要求。在新時(shí)代背景下，為更好地順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需求和實(shí)現(xiàn)自我發(fā)展的目標(biāo)，企業(yè)需重視對各項(xiàng)工作的創(chuàng)新，并尋求最適合自身發(fā)展的工作制度。企業(yè)的檔案管理工作也應(yīng)適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展，不斷更新管理觀念，利用現(xiàn)代服務(wù)理念和科學(xué)技術(shù)手段優(yōu)化檔案管理。這樣不僅可以為企業(yè)實(shí)施現(xiàn)代企業(yè)制度提供助力，還能更好地適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度背景下的發(fā)展需求，為企業(yè)的發(fā)展提供有力支撐。

一、企業(yè)檔案在企業(yè)發(fā)展中的作用

企業(yè)檔案隨著社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展而出現(xiàn)并發(fā)展?，F(xiàn)代企業(yè)管理的核心和基礎(chǔ)是信息，而管理則建立在企業(yè)豐富、全面、準(zhǔn)確的信息基礎(chǔ)之上。為了取得成功，企業(yè)必須善于整理和研究過去的、現(xiàn)在的各種情況、資料，并根據(jù)企業(yè)發(fā)展的客觀條件和主觀情況進(jìn)行分析?；谄髽I(yè)歷史發(fā)展的相關(guān)資料，企業(yè)應(yīng)對未來的發(fā)展前景做出正確評估[1]。利用這些數(shù)據(jù)資源，企業(yè)可以積累、了解、判斷內(nèi)外部情況，對企業(yè)市場競爭力、產(chǎn)品形式、人員模式等進(jìn)行全面的分析。同時(shí)，通過對比、分析、研究豐富的、歷史的、真實(shí)的檔案數(shù)據(jù)資源，企業(yè)可以預(yù)測業(yè)務(wù)的未來發(fā)展趨勢與變動。通過開展這樣的工作，企業(yè)能夠?qū)彆r(shí)度勢地做出正確的判斷，制定出符合現(xiàn)實(shí)的發(fā)展政策與經(jīng)營規(guī)劃，從而提升競爭力和適應(yīng)社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展變化的能力。此外，這些信息不僅在本企業(yè)提供利用、產(chǎn)生效益，還具有信息資料交換轉(zhuǎn)讓的功能。在參與市場競爭的過程中，企業(yè)可以通過信息資料的雙向交流與其他企業(yè)的檔案信息進(jìn)行交流和交換，從而提高企業(yè)檔案的實(shí)用價(jià)值，提升企業(yè)對行業(yè)整體的了解程度，最終幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)與發(fā)展的社會經(jīng)濟(jì)效益相符合的等價(jià)效益。

二、企業(yè)檔案管理工作中存在的問題

（一）檔案管理理念、工作方式落后

受傳統(tǒng)檔案管理理念的影響，我國企業(yè)在開展檔案管理工作時(shí)普遍存在創(chuàng)新意識薄弱、工作理念落后的問題。部分企業(yè)內(nèi)部檔案管理工作人員難以接受新思想和新技術(shù)，許多企業(yè)的檔案管理部門仍依賴人際關(guān)系獲取信息，缺乏對信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)分析工具的應(yīng)用。他們通過傳統(tǒng)的調(diào)研方式獲取員工的檔案信息，導(dǎo)致工作效率低下，檔案的真實(shí)性和有效性也無法得到保障。此外，企業(yè)對檔案資料的利用和共享遠(yuǎn)不能滿足企業(yè)發(fā)展的需求。數(shù)據(jù)和資料的開發(fā)仍處于較低層次，缺乏高質(zhì)量的共享平臺。這極大地限制了企業(yè)檔案管理工作的開展[2]。在新時(shí)代背景下，我國企業(yè)缺乏掌握新興技術(shù)的人才，檔案管理仍停留在基本層面，如整理和保存全宗資料等。企業(yè)檔案管理工作的信息化水平整體較低，管理理念和工作方式都相對落后。這導(dǎo)致企業(yè)總體發(fā)展進(jìn)程緩慢，難以滿足新時(shí)代發(fā)展的需求。

（二）檔案管理信息化水平比較落后，利用效率較低

隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，企業(yè)已全面進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代。新時(shí)代的背景要求企業(yè)檔案管理工作必須與時(shí)俱進(jìn)，不斷提升信息化水平，進(jìn)而提高整體的工作質(zhì)量。為了確保信息化環(huán)境下企業(yè)檔案管理工作的順利推進(jìn)，必須與技術(shù)發(fā)展相適應(yīng)。然而，我國企業(yè)檔案信息化建設(shè)的起步相對較晚，大部分企業(yè)缺乏完善的工作機(jī)制。管理?xiàng)l例和管理手段的缺失導(dǎo)致檔案管理工作中的問題難以得到及時(shí)解決[3]。此外，企業(yè)相關(guān)負(fù)責(zé)人對檔案管理工作的重視不足，未能引進(jìn)先進(jìn)技術(shù)，以促進(jìn)相關(guān)管理工作的與時(shí)俱進(jìn)。同時(shí)，忽視對職工的信息技術(shù)培訓(xùn)，導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部檔案管理部門人員運(yùn)用新興技術(shù)的能力和意識較低。這些問題導(dǎo)致企業(yè)檔案管理工作整體落后于社會發(fā)展的需求。

三、現(xiàn)代企業(yè)制度對企業(yè)檔案管理工作的影響

（一）企業(yè)檔案種類更多樣、內(nèi)容更豐富

在現(xiàn)代企業(yè)制度下，以市場為導(dǎo)向，企業(yè)不僅能夠積極參與國內(nèi)市場競爭，還有更多的精力和資本投身于國際市場競爭。隨著企業(yè)活動范圍的擴(kuò)大、交易市場的拓展、員工數(shù)量的增加及經(jīng)營管理活動的逐步增加，企業(yè)產(chǎn)生的檔案數(shù)量也日益增長，已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出了以往的檔案收集范圍?？偟膩碚f，現(xiàn)代管理制度下的企業(yè)檔案種類更加多樣，內(nèi)容也更加豐富。一方面，除了常規(guī)的紙質(zhì)文檔，電子文檔在企業(yè)文檔中的比重逐漸提升，企業(yè)檔案的電子化趨勢日益明顯；另一方面，隨著現(xiàn)代企業(yè)發(fā)展實(shí)踐的推進(jìn)，企業(yè)管理者更加重視契約管理和信用資本等要素對企業(yè)經(jīng)營管理的影響。在此基礎(chǔ)上，逐漸形成了包括合同檔案、信用文檔、法律事務(wù)文檔等在內(nèi)的電子文檔類別和結(jié)構(gòu)，以適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)經(jīng)營管理與發(fā)展的實(shí)際需求。

（二）企業(yè)檔案管理工作重點(diǎn)發(fā)生變化

現(xiàn)代企業(yè)制度具有其獨(dú)特之處，與以往制度有所不同。根據(jù)這些特點(diǎn)，企業(yè)管理理念注重以資產(chǎn)為紐帶，實(shí)現(xiàn)職責(zé)分工明確的資本經(jīng)營。隨著企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營模式的轉(zhuǎn)變，對企業(yè)相關(guān)工作的開展也提出了新的要求。在此背景下，企業(yè)檔案管理工作的重心也發(fā)生了變化，從行政檔案管理轉(zhuǎn)向側(cè)重企業(yè)資產(chǎn)檔案的管理。這意味著根據(jù)企業(yè)資產(chǎn)的所有權(quán)情況，決定對其檔案工作管理的隸屬關(guān)系。這表明，企業(yè)應(yīng)按照自身的發(fā)展特點(diǎn)及實(shí)際發(fā)展需要，選擇最有利于企業(yè)發(fā)展的檔案保管方式，及時(shí)總結(jié)和保存相關(guān)資料，將價(jià)值界定、職責(zé)轉(zhuǎn)變的重要文件資料作為企業(yè)檔案保管的工作重點(diǎn)。

四、現(xiàn)代企業(yè)制度下如何開展企業(yè)檔案管理工作

（一）建立責(zé)任制并加強(qiáng)員工的業(yè)務(wù)培訓(xùn)

建立負(fù)責(zé)制首先要明確各任務(wù)的負(fù)責(zé)人，確保他們熟知自己的職能和義務(wù)。例如，企業(yè)最高管理者需設(shè)立企業(yè)檔案管理工作的負(fù)責(zé)人，各部門至少要有一位專職檔案保管人員，負(fù)責(zé)本部門的檔案管理工作。確立責(zé)任者能在很大程度上提高相關(guān)人員對檔案管理工作的重視程度。處理好歸檔材料的有序歸檔和檔案記錄后具體工作人員的落實(shí)問題，是提高檔案管理效率和營造良好企業(yè)氛圍的關(guān)鍵。為滿足企業(yè)檔案管理的基本要求并實(shí)現(xiàn)有效實(shí)施，負(fù)責(zé)人需將業(yè)務(wù)培訓(xùn)計(jì)劃納入工作總體規(guī)劃中。

首先，各部門負(fù)責(zé)人員需提前接受基礎(chǔ)歸檔記錄培訓(xùn)，以確保他們熟練掌握各種有效管理文檔的技巧，以應(yīng)對檔案管理中的問題。這樣能改善歸檔材料的品質(zhì)，提高歸檔管理水平。

其次，要注重培養(yǎng)檔案管理工作人員的計(jì)算機(jī)應(yīng)用技能，提高他們的在線學(xué)習(xí)能力。這不僅能提升企業(yè)檔案管理工作人員的基本理論知識和技術(shù)水平，還能培養(yǎng)出復(fù)合型檔案管理人才，進(jìn)一步提升檔案管理工作的效率。

（二）集成電子檔案信息資源，滿足多元化應(yīng)用需求

企業(yè)檔案的保管工作對企業(yè)和社會經(jīng)濟(jì)的長遠(yuǎn)發(fā)展具有深遠(yuǎn)的意義。企業(yè)檔案與信息資源的整合，將各種來源的信息以一定的形式和特點(diǎn)進(jìn)行整合，并在物理數(shù)據(jù)上實(shí)現(xiàn)有機(jī)集成，為相關(guān)管理部門創(chuàng)造全面而實(shí)際的信息共享與便利。

在檔案數(shù)據(jù)集中管理過程中，負(fù)責(zé)人需要全面、合理、準(zhǔn)確地搜集企業(yè)在發(fā)展過程中形成的各類知識信息和管理數(shù)據(jù)。同時(shí)，需要將與本企業(yè)發(fā)展相關(guān)的資料進(jìn)行科學(xué)梳理，轉(zhuǎn)換為統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫格式，將這些數(shù)據(jù)有序、系統(tǒng)地整理后，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)加工整合并存儲在企業(yè)檔案庫中，供企業(yè)相關(guān)人員使用。

在推動企業(yè)檔案管理工作向數(shù)字化發(fā)展的過程中，要重視借助新媒體技術(shù)的快速發(fā)展，線上搜集符合使用需要的資料，并在不泄露機(jī)密的情況下在互聯(lián)網(wǎng)平臺進(jìn)行檔案資料的分析。多渠道拓寬對檔案資料的利用，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)對信息資源的共享與高效利用[4]。

在知識經(jīng)濟(jì)時(shí)代，企業(yè)檔案資源需要迅速轉(zhuǎn)化為知識資源，并構(gòu)建高效共享平臺。將企業(yè)內(nèi)部檔案資源轉(zhuǎn)化為共享資源，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部員工和管理層之間的高質(zhì)量對接，促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的順利高效開展，更好地滿足企業(yè)多元化的檔案需求。

（三）創(chuàng)新企業(yè)發(fā)展新理念，重視數(shù)字化建設(shè)

隨著信息時(shí)代的發(fā)展，信息技術(shù)在我國眾多領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的不斷提高，大數(shù)據(jù)管理時(shí)代的來臨已成為大勢所趨。在此背景下，企業(yè)檔案管理數(shù)字化工程至關(guān)重要，必須完成相關(guān)工作的基礎(chǔ)任務(wù)，順應(yīng)網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的發(fā)展潮流，推動企業(yè)檔案信息管理的電子化發(fā)展，為用戶帶來更方便、更快捷的服務(wù)。

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，企業(yè)應(yīng)重視樹立“大檔案”理念，建立具有企業(yè)特色、高效服務(wù)于中心工作的“大檔案”系統(tǒng)，充分體現(xiàn)時(shí)代性的“互聯(lián)網(wǎng)+”智能，提升檔案的智能化與管理水平。要將“大檔案”體系信息化建設(shè)融入企業(yè)的信息化戰(zhàn)略工作中，高度重視與“大檔案”信息系統(tǒng)建設(shè)流程和企業(yè)業(yè)務(wù)、專業(yè)流程之間的有機(jī)融合。在新系統(tǒng)開發(fā)前期，要做好研發(fā)和規(guī)劃等工作，并注意企業(yè)與其他信息系統(tǒng)之間的協(xié)調(diào)性、銜接性。同時(shí)，要充分考慮系統(tǒng)的更新與保護(hù)工作，構(gòu)建完整的國家標(biāo)準(zhǔn)管理體系，完善制度。

此外，企業(yè)為實(shí)現(xiàn)對數(shù)據(jù)資源收集、傳輸、保存、歸檔、共享、開放、使用的國家標(biāo)準(zhǔn)化管理體系制訂規(guī)劃、分步推進(jìn)、突出重點(diǎn)，提高管理效率，加快建立企業(yè)資源共享開放和安全發(fā)展的良好格局。不斷完善企業(yè)的檔案管理體制，最終促進(jìn)企業(yè)檔案數(shù)字化建設(shè)工作的有效開展。

（四）積極搞好開發(fā)利用，為企業(yè)各項(xiàng)工作服務(wù)

目前，企業(yè)檔案信息資料研究工作的成果主要體現(xiàn)在編研成果方面。如何有效利用企業(yè)檔案、深入挖掘檔案信息資料，是企業(yè)檔案管理的核心目標(biāo)，也是企業(yè)檔案管理人員面臨的重要挑戰(zhàn)。為了實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，企業(yè)檔案管理工作者需緊密圍繞企業(yè)的發(fā)展需求，通過編制各種檢索工具，深入了解市場動態(tài)，積極開發(fā)新商品和新技術(shù)，從被動服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃臃?wù)。同時(shí)，要全面發(fā)掘和利用企業(yè)檔案的潛在價(jià)值，認(rèn)真開展檔案編研工作，以更全面、科學(xué)地記載企業(yè)的發(fā)展歷程，為企業(yè)提供準(zhǔn)確、高效的歸檔信息[5]。此外，企業(yè)檔案管理工作的順利進(jìn)行離不開檔案管理人員的支持。提高檔案保管人員的基本素質(zhì)是現(xiàn)代企業(yè)制度背景下檔案管理工作的關(guān)鍵。這包括專業(yè)的知識技能、業(yè)務(wù)管理能力以及計(jì)算機(jī)技術(shù)。因此，企業(yè)應(yīng)重視培養(yǎng)復(fù)合型檔案保管人才，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)，深入研究，并做好檔案信息的運(yùn)用，以促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的優(yōu)質(zhì)發(fā)展。

結(jié) 語

隨著中國社會經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展和科技的日新月異，企業(yè)在獲得新的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)也面臨著諸多挑戰(zhàn)。企業(yè)檔案作為具有重要價(jià)值的資料，其管理工作的完善對企業(yè)的發(fā)展具有深遠(yuǎn)的影響。因此，順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，對企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新是至關(guān)重要的。在此背景下，企業(yè)應(yīng)重視根據(jù)時(shí)代發(fā)展的要求，運(yùn)用信息化工具，更新自我發(fā)展理念，以促進(jìn)企業(yè)檔案管理工作的高效開展。通過創(chuàng)新檔案管理方式和方法，提高檔案的利用價(jià)值和效率，為企業(yè)的發(fā)展提供更好的支持和服務(wù)。