宋若婷 天津天士力聚慧財務服務有限公司

一、企業(yè)財務共享服務中心構建的必要性

企業(yè)財務共享服務中心的構建對于提高財務效率、數據準確性、風險管理、成本控制以及支持戰(zhàn)略決策和業(yè)務增長都是必要的。它可以幫助企業(yè)實現財務管理的集中化和標準化，提高企業(yè)的競爭力和可持續(xù)發(fā)展能力。具體內容如下：

首先，構建財務共享服務中心可以提高企業(yè)的財務效率。企業(yè)通常在各個部門或分支機構都設有財務團隊，這種現狀容易產生信息孤島和資源浪費等問題的出現。而構建財務共享服務中心可以集中財務職能和流程，統一管理和運營，提高財務流程的效率，通過標準化和自動化的流程，可以減少重復性工作和人力資源的浪費[1]。

其次，構建財務共享服務中心提升財務數據的準確性和一致性。財務共享服務中心可以建立統一的財務數據管理系統，確保數據的準確性和一致性，通過集中管理和控制數據的錄入、處理和報告過程，減少錯誤和重復工作，提高數據的質量和可靠性，為企業(yè)的決策制定提供了準確的財務信息基礎。

第三，構建財務共享服務中心可以加強企業(yè)的風險管理和內部控制。財務共享服務中心可以建立有效的風險管理和內部控制機制，確保企業(yè)在財務方面的合規(guī)性和風險控制，通過統一的政策和程序，可以降低財務操作中的風險，防止欺詐和誤操作的發(fā)生。此外，財務共享服務中心還可以提供更強的監(jiān)督和審計能力，確保企業(yè)的財務活動合規(guī)和透明。

第四，構建財務共享服務中心可以幫助企業(yè)降低成本和提高資源利用率。通過構建財務共享服務中心，企業(yè)可以實現財務資源的集中管理和優(yōu)化利用，共享服務中心可以實現規(guī)模經濟，減少重復投入和資源浪費。此外，共享服務中心還可以通過外包和合作等方式降低人力成本和運營成本。

最后，構建財務共享服務中心可以支持企業(yè)的戰(zhàn)略決策和業(yè)務增長。財務共享服務中心可以提供準確、及時和全面的財務信息和報告，支持企業(yè)的戰(zhàn)略決策和業(yè)務增長，通過集中管理和分析財務數據，可以為企業(yè)提供更好的財務分析和預測能力，幫助企業(yè)發(fā)現商機、優(yōu)化資源配置，并及時調整業(yè)務策略。

二、基于信息化的企業(yè)財務共享服務中心構建方式

(一)系統整合和集成

系統整合和集成是構建基于信息化的企業(yè)財務共享服務中心的第一步。通過系統整合和集成，企業(yè)可以實現財務數據的集中管理和共享，消除信息孤島，提高數據的一致性和準確性，這將為企業(yè)的決策制定、財務分析和報告提供了可靠的數據基礎，支持企業(yè)的財務管理和業(yè)務增長。在系統整合和集成過程中，需要考慮以下幾個方面：

首先，需要對企業(yè)已有的財務系統進行評估，了解其功能和性能，然后根據企業(yè)的需求和目標，選擇適合的系統進行整合和集成。需要注意的是，在這個過程中，需要替換現有系統，添加新的系統或對現有系統進行升級。其次，由于不同的財務系統往往具有各自的數據結構和格式，因此，在整合過程中需要設計和實現數據接口，以確保系統之間的數據交換和共享。

(二)數據標準化和規(guī)范化

制定統一的數據標準和規(guī)范，以確保財務數據在不同部門或分支機構之間的有效共享和無縫對接。通過數據標準化和規(guī)范化，不同部門或分支機構之間的財務數據可以按照統一的標準進行記錄、處理和報告。從而消除數據不一致性和混亂性，確保財務數據的有效共享和無縫對接，同時，也為后續(xù)的數據分析、報告和決策提供了可靠的數據基礎。在進行數據標準化和規(guī)范化時，需要考慮以下方面：

首先，需要定義統一的數據命名規(guī)則，確保財務數據的命名一致性和清晰性，例如，制定規(guī)范的命名約定，包括使用統一的縮寫、命名格式和命名規(guī)則，以便不同部門和系統能夠準確理解和識別數據。其次，需要制定統一的數據分類規(guī)范，對財務數據進行分類和歸類，例如，可以建立統一的財務科目分類體系，確保不同部門和系統在進行財務記錄和報告時使用相同的分類標準，方便數據的比較和分析[2]。另外，需要確定統一的數據格式和單位規(guī)范，以確保財務數據的一致性和可比性，例如，規(guī)定數字的顯示格式、日期的格式、貨幣的單位等，避免因不同系統或部門使用不同格式而導致的數據混亂或錯誤。并且，需要制定數據質量標準和校驗規(guī)則，確保財務數據的準確性和完整性，例如，可以設定數據錄入和處理的規(guī)范和流程，進行數據的合法性檢查、范圍檢查、邏輯關系檢查等，及時發(fā)現和糾正數據錯誤或異常。最后，需要建立數據文檔和元數據管理系統，記錄和維護財務數據的定義、結構和關系，包括編制數據字典、元數據目錄和數據模型，提供對財務數據的全面描述和理解，方便數據的共享和理解。

(三)自動化流程和工作流

通過引入工作流管理系統，將財務流程劃分為不同的環(huán)節(jié)和節(jié)點，并實現流程的自動推進、審批和記錄。通過自動化流程和工作流，企業(yè)可以實現財務流程的高效推進、審批和記錄，自動化的流程能夠減少人工操作和錯誤，提高流程的準確性和效率。以下是自動化流程和工作流的詳細介紹：

需要對財務流程進行細分和劃分，確定流程中的不同環(huán)節(jié)和節(jié)點，例如，財務流程可以包括采購審批、報銷申請、付款審批等環(huán)節(jié)，每個環(huán)節(jié)對應著一個或多個節(jié)點，代表特定的任務或操作。同時，需要引入工作流管理系統，這是實現自動化流程的關鍵，該系統提供了一個集中管理和控制財務流程的平臺，通過圖形化界面或配置工具，幫助企業(yè)設計和定義工作流程，包括節(jié)點的順序、條件和操作等。例如，采用藍凌費用控制系統，企業(yè)可以將費用報銷、預算控制、發(fā)票管理等財務流程納入自動化管理，當與工作流管理系統結合使用時，財務流程可以被劃分為不同的環(huán)節(jié)和節(jié)點，并通過工作流系統自動推進，比如，當員工提交費用報銷申請時，系統會自動將申請送達給相關審批人員，審批人員可以在系統中按照月度預算控制審批并記錄審批結果。一旦審批完成，系統會自動推進到下一個環(huán)節(jié)，例如付款審批，再次通知相應的人員進行處理。這樣的自動化流程可以減少人工操作和錯誤，提高流程的準確性和效率。同時，工作流管理系統還能與電子檔案管理系統整合，從費用控制系統的審批環(huán)節(jié)開始，審批過程中的憑證和相關文件可以通過電子檔案管理系統進行存儲和歸檔。這樣企業(yè)可以實現電子化的文件管理，方便追溯和審計，并節(jié)省實體文件的存儲空間。另外，安全及權限管理也是工作流管理系統的重要功能之一，系統可以設定不同用戶的權限和角色，確保只有經過授權的人員才能訪問和處理財務流程中的敏感信息，從而幫助提高數據的安全性和保密性，減少潛在的風險。

(四)數據分析和報告工具

數據分析和報告工具在構建企業(yè)財務共享服務中心中起著關鍵的作用。它們能夠幫助財務團隊對財務數據進行深入分析，生成準確、及時的財務報告和管理指標，從而提供有價值的財務信息，支持企業(yè)的決策制定和業(yè)務增長。以下是關于數據分析和報告工具的詳細介紹：

首先，數據分析和報告工具可以幫助財務團隊從不同的數據源中收集和整合數據，這些數據源可以包括企業(yè)內部的財務系統、應用程序，以及外部數據源如銀行、供應商等。通過工具的數據整合功能，財務團隊可以將散亂的數據整合為一個統一的數據集，方便后續(xù)的分析和報告。其次，數據分析和報告工具提供了豐富的數據可視化功能，可以將財務數據轉化為圖表、圖形和儀表盤等形式，使數據更加直觀和易于理解。財務團隊可以通過探索性分析，對數據進行深入挖掘和發(fā)現潛在的關聯和趨勢，從而提供對業(yè)務的洞察和見解。另外，數據分析和報告工具可以生成準確、及時的財務報告和管理指標。財務團隊可以根據企業(yè)的需求和要求，配置報告模板和指標計算規(guī)則，自動生成各類財務報告，如損益表、資產負債表、現金流量表等，這些報告可以幫助管理層了解企業(yè)的財務狀況、經營績效和盈利能力。并且，數據分析和報告工具還可以進行預測和模擬分析，幫助財務團隊進行財務規(guī)劃和預測。通過建立模型和設定不同的場景，財務團隊可以預測未來的財務表現，評估各種決策對財務指標的影響，從而支持企業(yè)制定更具針對性的戰(zhàn)略和決策。最后，數據分析和報告工具可以設定自動化報告和調度功能，使財務報告能夠按照預定的時間表自動生成和分發(fā)，這種方式不僅可以節(jié)省時間和人力資源，確保報告的及時性和準確性，同時還可以讓財務團隊根據需要設定報告的接收人和頻率，將報告發(fā)送給相關部門和管理層。

(五)安全和權限管理

安全和權限管理是構建企業(yè)財務共享服務中心不可或缺的一部分，它涉及建立健全的安全措施和權限管理機制，以保護財務數據的安全性、保密性和完整性。具體內容包括：

首先，對于敏感的財務數據，可以采用AES、RSA等數據加密技術來保護其安全性，數據加密可以將數據轉化為密文，在傳輸和存儲過程中，即使數據被非授權人員獲取，也無法讀取和理解數據內容。其次，確保只有授權人員可以訪問和操作財務數據是至關重要的，通過訪問權限管理機制，可以對不同的用戶和用戶組進行權限控制，限制他們對財務數據的訪問和操作。可以通過用戶身份驗證、角色分配和權限分級等方式實現，確保財務數據只被授權人員訪問。同時，為了防止數據丟失和災難恢復，需要建立定期的數據備份和恢復機制，備份可以將財務數據復制到其他存儲介質或遠程服務器，以防止數據意外丟失，恢復機制可以確保在發(fā)生數據丟失或系統故障時，能夠快速恢復財務數據，減少數據的丟失和業(yè)務中斷的風險[3]。需要注意的是，安全和權限管理不僅依賴于技術手段，也需要加強員工的安全意識和培訓，因此，企業(yè)需要通過定期的安全培訓，向員工傳授安全意識和最佳實踐，讓他們了解財務數據安全的重要性，并采取正確的安全行為和措施。

(六)培訓和支持

財務人員的培訓和支持是構建企業(yè)財務共享服務中心的重要保障，通過對相關人員進行培訓，以使他們熟悉財務系統、工具和流程，并提供必要的支持和指導，以確保他們能夠正確地使用共享服務中心提供的工具和資源。具體內容包括：

首先，需要對財務系統和工具進行培訓，以確保相關人員能夠熟練操作和使用這些系統和工具，培訓內容包括系統的功能和界面介紹、數據輸入和查詢方法、報表生成和分析等。通過系統和工具的培訓，人員可以了解如何有效地利用共享服務中心提供的技術支持來處理財務任務和數據。除了系統和工具培訓外，還需要對新的流程和標準進行解釋和指導，包括財務共享服務中心的操作流程、數據標準化規(guī)范、財務報告要求等，解釋和指導可以通過培訓課程、培訓材料、在線文檔和溝通會議等方式進行，通過清晰的解釋和指導，可以幫助相關人員理解和遵守新的流程和標準，確保財務數據的一致性和準確性。其次，在構建企業(yè)財務共享服務中心后，需要提供持續(xù)的支持和咨詢服務，包括解答人員在使用過程中遇到的問題、提供技術支持和解決方案，并及時處理反饋和建議，持續(xù)支持和咨詢可以通過設立專門的支持團隊、建立幫助中心、提供在線和電話支持等方式來實現。通過提供及時的支持和咨詢，可以幫助人員克服困難和問題，提高他們使用共享服務中心的效率和準確性。最后，為了提高共享服務中心的自主管理能力，可以培養(yǎng)內部專家團隊，這些專家團隊成員對系統和工具具有深入了解，能夠解決常見問題、提供培訓和支持，并在需要時協助開展系統維護和改進工作。通過培養(yǎng)內部專家團隊，可以減少對外部支持的依賴，提高共享服務中心的可持續(xù)發(fā)展能力。

三、結語

綜上所述，基于信息化的企業(yè)財務共享服務中心的構建需要綜合考慮系統整合、數據標準化、流程自動化、數據分析工具、安全管理和人員培訓等方面。通過充分利用信息技術，可以實現財務數據的集中管理和共享，提高財務效率和數據的準確性，為企業(yè)的財務管理和決策提供有力支持。