鄧苗苗

提到檔案，便不得不提“蘭臺(tái)”一詞。在兩漢時(shí)期，蘭臺(tái)是宮中檔案、典籍收藏的場(chǎng)所，后來(lái)一度成為御史臺(tái)、史官和秘書省的代稱。“蘭臺(tái)遠(yuǎn)望空蒙蒙，青云直上幾千重”，“蘭臺(tái)公子王孫游，差池不與群鷗儔”……在文人筆下，蘭臺(tái)寄托了他們拜相封侯、建功立業(yè)的雄心壯志，成為意象豐富的典故?？偟膩?lái)說(shuō)，“蘭臺(tái)”二字始終與文書、典籍、檔案有關(guān)，如今已成為泛指檔案保管機(jī)構(gòu)和檔案工作的代名詞，而檔案工作者也往往自稱“蘭臺(tái)人”。

“以文書御天下”

貞元十八年（802年），白居易入長(zhǎng)安，參加吏部舉行的書判拔萃科，并順利登第，授秘書省校書郎、集賢校理，參與整理國(guó)家藏書。在秘書省工作期間，他留下一句詩(shī)句，“猶喜蘭臺(tái)非傲吏，歸時(shí)應(yīng)免動(dòng)移文”，既是對(duì)“蘭臺(tái)人”的贊美，也指出了檔案管理中重要的歸檔工作。

目前，我國(guó)現(xiàn)存最早的歷史檔案就是甲骨檔案。甲骨檔案是商朝統(tǒng)治者在政務(wù)活動(dòng)中，刻寫在龜甲、獸骨上的文字記錄，涉及重要的國(guó)家事務(wù)，因此，相關(guān)的管理工作也頗受重視，檔案管理在此時(shí)便初具雛形。

兩漢時(shí)期是古代中國(guó)檔案管理工作發(fā)展的一個(gè)高峰?！稘h書》記載，劉邦首先入關(guān)，拿下咸陽(yáng)。正是因?yàn)樵谥T將興奮地瓜分金銀財(cái)寶時(shí)，蕭何首先想到的是將秦朝留下的檔案文件收藏起來(lái)，劉邦才得以知曉“天下厄塞、戶口多少、強(qiáng)弱之處、民所疾苦者”，為取得最終勝利起到了至關(guān)重要的作用。

但這一時(shí)期，檔案與文書、圖書等文獻(xiàn)并沒(méi)有嚴(yán)格區(qū)分，相關(guān)工作也只是國(guó)家行政事務(wù)中的輔助。這在官員設(shè)置上也有所體現(xiàn)，如漢代的御史中丞及侍御史就是既處理直達(dá)皇帝的奏章，擁有考課、監(jiān)察、彈劾百官之權(quán)，也負(fù)責(zé)主管蘭臺(tái)的秘書、檔案及四方文書等。

到了唐代，出現(xiàn)了中國(guó)檔案史上第一個(gè)專業(yè)檔案館甲庫(kù)。甲庫(kù)存放的檔案是甲歷，這是在官員銓選、任用過(guò)程中形成的人事檔案。

隨著檔案類型的不斷豐富，許多古代官員也越加重視檔案管理，北宋名相韓琦的檔案管理思想就是突出一例，這與他的為官經(jīng)歷分不開(kāi)。

北宋皇祐五年（1053年），韓琦任武康軍節(jié)度使。這一年，契丹宣稱天池廟是遼國(guó)的土地，當(dāng)?shù)厍鹾酪舱娟?duì)契丹。韓琦拿出以往酋豪向宋廷請(qǐng)求修天池廟的檄書檔案作為憑證，面對(duì)如山鐵證，酋豪只好“歸我斥地”。但事情還未結(jié)束，之后幾年間，宋遼雙方經(jīng)過(guò)多次爭(zhēng)奪與交涉，確定“以黃嵬山麓為界”。此后，遼國(guó)送來(lái)正式牒文。

然而，這樣一份重要的文書檔案卻因樞密院保管不善，“累月檢之不獲”。至和三年（1056年），此時(shí)已是樞密院樞密使的韓琦，想起之前在武康軍的經(jīng)歷，深感憂慮，上疏宋仁宗，表示宋朝機(jī)密圖書都在樞密院，但“散逸蠹朽，多所不全。至于近歲，文書欲求證用，已不可得”。隨后，韓琦提出相關(guān)官員要系統(tǒng)地對(duì)檔案進(jìn)行一次整理和編錄，以便在需要的時(shí)候拿得出證據(jù)。次年，宋仁宗便下詔編集樞密院機(jī)要文字，由樞密副使程戡提舉，整理范圍包括大宋立國(guó)以來(lái)積存的全部檔案，按時(shí)間先后排列，并以事由分類編纂。

“于公事有益”的副本

漢初，外戚竇嬰把持朝政，權(quán)勢(shì)熏天，與同是外戚的田蚡勢(shì)同水火。漢武帝建元六年（公元前135年），竇太后去世，竇嬰失去靠山。田蚡則扶搖直上，得封武安侯，被任命為丞相。田蚡時(shí)常打壓竇嬰，竇嬰便宣稱自己在漢景帝時(shí)“受遺詔，曰‘事有不便，以便宜論上”，還拿出了所謂遺詔的正本，試圖借先帝余威挽回劣勢(shì)。

為了鑒別竇嬰所言真?zhèn)?，朝廷“案尚書”，檢查了所有的檔案，發(fā)現(xiàn)“尚書之中無(wú)此大行遺詔”的副本，而竇嬰所藏遺詔正本也無(wú)皇帝表識(shí)，由此判定竇嬰所言不實(shí)。

原來(lái)，漢代有規(guī)定，皇帝臨崩，遺詔重臣時(shí)，往往在將正本發(fā)出的同時(shí)，還有副本檔案留在尚書處，以備查驗(yàn)。竇嬰一心政爭(zhēng)，卻忽略了重要的副本制度，最后因“矯先帝詔之罪而棄市渭城”。

實(shí)際上，副本制度早已有之?！吨芏Y》記載：“凡邦之大盟約……大史、內(nèi)史、司會(huì)及六官皆受其貳而藏之?！彼^“貳”，指的就是副本。

副本一般是在文件的運(yùn)轉(zhuǎn)處理過(guò)程中，由相關(guān)部門出于留存、發(fā)抄、匯抄等需要而抄寫。

在古代，檔案保護(hù)水平低下，戰(zhàn)亂、火災(zāi)、水災(zāi)等都有可能對(duì)檔案文書造成滅頂之災(zāi)。歷代統(tǒng)治者都會(huì)要求對(duì)檔案進(jìn)行定期或不定期的抄錄，并不斷完善副本制度。

唐高宗永徽五年（654年）冬天的一個(gè)夜晚，“司勛大火，甲歷并燼矣”，造成嚴(yán)重的損失。后來(lái)的唐德宗汲取教訓(xùn)，在原來(lái)甲歷分三庫(kù)收藏的基礎(chǔ)上，還“更寫一本”，送交內(nèi)庫(kù)收貯。

宋室南渡后，朝廷很多重要檔案都損毀無(wú)存，各衙門常常相互“差人前去計(jì)會(huì)抄錄”。明代中期，地方衙門所藏的一些年代久遠(yuǎn)的戶籍賦役文件殘缺不全，也曾有地方知府請(qǐng)求準(zhǔn)許各地官府到后湖黃冊(cè)庫(kù)抄錄冊(cè)籍。

重視副本，不僅在于副本可以補(bǔ)缺備失，還能防止舞弊，防止諸如竇嬰“矯詔”的情形發(fā)生。清雍正皇帝在頒布副本法令時(shí)便說(shuō)，建立副本“不但于公事有益，且可杜奸胥猾吏隱藏改換之弊”。像唐代甲歷這樣重要的人事文件，采用了一式三份的形式，就是要求吏部在授官時(shí)，要仔細(xì)檢查三份檔案是否完全相符，很大程度上避免了通過(guò)涂改、偽造而冒名頂替的情況。

嚴(yán)格的保密制度

元末明初時(shí)，明太祖朱元璋多次下令要求部下收集敵方的各種檔案，并鼓勵(lì)敵將攜帶檔案投誠(chéng)。1367年，元杭州守將謝五就攜帶大批土地、人口、兵馬、錢糧的檔案投降明軍，而遼東守將劉益也是在獻(xiàn)出所轄府州縣檔案后，得以繼續(xù)擔(dān)任官職。同樣的，也正因檔案的重要性，統(tǒng)治者也十分重視檔案的保密工作。

為防止有人私拆誤拆官方文書檔案，唐律規(guī)定，“諸私發(fā)官文書印封視書者，杖六十；制書，杖八十；若密事，各依漏泄坐減二等。即誤發(fā)，視者各減二等；不視者不坐”，根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重程度對(duì)私自拆看檔案的人進(jìn)行處罰。

明清制定了更為嚴(yán)格的檔案保密制度，像明代存放黃冊(cè)的后湖黃冊(cè)庫(kù)就有著嚴(yán)密的守衛(wèi)。黃冊(cè)庫(kù)位于南京后湖（今玄武湖）中的群島上，過(guò)湖船只和庫(kù)房鑰匙都由南京大內(nèi)太監(jiān)掌握，開(kāi)船和開(kāi)庫(kù)都是定期的，有偷冊(cè)者無(wú)論是首犯還是從犯，都將被判斬刑。

雍正皇帝對(duì)檔案的重視較為突出，曾多次對(duì)檔案工作提出要求，在保密制度上亦是如此。《清律例匯纂大成》有記載稱：“文稿案冊(cè)……嚴(yán)密收貯，隨時(shí)抽查。夜間，責(zé)成當(dāng)月司員，嚴(yán)查值宿書吏，小心看守，如有遺失，將該官議處……”

檔案是歷史的真實(shí)記錄，正如開(kāi)國(guó)元?jiǎng)锥匚滟濏灥?，“典謨?xùn)誥，寶之無(wú)佚；只字片言，亦所珍惜”。從甲骨金石到紙墨文書，檔案管理工作經(jīng)歷了不斷豐富、完善的過(guò)程，管理思想亦凝結(jié)著前人的智慧，至今仍有值得當(dāng)下參考的價(jià)值。

（摘自《廉政瞭望》）