全君彥

（浙江旅游職業(yè)學(xué)院,浙江 杭州 311231）

學(xué)籍管理工作是高職院校教育教學(xué)工作的重要內(nèi)容，是保證教學(xué)秩序、學(xué)生管理順利開展的關(guān)鍵。近年來，我國高職院校將教學(xué)管理任務(wù)逐步下放至二級(jí)學(xué)院，高職院校實(shí)行“校院二級(jí)”管理模式，這在擴(kuò)大各二級(jí)學(xué)院管理權(quán)限的同時(shí)，也對二級(jí)學(xué)院的學(xué)籍管理水平提出了更高的要求[1]。為此，文章運(yùn)用SFIC模型對高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理多主體協(xié)同管理困境進(jìn)行分析，并提出相關(guān)改進(jìn)對策，以提升高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理水平。

1 SFIC模型概述

SFIC模型，是美國學(xué)者Ansell和Gash經(jīng)過大量實(shí)證分析，在2008年發(fā)表的《協(xié)同治理：理論和實(shí)踐》一文中提出的一種協(xié)同治理的權(quán)變模型。該模型的主體由起始條件S（Starting Conditions）、催化領(lǐng)導(dǎo)F（Facilitative Leadership）、制度設(shè)計(jì)I（Institutional Design）和協(xié)同過程C（Collaborative Process）四大要素構(gòu)成，并在其相互影響下形成目標(biāo)事務(wù)的協(xié)同效果，具體如圖1所示。

圖1 SFIC模型

SFIC模型作為一種經(jīng)典的協(xié)同治理模型，著力于各參與主體之間的溝通協(xié)調(diào)與優(yōu)勢互補(bǔ)。能夠在明晰起始條件的基礎(chǔ)上，通過催化領(lǐng)導(dǎo)、制度設(shè)計(jì)和協(xié)同過程等方面將學(xué)籍管理工作協(xié)同管理的全過程具象化，有利于對學(xué)籍管理工作進(jìn)行策略優(yōu)化，引入SFIC模型對學(xué)籍管理工作全過程的協(xié)同管理開展有重要的指導(dǎo)意義與創(chuàng)新價(jià)值。

2 高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)籍工作的協(xié)同管理模式

2.1 協(xié)同治理理論

20世紀(jì)70年代，聯(lián)邦德國物理學(xué)家赫爾曼·哈肯創(chuàng)立了協(xié)同學(xué)，對自然領(lǐng)域和社會(huì)領(lǐng)域的協(xié)同現(xiàn)象進(jìn)行了深入研究[2]。作為社會(huì)領(lǐng)域的主要行為主體的人，在協(xié)同效應(yīng)的作用下，能夠?qū)姺睆?fù)雜的社會(huì)現(xiàn)象進(jìn)行協(xié)同（合作、協(xié)調(diào)、競爭、沖突、博弈等）處理，保障社會(huì)的有序運(yùn)行。協(xié)同治理理論就在協(xié)同學(xué)的理論基礎(chǔ)上應(yīng)運(yùn)而生了。協(xié)同治理理論，主張不同主客體之間通過相互合作、協(xié)調(diào)、競爭、沖突、博弈等多種行為的實(shí)施以達(dá)到目的，即多元主體在對于目標(biāo)事務(wù)進(jìn)行治理時(shí)所產(chǎn)生的通力合作和共同行動(dòng)過程。

從實(shí)踐角度來看，協(xié)同治理是強(qiáng)化高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理工作內(nèi)容所產(chǎn)生的協(xié)同及學(xué)籍管理過程中所涉及的多元體之間的協(xié)同，可以充分調(diào)動(dòng)各方的積極性，并在復(fù)雜的學(xué)籍管理過程中做到條分縷析、協(xié)同管理，從而達(dá)到學(xué)校學(xué)籍工作及教學(xué)工作有序運(yùn)行的目的。

2.2 學(xué)籍管理多元主體的定位與作用

高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理的主體主要包括學(xué)籍管理部門、學(xué)生、教師。在涵蓋學(xué)生自錄取至畢業(yè)全過程的學(xué)籍管理工作中，學(xué)籍管理部門主要起著統(tǒng)籌主導(dǎo)、推進(jìn)執(zhí)行的作用，教師主要擔(dān)負(fù)學(xué)生在校期間成績評定、聯(lián)系溝通等作用，學(xué)生主要起著中心主體和異動(dòng)前哨作用。三大主體的有效溝通協(xié)調(diào)，奠定了二級(jí)學(xué)院學(xué)籍工作協(xié)同管理富有成效的基礎(chǔ)。高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)籍協(xié)同管理多元主體關(guān)系如圖2所示。

圖2 二級(jí)學(xué)院學(xué)籍協(xié)同管理多元主體關(guān)系圖

2.2.1 學(xué)籍管理部門

高職院校學(xué)籍管理部門主要包括學(xué)校教務(wù)處和二級(jí)學(xué)院教科辦。學(xué)校教務(wù)處作為學(xué)校學(xué)籍管理的主要負(fù)責(zé)部門，對各二級(jí)學(xué)院的學(xué)籍管理工作有指導(dǎo)、統(tǒng)籌的職責(zé)。二級(jí)學(xué)院教科辦作為學(xué)籍工作的執(zhí)行推進(jìn)部門，具有承上啟下的作用[3]。二級(jí)學(xué)院教科辦作為學(xué)籍管理工作的中堅(jiān)力量與前沿地帶，需要及時(shí)接收并處理學(xué)校教務(wù)處下達(dá)的各項(xiàng)工作安排，還需處理學(xué)院所有學(xué)生的學(xué)籍管理事務(wù)。各二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理的工作成效直接影響著整個(gè)學(xué)校的學(xué)籍管理水平。

2.2.2 學(xué)生

學(xué)生是學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)力量和關(guān)鍵主體。二級(jí)學(xué)院的學(xué)籍管理工作，從學(xué)生錄取入學(xué)到學(xué)生畢業(yè)離校，各項(xiàng)內(nèi)容均圍繞學(xué)生展開，學(xué)生干部更有及時(shí)反饋各項(xiàng)信息的前哨作用。學(xué)生對待學(xué)籍管理若持積極態(tài)度，對于二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理工作的有序開展有著較大意義。

2.2.3 教師

教師是學(xué)籍管理工作的基礎(chǔ)力量和重要支持者。處在教學(xué)第一線的老師，是學(xué)生各科成績和數(shù)據(jù)的直接接觸者，是學(xué)生能否修完課程順利畢業(yè)的重要評價(jià)者。班主任，是班級(jí)學(xué)生將要發(fā)生學(xué)籍異動(dòng)、學(xué)業(yè)預(yù)警的第一知情人，也是掌握班級(jí)學(xué)生成績信息的關(guān)鍵人物，更是家校聯(lián)系的重要橋梁。教師對于學(xué)籍管理各項(xiàng)政策的掌握與支持，有助于二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理工作的高效開展。

3 高職院校學(xué)籍管理工作重點(diǎn)

高職院校學(xué)籍管理是指高職院校依據(jù)國家教育行政部門的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合學(xué)校自身的發(fā)展需求而制定的規(guī)章制度和實(shí)施辦法，對學(xué)生從入學(xué)到畢業(yè)的整個(gè)學(xué)習(xí)階段中產(chǎn)生的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理和考評[4]。目前，高職院校學(xué)籍管理工作的內(nèi)容主要涉及學(xué)生信息管理、成績管理、學(xué)籍手續(xù)辦理、學(xué)業(yè)預(yù)警、畢業(yè)生管理5方面。

其中，學(xué)生信息管理主要涵蓋學(xué)籍注冊、信息校對、入學(xué)圖像審查與自查等內(nèi)容；成績管理工作主要包括在校期間學(xué)生成績的錄入與審核、成績單打印、成績排名統(tǒng)計(jì)等內(nèi)容；學(xué)籍手續(xù)辦理主要涵蓋學(xué)籍異動(dòng)、轉(zhuǎn)專業(yè)、學(xué)籍證明辦理等內(nèi)容；學(xué)業(yè)預(yù)警主要涵蓋學(xué)生掛科統(tǒng)計(jì)、學(xué)籍處理、考勤預(yù)警等內(nèi)容；畢業(yè)生管理工作主要涉及畢業(yè)圖像信息采集、畢業(yè)資格審核、畢業(yè)證制作與發(fā)放等。

4 高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理多主體協(xié)同管理困境

4.1 起始條件：協(xié)同管理意識(shí)淡薄

（1）學(xué)生對于學(xué)籍管理工作缺乏理解與重視。高職院校的學(xué)生學(xué)習(xí)主動(dòng)性不強(qiáng)，文件政策理解能力有限，使得多數(shù)學(xué)生對學(xué)籍管理工作缺乏應(yīng)有的認(rèn)識(shí)，對于學(xué)籍自查、學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)辦理等工作缺乏主動(dòng)性。

（2）教師對于學(xué)籍管理工作的認(rèn)識(shí)存在一定誤區(qū)，部分教師認(rèn)為學(xué)籍管理只是學(xué)校教務(wù)處和二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理工作人員的職責(zé)，并不認(rèn)為任教課程的學(xué)生成績評定工作也是學(xué)籍管理工作的重要組成部分，對學(xué)校學(xué)籍管理工作的協(xié)同管理重視程度不足。

4.2 催化領(lǐng)導(dǎo)：學(xué)籍管理部門領(lǐng)導(dǎo)作用發(fā)揮不足

（1）學(xué)校學(xué)籍管理部門領(lǐng)導(dǎo)作用有待加強(qiáng)。學(xué)校教務(wù)處作為一所高校的學(xué)籍管理主導(dǎo)部門，由于對學(xué)籍管理工作所涉及的政策文件、信息平臺(tái)缺乏清晰深刻的理解，同時(shí)，對于二級(jí)學(xué)院等下級(jí)部門缺少定期的政策解讀指導(dǎo)、業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，在實(shí)際過程中，普遍存在學(xué)籍管理部門的領(lǐng)導(dǎo)作用發(fā)揮不足的問題。

（2）激勵(lì)措施不完善。學(xué)籍管理工作是一項(xiàng)嚴(yán)肅的工作，對于管理人員的思想認(rèn)識(shí)、工作能力要求較高，但二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理部門在學(xué)籍管理工作過程中缺乏有力的激勵(lì)措施，導(dǎo)致班主任、學(xué)生干部等重要支持力量的積極性不高。

4.3 制度設(shè)計(jì)：制度更新不及時(shí)、參與機(jī)制不完善

（1）學(xué)籍管理相關(guān)要求與制度更新不及時(shí)。學(xué)校教務(wù)處雖會(huì)更新本校的學(xué)籍管理辦法，但通常是在問題出現(xiàn)后再進(jìn)行修訂與完善，存在一定的滯后性與被動(dòng)性。

（2）學(xué)生對于學(xué)籍管理的參與機(jī)制不明確。學(xué)籍管理工作的內(nèi)容涉及學(xué)生在校期間的各個(gè)方面，但學(xué)生除在《學(xué)生手冊》中閱讀到學(xué)籍管理辦法等相關(guān)文件外，鮮有途徑能參與到學(xué)籍管理工作中。一般情況下在需要核對信息、發(fā)生學(xué)籍異動(dòng)等情況時(shí)，才會(huì)接到相關(guān)部門的通知，具有被動(dòng)性。

4.4 協(xié)同過程：溝通協(xié)作不夠流暢

（1）學(xué)籍手續(xù)辦理繁瑣。如學(xué)生在辦理退學(xué)手續(xù)時(shí)，需要前往學(xué)生所在二級(jí)學(xué)院、教務(wù)處、財(cái)務(wù)處、學(xué)工部、后勤、圖書館等多個(gè)部門辦理相關(guān)審批手續(xù)，且往往因?yàn)闃I(yè)務(wù)存在關(guān)聯(lián)性而導(dǎo)致來回奔波的情況。這直接導(dǎo)致學(xué)籍異動(dòng)手續(xù)辦理程序煩瑣、消耗精力。

（2）學(xué)籍信息更新不及時(shí)。學(xué)生信息管理是學(xué)籍工作的重要組成部分，但學(xué)生的相關(guān)信息（如聯(lián)系方式，家庭地址）可能發(fā)生變化，但更新到學(xué)籍系統(tǒng)中的速度較慢，尤其是學(xué)籍異動(dòng)學(xué)生的相關(guān)信息若得不到及時(shí)更新，會(huì)影響學(xué)生在校的學(xué)習(xí)和生活。

5 高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理與優(yōu)化對策

5.1 起始條件：強(qiáng)化協(xié)同管理意識(shí)、注重溝通協(xié)作

（1）強(qiáng)化各主體在學(xué)籍方面的認(rèn)識(shí)。在學(xué)生始業(yè)教育中加入相關(guān)內(nèi)容，制作學(xué)籍問題小百科。對學(xué)生干部（學(xué)習(xí)委員）進(jìn)行重點(diǎn)培訓(xùn)，發(fā)揮其在學(xué)籍管理工作中的學(xué)生前哨作用。在日常工作學(xué)習(xí)中強(qiáng)化紀(jì)律，避免因?qū)W籍政策及日常通知傳達(dá)不到位，造成學(xué)生與教師參與不及時(shí)、不到位的后果。

（2）建立各主體之間的信任意識(shí)。高職院校需營造公平公正、嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的學(xué)籍管理氛圍，打造二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理部門工作形象；二級(jí)學(xué)院需營造師生互信、教學(xué)相長的課堂氛圍，避免因成績評定引發(fā)投訴事件；積極發(fā)揮班主任的橋梁作用，構(gòu)建有效的家校關(guān)系。

5.2 催化領(lǐng)導(dǎo)：拓寬指導(dǎo)培訓(xùn)途徑，完善激勵(lì)措施

（1）學(xué)校教務(wù)處需統(tǒng)籌領(lǐng)導(dǎo)二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理工作，多措并舉，拓寬指導(dǎo)培訓(xùn)途徑，提升二級(jí)學(xué)院教科辦的學(xué)籍管理業(yè)務(wù)能力。一是，以定期培訓(xùn)與不定期咨詢答疑相結(jié)合，提升二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理工作人員對于學(xué)籍政策的理解與解讀能力；二是，營造紀(jì)律嚴(yán)明、寬嚴(yán)相濟(jì)的工作氛圍，完善相關(guān)激勵(lì)措施，提升二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理工作人員對上級(jí)部門所下達(dá)通知的推進(jìn)執(zhí)行能力。

（2）高職院校二級(jí)學(xué)院教科辦需發(fā)揮引領(lǐng)作用。教科辦要立足本學(xué)院的實(shí)際情況，探索各項(xiàng)學(xué)籍管理工作的優(yōu)化方案，動(dòng)員各大主體參與協(xié)同管理，探索獎(jiǎng)懲途徑以調(diào)動(dòng)本學(xué)院師生在學(xué)籍管理工作中的積極性。

5.3 制度設(shè)計(jì)：及時(shí)修訂完善規(guī)章制度，優(yōu)化師生參與機(jī)制

（1）學(xué)籍管理部門需及時(shí)修訂現(xiàn)有制度，努力探索標(biāo)準(zhǔn)化工作。隨著“百萬擴(kuò)招”等政策的出臺(tái)，高職院校學(xué)籍管理也面臨新的問題，學(xué)籍管理部門需要及時(shí)修訂完善相關(guān)制度。同時(shí)，隨著學(xué)籍管理日益規(guī)范化，相關(guān)工作的標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)也提上日程，需要以更加清晰明確的規(guī)定與流程，確保學(xué)籍管理工作的嚴(yán)肅性與公平性。

（2）學(xué)籍管理部門應(yīng)優(yōu)化師生參與機(jī)制。學(xué)籍管理內(nèi)容繁雜，與師生的在校活動(dòng)息息相關(guān)。二級(jí)學(xué)院教科辦在各項(xiàng)學(xué)籍工作過程中，需要制定清晰的基本規(guī)則以確保參與過程的透明性。如學(xué)業(yè)預(yù)警中的考勤管理，可以通過考勤系統(tǒng)實(shí)時(shí)公布學(xué)生的上課出勤情況；每學(xué)期初因應(yīng)征入伍等常規(guī)情況需要進(jìn)行學(xué)籍異動(dòng)的學(xué)生，可以通過學(xué)生干部、班主任等的積極參與摸排，及時(shí)獲得準(zhǔn)確信息。

5.4 協(xié)同過程：暢通溝通協(xié)作路徑，確保信息及時(shí)準(zhǔn)確

（1）學(xué)籍管理部門應(yīng)注重完善信息支持保障，強(qiáng)化信任關(guān)系，暢通共享路徑。學(xué)校教務(wù)處要及時(shí)對接上級(jí)平臺(tái)（學(xué)信網(wǎng)等）、逐步完善校級(jí)平臺(tái)（教務(wù)系統(tǒng)等）。二級(jí)學(xué)院及師生需運(yùn)用各相關(guān)平臺(tái)開展工作。在學(xué)籍管理各項(xiàng)事務(wù)管理過程中，教學(xué)管理部門可靈活運(yùn)用通信軟件，確保在協(xié)同過程中的信息公開和意見建議反饋。

（2）學(xué)籍管理部門需保證信息安全，及時(shí)跟進(jìn)處理各項(xiàng)事務(wù)。對于涉及學(xué)生信息管理和畢業(yè)生管理等內(nèi)容，需要確保相關(guān)信息的精準(zhǔn)性、覆蓋人群的全面性；對于成績管理相關(guān)內(nèi)容，需要確保評定的公平性、修改的嚴(yán)肅性；對于學(xué)籍手續(xù)辦理相關(guān)內(nèi)容，可運(yùn)用機(jī)器與人工相結(jié)合的方式，共同參與各種證明的開具及各項(xiàng)手續(xù)的辦理。

6 結(jié)語

在SFIC模型的指導(dǎo)下，分析了高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理的困境，并得出了高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理改革與創(chuàng)新可以通過：強(qiáng)化協(xié)同管理意識(shí)、注重溝通協(xié)作；拓寬指導(dǎo)培訓(xùn)途徑，完善激勵(lì)措施；及時(shí)修訂完善規(guī)章制度，優(yōu)化師生參與機(jī)制；暢通溝通協(xié)作路徑。在此基礎(chǔ)上，可有效提升三大主體的協(xié)同管理能力，更好地實(shí)現(xiàn)高職院校二級(jí)學(xué)院學(xué)籍管理的改革創(chuàng)新。