卿芳梅

當前我國正在全面推進數(shù)字化建設(shè)，開放大學是運用現(xiàn)代信息技術(shù)的先行者，但是內(nèi)部管理的信息化程度還不夠，在人力資源管理方面存在信息系統(tǒng)支撐不足、工作自動化程度不夠、檔案數(shù)據(jù)化程度不高等問題，本文在進一步闡述人力資源管理信息化意義的基礎(chǔ)上，總結(jié)了人力資源管理信息化轉(zhuǎn)型的路徑，為高校人力資源管理信息化轉(zhuǎn)型提供參考。

2023年3月，中共中央、國務(wù)院印發(fā)的《數(shù)字中國建設(shè)整體布局規(guī)劃》指出，建設(shè)數(shù)字中國是數(shù)字時代推進中國式現(xiàn)代化的重要引擎，要大力實施國家教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動。教育信息化和現(xiàn)代遠程教育工作對現(xiàn)代化教育事業(yè)發(fā)展意義重大，但當前部分高校在人力資源管理信息化方面建設(shè)不足，不利于教育信息化和國家教育數(shù)字化戰(zhàn)略行動的全面展開。

開放大學人力資源管理信息化現(xiàn)狀

開放大學是在廣播電視大學基礎(chǔ)上建立的一所新型高等學校，是我國集中力量發(fā)展終身教育的一個創(chuàng)舉。辦學40多年來，開放大學系統(tǒng)走出了“先進傳播手段+名師名教”的發(fā)展之路，初步形成了“互聯(lián)網(wǎng)+教育”的新模式。信息化是開放大學的顯著特征，但近些年開放大學的信息化發(fā)展未能完全跟上時代的節(jié)拍，系統(tǒng)太多、APP 泛濫、部門割據(jù)、數(shù)據(jù)孤島等問題盤根錯節(jié)，信息技術(shù)應用存在散、慢、亂的問題（2020，荊德剛），人力資源管理信息化的發(fā)展尤為遲緩。

信息系統(tǒng)支撐不足 目前部分開放大學尚未建立專門的人力資源管理信息系統(tǒng)，部分開放大學在辦公系統(tǒng)中嵌入了人力資源管理的模塊，能處理部分人力資源管理工作，但是與人力資源管理的專業(yè)性匹配度不夠、對業(yè)務(wù)流程支撐不足。人力資源管理工作中大量依靠紙質(zhì)材料，如工資工作表涉及要素多，經(jīng)常出現(xiàn)一張A3紙橫向打印都難以完整展示該項表格的全部內(nèi)容，不便于管理者全面了解信息；在業(yè)務(wù)審批時，由于紙質(zhì)文件只能按照行政層級“串行作業(yè)”逐級審批，且無法遠程審閱審批，嚴重影響工作效率。

工作自動化程度不夠 人力資源管理過程中經(jīng)常涉及政策調(diào)整、人員變動、崗位調(diào)整、績效考核等多種管理要素的調(diào)整，最后逐步傳遞影響到工資薪酬和社會保險業(yè)務(wù)上，工作中涉及大量的統(tǒng)計和數(shù)據(jù)運算。由于信息化程度不足，人力資源管理人員不僅要收集、調(diào)整、統(tǒng)計大量的人力資源信息，還要分析內(nèi)部人員的數(shù)量、結(jié)構(gòu)、質(zhì)量等的變動情況，總工作量大，管理效率低，管理者很難及時全面掌握人力資源狀況的動態(tài)，不利于充分調(diào)動教職員工工作的積極性。

檔案數(shù)據(jù)化程度不高 當前，開放大學的人力資源管理業(yè)務(wù)檔案的信息化程度低，人事檔案基本是通過紙質(zhì)材料保存，人員基本信息電子化數(shù)據(jù)涵蓋范圍較窄，且存在數(shù)據(jù)更新不及時等情況，部分工作需要在紙質(zhì)檔案中反復查找比對準確信息；人力資源管理政策及工作要求等信息管理不規(guī)范，部分通過主管部門培訓方式獲得的工作要求和實施細則散落于不同時期的經(jīng)辦人，未能歸檔整理，不利于工作要求和業(yè)務(wù)信息的精準傳達，容易導致操作失誤。

開放大學人力資源管理信息化建設(shè)的重要意義

增強人才選育的科學性 依托信息化和大數(shù)據(jù)技術(shù)，人力資源部門能通過系統(tǒng)直觀地掌握全校人力資源數(shù)量、質(zhì)量、結(jié)構(gòu)、使用情況和績效貢獻，提升人才選育的科學性。一方面，系統(tǒng)清晰記錄學校各崗位工作的閑忙程度、工作產(chǎn)出和工作質(zhì)量，結(jié)合二級單位提出的人力資源需求與內(nèi)外部人力資源供給情況，可以準確為學校的發(fā)展提供合適的人才支撐。另一方面，通過系統(tǒng)可以為人才發(fā)展培育提供集成式的支持環(huán)境。通過制度、文件的展示，讓教職工精準掌握學校的相關(guān)要求，尤其是幫助新入校教職工迅速了解學校的情況和工作要求，明確個人發(fā)展方向，匯入學校發(fā)展大流。同時，通過歸集培訓資源，能提升培訓的便捷性和培訓內(nèi)容的針對性，促進教職工持續(xù)優(yōu)化知識結(jié)構(gòu)、提升履職能力；通過系統(tǒng)檔案管理功能，能方便工作人員在職權(quán)范圍內(nèi)查看相關(guān)人員的歷史表現(xiàn)情況、重要獎懲信息、個人履歷等情況，有助于提高考核、考察的科學性。

提高人力資源管理效率 人力資源管理信息化利用先進的信息技術(shù)和大數(shù)據(jù)作支撐，使管理流程更科學、處理更快捷，自動化程度更高，效率將大幅度提高。高校人力資源管理工作有大量的信息需要匯總、統(tǒng)計和分析，特別是人員基礎(chǔ)信息更新、考勤、薪酬和人事檔案等較為繁瑣的事務(wù)更是如此，人工統(tǒng)計消耗了大量的人力和時間，通過系統(tǒng)可以使管理人員從繁瑣的事務(wù)性工作中解脫出來，不僅減輕了工作量和工作壓力，而且有利于保證工作成果的真實性和準確性，提高了人力資源管理效率。

提升人力資源信息記錄準確性和傳遞高效性 在傳統(tǒng)模式下，人力資源管理信息主要依賴于紙質(zhì)文件方式傳遞，傳導效率低、歸檔難度高，尤其對于多地辦學的開放大學而言管理成本更高。通過系統(tǒng)的電腦端或個人手機端的隨身通訊，極大地提高人力資源管理信息傳遞的效率。一是依托人力資源信息化平臺，學校將人力資源管理制度規(guī)定、工作安排和要求、重要人力資源信息核對與反饋等迅速、準確地傳遞給全員，提高運行效率和執(zhí)行力。二是學校各管理部門與人力資源部門實現(xiàn)即時互動，各部門在考勤、崗位調(diào)整、工作記錄、培訓、績效管理等在記錄的同時就傳遞到了人力資源管理部門，提升管理效率。三是人力資源管理系統(tǒng)可以將員工信息以數(shù)據(jù)的方式集中記錄和呈現(xiàn)，實現(xiàn)員工自助請假考勤、查詢個人信息及薪酬福利享受情況等，減少接待員工現(xiàn)場查詢的工作量，提升教職工的滿意度和歸屬感。

人力資源管理信息化轉(zhuǎn)型的路徑

構(gòu)建人力資源管理信息系統(tǒng)是信息化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ) 人力資源管理信息系統(tǒng)是信息化轉(zhuǎn)型的具體載體和核心工具，承擔著信息集中管理、溝通和流程記錄的核心功能，是信息化轉(zhuǎn)型的基礎(chǔ)。當前市場上有很多成熟的人力資源管理信息系統(tǒng)解決方案可供選擇，我們可以結(jié)合學校的實際情況優(yōu)選之后再進行二次開發(fā)，以適應開放大學的實際業(yè)務(wù)需求。首先，人力資源管理部門與學校管理層進行深入溝通，明確信息系統(tǒng)建設(shè)的核心需求，并由信息科技部門根據(jù)實際情況統(tǒng)籌做好預算、立項等采購前置工作。其次，選擇合適的系統(tǒng)供應商，選擇管理思路、架構(gòu)與自身需求最匹配的系統(tǒng)，進行系統(tǒng)二次開發(fā)匹配自身的管理流程。再次，在實施過程中要保持系統(tǒng)開發(fā)團隊與人力資源管理部門的密切溝通，明確需求、細化設(shè)計、設(shè)置參數(shù)，并做好系統(tǒng)測試后正式投入運營。最后，持續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)，根據(jù)管理需要不斷優(yōu)化完善系統(tǒng)功能，始終保持系統(tǒng)對管理職能的全流程支撐。

優(yōu)化人力資源管理流程是信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵 人力資源管理信息化轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵是流程的優(yōu)化與再造，在信息化工具的介入下，實現(xiàn)常規(guī)業(yè)務(wù)流程化、業(yè)務(wù)流程信息化、流程信息數(shù)據(jù)化，從而更好地服務(wù)學校的戰(zhàn)略目標和教職員工。首先，深入開展人力資源管理流程調(diào)研。對招聘與離職管理、績效管理、薪酬管理、檔案管理等不同業(yè)務(wù)模塊的管理事項進行解構(gòu)，梳理業(yè)務(wù)流程，分解管理動作，了解每個步驟的目的、執(zhí)行者和時間消耗，形成工作流程圖。厘清各項管理職能的內(nèi)在邏輯，比如薪酬受教職工崗位聘用、出勤情況、考核結(jié)果等因素影響，在系統(tǒng)設(shè)計中就應該將上一個流程的工作結(jié)果數(shù)據(jù)自動關(guān)聯(lián)到下一個流程，通過程式化的參數(shù)設(shè)計自動計算。其次，研究人力資源管理流程優(yōu)化。通過工作關(guān)聯(lián)部門及人力資源管理部門的內(nèi)部研究，以職責為核心，研究在信息化環(huán)境下流程優(yōu)化的方案，減少冗余環(huán)節(jié)和不必要的程序，增加流程運轉(zhuǎn)的并行環(huán)節(jié)，提高整體效率，形成流程優(yōu)化方案。最后，持續(xù)改進流程，優(yōu)化方案實施后依然需要定期評估效果，并根據(jù)反饋和新的需求進行調(diào)整和改進。

人力資源數(shù)據(jù)治理是信息化轉(zhuǎn)型的核心 在信息化環(huán)境下，所有的管理運作和管理流程，體現(xiàn)的都是數(shù)據(jù)流，數(shù)據(jù)的客觀真實性直接決定了人力資源管理業(yè)務(wù)的準確性，數(shù)據(jù)治理至關(guān)重要。一是要做好存量數(shù)據(jù)的清理，人力資源管理的延續(xù)性非常強，存量數(shù)據(jù)的清理與錄入是一項系統(tǒng)性工程。在基礎(chǔ)信息方面，可以以人事檔案專審數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，把重要的檔案資料信息化，作為各項工作的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。二是建立數(shù)據(jù)審核確認機制，在系統(tǒng)建設(shè)時要充分考慮各類管理數(shù)據(jù)調(diào)整的發(fā)起、復核、審批流程，通過系統(tǒng)的功能保證系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全性。要建立數(shù)據(jù)調(diào)整確認機制，所有數(shù)據(jù)的變化都需要至少雙人復核確認，重要數(shù)據(jù)的調(diào)整需要經(jīng)過有權(quán)審批人的審批，確保數(shù)據(jù)調(diào)整的合法性和準確性。三是要建立不同數(shù)據(jù)間的交叉核驗機制，各類人力資源管理數(shù)據(jù)存在很強的內(nèi)部關(guān)聯(lián)性，將有關(guān)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)參數(shù)化后，可以對不同數(shù)據(jù)間的邏輯進行交叉比對，從而確保數(shù)據(jù)準確性。四是實現(xiàn)業(yè)務(wù)參數(shù)管理，在數(shù)據(jù)的系統(tǒng)設(shè)計方面，按照業(yè)務(wù)邏輯對相關(guān)的結(jié)果數(shù)據(jù)進行拆解實現(xiàn)參數(shù)化，從而實現(xiàn)常規(guī)業(yè)務(wù)辦理的自動化。如，職工的工資受工作年限、崗位、考核、考勤和學校分配方案等影響，把影響因素進行拆解后形成工資分配參數(shù)，比如每年由于工作年限自然增長導致工資分配變化應實現(xiàn)系統(tǒng)自動生成調(diào)整數(shù)據(jù)。

與其他部門良性互動是信息化轉(zhuǎn)型的保障 人力資源管理是高校順暢運轉(zhuǎn)的核心，在人力資源管理信息化轉(zhuǎn)型的過程中，人力資源管理部門要與其他部門建立良性互動。一是要實現(xiàn)人力資源管理信息系統(tǒng)與其他系統(tǒng)間的互聯(lián)互通，建立人力資源管理信息系統(tǒng)與學校的辦公系統(tǒng)、教務(wù)管理系統(tǒng)、即時通訊系統(tǒng)等數(shù)據(jù)交互，確保數(shù)據(jù)的自動推送和互認，比如教務(wù)系統(tǒng)統(tǒng)計的教師工作量可以每月定期向人力資源管理信息系統(tǒng)推送數(shù)據(jù)，從而實現(xiàn)教師工作量聯(lián)動核算教師績效工資。二是形成人力資源管理事項的溝通討論機制，通過會議、討論或工作坊等溝通渠道對重要事項進行交流、協(xié)商，研究解決方案，強化對業(yè)務(wù)的系統(tǒng)支持。三是強化培訓支持，在系統(tǒng)上線之前進行充分培訓，結(jié)合崗位制作操作手冊，確保系統(tǒng)用戶對系統(tǒng)的使用和操作有充分的了解，充分利用好系統(tǒng)功能。

[作者單位：廣州開放大學黨委教師工作部（組織人事處）]

基金項目：本文系1．廣西職業(yè)教育教學改革研究項目“平陸運河助推經(jīng)濟騰飛背景下社區(qū)教育發(fā)展的研究與實踐”（課題號：GXSQJG2023B007）；2.廣西開放大學校級課題“鄉(xiāng)村社區(qū)教育助力鄉(xiāng)村振興的研究與實踐”（課題號：2023XYB09）階段性研究成果。