摘 要：企業(yè)檔案是對企業(yè)的發(fā)展歷程、重大事件、管理機制和業(yè)務內(nèi)容等重要信息的記錄，其完備性、精確性和真實性是企業(yè)經(jīng)營決策、合規(guī)合法運營、技術(shù)進步和文化挖掘的科學、可靠的支持和依據(jù)。信息化能夠讓數(shù)量龐大、種類繁多的檔案資源更好地被保存和利用，最大限度地服務企業(yè)發(fā)展和創(chuàng)新。文章通過研究國有企業(yè)檔案資源現(xiàn)狀和存在問題，提出數(shù)字經(jīng)濟大環(huán)境下迫切性戰(zhàn)略意義和應對策略，旨在通過此研究，提升檔案資源開發(fā)利用管理模式，助力企業(yè)發(fā)展和社會進步。

關(guān)鍵詞：檔案資源；信息化；國有企業(yè)；應對策略

一、背景

數(shù)字經(jīng)濟時代，社會的信息化程度越來越高，滲透在各行業(yè)的方方面面，已成為當今推動社會經(jīng)濟發(fā)展的重要力量。中共中央辦公廳、國務院辦公廳2020年3月印發(fā)的《國家信息化發(fā)展戰(zhàn)略綱要》，明確指出了信息化在我國現(xiàn)代化進程中的重要性，要求通過貫穿始終的信息化建設，適應引領經(jīng)濟發(fā)展新常態(tài)，通過快速釋放信息化發(fā)展的潛能，建設網(wǎng)絡強國和實現(xiàn)中華民族偉大復興的中國夢。

早在20世紀90年代國家信息化發(fā)展的背景下，國家檔案行政管理部門就對我國檔案信息化建設作出部署，要求通過計算機的輔助，配合傳統(tǒng)檔案的收集、保管等基礎職能的管理，展開信息技術(shù)對檔案業(yè)務的融合，推動檔案信息化工作順利起步?！笆晃濉逼陂g，隨著國家檔案局編制的《檔案事業(yè)發(fā)展“十一五”規(guī)劃》的出臺，正式實現(xiàn)了檔案工作從傳統(tǒng)管理方式向信息化管理模式的轉(zhuǎn)換，前期的數(shù)字化建設為此階段的紙質(zhì)版檔案數(shù)字化應用提供了良好的基礎，傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作大規(guī)模展開，并被積極列入各級檔案部門的年度工作規(guī)劃?！笆濉睍r期，全國的檔案資源管理、利用等工作的主要目標就是實現(xiàn)全面信息化，滿足“存量數(shù)字化、增量電子化”的工作要求，讓傳統(tǒng)檔案的數(shù)字副本利用率越來越高，電子檔案管理系統(tǒng)成為檔案業(yè)務的主要操作平臺。

隨著國家信息化戰(zhàn)略的深入推進和信息技術(shù)的高速發(fā)展，數(shù)字化技術(shù)、信息技術(shù)在國民經(jīng)濟社會的各領域具有突破性的融合，信息化已經(jīng)成為引領經(jīng)濟社會發(fā)展的新防線。信息化大環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)作為生成和轉(zhuǎn)化的檔案信息載體，其數(shù)據(jù)記錄的本質(zhì)就是真實反映檔案的社會記憶功能，體現(xiàn)檔案的價值和憑證作用。

大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)字資源呈幾何倍數(shù)增長，無紙化工作模式替代現(xiàn)存的雙套制利用方式，檔案數(shù)字資源的利用將更加便捷、高效和安全。

二、國有企業(yè)檔案資源信息化建設的意義

1.國有企業(yè)檔案資源信息化建設的迫切性

新的科技革命和產(chǎn)業(yè)變革產(chǎn)生了信息化時代，數(shù)字化、無紙化的信息化時代對檔案管理工作提出新的要求。國有企業(yè)檔案作為全國檔案事業(yè)的重要組成部分，記錄國有企業(yè)在生產(chǎn)、經(jīng)營和管理等過程中產(chǎn)生的信息，貫穿整個國有企業(yè)建立發(fā)展、日常運營、管理決策、維護權(quán)益以及文化傳播的過程。

自2020年開始，中共中央、國務院連續(xù)出臺《國企改革三年行動方案》《關(guān)于加快推進國有企業(yè)數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作的通知》《中華人民共和國國民經(jīng)濟和社會發(fā)展第十四個五年規(guī)劃和2035年遠景目標綱要》等文件，對國有企業(yè)的數(shù)字化、智能化轉(zhuǎn)型提出了明確要求，要求以系統(tǒng)線上為主的工作模式替代傳統(tǒng)的人工為主的業(yè)務模式，這也直接帶動國有企業(yè)檔案業(yè)務的數(shù)字化變革。新的檔案管理模式、收集利用方式不斷沖擊著傳統(tǒng)的管理方式，迫使國有企業(yè)檔案管理部門改變工作方式，提高服務能力，開拓新的檔案資源管理和開發(fā)利用模式。

近年來，關(guān)于電子文件歸檔管理的研究越來越多，從早期的電子文件歸檔的標準模式、管理辦法、技術(shù)難點以及格式轉(zhuǎn)化等基礎構(gòu)建，到現(xiàn)在的系統(tǒng)平臺架構(gòu)、數(shù)據(jù)庫和社交媒體等多渠道開發(fā)利用方式，檔案資源的信息化、電子化和數(shù)據(jù)化進展快速。大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈和人工智能等新型信息技術(shù)在國民經(jīng)濟各領域被廣泛應用，也引發(fā)檔案專家和基層工作者關(guān)于檔案管理和服務模式的大量思考、研究，所有研究和應用的前提都是檔案資源的數(shù)據(jù)化，數(shù)據(jù)化是實現(xiàn)檔案資源信息化的根基。

2.國有企業(yè)檔案資源信息化建設的價值

改革開放以來，面對信息化發(fā)展的大趨勢和深化改革、擴大開放的需要，國家大力推進檔案事業(yè)的長遠發(fā)展：一是全面推進檔案資源的信息化建設；二是加強外資、民營及駐外企業(yè)的檔案工作。檔案資源信息化建設作為檔案事業(yè)發(fā)展的重中之重，檔案管理數(shù)字化和信息化是最為關(guān)鍵和基礎的兩項工作，貫穿檔案事業(yè)發(fā)展的全過程。

在《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中，將新時代檔案事業(yè)的總目標歸納為：大幅度地提升檔案工作水平，檔案工作在社會主義現(xiàn)代化強國建設中的地位和作用充分突出，建成檔案強國以有力支撐社會主義現(xiàn)代化強國建設，到2035年，檔案資源建設質(zhì)量和利用服務水平、現(xiàn)代化管理程度和治理效能進入世界先進水平。同時，將檔案工作任務劃分為四個體系和三大支撐，四個體系即檔案治理體系、檔案資源體系、檔案利用體系和檔案安全體系三大支撐是檔案信息化支撐、人才支撐和科技支撐。發(fā)展規(guī)劃中的每一條都涉及檔案信息化，四個體系和三大支撐中的每一項也都和檔案信息化戰(zhàn)略息息相關(guān)。

在檔案治理體系中要求檔案數(shù)字化治理效能提升。在檔案資源體系中要求基本實現(xiàn)數(shù)字化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，檔案資源完整、系統(tǒng)和準確。在檔案利用體系中要求利用方便高效，尤其是網(wǎng)絡化利用全面實現(xiàn)，充分滿足文化教育、公共服務和資政的需求。檔案安全體系則是注明在人防、物防和技防三位一體的安全體系完善的前提下，全面夯實數(shù)字化基礎建設，以保障數(shù)字技術(shù)的應用?？梢哉f，未來檔案事業(yè)的發(fā)展，就是檔案資源信息化戰(zhàn)略全面實施的必然結(jié)果，企業(yè)尤其是國有企業(yè)的檔案資源信息化當然不甘落后。

隨著記錄方式的多樣性，檔案滲透、融合在國有企業(yè)的各項工作中，國有企業(yè)檔案正在逐步實現(xiàn)從實體向信息再到電子數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)變，這種經(jīng)過逐層沉淀挑選的檔案數(shù)據(jù)，可以最大限度地包含國有企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營和管理的各個方面，對監(jiān)督企業(yè)合規(guī)運營、助力決策管理以及維護合法權(quán)益起到至關(guān)重要的作用。同時，因為企業(yè)檔案資源的便捷化形式，在資源調(diào)取利用、跨時空查閱等方面，更加方便、高效和準確，對提升企業(yè)競爭力和社會經(jīng)濟效益有很大幫助。國有企業(yè)維系著全國的主要經(jīng)濟命脈，國有企業(yè)檔案資源信息化帶來的社會、商業(yè)價值不言而喻。

3.國有企業(yè)檔案資源信息化建設的內(nèi)外需求

國家有關(guān)部門對國有企業(yè)檔案信息資源的保存、開發(fā)以及利用方式有嚴格規(guī)定，出臺了一系列政策法規(guī)，要求各企業(yè)通過對企業(yè)檔案信息資源的深度開發(fā)和共享利用，變資源為資產(chǎn)，促進國有資產(chǎn)的保值增值，最大程度地發(fā)揮檔案資源在提高企業(yè)競爭力和經(jīng)濟效益中的促進作用。

國有企業(yè)對檔案的多元化需求日益突出，政務文件、業(yè)務創(chuàng)新、科技突破、風險管理以及憑證留存等各階段產(chǎn)生的檔案信息層出不窮。在傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理時代，檔案體積厚重、甄選復雜、查詢不方便，存放的結(jié)果受檔案收集者、整理人、存放場所和運輸渠道等諸多因素影響，很多當時看似無用、沒有留存保管的文件，現(xiàn)在有查找需求，檔案部門卻無法提供；還有一些幾十年無人問津的文件，由于某項政策出臺、某個場館建設，突然翻閱的人絡繹不絕。對比體積小、保存便捷、檢索高效的電子文件而言，紙質(zhì)檔案的缺陷逐漸顯現(xiàn)。得益于以信息為主要傳播載體的現(xiàn)代化科技手段，越來越多有價值的檔案以數(shù)據(jù)的方式產(chǎn)生和儲存，傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介隨著信息化程度的提高占比越來越低，信息化的檔案數(shù)據(jù)占據(jù)了企業(yè)管理數(shù)據(jù)的90%以上。只有將這些電子數(shù)據(jù)合理保存和利用，才能最大限度地實現(xiàn)企業(yè)檔案資源在業(yè)務、技術(shù)、風險、文化以及憑證等方面的價值，助力企業(yè)發(fā)展。

三、國有企業(yè)檔案資源信息化建設中存在的問題和應對策略

本文之所以選擇“國有企業(yè)”作為研究和探討的對象，主要是考慮國有企業(yè)作為國民經(jīng)濟的命脈，承擔的社會責任和機構(gòu)設置、市場化程度有其突出的特點。國有企業(yè)檔案資源的歷史厚重、科技含量很高，檔案數(shù)字化工作普遍處于雖然前進但很緩慢的局面，在機構(gòu)設置上對檔案工作偏弱，對檔案部門和檔案人員的重視程度較低，很多企業(yè)的檔案人員同時承擔著多項行政事務性工作，甚至并未配備專職的檔案工作人員，各業(yè)務部門保管各自的業(yè)務檔案，文化部門負責檔案展覽等現(xiàn)象比比皆是。自身業(yè)務工作都忙不過來，檔案信息化工作更是分身乏術(shù)。

同時，大部分的國有企業(yè)檔案資源利用模式仍然是“我不主動、坐等上門”的被動模式，檔案資源利用局限在傳統(tǒng)的借閱、查詢和編研形式中，檔案資源以傳統(tǒng)的紙質(zhì)媒介為主，注定導致信息資源無法實現(xiàn)實時共享，開發(fā)利用效率難度大、效率低。這種檔案資源開發(fā)不充分、服務企業(yè)效率低的特點在國有企業(yè)中相當普遍，和國家數(shù)字化戰(zhàn)略部署完全不匹配，無法達到國家相關(guān)政策的要求，也和企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的形象嚴重不符。

相較而言，多數(shù)民營企業(yè)存續(xù)時間短、檔案資源量少，大多已經(jīng)是電子檔案，甚至某些成立時間不長的民營企業(yè)，從公司成立起，運營的各個階段形成的所有文件都沒有銷毀過，而是全部保存為電子檔案，并按照要求異地保存，后期如果工商管理部門等其他監(jiān)管機構(gòu)需要公司出具采購、加工和銷售等環(huán)節(jié)的電子憑證時，可以及時提交給相關(guān)機構(gòu)。另外，因為企業(yè)機制靈活，通過市場手段可突擊性地完成整個企業(yè)檔案資源的信息化工作，甚至無須配備專業(yè)的檔案工作人員，這是國有企業(yè)很難做到的。國有企業(yè)和民營企業(yè)在特質(zhì)上的區(qū)別，決定了國有企業(yè)就像一艘滿載貨物大船，前進和轉(zhuǎn)向都要復雜得多，面臨的問題和挑戰(zhàn)也要多得多。盡管國有企業(yè)檔案資源數(shù)字化進程中存在著諸多問題，但通過改進完全可以快速實現(xiàn)檔案資源效益的最大化。

一是更新對檔案資源數(shù)字化觀念的認知，改變檔案工作的發(fā)展理念。通過健全檔案資源數(shù)字化及開發(fā)利用的制度、機制、標準和體系，大力推進檔案資源創(chuàng)新，從保守的保管型工作模式轉(zhuǎn)變?yōu)閯?chuàng)新型的展示型工作模式，主動在研究、宣傳上下功夫，通過數(shù)字化的成果展示企業(yè)的形象、維護企業(yè)的最大權(quán)益，從而體現(xiàn)數(shù)字化檔案資源的價值。展示檔案資源的成果有多種方式，利用網(wǎng)絡、電視和公眾號等當前流行的大眾媒體，傳播正向的企業(yè)文化，受眾多、見效快，檔案開發(fā)的效益反饋很明顯。

二是加強新技術(shù)的應用，更快更優(yōu)、多渠道獲取數(shù)字化檔案資源。傳統(tǒng)的檔案資源開發(fā)利用都是選擇性利用，根據(jù)選定的主題，耗費大量的人力、物力。如今，檔案資源信息化形成的數(shù)據(jù)庫幾分鐘便可以把所有相關(guān)資源全部展現(xiàn)，甚至可以通過人工智能技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)、區(qū)塊鏈以及數(shù)字孿生等高科技手段，按照時間或者關(guān)聯(lián)點的邏輯，二次加工成新的檔案集合體，這是以往的檔案利用方式無法比擬的，是對人類智慧的更廣闊、更精細和更智能的提升。

一方面，國有企業(yè)要利用自身機構(gòu)設置全面的優(yōu)勢，將檔案部門和業(yè)務相關(guān)部門結(jié)合，實現(xiàn)檔案資源開發(fā)利用和服務工作的結(jié)合。

另一方面，通過和社會力量的戰(zhàn)略合作，借助高校、檔案服務企業(yè)等外部形式，助力企業(yè)自身檔案資源的數(shù)字化開發(fā)利用。與高校合作，能夠讓企業(yè)享受到最新、最先進的檔案管理成果轉(zhuǎn)化。同時，增加高校的成果檢驗樣本；和其他檔案部門合作，能夠讓檔案資源更豐富全面、更有新鮮感；和公共媒體合作，能夠最大限度地借助公共服務平臺，快速傳播檔案信息；和相關(guān)政府部門合作，可以通過政企聯(lián)合的方式，獲得更專業(yè)、更有目標性的受眾和資金、政策支持。

三是重視專業(yè)人才的引進，配備兼?zhèn)錂n案管理和信息技術(shù)應用的復合型人才。隨著檔案工作由紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)為電子檔案，檔案開發(fā)利用的智能化越發(fā)凸顯，檔案開發(fā)的主體也不僅僅是傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案保管者，而是檔案信息開發(fā)者和檔案資源分享者的結(jié)合體。檔案開發(fā)主體必須能快速適應檔案資源信息化變革，準確把握檔案智能化利用的內(nèi)涵和方式，確保紙質(zhì)檔案到電子檔案過渡過程中收集、整理、鑒定、保管和利用等全過程流暢安全。數(shù)字時代檔案資源的開發(fā)利用，對專業(yè)人員的要求更高，既要具備檔案資源數(shù)字化等前端技能，又要具有利用服務等后期開發(fā)能力，要打破傳統(tǒng)的編制有限，專業(yè)能力落后、單一的局面，通過多樣性的培訓，提升檔案管理人員的數(shù)據(jù)開發(fā)和利用能力。對于多數(shù)國有企業(yè)采用技術(shù)外包的信息化方式，企業(yè)檔案管理人員也要盡可能地深度參與數(shù)字化轉(zhuǎn)型過程，確保信息化后檔案資源能夠順暢利用。

四是優(yōu)化檔案服務供給格局。檔案資源信息化的意義，在保證檔案利用需求部門、公民擁有更全面的信息獲得渠道和求知自由，實現(xiàn)社會公平和公共利益的最大化。國有企業(yè)檔案資源的數(shù)量和配置，對企業(yè)、職工和地方社會團體的需求滿足度至關(guān)重要，數(shù)字化的電子檔案數(shù)據(jù)庫只是基礎，資源建設后的參考咨詢、證據(jù)提供、展覽陳列和公共項目開發(fā)才是企業(yè)應該長遠重視的議題。為此，要以社會需求為依據(jù)，通過充分的比對適配，完善檔案服務機制規(guī)范，創(chuàng)新檔案服務的項目和平臺，豐富檔案的內(nèi)容和范圍，提升檔案價值。

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（作者單位：中國鐵路濟南局集團有限公司檔案館）

作者簡介：陳晨（1985—），女，漢族，山東臨沂人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理。