竇 冰

（濟(jì)南市水文中心，山東 濟(jì)南 250014）

近年來(lái)，水文設(shè)施工程建設(shè)逐年增多。水文工程建設(shè)過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的檔案資料，這些檔案資料是水文設(shè)施建設(shè)和維護(hù)管理過(guò)程中形成的，有助于提高水文工程的效率和質(zhì)量。

1 加強(qiáng)水文工程檔案管理的必要性

在水文工程建設(shè)過(guò)程中，水文工程檔案是對(duì)水文工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行審計(jì)、監(jiān)督、驗(yàn)收及運(yùn)行、管理、改造、維護(hù)的重要依據(jù)，直接關(guān)系到工程施工質(zhì)量，并影響工程成本。水文工程檔案管理工作的開展，可以有效確保工程施工過(guò)程中各項(xiàng)數(shù)據(jù)資料的真實(shí)性、可靠性和完整性。所以，保護(hù)管理好水文工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)中產(chǎn)生的文字、圖紙、圖表、聲像等不同形式的檔案資料，其重要性不言而喻。在山東省“十四五”水文監(jiān)測(cè)系統(tǒng)建設(shè)工程規(guī)劃中，擬對(duì)全省小型水庫(kù)進(jìn)行水文監(jiān)測(cè)設(shè)施設(shè)備規(guī)劃建設(shè)，屆時(shí)水文工程項(xiàng)目數(shù)量多、任務(wù)重，水文工程檔案管理工作的必要性和重要性也突顯出來(lái)。對(duì)水文工程檔案管理工作來(lái)說(shuō)，提高人員素質(zhì)，加強(qiáng)監(jiān)督管理，規(guī)范檔案管理流程，實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化迫在眉睫。

2 檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 管理人員思想認(rèn)識(shí)不到位

在水文工程施工建設(shè)過(guò)程中，不同程度地存在著只重視工程施工建設(shè)，忽視工程檔案管理的現(xiàn)象。建設(shè)施工過(guò)程中產(chǎn)生的例如施工合同、階段性匯報(bào)工程圖、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等各種資料和文件，有的單位在工程結(jié)束后才進(jìn)行檔案收集整理；有的單位雖然有檔案管理人員及檔案室，但只是流于形式，并沒(méi)有真正規(guī)范起來(lái)，管理過(guò)程也不規(guī)范。這種對(duì)工程檔案管理工作缺乏重視的行為，導(dǎo)致工程建設(shè)與檔案脫節(jié)，嚴(yán)重影響整個(gè)水文工程施工質(zhì)量。

2.2 管理流程和制度不規(guī)范

在實(shí)際工作中，有些施工單位缺乏對(duì)工程項(xiàng)目的精細(xì)化管理意識(shí)，不能嚴(yán)格按照相關(guān)流程和規(guī)定進(jìn)行歸檔。很多施工單位沒(méi)有相應(yīng)的水文工程檔案管理規(guī)范和制度，檔案資料收集不完整、不規(guī)范；有些施工單位雖然制定了工程檔案歸檔制度和要求，但在實(shí)際操作中并沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行，流程混亂；還有的檔案管理人員對(duì)整個(gè)施工過(guò)程知之甚少，不去現(xiàn)場(chǎng)查看，存在閉門造車的現(xiàn)象。

2.3 缺乏專業(yè)的水文檔案管理人員

目前，水文工程檔案管理缺乏專業(yè)管理人員，許多檔案管理人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)培訓(xùn)，有的只是兼職，工作缺乏系統(tǒng)性和規(guī)范性。在檔案管理技能方面更是缺乏專業(yè)化水平，不了解相關(guān)規(guī)章制度、法律知識(shí)以及信息化檔案管理知識(shí)。這些都嚴(yán)重影響了水文工程建設(shè)項(xiàng)目文件材料的收集和整理工作質(zhì)量，也給日后水文工程建設(shè)項(xiàng)目歸檔保存工作帶來(lái)了極大的不便。

3 建議對(duì)策

3.1 完善水文檔案管理制度

水文工程檔案管理制度是水文工程檔案管理工作的重要依據(jù)。首先，從領(lǐng)導(dǎo)到職工，都應(yīng)提高水文工程檔案管理工作重要性的認(rèn)識(shí)。在每項(xiàng)工程批復(fù)后，濟(jì)南市水文中心成立建設(shè)管理處首先進(jìn)行招投標(biāo)，確定中標(biāo)單位以后由監(jiān)理組織召開本項(xiàng)目技術(shù)交底會(huì)，建設(shè)管理處、設(shè)計(jì)方、監(jiān)理方、施工方參加，隨后開工建設(shè)，最后組織驗(yàn)收，流程清晰規(guī)范。中心文件明確項(xiàng)目的工程部、財(cái)務(wù)部、檔案管理部等部門，為水文工程的順利進(jìn)行以及水文工程檔案的規(guī)范完整提供了依據(jù)和保障。其次，在新形勢(shì)下要想保證水文工程檔案管理工作順利進(jìn)行，就必須要建立健全水文工程檔案管理制度，并將其作為單位規(guī)章制度的重要組成部分，強(qiáng)化對(duì)規(guī)章制度的執(zhí)行力度。目前《水文設(shè)施工程驗(yàn)收規(guī)程》《水利工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)制性條文》《山東省中小河流水文監(jiān)測(cè)系統(tǒng)工程建設(shè)管理手冊(cè)》等相關(guān)規(guī)章制度都是濟(jì)南市水文中心在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中嚴(yán)格執(zhí)行的工程檔案管理制度。

3.2 培養(yǎng)檔案管理人員的綜合能力

水文工程檔案管理人員應(yīng)積極開展業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，并定期組織相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)以及相應(yīng)考試，使檔案管理人員的檔案專業(yè)知識(shí)、業(yè)務(wù)技能等能夠得到有效提升，以保證檔案管理工作的正常開展。檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)法律法規(guī)和其他相關(guān)知識(shí)，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，提升自身素質(zhì)。在組織培訓(xùn)時(shí)，要制定合理的培訓(xùn)計(jì)劃，包括培訓(xùn)內(nèi)容和考核標(biāo)準(zhǔn)等，考核標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)符合相關(guān)規(guī)定。通過(guò)定期組織專業(yè)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)等方式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，可以有效提高其綜合素質(zhì)和業(yè)務(wù)能力，提升其檔案管理水平。

3.3 實(shí)現(xiàn)水文工程檔案管理的信息化、數(shù)字化

新形勢(shì)下，要實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，首先要對(duì)現(xiàn)有的檔案管理方式進(jìn)行升級(jí)，從傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)向電子文件管理，充分運(yùn)用現(xiàn)代化高科技管理手段，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。其次，要對(duì)水文行業(yè)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行開發(fā)與應(yīng)用，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)、數(shù)字技術(shù)等實(shí)現(xiàn)檔案的收集、整理、歸檔、檢索等功能，提高檔案管理效率，建立一個(gè)集全程檔案電子化管理、查詢服務(wù)一體化、溝通會(huì)商于一體的專業(yè)信息化平臺(tái)。將檔案信息化建設(shè)與水文工程建設(shè)相結(jié)合，將水文工程檔案管理納入工程建設(shè)全過(guò)程。加強(qiáng)對(duì)水文工程建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督與指導(dǎo)工作，在確保工程質(zhì)量和進(jìn)度的基礎(chǔ)上加強(qiáng)對(duì)水文工程檔案管理工作的監(jiān)管力度，及時(shí)解決水文工程建設(shè)過(guò)程中存在的問(wèn)題。

3.4 加強(qiáng)監(jiān)督，確保檔案管理的規(guī)范化

一是及時(shí)研究、學(xué)習(xí)和了解與水文工程檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，包括國(guó)家和地方的文件、政策和標(biāo)準(zhǔn)。二是依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，制定詳細(xì)的內(nèi)部操作規(guī)程，明確檔案管理的流程、責(zé)任分工、權(quán)限等。三是建立檔案合規(guī)審核機(jī)制，設(shè)立專門的檔案合規(guī)審核機(jī)制，對(duì)各個(gè)環(huán)節(jié)的操作和記錄進(jìn)行定期或不定期的審核和檢查，確保檔案管理過(guò)程中的合規(guī)性。四是加強(qiáng)監(jiān)督與內(nèi)部控制，建立健全的監(jiān)督機(jī)制，對(duì)檔案管理過(guò)程進(jìn)行監(jiān)測(cè)和內(nèi)部控制，確保各項(xiàng)操作符合法律法規(guī)，設(shè)立舉報(bào)渠道。五是積極與相關(guān)的法律專業(yè)機(jī)構(gòu)和監(jiān)管部門進(jìn)行合作和溝通，尋求專業(yè)合規(guī)咨詢和指導(dǎo)，及時(shí)了解政策變化和法規(guī)要求，確保檔案管理的合規(guī)性。

4 結(jié)語(yǔ)

新形勢(shì)下的水文工程檔案管理工作面對(duì)的既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)，要想提高水文工程檔案管理水平，促進(jìn)水文事業(yè)可持續(xù)發(fā)展，相關(guān)單位必須要與時(shí)俱進(jìn)，更新觀念，不斷創(chuàng)新水文檔案管理的思路和方法，提高水文工程檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力。同時(shí)，相關(guān)單位也要重視水文工程檔案管理工作，加大對(duì)水文工程檔案管理工作的投入力度，從而有效提高水文工程檔案管理水平，促進(jìn)水文事業(yè)可持續(xù)發(fā)展。