摘要：新時(shí)代新形勢(shì)，高校檔案工作面臨的挑戰(zhàn)也與以往有所不同，必須審時(shí)度勢(shì)，以發(fā)展的眼光有針對(duì)性地開(kāi)展各項(xiàng)工作。文章基于N高校迎接檢查過(guò)程中檔案利用工作實(shí)踐，發(fā)現(xiàn)實(shí)際利用給檔案工作帶來(lái)的幾點(diǎn)挑戰(zhàn)，總結(jié)提煉出新形勢(shì)下高校檔案管理工作在源頭、過(guò)程、利用等方面存在的問(wèn)題，進(jìn)而從“引領(lǐng)”“管理”“服務(wù)”3點(diǎn)入手提出針對(duì)性策略，以期為相關(guān)工作提供參考。

關(guān)鍵詞：高校檔案；檔案管理；規(guī)范化

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)志碼：A

0 引言

2021年7月，習(xí)近平總書(shū)記對(duì)檔案工作作出重要批示，指出“檔案工作存史資政育人，是一項(xiàng)利國(guó)利民、惠及千秋萬(wàn)代的崇高事業(yè)”，給予全體檔案工作者莫大的鼓舞。據(jù)有關(guān)調(diào)研，“十四五”時(shí)期，全國(guó)各省區(qū)市普遍將檔案事業(yè)納入本地區(qū)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展規(guī)劃中，為全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展注入了強(qiáng)大內(nèi)生動(dòng)力和有力政策保障。教育事業(yè)是衡量地方發(fā)展水平的關(guān)鍵因素，尤其是高等教育發(fā)展對(duì)地方經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展有著巨大的促進(jìn)作用。高校檔案工作是高等教育事業(yè)發(fā)展的重要組成部分。進(jìn)入新時(shí)期，高校檔案工作面臨新形勢(shì)、新挑戰(zhàn)，檔案部門(mén)從一次次實(shí)踐檢驗(yàn)中發(fā)現(xiàn)自身存在的問(wèn)題，不斷優(yōu)化改進(jìn)，加快轉(zhuǎn)型升級(jí)步伐，在時(shí)代發(fā)展的浪潮中，乘風(fēng)破浪不斷前行。

本文以N高校迎接檢查過(guò)程中檔案利用工作實(shí)踐為出發(fā)點(diǎn)，思考相關(guān)問(wèn)題并開(kāi)展相關(guān)研究。在迎接檢查過(guò)程中，檔案部門(mén)承擔(dān)了大量文件材料收集、整理、遞送工作，發(fā)揮著巨大作用。通過(guò)正視迎接檢查過(guò)程中檔案利用實(shí)踐給檔案工作帶來(lái)的挑戰(zhàn)，可以發(fā)現(xiàn)高校在檔案管理方面存在的問(wèn)題，進(jìn)而提出推進(jìn)高校檔案工作規(guī)范化管理的有效策略，以期為相關(guān)工作提供參考。

1 檔案工作面臨的挑戰(zhàn)

1.1 準(zhǔn)備時(shí)間短、收集任務(wù)重

根據(jù)以往實(shí)踐，從檢查組下發(fā)通知至被檢查單位，到檢查組全體成員入駐進(jìn)場(chǎng)，其間間隔的時(shí)間通常比較短。進(jìn)駐之前，檢查組會(huì)以文件形式告知被檢查單位需要準(zhǔn)備的有關(guān)事項(xiàng)及要求，其中，需要準(zhǔn)備的支撐材料種類(lèi)、數(shù)量繁多，留給被檢查單位的時(shí)間很短。在這種情況下，除相關(guān)部門(mén)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)資料收集整理工作外，作為高?！爸悄摇钡臋n案部門(mén)更是責(zé)無(wú)旁貸，必須第一時(shí)間抽調(diào)人手投入檔案匯總準(zhǔn)備工作，時(shí)間緊、任務(wù)重，挑戰(zhàn)極大^［1］。

1.2 時(shí)間跨度長(zhǎng)、涵蓋范圍廣

檢查是對(duì)學(xué)校工作的全面體檢，一般5年一次，一次歷時(shí)2個(gè)月左右。通常新一輪檢查主要針對(duì)高校上一輪檢查以來(lái)的工作，也就是起碼要收集5年的相關(guān)支撐材料。檢查所需材料涵蓋的范圍通常比較廣，如：學(xué)校年度工作總結(jié)、計(jì)劃；干部名冊(cè)；議事制度；黨委常委會(huì)、校長(zhǎng)辦公會(huì)、黨政聯(lián)席會(huì)會(huì)議記錄及紀(jì)要；黨代會(huì)、教代會(huì)、團(tuán)代會(huì)報(bào)告；落實(shí)全面從嚴(yán)治黨、意識(shí)形態(tài)工作及黨的組織路線情況和其他落實(shí)黨中央及省委重要決策部署情況的支撐材料。這些材料通常分布在不同部門(mén)和不同年份，工作量可想而知。

1.3 臨時(shí)要求多、篩選工作難

檢查工作通常緊緊抓住高校運(yùn)行的關(guān)鍵部位和重點(diǎn)環(huán)節(jié)，緊密聯(lián)系被檢查單位實(shí)際，有針對(duì)性地確定檢查的重點(diǎn)內(nèi)容。因此，檢查組會(huì)臨時(shí)要求提供一些材料，如學(xué)校推進(jìn)某一事項(xiàng)的所有工作臺(tái)賬、5年來(lái)某類(lèi)問(wèn)題的匯總等^［2］。而這些工作，通常分布在不同年份或當(dāng)時(shí)由不同的工作人員負(fù)責(zé)，完成質(zhì)量參差不齊，有些根本沒(méi)有歸檔保存，甚至沒(méi)有留痕，以致查找工作難度非常大，收集整理過(guò)程艱難，極其耗費(fèi)時(shí)間和精力。

2 高校檔案管理存在的問(wèn)題

2.1 源頭上：歸檔材料完整性不夠、內(nèi)容把關(guān)不嚴(yán)格

盡管當(dāng)下高校的檔案意識(shí)普遍有所提高，但在實(shí)際工作中，仍存在檔案應(yīng)歸未歸或少歸、漏歸的情況。例如：通常各部門(mén)兼職檔案員根據(jù)以往的歸檔范圍按年度對(duì)本部門(mén)一整年的檔案收集后進(jìn)行整理歸檔，但實(shí)際上，每年可能或多或少產(chǎn)生臨時(shí)性重要事務(wù)，雖事先未劃在歸檔范圍，但其具有長(zhǎng)久保存價(jià)值，如果兼職檔案員以常規(guī)經(jīng)驗(yàn)將其排除，很有可能造成重要檔案漏歸的情況；另一種常見(jiàn)情況是歸檔部門(mén)對(duì)常規(guī)的歸檔材料內(nèi)容把關(guān)不嚴(yán)謹(jǐn)，如一套前后有邏輯關(guān)系的系統(tǒng)性材料，出現(xiàn)數(shù)據(jù)前后不一致的情況，歸檔人員甚至分不清哪個(gè)才是定稿。以上種種，都會(huì)影響檔案的利用效果。

2.2 過(guò)程中：歸檔文件分類(lèi)不合理、錄入或整理不規(guī)范

高校各部門(mén)一般都會(huì)指定專(zhuān)人作為兼職檔案員負(fù)責(zé)本部門(mén)檔案的收集整理和錄入工作。檔案館或檔案室作為全校檔案工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)部門(mén)，也會(huì)不定期進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo)，或建立工作群，隨時(shí)答疑解惑。盡管如此，歸檔過(guò)程中仍存在不少問(wèn)題，如：未按照部門(mén)工作實(shí)際對(duì)歸檔文件進(jìn)行科學(xué)合理的分類(lèi)，以致案卷混亂，不利于系統(tǒng)性查找；文件錄入檔案系統(tǒng)時(shí)，憑自身慣性經(jīng)驗(yàn)隨意修改，不忠于原文或原意，給后期檢索工作帶來(lái)隱患；未按要求將電子文件原稿或掃描后的文件同步上傳至系統(tǒng)，導(dǎo)致后期使用過(guò)程中需要將案卷拆線重新掃描，給利用工作帶來(lái)極大的不便。

2.3 利用時(shí)：檔案信息開(kāi)發(fā)不深入、利用不方便

檔案最大的價(jià)值在于開(kāi)發(fā)和利用，高校檔案工作歸根結(jié)底要圍繞學(xué)校中心工作，積極主動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這是衡量檔案工作質(zhì)量的重要標(biāo)準(zhǔn)，也是檔案工作長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展的根本動(dòng)力。實(shí)際工作中，各部門(mén)歸檔時(shí)慣于按照常規(guī)經(jīng)驗(yàn)死板分類(lèi)，并未對(duì)其中相關(guān)聯(lián)的、具有邏輯關(guān)系的信息進(jìn)行提煉和整合，這就給后續(xù)使用埋下隱患。以檢查組幾次提出的要求為例，通常需要一類(lèi)事件近幾年所有臺(tái)賬清單或一個(gè)長(zhǎng)期未解決的大問(wèn)題從開(kāi)始到目前所有進(jìn)展材料，而這些很可能被死板地分散存放在不同年份或不同部門(mén)的檔案里，沒(méi)有進(jìn)行進(jìn)一步匯總整合，這都是檔案信息開(kāi)發(fā)不深入的表現(xiàn)，會(huì)影響利用效果。

3 推進(jìn)高校檔案工作規(guī)范化管理的有效策略

3.1 在“引領(lǐng)”上發(fā)力，多措并舉加強(qiáng)檔案質(zhì)量前端管控

為提高館藏檔案質(zhì)量，優(yōu)化館藏資源，必須嚴(yán)把進(jìn)館檔案質(zhì)量關(guān)，為后期檔案管理和利用工作奠定基礎(chǔ)，可以從以下幾點(diǎn)入手。

3.1.1 加強(qiáng)宣傳引導(dǎo)

思想的改變是本質(zhì)的改變，觀念的落后是根本的落后。在檔案工作越來(lái)越重要的今天，要推動(dòng)高校檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展，首先要提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視程度，樹(shù)立正確且與時(shí)俱進(jìn)的管理理念^［3］。檔案工作在多數(shù)人看來(lái)都是清閑且缺乏技術(shù)含量的，平時(shí)多無(wú)用武之地。學(xué)校必須從頂層發(fā)力，做好宣傳引導(dǎo)，在全校普及檔案的重要性，加強(qiáng)教職工檔案意識(shí)培養(yǎng)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)認(rèn)知中檔案工作事不關(guān)己的觀念，進(jìn)一步明確檔案工作定位，把其納入學(xué)校發(fā)展整體規(guī)劃，并給予經(jīng)費(fèi)等支持。

3.1.2 優(yōu)化組織保障

檔案工作的發(fā)展最終還是要落實(shí)在人的身上，只有管理力量的強(qiáng)化和升級(jí)，檔案工作的各環(huán)節(jié)才能得到及時(shí)的開(kāi)展，管理規(guī)定也才能落實(shí)到位。要根據(jù)實(shí)際情況及時(shí)調(diào)整充實(shí)檔案工作領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，完善黨委領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)歸口負(fù)責(zé)、各方面共同參與的檔案工作體制，確保分工明確、各司其職。與此同時(shí)，配備與學(xué)校事業(yè)發(fā)展相匹配的專(zhuān)職檔案管理員數(shù)量，制定兼職檔案員工作制度，逐漸形成學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)、檔案部門(mén)指導(dǎo)、歸檔部門(mén)負(fù)責(zé)、兼職檔案員落實(shí)到位的工作網(wǎng)絡(luò)體系。

3.1.3 健全規(guī)章制度

任何工作的順利推進(jìn)都離不開(kāi)正確規(guī)范的指引。檔案工作是一項(xiàng)業(yè)務(wù)性極強(qiáng)的工作，必須遵照一定的方針、政策和原則，尤其是收集、整理、錄入等環(huán)節(jié)過(guò)程瑣碎且容易疏漏。隨著學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展，檔案部門(mén)必須主動(dòng)發(fā)力，完善配套制度，并及時(shí)與各歸檔部門(mén)溝通，對(duì)內(nèi)容陳舊、不能適應(yīng)學(xué)校發(fā)展需要的規(guī)章制度進(jìn)行更新修訂，使之與學(xué)校事業(yè)發(fā)展相匹配，促使檔案管理工作更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化^［4］。

3.2 在“管理”上用力，全面推進(jìn)歸檔過(guò)程標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化

檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的重要標(biāo)志，為方便后續(xù)檔案信息資源開(kāi)發(fā)利用，可以從以下幾點(diǎn)入手。

3.2.1 加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)

檔案部門(mén)統(tǒng)管全校檔案工作，必須充分發(fā)揮指揮棒作用。要經(jīng)常性開(kāi)展檔案業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)，提高管理水平，從源頭上切實(shí)提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，使檔案管理人員及時(shí)掌握國(guó)家、省、市出臺(tái)的檔案管理新規(guī)范，為檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)和檔案管理服務(wù)奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。定期開(kāi)展兼職檔案員業(yè)務(wù)培訓(xùn)，謹(jǐn)防人員變動(dòng)導(dǎo)致工作脫節(jié)。細(xì)化檔案整理操作步驟，采取“線上+線下”方式，或主動(dòng)上門(mén)指導(dǎo)，對(duì)各部門(mén)檔案工作進(jìn)行有針對(duì)性的系統(tǒng)培訓(xùn)，協(xié)助解決檔案整理階段存在的問(wèn)題和困難。

3.2.2 實(shí)施精細(xì)化管理

細(xì)微之處見(jiàn)管理，管理必須求精求細(xì)。檔案管理者要?jiǎng)?chuàng)新管理思維，樹(shù)立精細(xì)化管理意識(shí)，從點(diǎn)滴做起，在細(xì)微處著眼，腳踏實(shí)地，把檔案管理每一處細(xì)節(jié)做到“零缺陷”。高校檔案工作不能依靠簡(jiǎn)單復(fù)制先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，必須結(jié)合自身特點(diǎn)，有針對(duì)性地制定一系列管理流程和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。針對(duì)檔案管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題，要進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)預(yù)判，制定詳細(xì)周密的解決方案，從細(xì)節(jié)入手，嚴(yán)把歸檔文件質(zhì)量審核關(guān)，扎實(shí)推動(dòng)各部門(mén)高標(biāo)準(zhǔn)高質(zhì)量完成檔案整理工作。

3.2.3 推進(jìn)檔案信息化建設(shè)

檔案信息化是檔案開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)服務(wù)方便快捷、資源共享的有效渠道。為適應(yīng)大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，我國(guó)檔案信息化建設(shè)全面提速，檔案部門(mén)必須緊跟時(shí)代步伐，切實(shí)推進(jìn)檔案存儲(chǔ)數(shù)字化和利用網(wǎng)絡(luò)化。結(jié)合實(shí)際工作，將利用率高的一部分傳統(tǒng)載體檔案外包給專(zhuān)業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)公司，

優(yōu)先實(shí)現(xiàn)數(shù)字化，以方便利用。與此同時(shí)，在全校廣泛宣傳，營(yíng)造有利于促進(jìn)電子文件歸檔管理的氛圍，逐步落實(shí)檔案工作“存量數(shù)字化、增量電子化”的發(fā)展戰(zhàn)略。

3.3 在“服務(wù)”上盡力，整合開(kāi)發(fā)檔案資源提高利用效益

檔案工作的最終目的就是檔案利用，方便利用是檢驗(yàn)檔案工作的主要標(biāo)準(zhǔn)，建議從以下幾點(diǎn)入手。

3.3.1 整合開(kāi)發(fā)檔案信息資源

高校檔案管理工作的根本目的在于充分發(fā)揮檔案的作用，為學(xué)校發(fā)展服務(wù)。要實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值，就必須加強(qiáng)檔案的開(kāi)發(fā)利用，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。檔案部門(mén)要主動(dòng)尋求功能拓展，從以收集、管理和提供憑證服務(wù)為主到深度挖掘并開(kāi)發(fā)利用檔案資源邁進(jìn)，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的分析研究、綜合加工、深度開(kāi)發(fā)，提供深層次、高質(zhì)量檔案信息產(chǎn)品，不斷挖掘檔案的價(jià)值，努力把“死檔案”變成“活信息”、把“檔案庫(kù)”變成“思想庫(kù)”，更好地為學(xué)校決策、管理提供參考^［5］。

3.3.2 探索檔案信息服務(wù)新模式

隨著檔案服務(wù)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)發(fā)展需求日益凸顯，檔案部門(mén)需努力提升服務(wù)水平和服務(wù)技術(shù)，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)被動(dòng)的、單一的、滯后的服務(wù)模式，重新定位自身角色，主動(dòng)出擊，當(dāng)好學(xué)校發(fā)展的“智囊”，主動(dòng)融入學(xué)校發(fā)展的核心活動(dòng)，不斷優(yōu)化檔案利用流程，探索“隨時(shí)隨地，線上查檔”的檔案利用服務(wù)模式；有效開(kāi)發(fā)檔案資源，挖掘檔案文化，積極提供檔案信息服務(wù)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)檔案力量，為提升學(xué)校核心競(jìng)爭(zhēng)力提供全方位服務(wù)。

3.3.3 用實(shí)績(jī)實(shí)效檢驗(yàn)工作成效

檔案工作要?jiǎng)?wù)求實(shí)效，其成效由檔案部門(mén)對(duì)學(xué)校發(fā)展的服務(wù)能力檢驗(yàn)，要由利用者給出評(píng)價(jià)。要堅(jiān)持結(jié)果導(dǎo)向，將檔案提供利用服務(wù)成效作為工作評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)，始終把師生滿不滿意作為衡量檔案工作成效的標(biāo)尺；積極踐行以師生為中心的服務(wù)理念，創(chuàng)新評(píng)價(jià)方式方法，完善服務(wù)評(píng)價(jià)體系，并從一次次客觀評(píng)價(jià)反饋中找出進(jìn)步空間，努力彌補(bǔ)服務(wù)短板，有效打通檔案工作各環(huán)節(jié)的堵點(diǎn)，推動(dòng)工作整改落實(shí)，切實(shí)為學(xué)校發(fā)展貢獻(xiàn)力量。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，要充分認(rèn)識(shí)到高校檔案是高校發(fā)展的寶貴資源和財(cái)富，它承載著一所學(xué)校艱辛發(fā)展的歷史進(jìn)程，凝結(jié)著學(xué)校豐富的歷史文化、學(xué)術(shù)精神和人文底蘊(yùn)，應(yīng)充分發(fā)揮其價(jià)值。高校檔案工作必須秉承“為校管檔，為校存史，服務(wù)師生”的理念，不忘初心、牢記使命，積極服務(wù)高校立德樹(shù)人根本任務(wù)和學(xué)校建設(shè)中心工作。尤其在新形勢(shì)下，綜合考核、教學(xué)評(píng)估等成為檢驗(yàn)高校工作成效的重要手段，這些工作的開(kāi)展都離不開(kāi)檔案為其提供有力支撐憑證。眾所周知，實(shí)踐是檢驗(yàn)真理的唯一標(biāo)準(zhǔn)，檔案工作也必須通過(guò)利用實(shí)踐來(lái)檢驗(yàn)各環(huán)節(jié)工作是否到位，在實(shí)踐檢驗(yàn)中反思自身存在的不足，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提出改進(jìn)策略，推進(jìn)高校檔案工作更加規(guī)范化。

參考文獻(xiàn)

［1］韓燕萍.關(guān)于高校巡視工作檔案利用中存在的問(wèn)題和解決對(duì)策［J］.黑龍江檔案，2020（6）：61.

［2］韓曉穎.基于高校巡視工作的檔案利用思考［J］.黑龍江檔案，2019（2）：69.

［3］王海珍.高校檔案規(guī)范化管理的有效途徑［J］.城建檔案，2019（8）：81-82.

［4］陶永建.高校檔案工作高質(zhì)量發(fā)展評(píng)價(jià)體系研究［J］.浙江檔案，2021（4）：52-54.

［5］朱曉杰.新形勢(shì)下高校檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展的幾個(gè)重要問(wèn)題［J］.檔案管理，2020（1）：119-120.

（編輯 何 琳編輯）

Research on the promotion strategy of standardized management of university archives work under the new situation

Wang Huan

（Nanjing Sport Institute， Nanjing 210014， China）

Abstract： In the new era and new situation， the challenges faced by university archives work are also different from those in the past. We must assess the situation and carry out various work with a development perspective. Based on the practice of archives utilization in the process of inspection in N university， this paper finds several challenges brought by actual utilization to archives management， summarizes and refines the problems existing in the source， process and utilization of archives management in universities under the new situation， and then puts forward targeted strategies from the three points of “l(fā)eading”， “management” and “service”， with a view to provide reference for relevant work.

Key words： university archive; archive administration; standardized