作者簡(jiǎn)介：

李倍安（1988—），工程師，主要從事高速公路建設(shè)管理工作。

為進(jìn)一步推廣公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制，文章對(duì)巴馬至憑祥公路大新經(jīng)龍州至憑祥段建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行電子檔案單套制的實(shí)踐與研究。通過(guò)對(duì)建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制實(shí)踐過(guò)程進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，探析紙質(zhì)檔案與電子檔案在歸檔過(guò)程中的差異性，對(duì)新時(shí)期公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制歸檔及管理提出對(duì)策。

公路；建設(shè)項(xiàng)目；電子檔案；單套制

中圖分類號(hào)：U415.11 A 61 193 3

0 引言

為實(shí)現(xiàn)公路建設(shè)項(xiàng)目的無(wú)紙化建設(shè)，電子檔案逐漸成為研究熱點(diǎn)，國(guó)家層面也在推動(dòng)其作為檔案建設(shè)基礎(chǔ)要求。國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔和電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894-2016）和《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案暫行辦法》，使公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理有規(guī)可依，更好地服務(wù)于經(jīng)濟(jì)建設(shè)、運(yùn)行和管理。2019-12-17第十屆“中國(guó)電子文件管理論壇”大會(huì)上，電子文件單軌制運(yùn)行已經(jīng)達(dá)成共識(shí)。廣西壯族自治區(qū)交通運(yùn)輸廳立項(xiàng)的《公路建設(shè)項(xiàng)目檔案管理指南》中明確將電子文件歸檔和電子檔案管理作為公路檔案建設(shè)的重要組成部分。

在國(guó)家頂層設(shè)計(jì)下，穩(wěn)步推進(jìn)電子檔案單套制。近年來(lái)，廣西在建的高速公路項(xiàng)目逐步推行了電子文件歸檔和電子檔案管理。為進(jìn)一步推廣公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案單套制，廣西新祥高速公路有限公司（下稱“新祥公司”）正在有序地在巴馬至憑祥高速公路大新經(jīng)龍州至憑祥段（簡(jiǎn)稱大憑路）建設(shè)項(xiàng)目中推行電子檔案管理單套制試點(diǎn)工作，實(shí)施無(wú)紙化建設(shè)，并將檔案工作融入各項(xiàng)業(yè)務(wù)的全流程。

1 電子檔案“單套制”的內(nèi)容體系與推行依據(jù)

1.1 電子檔案“單套制”的內(nèi)容體系

電子檔案是電子文件經(jīng)過(guò)鑒別、分類、元數(shù)據(jù)著錄和歸檔后所形成的虛擬電子案卷。公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案是從項(xiàng)目開始到竣工驗(yàn)收階段項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中產(chǎn)生的、具有保存價(jià)值并歸檔保存的一組有聯(lián)系的電子文件及其相關(guān)過(guò)程信息的集合。

在大憑路項(xiàng)目中推行的電子檔案“單套制”是指僅保存電子檔案，不對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行簽章，實(shí)現(xiàn)隨辦隨歸檔［1］。根據(jù)大憑路項(xiàng)目策劃書要求，項(xiàng)目依托電子檔案管理系統(tǒng)實(shí)行電子檔案“單套制”，全面應(yīng)用電子簽名等技術(shù)手段執(zhí)行各類檔案管理簽批，并要求整合質(zhì)檢資料、試驗(yàn)檢測(cè)、計(jì)量變更、征地拆遷、農(nóng)民工工資、財(cái)務(wù)、考勤及OA等10余個(gè)業(yè)務(wù)板塊系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)各板塊數(shù)據(jù)連通及數(shù)據(jù)一鍵歸檔，實(shí)現(xiàn)公路建設(shè)項(xiàng)目全生命周期管理。

1.2 推行依據(jù)

根據(jù)大憑路建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)展需求，推行單套制既是為了探究紙質(zhì)檔案與電子檔案在歸檔過(guò)程中的差異性，也是為順應(yīng)檔案優(yōu)化管理的必然趨勢(shì)。

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案驗(yàn)收方法一般采用項(xiàng)目竣工前由檔案主管部門組織專家抽查的方式，10%的抽檢頻率很難避免以偏概全和人為因素對(duì)項(xiàng)目檔案進(jìn)行有效性評(píng)價(jià)。電子檔案的“單套制”管理相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)、“雙套制”檔案而言，既可有效實(shí)現(xiàn)辦公“無(wú)紙化”，也能創(chuàng)新電子檔案的數(shù)字化賦能。其顛覆性地改變了傳統(tǒng)的檔案歸集、簽批、保存方式，將電子檔案管理嵌入到文件的形成、流轉(zhuǎn)、審批和利用的全生命周期中，從而實(shí)現(xiàn)電子檔案的專業(yè)有效管理。

2 推行電子檔案單套制的必要性

采用電子檔案單套制運(yùn)行是交通強(qiáng)國(guó)的重要組成部分，也是大憑路項(xiàng)目實(shí)施的主要支撐。推行電子檔案單套制的經(jīng)濟(jì)效益主要體現(xiàn)在運(yùn)行期間免去了傳統(tǒng)檔案大面積的檔案庫(kù)房、全天候的溫度和濕度調(diào)控等運(yùn)行費(fèi)用，每個(gè)建設(shè)項(xiàng)目至少帶來(lái)500萬(wàn)元的直接經(jīng)濟(jì)效益。電子檔案帶來(lái)的便捷查閱和利用價(jià)值更是難以估算。

伴隨著電子文檔的法律證據(jù)效力不足、技術(shù)支撐“軟硬件”不成熟以及管理人員存在技術(shù)瓶頸等諸多原因，電子檔案單套制的管理和推廣需要一個(gè)過(guò)程。在大憑路建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行電子檔案單套制的實(shí)踐與研究，旨在解決我國(guó)在逐漸推行電子檔案單套制建設(shè)和電子文件單軌制運(yùn)行中，檔案驗(yàn)收所面臨的電子文件歸檔與電子檔案管理的質(zhì)量和安全檢驗(yàn)評(píng)定無(wú)規(guī)可依的現(xiàn)狀，包括在線和離線的電子檔案驗(yàn)收。

3 推行電子檔案單套制的可行性

近年開工的廣西信都至梧州高速公路、蒙山至象州高速公路、來(lái)賓至都安高速公路都在開展電子檔案單套制的探索。一些企業(yè)如廣西路橋工程集團(tuán)有限公司的檔案館正在逐步將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，轉(zhuǎn)換為電子檔案。新進(jìn)館的檔案，除涉密、企業(yè)核心利益等具有永久性保存價(jià)值的資料整理歸檔時(shí)仍保留紙質(zhì)檔案外，均采用電子檔案。南寧市城建檔案館已全面實(shí)現(xiàn)電子文件單軌制運(yùn)行，采用影像電子檔案單套制移交模式。以上電子檔案單套制建設(shè)和電子文件單軌制運(yùn)行可作為本項(xiàng)目的參考。

面向公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案的發(fā)展趨勢(shì)，結(jié)合國(guó)家推行電子檔案單套制，立足中央賦予廣西的“三大定位”，西部陸海新通道總體規(guī)劃以及廣西自由貿(mào)易試驗(yàn)區(qū)規(guī)劃建設(shè)，重點(diǎn)解決電子檔案單套制體系及標(biāo)準(zhǔn)的關(guān)鍵技術(shù)問(wèn)題。大憑路項(xiàng)目基于大數(shù)據(jù)、云計(jì)算、電子文件歸檔和電子檔案管理等技術(shù)，通過(guò)理論研究和試驗(yàn)分析，構(gòu)建智慧高速公路的基礎(chǔ)設(shè)施數(shù)字平臺(tái)、電子檔案管理體系搭建，形成電子檔案智慧驗(yàn)收的基礎(chǔ)理論成果，設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)智慧驗(yàn)收配套的輔助平臺(tái)，逐步成為公路電子檔案智慧驗(yàn)收解決方案和工程示范。

4 依托項(xiàng)目的實(shí)踐成果

4.1 形成檔案管理系統(tǒng)數(shù)字化管理平臺(tái)

依托大憑路項(xiàng)目，跟蹤公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案建設(shè)，研究電子檔案單套制與電子文件單軌制運(yùn)行。建設(shè)單位引入廣西機(jī)械工業(yè)研究院有限公司開發(fā)的《公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理系統(tǒng)》數(shù)字化平臺(tái)。該系統(tǒng)涵蓋了從工程資料文件的形成、各工序節(jié)點(diǎn)工程質(zhì)量的監(jiān)控到工程文件的簽批及歸檔的整個(gè)項(xiàng)目生命周期，主要包括質(zhì)保資料、聲像文件、項(xiàng)目檔案、數(shù)據(jù)看板、系統(tǒng)管理等，實(shí)現(xiàn)公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、智能化。

4.2 實(shí)現(xiàn)電子簽名和認(rèn)證

根據(jù)大憑路項(xiàng)目實(shí)際需求，項(xiàng)目全面采用電子檔案管理系統(tǒng)，單套制全電子簽名執(zhí)行各類檔案管理。通過(guò)研究電子簽名技術(shù)，搭建國(guó)家認(rèn)可的認(rèn)證服務(wù)端，結(jié)合AI人臉識(shí)別技術(shù)，確保數(shù)據(jù)安全、真實(shí)、無(wú)篡改。系統(tǒng)以PKI技術(shù)為基礎(chǔ)，與第三方CA身份認(rèn)證系統(tǒng)相結(jié)合，通過(guò)加密、簽名等手段，提高文檔安全強(qiáng)度，并為文檔提供完整性和抗抵賴保護(hù)，達(dá)到高安全性要求；同時(shí)簽章后的文檔支持在公眾環(huán)境中驗(yàn)證其安全性及真實(shí)性。本系統(tǒng)對(duì)doc文檔、PDF文檔、圖片或者HTML文檔都支持在線進(jìn)行閱讀、批注和簽名等功能，還可對(duì)需要簽名的文檔進(jìn)行批量簽批，實(shí)現(xiàn)后臺(tái)批量蓋章。應(yīng)用該技術(shù)，在大憑路實(shí)現(xiàn)廣西首個(gè)無(wú)紙化單套制試點(diǎn)。

4.3 實(shí)現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享

大憑路項(xiàng)目自2020年上半年籌備開始，明確項(xiàng)目工程按照電子檔案單套制進(jìn)行規(guī)劃及實(shí)施，要求實(shí)現(xiàn)各板塊數(shù)據(jù)連通及數(shù)據(jù)一鍵歸檔。在荔玉高速公路、來(lái)馬高速公路等項(xiàng)目已有成果基礎(chǔ)上，業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)集成，打破了業(yè)務(wù)系統(tǒng)之間的“藩籬”。各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的集成及信息共享，合力將整個(gè)項(xiàng)目各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)推進(jìn)，特別是計(jì)量與支付、試驗(yàn)、征拆、OA、BIM+GIS等業(yè)務(wù)系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的信息互聯(lián)互通。該系統(tǒng)歷經(jīng)多個(gè)項(xiàng)目使用，逐漸升級(jí)，功能不斷完善。圖1為依托工程系統(tǒng)集成示意圖。

4.4 形成公路電子檔案標(biāo)準(zhǔn)的基礎(chǔ)理論研究

以大憑路項(xiàng)目為依托，研究電子檔案單套制與電子文件單軌制運(yùn)行；業(yè)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享；電子檔案驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)及輔助系統(tǒng)研究；檔案建設(shè)與項(xiàng)目同步完成，最終得出項(xiàng)目電子文件“形成-流轉(zhuǎn)-歸檔”和電子檔案“移交-保管-利用”的一體化建設(shè)體系。一體化建設(shè)過(guò)程中實(shí)行跟蹤驗(yàn)收，提前介入。

《公路建設(shè)項(xiàng)目電子文件智慧歸檔研究》課題列入了《科技創(chuàng)新助推廣西交通強(qiáng)國(guó)試點(diǎn)建設(shè)三年實(shí)施方案》（桂交科教函〔2021〕316號(hào)）的補(bǔ)充，研究成果獲國(guó)家檔案局立項(xiàng)。

5 問(wèn)題與對(duì)策

在大憑路建設(shè)項(xiàng)目推行單套制的實(shí)際推廣中，也存在諸多困難，如電子文檔的法律證據(jù)效力不足、施工方對(duì)單套制接受程度各有不同、管理人員對(duì)電子檔案認(rèn)知度低及電子檔案的有效留存性等。本文基于大憑路電子檔案單套制的項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)，為建設(shè)項(xiàng)目的全面推廣提出一些對(duì)策。

5.1 將電子檔案管理納入工程項(xiàng)目建設(shè)規(guī)劃中

（1）提升電子檔案的源頭管理，將電子檔案管理納入建設(shè)項(xiàng)目實(shí)際規(guī)劃中；（2）爭(zhēng)取主要領(lǐng)導(dǎo)的重視，通過(guò)組織協(xié)調(diào)、保障物力、人力和財(cái)力，將電子檔案收集工作作為一項(xiàng)重要工作內(nèi)容；（3）落實(shí)好相關(guān)人員的崗位責(zé)任制。電子檔案管理是一項(xiàng)重要的內(nèi)容，只有將相關(guān)人員納入崗位責(zé)任制，納入績(jī)效考核內(nèi)容，才能更好地提高工作水平和管理質(zhì)量，讓檔案管理工作落實(shí)到位［2］。

5.2 建立和完善工程項(xiàng)目電子文件信息標(biāo)準(zhǔn)體系

加強(qiáng)信息化建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)，對(duì)工程文件的歸檔質(zhì)量有很重要的幫助。在電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)一定要加強(qiáng)管理，通過(guò)科學(xué)規(guī)劃保障檔案的完整性，避免漏掉檔案記載內(nèi)容。通過(guò)建立健全電子檔案管理制度，領(lǐng)導(dǎo)小組參與網(wǎng)絡(luò)管理，對(duì)電子檔案的接收、使用、存放、歸檔等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)控制。通過(guò)明確責(zé)任人以及第一負(fù)責(zé)人等制度，能夠促使相關(guān)工作人員主動(dòng)履行檔案管理辦法，建立電子檔案信息標(biāo)準(zhǔn)體系［3］。

5.3 做好頂層設(shè)計(jì)，搭設(shè)“單套制”架構(gòu)保障

完善業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，從頂層做好設(shè)計(jì)，重點(diǎn)解決好電子文件傳遞審批中紙質(zhì)文件替代、電子簽章效力等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)電子文件同步辦理、同步歸檔，確保電子檔案“單套制”實(shí)現(xiàn)可靠可信，實(shí)現(xiàn)電子檔案溯源可查、有用有效。有效夯實(shí)檔案管理系統(tǒng)中電子簽章、電子簽名、電子認(rèn)證技術(shù)的應(yīng)用，檔案主管部門標(biāo)準(zhǔn)化實(shí)施電子文件歸集、技術(shù)支持、質(zhì)量管控。綜合應(yīng)用電子文件查驗(yàn)、數(shù)字簽名、元數(shù)據(jù)采集等技術(shù)，協(xié)調(diào)多部門、跨區(qū)域統(tǒng)一適用的公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)電子文件檔案全生命周期管理。

5.4 提升管理理念，建立“單套制”人才梯隊(duì)

電子檔案“單套制”管理需要專業(yè)理論知識(shí)的指導(dǎo)與成熟的信息技術(shù)的運(yùn)用，對(duì)工作人員的專業(yè)知識(shí)與技能有較高的要求。（1）建議建設(shè)單位統(tǒng)一檔案管理業(yè)務(wù)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)電子檔案有效填報(bào)、及時(shí)歸檔，實(shí)現(xiàn)建設(shè)項(xiàng)目自上而下全生命周期的溯源跟蹤。（2）要加強(qiáng)管理人員的業(yè)務(wù)水平培訓(xùn)，要求工程項(xiàng)目檔案管理人員主動(dòng)學(xué)習(xí)，定期參加工程項(xiàng)目電子檔案管理培訓(xùn)，熟悉相關(guān)文件和業(yè)務(wù)規(guī)范，掌握必要的技能。（3）培養(yǎng)檔案管理者數(shù)字化思維方式與電子化工作方式，逐漸擺脫對(duì)紙質(zhì)文件的依賴，有效實(shí)現(xiàn)工程檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，建立“單套制”人才梯隊(duì)。

5.5 建立健全管理機(jī)制，筑牢“單套制”防護(hù)屏障

電子檔案的可靠性與“單套制”管理目標(biāo)是相輔相成的。在當(dāng)前信息化時(shí)代下，電子文件容易受到網(wǎng)絡(luò)病毒的侵害，而建立健全的管理辦法是實(shí)現(xiàn)電子檔案“單套制”全溯源管理的基本前提。為了推進(jìn)實(shí)施電子檔案加載版權(quán)數(shù)字印技術(shù)，登錄系統(tǒng)設(shè)置相應(yīng)的身份認(rèn)證，應(yīng)用統(tǒng)一的電子檔案登錄認(rèn)證體系，為檔案管理者、檔案使用者和普通第三方等不同對(duì)象分配不同等級(jí)的登錄權(quán)限。同時(shí)，對(duì)于涉密等重要工程文件，還需采用加密技術(shù)、隔離技術(shù)和防火墻技術(shù)，定期進(jìn)行病毒查殺，以確保數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性，從而筑牢“單套制”的防護(hù)屏障。

6 結(jié)語(yǔ)

公路建設(shè)項(xiàng)目電子檔案“單套制”是數(shù)字化時(shí)代文檔管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，代表著未來(lái)工程項(xiàng)目檔案管理的發(fā)展方向。在工程項(xiàng)目推行電子檔案“單套制”的大環(huán)境下，既要求遵循政策法規(guī)的引導(dǎo)、結(jié)合試點(diǎn)經(jīng)驗(yàn)由點(diǎn)及面鋪開，同時(shí)也要求參建單位的檔案管理人員具備較高的專業(yè)知識(shí)和技能，這樣才能更好地完成工程項(xiàng)目電子檔案管理工作，讓電子檔案“單套制”遍地開花結(jié)果。

參考文獻(xiàn)

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收稿日期：2022-10-20