與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，數(shù)字化檔案的保存和調(diào)取更為快捷和高效，已在多個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域得到應(yīng)用。利津縣目前也在積極引入數(shù)字化技術(shù)，以完成城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)。在借鑒其他地區(qū)事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化體系建設(shè)的經(jīng)驗(yàn)后，利津縣也開始逐步開展數(shù)字化檔案建設(shè)工作。在數(shù)字化建設(shè)初期，首先需要解決的是軟、硬件問題；其次需要解決提高工作人員專業(yè)素養(yǎng)的問題；最后，還要解決數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)、轄區(qū)下屬城建部門檔案的歸檔等問題。檔案管理人員首先應(yīng)認(rèn)識(shí)到本縣建檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的問題，并從這些問題出發(fā)，積極尋找改善的對(duì)策，以達(dá)到提高城建檔案管理數(shù)字化水平的目的?，F(xiàn)指出城建檔案數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)是確保檔案信息的完整性和安全性，明確了利津縣城鎮(zhèn)檔案數(shù)字化建設(shè)初期的相關(guān)工作。

城建檔案是記錄城市發(fā)展軌跡的紀(jì)實(shí)性檔案，能夠?yàn)槌鞘邪l(fā)展、規(guī)劃等提供資料支持。在城市化進(jìn)程中，利津縣的人口數(shù)量不斷增加，城市規(guī)模不斷擴(kuò)大，城建檔案管理的難度也在不斷提升。大量的城建檔案需要?dú)w類和整理，這對(duì)于檔案管理人員而言是一個(gè)不小的挑戰(zhàn)。因此，采用數(shù)字化技術(shù)優(yōu)化檔案管理，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理體系是利津縣城建檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)。目前，利津縣在數(shù)字化檔案建設(shè)方面還存在一些問題，本文對(duì)這些問題進(jìn)行剖析，并提出數(shù)字化檔案建設(shè)初期的相關(guān)建議。

城建檔案數(shù)字化管理的作用

城建檔案為城市發(fā)展、決策和土地規(guī)劃等提供了資料支持。隨著城鎮(zhèn)化進(jìn)程的加快，城建檔案資料的數(shù)量也逐漸增多，城建檔案管理工作的難度在不斷加大。積極利用數(shù)字化手段進(jìn)行城建檔案管理，能夠?qū)崿F(xiàn)檔案資料的快速儲(chǔ)存與查閱，并降低資料損毀的風(fēng)險(xiǎn)，使檔案管理工作更加高效、迅速和便捷。

能夠使城建檔案管理工作變得更加高效便捷

利津縣傳統(tǒng)的城建檔案管理工作主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，不僅需要耗費(fèi)大量的人力、物力，而且效率較低。在整理紙質(zhì)城建檔案時(shí)，必須按照一定的順序進(jìn)行歸類，避免調(diào)取檔案時(shí)出現(xiàn)混亂。此外，紙質(zhì)檔案需要較大的存儲(chǔ)空間，且對(duì)環(huán)境的要求較高，這給檔案的收錄、整理和存放等工作帶來(lái)了較大的麻煩。紙質(zhì)城建檔案資料在保存中不可避免地會(huì)出現(xiàn)遺失和破損的情況，給后續(xù)城建檔案的調(diào)取工作帶來(lái)諸多不便。

而數(shù)字化檔案管理工作從檔案資料入檔開始，一切工作均在計(jì)算機(jī)上完成，不僅工作效率更高，而且不需要占用大量的空間存放檔案，檔案調(diào)取也更加方便。此外，數(shù)字化檔案可以在數(shù)字化平臺(tái)和U盤中存儲(chǔ)，保存年限長(zhǎng)，不易損壞，但是需要做好數(shù)字化平臺(tái)的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)工作?？傊瑪?shù)字化檔案管理更加高效便捷，可以實(shí)現(xiàn)一鍵存檔、一鍵調(diào)檔。

能夠使城建檔案管理工作更加規(guī)范

在利津縣傳統(tǒng)的城建檔案管理模式中，工作人員偶爾會(huì)出現(xiàn)一些失誤，導(dǎo)致城建檔案出現(xiàn)遺失、破損等問題，對(duì)城建檔案的調(diào)取與使用造成一定的影響。

在整理紙質(zhì)城建檔案資料時(shí)，必須按照一定的順序進(jìn)行歸類，一旦出現(xiàn)失誤，就會(huì)對(duì)紙質(zhì)檔案的調(diào)取造成麻煩。利津縣傳統(tǒng)的城建檔案管理模式呈現(xiàn)不規(guī)范的特點(diǎn)，導(dǎo)致城建檔案的整理、歸類、調(diào)用工作中總是會(huì)出現(xiàn)各種各樣的問題。

而城建檔案數(shù)字化建設(shè)可以改變紙質(zhì)檔案在收集、存檔、調(diào)檔方面的復(fù)雜性，而且檔案的保存周期更長(zhǎng)，不易受到環(huán)境的影響而出現(xiàn)破損或遺失，極大地規(guī)范了檔案管理工作。

調(diào)檔、歸檔與使用更為便捷

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)不僅能夠使城建檔案的收集和整理更加便捷、高效和規(guī)范，還能使城建檔案資料的開發(fā)與應(yīng)用更加便捷。城建檔案是對(duì)城市發(fā)展軌跡的記錄，能夠?yàn)槌鞘邪l(fā)展提供有效的數(shù)據(jù)和理論資料，使城市的規(guī)劃更加合理。城建檔案要想在城市建設(shè)中發(fā)揮作用，就必須不斷完善檔案管理機(jī)制，推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)，使城建檔案的調(diào)取更為方便。城建檔案數(shù)字化管理模式下，只需運(yùn)用搜索引擎進(jìn)行搜索，就能快速獲取所需的城建檔案資料。此外，用戶也可以通過(guò)城建部門的相關(guān)網(wǎng)站查詢所需的資料，大大提升了城建檔案資料的利用率。

利津縣城建檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的難題

目前，利津縣城建檔案數(shù)字化建設(shè)面臨著許多問題，具體包括以下幾個(gè)方面。

確保檔案信息不缺失存在較大難度

在推進(jìn)城建檔案數(shù)字化管理的進(jìn)程中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)因?yàn)榫W(wǎng)絡(luò)問題導(dǎo)致城建檔案缺失的問題，影響了城建檔案的時(shí)效性。在利津縣傳統(tǒng)的城建檔案管理工作中，不可避免地會(huì)出現(xiàn)資料缺失的情況，利用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行城建資料檔案管理雖然可以在很大程度上避免因人工操作失誤或疏忽導(dǎo)致的資料缺失問題，但計(jì)算機(jī)軟硬件問題、網(wǎng)絡(luò)問題等仍然可能會(huì)造成城建檔案信息的缺失。當(dāng)前，城建檔案信息缺失是城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中的一個(gè)重要問題，對(duì)城建檔案資料的穩(wěn)定性造成了很大影響。

確保檔案信息不泄露存在一定困難

城建檔案對(duì)城市建設(shè)和城市規(guī)劃來(lái)說(shuō)十分重要，是城市建設(shè)和規(guī)劃的重要依據(jù)。除了一些可以對(duì)外公開的城建檔案資料外，很多城建檔案資料都具有一定的保密性，如果這些資料被泄漏，可能會(huì)造成一系列嚴(yán)重的后果。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式下，不法人員要想獲取具有保密性的城建檔案資料，只有通過(guò)對(duì)接內(nèi)部城建檔案管理人員，或者冒險(xiǎn)進(jìn)入城建檔案管理部門進(jìn)行竊取，這兩種方式都具有較高的難度和風(fēng)險(xiǎn)。但是城建檔案數(shù)字化管理模式下，不法人員竊取保密的城建檔案信息變得相對(duì)簡(jiǎn)單。例如，不法人員可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)攻擊的方式獲取城建檔案中的保密信息，造成信息的泄漏。因此利津縣在前期城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)中如何規(guī)避檔案信息的泄漏也是一大難題。

初期建設(shè)難度較大

利津縣城建檔案資料較多，在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)初期，需要將紙質(zhì)城建檔案資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字化資料，這是一項(xiàng)十分龐大的工程，并且過(guò)程十分復(fù)雜。在城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)初期，需要對(duì)所有的城建檔案資料進(jìn)行整理，并將檔案信息錄入數(shù)字化系統(tǒng)中，這項(xiàng)工作會(huì)耗費(fèi)大量的人力、物力和時(shí)間。在數(shù)字化系統(tǒng)建設(shè)初期，還需要投入大量資金。同時(shí)，利津縣下級(jí)各城建檔案管理單位的數(shù)字化管理模式存在不同之處，這也給利津縣的城建檔案管理工作帶來(lái)了一定難度?？傊墙n案管理數(shù)字化建設(shè)初期是難度最大的時(shí)期。做好初期的數(shù)字化建設(shè)工作，有利于后續(xù)城建檔案數(shù)字化管理工作的有序推進(jìn)。

城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的重點(diǎn)

數(shù)字化建設(shè)可以使城建檔案管理工作更加高效和規(guī)范，還能提高城建檔案的開發(fā)和利用效率。因此，推進(jìn)利津縣城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)程刻不容緩，也符合如今工作的需求。在充分認(rèn)識(shí)當(dāng)前利津縣城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)面臨的問題后，有關(guān)部門應(yīng)根據(jù)問題提出相應(yīng)的解決對(duì)策，不斷提高利津縣城建檔案管理的數(shù)字化水平，如提升數(shù)字化城建檔案資料的穩(wěn)定性、提高對(duì)城建檔案資料信息安全的重視程度、集中精力做好城建檔案數(shù)字化建設(shè)的初期工作。

提升數(shù)字化城建檔案資料的穩(wěn)定性

要想提升數(shù)字化城建檔案資料的穩(wěn)定性，就要在進(jìn)行城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中不斷優(yōu)化城建檔案管理部門的軟硬件設(shè)施，降低軟硬件設(shè)施出現(xiàn)問題的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)還應(yīng)使用更加穩(wěn)定的網(wǎng)絡(luò)設(shè)施，以確保城建檔案管理部門網(wǎng)絡(luò)的穩(wěn)定性，最大程度地避免因網(wǎng)絡(luò)不穩(wěn)定而造成的城建檔案信息缺失問題。此外，還可以將紙質(zhì)資料和數(shù)字化資料相結(jié)合，在錄入檔案信息時(shí)，留存一份紙質(zhì)檔案，當(dāng)數(shù)字化城建檔案資料缺失時(shí)，能夠通過(guò)查閱紙質(zhì)資料來(lái)保證城建檔案資料的完整性。

提高城建檔案信息存檔的安全性

要確保城建檔案存檔的安全性，避免檔案遭到竊取或損毀。城建檔案管理工作人員在推進(jìn)城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)該提高對(duì)城建檔案資料信息安全的重視程度，做好城建檔案資料信息的保密工作，可以通過(guò)提升城建檔案信息管理平臺(tái)的保密等級(jí)，引進(jìn)相關(guān)技術(shù)人才等措施，做好城建檔案信息管理平臺(tái)的維護(hù)工作。此外，還可以通過(guò)提高計(jì)算機(jī)安全防火墻的級(jí)別和使用安全局域網(wǎng)等措施提高檔案的安全性。對(duì)于一些非公開的城建檔案或者加密城建檔案的存檔和調(diào)取方面，還可以增設(shè)單獨(dú)的密鑰來(lái)避免檔案被竊取。在數(shù)字化檔案管理建設(shè)中，確保檔案存檔的安全性是重中之重。

初期要做好城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作

由于利津縣城建檔案的數(shù)量較多，所以數(shù)字化建設(shè)初期的難度較大。城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)初期的工作非常重要，只有做好初期工作，后續(xù)的城建檔案數(shù)字化管理工作才可以有序推進(jìn)。因此，城建檔案管理部門應(yīng)該集中力量，確保初期工作有序推進(jìn)。初期的工作包括數(shù)字化平臺(tái)的選擇、網(wǎng)絡(luò)信息的安全防護(hù)、數(shù)字化技術(shù)的培訓(xùn)等，只有在初期做好規(guī)劃，后續(xù)工作才能有條不紊地展開。

首先，要對(duì)所有的檔案管理工作人員進(jìn)行數(shù)字化操作技術(shù)的培訓(xùn)，讓所有工作人員能夠熟練操作數(shù)字化管理軟件。

其次，要將既有的紙質(zhì)檔案信息全部錄入數(shù)字化管理平臺(tái)，并進(jìn)行分類存檔。紙質(zhì)檔案錄入后不能隨意丟棄，仍要進(jìn)行分類整理，并進(jìn)行保存，對(duì)于已經(jīng)不具備調(diào)取和使用價(jià)值的檔案要進(jìn)行統(tǒng)一備案銷毀。

再次，要確定局域網(wǎng)、防火墻、密鑰等軟件的功能是否完備，確定無(wú)誤后再將檔案信息上傳至管理平臺(tái)。對(duì)于非公開檔案要做好平臺(tái)安全備份及U盤備份。需要注意的是，U盤的使用需要經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的審批。此外，還要將利津縣各城建檔案管理部門的檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為統(tǒng)一格式，并聯(lián)網(wǎng)。

最后，要建立完善的數(shù)字化檔案管理體系和制度，確保每一位檔案管理工作人員都恪盡職守。

工作總結(jié)和心得

目前，利津縣的城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)工作已經(jīng)全面展開，城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)雖然開展得比較晚，但已經(jīng)積累了豐富的經(jīng)驗(yàn)，只要在初期數(shù)字化體系建設(shè)、系統(tǒng)使用及人員培訓(xùn)上做好工作，未來(lái)全縣的檔案管理就能形成一個(gè)完整的體系，從城建檔案管理互聯(lián)城市檔案管理，再互聯(lián)其他檔案信息，使全縣檔案的存儲(chǔ)、管理、檢索和調(diào)取等更為便捷，為城市發(fā)展提供更完整、細(xì)致、快捷的檔案服務(wù)。

與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，數(shù)字化檔案管理工作具有高效率、便捷等優(yōu)勢(shì)，但是在檔案信息的安全性與穩(wěn)定性上卻受到硬件、軟件等方面的影響。利津縣目前正處于城建檔案管理數(shù)字化建設(shè)初期，一定要在軟硬件和網(wǎng)絡(luò)安全方面做好工作。同時(shí)，還要做好技術(shù)培訓(xùn)、存檔管理、安全防護(hù)、統(tǒng)一格式、體系建立等工作，為后續(xù)各項(xiàng)工作的開展打下基礎(chǔ)。