文/核工業(yè)二一六大隊(duì) 張映寧

目前，地質(zhì)勘查行業(yè)的工作方法在逐步改善，所產(chǎn)生的地質(zhì)資料形式也多種多樣，信息化的管理方式也逐步普及和利用，這就對(duì)地質(zhì)資料檔案管理提出了更高的要求。地勘單位的檔案管理仍存在一些不容忽視的問(wèn)題，需要對(duì)其進(jìn)行逐一分析，并提出相對(duì)科學(xué)的解決方案。檔案管理工作部門(mén)要提高對(duì)檔案管理的重視度，通過(guò)各種方式提升管理人員的職業(yè)素養(yǎng)，提升信息化在這項(xiàng)工作中的運(yùn)用，方能滿(mǎn)足時(shí)代需求，使檔案管理工作發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值。

一、檔案管理工作在地勘單位的必要性

（一）保障地勘單位的合法權(quán)益。地勘單位在活動(dòng)開(kāi)展之后，會(huì)在檔案中記錄活動(dòng)資料與活動(dòng)數(shù)據(jù)。在檔案中，會(huì)包含諸多內(nèi)容及文件，例如，地勘單位人員的名單、地勘單位創(chuàng)建的規(guī)定等。伴隨市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的蓬勃發(fā)展，企業(yè)能夠借助多種資料對(duì)自身合法權(quán)益進(jìn)行維護(hù)。在社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)大環(huán)境下，地勘單位與各行各業(yè)的關(guān)系也日益密切，在進(jìn)行施工的過(guò)程中，也有文書(shū)與憑證。因此，要增強(qiáng)對(duì)文書(shū)與憑證的管理，切實(shí)維護(hù)自身正當(dāng)權(quán)益。

（二）管理者決策的參考憑證。領(lǐng)導(dǎo)者的決策對(duì)地勘單位有重要意義，在對(duì)日常事務(wù)進(jìn)行處理時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)者不但需要提升自身管理水平，還需要利用好當(dāng)前現(xiàn)有的資源，確保決策的合理性與科學(xué)性[1]。其中，單位資料、市場(chǎng)信息及政策信息均是可以利用的資源。在檔案內(nèi)獲得相關(guān)的檔案信息與數(shù)據(jù)，為檔案管理者提供參考憑證，并獲得有效驗(yàn)證，可以此保證決策更具合理性、科學(xué)性。

二、基層地勘單位檔案管理現(xiàn)狀

（一）單位對(duì)檔案管理人員的重視度不夠。首先，部分基層地勘單位認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)有技術(shù)含量，屬于邊緣化的崗位，任何人都可以完成，認(rèn)為檔案管理工作比較輕松，因而單位會(huì)安排部分即將退休或者身體不適的人員擔(dān)任，甚至?xí)灯覆糠忠淹诵萑藛T擔(dān)任，其直接后果是檔案管理工作崗位的人員存在年齡大、技術(shù)手段落后等問(wèn)題，造成檔案管理工作水平止步不前。有的地勘單位把檔案管理工作兼職化，使工作人員缺少足夠的精力來(lái)開(kāi)展檔案工作，更不要說(shuō)主動(dòng)學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理技術(shù)了。其次，部分單位檔案管理人員的流動(dòng)性較大，一些人員剛剛熟悉這項(xiàng)工作就會(huì)被調(diào)整崗位，這導(dǎo)致檔案管理工作無(wú)法持續(xù)穩(wěn)定的開(kāi)展。

（二）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性有待提高。在地質(zhì)勘查單位中，進(jìn)行檔案管理的工作人員并非科班出身，對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)識(shí)比較簡(jiǎn)單，認(rèn)為就是對(duì)地質(zhì)勘查工作中產(chǎn)生的各項(xiàng)檔案資料進(jìn)行整理收集和歸檔，在需要時(shí)給予借閱，缺乏對(duì)地質(zhì)專(zhuān)業(yè)資料的了解和研判，對(duì)資料的完整性和準(zhǔn)確性不能做出合理的判斷，基本是項(xiàng)目上移交什么就接收什么、歸檔什么，沒(méi)有系統(tǒng)地分類(lèi)和研判。地勘單位的地質(zhì)資料專(zhuān)業(yè)性很強(qiáng)，如果檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)性較差，沒(méi)有系統(tǒng)收集和歸檔，那么對(duì)將來(lái)資料的利用和地質(zhì)行業(yè)的發(fā)展會(huì)造成很大的困擾。另外有部分檔案人員的政治思想素質(zhì)較低，認(rèn)為單位不重視，自己就只要完成項(xiàng)目資料的移交和歸檔就可以。其會(huì)在整理過(guò)程中偷工減料，抱著能省就省的態(tài)度，不去考慮資料未來(lái)的利用價(jià)值，對(duì)目錄的建立沒(méi)有詳細(xì)系統(tǒng)的編制，對(duì)今后的查找?guī)?lái)諸多的不便。此外，地質(zhì)資料中有諸多關(guān)于地形、控制點(diǎn)、國(guó)家戰(zhàn)略性礦種的保密性資料，由于檔案管理人員的政治覺(jué)悟和素養(yǎng)不高，保密意識(shí)淡薄，在管理的過(guò)程中可能會(huì)造成國(guó)家財(cái)產(chǎn)和信息的流失和泄露。

（三）檔案管理的制度不夠完善。部分地勘單位的檔案管理工作沒(méi)有系統(tǒng)完善的檔案管理制度，所以在收集、整理、歸檔、記錄、借閱及保管等環(huán)節(jié)沒(méi)有規(guī)范的工作流程，在歸檔的過(guò)程中存在諸多隨機(jī)性。加之部分檔案人員存在著項(xiàng)目移交什么就歸檔什么資料的原則和理念，造成了部分重要原始資料的遺漏歸檔等現(xiàn)象[2]。部分地勘單位雖然建立了相關(guān)的檔案管理制度，但制度不夠完善，沒(méi)有可操作性或者操作性不夠完善，如果檔案人員發(fā)生變動(dòng)，對(duì)該制度理解不到位，會(huì)造成地質(zhì)資料的遺漏和缺失。另外，由于信息化制度不健全，相關(guān)人員對(duì)電子檔案不能很好地履行借閱和管理手續(xù)，沒(méi)有進(jìn)行嚴(yán)格制度地約束，會(huì)使得權(quán)責(zé)不明確，造成資料的流失，嚴(yán)重的會(huì)造成資料的泄密，給單位和國(guó)家造成經(jīng)濟(jì)損失。

（四）檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)不足。受市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境的影響，地勘單位將工作重點(diǎn)放在經(jīng)濟(jì)利益上，卻忽視了內(nèi)部的基礎(chǔ)設(shè)備健全工作。所以，地勘單位會(huì)將大量的金錢(qián)與時(shí)間投入到信息收集中，而檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)計(jì)卻處于長(zhǎng)期停止不前的狀態(tài)。相關(guān)檔案管理者并未真正意識(shí)到健全的檔案基礎(chǔ)設(shè)施有助于檔案管理質(zhì)量的提升。假設(shè)沒(méi)有基礎(chǔ)檔案作為檔案管理的保證，會(huì)降低檔案收集與整理的工作效率，同時(shí)也會(huì)對(duì)檔案管理質(zhì)量造成一定的負(fù)面影響。與此同時(shí)，大部分地勘單位將重心放在提升經(jīng)濟(jì)效益上，一些部門(mén)將辦公室進(jìn)行出租，減少檔案管理倉(cāng)庫(kù)，檔案管理與辦公室在同一個(gè)空間內(nèi)，導(dǎo)致檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備無(wú)處安置，影響了檔案管理工作的工作質(zhì)量與效率。

三、地勘單位檔案管理人員應(yīng)具備的素養(yǎng)和管理水平

（一）扎實(shí)的檔案和地質(zhì)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。每位檔案人員在從事檔案工作之前，都應(yīng)該進(jìn)行崗前檔案管理和檔案相關(guān)法律法規(guī)及保密知識(shí)的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，提高檔案管理的水平和個(gè)人素養(yǎng)。基層地勘單位檔案管理人員不僅是做些大家認(rèn)為的收收發(fā)發(fā)、捆捆扎扎的機(jī)械手工活兒，更是要有扎實(shí)的檔案和地質(zhì)相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。要有高度的責(zé)任心和對(duì)這份神圣工作的敬畏精神，才能利用自己所學(xué)知識(shí)和方法對(duì)地質(zhì)資料進(jìn)行系統(tǒng)收集、整理和歸檔[3]。運(yùn)用現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)和信息化知識(shí)科學(xué)地對(duì)地質(zhì)資料進(jìn)行管理，更好地為項(xiàng)目提供簡(jiǎn)潔明快有效的服務(wù)。另外，對(duì)地質(zhì)行業(yè)相關(guān)的保密資料，要求檔案管理人員應(yīng)該有很強(qiáng)的保密意識(shí)，嚴(yán)格按照保密管理制度，及時(shí)進(jìn)行涉密資料臺(tái)賬的建立和更新，嚴(yán)格控制每一個(gè)保管和利用環(huán)節(jié)，防止泄密事件的發(fā)生。

（二）積極履行自身的責(zé)任和義務(wù)。目前，大部分地勘單位在檔案人員的配備上存在不均衡現(xiàn)象，要么老齡化比較嚴(yán)重，要么過(guò)于年輕化，年齡脫節(jié)現(xiàn)象比較嚴(yán)重。文化層次差異性很大、人員流動(dòng)性高，也導(dǎo)致檔案管理工作很難發(fā)揮作用。地質(zhì)單位必須及時(shí)根據(jù)單位實(shí)際情況建立具有可行性的檔案管理制度，對(duì)項(xiàng)目承擔(dān)單位及時(shí)進(jìn)行宣傳，檔案管理人員應(yīng)積極履行自身的責(zé)任和義務(wù)，提高自己的責(zé)任感和使命感。檔案管理人員應(yīng)該清楚認(rèn)識(shí)到檔案工作是一項(xiàng)神圣的工作，必須要有擔(dān)當(dāng)，在這個(gè)崗位上要時(shí)刻牢記自己的使命和責(zé)任，對(duì)每一個(gè)環(huán)節(jié)嚴(yán)格把關(guān)，嚴(yán)格要求自己。

（三）勇于打破傳統(tǒng)的創(chuàng)新思維能力。在做好檔案管理的基礎(chǔ)上，對(duì)檔案管理的思路和理念進(jìn)行創(chuàng)新，提高檔案管理的工作效率?；鶎拥乜眴挝徊粌H要做好資料完整、規(guī)范、有效、真實(shí)，收集資料時(shí)做到保證紙質(zhì)和電子版一致，建立完善的檔案管理制度和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)等檔案基礎(chǔ)工作，同時(shí)，還要跟隨時(shí)代發(fā)展的潮流，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，創(chuàng)新性地開(kāi)展工作。這就要求每個(gè)地勘單位檔案管理人員在平時(shí)工作中做好基礎(chǔ)工作的同時(shí)，對(duì)自己的工作進(jìn)行分析，查漏補(bǔ)缺，尤其是在出現(xiàn)紕漏的地方要分析出現(xiàn)錯(cuò)誤的原因，思考如何進(jìn)行改正，只有不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，才能提高檔案管理的創(chuàng)新性。還要不斷挖掘管理過(guò)程中的創(chuàng)新點(diǎn)，鼓勵(lì)檔案管理人員結(jié)合本單位的實(shí)際情況，制定更有效的管理制度，調(diào)動(dòng)一切可調(diào)動(dòng)的資源，匯聚一切可匯聚的力量，充分發(fā)揮大家的創(chuàng)新精神，使檔案管理工作更上一個(gè)臺(tái)階。

（四）較強(qiáng)的信息化處理能力。隨著基層地勘單位找礦思路的不斷革新，對(duì)資料的利用需求度也越來(lái)越高，對(duì)基層地勘單位檔案管理水平的要求也越來(lái)越高。在這一背景下，作為檔案管理工作人員，也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，提升信息化處理檔案的能力[4]。當(dāng)下豐富的互聯(lián)網(wǎng)資源為學(xué)習(xí)提供了廣闊的平臺(tái)，檔案管理人員在完成基本工作的基礎(chǔ)上，應(yīng)及時(shí)掌握各種新技術(shù)和新方法，運(yùn)用現(xiàn)代化技術(shù)來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行整理分類(lèi)和關(guān)鍵詞檢索等。還要借鑒先進(jìn)的檔案管理方法，滿(mǎn)足單位不同級(jí)別人員的查詢(xún)需求，做到檔案資料不同級(jí)別之間的共享。搭建數(shù)字檔案館，做好檔案信息的數(shù)字化保存和利用是當(dāng)下檔案管理的趨勢(shì)，工作人員需要不斷強(qiáng)化自身信息化的本領(lǐng)。

四、提升地勘單位檔案管理的措施建議

（一）加強(qiáng)單位對(duì)檔案管理工作的重視程度。要提高地勘單位檔案管理水平，就要加強(qiáng)單位領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作的程度，配備責(zé)任心強(qiáng)、既懂地質(zhì)專(zhuān)業(yè)又懂檔案知識(shí)、綜合素質(zhì)高的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員作為檔案管理人員。在人員的配備上，老中青階梯式結(jié)合的狀態(tài)是最佳組合，老檔案人員對(duì)以往資料比較熟悉，責(zé)任心強(qiáng)，工作態(tài)度嚴(yán)謹(jǐn)，可以帶動(dòng)年輕一代全心全意投入到枯燥的檔案工作中去。中年人對(duì)近年來(lái)所產(chǎn)生的地質(zhì)檔案資料比較熟悉，對(duì)信息化接受能力較快，可以把前人資料和新資料融合到一起，改變?cè)械臋n案管理模式，很好地將新老資料利用起來(lái)。年輕人可以借鑒前輩的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上，用現(xiàn)代化的方法，建立更加簡(jiǎn)潔明快的查閱和利用方式，為項(xiàng)目人員提供更好的服務(wù)，提高工作效率。這樣使我們的檔案工作精神一代又一代地傳承下去，也可以順應(yīng)時(shí)代的潮流，使檔案工作不再被邊緣化，被社會(huì)所認(rèn)可，才有更多的人愿意投入到這項(xiàng)工作中去。

（二）提高地勘單位檔案管理人員對(duì)檔案工作的認(rèn)知度。要想在行動(dòng)上提升檔案管理工作的水平，首先要提升檔案管理人員對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)知度[5]。地勘單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案管理工作，不斷宣傳做好檔案管理工作的重要性，對(duì)檔案管理涉及的工具系統(tǒng)進(jìn)行更新?lián)Q代，對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行職業(yè)化培訓(xùn)，從各個(gè)方面提高從業(yè)人員對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)知度，提升其責(zé)任感和存在感，這樣才能提高整體的檔案管理水平。另外，還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理的宣傳力度，讓單位全員認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，了解檔案工作是對(duì)單位乃至整個(gè)行業(yè)發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，可以在單位內(nèi)部平臺(tái)分享動(dòng)態(tài)，也可以組織全員網(wǎng)絡(luò)答題等形式來(lái)進(jìn)行宣傳，使單位人員的思想意識(shí)順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的需要。

（三）強(qiáng)化人員管理水平，提升管理意識(shí)。提升檔案管理工作人員的職業(yè)素養(yǎng)，要不斷加強(qiáng)對(duì)其的培訓(xùn)。首先，大到檔案法律法規(guī)，小到文件和頁(yè)碼的編制，對(duì)每一類(lèi)型的工作性質(zhì)所產(chǎn)生的資料都要有一個(gè)明確的研判。管理人員對(duì)哪種工作方法需要提交哪些原始資料，哪種地層需要上什么顏色都應(yīng)了如指掌，對(duì)哪些資料屬于涉密范疇，應(yīng)該怎么管理，都應(yīng)做到心中有數(shù)。只有把自身業(yè)務(wù)水平提高了，檔案工作才能進(jìn)行創(chuàng)新。其次，要提高檔案管理人員對(duì)現(xiàn)代信息化知識(shí)的學(xué)習(xí)，使檔案工作者成為地質(zhì)資料信息資源的開(kāi)拓者，能夠及時(shí)精準(zhǔn)地為地勘項(xiàng)目提供更好的服務(wù)。最后，應(yīng)將檔案工作納入評(píng)先評(píng)優(yōu)，跟績(jī)效、獎(jiǎng)金掛鉤，提高相關(guān)人員的積極主動(dòng)性，也為懷有專(zhuān)業(yè)熱情和熱愛(ài)檔案管理工作的年輕人提供機(jī)遇。將工作人員的責(zé)任心、工作能力、行為態(tài)度等都納入監(jiān)督和評(píng)價(jià)的范圍，對(duì)那些表現(xiàn)優(yōu)秀的人員給予精神和物質(zhì)的獎(jiǎng)勵(lì)，而對(duì)出現(xiàn)工作懶惰、責(zé)任心弱的人員進(jìn)行警告和批評(píng)，必要時(shí)進(jìn)行辭退。

（四）增加投入力度，做好檔案基礎(chǔ)工作。部分地勘單位由于經(jīng)費(fèi)限制，無(wú)法將大量資金投入到檔案管理中。伴隨日益激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，地勘單位將更多資金成本與時(shí)間成本投入到生產(chǎn)建設(shè)中，卻完全忽視了檔案管理工作[6]，致使檔案管理基礎(chǔ)設(shè)備建設(shè)不完善，嚴(yán)重影響了檔案管理質(zhì)量。因此，要促使地勘單位檔案管理獲取進(jìn)展，便需要相關(guān)部門(mén)加大資金投入力度，創(chuàng)建專(zhuān)門(mén)的檔案管理室，購(gòu)買(mǎi)掃描儀、計(jì)算機(jī)設(shè)備等。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，伴隨著時(shí)代變化，地勘單位的檔案管理工作無(wú)論從管理理念還是管理方式上都發(fā)生了非常大的變化，這給檔案管理工作者帶來(lái)了挑戰(zhàn)。當(dāng)前地勘單位在檔案管理工作中存在管理不到位、管理模式單一、方式落后等問(wèn)題，檔案管理工作人員要不斷學(xué)習(xí)，強(qiáng)化理念，發(fā)揮檔案管理的價(jià)值和作用。在日常工作中檔案管理人員要掌握行業(yè)發(fā)展最新動(dòng)態(tài)，用全新的理念和手段開(kāi)展檔案管理工作，提高信息技術(shù)運(yùn)用比例，開(kāi)發(fā)檔案資料在地勘工作中的作用，使其不僅僅是文字資料，更是單位進(jìn)步發(fā)展的階石。