文/中鐵大橋局集團(tuán)武漢地產(chǎn)有限公司 干泉
檔案作為一種信息資源,是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)全過(guò)程中記錄和留存的重要無(wú)形資產(chǎn),在企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)防控、信息研究、企業(yè)管理等各個(gè)方面發(fā)揮著重要的支撐支持作用。新《中華人民共和國(guó)檔案法》專門(mén)增加了“檔案信息化建設(shè)”獨(dú)立章節(jié),表明了社會(huì)信息化程度越來(lái)越高,對(duì)檔案管理的要求也不斷走向縱深化、數(shù)據(jù)化和智慧化。在此環(huán)境下,筆者所在企業(yè)整合所有立檔單位的檔案數(shù)據(jù),通過(guò)檔案資源的全面接入,貫通了集團(tuán)和下屬單位的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和應(yīng)用系統(tǒng),解決了因地域阻礙導(dǎo)致的檔案利用不便問(wèn)題,實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共建共享,滿足建設(shè)、生產(chǎn)及經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)對(duì)檔案資源的綜合利用需求,有利于檔案的安全管理。新的智慧檔案云平臺(tái)可以提高檔案管理智能化,包括庫(kù)房排架及館藏顯示、館藏統(tǒng)計(jì)、消防管理、上下水管道漏水報(bào)警、庫(kù)房溫濕度及安全等管理智能化,大大減少了人工管理成本。檔案云系統(tǒng)的建成有助于提升企業(yè)檔案科學(xué)管理水平,更進(jìn)一步提高了檔案數(shù)據(jù)的有效利用率。
根據(jù)IDG 統(tǒng)計(jì),企業(yè)數(shù)據(jù)85%為非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),這些非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)大都以電子形式存在。當(dāng)下,企業(yè)現(xiàn)有的數(shù)據(jù)處理方法僅適用于結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),無(wú)法將大量的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)及結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一協(xié)調(diào)并整合,也就無(wú)法發(fā)掘出數(shù)據(jù)的最大價(jià)值。隨著企業(yè)信息化工作的不斷深化,產(chǎn)生的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)數(shù)量龐大且種類繁多,傳統(tǒng)架構(gòu)下的檔案管理模式亟須采取現(xiàn)代化手段更新?lián)Q代。
從檔案業(yè)務(wù)宏觀發(fā)展的角度來(lái)看,國(guó)家在各個(gè)相關(guān)維度推出新的理念,營(yíng)造新的趨勢(shì),促使業(yè)務(wù)從傳統(tǒng)的“管理型”模式向“服務(wù)型”“智慧型”模式轉(zhuǎn)變,并為新業(yè)務(wù)模式提供了新思路和新方法。檔案業(yè)務(wù)向“服務(wù)型”“智慧型”模式轉(zhuǎn)變的過(guò)程中,需要根據(jù)新業(yè)務(wù)的特點(diǎn)進(jìn)行系統(tǒng)架構(gòu)的調(diào)整,以全新的數(shù)據(jù)模型為基礎(chǔ),結(jié)合技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)來(lái)實(shí)現(xiàn)。
檔案數(shù)據(jù)累積是“滾雪球”式的,隨著時(shí)間的推移數(shù)據(jù)量會(huì)不斷累加。針對(duì)特大型企業(yè),隨著檔案數(shù)據(jù)量的增加,逐步會(huì)增長(zhǎng)到PB 級(jí),即形成了檔案大數(shù)據(jù)的情形,傳統(tǒng)架構(gòu)下的數(shù)字檔案館無(wú)法實(shí)現(xiàn)應(yīng)用,因此,企業(yè)檔案云解決方案將數(shù)字檔案館系統(tǒng)架構(gòu)在云計(jì)算機(jī)平臺(tái)上,結(jié)合云計(jì)算機(jī)及大數(shù)據(jù)的相關(guān)技術(shù),構(gòu)建大型企業(yè)私有云模式下的數(shù)字檔案館系統(tǒng)。檔案云解決了檔案大數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、處理和應(yīng)用等問(wèn)題,還可實(shí)現(xiàn)與Oracle類似的海量數(shù)據(jù)分析檢索功能。運(yùn)用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)為用戶提供相關(guān)檔案資源,或構(gòu)建各類專題檔案信息庫(kù)等,整合形成知識(shí)性、系統(tǒng)性的二次、三次數(shù)字文獻(xiàn)信息資源。
目前集團(tuán)下屬公司15 個(gè)立檔單位雖已安裝部署了檔案管理系統(tǒng),但檔案系統(tǒng)過(guò)于老舊,版本過(guò)低;各立檔單位又都存在各自獨(dú)立運(yùn)行、獨(dú)立維護(hù)、獨(dú)立備份等“三獨(dú)立”問(wèn)題;整個(gè)集團(tuán)還存在檔案管理大數(shù)據(jù)及云計(jì)算、云備份、云共享等云服務(wù)問(wèn)題及檔案管理智能化、檔案利用統(tǒng)一化、檔案管理系統(tǒng)訪問(wèn)授權(quán)化等“三化”問(wèn)題。本著綠色、實(shí)用、高效、安全的發(fā)展思路,實(shí)現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一利用、統(tǒng)一分級(jí)授權(quán)等“三統(tǒng)一”目標(biāo),亟須對(duì)檔案系統(tǒng)進(jìn)行整體升級(jí)優(yōu)化,以滿足業(yè)務(wù)管理需要。
(一)整合檔案資源,建立智慧檔案云平臺(tái)。1.通過(guò)業(yè)務(wù)模式的整合,實(shí)現(xiàn)人性化的管理。集團(tuán)及下屬單位各項(xiàng)檔案業(yè)務(wù),由各自分平臺(tái)處理轉(zhuǎn)變?yōu)榻y(tǒng)一在云平臺(tái)處理,實(shí)現(xiàn)了檔案業(yè)務(wù)統(tǒng)一監(jiān)督、標(biāo)準(zhǔn)化管理。通過(guò)權(quán)限的集中管理,打破跨單位無(wú)法授權(quán)的壁壘,實(shí)現(xiàn)了各單位通過(guò)授權(quán)可以訪問(wèn)所有檔案資源。集中管理的優(yōu)勢(shì)還體現(xiàn)在資源的整合和利用上,通過(guò)統(tǒng)一管理對(duì)資源進(jìn)行統(tǒng)一調(diào)度,實(shí)現(xiàn)全場(chǎng)景化的收集與利用。2.通過(guò)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的整合,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)鏈的打通。在分散存儲(chǔ)的模式下,各子公司檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)大多存放在檔案應(yīng)用服務(wù)器的系統(tǒng)盤(pán)符下,檔案信息的使用和傳播主要是依賴計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò),這大大增加了人為操作失誤、計(jì)算機(jī)病毒、黑客入侵等不安全、不穩(wěn)定因素情況出現(xiàn)的概率,最終導(dǎo)致檔案信息的泄密、損壞、丟失等不可逆的安全隱患。因此,從檔案數(shù)據(jù)安全的角度考慮,更應(yīng)該建設(shè)一個(gè)安全、規(guī)范、高效、全面的檔案管理系統(tǒng)。3.通過(guò)檔案利用的改變,實(shí)現(xiàn)智能化的應(yīng)用。檔案云技術(shù)的使用,將公司各下屬單位的各門(mén)類數(shù)據(jù)庫(kù)、管理規(guī)則、管理策略進(jìn)行了統(tǒng)一和標(biāo)準(zhǔn)化,從而實(shí)現(xiàn)用戶的統(tǒng)一認(rèn)證,為用戶提供高質(zhì)有效的檔案信息參考服務(wù)模式,提高了檔案數(shù)據(jù)跨全宗利用的規(guī)范性和便利性。
智慧檔案云平臺(tái)實(shí)現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)集中管理、統(tǒng)一平臺(tái)、分級(jí)授權(quán)利用;為各種終端接入檔案云平臺(tái)提供了硬件基礎(chǔ)支持;為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)歸入檔案系統(tǒng)提供了軟件基礎(chǔ)支持;解決了檔案數(shù)據(jù)“滾雪球”式增長(zhǎng)的存儲(chǔ)空間問(wèn)題;為檔案數(shù)據(jù)的利用和統(tǒng)計(jì)提供了數(shù)據(jù)支持;提高了管理規(guī)范性,統(tǒng)一平臺(tái)、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)設(shè)置,實(shí)現(xiàn)了整個(gè)集團(tuán)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化,規(guī)范了檔案管理流程。
(二)解決傳統(tǒng)檔案庫(kù)房存在的問(wèn)題。1.傳統(tǒng)設(shè)備加人工管理很難使空氣質(zhì)量持續(xù)達(dá)標(biāo),整體環(huán)境質(zhì)量的降低,不但會(huì)加速實(shí)物檔案老化,縮短檔案壽命,同時(shí)會(huì)對(duì)檔案庫(kù)房工作人員的健康造成危害。2.目前各單位基本都安裝了電子智慧檔案庫(kù)房管理系統(tǒng),因?yàn)闄n案庫(kù)房架體硬件過(guò)于傳統(tǒng),無(wú)法將電子信息有效進(jìn)行傳續(xù),查找紙質(zhì)檔案仍然需要人工查找定位,耗費(fèi)人力物力。3.檔案根據(jù)重要性可劃分不同的密級(jí),檔案的保密性對(duì)庫(kù)房的安全要求十分高,傳統(tǒng)庫(kù)房監(jiān)控不能做到完全覆蓋,很容易發(fā)生盜竊、泄密事件,且事后追溯比較困難。4.檔案庫(kù)房一旦出現(xiàn)失火,會(huì)對(duì)檔案造成較大威脅,普通的消防措施重在滅火,對(duì)于檔案實(shí)體的搶救無(wú)法保障。構(gòu)建企業(yè)檔案云數(shù)據(jù)平臺(tái)完美解決了由傳統(tǒng)檔案庫(kù)房而生的以上問(wèn)題。
(三)實(shí)現(xiàn)檔案資源利用多渠道。1.交互平臺(tái)查檔:通過(guò)與企業(yè)現(xiàn)有的OA 平臺(tái)、BIM 系統(tǒng)、E 通系統(tǒng)等交互平臺(tái)連通,實(shí)現(xiàn)企業(yè)交互平臺(tái)的檔案資源共享,通過(guò)分層級(jí)授權(quán),在相關(guān)業(yè)務(wù)平臺(tái)中為需求提供檔案資源支撐利用能力[1]。2.工程建設(shè)查檔:項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中需要利用檔案開(kāi)展相關(guān)工作,可以快速提供檔案,減少了人員查檔過(guò)程中的經(jīng)濟(jì)成本,在減少項(xiàng)目負(fù)擔(dān)的同時(shí)為工程項(xiàng)目建設(shè)期間查檔提供強(qiáng)大數(shù)據(jù)支撐,體現(xiàn)了用檔的及時(shí)性和便捷性。3.外部信息互聯(lián):遵循檔案開(kāi)放的相關(guān)要求,實(shí)現(xiàn)檔案資源外部共享,通過(guò)建立共享平臺(tái)或區(qū)塊鏈方式,在一定區(qū)域內(nèi)、系統(tǒng)內(nèi)提升檔案利用效率,提高檔案資源公共服務(wù)能力。
(一)智慧檔案云平臺(tái)建設(shè)成效。1.加強(qiáng)了全員檔案意識(shí)。企業(yè)檔案云平臺(tái)正式上線運(yùn)行后,進(jìn)一步提高了企業(yè)檔案資源利用的時(shí)效性和便捷性,檔案信息處理工作也更加快捷,同時(shí),檔案云系統(tǒng)的運(yùn)用,提高了全員對(duì)檔案工作的參與度,從側(cè)面提升了全員檔案工作意識(shí)。2.提升了檔案數(shù)據(jù)的安全性。檔案云系統(tǒng)的全面推廣,整合了各單位檔案系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)各自分裂的問(wèn)題,通過(guò)數(shù)據(jù)的集中統(tǒng)一規(guī)范化管理,實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)各類檔案數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)備份、更新,確保檔案數(shù)據(jù)的安全可靠,最大限度地提升了檔案數(shù)據(jù)的安全性,規(guī)避了紙質(zhì)檔案借閱、管理帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn),是檔案數(shù)據(jù)備份的另一種表現(xiàn)形式。3.打通了利用壁壘。集成的檔案云系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)了集團(tuán)與子公司、子公司與集團(tuán)、子公司與子公司檔案資源利用三個(gè)方向多層次的互通,從信息分散到信息集成,分區(qū)集中到全面集中,便于統(tǒng)一調(diào)配和集約管理,對(duì)于檔案管理的全過(guò)程控制和持續(xù)性監(jiān)督具有重要的意義。
(二)實(shí)現(xiàn)智慧檔案云平臺(tái)及智慧檔案庫(kù)房相結(jié)合。智慧檔案云平臺(tái)與智慧檔案庫(kù)房系統(tǒng)數(shù)據(jù)共享,檔案系統(tǒng)數(shù)據(jù)與實(shí)體檔案全面融合,并做到雙平臺(tái)聯(lián)動(dòng),實(shí)現(xiàn)檔案云平臺(tái)控制實(shí)體庫(kù)房,智能檢測(cè)與調(diào)節(jié)庫(kù)房溫濕度、陌生人闖入抓拍及警報(bào)、智能取檔、空氣質(zhì)量檢測(cè)與調(diào)節(jié)、消防警報(bào)、短信推送、光照調(diào)節(jié)、門(mén)禁管理等各類功能結(jié)合。檔案庫(kù)房系統(tǒng)將采集及產(chǎn)生的數(shù)據(jù)反饋至檔案云平臺(tái)后,進(jìn)行系統(tǒng)大數(shù)據(jù)研究分析,形成動(dòng)態(tài)的檔案數(shù)據(jù)分析統(tǒng)計(jì)材料,從而科學(xué)指導(dǎo)相關(guān)人員開(kāi)展更加有效的檔案利用服務(wù)工作,也在側(cè)面減輕了檔案管理人員的工作壓力。1.從平臺(tái)架構(gòu)角度上看,通過(guò)接口可以快速集成來(lái)自O(shè)A、ERP、CRM、HR等各個(gè)異構(gòu)系統(tǒng)的檔案數(shù)據(jù)。不僅支持對(duì)檔案數(shù)據(jù)的自動(dòng)獲取,同時(shí)也支持以附件形式進(jìn)行歸檔,最終實(shí)現(xiàn)異構(gòu)系統(tǒng)數(shù)據(jù)和文件的100%歸檔。能夠解決傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)中歸檔利用不充分、不及時(shí)、不高效等諸多問(wèn)題,從而更加科學(xué)地進(jìn)行檔案管理工作。2.從檔案業(yè)務(wù)角度上看,檔案云的構(gòu)建使得集團(tuán)檔案數(shù)據(jù)得以匯集,構(gòu)建了信息資源總庫(kù),多維度自動(dòng)搜索信息數(shù)據(jù),挖掘潛在數(shù)據(jù);利用云平臺(tái)海量存儲(chǔ)、高效的智能檢索特點(diǎn),構(gòu)建信息資源中心,實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的全方位、跨全宗應(yīng)用和審核;實(shí)現(xiàn)檔案知識(shí)化、信息資產(chǎn)化、利用智能化,具備高度的領(lǐng)先性和可用性。與傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)相比,它具有“大數(shù)據(jù)”“‘零’投入”“云計(jì)算”“易操作”“高安全”“免維護(hù)”六大優(yōu)勢(shì);通過(guò)該平臺(tái),從業(yè)務(wù)聯(lián)動(dòng)、服務(wù)擴(kuò)展、組織暢通三個(gè)維度保證檔案的價(jià)值,從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案業(yè)務(wù)的共創(chuàng)共享。
(三)經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益分析。1.從檔案管理角度看,智慧檔案云平臺(tái),實(shí)現(xiàn)了檔案管理收、存、管、用各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的自動(dòng)化,為檔案信息化管理提供了先進(jìn)的技術(shù)保障。同時(shí),通過(guò)現(xiàn)代化的管理手段,減少了因傳統(tǒng)手工管理模式而產(chǎn)生的人、財(cái)、物成本的消耗,降低了成本支出,提高了工作效率,從整體上提升了企業(yè)的檔案管理水平。2.從檔案利用角度看,用戶可對(duì)搜索結(jié)果直接進(jìn)行查看或借閱,經(jīng)過(guò)審批后自動(dòng)獲取檔案相關(guān)權(quán)限,用戶可直接在線預(yù)覽或下載檔案文件。在縮短查檔時(shí)間的同時(shí),快速完成了檔案借閱審批流程,提高了利用效率。3.從檔案安全角度來(lái)看,該成果采用了信息加密、閱覽有效時(shí)長(zhǎng)等手段,利用電子簽名技術(shù)可確保合同文件、各類憑證、業(yè)務(wù)單據(jù)等歸檔內(nèi)容不被篡改,全面解決了電子檔案利用過(guò)程中可能存在的安全隱患,有效保障了檔案數(shù)據(jù)的安全有效利用。4.從企業(yè)管理角度看,利用先進(jìn)的、現(xiàn)代化檔案管理設(shè)施設(shè)備,在節(jié)約成本的同時(shí)能更加便捷、高效挖掘檔案深層次信息,成為企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展、提質(zhì)增效發(fā)揮更大作用的實(shí)力引擎,同時(shí)可以發(fā)現(xiàn)企業(yè)管理中存在的漏洞,從而倒逼企業(yè)管理更加規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。5.從企業(yè)信息資產(chǎn)角度看,企業(yè)各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)中產(chǎn)生了龐大的信息數(shù)據(jù),通過(guò)打通與企業(yè)其他各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的壁壘,能夠更加全面地采集應(yīng)歸檔數(shù)據(jù),并進(jìn)行集中管理,形成貫通的一體化信息庫(kù),并以此為基礎(chǔ),開(kāi)展信息資源的長(zhǎng)期保存和開(kāi)發(fā)統(tǒng)計(jì)利用。6.從各類應(yīng)用系統(tǒng)角度看,同時(shí)將業(yè)務(wù)系統(tǒng)與云檔案對(duì)接,將各類應(yīng)用系統(tǒng)中形成的文件通過(guò)專業(yè)化分類、收集、整編、歸檔進(jìn)入檔案云系統(tǒng),在科學(xué)歸檔的同時(shí)提供有效利用途徑,減輕了其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)維負(fù)擔(dān)。
通過(guò)開(kāi)展智慧檔案云平臺(tái)建設(shè),集團(tuán)取得了一定的成效,但是仍然存在一些亟須解決的問(wèn)題。
(一)檔案數(shù)字化進(jìn)程需要加快統(tǒng)籌推進(jìn)。集團(tuán)各單位在開(kāi)展“存量數(shù)字化”工作方面還有待加強(qiáng)。各子公司之間數(shù)字化工作存在較大差距,有的單位將檔案數(shù)字化工作納入了企業(yè)信息化建設(shè)整體規(guī)劃,統(tǒng)一考慮,但是對(duì)于存量數(shù)字化率低于30%的單位,普遍存在統(tǒng)籌不到位、領(lǐng)導(dǎo)不重視、設(shè)施設(shè)備投入不夠、檔案數(shù)字化路徑不清晰、數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)要求不高、數(shù)字化質(zhì)效存在短板等制約數(shù)字化工作開(kāi)展的共性問(wèn)題。因此需要?jiǎng)?chuàng)新思維模式,提升格局站位,不斷壓實(shí)責(zé)任,加強(qiáng)統(tǒng)籌和保障,推進(jìn)全文數(shù)字化工作。
(二)云計(jì)算技術(shù)的高素質(zhì)人才隊(duì)伍欠缺。智慧檔案云平臺(tái)是在數(shù)字檔案館基礎(chǔ)上形成的一個(gè)數(shù)字化檔案網(wǎng)絡(luò),在云計(jì)算、數(shù)字化、信息處理上,對(duì)檔案管理人員具有更高的要求。目前,對(duì)于企業(yè)而言,已經(jīng)建立了一支穩(wěn)定的檔案干部隊(duì)伍,但是其在對(duì)于先進(jìn)技術(shù)知識(shí)的掌握和使用上還有欠缺。對(duì)于計(jì)算機(jī)知識(shí)和專業(yè)用語(yǔ)還不夠了解,新技術(shù)、多媒體、信息開(kāi)發(fā)能力等還需要提升。智慧檔案云平臺(tái)是一個(gè)良好的檔案信息儲(chǔ)存、檢索、交換平臺(tái),檔案管理人員只有具備了一定的網(wǎng)絡(luò)信息開(kāi)發(fā)能力才能真正發(fā)揮云平臺(tái)共創(chuàng)、互聯(lián)、交互的作用,從而實(shí)現(xiàn)檔案信息配置按需定制。
(三)檔案信息安全還需進(jìn)一步加強(qiáng)。科技發(fā)展帶來(lái)信息的迅速傳播,檔案管理工作趨于現(xiàn)代化,呈現(xiàn)出管理內(nèi)容數(shù)字化、服務(wù)社會(huì)化等特點(diǎn),使得檔案管理工作效率大大提升,但與此同時(shí),也存在較大的泄密風(fēng)險(xiǎn)[2]。在信息時(shí)代檔案管理中,還存在保密法律制度不健全、檔案管理人員保密意識(shí)不強(qiáng)以及保密技術(shù)落后等阻礙保密工作開(kāi)展的諸多因素,要想做好保密工作,就必須完善電子檔案保密管理機(jī)制,提升檔案管理人員的綜合素質(zhì),加強(qiáng)電子檔案的保管與技術(shù)應(yīng)用,從而確保智慧云平臺(tái)的整體安全、可靠利用。
檔案云平臺(tái),是基于云計(jì)算技術(shù),整合虛擬化資源,提供數(shù)據(jù)存管、統(tǒng)籌以及交互,結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”來(lái)實(shí)現(xiàn)各級(jí)檔案資源信息化管理的專業(yè)信息云平臺(tái)[3]。檔案云管理系統(tǒng)提供基于檔案收集、檔案存儲(chǔ)、檔案管理、檔案利用等維度的全生命周期管理平臺(tái)及基于人工智能知識(shí)圖譜的檔案數(shù)據(jù)分析平臺(tái),力求幫助需求客戶全方位的管好檔案及利用好檔案這個(gè)重要的數(shù)據(jù)資產(chǎn),通過(guò)從檔案信息知識(shí)化、知識(shí)信息網(wǎng)絡(luò)化形成的檔案知識(shí)圖譜,為企業(yè)經(jīng)營(yíng)決策提供幫助,為法律維權(quán)提供支持,讓檔案數(shù)據(jù)發(fā)揮更大的應(yīng)用價(jià)值。