文/清遠市人民醫(yī)院 唐慕妮

信息檔案管理工作主要是對工作中產(chǎn)生的文件資料進行整理，為后續(xù)的工作開展以及工作優(yōu)化提供科學(xué)的數(shù)據(jù)支持。信息檔案工作的內(nèi)容需要與工作本身進行充分關(guān)聯(lián)，實時記錄各部門的工作開展情況、工作完成進度等，以提高整個管理工作的質(zhì)量。目前，醫(yī)院提高了對檔案管理的重視度，提倡利用信息技術(shù)，構(gòu)建數(shù)字檔案室，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)移至數(shù)字檔案室中，提高了管理效率，工作人員可及時完成信息數(shù)據(jù)的錄入，確保在搜索數(shù)據(jù)信息時能快速、準確地完成信息的查找。

一、醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)目標與配置分析

（一）實現(xiàn)去紙化。在醫(yī)院的日常工作中，醫(yī)生需要對患者的病情進行實時記錄，傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔容易遺失，隨著信息時代的到來，醫(yī)院建立了管理系統(tǒng)，醫(yī)生可以將患者的病情錄入到系統(tǒng)中，方便后續(xù)進行信息的查詢。由于患者人數(shù)較多，日常工作較為繁忙，數(shù)據(jù)查詢和處理的效率對于醫(yī)生的工作相當(dāng)重要，為了能夠提高檔案管理的工作效率，建立數(shù)字化檔案室，將檔案信息轉(zhuǎn)移至專門的數(shù)據(jù)庫中，提高了檔案管理的效率，也滿足了日常工作的需求[1]。去紙化是信息時代發(fā)展的主流，紙質(zhì)檔案的管理在查找、分析等方面都存在較多問題，時代不斷進步，檔案管理工作同樣也需要與時俱進，通過數(shù)字檔案室的建立，實現(xiàn)去紙化的目標，讓工作的開展變得更加便捷。

（二）具備完整的管理流程。在醫(yī)院數(shù)字檔案室的建設(shè)過程中，需要處理的檔案數(shù)據(jù)相對較多，若缺乏規(guī)范化的管理流程，在查找或是分析的過程中無法快速定位到準確的數(shù)據(jù)，會嚴重影響當(dāng)前工作的開展。在醫(yī)院數(shù)字檔案室的建設(shè)中，根據(jù)實際的工作需求構(gòu)建完善的管理流程后，工作人員只需要將數(shù)據(jù)信息錄入到系統(tǒng)中，系統(tǒng)按照設(shè)置的程序來進行檔案數(shù)據(jù)的管理，工作人員在查找的過程中，通過輸入關(guān)鍵詞，就能快速定位相應(yīng)的檔案信息，全面提高了工作質(zhì)量和效率。此外，在數(shù)字檔案室的建立中，設(shè)置局域網(wǎng)區(qū)域，保障檔案信息的安全性，在規(guī)范的程序內(nèi)完成檔案的收集、整理、分析、預(yù)測、評估等，充分體現(xiàn)出了數(shù)字檔案室建立的價值和意義所在[2]。

二、醫(yī)院數(shù)字檔案室建設(shè)

（一）主要內(nèi)容。1.組織管理。在建設(shè)醫(yī)院數(shù)字檔案室的過程中，需要注意工作小組的組建，對工作的職責(zé)和標準進行落實，推進醫(yī)院信息化的建設(shè)，圍繞實際的工作需求進行管理制度的完善，讓工作的開展達到預(yù)期的目標。2.基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。在醫(yī)院數(shù)字檔案室的建設(shè)中，基礎(chǔ)設(shè)施的完善對于推進檔案室建設(shè)起到了重要的作用，按照相關(guān)的要求和行業(yè)內(nèi)部的標準，選擇合適的檔案管理軟件，將重要的檔案信息傳輸?shù)杰浖?dāng)中，以此來保障電子數(shù)據(jù)的安全性和規(guī)范性。在功能建設(shè)方面，需要結(jié)合實際工作需求進行功能的完善，實現(xiàn)軟件與軟件、系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的互通，將檔案信息進行相互傳輸，提高了工作中的便利性[3]。另外，在軟硬件設(shè)備的配置中，需要圍繞軟件運行的基本需求進行完善，使檔案信息能夠在醫(yī)院范圍內(nèi)進行信息共享。3.數(shù)字檔案資源建設(shè)。在數(shù)字檔案資源的建設(shè)中，需要充分考慮到多元化的信息載體，包括語音、網(wǎng)頁、郵件等，使檔案信息的存儲變得更加便捷。4.檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)。在醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展中，檔案室內(nèi)部的數(shù)據(jù)信息需要實時進行更新，需要建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫，不斷為相應(yīng)數(shù)據(jù)庫增添新的內(nèi)容，確保不同級別目錄以及檔案之間能夠?qū)崿F(xiàn)有效統(tǒng)一，最終確保數(shù)字檔案信息資源能夠?qū)崿F(xiàn)高效檢索。5.室藏傳統(tǒng)檔案數(shù)字化。在檔案數(shù)字化建設(shè)中，針對存檔時間較長的檔案，需要進行數(shù)字化的格式轉(zhuǎn)變，保障檔案內(nèi)容的完整性?？梢詫⑦@類檔案管理外包給專業(yè)的企業(yè)進行存儲管理，設(shè)置規(guī)范、安全的管理程序，將檔案內(nèi)容進行加密存儲，提高檔案內(nèi)容管理的安全性。

（二）電子檔案的保管與利用。在數(shù)字檔案室管理工作中，信息科需要配置專業(yè)的人員進行檔案信息的監(jiān)督管理，尤其是針對核心的數(shù)據(jù)檔案，應(yīng)建立專業(yè)的數(shù)據(jù)庫，訪問用戶需要進行身份核驗，一旦檢測到非法入侵的情況，需要立即進行預(yù)警處理，保障好內(nèi)部檔案的安全。在運行的過程中，應(yīng)對基本的備份和轉(zhuǎn)移功能進行完善，檢測到異常情況之后，立即進行備份處理，保障檔案內(nèi)容的安全。對不同部門、科室人員進行權(quán)限的劃分，讓員工按照自己工作的權(quán)限進行相關(guān)檔案內(nèi)容的查詢，使得檔案管理變得更加安全。

（三）檔案規(guī)范化及技能培訓(xùn)。在數(shù)字檔案室的建設(shè)中，按照相關(guān)的工作規(guī)范，組織開展各階段的工作，定期進行培訓(xùn)，提升管理人員自身的專業(yè)素養(yǎng)。數(shù)字檔案室的建設(shè)對于管理人員的信息素養(yǎng)有著非常嚴格的要求，定期更新培訓(xùn)的技能內(nèi)容和理論知識，提高了其信息素養(yǎng)，保障了檔案室管理的質(zhì)量和效率，也促使各項工作的開展變得更加高效[4]。在培訓(xùn)工作中，可聘請專家進行授課指導(dǎo)，以實現(xiàn)業(yè)務(wù)素養(yǎng)的顯著增長。

三、數(shù)字檔案室建設(shè)的難點與突破點

（一）領(lǐng)導(dǎo)重視至關(guān)重要。在數(shù)字檔案室的建設(shè)中，領(lǐng)導(dǎo)的重視對于推進檔案室發(fā)展起著重要的作用。數(shù)字檔案覆蓋的領(lǐng)域較廣，且日常的工作量較多，對于工作人員的要求較高。其中，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)是關(guān)鍵，前期需要投入大量的人力物力，共同完成數(shù)字檔案室的建設(shè)，這不僅能夠提高工作的質(zhì)量和效率，同時也能夠為醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展貢獻更多的經(jīng)濟價值。在開展數(shù)字檔案室建設(shè)之前，需提高領(lǐng)導(dǎo)以及工作人員對于數(shù)字檔案室建設(shè)的認知，將其與實際的工作進行充分關(guān)聯(lián)，了解到數(shù)字檔案室的優(yōu)勢以及其對于醫(yī)院工作發(fā)展的重要性，這樣可以促使數(shù)字檔案室的建設(shè)達到預(yù)期目標。

（二）檔案信息系統(tǒng)的穩(wěn)定性問題。在醫(yī)院數(shù)字檔案室的建設(shè)中，需要保障存儲信息的準確和完善。檔案內(nèi)容的完整性對于工作的開展起著一定的積極影響，目前醫(yī)院的內(nèi)部系統(tǒng)在建設(shè)中并未實現(xiàn)管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)的結(jié)合，無法實現(xiàn)信息共享。在數(shù)字檔案室的建設(shè)過程中，需要保障系統(tǒng)本身的穩(wěn)定性，醫(yī)院內(nèi)部的員工人數(shù)較多，若系統(tǒng)無法承擔(dān)龐大的訪問需求，會導(dǎo)致數(shù)據(jù)查詢無法獲得全面的信息，系統(tǒng)各功能的使用受到消極影響，對工作開展十分不利。基于此，在進行規(guī)劃統(tǒng)籌的過程中，需要與不同科室、不同部門的人員進行溝通交流，做好系統(tǒng)運行測試，確保系統(tǒng)的性能滿足實際的運行需求，為檔案信息化建設(shè)創(chuàng)造有利條件[5]。

（三）檔案信息鑒定選擇問題。在醫(yī)院的經(jīng)營發(fā)展過程中，數(shù)字檔案室建設(shè)對于檔案信息的處理有著非常嚴格的要求，其涉及的數(shù)量較為龐大，且內(nèi)容范圍覆蓋較廣。在檔案信息的管理上，不僅僅是針對基本的數(shù)據(jù)信息進行管理，而且要深入分析數(shù)據(jù)信息的價值，做好科學(xué)分配，保障醫(yī)院各項工作順利開展。數(shù)字化成果的優(yōu)勢在于，能推進各項基礎(chǔ)性工作的開展，充分開發(fā)檔案數(shù)據(jù)的價值。從目前的工作開展現(xiàn)狀可以了解到，檔案室的建設(shè)在檔案信息鑒定選擇方面存在一定的問題，需要根據(jù)醫(yī)院運行的實際情況以及各項工作開展的需求，設(shè)計合理、科學(xué)的實施方案，使檔案室的運行變得更加高效，深入挖掘檔案信息的價值。

（四）檔案信息質(zhì)量控制問題。檔案信息質(zhì)量控制的問題是目前的核心研究內(nèi)容，醫(yī)院在經(jīng)營發(fā)展的過程中，所產(chǎn)生的檔案信息越來越多。工作人員在日常工作開展過程中，能夠靈活調(diào)用檔案室內(nèi)部的數(shù)據(jù)檔案進行相關(guān)信息的查詢，這樣可以促使各項工作開展得更加順利，但在檔案信息管理上，同樣也需要關(guān)注信息質(zhì)量的控制，若其中存在信息不達標的問題，不僅會占據(jù)檔案存儲空間，還會影響工作的開展。在當(dāng)前的數(shù)字檔案室建設(shè)中，需要實現(xiàn)各類檔案信息共享，使工作人員在查詢各項數(shù)據(jù)信息時，都能通過關(guān)鍵詞快速定位到相關(guān)的內(nèi)容，以此來支持當(dāng)下工作的開展。另外，在建立檔案信息的過程中，還需要根據(jù)不同檔案的內(nèi)容進行歸檔，使得所產(chǎn)生的資源數(shù)據(jù)之間存在關(guān)聯(lián)，形成完整的數(shù)據(jù)檔案管理體系[6]。

（五）檔案信息安全性問題。為了能夠解決數(shù)字檔案室建設(shè)中出現(xiàn)信息泄露的問題，當(dāng)前需要將重要的檔案數(shù)據(jù)進行備份處理，避免出現(xiàn)備份資料丟失的問題。其次，在進行外部防御機制的構(gòu)建中，需要利用相應(yīng)的技術(shù)來完善防火墻的建設(shè)，現(xiàn)階段的技術(shù)無法達到對全部的外部攻擊進行防御，這使得各類檔案的存儲仍然存在風(fēng)險。為了能夠進一步促進數(shù)字檔案室的建設(shè)達到預(yù)期目標，需要借助于先進的防護軟件，來增強信息存儲的安全性，在此基礎(chǔ)上開展高效化的管理和存儲，有效地進行授權(quán)處理，使得管理體系更加完善，降低了存儲過程中的風(fēng)險。

四、結(jié)語

在當(dāng)前的工作開展中，醫(yī)院缺乏對信息檔案管理的重視，工作中存在各種各樣的問題，嚴重影響到了醫(yī)院自身的發(fā)展。實現(xiàn)信息化的管理，并不僅僅只是將檔案信息錄入到系統(tǒng)中，而是需要開發(fā)檔案信息的價值，為醫(yī)院的各項工作開展提供有效的數(shù)據(jù)支持。為此，檔案管理工作中，應(yīng)建立數(shù)字檔案室，引入不同的信息技術(shù)，開創(chuàng)新型的功能，利用云計算、大數(shù)據(jù)等新興技術(shù)，讓檔案管理變得更加高效。在數(shù)字檔案室的建立中，對于人員的信息素養(yǎng)有著較高的要求，需要利用專業(yè)化的程序，對人員進行培訓(xùn)，完成各部門或者各科室之間的檔案數(shù)據(jù)信息的收集和整理，分析數(shù)據(jù)信息的深度價值，為工作的開展提供幫助。