文/江蘇護(hù)理職業(yè)學(xué)院 張婧文

一、高校檔案社會化服務(wù)的概念及特點

（一）高校檔案社會化服務(wù)的概念。高校檔案社會化服務(wù)主要指本科及大專等高等院校以各類檔案資源為實體基礎(chǔ)，以各種現(xiàn)代信息技術(shù)為手段，通過充分挖掘和利用高校檔案資源，強化社會用戶利用檔案信息的各項服務(wù)功能[1]。隨著信息時代的到來，公眾對各類信息的獲取意識越來越強，獲取信息的手段也豐富多樣，因此，如果能夠合理利用好高校檔案資源，便可以更好地滿足公眾對各種信息資源的需求，提升公眾生活品質(zhì)，促進(jìn)社會進(jìn)步。但是由于高校檔案自身的特殊性，尤其是部分資料具有保密性，因此在利用上述檔案時，要加強檔案分類管理。在確保涉密檔案安全的基礎(chǔ)上，開放部分可對外公開的檔案，為公眾提供檔案信息服務(wù)，滿足公眾對獲取檔案信息的需求。隨著公眾對高校檔案資源的需求日益增長，為了促進(jìn)檔案管理更科學(xué)化，檔案服務(wù)更多樣化，提升高校檔案服務(wù)的社會滿意度，如何提升高校檔案社會化服務(wù)水平，這一課題的研究具有重要價值。

（二）高校檔案社會化服務(wù)的特點。不同于普通的信息服務(wù)，高校檔案社會化服務(wù)具有自身的特點。首先，專業(yè)性。高校檔案社會化服務(wù)的突出特點是專業(yè)化程度較高。高校檔案管理人員通常需要本科及以上學(xué)歷且專業(yè)對口，因此具有豐富的檔案管理專業(yè)知識。高校檔案管理人員熟悉各項檔案管理流程，從檔案收集到檔案整理，再到檔案查閱和檔案業(yè)務(wù)咨詢，每一個環(huán)節(jié)都展現(xiàn)高校檔案的社會化服務(wù)的專業(yè)性優(yōu)勢；其次，高效性。高校檔案展現(xiàn)了本單位的全貌，客觀見證并準(zhǔn)確地反映了學(xué)校的歷史和現(xiàn)狀，高校能夠更好地利用多種信息技術(shù)處理優(yōu)勢來提升高校檔案利用服務(wù)工作的效率和價值[2]；再次，特殊性。由于高校自身比較特殊，因此高校檔案資源具有一定的特殊性和綜合性，通常社會多方面的需求它都能夠滿足。高等院校是培養(yǎng)各類高層次人才和進(jìn)行學(xué)術(shù)研究的重要場所，在這里先進(jìn)的科學(xué)知識得以傳遞，優(yōu)秀的科學(xué)文化得以創(chuàng)造，因此公眾對高等院校的各類檔案信息資源需求更迫切；最后，多樣性。高校檔案社會化服務(wù)的主體是多樣的。這些主體包括了國家政府機關(guān)、企事業(yè)單位、私營企業(yè)以及涉及許多其他行業(yè)的實體，多種參與檔案生成和流通的組織或個人都可能涉及高校檔案社會化服務(wù)的范疇。由于其服務(wù)主體的多樣化，因此能夠提供的服務(wù)往往具有更高的價值。

二、大數(shù)據(jù)時代高校檔案社會化服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)代表著未來社會發(fā)展的一種趨勢。它包含了非常龐大的數(shù)據(jù)資源，同時也具有快速流動不斷變化的特性，數(shù)據(jù)種類繁多但是數(shù)據(jù)價值密度并不高，因此大數(shù)據(jù)具有規(guī)模大、類型多、速度快和價值密度低等一系列特點，是一種全新的數(shù)據(jù)集合[3]。大數(shù)據(jù)時代的到來，給高校檔案社會化服務(wù)帶來了新的挑戰(zhàn)，下面將具體分析大數(shù)據(jù)時代高校檔案社會化服務(wù)面臨的挑戰(zhàn)和原因。

（一）電子文件等各種形式的新型檔案載體數(shù)量激增，高校檔案部門的工作效率有待提高。隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，高校各部門在日常辦公中所產(chǎn)生的元數(shù)據(jù)和文檔信息呈現(xiàn)出幾何級數(shù)的增長趨勢，而最終作為檔案保存下來的電子文檔也相應(yīng)地增多，甚至出現(xiàn)了檔案數(shù)據(jù)“脹庫”的問題。與傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔不同，電子文檔需要存儲在計算機系統(tǒng)中，根據(jù)需要在計算機上進(jìn)行操作，因此要求高校檔案工作人員必須具備一定的計算機應(yīng)用基礎(chǔ)能力。除此之外，在互聯(lián)網(wǎng)高度發(fā)達(dá)的今天，大量的數(shù)據(jù)信息也給高校檔案社會化服務(wù)帶來了挑戰(zhàn)，它導(dǎo)致高校檔案部門在提供檔案查詢服務(wù)時所需的信息被埋藏在海量數(shù)據(jù)中。尤其對于一些年代久遠(yuǎn)的歷史檔案，如何在大量的檔案數(shù)據(jù)中精準(zhǔn)檢索到所需信息，是高校檔案部門在提供社會化服務(wù)時面臨的新問題。此外，不同系統(tǒng)之間的檔案數(shù)據(jù)要整合，需要統(tǒng)一的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)[4]。更值得注意的是，由于電子文檔更容易被篡改和復(fù)制，當(dāng)用戶使用電子文檔資源獲取信息時，高校檔案部門必須采取必要措施，確保電子文檔的信息被安全地使用，確保未經(jīng)發(fā)布的電子文檔在使用過程中不被非法復(fù)制和傳輸。如何進(jìn)一步提升高校檔案部門對電子文檔的管理技術(shù)，也是高校檔案社會化服務(wù)研究的重要方向。

（二）多樣化的社會需求對高校檔案利用服務(wù)工作提出新的要求。在大數(shù)據(jù)時代，高校檔案管理部門的服務(wù)對象不僅僅局限于高校的在校工作人員和畢業(yè)學(xué)生，它更應(yīng)該突破了地域和專業(yè)的限制，逐步面向社會發(fā)展。按照傳統(tǒng)的高校檔案借閱規(guī)定，查檔者必須在規(guī)定時間到指定地點查閱檔案，然而由于查檔者分布在全國各地，無法到達(dá)指定地點，這種方法已經(jīng)無法滿足社會公眾的檔案利用需求。社會公眾希望高校檔案管理部門能夠根據(jù)他們的興趣愛好、個人專長和職業(yè)背景等，提供更具個性化的檔案信息服務(wù)。這也決定了高校檔案管理部門需要創(chuàng)新服務(wù)理念，給社會公眾提供不同于傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)。通過調(diào)查發(fā)現(xiàn)，多數(shù)查檔人員希望能夠隨時隨地訪問所需的資源，而不受時間和地點的限制。但是高校檔案部門對用戶使用需求的認(rèn)知普遍滯后，通常是根據(jù)用戶提供的建議事后統(tǒng)計分析發(fā)現(xiàn)存在的問題，缺乏自動實時感知能力，這也導(dǎo)致高校檔案無法及時獲取用戶需求并快速做出改變。此外，由于高校檔案管理部門缺乏對社會用戶需求的詳細(xì)統(tǒng)計和深入分析，缺乏對用戶使用需求的快速感知，導(dǎo)致目前高校檔案管理部門尚未建立對用戶信息需求實時反饋的信息系統(tǒng)與配套機制。

（三）高校檔案實體的利用范圍相對狹窄。目前，由于高校檔案與公共檔案之間存在的明顯差異，因此高校檔案中的教學(xué)檔案和文書檔案是社會利用的主體，而諸如科研檔案、聲像檔案和基建檔案、實物檔案等其他類型的檔案因保密性等原因一直受到限制，社會接受度和利用率均相對較低，具有一定的局限性。主要原因有：第一，高校檔案長期處于相對封閉的環(huán)境中，“保密保險利用危險”和“重藏輕用”的觀念根深蒂固。高校檔案管理人員的主要精力集中在檔案的收集、整理和保管。然而，檔案信息資源的開發(fā)利用、編研展覽以及社會服務(wù)往往被忽視甚至被邊緣化。由于高校檔案管理部門沒有充分發(fā)揮高校檔案資源應(yīng)有的社會服務(wù)功能，直接影響其價值的進(jìn)一步體現(xiàn)，甚至影響了社會檔案服務(wù)意識的提升；第二，高校檔案作為一種比較特殊的信息資源，很多檔案具有保密和不公開的特殊屬性，并對開放期限有所限制。尚未向公眾開放的檔案通常要等到一定時間才對外公開，而有些永遠(yuǎn)無法對外開放的檔案，僅限于高校校內(nèi)人員使用；第三，和公共檔案不同的是，高校檔案除了作為檔案之外，還承載著學(xué)校的發(fā)展歷史，具有一定的特殊性。

三、大數(shù)據(jù)時代提升高校檔案社會化服務(wù)的途徑和手段

（一）建立數(shù)據(jù)庫，加強檔案資源開發(fā)力度。第一，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)建設(shè)完善的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫。為了及時高效地滿足社會公眾對高校檔案的需求，高校檔案管理人員可以與專業(yè)大數(shù)據(jù)技術(shù)人員進(jìn)行合作，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校檔案管理系統(tǒng)的建設(shè)，并且建立用戶檔案查詢系統(tǒng)，使得社會公眾可以對一些公開的檔案信息資源進(jìn)行自主查詢。對于保密性比較高的檔案資源，根據(jù)系統(tǒng)用戶權(quán)限不同提供差別化服務(wù)，以此提高社會化服務(wù)質(zhì)量；第二，指導(dǎo)各單位建設(shè)大數(shù)據(jù)技術(shù)背景下的檔案數(shù)據(jù)庫。在大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)庫并不是一個專門的數(shù)據(jù)庫，它是各個不同單位相互連接在一起而形成的檔案數(shù)據(jù)庫，因此各個單位可以要求本單位檔案管理部門建設(shè)專業(yè)的檔案數(shù)據(jù)庫，將傳統(tǒng)檔案資源變成大數(shù)據(jù)資源。各單位在建設(shè)大數(shù)據(jù)檔案數(shù)據(jù)庫時必須統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，不能出現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一的現(xiàn)象，以防止在傳輸數(shù)據(jù)時出現(xiàn)數(shù)據(jù)不兼容的情況；第三，根據(jù)高校檔案資源的內(nèi)涵及其屬性，實行分類管理?？梢詫⒏咝n案資源分為三類不同的數(shù)據(jù)庫：憑證類數(shù)據(jù)庫、參考類數(shù)據(jù)庫以及特色資源類數(shù)據(jù)庫。憑證類數(shù)據(jù)庫主要存儲和管理所有具有憑證價值的檔案資源，如該校學(xué)生的學(xué)籍檔案、教職員工的人事檔案和該校的文書檔案等，這類檔案比較重要，需要重點存儲和管理。參考類數(shù)據(jù)庫主要存儲和管理各種參考類檔案資源，例如與高校相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)媒體報道材料、高校舉辦的國際和國內(nèi)重大會議材料等，這類檔案數(shù)據(jù)龐大，但其價值密度相對較低，可適當(dāng)對外開放。特色資源類數(shù)據(jù)庫主要存儲和管理各種高校特色檔案資料，例如高校杰出畢業(yè)生、勞動模范和獲獎人員的實物檔案和多媒體檔案，這些檔案數(shù)據(jù)大多是非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，具有類型多種多樣、內(nèi)涵廣泛以及載體各異等特點，管理起來相對困難，可借助數(shù)據(jù)管理工具進(jìn)行管理。

（二）創(chuàng)新服務(wù)形式，拓展新渠道。在大數(shù)據(jù)時代，推進(jìn)高校檔案的社會化服務(wù)是歷史的必然選擇和趨勢。我們要順應(yīng)時代發(fā)展的需要，打造開放共享和全民公用的檔案服務(wù)新格局。長久以來，由于高校檔案的私密性，高校檔案工作的服務(wù)理念相對滯后，這也導(dǎo)致高校檔案管理人員往往習(xí)慣于被動地提供檔案服務(wù)，缺乏主動創(chuàng)新的思維和精神，從根本上影響了高校檔案社會化服務(wù)水平的進(jìn)一步提升。第一，從高校檔案部門的服務(wù)主體來看，許多高校檔案工作主要圍繞高校內(nèi)部事務(wù)，服務(wù)對象大多局限于高校教職員工和高校畢業(yè)學(xué)生，很少或根本沒有考慮到高校的檔案服務(wù)也應(yīng)服務(wù)公眾。高校檔案部門應(yīng)該秉承人本主義的服務(wù)理念，讓用戶根據(jù)自身的信息需求、獲得所需的檔案數(shù)據(jù)資源，這也是大數(shù)據(jù)時代高校檔案社會化服務(wù)由“供給導(dǎo)向”轉(zhuǎn)向“需求導(dǎo)向”發(fā)展的必然歷史趨勢；第二，高校檔案管理部門要積極開發(fā)高校檔案信息資源，積極提升高校檔案信息服務(wù)水平，通過舉辦專題檔案展覽、編輯出版精選檔案和發(fā)布檔案網(wǎng)絡(luò)視頻等方式，為社會提供全方位的檔案信息服務(wù)[5]。高校檔案部門可以充分發(fā)揮自身科研能力和學(xué)術(shù)優(yōu)勢，為部分企事業(yè)單位提供檔案工作咨詢服務(wù)，例如幫助其他單位學(xué)習(xí)使用檔案網(wǎng)站管理系統(tǒng)軟件，開展檔案管理方面的服務(wù)指導(dǎo)講座等。

（三）促進(jìn)資源共享，構(gòu)建大數(shù)據(jù)的高校檔案網(wǎng)絡(luò)互動服務(wù)新平臺。隨著云計算和云存儲技術(shù)的不斷發(fā)展，高校傳統(tǒng)的檔案資源管理體系面臨新的變革，在大數(shù)據(jù)背景下，以“大檔案”為特征的數(shù)字檔案建設(shè)工作應(yīng)當(dāng)逐步推進(jìn)，實現(xiàn)高校檔案信息資源社會化共享。為了實現(xiàn)這一目標(biāo)，需要檔案管理部門有效利用公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)技術(shù)，建設(shè)高校檔案信息公開和信息查詢平臺。高校檔案管理部門應(yīng)該開展專業(yè)培訓(xùn)，積極運用多種信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)通信技術(shù)，開展豐富多彩的網(wǎng)絡(luò)檔案信息服務(wù)，為有需求的社會人員提供更廣泛的信息服務(wù)。比如建立面向社會廣大用戶的高校檔案部門服務(wù)網(wǎng)站，并在該網(wǎng)站上及時發(fā)布和更新檔案目錄和全文信息，開展高校檔案信息在線咨詢和在線答疑服務(wù)。建立網(wǎng)上檔案展覽館，將檔案以圖文形式進(jìn)行展示，也可以制作檔案展示網(wǎng)絡(luò)視頻，提供檔案在線視頻播放功能，讓檔案以各種豐富多彩的形式呈現(xiàn)給檔案查詢?nèi)藛T。收集各類具有保存價值的數(shù)字檔案信息，整合多種網(wǎng)絡(luò)資源信息，實現(xiàn)高校檔案信息資源的社會化共享。

四、結(jié)語

隨著信息時代的飛速發(fā)展，高校檔案部門要主動適應(yīng)大數(shù)據(jù)時代帶來的各種變化，將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用于高校的檔案管理工作之中。隨著我國文化軟實力的逐步提升，高校檔案部門面向社會開放并服務(wù)社會將是我國文化建設(shè)發(fā)展的一種趨勢，同時也是高校檔案部門在未來發(fā)展過程中展現(xiàn)自身價值的必然要求。高校檔案管理部門應(yīng)當(dāng)明確自身責(zé)任，創(chuàng)新服務(wù)方式，利用各種科技手段有效整合和開發(fā)高校檔案資源，為服務(wù)社會貢獻(xiàn)力量。