摘 要：經(jīng)過長期發(fā)展，計算機技術(shù)融入了人類生活的方方面面，檔案事業(yè)同樣需要結(jié)合檔案管理工作的實際需要，構(gòu)建符合檔案管理的基本理，開發(fā)規(guī)范功能強大的檔案管理軟件，進而提高工作效率、降低成本、促進事業(yè)發(fā)展。本文從檔案管理軟件的內(nèi)涵與特點入手，簡要概述了當(dāng)前應(yīng)用范圍比較廣泛的幾種檔案管理軟件，希望能對負(fù)責(zé)檔案管理工作的同人有所幫助。

關(guān)鍵詞：檔案管理軟件；應(yīng)用；類型

第三次科技革命給人類帶來了計算機技術(shù)。經(jīng)過長期發(fā)展，計算機技術(shù)融入了人類生活的方方面面，影響著各行各業(yè)的發(fā)展軌跡。管理軟件是計算機技術(shù)發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物，給人們生活工作帶來了極大的便利。檔案事業(yè)屬于較為傳統(tǒng)的行業(yè)，但也無法排斥計算機技術(shù)的影響，相反，應(yīng)該積極主動地歡迎和融入計算機技術(shù)發(fā)展，廣泛應(yīng)用計算機技術(shù)，推動檔案事業(yè)發(fā)展。要注意應(yīng)用檔案管理軟件，從而提高效率、降低成本、促進事業(yè)發(fā)展。

1 檔案管理軟件的內(nèi)涵與特點

1.1 檔案管理軟件的內(nèi)涵

2001年6月5日，國家檔案局中央檔案館發(fā)布了《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）[1]。《規(guī)定》中明確指出：檔案管理軟件指的是各機關(guān)、團體、事業(yè)單位和各級各類檔案館用于對檔案信息和檔案實體進行輔助管理的各種類型的計算機應(yīng)用軟件系統(tǒng)。

檔案管理軟件指的是為更好地開展檔案管理工作，以多個計算機程序為基礎(chǔ)的，可以提供檔案管理功能的一套自動化管理軟件系統(tǒng)。說得深入一些，檔案管理軟件是基于我國檔案管理工作的實際需要，根據(jù)檔案管理的基本理論和規(guī)范，利用計算機技術(shù)、通信技術(shù)、信息技術(shù)，將多種應(yīng)用程序、中間件、數(shù)據(jù)庫等軟件進行合理的組合，使其擁有較強的檔案管理功能的一種軟件。檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息服務(wù)系統(tǒng)、檔案辦公系統(tǒng)是檔案管理軟件的三大組成部分：檔案信息管理系統(tǒng)由目錄管理子系統(tǒng)、檔案接收子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)、數(shù)字化加工子系統(tǒng)等系統(tǒng)組成；檔案信息服務(wù)系統(tǒng)由檔案利用服務(wù)系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站系統(tǒng)等系統(tǒng)組成；檔案辦公系統(tǒng)由承擔(dān)檔案工作管理的檔案局（館）辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)等系統(tǒng)組成。

1.2 檔案管理軟件的特點

實際上，檔案管理軟件是管理信息軟件的一種。檔案管理軟件不僅擁有管理軟件的基本特點，還具有其他管理軟件所沒有的特點。

1.2.1檔案管理軟件的一般特點。（1）可移植性，支持跨平臺運行。近年開發(fā)出來的檔案管理軟件通常都是基于Windows 10、UNIX/Linux操作系統(tǒng)。大部分的檔案管理軟件都能夠移植到一種或者多種操作系統(tǒng)繼續(xù)運行。筆者在調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，有些單位的檔案管理軟件的運行系統(tǒng)可以向UNIX/Linux操作系統(tǒng)進行移植。（2）系統(tǒng)高度集成。（3）功能結(jié)構(gòu)模塊化。（4）支持網(wǎng)絡(luò)運用。（5）效率高。借助數(shù)據(jù)庫、搜索引擎、檢索項等，人們可以通過檔案目錄、檔案全文的快速檢索和閱讀，進而提高工作效率和檔案利用率。

1.2.2檔案管理軟件的其他特點。（1）支持多類型的用戶訪問。通過系統(tǒng)客戶端，內(nèi)網(wǎng)和專網(wǎng)上的用戶可以對系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息進行訪問；通過瀏覽器，內(nèi)網(wǎng)、專網(wǎng)、外網(wǎng)上的用戶可以對系統(tǒng)數(shù)據(jù)和信息進行訪問。（2）配置靈活。檔案管理軟件的系統(tǒng)采用了開放式接口，能夠?qū)崿F(xiàn)即插即用。這樣做使系統(tǒng)既具有可摘掛性，又具有可擴充性。（3）多模式設(shè)計。了能夠適應(yīng)不同的工作環(huán)境，檔案管理軟件的系統(tǒng)提供了兩種設(shè)計模式，即B/S和C/S。（4）按需建構(gòu)數(shù)據(jù)庫。根據(jù)用戶的需求，檔案管理軟件的系統(tǒng)能夠構(gòu)建相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，既能夠快速地訪問數(shù)據(jù)，又可以統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)。（5）用戶權(quán)限管理的細(xì)化。除了對案卷級、文件級的操作的細(xì)化之外，檔案管理軟件的系統(tǒng)權(quán)限控制還可以對數(shù)據(jù)的操作和控制進行細(xì)化。（6）跨庫檢索。檔案管理軟件的系統(tǒng)能夠提供跨庫檢索功能。也就是說，當(dāng)用戶不確定哪個數(shù)據(jù)庫里含有自己需要的信息的時候，他可以使用跨庫檢索這個功能。（7）個性化功能可擴展。為了滿足單位檔案管理工作目前的需要和未來業(yè)務(wù)擴展的需要，檔案管理軟件可以基于多個單位檔案管理工作的不同需求，在系統(tǒng)里集成具有個性化的功能模塊。

2 檔案管理軟件的類型概述

2.1 文檔一體化管理系統(tǒng)

基于文件生命周期理論、文件連續(xù)體理論、前端控制思想、文檔一體化管理要求，設(shè)計和開發(fā)的文檔一體化管理系統(tǒng)，可以實現(xiàn)從形成文件到文件歸檔全部過程的連續(xù)性、無縫化管理。政府機關(guān)、事業(yè)單位和大型企業(yè)是文檔一體化管理系統(tǒng)的忠實用戶。這套系統(tǒng)可以幫助它們實現(xiàn)高效率的文書運轉(zhuǎn)和高質(zhì)量的檔案管理。文檔一體化管理系統(tǒng)中的文件無論處在哪個階段，都會交由系統(tǒng)來完成。文件在產(chǎn)生之時，文檔一體化管理系統(tǒng)就會給文件編號。從形成文件到文件歸檔的全過程，系統(tǒng)會自動分類文件并立卷（虛擬卷號），同時對文件進行編目、檢索、著錄、標(biāo)引[2]。文書管理和檔案管理之間的物理界限，在應(yīng)用文檔一體化管理系統(tǒng)之后被徹底打破，形成了一個連貫的、統(tǒng)一的過程。人們不僅可以充分地使用形成于文件處理過程中的數(shù)據(jù)信息，還整合了文件處理流程。文書管理和檔案管理的結(jié)合，起到了簡化文件處理的作用，使文件歸檔的標(biāo)準(zhǔn)化水平得以提升，同時為檔案部門的立卷工作減輕了很多的工作壓力。

2.2 人事檔案管理系統(tǒng)

人事檔案具有特殊性，因此，國家對于人事檔案管理的所有環(huán)節(jié)都有著嚴(yán)格的要求，形成了完整的管理模式和管理制度。什么是人事檔案管理系統(tǒng)呢？基于信息管理在內(nèi)的多種技術(shù)，結(jié)合人事檔案管理工作的要求開發(fā)的集人事檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和提供利用等功能為一體的管理人事檔案的軟件系統(tǒng)，就是人事檔案管理系統(tǒng)[3]。人事檔案管理系統(tǒng)能夠提高企事業(yè)單位的人力資源利用效率，不斷優(yōu)化人才結(jié)構(gòu)和人才質(zhì)量，促進企事業(yè)單位的人事工作健康、有序地發(fā)展。從目前的情況來看，辦公自動化的普及率逐年增加，大部分的企事業(yè)單位都會在OA系統(tǒng)中嵌入人事檔案管理系統(tǒng)，檔案員可以便捷地開展人事檔案的管理和開發(fā)工作。需要注意的是，人事檔案具有特殊性，要特別注意管理過程中的安全工作和保密工作。這樣才可以保證人事檔案的完整性、安全性、保密性。

2.3 會計檔案管理系統(tǒng)

會計檔案，指的是在經(jīng)濟活動中會計主體形成具有保存價值的會計核算專業(yè)資料。會計檔案同時也是國家檔案的一個重要的組成部分。近年來，伴隨著會計制度改革的進一步深入，以及會計電算化的普遍實施，基于計算機、存儲介質(zhì)的數(shù)據(jù)與文件，也就是電子化會計檔案，充斥著日常的會計工作。信息化的普及，使得大部分的會計主體樂于使用專業(yè)化會計檔案管理軟件對會計檔案進行管理。那么，什么是會計檔案管理軟件呢？結(jié)合國家檔案局最新頒布的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，依托計算機軟件技術(shù)，管理會計主體在經(jīng)濟活動中產(chǎn)生的會計檔案的軟件系統(tǒng)[4]。會計檔案管理軟件的使用能夠大幅度地減輕檔案員和財務(wù)人員的工作量，不僅節(jié)省了人力成本，還提高了工作的效率。會計檔案管理軟件是一種比較先進的管理工具，它能夠提高會計工作的質(zhì)量，使會計工作向現(xiàn)代化和規(guī)范化方向發(fā)展。

2.4 科技檔案管理系統(tǒng)

國家機構(gòu)、企事業(yè)單位、社會組織、個人在基建、科研、生產(chǎn)、管理活動中形成的有著保存價值的需要歸檔保存的科技文件材料，就是科技檔案[5]。專業(yè)性、種類和類型多樣性、成套性是科技檔案的三大特點?？萍紮n案管理，指的是管理科技檔案實體以及開發(fā)利用檔案信息資源的工作。檔案員可以借助計算機系統(tǒng)完成諸如科技人員信息的管理、科研項目的統(tǒng)計、文獻(xiàn)收錄、科研成果、學(xué)術(shù)會議，科研經(jīng)費的統(tǒng)計等科技檔案管理的一系列工作流程[6]。針對上述工作需要，人們開發(fā)出了科技檔案管理系統(tǒng)?？萍紮n案管理系統(tǒng)可以提高辦公自動化和辦事效率，減輕檔案員和利用人員的工作量，提高工作的準(zhǔn)確性、便捷性，進而對科技檔案信息資源的開發(fā)和利用起到促進的作用。

2.5 醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)

近年來，隨著信息化建設(shè)在醫(yī)療機構(gòu)的快速普及，醫(yī)療檔案的作用越來越凸顯出來。醫(yī)療檔案既是對醫(yī)療機構(gòu)發(fā)展歷程的記載，又是對百姓在就醫(yī)過程中形成的各種檢查報告和影像資料的記錄。無論是醫(yī)院的經(jīng)營管理、醫(yī)療服務(wù)質(zhì)量的評價、疾病的預(yù)防和控制、臨床醫(yī)學(xué)，還是醫(yī)保、保險理賠、醫(yī)療糾紛、法律案件等領(lǐng)域都涉及醫(yī)療檔案。因此，構(gòu)建現(xiàn)代化的醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)意義重大。病案查詢、病案歸檔、病案流通管理、醫(yī)療數(shù)據(jù)統(tǒng)計是醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具備的四大基本功能[7]。此外，對于文案管理、醫(yī)療機構(gòu)的研發(fā)、人力資源、設(shè)備與財務(wù)管理等模塊也應(yīng)該包含在醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)中。醫(yī)療檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該具有如下功能：歸檔管理、查詢與統(tǒng)計、簽收管理、復(fù)印管理、借閱管理、封存管理、病案激活管理、病案示蹤管理。

結(jié)語

檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息服務(wù)系統(tǒng)、檔案辦公系統(tǒng)是檔案管理軟件必備的三大組成部分；檔案管理工作者要積極主動地歡迎和融入計算機技術(shù)發(fā)展，廣泛應(yīng)用計算機技術(shù)，推動檔案事業(yè)發(fā)展。要注重實際，開發(fā)符合實際的由目錄管理子系統(tǒng)、檔案接收子系統(tǒng)、檔案管理子系統(tǒng)、數(shù)字化加工子系統(tǒng)等系統(tǒng)組成的檔案信息管理系統(tǒng)；要注重服務(wù)，開發(fā)覆蓋各個服務(wù)領(lǐng)域的由檔案利用服務(wù)系統(tǒng)、檔案網(wǎng)站系統(tǒng)等系統(tǒng)組成的檔案信息服務(wù)系統(tǒng)；要提高辦公效率，開發(fā)能夠承擔(dān)檔案工作管理的檔案局（館）辦公業(yè)務(wù)系統(tǒng)的檔案辦公系統(tǒng)，廣泛應(yīng)用檔案管理軟件，從而提高效率、降低成本、促進事業(yè)發(fā)展。

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作者簡介：王英忠，本科學(xué)歷，通榆縣勞動保障監(jiān)察大隊副研究館員。